¿Qué es el hot desking? Ventajas, desventajas y cómo implementarlo

¿Qué son los puestos compartidos?

Los puestos compartidos son un modelo de espacio de trabajo flexible en el que los empleados utilizan los escritorios disponibles por orden de llegada, en lugar de tener asientos asignados permanentemente. También conocido como compartición de escritorios o trabajo flexible, este enfoque facilita el trabajo híbrido al reducir el espacio de oficina no utilizado y fomentar la colaboración entre equipos.

Los puestos compartidos modernos suelen depender de herramientas de reserva de escritorios o de software de gestión del espacio de oficina para realizar un seguimiento de la disponibilidad, analizar el uso del espacio de trabajo y crear una experiencia fluida para los empleados. Al optimizar el uso del espacio de oficina, los puestos compartidos ayudan a las empresas a reducir los costes inmobiliarios y, al mismo tiempo, adaptarse a horarios de trabajo más flexibles.

A medida que más organizaciones adoptan horarios de trabajo híbridos, muchas están reduciendo el tamaño de sus oficinas y abandonando los escritorios permanentes en favor de los puestos compartidos. Los puestos compartidos y otras plataformas más avanzadas de gestión del espacio de oficina pueden simplificar considerablemente este proceso.

¿Existen distintos modelos de puestos compartidos?

¡Sí! Los puestos compartidos pueden adoptar distintas formas en función del nivel de estructura o flexibilidad que desee tu organización. Algunos modelos permiten sentarse libremente, mientras que otros incorporan sistemas de reserva de escritorios o zonas designadas para facilitar el trabajo de equipos o estilos de trabajo específicos.

Para ayudarte a encontrar la opción que mejor se adapte a tus necesidades, a continuación explico con más detalle cada tipo de puestos compartidos.

Ahora ten un poco de paciencia conmigo, porque la terminología está a punto de volverse algo confusa...

Puestos compartidos frente a asignación libre

Aunque puestos compartidos y asignación libre a veces se utilizan indistintamente, existe una diferencia sutil.

Los puestos compartidos suelen referirse a un sistema por orden de llegada, en el que los empleados ocupan cualquier escritorio disponible cuando llegan. Sin embargo, muchas empresas utilizan ahora software de reserva de puestos compartidos (hay opciones gratuitas y de pago disponibles) para estructurar mejor el proceso, permitiendo a los usuarios consultar y reservar escritorios en tiempo real.

La asignación libre también elimina los asientos asignados, pero normalmente incorpora datos de ocupación en tiempo real recopilados mediante sensores de escritorio compatibles con el IoT y plataformas de gestión del espacio de trabajo. Este enfoque basado en la tecnología ofrece a los empleados mayor visibilidad y control sobre dónde se sientan y puede ayudar a los equipos de gestión de instalaciones a supervisar las tendencias de uso.

Ambos modelos buscan eliminar las jerarquías, fomentar la colaboración espontánea y mejorar la cultura de trabajo híbrida al promover la comunicación interfuncional y la responsabilidad compartida sobre el espacio de oficina.

Puestos compartidos frente a reserva de puestos

La principal diferencia entre los puestos compartidos y la reserva de puestos de oficina es cómo se asignan los escritorios.

• Con los puestos compartidos, los escritorios se ocupan por orden de llegada.
• Con la reserva de puestos de oficina, los empleados reservan un escritorio con antelación, como si reservaran una habitación de hotel.

Ambos modelos eliminan los escritorios asignados permanentemente y dependen de la disponibilidad en tiempo real, pero la reserva de puestos ofrece una mayor previsibilidad, especialmente para los equipos que necesitan coordinar sus horarios o garantizar el acceso a recursos específicos.

A medida que los horarios híbridos se vuelven más complejos, muchas organizaciones combinan elementos de ambos modelos mediante software de reserva de escritorios para facilitar la autonomía de los empleados y mantener la estructura y la responsabilidad.

La filosofía detrás de los puestos compartidos

Los puestos compartidos no son solo una estrategia de asignación de asientos: también son una forma de pensar.

Al eliminar la propiedad permanente de los escritorios, los puestos compartidos fomentan la responsabilidad, la limpieza y la responsabilidad compartida. Es más probable que los empleados ordenen su espacio de trabajo al final del día, sabiendo que al día siguiente lo utilizará otra persona.

En un lugar de trabajo pospandémico, esta cultura de corresponsabilidad es fundamental para mantener la higiene y la confianza. Las oficinas que permiten trabajar sin un puesto fijo suelen ofrecer estaciones de desinfección, políticas de escritorios limpios y herramientas de reserva sin contacto para ayudar a los empleados a sentirse seguros y empoderados.

Piensa en ello como un sistema de reserva de salas de reuniones, pero para toda la oficina: recursos compartidos, gestionados de forma eficiente y utilizados por todos.

La historia detrás del término

Los orígenes del término se remontan a una expresión de la Armada. En cualquier momento, en un barco, alguien tiene que estar trabajando. Para utilizar el espacio de forma más eficiente, los dormitorios se comparten y los marineros se turnan para usar una litera cuando uno comenzaba su guardia y terminaba el turno del otro. Esto se denominaba «compartir literas calientes», ya que las literas montadas siempre permanecían calientes por la última persona que las había utilizado.

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Las ventajas y desventajas de trabajar sin un puesto fijo

Ventajas de trabajar sin un puesto fijo

Las organizaciones optan por implementar este modelo por varias razones:

Uso optimizado del espacio

Trabajar sin un puesto fijo permite utilizar el espacio de oficina de forma más eficiente al compartir los escritorios entre los empleados. Esto ocurre especialmente en las plantillas híbridas, en las que los empleados acuden a la oficina de forma ocasional.

Ahorro de costes

Al reducir la necesidad de puestos de trabajo individuales, trabajar sin un puesto fijo puede disminuir los costes inmobiliarios de las empresas.

Un modelo de datos interesante sobre cuánto se podría ahorrar utilizando distintos diseños de oficina se encuentra en el informe de CBRE sobre las matemáticas detrás del lugar de trabajo híbrido, que estima que las empresas que adoptan un modelo híbrido y replantean sus espacios lograrán un ahorro de entre el 10 % y el 50 % en espacio.

Flexibilidad y autonomía

Los empleados tienen la libertad de elegir su espacio de trabajo según sus necesidades y preferencias, lo que fomenta la flexibilidad y la autonomía. No es necesario reservar con antelación, lo que significa que también pueden ser flexibles al planificar.

Mayor colaboración

A diferencia de la distribución con escritorios por zonas, en la que se eliminan los puestos asignados, pero se agrupa a equipos específicos para que las personas de una misma función empresarial sigan compartiendo un espacio, trabajar sin un puesto fijo fomenta la interacción entre empleados de distintos equipos y departamentos, promoviendo la colaboración y el intercambio de conocimientos.

Mayor creatividad y productividad

La variación de los entornos de trabajo puede estimular la creatividad y la productividad de los empleados. Sin embargo, trabajar sin un puesto fijo sigue ubicando a los empleados en determinadas zonas, mientras que algo como el trabajo basado en actividades lleva a los empleados a encontrar el entorno adecuado para el trabajo que realizan en cada momento.

«Lo importante del diseño basado en actividades es que todo gira en torno a la elección y la libertad», afirmó Rebecca Swanner, responsable de diseño de espacios de trabajo en HED, en un reciente episodio del pódcast People Managing People. «Dar libertad a las personas, ya sea para decidir qué días vienen, con qué frecuencia vienen o qué espacios de la oficina utilizan cuando están allí, es realmente un beneficio gratuito que se puede ofrecer y que las personas valoran mucho.»

«Hay mucho poder en dar a alguien la opción o la capacidad de decidir cómo puede hacer mejor su trabajo. Por eso, el diseño basado en actividades consiste realmente en asegurarse de que el espacio no esté diseñado con un único tipo de área de trabajo.»

Escucha el episodio completo mientras lees:

Promoción de la sostenibilidad

Compartir escritorios promueve un enfoque más sostenible del diseño de la oficina y la asignación de recursos, reduciendo así la huella de carbono de la organización y acercándose al menos al cumplimiento de algunos de esos objetivos ESG que a menudo se prometen y no se cumplen.

Posibilidad de combinar filosofías de asignación de puestos

Como se realiza por orden de llegada, el trabajo sin puesto fijo puede combinarse con otras filosofías de gestión del espacio de oficina, como los espacios de trabajo ágiles, que ofrecen una variedad de espacios compartidos multiuso que permiten a los empleados moverse libremente por la oficina.

Posibles inconvenientes del trabajo sin puesto fijo

Aunque el trabajo sin puesto fijo tiene numerosas ventajas, siempre es aconsejable considerar los posibles inconvenientes de un enfoque como este. Estos son algunos que conviene tener en cuenta.

• Dificultad para encontrar espacio disponible: Durante las horas punta, los empleados pueden tener dificultades para encontrar escritorios disponibles, lo que puede generar frustración y reducir la productividad.
• Pérdida de cohesión del equipo: Los espacios de trabajo que cambian constantemente pueden dificultar la cohesión y la comunicación del equipo, ya que los empleados no siempre estarán cerca de sus compañeros.
• Problemas de higiene: Los escritorios compartidos pueden aumentar el riesgo de propagación de gérmenes y enfermedades si no se siguen sistemáticamente unos protocolos de limpieza adecuados.
• Riesgos de seguridad: El trabajo sin puesto fijo puede plantear riesgos de seguridad si se deja información confidencial expuesta en escritorios compartidos o si personas no autorizadas acceden a zonas sensibles.
• Gestión de las pertenencias personales: Antes, uno llegaba al trabajo, guardaba sus objetos personales bajo llave en su escritorio y continuaba con su jornada. Con el trabajo sin puesto fijo, es poco probable que los empleados puedan hacer eso, por lo que será necesario proporcionar algún tipo de sistema de taquillas o almacenamiento.
• Posibles distracciones: Trabajar en un entorno abierto y compartido puede generar más distracciones y afectar a la concentración y la atención. Asegúrate de que haya zonas silenciosas disponibles para reservar, con el fin de mitigar estas preocupaciones.

Cómo implementar el trabajo sin puesto fijo en tu organización

La transición a un modelo de trabajo sin puesto fijo requiere una cuidadosa planificación del espacio de oficina y comunicación. Estos son algunos pasos que puedes seguir:

1. Evalúa y analiza el uso actual del espacio de tu oficina para identificar las zonas en las que se puede implementar el trabajo sin puesto fijo.
2. Ofrece formación y apoyo a los empleados sobre cómo desenvolverse en la nueva distribución del espacio de trabajo y utilizar las herramientas de tecnología de oficina disponibles.
3. Comunica las razones del cambio y los beneficios que los empleados pueden esperar del trabajo sin puesto fijo.
4. Considera la implementación de nuevas tecnologías de oficina, como un sistema de reserva de escritorios compartidos o un software de gestión de oficinas, para permitir que los empleados consulten la disponibilidad y reserven espacios de trabajo con antelación. Estos sistemas pueden incluir una aplicación móvil que ofrezca mapas de puestos en tiempo real, de modo que los empleados puedan encontrar espacio y el uso de los escritorios se mantenga alto.
5. Recopila periódicamente las opiniones de los empleados y realiza ajustes para abordar cualquier preocupación o dificultad que surja.

Cómo superar los desafíos de la implementación del trabajo sin puesto fijo

La implementación del trabajo sin puesto fijo puede plantear ciertos desafíos, pero con una planificación cuidadosa y soluciones estratégicas, se pueden gestionar eficazmente. Algunos ejemplos son:

Resistencia al cambio

Al principio, los empleados pueden resistirse al cambio por temor a perder su espacio personal. La comunicación periódica, la formación y el abordaje abierto de sus preocupaciones pueden ayudar a aliviar esta resistencia. Explicar los beneficios, como una mayor flexibilidad y colaboración, puede facilitar la transición.

Además, ofrecer opciones de personalización, como taquillas para las pertenencias personales, puede ayudar a que los empleados se sientan más cómodos con la nueva configuración.

Garantizar la equidad y la disponibilidad

Establecer directrices y políticas claras garantizará una asignación justa de los escritorios y evitará que los empleados monopolicen los espacios de trabajo más deseables.

Implementar un sistema de reserva de escritorios puede ayudar a gestionar la disponibilidad, permitiendo a los empleados reservar escritorios con antelación y reduciendo la frustración causada por la competencia por los espacios.

Estos sistemas suelen incluir actualizaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de los escritorios, lo que hace que el proceso sea más transparente y eficiente, y elimina muchas quejas del departamento de RR. HH. o solicitudes de servicio.

Supervisión y gestión de los niveles de ruido

Los entornos de oficina abiertos pueden provocar un aumento de los niveles de ruido, lo que puede distraer a los empleados y afectar a la productividad.

La creación de zonas tranquilas designadas, cabinas insonorizadas o la provisión de auriculares con cancelación de ruido puede ayudar a los empleados a concentrarse.

Además, establecer normas claras de comportamiento en torno a los niveles de ruido en las zonas comunes puede mantener un equilibrio entre la colaboración y los espacios de trabajo tranquilos.

Medición del éxito

Una de las herramientas clave para superar los desafíos del trabajo en escritorios compartidos es el análisis de datos, que puede ayudar a optimizar la distribución de la oficina y garantizar que los escritorios se utilicen de manera eficiente. Métricas como los datos de presencia, la utilización del espacio y las tasas de ocupación proporcionan información valiosa sobre la frecuencia con la que se utilizan los escritorios, qué zonas son las más populares y hasta qué punto el espacio satisface las necesidades de la plantilla.

• Datos de presencia: Permiten saber cuándo están físicamente los empleados en la oficina, lo que permite a las empresas identificar los momentos de mayor uso y tomar decisiones basadas en datos sobre la disponibilidad de escritorios y las necesidades de capacidad.
• Utilización del espacio: Al medir la frecuencia con la que se utilizan los puestos de trabajo, las salas de reuniones y las zonas comunes, las empresas pueden optimizar su distribución, reducir potencialmente los espacios sin utilizar y reasignar recursos a las zonas que tienen una mayor demanda.
• Ocupación: Supervisar los niveles de ocupación ayuda a mantener el equilibrio en los espacios compartidos, garantizando que ninguna zona esté demasiado llena mientras otras permanecen infrautilizadas. Esta información puede orientar las decisiones sobre dónde ubicar zonas tranquilas o espacios de colaboración en función del movimiento real de los empleados y del uso de los escritorios.

Normas para una buena conducta en el trabajo con escritorios compartidos

Para garantizar un entorno armonioso y productivo de trabajo con escritorios compartidos, como responsable de RR. HH., debes establecer unas normas de conducta claras.

Estas normas ayudan a fomentar el respeto y a mantener un espacio de trabajo eficiente y cómodo para todos. Entre los principios de conducta clave se incluyen:

• Respetar el espacio personal y las pertenencias: Aunque los escritorios se compartan, es importante respetar el espacio personal de los compañeros. Evita invadir los puestos de trabajo de otras personas o utilizar sus objetos personales sin permiso.
• Limpiar después de usarlo: Deja siempre el espacio de trabajo ordenado y listo para el siguiente usuario. Limpia las superficies, devuelve el equipo compartido a su lugar correspondiente y retira cualquier objeto personal o material de trabajo. Un escritorio limpio garantiza una experiencia agradable para la siguiente persona y fomenta la higiene general en el lugar de trabajo.
• Mantener un nivel de ruido adecuado: Ten en cuenta el ruido, especialmente en las oficinas diáfanas. Mantén las conversaciones a un volumen razonable, utiliza auriculares para el audio y desplázate a las zonas designadas para las llamadas telefónicas o las conversaciones en grupo. Esto ayuda a mantener un entorno tranquilo y que facilite la concentración para todos.
• Tener en cuenta las preferencias y necesidades de los demás: El trabajo con escritorios compartidos requiere consideración hacia los compañeros con distintos estilos de trabajo. Respeta las preferencias por el silencio y adapta el espacio para los miembros del equipo que puedan necesitar herramientas o configuraciones específicas para sus tareas.
• Consejos para personalizar el espacio de trabajo: Aunque el trabajo con escritorios compartidos puede limitar la personalización a largo plazo del escritorio, los empleados pueden aportar un toque personal a su espacio de trabajo durante el día. Anima a los trabajadores a llevar objetos pequeños, como su taza favorita, un cuaderno o incluso una planta pequeña, para añadir una sensación de familiaridad.
• Aprovechar al máximo los espacios comunes: Los tablones de anuncios compartidos pueden ser un espacio ideal para que los miembros del equipo publiquen citas inspiradoras, novedades o fotos divertidas, lo que ayuda a crear un entorno de oficina más atractivo y personalizado.

Creación de las oficinas del futuro

El cambio hacia el trabajo remoto e híbrido ha llevado a muchas organizaciones a reducir el espacio de oficina y rediseñar sus espacios de trabajo inteligentes para aprovechar mejor el espacio y fomentar una mayor colaboración, al tiempo que se adaptan a actividades específicas.

El trabajo con escritorios compartidos seguirá desempeñando un papel importante al optimizar el uso del espacio de oficina y promover una cultura de flexibilidad y trabajo en equipo.

Si todavía no estás buscando una solución de gestión del espacio, este es un buen momento para empezar. Estas herramientas son las que permitirán a tus empleados convertir el trabajo híbrido en el modelo que el 71% de los empleadores estadounidenses esperaba que fuera cuando lo adoptaron.

Las funciones de planificación de escenarios también permiten a las organizaciones experimentar con distintas distribuciones del espacio de trabajo, garantizando que los diseños de las oficinas sean adaptables y puedan evolucionar con los cambios en los patrones de trabajo.

La oficina del futuro depende de este tipo de tecnología para mantener la eficiencia y satisfacer las necesidades de una plantilla dinámica.

Para obtener más información, escucha nuestro pódcast sobre Espacios de oficina dinámicos para una fuerza laboral moderna.

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