Contratación Colaborativa: Cómo Construir Equipos Exitosos Juntos
La contratación nunca debería realizarse en aislamiento. Aunque los reclutadores y los gerentes de contratación lideran el proceso, vale la pena abrirlo a más personas.
Aquí te guiaré a través de lo básico de la contratación colaborativa, qué fundamentos deben estar presentes para que tenga éxito, en qué consiste una estrategia de contratación colaborativa y los posibles desafíos y obstáculos.
Vamos a sumergirnos.
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¿Qué es la contratación colaborativa?
La contratación colaborativa es una estrategia de reclutamiento que involucra a varios interesados, a veces de diferentes áreas del negocio, a lo largo de todo el proceso de contratación.
Desde la perspectiva del candidato, conoce a más miembros potenciales del equipo y obtiene una mejor comprensión de la organización, la cultura empresarial y el equipo.
Para la organización, un método de contratación colaborativa proporciona un marco estándar de contratación que unifica al equipo y divide la gran tarea de realizar una contratación en partes más manejables para cada persona.
Cada persona puede centrarse en un área específica y ayudar al gerente de contratación a obtener una visión más profunda de la experiencia del candidato.
Incluso personas ajenas al equipo directo pueden participar; por ejemplo, los gerentes de producto a menudo intervienen al contratar candidatos para ingeniería.
Como suele decirse, la contratación es un trabajo en equipo y no todos en el equipo son jugadores de fútbol—también se necesitan entrenadores y personal médico.
Contratación colaborativa vs. contratación tradicional
Como probablemente ya te habrás dado cuenta, la contratación colaborativa rompe el molde del proceso de reclutamiento tradicional, dirigido únicamente por el gerente de contratación.
Aunque el gerente de contratación siga trabajando de cerca con el reclutador y tenga la decisión final, puede aprovechar los conocimientos y la experiencia de otras personas.
| Contratación tradicional | Contratación colaborativa |
| Gran dependencia de la opinión del gerente de contratación | Incorpora la experiencia de varios miembros del equipo |
| Los candidatos obtienen una visión limitada de la organización | Los candidatos reciben una visión ampliada de la organización y el equipo |
| Mucho trabajo para el reclutador y el gerente de contratación | Oportunidad para compartir la carga de trabajo |
Como veremos a continuación, la colaboración es beneficiosa tanto en la planificación de la contratación como en las etapas de entrevistas.
Distribuir quién es responsable de cada acción en cada etapa del proceso de contratación puede lograrse mediante la creación de un diagrama de flujo del proceso de reclutamiento.
Beneficios de la contratación colaborativa
La contratación colaborativa puede beneficiar el proceso de adquisición de talento de varias maneras, por ejemplo:
Impulsa conversaciones de reclutamiento
En primer lugar, un proceso de contratación colaborativa reúne a las personas adecuadas para asegurar que se tomen las decisiones correctas sobre vacantes y prioridades, requisitos de habilidades, descripciones de puestos y el propio proceso de contratación.
Esto impulsa conversaciones sobre la definición de funciones, necesidades del negocio, estructuras del equipo, características de los candidatos y requisitos de habilidades.
He presenciado muchas situaciones en las que este tipo de conversaciones condujeron a la creación de nuevas estrategias para los equipos, planes de sucesión e incluso iniciativas de aprendizaje y desarrollo.
Estas discusiones, si se enfocan correctamente en las brechas de capacidad y las habilidades requeridas, aseguran que los equipos de contratación estén más alineados sobre el perfil ideal para cada puesto y puedan aplicar ese estándar de manera más objetiva.
Por último, cuantas más personas estén al tanto de las vacantes y de lo que necesitan los equipos, más ojos tendrás buscando candidatos potenciales 👀.
Beneficio de opiniones diversas y división de entrevistas
Al diseñar el proceso de entrevista, puedes aprovechar la participación de varias personas haciendo que cada una se enfoque en un área específica. Esto es especialmente útil si buscas cómo contratar un nuevo gerente.
Por ejemplo, para un puesto de gerente de ingeniería, un ingeniero senior puede centrarse en la experiencia técnica, un gerente de producto en el trabajo transversal y la colaboración, y el jefe de ingeniería en la gestión y liderazgo del equipo.
Así, cada conversación puede ser más profunda para descubrir la experiencia y evitar abordar los mismos temas varias veces.
Mejor experiencia para el candidato
Al interactuar con una variedad de posibles compañeros de trabajo, los candidatos se sienten más conectados con los equipos a los que están a punto de unirse, lo que incluye la cultura, los estilos de gestión, las expectativas, los beneficios y cómo se ve el éxito.
“Las entrevistas en equipo resultan acogedoras y atractivas para un candidato”, dice Hollie Castro, Directora de Personas en Miro. “Crear una experiencia individual para el candidato estableciendo una relación con él para entender su situación personal es clave.”
Además, a los candidatos les gustará haber tenido la oportunidad de mostrar sus habilidades ante varias personas y no depender del juicio y posible sesgo de una sola persona.
Reducir el sesgo
Hablando de sesgos: un beneficio significativo de contar con más de una opinión es la oportunidad de desafiarse mutuamente y señalar sesgos.
Si alguien no puede respaldar su opinión sobre un candidato con evidencia (es decir, lo que el candidato dijo), es probable que esté actuando algún sesgo y debería examinarse.
Los sesgos son inherentes a nosotros y es extremadamente difícil superarlos. Sin embargo, un enfoque eficaz es ponerlo bajo la luz y obligarte a explicar tu razonamiento a otros—y ahí es donde entra la contratación colaborativa.
Un panel de reclutamiento diverso también puede ayudar a eliminar sesgos hacia el candidato y detectar personas con cualidades indeseables—por ejemplo, el sexismo.
Como mencioné en mi artículo anterior sobre sesgo en la contratación, he descubierto candidatos que fueron condescendientes y sexistas conmigo y con otras compañeras mujeres pero se comportaron correctamente con todos los varones del panel de entrevistas.
Desafíos de la contratación colaborativa
Si bien la contratación colaborativa es una gran idea en teoría, como ocurre en la mayoría de los procesos que implican a varias personas, existen desafíos para hacerla bien.
Falta de eficiencia
Si bien incluir a más personas es una excelente manera de distribuir el trabajo y asegurarte de contratar al candidato adecuado, también puede complicar fácilmente el proceso de decisión y abrumar al candidato.
Para mayor eficiencia, esto debe ser una colaboración solo entre quienes realmente necesiten estar involucrados.
El proceso debe seguir siendo ágil, y cada parte interesada debe estar al tanto de su rol y responsabilidades específicas.
Si bien el número exacto depende de las circunstancias, si el candidato se reúne con más de 6 o 7 personas durante el proceso de entrevista, entonces puedes empezar a cuestionar si todos realmente necesitan estar ahí.
No obtendrás más y mejores ideas solo por añadir más personas al proceso. En su lugar, intenta enfocar las entrevistas y hacer que cada etapa sea un análisis más profundo.
Además, asegúrate de que haya no más de 1 o 2 personas del panel de contratación en cualquier entrevista con el candidato.
Una vez fui entrevistada por cinco personas de una empresa al mismo tiempo (se suponía que serían seis, pero una no pudo asistir).
Cada una apenas tuvo tiempo para hacer una sola pregunta, mucho menos para profundizar en algún tema; todos hablaban encima de los demás porque no habían acordado un orden, y dos personas ni siquiera llegaron a hablar.
Fue cómico y algo que la mayoría de los candidatos encontrarían molesto o abrumador.
Además, es completamente innecesario para el 99% de los puestos, a menos que estés contratando específicamente a alguien para presentarse ante paneles de jueces.
Capacitación
Cuando creas el equipo de contratación, puede ser necesario formar a las personas en los procesos y roles.
Por ejemplo, puede ser necesario capacitar al equipo en cómo mantener las entrevistas enfocadas y dinámicas y cómo recopilar retroalimentación adecuada.
Quienes participen también tendrán que estar alineados en lo que buscan. Esto garantiza que todos estén "entonando la misma canción" al explicar el puesto al candidato y al evaluarlo bajo los mismos estándares.
Por ejemplo, no querrás que una persona evalúe a candidatos junior con estándares de nivel sénior por falta de comprensión de lo que el equipo necesita.
Horarios en competencia
Todos los involucrados en el proceso también tienen su propio trabajo a tiempo completo, así que coordinar a todos puede retrasar el proceso.
Para contrarrestar esto, asegúrate de involucrar solo a quienes realmente puedan dedicar el tiempo necesario al proceso.
Si alguien participa en varios proyectos, está atrasado en su trabajo o no puede reservar tiempo en su calendario para la capacitación, evitaría invitarle a participar en el proceso.
Asegúrate de que el responsable de la contratación tenga esto en cuenta al elegir a las personas que participarán. Cuando sea posible, ten personas de respaldo, si corresponde.
Gestionando opiniones
Si bien incluir la perspectiva de múltiples partes interesadas es una parte importante de la evaluación de candidatos y de establecer si encajan bien en la empresa, la decisión debe ser tomada por una persona o grupo que puede no coincidir con los sentimientos de algunos de los individuos involucrados.
Al final de este proceso, la decisión debe ser respetada y permitida pasar bajo el entendimiento de que no puede crear fricciones dentro de los equipos existentes.
El equipo de contratación colaborativo debe crear una lista corta de candidatos y proporcionar retroalimentación sobre cada uno para que el gerente de contratación o el panel pueda reflexionar al respecto.
La persona encargada de tomar la decisión en el proceso debe proporcionar luego sus pensamientos y una justificación para la decisión que se tome.
Decisión en comité
Una trampa en la que no se debe caer es sobrevalorar la sabiduría del grupo.
Finalmente, se deberá tomar una decisión, y el tiempo sacrificado en asegurar que todos los que pudieran tener el más mínimo interés o implicación con el cargo hayan tenido la oportunidad de conocer al candidato traerá rendimientos decrecientes.
A menudo, veo esto en responsables de contratación que no están seguros de sí mismos y se esconden detrás de las opiniones de otros para evitar la responsabilidad de una posible mala contratación.
Es un equilibrio que hay que alcanzar y, a veces, requiere ensayo y error.
Sentando las bases para una contratación colaborativa
En el núcleo de una buena estrategia de contratación colaborativa está un cambio de mentalidad tanto para la organización como para el equipo de selección.
Los procesos de reclutamiento tradicionales y la dinámica de equipo pueden llevar a que las partes interesadas valoren ciertas opiniones o perspectivas por encima de otras, o a que todo se deje a la opinión de una sola persona.
No por eso has reunido al grupo.
Qué tan bien puedas ejecutar la contratación colaborativa será, en última instancia, un reflejo de tu cultura.
Por ejemplo, si como organización no valoras perspectivas diversas, es poco probable que logres convencer a los miembros de tu equipo de contratación de que vas a valorar la suya.
De igual forma, si la colaboración no forma parte de la cultura, a los líderes de RR. HH. les resultará más difícil conseguir participantes comprometidos de otros departamentos.
Si la organización está muy compartimentada, el equipo de contratación puede tener dificultades para comprender las necesidades del equipo o el papel que esta persona desempeñará en el éxito del negocio.
Los esfuerzos de contratación colaborativa se impulsan a través de la transparencia, la cultura y una mentalidad cimentada en la confianza y la comunicación abierta.
Si estas características no están presentes en la organización tal como está, tendrás que trabajar con los gerentes para formarles en colaboración de manera general y luego centrarte en prácticas de contratación y detallar los beneficios para sus equipos.
Al principio, probablemente sólo participarán gerentes o responsables de departamento en los esfuerzos de contratación colaborativa, pero a medida que el proceso evolucione la variedad de partes interesadas puede crecer en función de las necesidades.
Elementos de una estrategia de contratación colaborativa
Cuando ya existe la confianza de que la organización cuenta con las bases necesarias para llevar a cabo la contratación colaborativa, queda el pequeño detalle de implementar los diferentes elementos que constituirán tu práctica de contratación colaborativa.
Como ya se mencionó, puede ser necesario capacitar en distintos aspectos de la contratación colaborativa, ya sea sobre cómo usar el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o cómo coordinar en qué debe centrarse y qué debe evaluar cada miembro del equipo de contratación durante el proceso de entrevistas.
Para ayudarte a implementar tu estrategia, he resumido siete elementos que deberías tener definidos desde el principio y que irás ajustando con el tiempo.
1. Un proceso de reclutamiento bien definido
Establecer un proceso de reclutamiento bien definido es el primer paso para crear una estrategia de contratación colaborativa.
Comienza antes de que surja la necesidad de contratación, con esfuerzos de planificación estratégica de la plantilla que proporcionan directrices a gerentes y equipos para identificar necesidades de contratación, determinar requisitos del puesto y crear descripciones de cargos.
Las acciones que tome tu equipo de reclutamiento a continuación, y lo que sucede cuando los candidatos calificados ingresan al ATS, deberían estar claramente mapeados para todo el equipo de selección.
Aquí tienes una lista de preguntas que cada miembro del equipo de contratación debería poder responder:
- ¿Quién lidera cada etapa de la entrevista?
- ¿Qué se cubre en cada etapa: habilidades, características y preguntas?
- ¿Cómo se define lo "bueno" para cada tema que deben abordar?
- ¿Cuál es el estándar mínimo de contratación?
2. Planificación de plantilla efectiva
Como ya hemos establecido, el proceso de colaboración no comienza una vez que has iniciado la búsqueda de un candidato.
Un buen proceso de planificación estratégica de la plantilla es una colaboración entre los gerentes de contratación y Recursos Humanos para trazar las necesidades del equipo, las prioridades y las habilidades que se requerirán para alcanzar los objetivos a largo plazo y aportar valor al negocio.
“Colaboración entre Recursos Humanos y gerentes de contratación para identificar necesidades frente a deseos”, dijo Christina Schelling, vicepresidenta sénior y directora de Talento y Diversidad en Verizon. "Como gerentes, a menudo comenzamos buscando ‘unicornios’. Es responsabilidad tanto de Recursos Humanos como del gerente de contratación centrarse en las habilidades principales y buscar la aptitud hacia algunos de los extras interesantes. Esto incluye reevaluar cómo se ven nuestras descripciones de puestos y cómo nos conectamos con nuestros postulantes.”
La forma en que la cultura de la empresa debe reflejarse en el proceso de reclutamiento y el establecimiento de expectativas sobre lo que el proceso exige de los empleados actuales también debe definirse en esta etapa.
Recurso adicional: El mejor software de planificación de la plantilla
3. Socializar la reserva de talento
La contratación colaborativa comienza con el reclutamiento colaborativo. ¡Cualquiera puede ayudar a encontrar nuevos talentos!
Ya sea fortaleciendo tu programa de recomendación de empleados, o simplemente creando ofertas de trabajo fáciles de compartir que puedan utilizarse en LinkedIn u otras redes sociales, aprovechar las redes de las personas que ya tienes es una forma sencilla de conectar con talento al que tal vez antes no tenías acceso.
“Los candidatos que son recomendados por miembros actuales del equipo de Grainger a menudo terminan teniendo éxito al unirse a la empresa. Los miembros actuales del equipo entienden lo que se necesita y suelen ser excelentes para detectar talento”, dice Randy Tosch, vicepresidente de talento en Grainger.
Esto también hará que la gente hable internamente y, de forma inevitable, provocará discusiones entre los empleados sobre quién del personal existente podría encajar bien en el puesto, promoviendo así una cultura de movilidad interna.
Este enfoque garantiza que las personas sientan que existen oportunidades para desarrollarse y avanzar, lo que ayuda a la retención de empleados y mejora los indicadores de la experiencia de empleados.
Además, asegúrate de preguntar a las personas “¿Qué voz no está representada en tu equipo?” para animarlas a pensar en recomendar candidatos de grupos subrepresentados.
Consejo: Utiliza un software de referidos para automatizar el proceso de recomendación y facilitar que los trabajadores recomienden candidatos calificados para los puestos vacantes en la empresa.
4. Mantener el enfoque en la experiencia del candidato
Sólo tienes una oportunidad para causar una primera impresión. A los candidatos a un puesto de trabajo a menudo se les da este consejo, pero lo mismo aplica para la empresa.
La experiencia que creas en el proceso de entrevista forma parte de esto. Si bien tus esfuerzos de contratación colaborativa ofrecen al candidato más oportunidades para conocer a personas y aprender más sobre la empresa, sobrecargarlos con demasiadas entrevistas puede resultar abrumador y excesivamente demandante en tiempo.
Encontrar el equilibrio y hacer que cada paso del proceso sea significativo asegurará que la experiencia de tu candidato siga siendo positiva.
5. Entender los roles de los implicados
Típicamente, un proceso de contratación colaborativa incluye tres grupos involucrados con tareas distintas que apoyan el proceso.
- Gerentes de contratación ayudan a crear las descripciones de los puestos y comunican la visión para la posición y el candidato ideal. Al final, las decisiones de contratación suelen recaer en el escritorio del gerente de contratación.
- Reclutadores actúan como intermediarios entre los candidatos y otros implicados. Son responsables de la creación y ejecución de todo el proceso de contratación y de la experiencia del candidato.
- Entrevistadores ayudan a evaluar al candidato y proporcionan distintas perspectivas sobre la organización al propio candidato.
Otros que pueden ser parte incluyen ejecutivos o líderes que están especialmente interesados en el candidato y en lo que puede aportar. Como puedes imaginar, esto es especialmente cierto para puestos de más alto nivel en la organización.
"Nosotros tomamos una visión de 360 grados en nuestro proceso de contratación”, dijo Castro. “Esto significa que recibimos aportes de empleados, compañeros y gerentes de contratación en nuestros paneles de entrevistas.”
6. Fomentar la colaboración en equipo en la contratación
Si bien es necesario valorar las perspectivas de los miembros del equipo, esa perspectiva también debe cultivarse con una mirada que aclare la dirección que debe tomar la entrevista y el alcance de lo que se busca.
Si, por ejemplo, a un entrevistador se le asigna la tarea de hacer preguntas cuyas respuestas no conoce, entonces su opinión sobre la respuesta del candidato probablemente no será útil para el responsable de la contratación.
Por lo tanto, intenta evitar que las personas hagan preguntas cuyas respuestas no conocen. Si no se puede evitar, procura proporcionar formación sobre cómo sería una buena respuesta, es decir, algunas variantes de posibles respuestas.
Necesitarás objetivos claramente definidos para las preguntas que se hagan y parámetros de puntuación que los entrevistadores puedan utilizar en cada etapa del proceso de selección.
Esto ayudará a formar la perspectiva del entrevistador y le ayudará a traducir sus percepciones en comentarios consistentes y a mitigar los sesgos inconscientes.
“Hemos creado un ‘grupo’ de contratación,” dice Weronika Niemczyk, Directora de Personas en la empresa tecnológica ABBYY. “Como candidato, te reúnes con diferentes gerentes: uno te entrevistará sobre habilidades técnicas, otro sobre habilidades blandas, quizá otro sobre habilidades de liderazgo o estilo de trabajo, y sobre si encajas bien con la cultura.
Como responsable de contratación, necesitas algo más que puntos de datos de una entrevista de 60 minutos para obtener una buena impresión de la capacidad y personalidad de una persona para el puesto. Ahora la decisión y la responsabilidad de incorporar a una nueva contratación se distribuyen entre el grupo.”
7. Recopilación de comentarios de las partes interesadas
Una vez tomada la decisión y cuando la nueva contratación haya comenzado el proceso de incorporación, es importante recopilar la opinión de las partes interesadas sobre cómo percibieron el proceso y qué se podría mejorar.
A su vez, el socio de reclutamiento que diseñó el proceso de contratación colaborativo debe proporcionar su propio feedback a las partes interesadas y aconsejar sobre posibles mejoras futuras.
Como cualquier otro enfoque innovador para un proceso, perfeccionar tu metodología de contratación colaborativa será un proceso iterativo.
Con el tiempo, tendrás un flujo de trabajo distribuido que reduce los sesgos y ayuda a los equipos a identificar al mejor candidato para satisfacer sus necesidades.
Mantente al día con las tendencias en contratación
Si buscas mantenerte al tanto de los últimos avances en contratación, incluidas más tendencias como la contratación colaborativa, hay algunas cosas que puedes hacer.
Una opción a considerar es realizar un curso de reclutamiento que te ayude a mantener en perspectiva toda la tecnología más actual y las demandas del mercado, en relación con tu empresa.
La otra es suscribirte al boletín People Managing People. Siempre estamos intentando mantenernos al tanto de lo que ocurre en el mundo de la contratación y compartiendo ideas que obtenemos a partir de mesas redondas y entrevistas con expertos, ¡y puedes recibirlo todo directamente en tu bandeja de entrada!
