Entrevistas de Permanencia: Guía Completa Con Preguntas de Ejemplo
Las entrevistas de permanencia son una herramienta útil para recoger comentarios valiosos y aumentar el compromiso y la retención de los empleados.
Hasta un 75% de la rotación se produce por razones prevenibles y, más a menudo de lo que se cree, las organizaciones pueden implementar fácilmente cambios que mejoren la experiencia del empleado y eviten que los empleados presenten una carta de renuncia.
Es aquí donde la entrevista de permanencia se convierte en una herramienta clave para la experiencia del empleado.
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Gracias a las entrevistas de permanencia, mi organización ha logrado llegar al fondo de algunos problemas departamentales, así como abordar diversas preocupaciones de los empleados de manera oportuna.
En este artículo, definiremos qué es una entrevista de permanencia y los beneficios de utilizarlas, cómo deben realizarse y algunas preguntas para ayudarte a comenzar.
¿Qué es una entrevista de permanencia?
Una entrevista de permanencia, a veces llamada entrevista de retención, es una conversación estructurada entre un gerente o representante de RRHH y un empleado para evaluar los niveles de compromiso, analizar la cultura de la compañía, descubrir qué motiva al empleado a quedarse en la organización y entender en qué aspectos se pueden hacer mejoras.
Al igual que las entrevistas de salida, las entrevistas de permanencia forman parte de tu estrategia para escuchar a los empleados. Son una excelente forma de recolectar opiniones para mejorar la experiencia del empleado.
Beneficios de la entrevista de permanencia
- Mejorar la retención de empleados. Al destacar y abordar problemas para mejorar la experiencia del empleado, esto debería ayudarte a retener (y atraer) talento de alto nivel.
- Mejorar el compromiso del empleado. Las entrevistas de permanencia pueden ser excelentes impulsores del compromiso, ya que brindan a los empleados una voz y los hacen sentirse escuchados. Esto a su vez los lleva a sentirse valorados e incrementa su compromiso.
- Construir confianza. Una entrevista de permanencia bien realizada puede ser una excelente manera de crear confianza entre la persona entrevistada y quien conduce la entrevista. La confianza es importante en organizaciones altamente funcionales, en especial las remotas.
- Mejorar la cultura de la empresa. Los datos obtenidos en las entrevistas de permanencia pueden usarse para crear la cultura laboral que deseas.
Por ejemplo, mi organización realizó recientemente una serie de entrevistas de permanencia y muchos empleados mencionaron el tema del equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Usamos eso como una oportunidad para profundizar y determinar cómo se sentían los empleados con respecto al suyo.
Descubrimos que, aunque la mayoría trabaja en un esquema híbrido, no es igual en todos los departamentos y esa disparidad causaba cierta fricción. Se pidió a los líderes que abordaran directamente con sus equipos esta percepción de desigualdad y que explicaran las razones empresariales detrás de las diferencias.
Se agradeció esta transparencia, ya que hacía tiempo que la empresa no explicaba el motivo de nuestras distintas modalidades híbridas.
Cómo realizar una entrevista de permanencia
Utiliza este proceso como plantilla paso a paso para llevar a cabo entrevistas de permanencia en tu organización.
Primer paso: Definir el alcance
En esta etapa, se trata de definir claramente qué deseas obtener de la entrevista de permanencia y si hay personas, departamentos o equipos específicos en los que te quieras centrar.
Define con claridad lo que esperas lograr con la entrevista de permanencia, por ejemplo, entender la motivación de los empleados, identificar problemas potenciales o medir la satisfacción laboral.
Segundo paso: Desarrollar preguntas
Querrás hacer preguntas abiertas que den pie a respuestas detalladas, en lugar de simples contestaciones de 'sí' o 'no'. Este enfoque promueve una conversación más profunda y proporciona mayores perspectivas.
He reunido una lista de preguntas en la siguiente sección, pero aquí hay algunos principios para ayudarte:
- Céntrate también en lo positivo: Plantea las preguntas para saber qué es lo que motiva al empleado a quedarse en la empresa, por ejemplo, qué disfruta de su trabajo o qué le resulta satisfactorio.
- Explora oportunidades de desarrollo: Pregunta sobre sus metas profesionales y cómo la empresa puede apoyar su desarrollo profesional.
- Pide retroalimentación: Incluye preguntas sobre posibles mejoras en el lugar de trabajo o en el estilo de gestión.
Paso tres: Realización de la entrevista
Realizar una entrevista de permanencia es la oportunidad de tu colaborador para compartir su experiencia pero, comprensiblemente, puede que se muestre un poco reticente.
Para fomentar la sinceridad, asegúrate de reiterar el propósito y que sus respuestas serán tratadas de forma confidencial.
Habrás preparado tus preguntas pero, en lugar de limitarte a leerlas una tras otra, escucha activamente y profundiza si consideras que algún tema merece ser explorado.
Para ayudar a obtener respuestas más ricas, te recomiendo utilizar la Técnica de los 5 Porqués. Esta técnica útil consiste en preguntar "por qué" de manera reiterada hasta cinco veces sobre una respuesta con el fin de profundizar y obtener más detalles.
Otro consejo: Puede que alguien mencione una preocupación sobre la que no se pueda hacer nada. Deberías abordar esto lo antes posible. No insinúes que puedes tomar medidas si no es posible hacerlo.
Durante la ronda de entrevistas de permanencia en nuestra oficina corporativa, varios empleados expresaron que les gustaría tener la opción de trabajar 100% de manera remota. En su puesto específico dentro de la organización, el trabajo remoto simplemente no era posible. El liderazgo se lo comunicó directamente y de inmediato.
Como siguiente paso, observa si alguna otra persona dentro de la organización ya realiza entrevistas de permanencia y pregúntales cómo llevan a cabo su proceso.
Paso cuatro: Analiza las respuestas
Después de las entrevistas, es momento de analizar las respuestas—posiblemente en combinación con otras fuentes, como encuestas a empleados y métricas de RRHH—para identificar temas comunes y evaluar lo que se puede lograr.
A partir de aquí, puedes evaluar los hallazgos que se pueden llevar a la práctica y determinar qué comentarios son factibles para mejorar el entorno laboral.
La matriz impacto-esfuerzo es una herramienta muy útil que te ayudará a priorizar qué es posible dentro de cierto periodo y a empezar a planificar algunos proyectos.
Por ejemplo, descubrimos que muchos de quienes entrevistamos preferirían mayor flexibilidad por la mañana y al final del día para tareas como el cuidado de niños, así que implementamos el concepto de horas "núcleo" con un esfuerzo mínimo.
Los primeros indicadores muestran que esto ha tenido un impacto positivo en el bienestar del personal y, con suerte, nos ayudará a retener a nuestros principales talentos.
Paso cinco: Seguimiento
Pocas cosas desmotivan más a tus colaboradores que ignorar su retroalimentación.
Por eso es importante comunicar las acciones tomadas y hacer saber a los empleados que se ha escuchado su retroalimentación y qué pasos se van a seguir.
Si algo no es realista, aún así reconoce la retroalimentación y explica por qué. Tal vez haya un término medio.
Recuerda, la clave para una entrevista de permanencia exitosa es un compromiso genuino con los empleados y la voluntad de actuar sobre la información obtenida.
20 preguntas para entrevistas de permanencia
Como prometido, una selección de ejemplos de preguntas para ayudarte a elaborar tu entrevista de permanencia.
El empleado
- ¿Qué te gustaría que hiciera más o menos como tu responsable?
- ¿Cuándo fue la última vez que pensaste en dejar la empresa?
- ¿Sientes que se reconocen tus logros?
- ¿Te sientes valorado/a como empleado/a?
- ¿Qué retos o barreras para tu productividad has encontrado últimamente?
- (Si la entrevista la realiza RRHH) ¿cómo te sientes trabajando bajo X?
El puesto
- ¿Qué te gustaría que cambiara en tu puesto actual?
- ¿Qué haría tu puesto más satisfactorio?
- ¿Qué habilidades piensas que no estamos aprovechando en tu trabajo?
- ¿Cuáles son algunas habilidades que te gustaría desarrollar en tu puesto actual?
- ¿Cómo sería un día ideal en tu posición actual?
- ¿Cómo sería tu trabajo soñado aquí?
- ¿Sientes que tus metas y objetivos son claros y alcanzables?
La cultura
- ¿Sientes que hay una colaboración efectiva dentro de la organización?
- ¿Sientes que las personas son felices trabajando aquí?
- ¿Nos recomendarías como un lugar para trabajar a un amigo o familiar?
- ¿Sientes que estás bien informado sobre lo que sucede en la organización?
- ¿Qué necesitarías de nosotros para apoyarte mejor?
- ¿Hay algo que tuvieras o hicieras en un trabajo anterior y que te gustaría ver aquí?
- ¿Qué te motiva a seguir trabajando aquí? (Guárdala para el final).
Consejo de experto: Yo dejaría preguntas como “¿Qué te motiva a seguir trabajando aquí?” para el final de la entrevista; son el tipo de preguntas a las que hay que llegar poco a poco.
Dado que una "entrevista de permanencia" debe durar, como máximo, una hora, esta lista debería ser suficiente para comenzar. Y, de nuevo, es un banco de preguntas para elegir, no una lista obligatoria.
Una opción a considerar al realizar entrevistas de permanencia es si enviar algunas o todas las preguntas por adelantado.
Un beneficio de esto es que permite a los empleados llegar a la entrevista preparados y con respuestas más reflexionadas.
Sin embargo, al enviar las preguntas por anticipado, es posible que obtengas respuestas más editadas que si el entrevistado respondiera en el momento.
Durante la ronda de entrevistas de permanencia para el departamento con dificultades en mi empresa, hicimos la misma pregunta a cada empleado: ¿qué necesitarías de nosotros para apoyarte mejor?
Y seguimos con preguntas «por qué» relevantes para profundizar lo máximo posible y llegar a la raíz de los problemas en ese departamento.
Mejores Prácticas para Entrevistas de Permanencia
- Haz preguntas abiertas para obtener respuestas más completas.
- Profundiza aún más utilizando la Técnica de los 5 Porqués.
- Actúa en función de las respuestas recibidas y, si no es posible, explica el motivo.
- Realiza entrevistas de permanencia de manera periódica para monitorear los cambios en la satisfacción de los empleados a lo largo del tiempo.
- Asegúrate de que quienes conduzcan las entrevistas estén capacitados en comunicación efectiva y escucha empática para fomentar un diálogo más productivo.
Preguntas Frecuentes sobre Entrevistas de Permanencia
¿Cuándo deberías realizar entrevistas de permanencia?
Otra forma de plantearlo sería “¿Con qué frecuencia deberías hacer entrevistas de permanencia?” La respuesta depende de varios factores que detallaré a continuación.
Entrevistas de permanencia con nuevas contrataciones
Las organizaciones pueden aprovechar la entrevista de permanencia durante el proceso de integración de las nuevas contrataciones, una vez que se hayan adaptado y conozcan su nuevo trabajo.
Sugiero realizar una entrevista de permanencia alrededor del día 90 desde que la persona comienza (si no lo han hecho, recomendaría que tu organización considere crear un plan de 30-60-90 días para ayudar en el desarrollo del empleado).
Con nuevas incorporaciones, los temas a tratar pueden ser qué funcionó bien en el proceso de integración y si hubo algún obstáculo.
También puedes hablar sobre las oportunidades de desarrollo que les gustaría explorar o su opinión sobre el entorno laboral desde la perspectiva de un nuevo empleado.
Entrevistas de permanencia con empleados de mayor antigüedad
Esto depende de tu criterio; algunos expertos sugieren hacer entrevistas de permanencia de 3 a 4 veces al año. Sin embargo, mi preferencia personal es anualmente o cuando sea necesario.
Pueden surgir problemas que vayan desgastando la satisfacción de los empleados, así que si recursos humanos o los líderes perciben que los empleados están descontentos o desconectados, es momento de hacer entrevistas de permanencia.
Ten en cuenta que estas entrevistas no deberían durar más de una hora e incluso pueden formar parte del ciclo de evaluación del desempeño.
También se recomienda que los gerentes mantengan reuniones de seguimiento regulares con sus equipos directos.
¿Dónde deberían hacerse las entrevistas de permanencia?
La entrevista de permanencia no necesita ser una reunión demasiado formal: no es necesario estar sentados en una sala de juntas.
Lo importante es un espacio privado donde los empleados puedan hablar con libertad y sin que nadie más escuche la conversación.
Ya sea mediante una llamada privada por Zoom o una reunión presencial en una cafetería, dependerá de la cultura de tu empresa.
En mi organización existe una fuerte preferencia por realizar las entrevistas de permanencia en persona o por videollamada. Considero que la gente es más sincera que en un entorno solo de audio. Esto también permite al entrevistador captar señales no verbales.
¿Quién debería realizar las entrevistas de permanencia?
La persona que lleva a cabo la entrevista de permanencia puede ser el gerente directo del empleado en cuestión. ¡Pero no tiene por qué serlo!
En mi organización, recursos humanos realiza entrevistas de permanencia ocasionalmente.
Recuerda, la mayoría de las veces los empleados no dejan los trabajos—dejan a sus gerentes. Los empleados no serán sinceros en una entrevista de permanencia si no confían en su gerente.
En mi empresa, empezamos a notar un aumento de rotación en un departamento de alto rendimiento en particular, y la dirección quería escuchar a las personas que se quedaban, además de las entrevistas de salida que ya realizábamos.
En lugar de que los gerentes realizaran las entrevistas, recursos humanos se encargó de entrevistarlos, esperando que fueran más sinceros respecto a los problemas en el departamento. Este cambio resultó ser increíblemente afortunado, ya que los empleados fueron muy abiertos acerca de los problemas que enfrentaba su equipo.
Luego, pudimos compartir los hallazgos con la dirección del departamento y tomar medidas en base a ellos.
¿Cuál es la diferencia entre una entrevista de permanencia y una entrevista de salida?
| Entrevista de permanencia | Entrevista de salida |
|---|---|
| Realizada durante el tiempo que alguien trabaja en la empresa | Realizada después de que se haya presentado la renuncia |
| Preventiva | Reactiva |
| Pueden realizarlas el gerente del empleado o RRHH | Las realiza RRHH o un gerente que no sea directo |
¿Cuáles son los objetivos de una entrevista de permanencia?
El objetivo de las entrevistas de permanencia es recopilar la opinión de los empleados para desarrollar nuevas iniciativas y mejorar la experiencia laboral, tanto para el empleado individual como para el resto de los empleados.
Esto puede significar ofrecer arreglos laborales más flexibles, mejorar los beneficios para empleados, o facilitar mejor la movilidad interna.
Únete a la conversación
Las entrevistas de permanencia son excelentes herramientas para la gestión de personas.
Demuestra que valoras la felicidad y la opinión de los empleados, y puede ser la diferencia entre que se queden, sean promovidos o se vayan. Si deseas más consejos sobre cómo realizarlas o deseas compartir tu experiencia, deja una pregunta o comentario en la sección de comentarios.
También puedes solicitar unirte a la Comunidad People Managing People, un espacio de apoyo donde puedes conectar y compartir conocimientos con profesionales experimentados del sector.
