Entrevistas de permanencia: guía completa con preguntas de ejemplo
Las entrevistas de permanencia son una herramienta útil para recopilar comentarios valiosos que aumenten el compromiso y la retención de los empleados.
Hasta el 75 % de la rotación se debe a razones prevenibles y, en la mayoría de los casos, las organizaciones pueden implementar fácilmente cambios que mejoren la experiencia de los empleados y eviten que estos presenten una carta de renuncia.
Aquí es donde la entrevista de permanencia se convierte en una herramienta clave para la experiencia de los empleados.
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Gracias a las entrevistas de permanencia, mi organización ha podido llegar al fondo de algunos problemas departamentales, así como abordar rápidamente diversas inquietudes de los empleados.
En este artículo, definiremos qué es una entrevista de permanencia y cuáles son sus beneficios, cómo deben llevarse a cabo y algunas preguntas que te ayudarán a comenzar.
¿Qué es una entrevista de permanencia?
Una entrevista de permanencia, a veces llamada entrevista de retención, es una conversación estructurada entre un gerente o representante de RR. HH. y un empleado para evaluar los niveles de compromiso, analizar la cultura de la empresa, saber qué hace que el empleado permanezca en la organización y comprender en qué aspectos se pueden realizar mejoras.
Al igual que las entrevistas de salida, las entrevistas de permanencia forman parte de tu estrategia de escucha a los empleados. Son una excelente manera de recopilar comentarios para mejorar la experiencia de los empleados.
Beneficios de las entrevistas de permanencia
- Mejorar la retención de los empleados. Al destacar y abordar problemas para mejorar la experiencia de los empleados, esto debería ayudarte a retener (y atraer) al mejor talento.
- Mejorar el compromiso de los empleados. Las entrevistas de permanencia pueden impulsar considerablemente el compromiso de los empleados, ya que les dan voz a las personas y hacen que se sientan escuchadas. Esto, a su vez, debería hacer que se sientan valoradas como empleados y aumentar su compromiso.
- Generar confianza. Una entrevista de permanencia eficaz puede ser una excelente manera de generar confianza entre la persona entrevistada y quien realiza la entrevista. La confianza es importante en las organizaciones de alto rendimiento, especialmente en las remotas.
- Mejorar la cultura empresarial. Los datos obtenidos de las entrevistas de permanencia pueden utilizarse para crear la cultura del lugar de trabajo que deseas.
Por ejemplo, mi organización realizó recientemente una ronda de entrevistas de permanencia y muchos empleados mencionaron el tema del equilibrio entre la vida laboral y personal.
Aprovechamos esa oportunidad para profundizar un poco y determinar qué opinaban las personas sobre su propio equilibrio.
Descubrimos que, aunque la mayoría de las personas tiene un horario híbrido, este no es igual en todos los departamentos y esta disparidad estaba causando cierta fricción. Hicimos que los líderes abordaran directamente esta desigualdad percibida con sus equipos para explicar las razones empresariales de las diferencias.
Esta transparencia fue bien recibida, ya que había pasado un tiempo desde que la empresa había explicado los motivos de nuestros diferentes horarios híbridos.
Cómo realizar una entrevista de permanencia
Utiliza este proceso como una plantilla paso a paso para realizar entrevistas de permanencia en tu organización.
Paso uno: definir el alcance
Esta parte consiste en definir claramente qué deseas obtener de la entrevista de permanencia y si hay personas, departamentos o equipos específicos en los que deseas centrarte.
Define claramente lo que esperas lograr con la entrevista de permanencia, como comprender la motivación de los empleados, identificar posibles problemas o evaluar la satisfacción laboral.
Paso dos: elaborar las preguntas
Deberás hacer preguntas abiertas que fomenten respuestas detalladas, en lugar de simples respuestas de «sí» o «no». Este enfoque propicia una conversación más profunda y proporciona más información.
He preparado una lista de preguntas en la siguiente sección, pero aquí tienes algunos principios que te servirán de guía:
- Concéntrate también en lo positivo: formula preguntas para comprender qué hace que el empleado permanezca en la empresa, como qué disfruta de su trabajo o qué considera gratificante.
- Explora las oportunidades de desarrollo: pregunta sobre sus objetivos profesionales y cómo puede la empresa apoyar su desarrollo profesional.
- Solicita comentarios: incluye preguntas sobre posibles mejoras en el lugar de trabajo o en el estilo de gestión.
Paso tres: realizar la entrevista
Realizar una entrevista de permanencia es una oportunidad para que tu miembro del equipo comparta su experiencia, pero, comprensiblemente, puede mostrarse un poco reticente.
Para fomentar la honestidad, asegúrate de reiterar el propósito y de que sus respuestas se tratarán de forma confidencial.
Habrás preparado tus preguntas, pero, en lugar de limitarte a repasarlas, escucha activamente y profundiza si crees que vale la pena explorar algún tema.
Para ayudar a obtener respuestas más detalladas, recomiendo utilizar la técnica de los 5 porqués. Esta útil técnica consiste en formular preguntas de seguimiento basadas en el «por qué» de su respuesta hasta cinco veces, para profundizar más en ella y obtener más detalles.
Otro consejo: Alguien puede plantear una preocupación que no se pueda cambiar. Querrás abordarla lo antes posible. No insinúes que puedes actuar sobre esa preocupación si no es posible.
Durante la ronda de entrevistas de permanencia en nuestra oficina corporativa, varios empleados afirmaron que les gustaría tener la opción de trabajar de forma 100 % remota. En su función específica dentro de la organización, el trabajo remoto simplemente no es una posibilidad. La dirección abordó este tema con ellos de inmediato.
Como siguiente paso, observa si alguien más dentro de la organización utiliza la entrevista de permanencia y pregúntale sobre su proceso.
Paso cuatro: analizar las respuestas
Después de las entrevistas, es hora de analizar las respuestas —posiblemente combinadas con otras fuentes, como las encuestas a empleados y las métricas de RR. HH.— para buscar temas comunes y evaluar qué se puede lograr.
A partir de aquí, puedes evaluar los conocimientos prácticos y determinar qué comentarios pueden ponerse en práctica de forma realista para mejorar el entorno laboral.
La matriz de impacto y esfuerzo es una herramienta útil para ayudarte a priorizar lo que es posible dentro de un plazo determinado y comenzar a planificar algunos proyectos.
Por ejemplo, descubrimos que muchas de las personas con las que hablamos preferían tener más flexibilidad por las mañanas y las tardes para tareas como el cuidado de los hijos, así que introdujimos un concepto de horario central con un esfuerzo mínimo.
Los primeros indicios muestran que esto ha tenido un impacto positivo en el bienestar de los empleados y, con suerte, nos ayudará a conservar a nuestros empleados de mayor rendimiento.
Paso cinco: seguimiento
Pocas cosas desilusionarán más a los miembros de tu equipo que ignorar sus comentarios.
Por eso es importante comunicar las acciones y hacer saber a los empleados que sus comentarios han sido escuchados y qué medidas se tomarán.
Si algo no es realista, reconoce de todos modos los comentarios y explica por qué. Tal vez exista un punto intermedio.
Recuerda que la clave de una entrevista de permanencia exitosa es una implicación genuina con los empleados y el compromiso de actuar a partir de los conocimientos obtenidos.
20 preguntas para una entrevista de permanencia
Como prometimos, a continuación encontrarás una selección de ejemplos de preguntas para una entrevista de permanencia que te ayudarán a preparar la tuya.
El empleado
- ¿Qué te gustaría que hiciera más o menos como tu gerente?
- ¿Cuándo fue la última vez que pensaste en dejar la empresa?
- ¿Sientes que se reconocen tus logros?
- ¿Te sientes valorado como empleado?
- ¿Con qué desafíos u obstáculos para tu productividad te has encontrado últimamente?
- (Si la realiza RR. HH.) ¿Cómo te sientes trabajando bajo las órdenes de X?
El puesto
- ¿Qué le gustaría ver cambiado en su puesto actual?
- ¿Qué haría que su puesto fuera más satisfactorio?
- ¿Qué habilidades cree que no estamos aprovechando lo suficiente en su trabajo?
- ¿Qué habilidades le gustaría desarrollar en su puesto actual?
- ¿Cómo sería un día ideal en su puesto actual?
- ¿Cómo sería su trabajo soñado aquí?
- ¿Siente que sus metas y objetivos son claros y alcanzables?
La cultura
- ¿Siente que existe una colaboración eficaz dentro de la organización?
- ¿Siente que las personas están contentas de trabajar aquí?
- ¿Nos recomendaría como un lugar de trabajo a un amigo o familiar?
- ¿Siente que está bien informado sobre lo que ocurre en la organización?
- ¿Qué necesitaría de nosotros para que le apoyáramos mejor?
- ¿Qué tenía o hacía en un puesto anterior que le gustaría ver aquí?
- ¿Qué hace que siga trabajando aquí? (Déjela para el final).
Consejo de experto: Dejaría preguntas como «¿Qué hace que siga trabajando aquí?» para el final de la entrevista; son el tipo de preguntas a las que se llega progresivamente.
Como una entrevista de permanencia normalmente no debería durar más de una hora, esta lista debería ser suficiente para empezar. Y, de nuevo, se trata de un banco de preguntas entre las que elegir, no de una lista de verificación.
Una opción que debe considerar al realizar entrevistas de permanencia es si desea enviar algunas o todas sus preguntas con antelación.
Una ventaja de esto es que permite a sus empleados acudir a la entrevista preparados, con respuestas bien meditadas.
Sin embargo, al enviar las preguntas por adelantado, puede obtener una respuesta más editada que si la persona entrevistada respondiera en el momento.
Durante la ronda de entrevistas de permanencia para el departamento con dificultades de mi empresa, hicimos la misma pregunta a cada empleado: ¿qué necesitaría de nosotros para que le apoyáramos mejor?
Y formulamos preguntas pertinentes de «por qué» para profundizar todo lo posible y llegar al origen de los problemas de ese departamento.
Mejores prácticas para las entrevistas de permanencia
- Formule preguntas abiertas para obtener respuestas más completas.
- Profundice utilizando la técnica de los 5 porqués.
- Actúe a partir de los comentarios y, si no puede hacerlo, explique el motivo.
- Realice entrevistas de permanencia con regularidad para hacer un seguimiento de los cambios en la percepción de los empleados a lo largo del tiempo.
- Asegúrese de que quienes realizan las entrevistas estén capacitados en comunicación eficaz y escucha empática para fomentar un diálogo más productivo.
Preguntas frecuentes sobre las entrevistas de permanencia
¿Cuándo debe realizar entrevistas de permanencia?
Otra forma de formular esta pregunta sería: «¿Con qué frecuencia debería realizar entrevistas de permanencia?». La respuesta depende de varios factores que explicaré a continuación.
Entrevistas de permanencia con nuevas incorporaciones
Las organizaciones pueden utilizar la entrevista de permanencia durante el proceso de incorporación de las nuevas contrataciones, una vez que se hayan asentado y se hayan familiarizado con su nuevo trabajo.
Sugiero realizar una entrevista de permanencia alrededor del día 90 desde la incorporación de una persona (si aún no lo ha hecho, sugeriría que su organización considerara la posibilidad de crear un plan de 30, 60 y 90 días para ayudar al desarrollo de los empleados).
Con las nuevas incorporaciones, los temas de conversación podrían ser qué salió bien en el proceso de incorporación y si hubo algún obstáculo.
También puede hablar sobre las oportunidades de desarrollo que les gustaría explorar o sobre sus opiniones acerca del entorno de trabajo desde la perspectiva de una nueva incorporación.
Entrevistas de permanencia con empleados con más antigüedad
Esto queda a su criterio; algunos expertos sugieren realizar entrevistas de permanencia entre 3 y 4 veces al año. Sin embargo, mi preferencia personal es hacerlas anualmente y cuando sea necesario.
Los problemas pueden acumularse y reducir gradualmente la satisfacción de los empleados, por lo que, si el departamento de recursos humanos o los responsables perciben que los empleados están descontentos o desvinculados, ha llegado el momento de realizar entrevistas de permanencia.
Como nota, estas entrevistas de permanencia no deberían durar más de una hora y pueden incluso formar parte de un ciclo de evaluación del desempeño.
También se recomienda que los responsables realicen reuniones periódicas de seguimiento con las personas que dependen directamente de ellos.
¿Dónde deben realizarse las entrevistas de permanencia?
La entrevista de permanencia no tiene que ser una reunión muy formal; no es necesario estar sentados en una sala de juntas.
Necesitarás un espacio privado donde los empleados puedan hablar libremente sin que nadie escuche la conversación.
Que sea una llamada privada por Zoom o una reunión presencial en una cafetería dependerá de la cultura de tu empresa.
En mi organización existe una marcada preferencia por realizar las entrevistas de permanencia en persona o por video. Considero que las personas se expresan con mayor franqueza que cuando estamos en un entorno exclusivamente de audio. Esto también permite que quien realiza la entrevista interprete las señales no verbales.
¿Quién debe realizar las entrevistas de permanencia?
La persona que realiza la entrevista de permanencia puede ser el responsable directo del empleado actual en cuestión. ¡Pero no tiene por qué ser así!
En mi organización, el departamento de recursos humanos realiza entrevistas de permanencia ocasionalmente.
Recuerda que, en la mayoría de los casos, los empleados actuales no dejan sus trabajos; dejan a sus responsables. Los empleados no hablarán con franqueza en una entrevista de permanencia si no confían en su responsable.
En mi empresa, observábamos un aumento de la rotación en un departamento con un alto rendimiento, y la dirección quería escuchar a las personas que se habían quedado, además de las entrevistas de salida que ya realizábamos.
En lugar de hacer que los responsables realizaran las entrevistas, el departamento de recursos humanos entrevistó a los empleados, con la esperanza de que hablaran con mayor franqueza sobre los problemas del departamento. Este cambio resultó ser increíblemente afortunado, ya que los empleados se mostraron muy abiertos sobre los problemas que afectaban a su equipo.
Después pudimos compartir nuestros hallazgos con la dirección del departamento y tomar medidas al respecto.
¿Cuál es la diferencia entre una entrevista de permanencia y una entrevista de salida?
| Entrevista de permanencia | Entrevista de salida |
|---|---|
| Se realiza durante la permanencia de una persona en la empresa | Se realiza después de presentar la renuncia |
| Preventiva | Reactiva |
| Puede realizarla el responsable del empleado o el departamento de recursos humanos | La realiza el departamento de recursos humanos o un responsable que no sea el directo |
¿Cuáles son los objetivos de una entrevista de permanencia?
El objetivo de las entrevistas de permanencia es recopilar los comentarios de los empleados para desarrollar nuevas iniciativas y mejorar la experiencia del empleado, tanto para cada persona como para el conjunto de la plantilla.
Esto podría implicar ofrecer modalidades de trabajo más flexibles, mejorar los beneficios para empleados o facilitar mejor la movilidad interna.
Únete a la conversación
Las entrevistas de permanencia son herramientas excelentes para incluir en el arsenal de gestión de personas.
Demuestran que valoras la felicidad de los empleados, así como sus opiniones, y podrían marcar la diferencia entre que se queden, asciendan o se marchen. Si quieres recibir más consejos sobre cómo realizarlas o deseas compartir alguno, deja una pregunta o respuesta en los comentarios.
También puedes solicitar unirte a la comunidad de People Managing People, un espacio de apoyo donde puedes conectar y compartir conocimientos con profesionales experimentados del sector.
