Equipo de contratación: tamaño, estructura y externalización

1. El reclutador

El reclutador gestiona todo el proceso de contratación, desde publicar las descripciones de los puestos hasta revisar currículums, realizar entrevistas y presentar ofertas.

Actúa como enlace entre los candidatos y la empresa, garantizando una excelente experiencia del candidato y colaborando estrechamente con los responsables de contratación para introducir mejoras.

Algunas organizaciones cuentan con un reclutador dedicado, mientras que en otras la contratación está a cargo del responsable de recursos humanos.

Crear un puesto sólido de reclutador comienza por asegurarse de que tu equipo haya completado cursos básicos de formación en contratación.

2. El responsable de contratación

El responsable de contratación define los requisitos del puesto y trabaja con el reclutador para diseñar el proceso de entrevistas. Realiza entrevistas para evaluar la adecuación técnica y al equipo, y toma la decisión final de contratación. También ayuda en el proceso de incorporación de las nuevas contrataciones.

En la contratación en empresas emergentes, el responsable de contratación asumirá las responsabilidades de contratación.

3. El coordinador de contratación

El coordinador de contratación se encarga de la logística, como programar entrevistas y coordinar las comunicaciones entre los candidatos y el equipo de entrevistas. Se asegura de que el proceso de entrevistas se desarrolle sin problemas, gestiona el mantenimiento continuo necesario para que tu sistema de contratación funcione correctamente y apoya a los reclutadores con otras tareas administrativas.

4. El especialista en marketing de marca empleadora

Los especialistas en marketing de marca empleadora crean y promocionan contenido que muestra la marca y la cultura únicas de la empresa para atraer talento. Gestionan los canales de marketing de contratación, como el sitio de empleo de la empresa, los canales de redes sociales y los anuncios de empleo, asegurándose de que la marca empleadora esté alineada con los esfuerzos de contratación.

5. Especialista en búsqueda de candidatos

Un especialista en búsqueda se encarga de identificar, contactar y crear una cartera de candidatos potenciales, es decir, de la búsqueda de candidatos.

Busca candidatos de forma proactiva a través de diversos canales, como el software de búsqueda, LinkedIn, las bolsas de empleo, las redes sociales y los eventos de networking.

Los especialistas en búsqueda se centran en candidatos pasivos que quizá no estén solicitando empleo activamente, realizan el contacto inicial y hacen una preselección de candidatos antes de pasar los candidatos cualificados a los reclutadores.

6. Colaboradores individuales

Como parte de un proceso de contratación colaborativa, en ocasiones los miembros del equipo participan en las entrevistas para evaluar la adecuación de los candidatos a la cultura y sus habilidades técnicas, además de ofrecerles una visión del equipo para que puedan hacer preguntas.

Además, los colaboradores individuales pueden ayudar a buscar candidatos mediante recomendaciones y participar en actividades de marketing de contratación.

7. Fundador o director ejecutivo

En las empresas más pequeñas, el fundador o director ejecutivo suele participar en el establecimiento de estrategias de contratación, la realización de entrevistas para puestos directivos y la garantía de la alineación con la misión y los valores de la empresa. Puede dar la aprobación final para contrataciones clave e influir en el enfoque general de contratación.

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Determinar el tamaño adecuado para tu equipo de contratación

El tamaño de tu equipo de contratación estará determinado en gran medida por los siguientes factores:

1. Volumen de contratación

• Considera tus objetivos anuales de contratación. Cuantas más personas necesites contratar, más grande deberá ser el equipo de contratación. Un parámetro habitual es 1 reclutador por cada 25-40 contrataciones anuales, aunque esto puede variar según la complejidad del puesto.
• Estima la carga de trabajo por reclutador. Los reclutadores pueden gestionar distintos volúmenes de contrataciones dependiendo de si los puestos son de nivel inicial, intermedio o altamente especializados.

2. Complejidad del puesto

• Puestos técnicos o especializados. Los puestos difíciles de cubrir o muy específicos suelen requerir más tiempo para encontrar candidatos, lo que significa que podrían ser necesarios más reclutadores o especialistas en búsqueda de candidatos.
• Puestos con alta rotación. Para los puestos con una rotación elevada, es posible que necesites una capacidad adicional de contratación para mantenerte al día con la demanda constante.

3. Etapa de crecimiento de la empresa

• Empresa emergente frente a empresa consolidada. Las empresas emergentes pueden contar con un equipo de contratación pequeño y flexible que crece según sea necesario, mientras que las empresas más grandes o en rápido crecimiento requieren un equipo más estructurado con funciones específicas (reclutadores, especialistas en búsqueda de candidatos y coordinadores).
• Expansión planificada. Si te estás preparando para un crecimiento acelerado o para entrar en nuevos mercados, necesitarás un equipo más grande que gestione el aumento de las contrataciones.

4. Eficiencia del proceso de contratación

• Tecnología y herramientas. Si tu empresa utiliza un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o herramientas basadas en inteligencia artificial, puede automatizar partes del proceso, lo que permite que un equipo más pequeño gestione a más candidatos.
• Externalización y agencias. Si externalizas determinados puestos a agencias o utilizas servicios externos de contratación, es posible que puedas mantener un equipo interno de contratación más reducido.

5. Parámetros del sector

• Consulta las normas del sector. Investiga las proporciones habituales entre reclutadores y empleados en tu sector. Por ejemplo, las empresas tecnológicas suelen tener proporciones más bajas (1:15-1:25), mientras que las empresas de los sectores minorista o de la hostelería pueden tener proporciones más altas (1:50 o más).

6. Marca empleadora y experiencia del candidato

• Da prioridad a la marca empleadora. Si tu empresa pone mucho énfasis en la marca empleadora, es posible que necesites un equipo más grande para crear contenido, gestionar las redes sociales y captar candidatos, especialmente en sectores competitivos.
• Prioridades de la experiencia del candidato. Un equipo de contratación que prioriza una experiencia del candidato personalizada puede necesitar más recursos, incluidos coordinadores que se encarguen de la programación y la comunicación.

Configuración del equipo de contratación

Aunque no hay dos organizaciones que trabajen exactamente de la misma manera, así es como probablemente se configurarán los equipos de contratación en organizaciones pequeñas, medianas y grandes.

1. Empresas emergentes

• Configuración: Equipos pequeños y muy flexibles en los que las funciones suelen combinarse.
• Estructura del equipo: Normalmente consta de 1-2 reclutadores o incluso de una sola persona que gestiona los recursos humanos y la contratación. En las empresas emergentes en sus primeras etapas, los fundadores o responsables de departamento pueden encargarse de las contrataciones. Los especialistas en búsqueda de candidatos y los coordinadores de contratación son poco habituales, ya que los reclutadores gestionan todo el proceso. El objetivo suele ser contratar rápidamente talento clave, con la participación de todos los miembros del equipo cuando es necesario.
• Características: Ágil y adaptable, con el objetivo de cubrir puestos críticos para impulsar el crecimiento. Los procesos de contratación están menos formalizados y se basan en redes de contactos personales, recomendaciones y contacto directo.

2. Organizaciones medianas

• Configuración: Más estructurada, con la aparición de funciones especializadas.
• Estructura del equipo: Incluye reclutadores dedicados, y algunas empresas incorporan especialistas en búsqueda de candidatos o coordinadores de contratación para gestionar contrataciones de gran volumen. Los equipos de contratación colaboran más estrechamente con recursos humanos en la incorporación y la retención, y puede haber un responsable o gerente de contratación que supervise el proceso.
• Características: Equilibrada entre eficiencia y especialización, con capacidad para crecer cuando sea necesario sin una complejidad significativa.

3. Organizaciones de rápido crecimiento

• Configuración: Equipos escalables y altamente estructurados, con roles definidos.
• Estructura del equipo: Una combinación de reclutadores, especialistas en búsqueda, coordinadores y especialistas en marketing de marca empleadora. Los responsables o gerentes de contratación pueden encargarse de supervisar equipos o divisiones específicos, garantizando que la contratación pueda mantener el ritmo de las necesidades de contratación rápida. En ocasiones, también se recurre a reclutadores independientes o agencias de contratación para cubrir puestos urgentes.
• Características: La contratación rápida y de gran volumen requiere equipos bien coordinados, preparados para ampliar su capacidad rápidamente mediante procesos optimizados.

4. Organizaciones grandes

• Configuración: Altamente estructuradas, con roles y departamentos diferenciados.
• Estructura del equipo: Incluye reclutadores especializados en distintas áreas del negocio (por ejemplo, tecnología, ventas y operaciones), especialistas en búsqueda dedicados, coordinadores de contratación, equipos de marca empleadora y analistas de datos. Puede haber responsables regionales o departamentales de contratación, junto con un equipo de operaciones de contratación que supervise los procesos, el cumplimiento y los informes. La marca empleadora y la estrategia de adquisición de talento pueden constituir departamentos independientes.
• Características: Alta complejidad, con especial atención a la eficiencia y la escala, además de procesos y herramientas bien definidos, como sistemas ATS y CRM, para gestionar el volumen de candidatos y ofertas de empleo.

Definición de métricas y KPI

Lo que se mide se gestiona. Estas son algunas métricas de contratación y KPI habituales que utilizan los equipos de contratación para identificar problemas y perfeccionar el proceso.

1. Tiempo de contratación/tiempo para cubrir una vacante

• Definición:
  • Tiempo de contratación se refiere al número de días entre el momento en que un candidato entra en el proceso (por ejemplo, cuando presenta una candidatura) y el momento en que acepta la oferta de empleo.
  • Tiempo para cubrir una vacante es el número total de días entre la publicación de una oferta de empleo y la contratación de un candidato.
• Importancia: Estas métricas miden la eficiencia del proceso de contratación. Un menor tiempo de contratación o para cubrir una vacante indica incorporaciones más rápidas, lo que puede evitar brechas de productividad y reducir los costes de contratación.

2. Calidad de la contratación

• Definición: Una métrica que evalúa el valor que aporta una nueva contratación a la organización, normalmente a partir de las evaluaciones de desempeño, las tasas de retención y la rapidez con la que alcanza hitos clave.
• Importancia: Es un indicador clave de la eficacia de la contratación, ya que mide en qué medida las nuevas incorporaciones contribuyen al éxito de la empresa.

3. Número de candidatos

• Definición: El número total de candidatos que presentan su candidatura a un puesto específico o a todos los puestos vacantes.
• Importancia: Esta métrica ayuda a evaluar el alcance y el atractivo de las ofertas de empleo, así como la eficacia de los canales de búsqueda. Un número elevado de candidatos puede indicar una buena estrategia de marca empleadora y marketing, pero también es importante equilibrar la cantidad con la calidad.

4. Número de entrevistas

• Definición: El número de entrevistas realizadas por cada puesto vacante, desde la evaluación inicial hasta las entrevistas finales.
• Importancia: El seguimiento de esta métrica proporciona información sobre la eficiencia del proceso de entrevistas. Si se necesitan demasiadas entrevistas, puede indicar un proceso excesivamente complejo o dificultades para identificar al candidato adecuado. También puede revelar posibles cuellos de botella.

5. Tasa de conversión

• Definición: El porcentaje de candidatos que avanzan de una etapa del proceso de contratación a la siguiente, por ejemplo, de la evaluación inicial a las entrevistas o de las entrevistas a las ofertas.
• Importancia: Esto ayuda a los reclutadores a identificar en qué punto los candidatos abandonan el embudo de contratación. Unas tasas elevadas de abandono en una etapa concreta podrían indicar problemas relacionados con la adecuación del candidato, la claridad de la descripción del puesto o los procesos de entrevista.

6. Calidad de la fuente

• Definición: Esto mide la eficacia de los distintos canales de contratación (por ejemplo, bolsas de empleo, recomendaciones, LinkedIn) para generar candidatos de alta calidad. Evalúa de dónde provienen las contrataciones exitosas y realiza un seguimiento de su desempeño o permanencia en la empresa.
• Importancia: Comprender qué fuentes producen los mejores candidatos ayuda a optimizar los esfuerzos de búsqueda, lo que permite a los reclutadores centrarse en los canales más eficaces y reducir los costes y el tiempo necesario para cubrir las vacantes.

7. Coste por contratación

• Definición: El coste total asociado a la contratación de un nuevo empleado, incluidos la publicidad, las tarifas de las agencias de contratación, los salarios de los reclutadores, las comprobaciones de antecedentes y cualquier otro gasto relacionado con la contratación, dividido por el número de contrataciones realizadas.
• Importancia: Esta métrica ayuda a las empresas a gestionar y optimizar su presupuesto de contratación. Reducir el coste por contratación manteniendo o mejorando la calidad de las contrataciones es un objetivo habitual de contratación.

8. Satisfacción de los candidatos

• Definición: Una medida del grado de satisfacción de los candidatos con el proceso de contratación, que suele recopilarse mediante encuestas realizadas después de la entrevista o una vez tomada la decisión de contratación.
• Importancia: La satisfacción de los candidatos refleja la experiencia general del candidato e influye en la marca empleadora. Unos índices de satisfacción elevados pueden atraer a más profesionales destacados, incluso si el candidato no consigue el puesto, ya que podría recomendar la empresa o volver a presentar su candidatura en el futuro.

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Externalización del proceso de contratación 

A veces, las organizaciones optan por externalizar determinadas partes del proceso de contratación, principalmente la búsqueda de candidatos. En lo que respecta a la externalización de la contratación, existen varias opciones que se adaptan a la mayoría de las necesidades:

RPO bajo demanda (externalización del proceso de contratación)

• Definición: El RPO bajo demanda proporciona apoyo flexible y a corto plazo para la contratación, que puede solicitarse cuando sea necesario. Es ideal para gestionar picos específicos de contratación, como una necesidad temporal de contar con más reclutadores durante la contratación estacional o para un proyecto especial.
• Cómo funciona: Una empresa se asocia con un proveedor de RPO para ampliar sus esfuerzos internos de contratación cuando necesita ayuda adicional. El proveedor puede aportar reclutadores, especialistas en búsqueda de candidatos o incluso utilizar su tecnología y herramientas para apoyar la contratación de la empresa durante un periodo limitado.
• Beneficios:
  • Escalabilidad y flexibilidad para gestionar necesidades repentinas de contratación sin compromisos a largo plazo.
  • Rentabilidad, ya que los servicios solo se contratan cuando son necesarios.
  • Contratación más rápida sin necesidad de aumentar el equipo interno permanente de contratación.
• Más adecuado para: Empresas con aumentos ocasionales de la contratación, necesidades basadas en proyectos o recursos internos de contratación limitados.

RPO basado en un grupo funcional

• Definición: El RPO basado en un grupo funcional consiste en externalizar la contratación de un departamento, función laboral o unidad de negocio específicos dentro de la empresa (por ejemplo, TI, ventas, marketing, etc.). Es un enfoque de externalización dirigido a determinados puestos o grupos.
• Cómo funciona: El proveedor de RPO se encarga de la contratación de una función o equipo específicos dentro de la organización. Gestiona todo, desde la búsqueda de candidatos, las entrevistas y la incorporación hasta la marca empleadora de esa función. El equipo interno de RR. HH. se ocupa de otras áreas, mientras que el proveedor de RPO se convierte en una extensión del equipo de adquisición de talento de la empresa para ese grupo específico.
• Beneficios:
  • Conocimientos especializados en la contratación para determinadas funciones, lo que permite obtener candidatos de mayor calidad.
  • Permite a los reclutadores internos centrarse en otras áreas del negocio.
  • Escalable y adaptable a las necesidades de un departamento o división específicos.
• Más adecuado para: Organizaciones que necesitan apoyo especializado para la contratación en áreas que requieren conocimientos específicos o experiencia, o que experimentan una mayor demanda, como los puestos técnicos o de ventas.

3. RPO completo

• Definición: El RPO completo se produce cuando un proveedor externo de servicios de RR. HH. se hace cargo de todo el proceso de contratación de una organización. Esto incluye desde la búsqueda de talento, la selección, las entrevistas, la gestión de ofertas y la incorporación, hasta la estrategia de talento y la marca empleadora.
• Cómo funciona: El proveedor de RPO se integra por completo en la organización y suele utilizar la marca y las herramientas de la empresa para gestionar todas las operaciones de contratación. Se convierte en un socio estratégico a largo plazo que gestiona todas las actividades de adquisición de talento en la empresa. Esto suele incluir el uso de tecnología avanzada, analítica de contratación y estrategias de marca empleadora.
• Beneficios:
  • Apoyo integral en la contratación, lo que permite a los equipos internos de RR. HH. centrarse en otras áreas.
  • Experiencia en la gestión de procesos de contratación a gran escala y de la estrategia de adquisición de talento.
  • Acceso a herramientas y tecnología avanzadas, así como a información del mercado.
  • Puede conducir a contrataciones de mayor calidad, reducir el tiempo de contratación y mejorar los procesos de contratación en general.
• Más adecuado para: Organizaciones grandes con una elevada demanda de contratación, empresas en rápido crecimiento o aquellas que desean optimizar y externalizar por completo su proceso de contratación.

Entre las opciones de RPO se incluyen las empresas especializadas en RPO, las organizaciones profesionales de empleadores o, especialmente para la contratación internacional, un empleador registrado.

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Preguntas frecuentes sobre los equipos de contratación

¿Qué hace un equipo de contratación?

¿Cuál es el tamaño ideal de un equipo de contratación?

¿Qué es la externalización del proceso de contratación?