Menestyksen avain on datassa
Viime vuosien aikana, osallistuttuani noin tusinaan HR-teknologiahankkeeseen, voin sanoa yhden asian varmasti – en ole vielä tavannut täysin tietoperusteista HR-toimintoa.
Aloitan tekemällä selväksi, että tässä kirjoituksessa ei ole kyse HR-ammattilaisten moittimisesta, vaan HR-toiminnon tekemisestä arvokkaammaksi ja halutummaksi organisaatiossa. Kyse on myös sen osoittamisesta, että HR-teknologiaa koskevat liiketoimintaperustelut on helpompi perustella. Ja kun HR:ää arvostetaan enemmän, sillä ei ole vain paikkaa pöydässä, vaan se kutsutaan parhaalle paikalle pöydässä.
Mistä kaikki siis alkaa? Näistä kolmesta yksinkertaisesta vaiheesta:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dokumentoi kaikki prosessit
Aloita dokumentoimalla kaikki prosessisi kattavaksi tietokokonaisuudeksi, jossa kuvataan käytetyt teknologiat, määrät, nopeus, prosessiin osallistuvat ihmiset (mukaan lukien toimittajat ja asiakkaat), syötteet ja tuotokset. Tätä kutsutaan yleisesti SIPOC kaavioksi.
Tämän ei pitäisi olla yllätys, mutta jos on, tästä HR:n on aloitettava. Ei haittaa, vaikka sinulla ei olisi liiketoiminta-analyytikkoa, sopivaa ohjelmistoa ja tarvittavaa osaamista tai konsulttiryhmää, joka toimittaisi vertailutietoa siitä, miten kollegasi toimivat.
Vaikka kaikki edellä mainittu nopeuttaa ja helpottaa prosessia, yksinkertainen tapa aloittaa on käyttää isoa paperiarkkia, tarralappuja ja kyniä sekä tietenkin HR-väkeä.
Kun liiketoimintaprosessit on kartoitettu, ne voidaan helposti siirtää MS Wordin vuokaavioon tai mihin tahansa ilmaiseen kartoitusohjelmistoon. Ajatus on yksinkertainen: kun liiketoiminta ja HR tietävät, miten asiat tehdään, kuka ne tekee, kuinka kauan niihin kuluu aikaa, mitä kuhunkin vaiheeseen tulee ja mitä siitä lähtee sekä kuinka monta kertaa koko prosessi toistetaan, on helppo laskea seuraavat asiat:
- Kuinka kauan kaikkeen kuluu aikaa
- Mitä HR-prosessit maksavat yritykselle
- Kuinka paljon teknologian avulla voidaan säästää
Teknologioiden kartoitus
Tämän pitäisi olla yksi helpoimmista vaiheista, jotka HR-toiminnot voivat tehdä heti, eikä siihen pitäisi tarvita konsulttien tai resurssien palkkaamista. Luo yksinkertainen taulukko, kaavio tai kartta tällä hetkellä käytössä olevista HR-teknologioista, niiden HR-toiminnolle ja organisaatiolle aiheuttamista kustannuksista ja siten myös siitä, kuka niitä hallinnoi.
Asiaa ei voi ilmaista muuten: jos sinulla ei ole näitä tietoja valmiina, älä tuhlaa aikaasi tapaamisiin konsulttien tai edes sisäisten sidosryhmien, kuten tieto- ja viestintäteknologian (ICT) tiimien, taloustiimien ja loppukäyttäjien, kanssa, sillä jotta sidosryhmät suhtautuisivat uusien teknologioiden etsimiseen vakavasti, tämä on vähimmäisvaatimus.
Laske henkilöstökustannukset
Viimeisenä muttei vähäisimpänä: vähintään 75 % useimpien yritysten kustannuksista liittyy ihmisiin. Näiden tietojen syöttämisen prosessikartoitukseen yhdessä kunkin vaiheen suorittavien henkilöiden kustannusten kanssa pitäisi siis olla helppoa.
Tämä kertoo yritykselle tarkalleen, kuinka paljon kukin HR-prosessi maksaa ja mitkä ovat sen ylläpitokustannukset. Tämän ei pitäisi olla HR:lle vieras käsite. Haasteena on yleensä se, että prosesseja ei ole alun perin dokumentoitu, mikä palauttaa meidät edellä mainittuun vaiheeseen 1!
Kaikki vaiheet johtavat henkilöstöä, prosessia, ja teknologiaa koskevien tietojen selkeään mittaamiseen, mikä puolestaan mahdollistaa tietoperusteisten päätösten tekemisen.
Hyödyksi voi olla kuluraportointiohjelmisto, jonka avulla saat selville, miten jokainen euro käytetään.
Jos olet huolissasi liiketoiminnan kustannuksista, hyödynnä ilmaisia tai edullisia resursseja. Avoimen lähdekoodin HR-ohjelmistossa on usein saatavilla ilmainen ja erittäin joustava tilaus.
Yhteenveto
Organisaation pyörittämisen todellisten kustannusten tunteminen alkaa kattavasta kartoituksesta. Ilman sitä vaarana on, että sivuutat yksityiskohtia, jotka saattavat vaikuttaa harmittomilta mutta osoittautua organisaatiosi menestyksen kannalta haitallisiksi. Lue artikkelistamme täältä, kuinka HRMS-analyytikko voi helposti hoitaa kaikki nämä tehtävät.
Jos haluat vielä enemmän hyödyllistä tietoa, tilaa People Managing People -uutiskirje jo tänään!
Aiheeseen liittyviä artikkeleita:
