Guía Completa para Crear un Presupuesto de Reclutamiento
Los empleados constituyen una parte sustancial de cualquier presupuesto de OpEx—entre salarios, impuestos, beneficios, etc., ¡todo suma! Por supuesto, esto no es un “costo” sino un intercambio por el maravilloso trabajo que realizan nuestros equipos.
Teniendo esto en cuenta, no debería sorprender que la contratación forme parte del costo laboral y, si no se controla, puede realmente dispararse.
Con la cantidad de plataformas, tecnologías y agencias que existen, es muy importante hacer seguimiento de lo que realmente vale la pena y lo que no.
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De lo contrario, terminarás como yo, en una situación donde la mitad de tu presupuesto anual (£100,000) se gastó para contratar a 6 personas ¡y te quedan otras 40 por contratar con el resto! (Para referencia, £100K para contratar a 6 personas usando solo fuentes internas es MUCHO).
A continuación, expongo una guía práctica sobre cómo empezar a pensar y crear un presupuesto de reclutamiento, con un pequeño ejemplo de mi propio presupuesto.
Ten en cuenta que esto no incluye los costos de recursos humanos, que serían aparte. Además, no es la forma definitiva, y siempre lo ajusto un poco para presentarlo a la dirección o al área de finanzas, pero te presento lo que he encontrado como el mejor punto de partida.
Vamos a cubrir:
- Por dónde empezar
- Componentes de un presupuesto
- Cómo hacer seguimiento
- Cómo evaluar
- Saber dónde te encuentras
- Cómo defender tu caso ante líderes senior/finanzas
Por dónde empezar con tu presupuesto de reclutamiento
El primer paso es consultar y trabajar con tu departamento de finanzas, ¡y no puedo enfatizar lo suficiente la importancia de esa colaboración!
Pueden tener un formato particular con el que les guste trabajar, puede que ya tengan algunos datos o, aún más importante, ya te hayan fijado un límite estricto.
Mientras trabajas con ellos, aquí tienes una lista de preguntas rápidas cuya respuesta te ayudará a entender cómo podría ser tu presupuesto.
- ¿Cuántas nuevas contrataciones tienes para el nuevo año/semestre/trimestre?
- ¿Cuándo se necesitan estos puestos? (es decir, ¿vas a tener varios puestos al mismo tiempo o estarán espaciados?)
- ¿Hay puestos particularmente complicados—especialmente ejecutivos?
- ¿Hay contrataciones estacionales/temporales/por contrato?
- ¿Qué hay de contrataciones de alto volumen—operativas, experiencia del cliente o recién graduados?
Si también tienes datos históricos, es bueno llevar el registro de:
- ¿Cuál es tu tasa de rotación de personal?
- ¿Cuál es el costo promedio por contratación del año anterior?
- ¿Qué KPIs para reclutamiento te ayudarán a definir el éxito?
Para ayudarte con todo esto, lee mi artículo sobre cómo crear un plan de contratación sostenible.
Una vez que tengas esto claro, puedes separar el presupuesto en diferentes componentes y empezar a determinar cómo podría verse tu presupuesto.
Componentes de un presupuesto
En muchos lugares tal vez te pidan que clasifiques por costos fijos o variables, y por supuesto eres libre de hacerlo. Yo te indicaré cuáles probablemente sean fijos y cuáles sean variables.
Personalmente, utilizo categorizaciones ligeramente diferentes para asegurarme de no pasar por alto algo que pueda incrementar los costos de reclutamiento
Costos fijos
Estos son los costos operativos fijos, la mayoría comprende los salarios del equipo de reclutamiento.
Dependiendo de si tu equipo de reclutamiento es permanente o por contrato, puede que necesites considerar el “costo real de un empleado”. Esto incluiría cosas como impuestos, pensiones y beneficios (pago de vacaciones, bonos, etc.) además del salario base.
Como guía aproximada, en el Reino Unido se acepta que el costo no es inferior a 1.5X el salario base. Tu multiplicador exacto puede variar según la jurisdicción, y por eso es importante trabajar con tu equipo de finanzas (quien gestione la nómina tendrá ese dato).
Si deseas profundizar más, también puedes estimar la cantidad de tiempo que un gerente de contratación o una persona en un equipo de contratación puede necesitar invertir, y cuánto costaría eso en función de su salario y "coste real".
Esto es especialmente importante en empresas muy pequeñas, ya que puede que no tengas un equipo de reclutamiento dedicado y tus gerentes de contratación tengan que encargarse ellos mismos de gran parte del proceso. (Si es tu caso, hay soluciones de reclutamiento para pequeñas empresas que son fáciles de usar y asequibles).
Por ejemplo, si un gerente de contratación tiene que cubrir 10 puestos de ingeniería en 3 meses, eso implica que debe dedicar mucho tiempo a ese objetivo, por lo que la mitad de su coste operativo (OPEX) podría considerarse parte del coste de reclutamiento.
Si todos estos costes empiezan a acumularse, quizás sea el momento de considerar si resulta más rentable contratar un equipo interno de reclutamiento.
Herramientas/plataformas de reclutamiento
En el mundo actual, probablemente este sea uno de los mayores componentes de tu presupuesto, y donde puede haber más desvíos de costes (junto con la publicidad), pero son esenciales para el proceso de contratación.
ATS—sistema de seguimiento de candidatos
Normalmente, se trata de un coste anualizado, aunque sé que algunos sistemas de seguimiento de candidatos te ofrecen la posibilidad de pagar mensualmente para que puedas variar la membresía, aunque suele ser más caro.
Consulta con tu equipo de finanzas cómo quieren reflejar el coste anualizado en el presupuesto mensual.
LinkedIn Recruiter
Es una herramienta habitual si tienes un equipo de reclutamiento. De lo contrario, puedes probar con Recruiter Lite o Premium y comprar más Inmails, aunque puede acumularse, así que mi recomendación es mantener un espacio separado en tu hoja de cálculo de Excel donde controles quién tiene cada tipo de licencia.
Por ejemplo, me sucedió una vez que alguien que ya no trabajaba en la empresa había adquirido por su cuenta una licencia de LinkedIn Recruiter y, cuando asumí el rol y revisé mi primer presupuesto, ¡me di cuenta de que esa persona ya había costado más de £6000 en poco tiempo!
Otras plataformas de contratación
¡Existen muchos tipos de plataformas de contratación! Algunas están centradas en seleccionar candidatos (por ejemplo, Cord, Talent.io, Haystack) y otras en aumentar el alcance (Amazing hiring, Seekout, etc.).
La tarifa y estructura del software de reclutamiento varía: algunas ofrecen flexibilidad mensual y otras solo anual. Conócelas todas si no estás familiarizado con ellas y elige la que mejor se adapte a tus necesidades.
Una nota rápida sobre las plataformas donde también puedes hacer publicidad: aquí es donde puede difuminarse la línea entre la publicidad y el coste de la plataforma, pero usa tu criterio. Yo normalmente incluyo en publicidad cualquier coste de "anuncio por puesto". Por ejemplo, Remoteok me permite buscar candidatos, pero suelo publicar ofertas también, así que lo incluyo en el presupuesto de publicidad.
Lectura relacionada: 10 mejores softwares de reclutamiento
Software de incorporación
Aunque técnicamente está fuera de la fase tradicional de reclutamiento, es inteligente incluir el coste del software de incorporación en tu presupuesto de selección.
Invertir en un software de incorporación garantiza una transición fluida para las nuevas contrataciones y ayuda a estandarizar procesos como la documentación digital, la formación en cumplimiento y el establecimiento temprano de objetivos.
Además, las plataformas modernas de incorporación suelen integrarse con los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), generando un flujo de trabajo mucho más fluido desde la aceptación de la oferta hasta el primer día.
Como parte de tu planificación presupuestaria, asegúrate de revisar los costes del software de incorporación para encontrar una solución adaptada al tamaño y necesidades de tu empresa.
Publicidad
Al igual que con las plataformas, existen muchas opciones para anunciar tus vacantes, por lo que es importante hacer un seguimiento de cuántos candidatos te aporta cada portal de empleo.
Sistema de seguimiento de candidatos
No lo olvides: algunos sistemas de seguimiento de candidatos tienen acuerdos con ciertos portales y pueden ofrecerte publicaciones de empleo gratuitas o con descuento.
Si estás valorando diferentes ATS, podría interesarte comprobar si tienen portales de empleo en varias ubicaciones a los que puedas publicar automáticamente desde el ATS. Eso también facilita el seguimiento de resultados.
Consejo profesional. Incluso si el ATS no incluye la función de publicación de ofertas integrada, asegúrate de entender cuál es la mejor manera de que tu ATS rastree los candidatos de cada portal.
Por ejemplo, Greenhouse puede generar un enlace para un portal de empleo específico permitiéndote rastrear de dónde proviene cada candidato, lo que facilita mucho la evaluación.
Publicidad en LinkedIn
Estoy separando esto del resto porque el sistema de precios funciona de manera un poco diferente. Aquí puedes tener espacios publicitarios prepagados o “puestos de trabajo en subasta”.
Si tienes esta última opción, es increíblemente importante hacer un seguimiento del gasto porque podrías pensar “Ah, £10 al día no está tan mal”, pero eso son £300 al mes y, si tienes 10 vacantes, ahí se va una buena parte de tu presupuesto.
Considera que tu vacante también puede tener que competir con las grandes compañías que pueden permitirse gastar £100 por vacante al día y realmente esto pone las cosas en perspectiva.
Plataformas de publicidad
¡Hoy en día hay muchísimas! Algunas son generalistas (LinkedIn, Indeed, Otta, Totaljobs) y otras tienen un nicho—puede ser por industria, por condiciones de trabajo como trabajo remoto, o especializadas para una audiencia como SheCanCode.
Puede ser difícil elegir, pero lo que suelo hacer es intentar comprender los puestos que tengo y luego ver si eso me indica el tipo de reparto que debo buscar.
Por ejemplo, si tengo muchos puestos de tecnología, ¿dónde estarían las personas de tecnología? Si tengo vacantes abiertas a trabajo remoto, ¡entonces busco ahí! Diseño—inmediatamente pienso en Behance o Dribble.
Hay muchas opciones, por eso es tan importante hacer un seguimiento ya que cada publicación puede costar entre $300—700 por 30 días y eso puede acumularse, especialmente si publicas el mismo puesto en varios sitios y tienes muchas vacantes.
El ejemplo que di al principio sobre gastar £100k para apenas contratar 6 personas (2 terminaron siendo por recomendaciones) fue por esta actitud de “disparar por todos lados a ver si hay suerte”.
Marca empleadora
Puede que no sea fácil ponerle un valor monetario a esto porque casi cualquier actividad que hagas en línea puede considerarse marca empleadora (por ejemplo, una publicación en tus propias redes sociales es gratis).
Pero si estás haciendo un esfuerzo concertado de marca empleadora, puedes considerar promocionarte como empleador en plataformas como LinkedIn o Glassdoor sin necesariamente publicar una oferta de empleo. Eso puede ser una línea de costo aparte.
Eventos de reclutamiento / Ferias de empleo
Patrocinar o asistir a eventos puede ser una tarea costosa, así que asegúrate de revisar algunos eventos que sean los más relevantes para ti en tu área y reúne con los organizadores para comprender más.
Pueden ser un gran lugar para conocer candidatos y yo he tenido mucho éxito, pero tienes que pensar en tus propias circunstancias. ¿Tienes el tiempo o los recursos necesarios para ir a un evento que quizás no consiga ninguna colocación pero podría aumentar tu visibilidad?
Agencias de reclutamiento
Con el auge del reclutador interno, existe casi un impulso innato de “reducir el uso de agencias a cero” como parte del KPI del Responsable de Talento. Lo sé, yo mismo he tenido ese KPI.
Sin embargo, hay ocasiones en las que una colaboración externa puede ser necesaria. Puede que aún no tengas un equipo de reclutamiento propio, estés entrando a un mercado que no conoces o tu equipo esté a tope.
Para darte un ejemplo, aunque empecé en la búsqueda de ejecutivos hace años, después de pasarme al equipo interno terminé cubriendo más vacantes de nivel medio porque ahí estaba el mayor volumen.
Por eso, cuando el CEO se me acercaba para pedirme abrir una vacante para un directivo, de hecho recomendaba contratar una empresa de búsqueda de ejecutivos porque ellos tenían los contactos que yo tuve en su día.
Dependiendo de tu ubicación, la tarifa media de agencia suele estar entre el 15-25% del salario anual base, pero es una cuestión de tiempo. No olvides tener en cuenta el valor de tu tiempo, porque podrías terminar gastando mucho más que si simplemente hubieras contratado a un reclutador de agencia.
Otros/Varios
Como siempre, existe una categoría de “Varios” u “Otros” para incluir cualquier otra cosa que se quiera considerar.
Un punto es tener en cuenta cualquier bono por recomendación o incentivo. Si tienes datos históricos sobre recomendaciones, perfecto; si no, me gusta ser generoso y considerar que aproximadamente el 20% de las contrataciones vienen por recomendaciones (¡y realmente insisto en las recomendaciones!).
Otro son servicios como verificación de antecedentes: esos costes pueden acumularse y, en algunas jurisdicciones o con ciertas vacantes, las referencias o comprobaciones de antecedentes son obligatorias.
Cómo hacer el seguimiento
De nuevo, recomendaría trabajar con el equipo de finanzas para revisar con ellos cómo registran todos los demás costes. Por ejemplo, si un concepto tiene un coste anualizado, ¿prefieren que se ponga en el mes en que se paga, o quieren que se divida entre 12 y se reparta durante el año?
Si no tienes un equipo así disponible, personalmente soy fan de registrar el gasto en el mes en que se paga para poder hacer el seguimiento también de la renovación de la suscripción.
Después de eso, para calcular el coste real por contratación, toma todos los costes para el año de lo que has estimado que gastarás y divídelos entre las contrataciones.
- Coste por contratación = todos los costes totales/número de contrataciones
Aquí tienes una captura de pantalla de cómo organizo personalmente mi presupuesto (enlace a la hoja de cálculo aquí):
Para un enfoque más tecnológico, uno de los beneficios de los softwares de reclutamiento como los ATS es poder hacer un seguimiento sencillo de los costes en paneles de control de reclutamiento personalizables.
Cómo evaluar
Como siempre con los números y los datos, lo más importante es lo que haces con ellos.
Me gusta dividir mi monitoreo y evaluación en tres categorías generales: prioridad uno, prioridad dos y prioridad tres.
Esto me ayuda a entender con qué frecuencia revisar y qué tipos de métricas establecer.
Costos de prioridad uno
Estos son cosas como la publicidad y el uso de plataformas. La razón por la que creo que son de prioridad uno es porque a) pueden acumularse rápidamente y b) puedes hacerte una idea de cuánto te está aportando cada plataforma o bolsa de trabajo con relativa rapidez. Esto significa que es recomendable que revises regularmente el rendimiento de cada uno.
Para las plataformas de candidatos, siempre reviso con mi equipo la calidad, cantidad y participación de los candidatos (o yo mismo hago el seguimiento), además así también me aseguro de que el equipo esté usando las plataformas que hemos comprado.
En cuanto a la publicidad, me aseguro de comprobar las tasas de conversión de cada bolsa de trabajo para saber la calidad potencial de los candidatos.
Por ejemplo, supongamos que uso tres bolsas de trabajo. Una me da muchos candidatos pero la tasa de conversión no es buena, la segunda tiene pocos candidatos pero hemos contratado a la mitad, y la tercera tiene pocos candidatos y ninguna contratación. Sé cuál eliminar de inmediato y luego cuál sería la siguiente.
En prioridad uno también están las agencias; pueden ser caras y quieres asegurarte de que están haciendo lo que deben por el dinero que les pagas, si se me permite ser tan directo.
Costos de prioridad dos
Estos son cosas como la marca empleadora y los eventos. Tal vez no sucedan con mucha frecuencia, y puede que necesites hacer varios para ver qué funciona y qué no. Por lo tanto, probablemente tendrás que revisarlos con menos frecuencia que los de prioridad uno.
Las cosas clave a observar en los eventos son el número de contrataciones y el nivel general de participación. Si vas a un evento donde no contratas a nadie, pero hablaste con mucha gente, eso sigue siendo mejor que en aquellos donde nadie se te acercó.
Costos de prioridad tres
Son cosas que deben ser monitoreadas a un plazo un poco más largo para que puedas entender si realmente estás obteniendo lo que necesitas de ese gasto.
Aquí normalmente categorizo los salarios del equipo de reclutamiento y el gasto en ATS/HRS. No necesitarías revisar el gasto con tanta frecuencia y, para el equipo de reclutamiento en particular, esa tampoco sería la mejor forma de evaluar su desempeño—utilizar métricas sería mejor.
¿Cómo te comparas?
Es notoriamente difícil decir cuál debería ser el coste promedio por contratación. Los números en línea van de $3,000 a $8,000. Normalmente tomo alrededor de $6,000 como promedio aproximado, pero depende de muchos factores.
Cuando empecé a trabajar internamente, la directora de adquisición de talento con la que trabajaba me dijo: “Mientras seamos más baratos que usar una agencia, estamos bien.”
Aunque creo que este tipo de actitud refuerza cierta rivalidad entre ambos, de la cual no soy muy fan, también entiendo la lógica.
Si ves que tu coste por contratación se va acercando al 20% del salario base por puesto, puede que debas replantear tu estrategia y controlar tus gastos.
Fíjate que digo “puede”. Puede darse el caso de que tengas ese presupuesto y estés conforme con el gasto porque has invertido mucho en marca empleadora, y probablemente esto dé frutos luego y baje el coste promedio por contratación a largo plazo.
La regla general siempre debe ser preguntarte: “¿Es este el mejor uso de este dinero?”
Por ejemplo, si estás gastando el 20% del salario solo en publicidad en bolsas de trabajo y además dedicas mucho tiempo a revisar CVs, ¿es hora de recurrir a una agencia o de repensar en cuántos sitios anunciamos las vacantes?
No olvides que también puedes estar gastando mucho ahora porque tienes varias vacantes urgentes que cubrir. Eso será costoso, pero, cuanto más contrates, eventualmente el coste bajará.
Realmente depende de tus necesidades de contratación. El reclutamiento, como muchas otras cosas, sigue el diagrama de Venn de Más barato-Más rápido-Mejor (Bueno, Rápido, Barato: ¡Solo puedes elegir dos! - Pyragraph)
Justificando tu caso ante Finanzas/Dirección
Puede que sea una conversación difícil, pero si vas preparado con algunas estimaciones al menos tendrás un punto de partida.
Como en toda negociación, entra con todo lo que necesitas—el presupuesto "ideal" para herramientas y publicidad—y prepárate para conformarte con una cantidad "aceptable".
Además, organiza para que cualquier presupuesto sobrante se transfiera al siguiente mes. De esta manera crearás un colchón tanto para ti como para la empresa.
Puedes oír la frase “Ven a nosotros cuando necesites algo, en vez de planificar un presupuesto”.
Esto me trae malos recuerdos.
Si esto te pasa, te recomiendo preguntar por qué no es posible presupuestar en este momento y si sería útil realizar un presupuesto trimestral o semestral.
Tener esto proporciona tanto al equipo de reclutamiento como a la dirección/finanzas una visión clara de los costes y esfuerzos necesarios.
De lo contrario, la situación se agravará si tienes que "pedir" aprobación cada vez que publiques una vacante y, eventualmente, el otro lado te pedirá hacerlo en bloque (o sea, presupuestar), y habrás perdido mucho tiempo entre medias.
Si el presupuesto que te asignan es demasiado bajo, y sientes que no tendrás suficiente para trabajar (creo que un límite razonable estaría en torno a $2000 por contratación), entonces debes empezar a hablar sobre prioridades con las personas implicadas.
O tendrás que hacer muchas más cosas manualmente, y por lo tanto más despacio, así que no podrás trabajar en tantas vacantes, o no podrás anunciar tantas vacantes a la vez, lo que también te ralentizará.
Haz saber a finanzas/dirección los posibles resultados y trabajen juntos para determinar el impacto en el negocio. O bien te darás cuenta de que lo que se consideraba prioritario realmente no era tan urgente, o encontrarán presupuesto de algún lado.
Reflexiones finales
Presupuestar no es fácil, ya sea en casa o en el trabajo, pero con algo de previsión puede hacerse un poco menos complicado.
Usando una metáfora, es como con los servicios de streaming. Hoy en día todo es por streaming y puede ser tan conveniente, pero yo estoy suscrito a Disney, Netflix, Amazon Prime, WarhammerTV, HBOMax y YouTube Premium… ya lo tienes. ¡Puede salirse de control!
Tienes mucho de lo que estar pendiente, pero el presupuesto va a ser probablemente una de tus principales restricciones, a menos que te hayan dado un cheque en blanco (en tal caso, ¡por favor dime qué empresa lo hace!).
Para ayudar a gestionarlo todo, establece una cadencia para revisar con qué frecuencia vas a chequear tus prioridades uno, dos y tres, y hazlo parte de tu rutina. Después se convertirá en un patrón y deberías estar listo, además de ir construyendo tus propios datos durante el proceso.
¡Como siempre, te deseo mucho éxito!
Algunos recursos adicionales para ayudar con tu estrategia de reclutamiento:
- Employer Branding: Por dónde empezar y cómo mantenerlo auténtico
- Tu Propuesta de Valor como Empleador: Un análisis en profundidad
- La clave para entrevistas enfocadas y atractivas (+ plantilla)
- Sesgos en la contratación: Los diferentes tipos y cómo abordarlos
- Marketing de reclutamiento: Qué es y 10 tácticas efectivas
- El mejor software de reclutamiento en la nube para equipos de selección
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