Entrevistas de Permanencia: Guía Completa con Preguntas de Ejemplo
Las entrevistas de permanencia son una herramienta útil para recopilar comentarios valiosos que aumentan el compromiso y la retención de los empleados.
Hasta un 75% de la rotación ocurre por razones prevenibles y, la mayoría de las veces, las organizaciones pueden implementar fácilmente cambios que mejoran la experiencia del empleado y evitan que presenten una carta de renuncia.
Aquí es donde la entrevista de permanencia entra en juego como una herramienta clave de experiencia del empleado.
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A través de entrevistas de permanencia, mi organización ha podido llegar al fondo de algunos problemas departamentales, así como abordar diversas inquietudes de los empleados de manera rápida.
En este artículo, definiremos qué es una entrevista de permanencia y los beneficios de utilizarlas, cómo deben llevarse a cabo y algunas preguntas que te ayudarán a comenzar.
¿Qué es una entrevista de permanencia?
Una entrevista de permanencia, a veces llamada entrevista de retención, es una conversación estructurada entre un gerente o representante de Recursos Humanos y un empleado para evaluar los niveles de compromiso, analizar la cultura de la empresa, conocer qué motiva al empleado a permanecer en la organización y entender dónde pueden hacerse mejoras.
Al igual que las entrevistas de salida, las entrevistas de permanencia forman parte de tu estrategia de escucha al empleado. Son una excelente manera de recopilar opiniones para mejorar la experiencia del empleado.
Beneficios de la entrevista de permanencia
- Mejorar la retención de empleados. Al resaltar y abordar problemas para mejorar la experiencia del empleado, esto debería ayudarte a retener (y atraer) al mejor talento.
- Mejorar el compromiso de los empleados. Las entrevistas de permanencia pueden ser grandes impulsoras del compromiso, ya que brindan a los individuos una voz y los hacen sentir escuchados. Esto, a su vez, debería hacerles sentir que son empleados valiosos y aumentar su compromiso.
- Generar confianza. Una entrevista de permanencia bien realizada puede ser una excelente forma de crear confianza entre quien responde y quien realiza la entrevista. La confianza es importante en organizaciones altamente funcionales, especialmente en organizaciones remotas.
- Mejorar la cultura empresarial. Los datos obtenidos de las entrevistas de permanencia pueden ser usados para crear la cultura laboral que deseas.
Por ejemplo, mi organización realizó recientemente una ronda de entrevistas de permanencia y muchos empleados sacaron el tema del equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Utilizamos eso como una oportunidad para profundizar un poco más y determinar cómo se sentían las personas respecto a su propio equilibrio.
Descubrimos que, si bien la mayoría de las personas tiene un horario híbrido, no es igual en todos los departamentos y esta disparidad estaba generando cierta fricción. Hicimos que los líderes abordaran esta desigualdad percibida directamente con sus equipos para explicar las razones empresariales de las diferencias.
Se valoró esta transparencia, ya que hacía un tiempo que la empresa no discutía el motivo de nuestros diferentes esquemas híbridos.
Cómo realizar una entrevista de permanencia
Utiliza este proceso como una plantilla paso a paso para llevar a cabo entrevistas de permanencia en tu organización.
Paso uno: Definir el alcance
Esta parte consiste en definir claramente qué deseas obtener de la entrevista de permanencia y si hay personas, departamentos o equipos específicos en los que te quieres enfocar.
Define con claridad lo que esperas lograr con la entrevista de permanencia, como entender la motivación del empleado, identificar posibles problemas o medir la satisfacción laboral.
Paso dos: Desarrollar preguntas
Querrás hacer preguntas abiertas que fomenten respuestas detalladas, en lugar de simples respuestas de 'sí' o 'no'. Este enfoque promueve una conversación más profunda y proporciona más información.
He preparado una lista de preguntas en la siguiente sección, pero aquí tienes algunos principios que pueden servirte como guía:
- Enfócate también en lo positivo: Formula preguntas para entender qué motiva al empleado a quedarse en la empresa, como qué disfruta de su trabajo o qué le resulta satisfactorio.
- Explora oportunidades de desarrollo: Pregunta por sus metas profesionales y cómo la empresa puede apoyar su desarrollo profesional.
- Solicita comentarios: Incluye preguntas sobre posibles mejoras en el lugar de trabajo o en el estilo de gestión.
Paso tres: Realización de la entrevista
Realizar una entrevista de permanencia es la oportunidad de tu colaborador para compartir su experiencia pero, comprensiblemente, puede que esté un poco dudoso.
Para fomentar la honestidad, asegúrate de reiterar el propósito y que sus respuestas serán tratadas confidencialmente.
Habrás preparado tus preguntas pero, en vez de simplemente repasarlas, escucha activamente y profundiza si piensas que hay algo que merece ser explorado.
Para ayudar a obtener respuestas más profundas, recomiendo utilizar la Técnica de los 5 Porqués. Esta útil técnica consiste en realizar preguntas de seguimiento basadas en el "por qué" hasta cinco veces para profundizar en su respuesta y obtener más detalles.
Otro consejo: Alguien puede plantear una preocupación que no se pueda cambiar. Deberás abordar eso lo antes posible. No insinúes que puedes tomar medidas sobre dicha preocupación si no es posible.
Durante la ronda de entrevistas de permanencia en nuestra oficina central, varios empleados manifestaron que les gustaría tener la opción de trabajar 100% en remoto. En su función específica dentro de la organización, el trabajo remoto no es una posibilidad. La dirección les informó de esto de inmediato.
Como siguiente paso, échale un vistazo a si alguien más dentro de la organización utiliza la entrevista de permanencia y pregúntale sobre su proceso.
Paso cuatro: Analiza las respuestas
Después de las entrevistas, es momento de analizar las respuestas—potencialmente combinadas con otras fuentes como encuestas a empleados y métricas de RRHH—para buscar patrones comunes y evaluar qué se puede lograr.
A partir de aquí, puedes evaluar ideas concretas y determinar sobre qué comentarios puedes actuar de una manera realista para mejorar el entorno laboral.
La matriz de impacto-esfuerzo es una herramienta muy útil para ayudarte a priorizar lo que es posible dentro de un plazo determinado y comenzar a planificar algunos proyectos.
Por ejemplo, descubrimos que muchos de quienes entrevistamos preferirían mayor flexibilidad por la mañana y en las tardes para tareas como el cuidado de los hijos, así que introdujimos el concepto de horas centrales con un esfuerzo mínimo.
Los primeros indicadores muestran que esto ha tenido un impacto positivo en el bienestar de los empleados y esperamos que nos ayude a retener a los mejores talentos.
Paso cinco: Seguimiento
Pocas cosas desilusionarán más a los miembros de tu equipo que ignorar sus comentarios.
Por eso es importante comunicar las acciones tomadas y hacerles saber a los empleados que su retroalimentación ha sido escuchada y qué pasos se tomarán.
Si algo no es realista, igualmente reconoce el comentario y explica la razón. Puede que exista un punto medio.
Recuerda, la clave para una entrevista de permanencia exitosa es el compromiso genuino con los empleados y la disposición de actuar sobre las ideas obtenidas.
20 preguntas para entrevistas de permanencia
Como prometido, aquí tienes una selección de ejemplos de preguntas para entrevistas de permanencia que te ayudarán a diseñar tu entrevista.
El empleado
- ¿Qué te gustaría que hiciera más o menos como tu responsable?
- ¿Cuándo fue la última vez que pensaste en dejar la empresa?
- ¿Sientes que se reconocen tus logros?
- ¿Te sientes valorado como empleado?
- ¿Qué retos u obstáculos para tu productividad has encontrado últimamente?
- (Si la realiza RRHH) ¿Cómo te sientes trabajando bajo X?
El puesto
- ¿Qué te gustaría que cambiara en tu puesto actual?
- ¿Qué haría tu puesto más satisfactorio?
- ¿Qué habilidades crees que no estamos aprovechando en tu trabajo?
- ¿Qué habilidades te gustaría desarrollar en tu puesto actual?
- ¿Cómo sería un día ideal en tu puesto actual?
- ¿Cómo sería tu empleo soñado aquí?
- ¿Sientes que tus metas y objetivos son claros y alcanzables?
La cultura
- ¿Sientes que hay una colaboración eficaz dentro de la organización?
- ¿Crees que las personas son felices trabajando aquí?
- ¿Nos recomendarías como un lugar para trabajar a un amigo o familiar?
- ¿Consideras que estás bien informado sobre lo que sucede en la organización?
- ¿Qué necesitarías de nosotros para apoyarte mejor?
- ¿Hay algo que tuvieras o hicieras en un puesto anterior y que te gustaría ver aquí?
- ¿Qué es lo que te motiva a seguir trabajando aquí? (Guarda esta para el final).
Consejo de experto: Yo dejaría preguntas como “¿Qué es lo que te motiva a seguir trabajando aquí?” para el final de la entrevista—son el tipo de preguntas para las que necesitas crear contexto y confianza.
Como una "entrevista de permanencia" no debería durar más de una hora, esta lista debería ser suficiente para empezar. Y, de nuevo, es un banco de preguntas para elegir, no una lista de verificación.
Una opción a considerar al realizar entrevistas de permanencia es si debes enviar algunas o todas las preguntas con antelación.
Un beneficio de esto es que permite que tus empleados lleguen a la entrevista preparados con respuestas bien reflexionadas.
Sin embargo, al enviar las preguntas de antemano, es posible que obtengas respuestas más editadas que si el entrevistado respondiera en el momento.
Durante la ronda de entrevistas de permanencia para el departamento con dificultades en mi empresa, hicimos la misma pregunta a cada empleado: ¿qué necesitarías de nosotros para apoyarte mejor?
Y seguimos con preguntas relevantes de “por qué” para profundizar al máximo y llegar al fondo de los problemas en ese departamento.
Mejores Prácticas para las Entrevistas de Permanencia
- Haz preguntas abiertas para obtener respuestas más completas.
- Profundiza utilizando la Técnica de los 5 Porqués.
- Actúa sobre la retroalimentación y, si no puedes hacerlo, explica el porqué.
- Realiza entrevistas de permanencia regularmente para hacer seguimiento a los cambios en el sentir de los empleados con el tiempo.
- Asegúrate de que quienes hagan las entrevistas estén capacitados en comunicación efectiva y escucha empática para fomentar un diálogo más productivo.
Preguntas Frecuentes sobre Entrevistas de Permanencia
¿Cuándo deberías realizar entrevistas de permanencia?
Otra forma de formular esto sería "¿Con qué frecuencia deberías realizar entrevistas de permanencia?" La respuesta depende de varios factores que comentaré más abajo.
Entrevistas de permanencia con nuevas contrataciones
Las organizaciones pueden utilizar la entrevista de permanencia durante el proceso de integración de nuevos empleados, una vez que se hayan adaptado y se sientan cómodos en su nuevo puesto.
Sugiero realizar una entrevista de permanencia alrededor del día 90 desde el inicio (si no lo has hecho, sugeriría que tu organización considere crear un plan de 30-60-90 días para ayudar en el desarrollo del empleado).
Con nuevas contrataciones, los temas a tratar pueden ser qué funcionó bien en el proceso de integración y si hubo obstáculos.
También puedes hablar sobre oportunidades de desarrollo que les gustaría explorar o sus opiniones sobre el entorno laboral desde la perspectiva de un recién incorporado.
Entrevistas de permanencia con empleados de mayor antigüedad
Esto queda a tu criterio—algunos expertos sugieren hacer entrevistas de permanencia 3-4 veces al año. Sin embargo, mi preferencia personal es anualmente o cuando sea necesario.
Los problemas pueden acumularse y minar la satisfacción de los empleados, así que si recursos humanos o los gerentes perciben que los empleados no están satisfechos o están desmotivados, es momento de realizar entrevistas de permanencia.
Cabe señalar que estas entrevistas no deberían durar más de una hora, e incluso pueden ser parte del ciclo de evaluación de desempeño.
También se recomienda que los gerentes tengan reuniones periódicas con sus reportes directos.
¿Dónde deberían realizarse las entrevistas de permanencia?
La entrevista de permanencia no necesita ser una reunión súper formal—no tienes que sentarte en una sala de juntas.
Querrás un espacio privado donde los empleados puedan expresarse libremente sin que nadie escuche la conversación.
Ya sea una llamada privada por Zoom o una reunión presencial en una cafetería dependerá de la cultura de tu empresa.
En mi organización tenemos una fuerte preferencia por realizar entrevistas de permanencia en persona o por videollamada. He notado que la gente suele abrirse más que en un entorno solo de audio. Además, esto permite que el entrevistador lea señales no verbales.
¿Quién debería realizar las entrevistas de permanencia?
La persona que lleva a cabo la entrevista de permanencia puede ser el gerente directo del empleado en cuestión. ¡Pero no tiene por qué serlo!
En mi organización, recursos humanos realiza ocasionalmente entrevistas de permanencia.
Recuerda, la mayoría de las veces, los empleados actuales no dejan sus trabajos—dejan a sus gerentes. Los empleados no serán sinceros en una entrevista de permanencia si no confían en su gerente.
En mi empresa, estábamos viendo un aumento en la rotación de un departamento de alto rendimiento en particular, y la dirección quería escuchar a los que se quedaban, además de las entrevistas de salida que ya realizábamos.
En lugar de que los gerentes realizaran las entrevistas, RRHH los entrevistó, esperando que fueran más sinceros respecto a los problemas del departamento. Este cambio resultó ser increíblemente afortunado, ya que los empleados fueron muy abiertos sobre los problemas que enfrentaba su equipo.
Luego pudimos compartir nuestros hallazgos con la dirección del departamento y tomar medidas sobre los resultados.
¿Cuál es la diferencia entre una entrevista de permanencia y una entrevista de salida?
| Entrevista de permanencia | Entrevista de salida |
|---|---|
| Se realiza durante el tiempo de permanencia de la persona | Se realiza después de que se presenta la renuncia |
| Preventiva | Reactiva |
| Puede ser realizada por el gerente del empleado o RRHH | Realizada por RRHH o un gerente que no sea directo |
¿Cuáles son los objetivos de una entrevista de permanencia?
El objetivo de las entrevistas de permanencia es recopilar la opinión de los empleados para desarrollar nuevas iniciativas y mejorar la experiencia laboral tanto para el empleado individual como para toda la plantilla.
Esto podría significar ofrecer opciones de trabajo más flexibles, mejorar los beneficios para empleados o facilitar mejor la movilidad interna.
Únete a la conversación
Las entrevistas de permanencia son excelentes herramientas para tener en el arsenal de la gestión de personas.
Demuestra que valoras la felicidad de los empleados, así como sus opiniones, y puede ser la diferencia entre que se queden, sean promovidos o se marchen. Si quieres más consejos sobre cómo llevarlas a cabo o deseas compartir tu experiencia, deja una pregunta o respuesta en los comentarios.
También puedes postularte para unirte a la Comunidad People Managing People, un espacio de apoyo donde puedes conectar y compartir conocimientos con profesionales experimentados del sector.
