Työntekijäkäsikirjan opas [Esimerkit + malli]
Työntekijän käsikirjat ovat muuttuneet huomattavasti siitä, kun laadin ensimmäisen sellaisen, ja olen tuona aikana oppinut paljon työntekijäsuhteiden merkityksestä.
Nykyään työntekijät odottavat käsikirjojen olevan paitsi informatiivisia (ja määrittelevän kaikki yrityksen käytännöt) myös kiinnostavia, houkuttelevia ja helpompia omaksua kuin menneiden aikojen 60-sivuiset järkäleet.
Pituus on ehkä syy siihen, että arviolta 60 % työntekijöistä välttelee työntekijän käsikirjojen lukemista.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Joten pidemmittä puheitta perehdytään siihen, mitä nykyaikainen työntekijän käsikirja voi saavuttaa, mitä siihen kannattaa sisällyttää ja miten voit varmistaa, että se täyttää tavoitteensa.
Mikä on työntekijän käsikirja?
Työntekijän käsikirja toimii koko organisaation oppaana, jossa kuvataan yrityksen käytännöt, menettelyt ja odotukset sekä varmistetaan selkeä ymmärrys työpaikan normeista ja lakisääteisistä velvoitteista.
Käsikirja sisältää yleensä osiot yrityskulttuurista, keskeisistä arvoista ja missiosta sekä käytännön tietoa, kuten työajoista, pukeutumissäännöistä ja poissaolokäytännöistä.
Olen jakanut käsikirjan alla seuraaviin osioihin sekä antanut ohjeita siitä, mitä kuhunkin osioon kannattaa sisällyttää:
- Työntekijän irtisanoutuminen ja työsuhteen päättäminen.
- Tervetuloa ja johdanto
- Työsuhteen perusteet
- Työpaikan käytännöt
- Uuden työntekijän perehdyttämistä koskevat tiedot
- Henkilökohtainen ja ammatillinen kehittyminen
- Työntekijöiden palkkiot, edut ja lisäedut
- Yleisiä työpaikkaa koskevia tietoja.
Mitä työntekijän käsikirjaan kannattaa sisällyttää?
Aiemmin työntekijän käsikirjaa käytettiin pääasiassa henkilöstöhallinnon (HR) käytäntöjen ja menettelytapojen käsikirjana.
Nykyään työntekijän käsikirjat sisältävät yleensä yhdistelmän erilaisia elementtejä, jotka ovat olennaisia nykyisille työntekijöille sekä uusille työntekijöille perehdytyksen ja työhönopastuksen aikana.
Tervetuloa ja johdanto
Useimmat organisaatiot aloittavat työntekijän käsikirjan tervetulokirjeellä – tai vielä parempi vaihtoehto on perustajan, toimitusjohtajan tai johtoryhmän tervetulovideo, kuten alla oleva Uberin video.
Tämä tarjoaa uusille tai mahdollisille tiimin jäsenille arvokasta tietoa yrityksestä, sen liiketoiminnan tarkoituksesta, työntekijöiden roolista organisaation menestyksessä sekä itse työntekijän käsikirjan tarkoituksesta.
Esimerkki uuden työntekijän tervetulokirjeestä löytyy artikkelin lopussa olevasta maksuttomasta työntekijän käsikirjan mallistamme.
Yrityksen ja kulttuurin yleiskatsaus
Tämä käsikirjan osio on tärkeä, sillä se auttaa uusia tai mahdollisia työntekijöitä ymmärtämään paremmin yrityksesi missiota, kulttuuria ja tarinaa.
Käsikirjasi tulisi sisältää seuraavat elementit, ja niiden järjestys on sinun päätettävissäsi:
- Visio: Mikä on yrityksesi tarkoitus; miksi yrityksesi on olemassa?
- Historia ja aikajana: Mistä yrityksesi on lähtöisin ja miten se on kehittynyt?
- Missio: Miten organisaatiosi saavuttaa visionsa ja tavoitteensa?
- Keskeiset arvot: Mitkä organisaation uskomukset ohjaavat ihmisten toimintaa ja päätöksiä?
- Organisaatiorakenne: Miten tiimit ja työntekijät on organisoitu?
Zapposin kulttuurikirja on hyvä esimerkki siitä, miten työntekijän käsikirjaa voidaan käyttää välittämään potentiaalisille työntekijöille organisaation todellinen olemus.
Huomautus: Tämä on se työntekijäkäsikirjan osa, jonka organisaatiot yleensä julkaisevat.
Työsuhteen perusteet
Työsuhteen perusteita käsittelevä osio antaa työntekijöille selkeän käsityksen heidän työsuhteestaan yritykseen.
Siinä esitellään keskeiset työsuhdeluokat ja odotukset johdonmukaisuuden ja avoimuuden varmistamiseksi.
- Työsuhdeluokat: Kokoaikaisen, osa-aikaisen, määräaikaisen ja sopimuspohjaisen työn määrittely, etuuksien määräytyminen luokan perusteella, koeajat tarvittaessa ja niin edelleen.
- Yhtäläiset mahdollisuudet ja syrjimättömyys: Lausuma siitä, että organisaatio on sitoutunut edistämään monimuotoista ja osallistavaa työpaikkaa, mukaan lukien yhdenvertaista työllistämistä koskevat lait (EEO), syrjintää ja häirintää koskevat käytännöt sekä kohtuulliset mukautukset vammaisille työntekijöille.
- Työajat ja työvuorot: Vakiintuneet työajat (esim. toimistoajat, työvuorot tai etätyömahdollisuudet), läsnäoloa koskevat odotukset, mukaan lukien myöhästymisiä ja poissaoloja koskevat käytännöt, sekä menettelyt työaikojen muutosten tai poissaolojen hakemiseen.
Työpaikan käytännöt
Monilla yrityksillä on yksityiskohtaiset työpaikan käytännöt ja menettelyt erillisessä käsikirjassa, ja työntekijäkäsikirjassa käsitellään vain joitakin tärkeimpiä niistä.
Tämä on erityisen järkevää, jos työntekijäkäsikirjan tarkoituksena on edistää yrityskulttuuriasi eikä luetella joukkoa sääntöjä.
Jos et ole varma, mitkä HR-käytännöt työntekijäkäsikirjaasi tulisi sisällyttää, tässä muutama, joista voit aloittaa:
- Monimuotoisuus, yhdenvertaisuus ja osallisuus
- Työpaikan turvallisuus ja terveys
- Häirintä ja seksuaalinen häirintä
- Etätyö ja etätyöskentely
- Sosiaalinen media
- Palkallinen vapaa (PTO), loma-aika
- Oikeus poissaoloihin, kuten sairauslomaan ja valamiehenä toimimiseen.
Uuden työntekijän perehdytystiedot
Tässä työntekijäkäsikirjan osassa käsitellään sitä, mitä uusi tiimin jäsen voi odottaa ensimmäisenä työpäivänään ja ensimmäisinä työviikkoinaan, kuten:
- Toimiston tai toimitilojen esittely
- Tiimin esittelyt
- Pukeutumissäännöt (tarvittaessa)
- Koulutusaikataulut
- Työkalut ja resurssit
- Keskeiset yhteyshenkilöt.
Esimerkiksi henkilöstöhallinnon ohjelmistoyritys People esittelee erinomaisessa työntekijäkäsikirjassaan, mitä uudet tiimin jäsenet voivat odottaa ensimmäisenä työpäivänään ja ensimmäisen kuukauden aikana.
Henkilökohtainen ja ammatillinen kehittyminen
LinkedInin vuoden 2018 Työvoiman oppimisraportin mukaan peräti 93 % työntekijöistä pysyisi yrityksessä pidempään, jos se investoisi heidän uraansa.
Pohjimmiltaan L&D on tärkeää henkilöstön pysyvyyden kannalta ja tietenkin sen varmistamiseksi, että henkilöstölläsi on organisaation pitkän aikavälin menestyksen edellyttämät taidot.
Tässä työntekijäkäsikirjan osassa tulisi käsitellä esimerkiksi seuraavia asioita:
- Suorituskyvyn johtamisprosessisi
- Sisäisiin työpaikkailmoituksiin hakeminen
- Sisäiset koulutusohjelmat
- Koulutus- ja lukukausimaksutuki.
Työntekijöiden palkkiot, edut ja lisäedut
Tämä on tilaisuutesi esitellä palkkaus ja palkkiot, joita organisaatiosi tarjoaa palkattaville työntekijöille, sekä perehdyttää uudet työntekijät ja innostaa heitä.
Tämä osio voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja:
- Palkitsemisfilosofia: Maksatteko esimerkiksi markkinoiden korkeinta palkkaa?
- Palkitsemisen osa-alueet: Palkka, bonukset, osakeoptiot, tuntiperusteiset ylityökorvaukset jne.
- Palkkakatsaukset: Kuinka usein niitä tehdään, mikä on prosessi ja miten ne vaikuttavat palkkaukseen.
- Henkilöstöetuohjelmat: Sairausvakuutus, hyvinvointiohjelmat, RRSP / 401(k) jne.
- Lisäedut: Autoetu, kulutili, teknologiaedut, liikuntaetu jne.
Netflix selittää esimerkiksi työntekijöiden kulttuurioppaassaan erinomaisesti palkitsemisfilosofiansa ja sen, miten vuotuiset palkkakatsaukset toteutetaan.
Yleisiä työpaikkaa koskevia tietoja
Tämä osio voi toimia koontina kaikista muista tiedoista, jotka koet tärkeiksi jakaa uusille, nykyisille ja mahdollisille työntekijöille, jotta he tutustuvat työpaikan kulttuuriin ja innostuvat työskentelemään organisaatiossasi, kuten:
- Toimistoa ja toimitiloja koskevat tiedot
- Työympäristö, esimerkiksi avokonttorin työpisteet, toimistot, ruokailutilat ja yhteiset tilat
- Virkistystilat, esimerkiksi pingispöydät
- Tiimitapahtumat, esimerkiksi pikkujoulut ja kesägrillijuhlat
- Lemmikkien tuominen työpaikalle.
Valven työntekijäkäsikirja on erinomainen esimerkki siitä, miten ihmisille voi antaa hyvän käsityksen siitä, millaista kyseisessä organisaatiossa on työskennellä.
Työntekijän irtisanoutuminen ja työsuhteen päättäminen
Tässä osiossa kuvataan menettelyt, joita työntekijöiden ja työnantajien on noudatettava työsuhteen päättyessä. Se varmistaa sujuvan siirtymän ja samalla ammatillisuuden säilymisen sekä lainsäädännön vaatimusten noudattamisen.
- Irtisanoutumismenettelyt ja irtisanomisajat: Menettely silloin, kun työntekijä päättää lähteä yrityksestä, esimerkiksi kirjallisen irtisanoutumisilmoituksen toimittaminen esihenkilölle tai henkilöstöhallinnolle, irtisanomisajan noudattaminen jne.
- Loppupalkan ja etujen käsittely: Menettely viimeisen palkan maksamiseksi, etujen jatkamiseksi, laitteiden palauttamiseksi jne.
- Työsuhteen tahatonta päättämistä koskevat käytännöt ja menettelyt: Syyt, joiden vuoksi organisaatio saattaa päättää työsuhteen, kuten suorituskykyyn liittyvät ongelmat, yrityksen käytäntöjen rikkominen, vakava väärinkäytös tai yrityksen uudelleenjärjestelyt tai henkilöstövähennykset.
4 syytä, miksi työntekijäkäsikirja on tärkeä
Työntekijäkäsikirja on organisaatiota koskevien tietojen kokoelma, jota nykyiset ja uudet työntekijät voivat käyttää tietolähteenä ja oppimiseen.
People Managing Peoplen LinkedInissä tekemän kyselyn mukaan 71 % vastaajista ilmoitti, että heidän organisaatiollaan on jo työntekijäkäsikirja, kun taas 19 % kertoi, että heillä on suunnitelmissa laatia sellainen tai että sen laatiminen on parhaillaan käynnissä.
Työntekijäkäsikirjasta voi olla tiimin jäsenille ja koko organisaatiolle merkittävää hyötyä useilla eri osa-alueilla.
Uusien työntekijöiden onnistunut perehdyttäminen
Työntekijäkäsikirja on keskeinen väline uusien työntekijöiden orientaatiossa ja perehdytyksessä. Glassdoorin tekemässä tutkimuksessa havaittiin, että organisaatiot, joissa perehdytysprosessi on toimiva, parantavat uusien työntekijöiden pysyvyyttä 82 prosentilla ja tuottavuutta yli 70 prosentilla.
Työntekijäkäsikirjan avulla uusille työntekijöille kerrotaan työsuhdetta ohjaavista säännöistä ja prosesseista sekä työnantajan ja työntekijän oikeuksista, velvollisuuksista ja odotetusta käyttäytymisestä.
Se on myös tärkeä väline, jonka avulla uudet tiimin jäsenet ymmärtävät kaiken aina ensimmäisten työviikkojen ja -kuukausien kulusta siihen, mitä heidän tulisi pukea päälleen töihin (huomio: pukeutumissääntöjen kanssa kannattaa olla tarkkana!).
Tästä syystä työntekijän käsikirjan jakaminen perehdyttämistä edeltävän prosessin aikana ei ole huono ajatus. Sen liittäminen tervetulokirjeeseen on hyvä keino.
Rakenna vahva yrityskulttuuri
Työntekijän käsikirja on paljon enemmän kuin pelkkä henkilöstöhallinnon käytäntöjen käsikirja. Työntekijän käsikirja antaa sinulle mahdollisuuden määritellä sanoin ja kuvin yrityskulttuurisi ja viestiä siitä uusille ja nykyisille työntekijöille.
Erinomaisen yrityskulttuurin rakentamisen keskeinen osa on yrityksen vision sanoittaminen, organisaation ydinarvojen ja uskomusten määrittely sekä niiden toimintatapojen ja tekojen kuvaaminen, joita odotat tiimin jäseniltä näiden arvojen tukemiseksi.
Patagonia tekee tämän erinomaisesti työntekijän käsikirjassaan, jossa se kuvaa tarkoituksekseen ”Toimimme pelastaaksemme planeetan” ja yrityksen tehtäväksi ”Rakentaa paras tuote, olla aiheuttamatta tarpeetonta haittaa, käyttää liiketoimintaa ympäristökriisin ratkaisemiseen tähtäävien ratkaisujen inspiroimiseen ja toteuttamiseen.”
Houkuttele ja palkkaa loistavia työntekijöitä
Erinomainen työntekijän käsikirja voi tarjota kilpailuetua organisaatioille, jotka kilpailevat huippuosaajien palkkaamisesta. Monet yritykset ovat julkaisseet työntekijän käsikirjansa julkisesti ja muotoilleet ne innovatiivisilla tavoilla saadakseen potentiaaliset työntekijät innostumaan ja haluamaan liittyä yritykseen.
Esimerkiksi Valve julkaisi työntekijän käsikirjansa julkisesti vuonna 2012 ja sai osakseen merkittävästi myönteistä julkisuutta ainutlaatuisella tyylillään ja värikkäillä kuvauksillaan yrityksen työympäristöstä.
Voit käyttää työntekijän käsikirjaa tuodaksesi esiin ja edistääksesi sitä, mikä tekee organisaatiostasi erityisen, yksilöllisiä työntekijäetuja sekä kantaasi ajankohtaisiin kysymyksiin, kuten yhtäläisiin työllistymismahdollisuuksiin, syrjimättömyyteen ja COVID-19-turvallisuuteen.
Täytä lakisääteiset ja työlainsäädännön vaatimukset
Työntekijän käsikirja auttaa dokumentoimaan ja järjestämään tietoja, jotka liittyvät suoraan työsopimukseen ja työsuhteeseen, esimerkiksi toistaiseksi voimassa olevaan työsuhteeseen, sekä sovellettavaan työlainsäädäntöön (maakunta- tai osavaltiolait ja liittovaltion lait).
Esimerkiksi Yhdysvaltojen Family and Medical Leave Act -laki (FMLA) ja Kanadan Brittiläisen Kolumbian työsuhdestandardilaki määrittävät työnantajien vähimmäisvaatimukset monien näiden käytäntöjen osalta.
Kuka vastaa työntekijän käsikirjan laatimisesta?
Henkilöstöhallinto koordinoi yleensä työntekijän käsikirjan laatimista. Organisaatioissa, joissa ei ole henkilöstöhallinnon tiimiä tai työntekijää, vastuu voi kuitenkin kuulua:
- Perustajalle tai yrityksen omistajalle;
- hallinnolliselle tai johdon assistentille;
- ulkoiselle henkilöstöhallinnon konsultille; tai
- käsikirjatoimikunnalle
Tämä henkilö vastaisi tarvittavien tietojen keräämisestä haastattelemalla keskeisiä työntekijöitä sekä tutkimalla olemassa olevia käytäntöjä ja menettelytapoja ja alan parhaita käytäntöjä.
Mikä on työntekijän käsikirjatoimikunta?
Käsikirjatoimikunta voidaan löytää suuremmista organisaatioista, ja siihen kuuluu usein johtajia, esihenkilöitä ja henkilöitä organisaation eri osista. Käsikirjatoimikunta vastaa yleensä seuraavista:
- käsikirjan strategisen tarkoituksen määrittäminen;
- sisältöä ja sävyä koskevien yleisten suuntaviivojen tarjoaminen;
- päättäminen siitä, miten organisaation tulisi käyttää käsikirjaa;
- käsikirjan laatimisen valvominen; ja
- kaiken käsikirjan sisällön kokoaminen.
Miksi kutsuisin työntekijäkäsikirjaani?
”Työntekijäkäsikirja” on yleisimmin käytetty ilmaus, koska se ymmärretään laajemmin, kun taas sellaisia nimityksiä kuin ”työntekijäopas” ja ”henkilöstöhallinnon toimintaperiaatteiden käsikirja” käytetään harvemmin, koska ne kuulostavat liian byrokraattisilta, jäykiltä ja muodollisilta.
Se, miksi kutsut työntekijäkäsikirjaasi, on yksi päätöksistä, jotka sinun on tehtävä prosessin aikana. Päätökseen vaikuttavat käsityksesi käsikirjan päätarkoituksesta, yrityskulttuurisi ja omat henkilökohtaiset mieltymyksesi.
Esimerkiksi monet organisaatiot, kuten Netflix ja HubSpot, kutsuvat käsikirjojaan nimillä ”Kulttuurikoodit” tai ”Kulttuurioppaat” osoittaakseen, että käsikirjan tarkoituksena on toimia kulttuuria rakentavana työkaluna eikä yrityksen toimintaperiaatteiden ja menettelytapojen käsikirjana.
3 parasta käytäntöä onnistuneen työntekijäkäsikirjan laatimiseen
Tehokas työntekijäkäsikirja on sellainen, joka sitouttaa ja perehdyttää uudet ja nykyiset työntekijät, motivoi potentiaalisia työntekijöitä liittymään organisaatioon sekä kehittää sekä työntekijöitä että yritystä.
Seuraavassa on joitakin keskeisiä menestystekijöitä, jotka voivat ratkaista onnistuneen työntekijäkäsikirjan kohtalon:
1. Kiinnostava ja jäsennelty sisältö
Hyvän romaanin tavoin sinun on varmistettava, että työntekijäkäsikirjasi sisältö on hyvin kirjoitettua, kiinnostavaa ja toivottavasti ajoittain jopa viihdyttävää.
Rakenteen ja tietojen esittämisjärjestyksen tulisi olla looginen ja intuitiivinen.
Lisää hyperlinkkejä (digitaalisia versioita varten), sisällysluettelo ja hakemisto, jotta työntekijöiden on helpompi löytää etsimänsä tiedot, sekä sanasto, jonka avulla yrityskohtaisiin lyhenteisiin ja ammattikieleen voi tutustua nopeasti. Hyvä esimerkki tästä on GitLab.
Lopuksi käytä tässä artikkelissa esiteltyjen monien työntekijäkäsikirjaesimerkkien sisältöä lähtökohtana oman sisältösi kehittämiselle sen sijaan, että aloittaisit tyhjästä.
Muista kuitenkin tekijänoikeussäännöt, erityisesti jos aiot julkaista käsikirjasi julkisesti.
Vakuuttava ulkoasu ja vaikutelma
Käsikirjan ”ulkoasun ja vaikutelman” eli sävyn tulisi olla linjassa yrityskulttuurin ja arvojen kanssa. Oikea sävy voi yhdessä kiinnostavan sisällön kanssa luoda informatiivisen ja viihdyttävän resurssin, jota ihmiset todella haluavat lukea.
Valven käsikirja on erinomainen esimerkki työntekijäkäsikirjasta, jossa käytetään esimerkiksi seuraavia elementtejä:
- Keskusteleva sävy: käytä puhekielisiä ilmauksia, kuten ”oon”, muodollisemman ilmauksen ”olen” sijaan, jotta materiaali olisi helpommin lähestyttävää ja luettavaa.
- Valokuvat ja kuvat: sisällytä kuvia esimerkiksi todellisista työntekijöistä ja yrityksen työtiloista, jotta uudet työntekijät ymmärtävät organisaatiota paremmin.
- Luovat visuaaliset elementit: käytä infografiikoita, hauskoja sarjakuvia ja luettelomerkkejä aina kun mahdollista hyödyntääksesi aivojen mieltymystä kuviin ja visuaalisiin elementteihin.
Huumori: pieni hyväntahtoinen huumori voi auttaa merkittävästi tutustuttamaan ihmiset aiheisiin, jotka eivät ole yhtä kiinnostavia mutta jotka on silti välttämätöntä sisällyttää.
Voit esimerkiksi alustaa vanhempainvapaata koskevan toimintaperiaatteen jollakin kevyellä ja hauskalla tavalla, kuten: ”Odotatteko perheenlisäystä? Lapsen saaminen on vanhemmille ainutlaatuinen hetki, joten on vain reilua, että saatte molemmat vapaata kokemuksesta nauttimiseen ja palautumiseen.”
Helposti käytettävissä
Voisit luoda maailman parhaan työntekijäkäsikirjan, mutta siitä ei olisi paljoakaan hyötyä, jos kukaan ei tiedä, missä se sijaitsee, tai jos sen muoto vaikeuttaa jakelua.
Vaikka haluat antaa ihmisille mahdollisuuden tulostaa käsikirjan, sen tulisi ensisijaisesti olla saatavilla digitaalisessa muodossa ja helposti käytettävissä yrityksesi intranetissä tai jaetulla verkkoasemalla.
Kokeile hyödyntää yritysten, kuten AirMasonin ja Blissbookin, työntekijäkäsikirjaohjelmistoa visuaalisesti kiinnostavan käsikirjan luomiseen ja helppoon ylläpitoon.
Voit myös olla luova Trellon tapaan. Ohjelmistoyritys käyttää omaa ohjelmistoalustaansa työntekijäkäsikirjaansa varten.
Aiheeseen liittyvää luettavaa: Harkitsetko työntekijöiden intranetiä? Lue tämä ensin
Jatkuvasti päivitettävä
Organisaatiosi muuttuu jatkuvasti, joten myös työntekijäkäsikirjasi tulisi muuttua.
Käsittele käsikirjaasi elävänä asiakirjana, joka vaatii säännöllistä ylläpitoa.
Pyydä uusilta työntekijöiltä perehdytyksen aikana palautetta siitä, mitä käsikirjaan voisi lisätä tai parantaa, seuraa uusimpia HR-trendejä ja työntekijöiden perehdytyksen parhaita käytäntöjä sekä pysy ajan tasalla työlainsäädännön uusimmasta kehityksestä, jotta tiedät, mitä yrityksen käytäntöjä ja menettelytapoja saattaa olla tarpeen päivittää.
9 vaihetta työntekijäkäsikirjan luomiseen
Roomaa ei rakennettu päivässä, eikä työntekijäkäsikirjasi valmistu päivässä. Erinomaisen työntekijäkäsikirjan luominen vaatii aikaa, kärsivällisyyttä ja tukea organisaation eri ihmisiltä.
Seuraavassa ovat vaiheet, jotka sinun tai käsikirjatoimikuntasi on toteutettava uuden käsikirjan julkaisemiseksi:
1. Hanki ylimmän johdon tuki
Jos et ole organisaatiosi ylimmän johdon edustaja, käsikirjasi ei pääse etenemään ilman heidän hyväksyntäänsä ja tukeaan.
Käytännön vinkkejä:
- Esittele liiketoimintaperustelut—Korosta, miten käsikirja parantaa perehdytystä, vaatimustenmukaisuutta ja työntekijöiden sitoutumista.
- Näytä esimerkkejä—Hyödynnä alan johtavien yritysten parhaita käytäntöjä havainnollistaaksesi käsikirjan arvoa.
- Hanki tukija—Johtotason sponsorin (esim. HR-johtajan tai operatiivisen johtajan) mukanaolo voi edistää käyttöönottoa.
2. Päätä tarkoituksesta
Määrittele käsikirjaa koskeva visiosi ja tavoitteet, jotka haluat sen saavuttavan. Ne ohjaavat monia sisältöä ja jakelua koskevia päätöksiäsi.
Käytännön vinkkejä:
- Määrittele, onko käsikirjan ensisijainen tarkoitus tukea vaatimustenmukaisuutta, rakentaa organisaatiokulttuuria vai toimia työntekijöiden tietolähteenä.
- Huomioi kohderyhmän tarpeet—uudet työntekijät saattavat tarvita kiinnostavamman muodon, kun taas kokeneet työntekijät tarvitsevat käytäntöihin helpon pääsyn.
- Sovita tarkoitus yhteen yrityksen arvojen ja työnantajabrändin kanssa.
3. Selvitä lakisääteiset vaatimukset
Vältä oikeudelliset sudenkuopat ja keskustele työsuhdejuristisi kanssa, jos olet epävarma siitä, mitä voit ja mitä et voi sisällyttää käsikirjaasi.
Käytännön vinkkejä:
- Pyydä työsuhdejuristia tai HR-vaatimustenmukaisuuden asiantuntijaa tarkistamaan tietojen paikkansapitävyys.
- Pysy ajan tasalla työlaeista (esim. FMLA, ADA, EEO ja ylityötä koskevat säännökset), jotka vaikuttavat työpaikan käytäntöihin.
- Jos yrityksesi toimii useissa maissa, harkitse käsikirjasta paikallisiin olosuhteisiin mukautettuja versioita.
4. Tutustu parhaisiin käytäntöihin ja esimerkkeihin
Olet jo tehnyt osan tästä lukemalla tämän artikkelin! Tutustu myös edellä esiteltyihin erinomaisiin työntekijäkäsikirjaesimerkkeihin.
Käytännön vinkkejä:
- Analysoi alan johtajia (esim. Netflix, Buffer, GitLab) ja pane merkille heidän lähestymistapansa kulttuuriin, sävyyn ja saavutettavuuteen.
- Hyödynnä työntekijöiden todellista palautetta ymmärtääksesi, mitä tietoja työntekijät todella tarvitsevat.
5. Luo sisältö ja rakenne
Kerää kaikki mukaan haluamasi tiedot, päätä, miten järjestät ne, ja ryhdy kirjoittamaan!
Käytännön vinkkejä:
- Käytä yksinkertaista ja ytimekästä kieltä – vältä juridista jargonia aina kun mahdollista.
- Jaa sisältö osioihin (esim. työsuhteen perusteet, työpaikan käytännöt, edut, toimintaohjeet).
- Lisää esimerkkejä, usein kysyttyjä kysymyksiä ja tosielämän tilanteita, jotta käytännöt tuntuvat helpommin lähestyttäviltä.
- Lisää hakemisto tai hakutoiminto, jos kyseessä on digitaalinen asiakirja.
6. Päätä muodosta ja käyttöoikeuksista
Päätä, julkaistaanko käsikirja diaesityksenä, verkkosivuna tai muussa muodossa, voiko sen ladata tai tulostaa ja missä ihmiset voivat käyttää sitä.
Käytännön vinkkejä:
- Valitse muoto: PDF, intranet-sivu, interaktiivinen verkkosivusto tai diaesitys.
- Päätä, miten työntekijät käyttävät sitä – yrityksen sähköpostin, henkilöstöhallinnon portaalin tai painettujen kappaleiden kautta.
- Varmista mobiiliystävällisyys, jos työvoimaasi kuuluu etä- tai kenttätyöntekijöitä.
7. Tarkista sisältö johdon ja lakiasiantuntijoiden kanssa
Hanki lopullinen hyväksyntä ja allekirjoitus päätöksentekijöiltä.
Käytännön vinkkejä:
- Järjestä monialainen tarkistus henkilöstöhallinnon, lakiosaston ja osastopäälliköiden kanssa.
- Hanki johdolta lopullinen hyväksyntä käsikirjan auktoriteetin vahvistamiseksi.
- Laadi viestintäsuunnitelma käsikirjan esittelemiseksi työntekijöille.
8. Julkaise ja juhlista
Julkaise käsikirja, järjestä pienet juhlat, esittele se seuraavassa koko henkilöstön kokouksessa ja kannusta ihmisiä käyttämään sitä!
Käytännön vinkkejä:
- Julkista se koko henkilöstön kokouksessa tai yrityksen uutiskirjeessä.
- Kannusta esihenkilöitä käymään tärkeimmät osiot läpi tiimiensä kanssa.
9. Tarkista ja ylläpidä säännöllisesti
Luulitko, että työ oli valmis, kun julkaisit käsikirjan? Mieti uudelleen… :-)
Käytännön vinkkejä:
- Laadi tarkistusaikataulu (esim. neljännesvuosittain tai vuosittain).
- Nimeä henkilöstöhallinnon tiimin jäsen seuraamaan käytäntöjen päivityksiä ja tekemään tarvittavat muutokset.
- Kerää työntekijöiden palautetta selkeyden ja ajantasaisuuden parantamiseksi ajan mittaan.
Ilmainen työntekijäkäsikirjan mallipohja
Tässä se on! Olemme luoneet Word-asiakirjan, jota voit käyttää oppaana oman käsikirjasi laatimisessa. Se on kuvitteellisen FACT Technology -yrityksen työntekijäkäsikirjan runko, ja se sisältää runsaasti esimerkkisisältöä, jonka avulla pääset alkuun ja saat luovuutesi virtaamaan!
Ennen kuin aloitat, muista kuitenkin seuraavat asiat:
- Työntekijäkäsikirjasi sävy ja sisältö tulisi sovittaa organisaatioosi.
- Mallipohja sisältää vain tekstiä. Lopullisen käsikirjasi ei pitäisi sisältää pelkästään tekstiä.
- Mallipohja on Word-asiakirja. Myös lopullinen käsikirjasi voi olla sellainen, mutta harkitse myös verkkopohjaisia vaihtoehtoja, kuten AirMasonia, johon voit ladata Word-asiakirjasi.
Lataa mallipohja alta!
Lataa työntekijäkäsikirjan mallipohjamme!
Mitä mieltä olet?
Mikä on paras näkemäsi työntekijäkäsikirjaesimerkki? Mikä teki siitä niin hyvän? Entä mikä oli huonoin ja miksi? Mitä sisältöä mielestäsi pitäisi sisällyttää käsikirjan ensimmäiseen versioon ja miksi?
Voit myös tilata People Managing People -uutiskirjeen pysyäksesi ajan tasalla henkilöstöhallinnon uusimmista näkemyksistä, joita johtamisen ja esihenkilötyön asiantuntijat eri puolilta maailmaa jakavat.
