14 Beneficios de un Sistema de Seguimiento de Candidatos
Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) facilita la contratación al organizar y optimizar todo tu proceso de reclutamiento. Obtendrás decisiones de contratación más rápidas e inteligentes, una mejor colaboración y experiencias superiores para los candidatos, mientras ahorras tiempo y reduces el esfuerzo manual. En este artículo, te mostraré exactamente cómo el uso de un ATS beneficia a ti y a tu equipo.
¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?
Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) es una forma de software de reclutamiento utilizado por las organizaciones para gestionar sus procesos de selección.
La principal función de un ATS es facilitar que los departamentos de recursos humanos y los equipos de contratación gestionen a los candidatos durante el proceso de reclutamiento y ofrezcan una experiencia ejemplar al candidato.
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Las características clave de un ATS incluyen el seguimiento de candidatos, la publicación de ofertas de trabajo, la programación de entrevistas, comunicaciones automatizadas con candidatos y analítica de reclutamiento.
Básicamente, cómo funcionan los ATS es como una base de datos que almacena los datos y la información de los candidatos sobre su postulación, por ejemplo: CV, carta de presentación y retroalimentación de entrevistas.
Los equipos de contratación pueden entonces configurar la herramienta según su propio proceso de reclutamiento y mover a los candidatos a medida que avanzan por cada etapa.
14 beneficios clave de un sistema de seguimiento de candidatos
Los ATS son herramientas útiles para la automatización del reclutamiento (al menos en las partes más tediosas) y un sistema de seguimiento de candidatos bien escogido puede aportar los siguientes beneficios:
1. Mayor eficiencia
Un ATS automatiza muchas tareas que consumen mucho tiempo como la publicación de vacantes, el filtrado de candidatos y el seguimiento a candidatos y responsables de contratación, permitiendo a los reclutadores centrarse en actividades más estratégicas.
2. Base de datos centralizada
Los ATS ayudan a organizar y almacenar la información de los candidatos en una base de datos centralizada. Las organizaciones pueden aprovechar esto para construir una reserva de talento potencial que facilita la búsqueda de candidatos y el marketing de reclutamiento.
3. Evaluación de candidatos más sencilla
El software ATS puede programarse para hacer ciertas preguntas en la etapa de postulación y rechazar automáticamente a los candidatos que no cumplan ciertos criterios, por ejemplo: localización o estatus de visa.
Algunos AI-ATS afirman que pueden usar inteligencia artificial para filtrar y clasificar candidatos, pero recomendamos precaución aquí.
4. Comunicación optimizada
Las herramientas de comunicación automatizada dentro de un ATS facilitan interacciones oportunas y consistentes con candidatos y equipos de contratación, mejorando la experiencia general del candidato y manteniendo a los solicitantes informados sobre su estatus.
5. Mejor colaboración y coordinación
El sistema permite una mejor colaboración entre los miembros del equipo de contratación, permitiéndoles compartir notas, comentarios y evaluaciones sobre los candidatos en un solo lugar.
6. Decisiones basadas en datos
Las plataformas ATS ayudan a el reclutamiento basado en datos al proporcionar análisis e informes que ofrecen información sobre diversos aspectos del proceso de selección, como la efectividad de las fuentes, el tiempo para contratar y el costo por contratación, ayudando a las organizaciones a tomar decisiones fundamentadas para mejorar la contratación.
7. Mejor experiencia del candidato
Al proporcionar un proceso de postulación más sencillo, actualizaciones oportunas e información útil, los ATS contribuyen a mejorar la experiencia del candidato, haciendo más probable que el talento tenga una impresión positiva de la organización sea cual sea el resultado.
8. Ahorro de costes
Al automatizar y optimizar diferentes aspectos del proceso de contratación, un ATS puede generar ahorros de costes en términos de menor carga administrativa, ciclos de contratación más rápidos, menor dependencia de consultores externos y mejores resultados de reclutamiento.
9. Cumplimiento y seguridad
Un ATS asegura que los datos de los candidatos se almacenen de forma segura y ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y las regulaciones de protección de datos, reduciendo el riesgo de sanciones por incumplimiento.
10. Escalabilidad
Un ATS puede escalar fácilmente para adaptarse a las necesidades de organizaciones en crecimiento, permitiéndoles gestionar mayores volúmenes de postulaciones y ofertas de trabajo sin un aumento correspondiente en la carga de trabajo manual. A medida que crece tu trabajo en el ATS, también puedes solicitar al proveedor capacitación de ATS para reclutadores y equipos de contratación.
11. Coherencia de marca
Los sistemas ATS suelen incluir plantillas personalizables para páginas de empleo, ofertas laborales y comunicaciones, garantizando que el employer branding y los mensajes de la organización sean coherentes en todas las interacciones con los candidatos.
12. Cumplimiento y reportes más sencillos
Un ATS puede ayudar a garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y las regulaciones de contratación y mantener registros detallados del proceso de selección.
13. Integración con otros programas de RR. HH.
Las integraciones con otras herramientas de software de RR. HH., programas de verificación de antecedentes, plataformas de evaluación, software de nómina y sistemas de calendario facilitan el flujo fluido de datos a medida que los empleados avanzan en el ciclo laboral.
14. Reclutamiento global
Para organizaciones con operaciones internacionales, un ATS puede apoyar la contratación de empleados internacionales al permitir gestionar varios idiomas, zonas horarias y el cumplimiento de distintas regulaciones locales.
Las funciones que apoyan la contratación internacional pueden tener un costo adicional, por lo que es importante revisar qué está incluido en tu precio de ATS.
Posibles inconvenientes de usar un sistema de seguimiento de candidatos
Aunque los sistemas de seguimiento de candidatos son realmente útiles en la mayoría de los casos, hay algunos posibles inconvenientes a tener en cuenta:
Menor interacción humana
La automatización puede reducir potencialmente la cantidad de interacción personal entre reclutadores y candidatos, especialmente al ofrecer retroalimentación y rechazar candidatos. ¡Algunas cosas necesitan el toque humano!
Costos
Implementar y mantener un ATS puede ser costoso, especialmente para pequeñas empresas o startups con presupuestos limitados, por eso elaboramos una lista de sistemas de seguimiento de candidatos para pequeñas empresas.
Afirmaciones exageradas
Como se mencionó anteriormente, algunos ATS afirman que pueden usar IA para filtrar, clasificar e incluso rechazar candidatos. Pero, como explica la experta en reclutamiento Mariya Hristova:
“Aún no he visto un ATS con un modelo de “IA” o incluso de “aprendizaje automático” bien ejecutado para valorar CVs según el puesto. Incluso los cargos con el mismo nombre pueden ser tan diferentes que no veo ninguna herramienta actual que pueda calificar de manera confiable los currículums de los candidatos. La mayoría termina solo buscando palabras clave y la frecuencia con la que aparecen.
Por esta razón, aunque a veces puede ser tentador usarlos para compartir la carga de trabajo, yo evito estas herramientas. En su lugar, mi solución es no dejar que los currículums se acumulen y revisarlos regularmente (dedico 30 minutos diarios).”
Algunos sistemas también presentan problemas al escanear e interpretar currículums que no tengan un formato regular.
Cómo funcionan los sistemas de seguimiento de candidatos
Los ATS funcionan automatizando y agilizando varias etapas del proceso de reclutamiento:
1. Publicación y distribución de ofertas
- Creación: Los reclutadores crean publicaciones de empleo dentro del ATS detallando las descripciones del puesto, requisitos y otra información relevante.
- Distribución: El ATS incluye herramientas para publicar empleos que distribuyen esas ofertas en diferentes portales de empleo, páginas de carreras de la empresa y redes sociales para llegar a una audiencia más amplia.
2. Recopilación de aplicaciones
- Aplicaciones en línea: Los candidatos se postulan a empleos a través del ATS, enviando sus currículums, cartas de presentación y otros documentos requeridos.
- Aplicaciones por correo electrónico: Algunas plataformas ATS también pueden capturar aplicaciones enviadas por correo electrónico e importarlas automáticamente al sistema.
4. Filtrado de candidatos
- Coincidencia por palabras clave: El ATS compara las cualificaciones y experiencia del candidato con los requisitos del puesto utilizando coincidencia de palabras clave y otros criterios.
- Clasificación automática: En teoría, los candidatos se clasifican automáticamente según su idoneidad para el puesto, lo que permite a los reclutadores priorizar a los solicitantes más cualificados.
- Preguntas de filtrado: Algunas plataformas ATS incluyen preguntas personalizables que ayudan a filtrar aún más a los candidatos según cualificaciones o criterios específicos.
5. Gestión de candidatos
- Perfiles: El ATS crea perfiles individuales para cada candidato, almacenando toda la información relevante, documentos e historial de comunicaciones.
- Seguimiento del proceso: Los reclutadores pueden hacer seguimiento de los candidatos a través de las distintas etapas del proceso de selección, como revisión de solicitudes, programación de entrevistas y gestión de ofertas.
6. Comunicación y compromiso
- Correos electrónicos automatizados: El ATS puede enviar correos electrónicos automáticos a los candidatos en diferentes etapas del proceso de reclutamiento, como confirmación de aplicación, invitaciones a entrevistas y notificaciones de rechazo.
- Programación de entrevistas: Los reclutadores pueden utilizar el ATS junto con software integrado para programación de entrevistas que se sincroniza con los calendarios para evitar conflictos de horario.
7. Colaboración y retroalimentación
- Colaboración en equipo: Los miembros del equipo de selección pueden compartir notas, comentarios y evaluaciones sobre los candidatos dentro del ATS, facilitando un proceso de toma de decisiones colaborativo.
- Puntuaciones y comentarios: Los reclutadores y responsables de selección pueden puntuar a los candidatos y dejar comentarios, ayudando a construir una visión integral de cada solicitante.
8. Informes y análisis
- Análisis de datos: El ATS proporciona herramientas analíticas de reclutamiento que ofrecen información sobre distintos aspectos del proceso de selección, como la efectividad de las fuentes, el tiempo de contratación y la calidad de los candidatos.
- Informes personalizados: Los reclutadores pueden generar informes personalizados para hacer seguimiento de métricas específicas y tomar decisiones basadas en datos.
9. Cumplimiento y seguridad
- Protección de datos: El ATS garantiza que los datos de los candidatos se almacenen de forma segura, cumpliendo con las normativas de protección de datos.
- Pistas de auditoría: El sistema mantiene registros detallados de auditoría, documentando todas las acciones realizadas en el ATS con fines de cumplimiento y responsabilidad.
10. Integración con otros sistemas
- Integración con HRIS: El ATS puede integrarse con sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) y otras herramientas de RRHH para garantizar una transición fluida de candidato a nuevo empleado.
- Servicios de terceros: Algunas plataformas ATS se integran con servicios de verificación de antecedentes, herramientas de evaluación y otros proveedores externos para mejorar el proceso de selección.
Obtén asesoría experta
Para ayudarte a iniciar tu camino eligiendo un nuevo ATS, hemos compilado una práctica lista de los mejores sistemas de seguimiento de candidatos. Alternativamente, puedes hablar con uno de nuestros expertos en software de recursos humanos.
