Contratación Colaborativa: Cómo Construir Equipos Ganadores Juntos
La contratación nunca debe realizarse en un vacío. Si bien los reclutadores y los responsables de selección lideran el proceso, vale la pena abrirlo a más personas.
Aquí te guiaré a través de los conceptos básicos de la contratación colaborativa, qué bases deben estar presentes para tener éxito, qué compone una estrategia de contratación colaborativa y los posibles desafíos y escollos.
Vamos allá.
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¿Qué es la contratación colaborativa?
La contratación colaborativa es una estrategia de reclutamiento que implica a diversos actores, a veces de diferentes áreas del negocio, a lo largo de todo el proceso de selección.
Desde la perspectiva del candidato, conoce a más miembros potenciales del equipo y obtiene una mejor impresión de la organización, la cultura empresarial y el grupo de trabajo.
Para la organización, un método de contratación colaborativa ofrece un marco estándar de contratación que une al equipo y divide la gran tarea de contratar en partes más manejables para cada persona.
Cada persona puede centrarse en un área específica y ayudar al responsable de selección a obtener una visión más profunda sobre la experiencia del candidato.
Incluso personas fuera del equipo directo pueden involucrarse—por ejemplo, los responsables de producto suelen participar al contratar candidatos de ingeniería.
Contratar, como dicen, es un deporte de equipo y no todos los integrantes son jugadores de fútbol—también se necesitan entrenadores y personal médico.
Contratación colaborativa vs contratación tradicional
Como probablemente ya te hayas dado cuenta, la contratación colaborativa rompe el molde del proceso de selección tradicional, dirigido por el responsable de contratación.
Aunque el responsable de contratación seguirá trabajando en estrecha colaboración con el reclutador y tendrá la decisión final, puede aprovechar los conocimientos y la experiencia de otras personas.
| Contratación tradicional | Contratación colaborativa |
| Gran dependencia de la opinión del responsable de selección | Incorpora la experiencia de varios miembros del equipo |
| Los candidatos obtienen una visión limitada de la organización | Los candidatos reciben una visión más completa de la organización y el equipo |
| Mucho trabajo para el reclutador y el responsable de selección | Oportunidad de compartir la carga de trabajo |
Como veremos a continuación, la colaboración es beneficiosa tanto en la planificación del reclutamiento como en las etapas de entrevistas.
Definir quién es responsable de cada acción dentro de cada fase del proceso de contratación puede lograrse mediante la creación de un diagrama de flujo del proceso de selección.
Ventajas de la contratación colaborativa
La contratación colaborativa puede beneficiar el proceso de adquisición de talento de varias maneras, por ejemplo:
Impulsa conversaciones sobre reclutamiento
Ante todo, un proceso de contratación colaborativa reúne a las personas adecuadas para garantizar que se toman las decisiones correctas sobre vacantes y prioridades, requerimientos de habilidades, descripciones de puestos y el propio proceso de selección.
Genera conversaciones sobre la definición del puesto, necesidades del negocio, estructuras de equipo, rasgos de los candidatos y requisitos de habilidades.
He vivido muchas situaciones en las que debates como estos derivaron en la creación de nuevas estrategias para los equipos, planes de sucesión e incluso iniciativas de aprendizaje y desarrollo.
Estas discusiones, si se centran correctamente en las brechas de capacidad y los conjuntos de habilidades necesarios, aseguran que los equipos de selección estén más alineados en lo que buscan para cada puesto y puedan aplicar ese estándar de forma objetiva.
Por último, cuantas más personas conozcan las vacantes y lo que se necesita en los equipos, más ojos tendrás atentos a potenciales candidatos 👀.
Beneficio de opiniones diversas y división de entrevistas
Al diseñar el proceso de entrevistas, puedes aprovechar la presencia de varias personas haciendo que cada una se concentre en un área específica. Esto es especialmente útil si estás considerando cómo contratar a un nuevo responsable.
Por ejemplo, para un puesto de gerente de ingeniería, un ingeniero senior puede centrarse en la experiencia técnica, un responsable de producto puede centrarse en el trabajo transversal y la colaboración, y el líder de ingeniería puede centrarse en la gestión y liderazgo del equipo.
De esta forma, cada conversación puede ser más profunda para descubrir la experiencia y evitar tratar los mismos temas repetidamente.
Mejor experiencia para el candidato
Al interactuar con una variedad de posibles compañeros de trabajo, los candidatos se sienten más conectados con los equipos a los que están a punto de unirse, incluyendo la cultura, estilos de gestión, expectativas, beneficios y qué significa el éxito.
“Las entrevistas en equipo resultan atractivas y acogedoras para un candidato”, dice Hollie Castro, Chief People Officer en Miro, “Crear una experiencia individual para el candidato, vinculándose con él para entender su situación personal, es clave.”
Además, a los candidatos les gustará tener la oportunidad de mostrar sus habilidades ante varias personas y no quedar a merced de la opinión y posible sesgo de una sola persona.
Reducir el sesgo
Hablando de sesgos: uno de los beneficios más significativos de contar con más de una opinión es la oportunidad de desafiarse mutuamente y señalar los sesgos.
Si alguien no puede respaldar su opinión sobre un candidato con evidencia (es decir, lo que el candidato dijo), probablemente exista algún sesgo que debe ser examinado.
Los sesgos son inherentes a nosotros y es extremadamente difícil superarlos. Sin embargo, un enfoque eficaz es sacarlos a la luz y obligarse a explicar el razonamiento a otros; ahí es donde entra la contratación colaborativa.
Un panel de selección diverso también puede ayudar a eliminar sesgos por parte de los candidatos y detectar cualidades indeseables, por ejemplo el sexismo.
Como mencioné en mi artículo anterior sobre sesgo en la contratación, he detectado candidatos que fueron condescendientes y sexistas conmigo y otras compañeras, pero se comportaron correctamente con todos los hombres del panel de entrevistas.
Desafíos de la contratación colaborativa
Si bien la contratación colaborativa es excelente en teoría, como en la mayoría de las cosas que involucran a varias personas, existen desafíos para hacerlo bien.
Falta de eficiencia
Incluir a más personas es una buena forma de distribuir la carga de trabajo y garantizar que contrates al candidato adecuado, pero también puede complicar el proceso de toma de decisiones y abrumar al candidato.
Para ser eficientes, esto debe ser una colaboración sólo entre quienes realmente deban estar involucrados.
El proceso debe seguir siendo ágil, asegurándose de que cada persona sepa su rol y responsabilidades específicas.
Aunque el número exacto depende de las circunstancias, si el candidato se reúne con más de 6 o 7 personas durante el proceso de entrevistas, entonces es oportuno cuestionar si realmente todos deben estar presentes.
No se obtendrá más y mejores perspectivas simplemente añadiendo más personas al grupo. En su lugar, trata de enfocar las entrevistas y que cada etapa sea más profunda.
Además, asegúrate de que no haya más de 1 o 2 personas del panel de selección en la misma entrevista con el candidato.
Una vez fui entrevistada al mismo tiempo por cinco personas de una empresa (deberían haber sido seis, pero una no pudo asistir).
Casi no tenían tiempo ni de hacer una sola pregunta cada uno, mucho menos de profundizar; además, se interrumpían porque no habían acordado un orden y dos personas ni siquiera hablaron.
Fue cómico y algo que la mayoría de los candidatos encontrarían molesto o abrumador.
Además, es totalmente innecesario para el 99% de los puestos, salvo que estés contratando alguien para presentarse ante paneles de jueces.
Formación
Al crear el equipo de selección, puede ser necesario dar formación para enseñar a las personas los procesos y roles.
Por ejemplo, puede que necesiten formación sobre cómo mantener entrevistas centradas y atractivas y recolectar comentarios apropiados.
Todos los involucrados deben estar alineados respecto a lo que buscan. Esto asegura que todos sigan la misma línea tanto al explicar el puesto al candidato como al evaluarlo bajo los mismos estándares.
Por ejemplo, no quieres que alguien evalúe candidatos junior como si fueran senior por no comprender las necesidades del equipo.
Horarios en conflicto
Todos los involucrados en el proceso también tienen su trabajo a jornada completa, por lo que coordinar a todos puede ralentizar el proceso.
Para contrarrestar esto, asegúrate de incluir únicamente a personas que puedan comprometerse tiempo suficiente al proceso.
Si alguien está en varios proyectos, lleva retraso en su trabajo o no puede reservar tiempo para formación, evitaría invitarle a participar en el proceso.
Asegúrate de que el responsable de contratación tenga esto en cuenta al seleccionar a las personas que participarán. Cuando sea posible, ten suplentes para quienes lo requieran.
Gestionando opiniones
Si bien incluir la perspectiva de varios interesados es una parte importante a la hora de evaluar candidatos y determinar si encajan bien en la empresa, la decisión debe ser tomada por una persona o grupo que puede no coincidir con las opiniones de algunos individuos involucrados.
Al final de este proceso, la decisión debe ser respetada y permitida con el entendimiento de que no puede generar fricciones dentro de los equipos existentes.
El equipo colaborativo de selección debe crear una lista corta de candidatos y proporcionar retroalimentación sobre cada uno para que el gerente de contratación o el panel responsable puedan reflexionar al respecto.
El responsable de tomar la decisión en el proceso deberá proporcionar sus opiniones y justificar la decisión que se haya tomado.
Decisión por comité
Una trampa en la que no se debe caer es sobrevalorar la sabiduría del grupo.
Eventualmente, habrá que tomar una decisión y el tiempo dedicado en asegurarse de que todos los que puedan tener un mínimo interés o implicación con la función del nuevo empleado hayan tenido la oportunidad de conocerle acabará generando rendimientos decrecientes.
A menudo veo esto en gerentes de contratación que no confían en sí mismos y se esconden tras las opiniones de otros para evitar la responsabilidad de una posible mala contratación.
Es cuestión de equilibrio y a veces requiere prueba y error.
Sentando las bases para la selección colaborativa
En el núcleo de una buena estrategia de contratación colaborativa está el cambio de mentalidad tanto de la organización como del equipo de selección.
Los procesos de reclutamiento tradicionales y la dinámica de equipo pueden hacer que los interesados valoren algunas opiniones o perspectivas más que otras, o que simplemente dejen la decisión en manos de una sola persona.
No por eso has reunido al grupo.
El éxito de la selección colaborativa será, en última instancia, un reflejo de tu cultura organizacional.
Por ejemplo, si como organización no valoras las perspectivas diversas, es poco probable que puedas convencer a los miembros de tu equipo de selección de que vas a valorar las suyas.
Del mismo modo, si no existe una cultura de colaboración, los líderes de RR. HH. tendrán más dificultades para conseguir la participación e implicación de miembros de otros departamentos.
Si la organización está muy compartimentada, el equipo de contratación puede tener problemas para comprender las necesidades del equipo o el rol que esta persona jugará en el éxito del negocio.
Los esfuerzos de selección colaborativa se basan en la transparencia, la cultura y una mentalidad fundamentada en la confianza y la comunicación abierta.
Si estas características no están presentes en la organización actualmente, tendrás que trabajar con los gerentes sensibilizando primero sobre la colaboración y después enfocarte en las prácticas de selección, destacando los beneficios para sus equipos.
Al principio, probablemente solo tendrás involucrados a gerentes o jefes de departamento en tus esfuerzos de selección colaborativa, pero a medida que el proceso evolucione, la variedad de partes interesadas podrá crecer según lo consideres conveniente.
Elementos de una estrategia de selección colaborativa
Una vez que haya confianza de que la organización tiene la base preparada para poder poner en marcha el trabajo de selección colaborativa, queda el pequeño asunto de implementar los diferentes elementos que compondrán tu práctica de contratación en equipo.
Como mencioné antes, puede que sea necesario formar al equipo sobre ciertas áreas de la contratación colaborativa, ya sea sobre cómo utilizar el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o sobre cómo coordinar en qué se enfoca y cómo evalúa cada miembro del equipo durante el proceso de entrevistas.
Para ayudarte a poner en marcha tu estrategia, te detallo siete elementos que querrás tener definidos desde el principio y después ir mejorando con el tiempo.
1. Un proceso de reclutamiento bien definido
Establecer un proceso de reclutamiento bien definido es el primer paso para crear una estrategia de selección colaborativa.
Comienza antes incluso de detectar la necesidad de contratación, con los esfuerzos de planificación estratégica de la plantilla que establecen directrices para que gerentes y equipos identifiquen necesidades de contratación, determinen requisitos del puesto y elaboren las descripciones del puesto.
Los siguientes pasos de tu equipo de reclutamiento y lo que sucede cuando los candidatos cualificados llegan al ATS deben estar claramente definidos para todo el equipo de selección.
Aquí tienes una lista de verificación con preguntas que cada miembro del equipo de selección debería poder responder:
- ¿Quién lidera cada etapa de la entrevista?
- ¿Qué aspectos se tratan en cada etapa? Habilidades, rasgos y preguntas.
- ¿Qué significa "bueno" en cada uno de los aspectos que cubre?
- ¿Cuál es el estándar de contratación?
2. Planificación de personal efectiva
Como hemos establecido, el proceso colaborativo no comienza una vez que inicias la búsqueda de un candidato.
Un buen proceso de planificación estratégica de la fuerza laboral es una colaboración entre los responsables de contratación y RRHH para definir las necesidades del equipo, prioridades y las habilidades que serán necesarias para alcanzar objetivos a largo plazo y generar valor para la empresa.
“Colaboración entre RRHH y responsables de contratación para identificar necesidades frente a deseos”, dijo Christina Schelling, vicepresidenta senior y directora de Talento y Diversidad en Verizon. “Como responsables, a menudo comenzamos buscando ‘unicornios’. Es responsabilidad tanto de RRHH como del responsable de contratación centrarse en las habilidades clave y buscar aptitud para algunas de las habilidades deseables. Esto incluye reevaluar cómo son nuestras descripciones de puestos y cómo nos conectamos con los postulantes.”
En esta etapa también se debe establecer cómo se reflejará la cultura de la empresa en el proceso de selección, así como las expectativas respecto a lo que el proceso exigirá a los actuales empleados.
Recurso adicional: Mejor software de planificación de la fuerza laboral
3. Socializar la reserva de talento
La contratación colaborativa comienza con el reclutamiento colaborativo. ¡Cualquiera puede ayudar a encontrar nuevo talento!
Ya sea impulsando tu programa de referencias de empleados o simplemente creando ofertas de empleo fáciles de compartir que puedan usarse en LinkedIn u otras redes sociales, aprovechar las redes de las personas que ya tienes es una forma fácil de conectar con talento al que antes no tenías visibilidad.
"Los candidatos referidos por miembros actuales del equipo de Grainger a menudo terminan teniendo buenos resultados cuando se unen a la compañía. Los empleados actuales comprenden lo que se necesita y suelen ser excelentes para identificar talento", afirma Randy Tosch, VP de Talento en Grainger.
Esto también hará que la gente hable internamente y, de manera inevitable, desencadenará conversaciones entre los empleados sobre quién del personal existente podría ser idóneo para el puesto, promoviendo así una cultura de movilidad interna.
Este enfoque garantiza que las personas sientan que existen oportunidades de desarrollo y avance, contribuyendo así a la retención y mejorando las métricas de experiencia del empleado.
Además, asegúrate de preguntar a la gente: “¿Qué voces no están representadas en tu equipo?” para desafiarles a pensar en referir candidatos de grupos subrepresentados.
Consejo: Usa un software de referencias para automatizar el proceso y facilitar a los empleados la postulación de candidatos cualificados para vacantes en la empresa.
4. Mantenerse enfocado en la experiencia del candidato
Sólo tienes una oportunidad para causar una primera impresión. A menudo se da este consejo a los candidatos a un empleo, pero lo mismo aplica para la empresa.
La experiencia que creas durante el proceso de entrevista forma parte de ello. Si bien tus esfuerzos de contratación colaborativa brindan al candidato más oportunidades para conocer personas y aprender sobre la organización, abrumarlos con demasiadas entrevistas puede resultar excesivo y consumir mucho tiempo.
Encontrar el equilibrio y hacer que cada etapa del proceso tenga sentido garantizará que la experiencia del candidato siga siendo positiva.
5. Entender los roles de los participantes
Normalmente, un proceso de contratación colaborativo involucra tres grupos con funciones específicas que dan soporte al proceso.
- Responsables de contratación ayudan a crear descripciones de puestos y comunicar la visión para el puesto y el candidato ideal. Al final, la decisión de contratación suele recaer en su mesa.
- Reclutadores actúan como intermediarios entre los candidatos y otros participantes. Son responsables de crear y ejecutar el proceso de contratación de principio a fin y de la experiencia del candidato.
- Entrevistadores ayudan a evaluar al candidato y a proporcionar diferentes perspectivas sobre la organización al candidato.
Otros que pueden estar involucrados son ejecutivos o líderes especialmente interesados en el candidato y lo que puede aportar. Como es de esperar, esto es especialmente cierto para vacantes en los niveles más altos de la organización.
"En nuestro proceso de contratación tomamos una visión 360”, dijo Castro. “Esto significa que recibimos comentarios de empleados, compañeros y responsables de contratación en nuestros paneles de entrevistas.”
6. Fomentar la colaboración del equipo en la contratación
Si bien se deben valorar las perspectivas de los miembros del equipo, también hay que cultivarlas a través de una mirada que clarifique la dirección que debe tomar la entrevista y el alcance de lo que se busca.
Si, por ejemplo, a una persona encargada de entrevistar se le asignan preguntas para las que ella misma no conoce la respuesta, entonces su opinión sobre la respuesta del candidato probablemente no será útil para la persona responsable de la contratación.
Por ello, trata de evitar que las personas hagan preguntas para las que no conocen la respuesta. Si esto no se puede evitar, entonces intenta ofrecer formación sobre cómo sería una buena respuesta, es decir, mostrando algunas variantes posibles de respuestas adecuadas.
Es necesario definir claramente los objetivos de las preguntas que se hacen y establecer parámetros de puntuación para que los entrevistadores los utilicen en cada etapa del proceso de selección.
Esto ayudará a dar forma a la perspectiva del entrevistador y a traducir sus percepciones en retroalimentación consistente, además de mitigar los sesgos inconscientes.
“Hemos creado un ‘grupo’ de contratación,” comenta Weronika Niemczyk, Chief People Officer en la empresa tecnológica ABBYY. “Como candidato, te reúnes con diferentes responsables: uno te entrevista sobre habilidades técnicas, otro sobre habilidades blandas, quizás otro sobre liderazgo o estilo de trabajo y sobre si encajas bien en la cultura organizacional.
Como responsable de contratación, necesitas más que unos simples datos de una entrevista de 60 minutos para tener una buena impresión de la capacidad y personalidad de alguien para el puesto. Ahora la decisión y la responsabilidad de incorporar a una nueva persona se distribuyen entre el grupo.”
7. Recopilación de comentarios de las partes interesadas
Una vez tomada la decisión y cuando la nueva persona se ha integrado al proceso de incorporación, es importante recoger comentarios de las partes interesadas sobre cómo percibieron el proceso y qué podría mejorarse.
A su vez, la persona encargada de selección que diseñó el proceso de contratación colaborativo debe proporcionar retroalimentación a las partes interesadas desde su perspectiva y aconsejar sobre posibles mejoras.
Como cualquier otro enfoque innovador de un proceso, perfeccionar el proceso de contratación colaborativa será iterativo.
Con el tiempo, tendrás un flujo de trabajo distribuido que mitiga los sesgos y ayuda a los equipos a identificar a la persona que mejor se ajusta a sus necesidades.
Mantenerse al día con las tendencias en selección de personal
Si quieres estar al tanto de las últimas novedades en selección de personal, incluyendo tendencias como la contratación colaborativa, hay algunas cosas que puedes hacer.
Una opción a considerar es realizar un curso de selección de personal que te ayude a mantenerte actualizado con la última tecnología y las demandas del mercado en relación con tu negocio.
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