Mikä on HRIS? Ominaisuudet, hyödyt ja esimerkit
HRIS määriteltynä: Opi, mikä HRIS on ja miten se keskittää työntekijätiedot, palkanlaskennan ja HR-prosessit toimintojen tehostamiseksi.
Vaikutus liiketoimintaan: Tutustu siihen, miten HRIS-järjestelmän käyttöönotto parantaa tehokkuutta ja vähentää vaatimustenmukaisuuteen liittyviä riskejä, mutta tuo mukanaan kustannuksia ja tietosuojaan liittyviä näkökohtia.
Käytännön tulokset: Tapaustutkimukset osoittavat, että HRIS voi vähentää hallinnollista työmäärää merkittävästi, nopeuttaa rekrytointia ja parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Keskeiset ominaisuudet: Tutustu HRIS-järjestelmien olennaisiin valmiuksiin, kuten työntekijöiden hallintaan, palkanlaskentaan, etuihin, vaatimustenmukaisuuden seurantaan ja itsepalvelutyökaluihin.
Työkalujen valinta: Vertaa HRIS-järjestelmiä vastaaviin järjestelmiin selvittääksesi, mikä HRIS on, miten se eroaa muista järjestelmistä ja mikä ratkaisu sopii parhaiten HR-tarpeisiisi.
HRIS on nykyaikaisten henkilöstöhallinnon toimintojen selkäranka – ja väärän järjestelmän valinta (tai järjestelmän puuttuminen kokonaan) maksaa tiimeille aikaa, tarkkuutta ja luottamusta vaatimustenmukaisuuteen. Olen nähnyt henkilöstöhallinnon ammattilaisten hukkuvan laskentataulukoihin, myöhästyvän tarkastusten määräajoista ja menettävän huippuehdokkaita kankeiden rekrytointiprosessien vuoksi. Tämä opas auttaa näkemään kokonaisuuden selkeästi.
Saat selkeän katsauksen keskeisiin ominaisuuksiin, käytännön esimerkkeihin ja kysymyksiin, joilla on todella merkitystä järjestelmää arvioitaessa. Rakennatpa henkilöstöteknologiasi kokonaan alusta tai harkitsetpa nykyisen ratkaisusi vaihtamista, tästä on hyvä aloittaa.
Mikä on HRIS?
HRIS eli henkilöstötietojärjestelmä on ohjelmisto, joka tallentaa, järjestää ja hallinnoi työntekijöiden keskeisiä tietoja, palkanlaskentaa, etuja ja henkilöstöhallinnon prosesseja yhdessä paikassa. Sen avulla seurataan kaikkea rekrytoinnista ja perehdytyksestä vapaisiin ja vaatimustenmukaisuuteen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
HRIS on tärkeä, koska se suojaa tietojasi, auttaa havaitsemaan virheet ennen kuin niistä tulee ongelmia ja vähentää henkilöstöhallinnon manuaalista työtä.
Miten HRIS toimii?
HRIS toimii keskittämällä työntekijöiden tiedot ja yhdistämällä yleiset henkilöstöhallinnon prosessit yhteen järjestelmään. Sen sijaan että tietoja säilytettäisiin laskentataulukoissa, sähköposteissa ja erillisissä tiedostoissa, henkilöstöhallinnon tiimit voivat käyttää järjestelmää työntekijätietojen hallintaan, tietojen säilyttämiseen ja rutiininomaisiin hallinnollisiin tehtäviin koko työntekijän elinkaaren ajan.
Useimmat järjestelmät myös automatisoivat työnkulkuja, jotka muutoin edellyttäisivät toistuvaa tietojen manuaalista syöttämistä. Esimerkiksi työntekijän tiedot voivat siirtyä palkanlaskentaan, kun taas työntekijöiden itsepalveluominaisuuksien avulla työntekijät voivat päivittää henkilötietojaan tai käyttää asiakirjoja ilman, että heidän tarvitsee pyytää henkilöstöhallinnolta apua jokaiseen pyyntöön.
Henkilöstöhallinnon tiimi voi tämän jälkeen hyödyntää raportointia ja analytiikkaa henkilöstöä koskevien tietojen tarkasteluun ja päivittäisen päätöksenteon tukemiseen.
HRIS, HRMS ja HCM: mikä niiden ero on?
HRIS, HRMS ja HCM ovat läheisesti toisiinsa liittyviä termejä, ja toimittajat käyttävät niitä joskus toistensa synonyymeina.
HRIS (henkilöstötietojärjestelmä) keskittyy yleensä työntekijöiden perustietoihin ja hallinnollisiin henkilöstöhallinnon prosesseihin, kuten palkanlaskentaan, etuihin, työajan seurantaan ja työntekijätietojen hallintaan.
HRMS (henkilöstöhallintajärjestelmä) sisältää yleensä nämä ominaisuudet ja lisäksi laajempia työvoiman hallinnan toimintoja, kuten rekrytoinnin, suorituskyvyn hallinnan ja työvuorosuunnittelun.
HCM (henkilöpääoman hallinta) on yleensä näistä kolmesta laajin. HCM-alustat yhdistävät usein henkilöstöhallinnon perushallinnon strategisempiin toimintoihin, kuten osaamisen hallintaan, työvoiman suunnitteluun, työntekijöiden kehittämiseen ja analytiikkaan.
Käytännössä rajat eivät ole aina selkeitä, joten alustan valinnassa kannattaa tarkastella kunkin ratkaisun todellisia ominaisuuksia ja valmiuksia sen sijaan, että päätös tehtäisiin pelkän nimikkeen perusteella.
Esimerkkejä HRIS-järjestelmistä
Tässä on muutamia visuaalisia esimerkkejä HRIS-koontinäytöistä ja työkaluista, joita näet todellisissa henkilöstöhallinnon työtiloissa:
Parhaat harkittavat HRIS-järjestelmät
Tässä on oma listani parhaista HRIS-ratkaisuista:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Kuka käyttää HRIS-järjestelmää?
HRIS-järjestelmiä käyttävät muun muassa seuraavanlaiset tiimit ja organisaatiot:
- HR-osastot: Keskittävät ja hallinnoivat työntekijätietoja, palkanlaskentaa, vaatimustenmukaisuutta ja henkilöstöprosesseja koko työvoiman osalta.
- Rekrytointi- ja osaajatiimit: Seuraavat ehdokkaita, koordinoivat rekrytointityönkulkuja ja viestivät rekrytointitilanteesta muulle organisaatiolle.
- Palkanlaskennan ja henkilöstöetujen ylläpitäjät: Ylläpitävät palkkatietoja, hallinnoivat henkilöstöetujen ilmoittautumisia ja varmistavat oikeat vähennykset sekä veroraportoinnin.
- Yritykset, joiden työvoima työskentelee tunti- tai vuoropohjaisesti: Seuraavat läsnäoloa, tukevat työvuorosuunnittelua ja käsittelevät vapaan pyyntöjä esimerkiksi vähittäiskaupan tai ravintola-alan kaltaisilla toimialoilla.
- Keskisuuret ja suuret organisaatiot: Tukevat kasvavaa henkilöstömäärää, varmistavat vaatimustenmukaisuuden eri toimipaikoissa ja automatisoivat monimutkaisia henkilöstöhallinnon toimintoja.
HRIS-järjestelmän keskeiset hyödyt ja mahdolliset liiketoimintavaikutukset
HRIS-järjestelmän käyttöönotto auttaa tiimiäsi parantamaan tehokkuutta, vähentämään vaatimustenmukaisuuteen liittyviä riskejä ja tukemaan parempia liiketoimintatuloksia keskittämällä henkilöstöprosessit ja -tiedot. HRIS-järjestelmään liittyy kuitenkin suoria kustannuksia, ja sen huolellinen käyttöönotto on tarpeen tietosuojaongelmien tai prosessien puutteiden välttämiseksi.
Arvioi tämän taulukon avulla HR-johtajien kannalta tärkeimmät hyödyt ja riskit HRIS-järjestelmää käyttöönotettaessa:
| Hyödyt | Riskit |
|---|---|
| Keskittää työntekijätiedot, jotta niihin on helpompi päästä käsiksi | Tietojen siirrossa tehdyt virheet voivat aiheuttaa tietojen katoamista tai vioittumista |
| Automatisoi keskeiset henkilöstöhallinnon prosessit ja rutiinitehtävät | Käyttöönotto voi häiritä nykyisiä työnkulkuja |
| Parantaa tietojen tarkkuutta ja vähentää manuaalisia virheitä | Toimittajan heikko tuki voi viivästyttää ongelmien ratkaisemista |
| Yksinkertaistaa vaatimustenmukaisuuden seurantaa ja raportointia | Riittämätön henkilöstön koulutus vaikeuttaa käyttöönottoa |
| Parantaa raportointia, tietopohjaisia näkemyksiä ja päätöksentekoa | Tietosuoja- ja tietoturvauhat, jos niitä ei hallita asianmukaisesti |
| Tukee tehokasta henkilöstöhallintoa useissa toimipaikoissa | Integraatiohaasteet vanhojen järjestelmien kanssa |
| Sujuvoittaa perehdytys- ja työsuhteen päättämisen prosesseja | Jatkuvat kustannukset (lisenssit, ylläpito, päivitykset) |
HRIS-tapaustutkimukset
Katso, miten HR-tiimit ovat muuttaneet päivittäistä työtään siirtymällä HRIS-järjestelmään. Näissä tapaustutkimuksissa korostetaan tapahtunutta muutosta – manuaalisen työn aiheuttamista ongelmista järjestelmällisiin, tietopohjaisiin prosesseihin – jotta voit hahmottaa vaikutukset omalla työpaikallasi.
Tapaustutkimus: Valuizen BambooHR-käyttöönotto
Valuize korvasi hajanaisen ja manuaalisen HR-järjestelyn, jossa kolme henkilöä hallinnoi vain yhdeksän työntekijän tietoja, BambooHR:llä. Se keskitti rekrytoinnin, perehdytyksen, suorituskyvyn hallinnan ja työntekijätyytyväisyyden seurannan yhteen alustaan. Käyttöönoton jälkeen operatiivisen toiminnan johtaja Christy Ransom pystyi hoitamaan koko HR-toiminnon yksin.
Tässä ovat Valuizen HRIS-käyttöönoton tulokset:
- Hallinnollisen työmäärän väheneminen 80 %: Kun BambooHR hoiti rutiininomaiset HR-tehtävät, harvempien ihmisten tarvitsi käyttää aikaa tiimin HR-tarpeiden täyttämiseen.
- Työntekijätyytyväisyyden kasvu 70 %: Manuaalisista prosesseista luopuminen auttoi Valuizea keskittymään yhteistyöhön ja sitoutumiseen hyödyntämällä esimerkiksi 360 asteen vertaispalautetta, neljännesvuosittaisia suorituskyvyn seurantakeskusteluja ja taitojen arviointeja.
- Rekrytointiin kuluvan ajan lyheneminen 50 %: Kun rekrytointi, perehdytys ja tyytyväisyysmittarit koottiin yhteen alustaan, rekrytointiprosessista tuli johdonmukaisempi ja ehdokkaisiin liittyvien virheiden tai viivästysten riski pieneni huomattavasti.
Tapaustutkimus: Community Health Systemin UKG Pro -käyttöönotto
Community Health System otti käyttöön UKG Pro Workforce Management -järjestelmän vastatakseen keskitetyn työvuorosuunnittelun näkyvyyden puutteeseen ja yksiköiden välisten erikoisominaisuuksien tarpeeseen. Samalla se otti käyttöön UKG:n Basic-, Advanced- ja EZCall-työvuorosuunnitteluratkaisut.
Käyttöönotto tuotti mitattavia taloudellisia hyötyjä ja paransi samalla työntekijöiden hyvinvointia ja tyytyväisyyttä.
Tässä ovat Community Health Systemin HRIS-käyttöönoton tulokset:
- 350 %:n ROI ja alle kuuden kuukauden takaisinmaksuaika: Organisaatio sai teknologiaan tekemänsä täyden investoinnin takaisin alle kuusi kuukautta käyttöönoton jälkeen.
- Yli 1,2 miljoonan dollarin vuotuiset hyödyt: UKG:n työvuorosuunnitteluratkaisujen käyttöönotto vähensi merkittävästi poissaoloja, FTE-vuotoa ja riippuvuutta ulkopuolisista henkilöstöresursseista.
- Neljä tuntia säästettynä esihenkilöä kohden viikossa: Esihenkilöt käyttivät työvuorosuunnitteluun huomattavasti vähemmän aikaa kuin aiemmilla menetelmillä, mikä toi yli 1,5 miljoonan dollarin vuotuiset säästöt pelkästään edistyneen työvuorosuunnittelun moduulista.
- 2,7 miljoonan dollarin nettotuotot kolmanteen vuoteen mennessä: Käyttöönoton kumulatiivinen taloudellinen vaikutus kasvoi merkittävästi hankkeen kolmen ensimmäisen vuoden aikana.
HRIS-järjestelmän keskeiset ominaisuudet ja valmiudet
Tässä ovat keskeiset ominaisuudet, joita henkilöstöhallinnon johtajana sinun tulisi odottaa HRIS-järjestelmältä:
- Työntekijätietokanta: Tallenna, järjestä ja päivitä kaikki työntekijätiedot turvallisesti yhdessä paikassa.
- Palkanlaskennan hallinta: Laske palkat, hallinnoi maksut ja varmista verojen ja vähennysten vaatimustenmukaisuus jokaisella palkanmaksukaudella.
- Henkilöstöetujen hallinta: Hallinnoi ilmoittautumisia, seuraa kelpoisuutta ja tue sairausvakuutuksen, hammashoidon ja muiden henkilöstöetujen vuotuista ilmoittautumisaikaa.
- Työajan ja läsnäolon seuranta: Seuraa läsnäoloa, hallinnoi poissaolopyyntöjä ja tue sekä tunti- että kuukausipalkkaisen henkilöstön työvuorosuunnittelua.
- Rekrytointi ja perehdytys: Seuraa hakijoita, hallinnoi haastatteluvaiheita ja automatisoi dokumentointi sujuvamman uuden työntekijän kokemuksen varmistamiseksi.
- Suorituksen hallinta: Aseta tavoitteita, toteuta arviointeja, kerää 360 asteen palautetta ja seuraa suorituksen parantamissuunnitelmia.
- Vaatimustenmukaisuus ja raportointi: Luo vaaditut raportit, tue auditointipolkuja ja ilmoita tiimillesi sääntelyvaatimusten muutoksista.
- Itsepalveluportaalit: Anna työntekijöille mahdollisuus tarkastella palkkalaskelmia, pyytää vapaata ja päivittää henkilötietoja ilman, että henkilöstöhallinnon toiminta ruuhkautuu.
HRIS:n käyttötapaukset: tyypilliset prosessit ja työnkulut
HRIS hoitaa kaiken työajan seurannasta ja palkanlaskennan hallinnasta uusien työntekijöiden perehdyttämiseen ja suorituksen seurantaan. Voit korvata työläät taulukkolaskentataulukot automatisoiduilla työnkuluilla, jotka koskevat rekrytointia, palkanmaksua, työvuorosuunnittelua, arviointeja ja vaatimustenmukaisuutta. Tämä tarkoittaa vähemmän virheitä, vähemmän päällekkäistä työtä ja sujuvampaa, yhtenäisempää työntekijäkokemusta.
Tämän taulukon avulla näet, miten HRIS tukee henkilöstöhallinnon johtajien tärkeimpiä prosesseja:
| Prosessi | Kuvaus | Miten ohjelmisto auttaa |
|---|---|---|
| Palkanlaskenta ja henkilöstöedut | Hallinnoi palkanlaskentaa ja vähennyksiä sekä seuraa henkilöstöetuja. | HRIS automatisoi palkanlaskennan laskelmat ja veropäivitykset sekä hallinnoi etuihin ilmoittautumisia ja kelpoisuussääntöjä yhdessä paikassa. |
| Osaajien hankinta ja perehdytys | Rekrytoi hakijoita, seuraa hakemuksia ja perehdytä uudet työntekijät sujuvasti. | HRIS seuraa työpaikkailmoituksia, hakijoita ja haastatteluvaiheita sekä automatisoi perehdytyksen paperityöt yhdenmukaisen uuden työntekijän kokemuksen varmistamiseksi. |
| Suorituksen hallinta | Aseta tavoitteita, toteuta arviointeja ja seuraa työntekijöiden suoriutumista. | HRIS aikatauluttaa arviointijaksot, kerää 360 asteen palautetta ja keskittää suoritustiedot nopeaa käyttöä ja analysointia varten. |
| Työajan ja läsnäolon seuranta | Seuraa työntekijöiden työtunteja, läsnäoloa ja poissaolopyyntöjä. | HRIS tallentaa sisään- ja uloskirjautumiset, ilmoittaa poissaoloista sekä hallinnoi vapaasaldoja ja hyväksyntöjä helpompaa seurantaa ja vaatimustenmukaisuutta varten. |
| Vaatimustenmukaisuus ja raportointi | Varmista työlainsäädännön noudattaminen, luo auditointeja ja laadi raportteja. | HRIS tarjoaa auditointipolut, päivittää sääntelyvaatimukset ja automatisoi raportoinnin vaatimustenmukaisuuden tukemiseksi ja riskien vähentämiseksi. |
HRIS-järjestelmien tyypit ja vastaavat työkalut
HRIS kuuluu henkilöstöteknologian laajempaan ekosysteemiin, ja useita siihen liittyviä työkaluja ryhmitellään usein yhteen tai sekoitetaan keskenään. Näin erotat ne toisistaan:
| Tyyppi | Erottava tekijä |
|---|---|
| HRMS (Henkilöstöresurssien hallintajärjestelmä) | Kattaa kaiken, mitä HRIS sisältää, sekä laajemmat operatiiviset ominaisuudet, kuten työvoiman suunnittelun ja edistyneen analytiikan |
| HCM (Henkilöstöpääoman hallinta) | Keskittyy pitkän aikavälin osaajastrategiaan – seuraajasuunnitteluun, työvoiman kehittämiseen ja työntekijän elinkaaren hallintaan |
| ATS (Hakijoiden seurantajärjestelmä) | Vain rekrytointiin tarkoitettu työkalu työpaikkailmoitusten, hakijoiden ja rekrytointiprosessien hallintaan |
| Palkanlaskentaohjelmisto | Hoitaa yksinomaan palkkojen laskennan, veroilmoitukset ja vähennykset ilman laajempaa henkilöstötietojen hallintaa |
| Työvoiman hallintaohjelmisto (WFM) | Erikoistuu työvuorojen ja työaikojen suunnitteluun sekä työvoimakustannusten seurantaan, yleensä tunti- tai vuoroperusteisissa työvoimissa |
| LMS (Oppimisen hallintajärjestelmä) | Keskittyy työntekijöiden koulutus- ja kehitysohjelmien tarjoamiseen, seurantaan ja hallintaan |
Näin valitset HRIS-järjestelmän
Oikean HRIS-järjestelmän valinta alkaa siitä, että tunnistat, mitkä henkilöstöhallinnon prosessit aiheuttavat tiimillesi eniten haasteita.
Pienempi organisaatio saattaa tarvita lähinnä luotettavaa palkanlaskentaa, työajan seurantaa ja työntekijätietojen hallintaa, kun taas kasvava yritys voi tarvita kattavamman HRIS-järjestelmän, joka tukee myös osaamisen hallintaa, raportointia ja työvoiman suunnittelua.
Kun vertailet HR-ohjelmistoja, ota huomioon:
- Keskeiset vaatimukset: Tunnista, mitkä toiminnot ovat välttämättömiä, kuten palkanlaskenta, etuuksien hallinta, rekrytointi, suoritusarvioinnit tai työntekijöiden itsepalvelu.
- Integraatiot: Tarkista, yhdistyykö järjestelmä jo käyttämiisi palkanlaskenta-, kirjanpito-, rekrytointi- ja muihin työkaluihin.
- Helppokäyttöisyys: Huomioi sekä henkilöstöhallinnon tiimien että työntekijöiden käyttökokemus, erityisesti jos alusta sisältää itsepalvelutyökaluja tai mobiilisovelluksen.
- Skaalautuvuus: Varmista, että järjestelmä pystyy tukemaan työntekijämäärän ja toimipaikkojen kasvua sekä monimutkaisempia henkilöstöhallinnon prosesseja organisaation kasvaessa.
- Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus: Selvitä, miten palveluntarjoaja suojaa arkaluonteisia työntekijätietoja ja tukee sääntelyn vaatimusten noudattamista.
- Raportointiominaisuudet: Etsi raportointi- ja analytiikkaominaisuuksia, jotka tarjoavat henkilöstöhallinnon johtajille hyödyllisiä näkemyksiä työvoimasta sen sijaan, että ne vain tallentaisivat tietoja.
- Käyttöönotto ja tuki: Selvitä, miten työntekijätiedot siirretään, kuinka kauan käyttöönotto voi kestää ja millaista koulutusta ja palveluntarjoajan tukea on saatavilla.
Paras HRIS-järjestelmä ei välttämättä ole se alusta, jolla on pisin ominaisuusluettelo. Se on järjestelmä, joka ratkaisee nykyiset henkilöstöhallinnon haasteesi ja antaa tiimillesi riittävästi joustavuutta tulevan kasvun tukemiseen.
Aloita HRIS-työkalujen vertailu omilla ehdoillasi
Arvioitpa ensimmäistä HRIS-järjestelmääsi tai oletpa korvaamassa vanhentunutta järjestelmää, maksuton People Managing People -jäsenyys antaa sinulle käyttöösi työkaluja, malleja ja vertaistietoa, joiden avulla voit tehdä varman ja perustellun päätöksen.
