Suoran tilisiirron käyttöönotto palkanmaksussa 7 vaiheessa

Yhdysvalloissa pankit luokittelevat suoran palkanmaksun ACH-maksuksi. ACH on lyhenne sanoista automaattinen selvityskeskus, joka on tämäntyyppisiä tapahtumia valvova verkosto.

Miten suora palkanmaksu toimii?

Suora palkanmaksu siirtää työntekijöiden palkat sähköisesti yrityksesi pankkitililtä heidän henkilökohtaisille tileilleen ilman paperisia shekkejä. Prosessi toimii näin:

1. Ota suora palkanmaksu käyttöön: Käytä ohjelmistoa palkanmaksun käsittelyyn ja ota suora palkanmaksu käyttöön palkanmaksupalveluntarjoajasi tai pankkisi kautta.
2. Kerää työntekijöiden pankkitiedot: Yhdysvaltojen palkanmaksua varten tarvitset jokaisen työntekijän reititysnumeron, tilinumeron ja tilityypin. Kanadan palkanmaksua varten tarvitset laitoksen numeron, maksuliikenteen numeron ja tilinumeron. Työntekijöiden on myös annettava suostumuksensa suoraan palkanmaksuun.
3. Lähetä palkkatiedot käsiteltäviksi: Kun olet hyväksynyt palkanmaksun, palveluntarjoajasi tai pankkisi lähettää maksuohjeet asianmukaisen pankkiverkoston, kuten Yhdysvalloissa ACH:n, kautta. Tämä tapahtuu yleensä ennen palkanmaksupäivää, jotta käsittelylle jää aikaa.
4. Työntekijät saavat palkkansa: Vastaanottavat pankit hyvittävät työntekijöiden tilit sovittuna maksupäivänä, ja vastaavat varat veloitetaan yritystililtäsi palveluntarjoajasi rahoitusaikataulun mukaisesti.

Suoran palkanmaksun käyttöönotto seitsemässä vaiheessa

Suoran palkanmaksun käyttöönotto on melko suoraviivaista, mutta pankkitietojen, valtuutuksen ja maksuaikataulun määrittäminen oikein on olennaista. Näin pääset alkuun.

1. Valitse suoran palkanmaksun palveluntarjoaja

Päätä ensin, käsitteletkö suorat palkanmaksut pankkisi vai palkanmaksupalveluntarjoajan kautta.

Jos hallinnoit palkanmaksua itse yrityksessä, tarkista, tarjoaako yrityspankkisi ACH-maksujen käynnistämispalveluja. Useimmat palkanmaksuohjelmistojen tarjoajat voivat vaihtoehtoisesti hoitaa suorat palkanmaksut palkkojen laskennan, vähennysten ja ennakonpidätysten ohella.

Vertaa ennen valintaa käsittelyaikoja, tapahtumamaksuja, pankin vahvistusvaatimuksia ja yhteensopivuutta maksuaikataulusi kanssa.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Ota suora palkanmaksu käyttöön palveluntarjoajasi kanssa

Kun olet valinnut palveluntarjoajan, ota suora palkanmaksu käyttöön ja yhdistä yrityksesi pankkitili.

Jos työskentelet suoraan pankin kanssa, sinun on yleensä täytettävä sen ACH-maksujen käynnistämistä koskeva sopimus. Palkanmaksuohjelmistojen tarjoajat opastavat sinut oman käyttöönotto- ja valtuutusprosessinsa läpi.

Sinun on ehkä myös vahvistettava yritystilisi ennen maksujen lähettämistä. Palveluntarjoajasta riippuen tämä voi tarkoittaa välitöntä vahvistusta, pienimuotoisia testitalletuksia tai yritystä koskevia lisäasiakirjoja.

Author's Tip

Kysy rahoitusvaatimuksista ja käsittelyn määräajoista jo nyt. Jotkin palveluntarjoajat edellyttävät, että palkkoihin tarvittavat varat ovat käytettävissä useita arkipäiviä ennen palkanmaksupäivää.

3. Kerää työntekijöiden pankkitiedot ja valtuutus

Tarvitset jokaisen työntekijän pankkitiedot ja luvan maksaa palkat sähköisesti.

Yhdysvaltalaisilta työntekijöiltä kerätään reititysnumero, tilinumero ja tilityyppi (käyttötili tai säästötili). Kanadalaista palkanmaksua varten tarvitset laitoksen numeron, siirtonumeron ja tilinumeron.

Työntekijät voivat yleensä toimittaa nämä tiedot suojatun palkanmaksuportaalin tai suoratalletuksen valtuutuslomakkeen kautta. Myös mitätöity sekki tai pankin myöntämä suoratalletuslomake voidaan hyväksyä.

Vinkki: Vältä pankkitietojen keräämistä suojaamattomilla sähköposteilla tai laskentataulukoilla. Käytä aina kun mahdollista palveluntarjoajasi työntekijöiden itsepalveluportaalia.

4. Syötä ja vahvista työntekijöiden tiedot

Syötä seuraavaksi työntekijöiden pankkitiedot palkanmaksujärjestelmääsi, elleivät työntekijät voi tehdä tätä itse itsepalveluportaalin kautta.

Tarkista tilinumerot, reititysnumerot, maksujen kohdistukset ja tilityypit huolellisesti. Jotkin palveluntarjoajat vahvistavat työntekijöiden tilit automaattisesti, kun taas toiset käyttävät mikromaksuja tai muita tarkistuksia.

Jos käsittelet ACH-maksuja suoraan pankkisi kautta, saatat joutua luomaan ja lataamaan NACHA-muotoisen maksutiedoston palkanmaksu- tai kirjanpitojärjestelmästäsi.

Älä oleta, että tilinumeron syöttäminen tarkoittaa tilin olevan vahvistettu. Vahvista vahvistuksen tila ennen työntekijän ensimmäisen suoratalletuksen ajastamista.

5. Testaa suoratalletusasetuksesi

Ennen kuin käytät suoratalletusta koko henkilöstöllesi, varmista, että maksujen asetukset toimivat odotetulla tavalla.

Palveluntarjoajasi saattaa tarjota tilin vahvistamista, ennakkoilmoitusprosessia tai testimaksua. Käytettävissä oleva menetelmä riippuu pankista tai palkanmaksualustasta.

Tarkista, että:

• Työntekijöiden pankkitiedot on vahvistettu tarvittaessa.
• Maksusummat ja tilikohdistukset ovat oikein.
• Yritystilisi on hyväksytty ja sillä on riittävästi varoja.
• Kaikki testitapahtumat tai vahvistuspyynnöt on suoritettu.

Onnistunut tilin vahvistaminen ei takaa, että kaikki tulevat maksut käsitellään oikein, joten jatka palkanmaksun tarkistamista ennen lähettämistä.

6. Sovita suoratalletukset palkanmaksuaikatauluusi

Suoratalletukset on lähetettävä riittävän aikaisin, jotta työntekijät saavat palkkansa palkkapäivänä.

Palveluntarjoajasta riippuen ACH-palkanmaksujen käsittely saattaa edellyttää lähetystä yhdestä neljään pankkipäivää etukäteen. Jotkin palveluntarjoajat tarjoavat nopeamman käsittelyn, mutta kelpoisuusehdot ja määräajat vaihtelevat.

Tarkista palveluntarjoajasi käsittelykalenteri erityisesti viikonloppujen ja liittovaltion pankkipyhien osalta. Jos palkkapäivä osuu pyhäpäivälle, saatat joutua lähettämään palkanmaksun aiemmin saavuttaaksesi suunnitellun maksupäivän.

Author's Tip

Aseta palkanmaksun sisäinen hyväksymisen määräaika ennen palveluntarjoajasi määräaikaa. Näin tiimilläsi on aikaa korjata virheet viivästyttämättä työntekijöiden maksuja.

7. Suorita palkanmaksu ja vahvista maksut

Kun kaikki on vahvistettu, olet valmis käsittelemään ensimmäisen suoratalletuksiin perustuvan palkanmaksusi.

Tarkista palkkarekisteri, vahvista työntekijöiden maksusummat ja lähetä palkanmaksu ennen palveluntarjoajasi määräaikaa.

Lähettämisen jälkeen tarkista maksujen tila ja seuraa hylättyjä tai palautuneita talletuksia. Useimmat palkanmaksualustat tarjoavat tapahtumaraportteja, joiden avulla voit tunnistaa huomiota vaativat maksut.

Ensimmäisten palkanmaksukertojen aikana vertaa yritystililtäsi veloitettuja summia palkkatietoihisi ja selvitä mahdolliset erot viipymättä.

Kun prosessi toimii luotettavasti, voit käyttää toistuvia maksuaikatauluja tai automatisoitua palkanmaksuohjelmistoa vähentääksesi manuaalista työtä ja säilyttääksesi samalla säännölliset palkanmaksun tarkistus- ja hyväksymiskäytännöt.

Suoratalletuksen kustannukset

Suoratalletuksen käyttämisestä yrityksellesi aiheutuvat kustannukset riippuvat muutamasta eri tekijästä:

• Pankkisi: Jos käytät pankkia, siitä peritään todennäköisesti käyttöönottomaksu ja mahdollisesti jatkuva kuukausimaksu.
• Palkanmaksualustan kustannukset: vaikka useimmat palveluntarjoajat tarjoavat suoratalletuksen osana pakettia, jotkin saattavat veloittaa siitä lisämaksun.

Pienyrityksille tarkoitettujen kustannustehokkaiden palkanlaskentaratkaisujen hyödyntäminen voi parantaa näitä säästöjä entisestään.

Suoran talletuksen yleiset ongelmat ja niiden ratkaiseminen

Vaikka suora talletus olisi määritetty, virheelliset pankkitiedot, ohitetut käsittelyn määräajat tai tilin vahvistamiseen liittyvät ongelmat voivat viivästyttää työntekijöiden maksuja. Näin voit toimia, jos jokin menee pieleen.

Ongelma	Todennäköinen syy	Toimintaohje
Työntekijä ei ole saanut palkkaansa	Palkkalista toimitettiin myöhässä, maksua käsitellään edelleen tai vastaanottava pankki ei ole vielä kirjannut varoja tilille.	Tarkista palkanlaskennan toimituksen tila ja suunniteltu maksupäivä. Jos maksu on myöhässä, ota yhteyttä palveluntarjoajaasi ja pyydä sitä jäljittämään maksu.
Suora talletus hylättiin	Virheelliset tilitiedot, suljettu tili tai pankin asettama rajoitus.	Tarkista pankin ilmoittama palautuksen syy, vahvista työntekijän tiedot turvallisesti ja järjestä korvaava maksu.
Työntekijän uusi pankkitili ei toimi	Tiliä ei ole vahvistettu tai muutokset tehtiin palkanlaskennan määräajan jälkeen.	Tarkista vahvistuksen tila ja selvitä, lähetettiinkö maksu aiemmalle tilille.
Työntekijälle maksettiin väärä summa	Virheelliset palkanlaskennan laskelmat, päällekkäiset toimitukset tai vanhentuneet työntekijätiedot.	Tarkista palkkarekisteri ja ota välittömästi yhteyttä palveluntarjoajaasi selvittääksesi, voidaanko maksu korjata tai ACH-maksu peruuttaa.
Suoran talletuksen määrittäminen on kesken	Yrityksen tai työntekijän pankkitilin vahvistamista ei ole saatettu loppuun.	Tarkista avoimet vahvistuspyynnöt, valtuutuslomakkeet tai testitapahtumat.

Author's Tip

Varmista aina ennen korvaavan maksun suorittamista, onko maksu odottamassa, hylätty vai jo suoritettu. Muussa tapauksessa vaarana on maksaa työntekijälle kahdesti. Jos maksu viivästyy, ilmoita asiasta työntekijälle ja järjestä tarvittaessa vaihtoehtoinen maksutapa palkanmaksuvaatimusten täyttämiseksi.

Mitä hyötyä suorasta talletuksesta on?

Suora talletus on jälleen yksi esimerkki siitä, kuinka automaatio tehostaa prosessia.

Suoran talletuksen hyödyt työnantajille

• Tehokkuuden lisääntyminen: Palkkojen käsittely sähköisesti suorien talletusten kautta tehostaa maksuprosessia vähentämällä paperisten shekkien tai rahan käsittelyyn, tulostamiseen ja jakeluun liittyvää hallinnollista taakkaa.
• Johdonmukaisuus: Maksupäivät vaihtelevat palkanlaskennan palveluntarjoajan ja käsittelyaikataulun mukaan. Tämä on erityisen tärkeää pienyrityksille, joten kannattaa tarkistaa, miten eri pienyritysten palkanlaskentavaihtoehdot käsittelevät suoria talletuksia.
• Kirjanpidon ja raportoinnin yksinkertaistuminen: Sähköiset maksut helpottavat tarkkojen ja helposti saatavilla olevien taloustietojen ylläpitämistä. Työnantajat voivat seurata ja raportoida palkanlaskennan kuluja helposti, mikä hyödyttää kirjanpitoa ja verotusta.

\u003cspan data-sheets-root=\u00221\u0022\u003ePalkanlaskenta on kehittynyt merkittävästi, ja verkkoalustat yksinkertaistavat prosesseja. Gusto-palvelun kaltaiset palveluntarjoajat ovat helppokäyttöisiä ja käsittelevät veroasiat tehokkaasti, vaikka mikään palkanlaskentayritys ei ratkaise ongelmia välittömästi.\u003c/span\u003e

Susan Snipes

Henkilöstöhallinnon osa-aikainen konsultti ja vaatimustenmukaisuuden asiantuntija Opens new window

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

• Skaalautuvuus: Yrityksen kasvaessa suora talletus helpottaa palkanlaskennan toimintojen laajentamista.
• Parantunut turvallisuus: Suora talletus vähentää shekkipetosten, kadonneiden tai varastettujen shekkien, varkauksien ja väärentämisen riskiä.
• Työntekijöiden tyytyväisyys: Työntekijät suosivat yleensä suoraa talletusta sen helppouden ja luotettavuuden vuoksi, mikä voi parantaa yleistä työtyytyväisyyttä ja sitoutumista.
• Kestävyys: Sähköinen palkanmaksu talletuksena on ympäristöystävällisempää, koska se vähentää paperin käyttöä, hiilidioksidipäästöjä ja energiankulutusta.

Suoran talletuksen hyödyt työntekijöille

• Helppous: Suoratalletus poistaa tarpeen käydä fyysisesti pankissa tallettamassa palkkashekki. Työntekijöiden ei tarvitse huolehtia pankin aukioloajoista tai käyttää aikaa palkkashekkien hoitamiseen.
• Turvallisuus ja varmuus: Varkauden tai katoamisen riski on pienempi kuin fyysisiä shekkejä käytettäessä. 
• Luotettavuus: Työntekijät voivat luottaa siihen, että heidän palkkansa talletetaan palkkapäivänä riippumatta siitä, ovatko he kyseisenä päivänä töissä.
• Sähköiset tiedot: Suoratalletus tarjoaa työntekijöille selkeän sähköisen tulotietueen, josta voi olla hyötyä budjetoinnissa ja verotuksessa.

Suoratalletuksen vaatimukset ja rajoitukset

Vaikka suoratalletus on nykyään monien organisaatioiden ja työntekijöiden suosima menetelmä, tätä menetelmää valittaessa on otettava huomioon muutamia seikkoja.

1. Paluuta ei ole. Fyysisen shekin voi pysäyttää tai mitätöidä, mutta suoratalletusmaksuja ei pääsääntöisesti voi. Hyväksyttävät virheelliset ACH-maksut voidaan peruuttaa tiukkojen sääntöjen ja määräaikojen mukaisesti.
2. Kustannukset ja maksut. Vaikka suoratalletus on kokonaisuudessaan tehokkaampi, siihen voi liittyä kustannuksia ja maksuja, joista on hyvä olla tietoinen.
3. Turvallisuus. Aivan kuten käteistä voidaan varastaa pankista tai liiketiloista, varkaat ovat kehittäneet erittäin tehokkaita tapoja varastaa ihmisiltä verkossa. Verkkorikollisuuden torjumiseksi ota käyttöön tiukat tietosuojakäytännöt, kuten salaus, turvallinen säilytys ja rajoitettu pääsy arkaluonteisiin tietoihin.

Kohti sujuvaa ja tehokasta palkanmaksuprosessia

Palkanmaksusta on tullut paljon helpompaa verkossa toimivien palkanmaksuohjelmistojen, verkkopankkipalvelujen ja suoratalletusohjelmistojen kaltaisten teknologioiden ansiosta. Näiden edistysaskelten ansiosta oman palkanmaksun hoitaminen on realistisempi vaihtoehto ulkoistamiselle.

Tutustu artikkeliimme aiheesta miten palkanmaksu käsitellään, jos tarvitset ohjeita sujuvan ja tehokkaan palkanmaksuprosessin hoitamiseen.

Jos sinulla on vaikeuksia täyttää suoratalletukseen liittyvät palkanmaksuvelvoitteesi, palkanmaksun rahoitus saattaa olla sinulle hyvä vaihtoehto.

Usein kysytyt kysymykset

Onko suoramaksu turvallinen?

Kyllä, suoramaksu on yleensä turvallinen. Se vähentää kadonneiden tai varastettujen sekkien riskiä ja varmistaa, että varat talletetaan suoraan tilillesi. On kuitenkin tärkeää suojata pankkitietosi petosten estämiseksi.

Onko suoramaksu pakollinen?

Suoramaksu ei ole pakollinen, ellei työnantajasi tai osavaltion laki sitä edellytä. Sitä kuitenkin usein suositellaan sen helppouden ja luotettavuuden vuoksi.

Mitä tietoja tarvitsemme työntekijöidemme suoramaksun määrittämiseen?

Tarvitset työntekijän pankin nimen, reititysnumeron, tilinumeron ja mahdollisesti mitätöidyn sekin. Lisäksi työntekijältä voidaan vaatia allekirjoitettu suoramaksuvaltuutus.

Kuinka kauan suoramaksun määrittäminen kestää?

Suoramaksun määrittäminen kestää yleensä muutaman arkipäivän palkkapalveluntarjoajasta ja pankin vahvistusvaatimuksista riippuen. Uusien työnantajien on ehkä vahvistettava yrityksen pankkitili, kun taas työntekijöiden on ehkä vahvistettava tilitietonsa pikavahvistuksella tai mikrotalletuksilla, mikä voi kestää 1–3 arkipäivää.

Kun kaikki on hyväksytty, sinun on noudatettava palveluntarjoajasi palkanlaskennan käsittelyn määräaikaa, joka on usein 1–4 arkipäivää ennen palkkapäivää. Varaa ensimmäiseen palkanmaksuun ylimääräistä aikaa viivästysten välttämiseksi.

Voivatko työntekijät jakaa suoramaksunsa useille tileille?

Kyllä, monissa palkanlaskentajärjestelmissä työntekijät voivat jakaa suoramaksunsa useille tileille, kuten käyttö- ja säästötileille. Varmista, että palkanlaskentajärjestelmäsi tukee tätä ominaisuutta, ja anna työntekijöille ohjeet sen määrittämiseen.

Mitä tapahtuu, jos työntekijä vaihtaa pankkitiliään?

Organisaation on hankittava uudet tiedot ja päivitettävä järjestelmä. Tämän pitäisi olla helppo prosessi.

Mitä tapahtuu, jos suoramaksupäivä osuu pankkipyhälle?

Jos palkkapäivä osuu liittovaltion pankkipyhälle, ACH-maksuja ei yleensä käsitellä kyseisenä päivänä. Palkanlaskenta on yleensä toimitettava aikaisemmin, jotta työntekijät saavat palkkansa edeltävänä arkipäivänä.

Tarkista palkanpalveluntarjoajasi pyhäpäiväkalenteri ja toimitusten määräajat, sillä käsittelyajat vaihtelevat. Jotkin palveluntarjoajat muuttavat palkanlaskennan määräaikoja automaattisesti, mutta älä oleta, että omasi tekee niin. Suunnittele etukäteen myöhästyneiden maksujen ja mahdollisten palkkojen maksamista koskevien sääntöjen noudattamiseen liittyvien ongelmien välttämiseksi.