Mikä HRIS on? Ominaisuudet, hyödyt & esimerkit
HRIS määriteltynä: Opi, mikä HRIS on ja miten se keskittää työntekijätiedot, palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon prosessit toiminnan tehostamiseksi.
Vaikutus liiketoimintaan: Selvitä, miten HRIS-järjestelmän käyttöönotto parantaa tehokkuutta ja vähentää vaatimustenmukaisuuteen liittyviä riskejä, mutta tuo mukanaan kustannuksia ja tietosuojaan liittyviä huomioita.
Käytännön tulokset: Tapaustutkimukset osoittavat, että HRIS voi vähentää hallinnollista työmäärää merkittävästi, nopeuttaa rekrytointia ja parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Keskeiset ominaisuudet: Tutustu HRIS-järjestelmän olennaisiin valmiuksiin, kuten työntekijöiden hallintaan, palkanlaskentaan, etuihin, vaatimustenmukaisuuden seurantaan ja itsepalvelutyökaluihin.
Työkalujen valinta: Vertaa HRIS-järjestelmää vastaaviin järjestelmiin selvittääksesi, mikä HRIS on, miten se eroaa muista ja mikä ratkaisu sopii parhaiten henkilöstöhallintosi tarpeisiin.
HRIS on nykyaikaisen henkilöstöhallinnon selkäranka – ja väärän järjestelmän valinta (tai kokonaan ilman järjestelmää toimiminen) maksaa tiimeille aikaa, tarkkuutta ja luottamusta vaatimustenmukaisuuteen. Olen nähnyt henkilöstöhallinnon ammattilaisten hukkuvan laskentataulukoihin, myöhästyvän auditointien määräajoista ja menettävän huippuehdokkaita kankeiden rekrytointiprosessien vuoksi. Tämä opas selkeyttää asian.
Saat selkeän erittelyn keskeisistä ominaisuuksista, käytännön esimerkkejä ja kysymykset, joilla on todella merkitystä järjestelmää arvioitaessa. Olitpa rakentamassa henkilöstöteknologian kokonaisuutta alusta alkaen tai arvioimassa nykyistä ratkaisua uudelleen, tästä on hyvä aloittaa.
Mikä on HRIS?
HRIS eli henkilöstötietojärjestelmä on ohjelmisto, joka tallentaa, järjestää ja hallinnoi työntekijöiden keskeisiä tietoja, palkanlaskentaa, etuja ja henkilöstöhallinnon prosesseja yhdessä paikassa. Sen avulla seurataan kaikkea rekrytoinnista ja perehdytyksestä poissaoloihin ja vaatimustenmukaisuuteen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
HRIS on tärkeä, koska se suojaa tietojasi, auttaa havaitsemaan virheet ennen kuin niistä tulee ongelmia ja vähentää henkilöstöhallinnon manuaalista työtä.
Miten HRIS toimii?
HRIS toimii keskittämällä työntekijätiedot ja yhdistämällä tavalliset henkilöstöhallinnon prosessit yhteen järjestelmään. Sen sijaan, että tietoja säilytettäisiin laskentataulukoissa, sähköposteissa ja erillisissä tiedostoissa, henkilöstöhallinnon tiimit voivat käyttää järjestelmää työntekijätietojen hallintaan, tietojen säilyttämiseen ja rutiininomaisiin hallinnollisiin tehtäviin koko työntekijän elinkaaren ajan.
Useimmat järjestelmät myös automatisoivat työnkulkuja, jotka muuten vaatisivat toistuvaa manuaalista tietojen syöttämistä. Esimerkiksi työntekijätiedot voidaan siirtää palkanlaskentaan, ja työntekijöiden itsepalveluominaisuuksien avulla työntekijät voivat päivittää henkilötietojaan tai käyttää asiakirjoja ilman, että heidän tarvitsee kääntyä henkilöstöhallinnon puoleen jokaisessa pyynnössä.
Henkilöstöhallinnon tiimi voi sitten hyödyntää raportointia ja analytiikkaa henkilöstöä koskevien tietojen tarkasteluun ja päivittäisen päätöksenteon tukemiseen.
HRIS vs. HRMS vs. HCM: mitä eroa niillä on?
HRIS, HRMS ja HCM ovat läheisesti toisiinsa liittyviä termejä, ja toimittajat käyttävät niitä toisinaan toistensa synonyymeina.
HRIS (henkilöstötietojärjestelmä) keskittyy yleensä työntekijöiden perustietoihin ja hallinnollisiin henkilöstöhallinnon prosesseihin, kuten palkanlaskentaan, etuihin, työajan seurantaan ja työntekijätietojen hallintaan.
HRMS (henkilöstöresurssien hallintajärjestelmä) sisältää yleensä nämä ominaisuudet ja lisäksi laajempia työvoiman hallinnan toimintoja, kuten rekrytoinnin, suorituskyvyn hallinnan ja työvuorosuunnittelun.
HCM (henkilöstöpääoman hallinta) on yleensä näistä kolmesta laajin. HCM-alustat yhdistävät usein henkilöstöhallinnon perushallinnon strategisempiin toimintoihin, kuten osaajien hallintaan, työvoimasuunnitteluun, työntekijöiden kehittämiseen ja analytiikkaan.
Käytännössä rajat eivät aina ole selkeitä, joten alusta kannattaa valita vertailemalla kunkin järjestelmän todellisia ominaisuuksia ja toimintoja pelkän nimikkeen sijaan.
Esimerkkejä HRIS-järjestelmistä
Tässä on muutamia visuaalisia esimerkkejä HRIS-koontinäytöistä ja työkaluista, joita näet todellisissa henkilöstöhallinnon työtiloissa:
Parhaat harkitsemisen arvoiset HRIS-järjestelmät
Tässä on listani parhaista HRIS-ratkaisuista:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Kuka käyttää HRIS-järjestelmää?
HRIS-järjestelmiä käyttävät muun muassa seuraavanlaiset tiimit ja organisaatiot:
- Henkilöstöhallinnon osastot: Keskittäkää ja hallinnoikaa työntekijätietoja, palkanlaskentaa, vaatimustenmukaisuutta ja henkilöstöprosesseja koko työvoiman osalta.
- Rekrytointi- ja lahjakkuuksienhallintatiimit: Seuratkaa hakijoita, koordinoikaa rekrytointiprosesseja ja viestikää rekrytoinnin tilanteesta muulle organisaatiolle.
- Palkanlaskennan ja etuuksien ylläpitäjät: Ylläpitäkää palkkatietoja, hallinnoikaa etuuksiin ilmoittautumisia ja varmistakaa vähennysten sekä veroraportoinnin oikeellisuus.
- Yritykset, joiden työvoima työskentelee tunti- tai vuoroperusteisesti: Seuratkaa läsnäoloa, tukekaa työvuorosuunnittelua ja käsitelkää poissaolopyyntöjä esimerkiksi vähittäiskaupan tai majoitus- ja ravintola-alan kaltaisilla toimialoilla.
- Keskisuuret ja suuret organisaatiot: Tukekaa kasvavaa henkilöstömäärää, varmistakaa vaatimustenmukaisuus eri toimipaikoissa ja automatisoikaa monimutkaisia henkilöstöhallinnon toimintoja.
HRIS-järjestelmän keskeiset hyödyt ja mahdolliset liiketoimintavaikutukset
HRIS-järjestelmän käyttöönotto auttaa tiimiäsi tehostamaan toimintaa, vähentämään vaatimustenmukaisuuteen liittyviä riskejä ja saavuttamaan parempia liiketoimintatuloksia keskittämällä henkilöstöprosessit ja -tiedot. HRIS-järjestelmä aiheuttaa kuitenkin suoria kustannuksia, ja sen huolellinen käyttöönotto on tarpeen tietosuojaongelmien tai prosessien aukkojen välttämiseksi.
Punnitse tämän taulukon avulla HRIS-järjestelmän käyttöönoton tärkeimpiä hyötyjä ja riskejä henkilöstöhallinnon johtajien näkökulmasta:
| Hyödyt | Riskit |
|---|---|
| Keskittynyt työntekijätieto on helpommin saatavilla | Tietojen siirrossa tehdyt virheet voivat aiheuttaa tietojen katoamista tai vioittumista |
| Keskeiset henkilöstöhallinnon prosessit ja rutiinitehtävät automatisoituvat | Käyttöönotto voi häiritä nykyisiä työnkulkuja |
| Tietojen tarkkuus paranee ja manuaaliset virheet vähenevät | Toimittajan puutteellinen tuki voi viivästyttää ongelmien ratkaisemista |
| Vaatimustenmukaisuuden seuranta ja raportointi helpottuvat | Riittämätön henkilöstön koulutus aiheuttaa käyttöönoton esteitä |
| Raportointi, näkemykset ja päätöksenteko tehostuvat | Tietosuoja- ja tietoturvauhat, jos niitä ei hallita asianmukaisesti |
| Tehokas henkilöstöhallinnon hallinta useissa toimipaikoissa helpottuu | Integrointihaasteet vanhojen järjestelmien kanssa |
| Perehdytys- ja työsuhteen päättämisprosessit sujuvoituvat | Jatkuvat kustannukset (lisenssit, ylläpito, päivitykset) |
HRIS-järjestelmän tapaustutkimukset
Katso, miten henkilöstötiimit ovat muuttaneet päivittäistä työtään siirtymällä HRIS-järjestelmään. Näissä tapaustutkimuksissa korostetaan tapahtuneita muutoksia – manuaalisen työn haasteista järjestelmällisiin, tietopohjaisiin prosesseihin – jotta voit hahmottaa vaikutukset omalla työpaikallasi.
Tapaustutkimus: Valuizen BambooHR-käyttöönotto
Valuize korvasi hajanaisen ja manuaalisen henkilöstöhallinnon kokonaisuuden, jossa kolme henkilöä hallinnoi vain yhdeksän työntekijän tietoja, BambooHR:llä. Rekrytointi, perehdytys, suorituskyvyn hallinta ja työntekijätyytyväisyyden seuranta keskitettiin yhdelle alustalle. Käyttöönoton jälkeen operatiivisen toiminnan johtaja Christy Ransom pystyi hoitamaan koko henkilöstöhallinnon toiminnon yksin.
Tässä ovat Valuizen HRIS-järjestelmän käyttöönoton tulokset:
- Hallinnollinen työmäärä väheni 80 %: Kun BambooHR hoiti rutiininomaiset henkilöstöhallinnon tehtävät, harvempien työntekijöiden tarvitsi käyttää aikaa tiimin henkilöstöhallinnon tarpeiden täyttämiseen.
- Työntekijätyytyväisyys kasvoi 70 %: Manuaalisista prosesseista luopuminen antoi Valuizelle mahdollisuuden keskittyä yhteistyöhön ja sitoutumiseen hyödyntämällä esimerkiksi 360 asteen vertaispalautetta, neljännesvuosittaisia suorituskyvyn seurantakeskusteluja ja osaamisarviointeja.
- Palkkaukseen kuluva aika lyheni 50 %: Rekrytoinnin, perehdytyksen ja tyytyväisyysmittareiden tuominen yhdelle alustalle teki rekrytointiprosessista johdonmukaisemman ja vähensi merkittävästi hakijoihin liittyvien virheiden tai viivästysten riskiä.
Tapaustutkimus: Community Health Systemin UKG Pro -käyttöönotto
Community Health System otti käyttöön UKG Pro -työvoimanhallintaratkaisun vastatakseen työvuorosuunnittelun keskitetyn näkyvyyden puutteeseen ja yksiköiden erikoisominaisuuksien tarpeeseen. Käyttöön otettiin UKG:n Basic-, Advanced- ja EZCall-työvuorosuunnitteluratkaisut.
Käyttöönotto tuotti mitattavia taloudellisia hyötyjä ja paransi samalla työntekijöiden hyvinvointia ja tyytyväisyyttä.
Tässä ovat Community Health Systemin HRIS-järjestelmän käyttöönoton tulokset:
- 350 %:n ROI alle kuuden kuukauden takaisinmaksuajalla: Organisaatio sai täyden teknologiainvestointinsa takaisin alle kuusi kuukautta käyttöönoton jälkeen.
- Yli 1,2 miljoonan dollarin vuotuiset hyödyt: UKG:n työvuorosuunnitteluratkaisujen käyttöönotto vähensi merkittävästi poissaoloja, FTE-vuotoa ja riippuvuutta ulkoisista henkilöstöresursseista.
- Neljä tuntia säästyi johtajaa kohden viikossa: Johtajat käyttivät työvuorosuunnitteluun huomattavasti vähemmän aikaa kuin aiemmilla menetelmillä, mikä toi yli 1,5 miljoonan dollarin vuotuiset säästöt pelkästään edistyneen työvuorosuunnittelun moduulista.
- 2,7 miljoonan dollarin nettihyödyt kolmanteen vuoteen mennessä: Käyttöönoton kumulatiivinen taloudellinen vaikutus kasvoi merkittävästi projektin kolmen ensimmäisen vuoden aikana.
HRIS-järjestelmän keskeiset ominaisuudet ja valmiudet
Tässä ovat keskeiset ominaisuudet, joita henkilöstöjohtajan tulisi odottaa HRIS-järjestelmältä:
- Työntekijätietokanta: Säilytä, järjestä ja päivitä kaikki työntekijätiedot turvallisesti yhdessä paikassa.
- Palkanlaskennan hallinta: Laske palkat, hallinnoi maksut ja varmista verojen ja vähennysten asianmukaisuus jokaisella palkanmaksukaudella.
- Henkilöstöetujen hallinta: Hallinnoi ilmoittautumisia, seuraa kelpoisuutta ja tue terveys-, hammas- ja muiden henkilöstöetujen avoimia ilmoittautumisaikoja.
- Työajan ja läsnäolon seuranta: Seuraa läsnäoloa, hallinnoi poissaolopyyntöjä ja tue sekä tunti- että kuukausipalkkaisen henkilöstön työvuorosuunnittelua.
- Rekrytointi ja perehdytys: Seuraa hakijoita, hallinnoi haastatteluvaiheita ja automatisoi dokumentointi sujuvamman uuden työntekijän perehdytyksen takaamiseksi.
- Suorituksen hallinta: Aseta tavoitteita, toteuta arviointeja, kerää 360 asteen palautetta ja seuraa suorituskyvyn parantamissuunnitelmia.
- Vaatimustenmukaisuus ja raportointi: Luo vaaditut raportit, tue auditointijälkiä ja ilmoita tiimillesi sääntelyvaatimusten muutoksista.
- Itsepalveluportaalit: Anna työntekijöille mahdollisuus tarkastella palkkalaskelmia, pyytää vapaata ja päivittää henkilötietoja ilman, että henkilöstöhallinnon työ ruuhkautuu.
HRIS:n käyttötapaukset: tyypilliset prosessit ja työnkulut
HRIS käsittelee kaiken työajan seurannasta ja palkanlaskennan hallinnasta uusien työntekijöiden perehdyttämiseen ja suorituksen seurantaan. Voit korvata työläät taulukkolaskentataulukot automatisoiduilla työnkuluilla rekrytointia, palkanmaksua, työvuorosuunnittelua, arviointeja ja vaatimustenmukaisuutta varten. Tämä tarkoittaa vähemmän virheitä, vähemmän päällekkäistä työtä ja sujuvampaa, yhtenäisempää työntekijäkokemusta.
Tämän taulukon avulla näet, miten HRIS tukee henkilöstöjohtajan tärkeimpiä prosesseja:
| Prosessi | Kuvaus | Miten ohjelmisto auttaa |
|---|---|---|
| Palkanlaskenta ja henkilöstöedut | Hoida palkanlaskenta, hallinnoi vähennyksiä ja seuraa työntekijöiden henkilöstöetuja. | HRIS automatisoi palkanlaskennan, veropäivitykset sekä etuihin ilmoittautumisen ja kelpoisuussääntöjen hallinnan yhdessä paikassa. |
| Osaajien hankinta ja perehdytys | Rekrytoi ehdokkaita, seuraa hakijoita ja perehdytä uudet työntekijät sujuvasti. | HRIS seuraa työpaikkailmoituksia, ehdokkaita ja haastatteluvaiheita sekä automatisoi perehdytyksen paperityöt yhdenmukaisen uuden työntekijän kokemuksen takaamiseksi. |
| Suorituksen hallinta | Aseta tavoitteita, toteuta arviointeja ja seuraa työntekijöiden suoriutumista. | HRIS aikatauluttaa arviointijaksot, kerää 360 asteen palautetta ja keskittää suoritustiedot nopeaa käyttöä ja analysointia varten. |
| Työajan ja läsnäolon seuranta | Seuraa työntekijöiden työtunteja, läsnäoloa ja vapaapyyntöjä. | HRIS tallentaa työajan kirjaukset, ilmoittaa poissaoloista sekä hallinnoi poissaolosaldoja ja hyväksyntöjä seurannan ja vaatimustenmukaisuuden helpottamiseksi. |
| Vaatimustenmukaisuus ja raportointi | Varmista työlainsäädännön noudattaminen, luo auditointeja ja valmistele raportteja. | HRIS tarjoaa auditointijäljet, päivittää sääntelyvaatimukset ja automatisoi raportoinnin vaatimustenmukaisuuden tukemiseksi ja riskien vähentämiseksi. |
HRIS-järjestelmien tyypit ja vastaavat työkalut
HRIS kuuluu henkilöstöteknologian laajempaan ekosysteemiin, ja useita siihen liittyviä työkaluja ryhmitellään usein yhteen tai sekoitetaan keskenään. Näin voit erottaa ne toisistaan:
| Tyyppi | Erottava tekijä |
|---|---|
| HRMS (Human Resource Management System) | Sisältää kaiken, mitä HRIS tarjoaa, sekä syvällisempiä operatiivisia ominaisuuksia, kuten työvoiman suunnittelun ja kehittyneen analytiikan |
| HCM (Human Capital Management) | Keskittyy pitkän aikavälin osaamisstrategiaan – seuraajasuunnitteluun, henkilöstön kehittämiseen ja työntekijän elinkaaren hallintaan |
| ATS (Applicant Tracking System) | Pelkästään rekrytointiin tarkoitettu työkalu työpaikkailmoitusten, hakijoiden ja rekrytointiprosessien hallintaan |
| Palkkahallinto-ohjelmisto | Hoitaa yksinomaan palkkojen laskennan, veroilmoitukset ja vähennykset ilman laajempaa henkilöstötietojen hallintaa |
| Työvoimanhallintaohjelmisto (WFM) | Erikoistuu työvuorojen suunnitteluun, työvuorosuunnitteluun ja työvoimakustannusten seurantaan, yleensä tunti- tai vuorotyötä tekeville työntekijöille |
| LMS (Learning Management System) | Omistettu työntekijöiden koulutus- ja kehitysohjelmien toteuttamiseen, seurantaan ja hallintaan |
Näin valitset HRIS-järjestelmän
Oikean HRIS-järjestelmän valinta alkaa tunnistamalla, mitkä henkilöstöhallinnon prosessit aiheuttavat tiimillesi eniten kitkaa.
Pienempi organisaatio saattaa tarvita ensisijaisesti luotettavaa palkanlaskentaa, työajan seurantaa ja työntekijätietojen hallintaa, kun taas kasvava yritys voi tarvita kattavamman HRIS-järjestelmän, joka tukee myös osaamisen hallintaa, raportointia ja työvoiman suunnittelua.
Kun vertailet henkilöstöhallinnon ohjelmistoja, ota huomioon seuraavat asiat:
- Keskeiset vaatimukset: Tunnista, mitkä toiminnot ovat välttämättömiä, kuten palkanlaskenta, etuuksien hallinta, rekrytointi, suoritusarvioinnit tai työntekijöiden itsepalvelu.
- Integraatiot: Tarkista, yhdistyykö järjestelmä palkanlaskenta-, kirjanpito-, rekrytointi- ja muihin jo käyttämiisi työkaluihin.
- Helppokäyttöisyys: Huomioi sekä henkilöstöhallinnon tiimien että työntekijöiden käyttökokemus, erityisesti jos alustaan sisältyy itsepalvelutyökaluja tai mobiilisovellus.
- Skaalautuvuus: Varmista, että järjestelmä pystyy tukemaan työntekijöiden ja toimipaikkojen määrän kasvua sekä monimutkaisempia henkilöstöhallinnon prosesseja organisaation kasvaessa.
- Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus: Arvioi, miten palveluntarjoaja suojaa arkaluonteisia työntekijätietoja ja tukee sääntelyvaatimusten noudattamista.
- Raportointiominaisuudet: Etsi raportointi- ja analytiikkaominaisuuksia, jotka tarjoavat henkilöstöhallinnon johtajille hyödyllisiä tietoja työvoimasta sen sijaan, että ne vain tallentaisivat tietoja.
- Käyttöönotto ja tuki: Selvitä, miten työntekijätiedot siirretään, kuinka kauan käyttöönotto voi kestää ja millaista koulutusta ja palveluntarjoajan tukea on saatavilla.
Paras HRIS-järjestelmä ei välttämättä ole se alusta, jolla on pisin ominaisuusluettelo. Se on järjestelmä, joka ratkaisee tämänhetkiset henkilöstöhallinnon haasteesi ja tarjoaa tiimillesi riittävästi joustavuutta tulevan kasvun tukemiseen.
Aloita HRIS-työkalujen vertailu omilla ehdoillasi
Olitpa arvioimassa ensimmäistä HRIS-järjestelmääsi tai korvaamassa vanhentunutta järjestelmää, ilmainen People Managing People -jäsenyys antaa sinulle pääsyn työkaluihin, mallipohjiin ja vertaistietoon, joiden avulla voit tehdä varman ja perustellun päätöksen.
