Guía Completa para Crear un Presupuesto de Reclutamiento
Los empleados constituyen una parte sustancial de cualquier presupuesto de OpEx—entre salarios, impuestos, prestaciones, etcétera, ¡todo suma! Por supuesto, esto no es un “costo”, sino un intercambio por el maravilloso trabajo que realizan nuestros equipos.
Teniendo esto en cuenta, no debería sorprender que el reclutamiento forme parte del costo de empleo y, si no se controla, realmente puede dispararse.
Con la cantidad de plataformas, tecnologías y agencias que existen, es muy importante llevar un control de lo que realmente vale la pena y lo que no. A continuación, presento una guía práctica sobre cómo empezar a pensar y crear un presupuesto de reclutamiento, con un pequeño ejemplo de mi propio presupuesto.
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Por dónde empezar con tu presupuesto de reclutamiento
El primer paso es revisar y trabajar con tu departamento de finanzas, ¡y no puedo enfatizar lo suficiente la importancia de colaborar con ese equipo!
Pueden tener un formato particular con el que prefieran trabajar, puede que ya cuenten con algunos datos o, aún más importante, que ya tengan un límite estricto para ti.
Mientras trabajas con ellos, aquí tienes una lista rápida de preguntas para responder y entender cómo podría verse tu presupuesto.
- ¿Cuántas nuevas contrataciones tienes para el nuevo año/semestre/trimestre?
- ¿Cuándo se necesitan estos puestos? (es decir, ¿tendrás muchos puestos al mismo tiempo o estarán distribuidos?
- ¿Hay puestos particularmente difíciles de cubrir—especialmente puestos ejecutivos?
- ¿Hay contrataciones temporales/de temporada/de contrato?
- ¿Qué hay de las contrataciones de alto volumen—operativos, atención al cliente o recién graduados?
Si además cuentas con datos históricos, es bueno registrar:
- ¿Cuál es tu tasa de rotación de personal?
- ¿Cuál fue el costo promedio por contratación el año anterior?
- ¿Qué KPI para reclutamiento te ayudarán a definir el éxito?
Para ayudar con todo esto, lee mi artículo sobre cómo crear un plan de contratación sostenible.
Una vez que tengas esto definido, puedes separar el presupuesto en diferentes componentes y así empezar a calcular cómo podría verse tu presupuesto.
Componentes de un presupuesto
En muchos lugares te pueden pedir categorizar por costos fijos o variables, y eres libre de hacerlo. Indicaré cuáles probablemente serán fijos y cuáles pueden ser variables.
Personalmente, uso categorías ligeramente diferentes para asegurarme de no omitir nada que pueda sumar costos de reclutamiento
Costos fijos
Estos son los costos operativos fijos, y la mayoría corresponde a los salarios del equipo de reclutamiento.
Dependiendo de si tu equipo de reclutamiento es permanente o de contratación temporal, puede que debas incluir el “costo real de un empleado”. Esto incluiría aspectos como impuestos, pensiones y beneficios (pago de vacaciones, bonificaciones, etc.), además del salario base.
Como guía aproximada, en el Reino Unido se acepta que el costo es, como mínimo, 1.5 veces el salario base. Tu multiplicador exacto puede variar según la jurisdicción, y por eso es importante trabajar con tu equipo financiero (quien maneje la nómina tendrá esos datos).
Si deseas profundizar más, también puedes estimar el tiempo que un gerente de contratación/persona del equipo de contratación puede necesitar invertir, y cuánto costaría eso según su salario y “costo real”.
Esto es especialmente importante en empresas muy pequeñas, ya que puede que no tengas un equipo de reclutamiento dedicado y tus gerentes de contratación necesiten encargarse de la mayor parte del proceso ellos mismos. (Si es así, existen soluciones de reclutamiento para pequeñas empresas que son fáciles de usar y asequibles).
Por ejemplo, si un gerente de contratación debe cubrir 10 puestos de ingeniería en 3 meses, eso es mucho tiempo que deberá dedicar para cubrir estos puestos, por lo que la mitad de su costo OPEX puede considerarse parte del reclutamiento.
Si sumas suficientes de estos casos, podría ser momento de considerar si es más rentable contratar un equipo interno de reclutamiento.
Herramientas/Plataformas de reclutamiento
En el mundo actual, esto probablemente será una parte realmente grande de tu presupuesto, y es donde a menudo ocurre el aumento de costes de reclutamiento (junto con la publicidad), pero son esenciales para el proceso de selección.
ATS—sistema de seguimiento de candidatos
Probablemente este coste sea anualizado, aunque sé que algunos sistemas de seguimiento de candidatos te dan la oportunidad de pagar mensualmente, lo que permite variar la suscripción, aunque suele ser más caro.
Consulta con tu equipo financiero cómo desean reflejar el coste anual en el presupuesto mensual.
LinkedIn Recruiter
Es una herramienta habitual si cuentas con un equipo de reclutamiento. De lo contrario, podrías probar con Recruiter Lite o Premium y comprar más Inmails, aunque esto puede acumularse, por lo que recomiendo tener un área separada en tu hoja de cálculo donde registres quién tiene cada tipo de licencia.
Por ejemplo, una vez ocurrió que alguien que ya no trabajaba en la empresa había comprado una licencia de LinkedIn Recruiter por separado y, cuando asumí el puesto y revisé mi primer presupuesto, ¡me di cuenta de que esa persona ya había costado más de £6000 en poco tiempo!
Otras plataformas de contratación
¡Hay muchas clases de plataformas de contratación! Unas se especializan en seleccionar candidatos (por ejemplo, Cord, Talent.io, Haystack) y otras en aumentar tu alcance (Amazing hiring, Seekout, etc.).
La tarificación y estructura del software de selección varía; algunas ofrecen flexibilidad mensual y otras solo anual. Familiarízate con todas y averigua cuál se adapta mejor a tus necesidades.
Una nota rápida sobre plataformas donde también puedes anunciar ofertas—esto es donde la publicidad y la parte de plataformas del presupuesto pueden confundirse, pero utiliza tu criterio. Normalmente incluyo en publicidad cualquier coste de publicidad “por vacante”. Por ejemplo, Remoteok me permite buscar candidatos, pero también suelo publicar puestos allí, así que lo integro en mi presupuesto publicitario.
Lectura relacionada: 10 mejores softwares de selección
Software de incorporación
Aunque técnicamente está fuera de la fase de selección tradicional, es recomendable incluir el coste del software de incorporación en tu presupuesto de reclutamiento.
Invertir en software de incorporación garantiza una transición fluida para las nuevas contrataciones y ayuda a estandarizar procesos como la documentación digital, la formación en cumplimiento normativo y la fijación temprana de objetivos.
Además, las plataformas modernas de incorporación suelen integrarse con los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), creando un flujo de trabajo más integrado desde la aceptación de la oferta hasta el primer día.
Como parte de tu planificación presupuestaria, asegúrate de revisar los costes de software de incorporación para encontrar la solución que mejor se adapte al tamaño y necesidades de tu empresa.
Publicidad
Al igual que con las plataformas, existen muchos lugares donde puedes anunciar tus ofertas, así que llevar un control de cuántos candidatos aporta cada portal de empleo es fundamental.
Sistema de seguimiento de candidatos
No olvides que algunos sistemas de seguimiento de candidatos tienen acuerdos con ciertos portales y pueden ofrecerte publicaciones de empleo gratuitas o con descuento.
Si estás evaluando un ATS, esto es algo que debes tener en cuenta: ¿tienen integración con portales de empleo en diferentes ubicaciones para que puedas publicar ofertas fácilmente a través del ATS? Así será mucho más sencillo hacer el seguimiento.
Consejo profesional. Incluso si el ATS no tiene la función de publicación de ofertas integrada, asegúrate de entender cuál es la mejor manera para que tu ATS registre a los candidatos procedentes de cada portal.
Por ejemplo, Greenhouse puede generar un enlace para un portal de empleo específico que te permite realizar un seguimiento de la procedencia de los candidatos, facilitando mucho la evaluación.
Publicidad en LinkedIn
Lo separo del resto porque la tarificación funciona de manera algo distinta. Aquí puedes tener espacios de publicidad prepagados o slots de trabajo por “puja”.
Si tienes este último modelo, es fundamental llevar un control del gasto, porque puedes pensar: “Ah, £10 al día no es tanto”, pero eso son £300 al mes y, si tienes 10 vacantes, ahí se va una buena parte de tu presupuesto.
Considera que tu vacante también puede competir con grandes empresas que pueden permitirse gastar £100 por vacante al día, y eso realmente pone las cosas en perspectiva.
Plataformas de publicidad
¡Hoy en día hay muchísimos! Algunos son generalistas (LinkedIn, Indeed, Otta, Totaljobs) y otros se especializan en un nicho—puede ser por sector, por condiciones del trabajo como el trabajo remoto, o especializado en una audiencia como SheCanCode.
Puede ser difícil elegir, pero lo que suelo hacer es intentar entender los puestos que tengo y ver si eso me indica el tipo de segmentación que necesito buscar.
Por ejemplo, si tengo muchos puestos de tecnología, ¿dónde estarían los técnicos? Si tengo vacantes para las que estoy abierto a trabajadores remotos, ¡me dirijo allí! En diseño—voy directamente a Behance o Dribble.
Hay muchas opciones, por eso es tan importante llevar un control, ya que cada publicación puede costar entre $300 y $700 por 30 días y eso puede acumularse, especialmente si publicas la misma vacante en varios sitios y tienes muchos puestos.
El ejemplo que di al principio sobre gastar £100k para apenas contratar a 6 personas (2 terminaron viniendo de recomendaciones), fue por esa actitud de “disparar a todos lados a ver qué funciona”.
Marca empleadora
Puede que no sea fácil ponerle un valor monetario a esto porque casi cualquier actividad que hagas en línea puede considerarse marca empleadora (por ejemplo, una publicación en tus propias redes sociales es gratuita).
Pero, si estás poniendo esfuerzo en fortalecer tu marca empleadora, puedes considerar anunciarte como empleador en plataformas como Linkedin o Glassdoor sin necesidad de publicar una vacante. Eso puede ser un concepto aparte en el coste.
Eventos de reclutamiento / Ferias de empleo
Patrocinar o asistir a eventos puede ser una labor costosa, así que asegúrate de revisar algunos eventos que sean más relevantes para ti en tu área y reúne con los organizadores para entender mejor.
Pueden ser un muy buen sitio para conocer candidatos y he tenido mucho éxito, pero tienes que pensar en tus propias circunstancias. ¿Tienes el tiempo/recurso necesario para asistir a un evento que quizá no genere ni una sola colocación pero puede aumentar tu visibilidad?
Agencias de reclutamiento
Con el auge del reclutador interno, existe casi un impulso inherente de “reducir el uso de agencias a cero” como parte del KPI del Responsable de Talento. Lo sé, yo mismo he tenido ese KPI.
Sin embargo, hay ocasiones en las que una alianza externa puede ser necesaria. Puede que aún no tengas un equipo dedicado de reclutamiento, que estés entrando a un mercado desconocido, o que tu equipo esté a su máxima capacidad.
Para darte un ejemplo, aunque empecé en búsquedas ejecutivas hace tiempo, tras incorporarme a una empresa terminé cubriendo más puestos de nivel medio, ya que ahí estaba el mayor volumen.
Por eso, cuando el CEO venía a pedirme abrir una vacante para un puesto C-level, yo de hecho aconsejaba contratar una firma de búsqueda ejecutiva porque tenían los contactos que alguna vez tuve.
Dependiendo de tu ubicación, la comisión media de la agencia puede ser entre el 15 y el 25% del salario anual básico, pero es una cuestión de tiempo invertido. No olvides tener en cuenta el valor de tu tiempo, ya que podrías terminar gastando mucho más que si hubieras recurrido a un reclutador de agencia.
Otros/Misceláneo
Como siempre, existe una categoría “Misceláneo” u “Otros” para incluir cualquier cosa más que pueda ser relevante.
Algo a tener en cuenta es cualquier bono por recomendación o pago de incentivos. Si tienes datos históricos sobre recomendaciones, excelente; si no, me gusta ser generoso y calculo que alrededor del 20% de las contrataciones provienen de recomendaciones (¡y soy insistente con las referencias!).
Otro aspecto son los servicios de verificación de antecedentes: estos pueden sumar y, en algunas jurisdicciones o con ciertos puestos, las referencias o verificaciones de antecedentes son obligatorias.
Cómo hacer seguimiento
Nuevamente, te recomendaría trabajar con tu equipo de finanzas para revisar cómo ellos gestionan el seguimiento de los demás costes. Por ejemplo, si un concepto tiene coste anualizado, ¿prefieren que figure en el mes que se paga o que el coste se divida entre 12 y se reparta durante el año?
Si no tienes ese equipo, personalmente soy partidario de poner el concepto en el mes que se paga, así también puedo llevar cuenta de la renovación de la suscripción.
Después, para calcular el coste real por contratación, tomas el coste total estimado para todo el año y lo divides entre el número de contrataciones.
- Coste por contratación = total de costes/número de contrataciones
Aquí tienes una captura de cómo organizo mi presupuesto (enlace a la hoja de cálculo aquí):
Para un enfoque más avanzado, uno de los beneficios del software de reclutamiento, como los ATS, es la posibilidad de hacer un seguimiento sencillo de los costes en tableros de reclutamiento personalizables.
Cómo evaluar
Como siempre con números y datos, lo más importante es lo que haces con ellos.
Me gusta dividir mi monitoreo y evaluación en tres grandes categorías: prioridad uno, prioridad dos y prioridad tres.
Esto me ayuda a entender con qué frecuencia debo revisar y qué tipos de métricas establecer.
Costos de prioridad uno
Estas son cosas como la publicidad y el uso de plataformas. El motivo por el que pienso que son prioridad uno es porque a) pueden acumularse rápidamente y b) puedes tener una idea clara de cuánto estás obteniendo de cada plataforma o bolsa de empleo de manera bastante rápida. Esto significa que es recomendable que revises regularmente el rendimiento de cada una.
En el caso de las plataformas de candidatos, siempre consulto con mi equipo la calidad, cantidad y compromiso de los candidatos (o yo mismo hago el seguimiento), y de esa manera también me aseguro de que el equipo esté utilizando las plataformas que hemos adquirido.
En cuanto a la publicidad, me aseguro de revisar las tasas de conversión de cada bolsa de empleo para que me informen sobre la posible calidad de los candidatos.
Por ejemplo, digamos que estoy utilizando tres bolsas de empleo. Una me da muchos candidatos pero la tasa de conversión no es buena; la segunda tiene pocos candidatos pero hemos contratado a la mitad de ellos, y una tercera tiene pocos candidatos y ninguna contratación. Sé cuál eliminar de inmediato y cuál sería la siguiente.
La prioridad uno también incluye a las agencias: pueden ser costosas y quieres asegurarte de que están haciendo lo que deben por el dinero que les pagas, si se me permite ser tan directo.
Costos de prioridad dos
Estos son elementos como el branding del empleador y los eventos. Puede que no ocurran con tanta frecuencia, y puede que necesites hacer varios para saber qué funciona y qué no. Por lo tanto, es probable que tengas que revisarlos con menos frecuencia que los de prioridad uno.
Cosas a tener en cuenta en los eventos son la cantidad de contrataciones y el nivel de compromiso general. Si asistes a un evento en el que no contratas a nadie, pero hablas con mucha gente, sigue siendo mejor que aquellos donde nadie se te acerca.
Costos de prioridad tres
Son cosas que deben ser monitoreadas durante un periodo un poco más largo para que puedas entender si realmente estás obteniendo lo que necesitas de ese gasto.
Aquí suelo categorizar los salarios del equipo de reclutamiento y el gasto en ATS/HRS. No necesitarías monitorear este costo tan frecuentemente y, particularmente en el caso del equipo de reclutamiento, tampoco sería la mejor manera de evaluar su rendimiento; sería mejor usar métricas.
¿Cómo te comparas?
Es notoriamente difícil decir cuál debería ser el coste promedio por contratación. Las cifras en línea varían entre $3,000 y $8,000. Yo suelo tomar alrededor de $6,000 como promedio, pero depende de muchos factores.
Cuando empecé a trabajar internamente, el director de adquisición de talento bajo el que trabajaba me dijo: “Mientras seamos más baratos que usar una agencia, deberíamos estar bien”.
Aunque creo que este tipo de mentalidad refuerza una relación algo adversarial entre los dos, lo cual no soy muy partidario, también entiendo la lógica.
Si te das cuenta de que tu coste por contratación se acerca al 20% del salario base por puesto, puede que debas replantear tu estrategia y controlar tus gastos.
Fíjate que digo “puede”. Puede ser que tengas ese presupuesto y estés conforme con el gasto porque invertiste mucho en la imagen de empleador, y esto probablemente dé resultados más adelante y reduzca el coste promedio por contratación a largo plazo.
La regla general es preguntarse siempre: “¿Es este el mejor uso de este dinero?”
Por ejemplo, si estás gastando un 20% del salario solo en publicidad en bolsas de empleo, y además pasas mucho tiempo revisando CVs, ¿es momento de recurrir a una agencia o repensar cuántos lugares utilizamos para publicar?
No olvides que tal vez estés gastando mucho ahora porque tienes varias vacantes urgentes que cubrir. Eso será costoso, pero mientras más contrates, menor será el coste con el tiempo.
Realmente depende de tus necesidades de contratación. La selección de personal, como muchas otras cosas, se rige por el diagrama de Venn de Más barato-Más rápido-Mejor (Bueno, Rápido, Barato: ¡Solo puedes elegir dos! - Pyragraph)
Defendiendo Tu Caso Ante Finanzas/Dirección
Puede que sea una conversación difícil de tener, pero si llegas preparado con algunas estimaciones, al menos tienes un punto de partida.
Como en cualquier negociación, llega con todo lo que necesitas—el presupuesto "ideal" de herramientas y publicidad—y prepárate para conformarte con una cantidad "adecuada".
Además, organiza para que cualquier presupuesto sobrante se transfiera al mes siguiente. Así creas un colchón tanto para ti como para la empresa.
Puedes escuchar la frase “Ven a nosotros cuando necesites cosas en vez de planear un presupuesto”.
Esto me trae recuerdos.
Si te dicen esto, te recomiendo que preguntes por qué no es posible presupuestar en este momento y si sería útil hacer un presupuesto trimestral o semestral.
Tener esto le da tanto al equipo de selección como a la dirección/finanzas una idea clara de los costos y los esfuerzos necesarios.
De lo contrario, se convertirá en una bola de nieve si tienes que “pedir” consentimiento cada vez que publiques un puesto y, eventualmente, la otra parte te pedirá que lo hagas de forma masiva (o en otras palabras, presupuestar) y habrás perdido mucho tiempo entre medias.
Si el presupuesto que te dan es demasiado bajo, y sientes que no tendrás suficiente para trabajar (creo que un límite razonable sería alrededor de $2000 por contratación), entonces tendrás que empezar a hablar con la gente sobre prioridades.
O tendrás que hacer muchas cosas de forma manual, y por tanto más lentas, lo que hará que no puedas trabajar en tantos puestos, o no podrás publicitar tantos puestos a la vez, lo cual también te ralentizará.
Hazle saber a finanzas/dirección los posibles resultados y trabajen juntos para averiguar el impacto en el negocio. O te darás cuenta de que las cosas que eran prioritarias en realidad no eran tan urgentes, o aparecerá el presupuesto de algún sitio.
Reflexiones finales
Presupuestar no es fácil, ya sea en casa o en el trabajo, pero con algo de previsión puede hacerse un poco menos difícil.
Para usar una metáfora, es como con los servicios de streaming. Hoy en día todo es streaming y puede ser muy cómodo, pero yo estoy suscrito a Disney, Netflix, Amazon Prime, WarhammerTV, HBOMax y YouTube Premium… Ya te haces una idea. ¡Se puede ir de las manos!
Tienes mucho que vigilar, pero el presupuesto seguramente será una de tus mayores limitaciones a menos que te hayan dado un cheque en blanco (¡en cuyo caso, por favor dime en qué empresa es eso!).
Para ayudar a gestionarlo todo, establece la frecuencia con la que revisarás tus prioridades uno, dos y tres, y hazlo parte de tu rutina. Después se asentará en un patrón y deberías estar listo, construyendo datos en el proceso.
¡Como siempre, mucha suerte!
Algunos recursos adicionales para ayudarte con tu estrategia de reclutamiento:
- Marca del empleador: por dónde empezar y cómo mantenerla auténtica
- Tu Propuesta de Valor al Empleador: Un Análisis Profundo
- La Clave Para Entrevistas Enfocadas y Atractivas (+ Plantilla)
- Sesgos en la Contratación: Los Diferentes Tipos y Cómo Abordarlos
- Marketing de Reclutamiento: Qué Es y 10 Tácticas Efectivas
- Mejor software de reclutamiento en la nube para equipos de selección
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