Mitä ennakkoperehdytys on? Asiantuntijan opas 2026

Se, mitä organisaatiosi tekee tai jättää tekemättä tänä aikana, voi vaikuttaa merkittävästi tuottavuuteen, liiketoimintariskiin (ajattele sopimuksia), työntekijäkokemukseen ja henkilöstön pysyvyyteen.

Silti ennakkoperehdytyksen osalta 64 % uusista työntekijöistä ei saa lainkaan ennakkoperehdytystä.

Tämän vuoksi voit menettää paljon hyötyjä, jos luot perehdytysohjelman, jossa ennakkoperehdytystä ei ole huomioitu.

Se on helppo tapa auttaa sujuvoittamaan perehdytysprosessia.

Ennakkoperehdytys vs. perehdytys

Työntekijän perehdytys on prosessi, jossa uusi työntekijä integroidaan organisaatioon. Perehdytysprosessi kestää yleensä noin 90 päivää, mutta joissakin tapauksissa se voi kestää jopa vuoden.

Perehdytysprosessin päättyessä tavoitteena on, että uusi työntekijä on sopeutunut yrityskulttuuriin ja että hänellä on selkeä käsitys roolistaan, odotuksista, prioriteeteista ja tavoitteista.

Ennakkoperehdytys on työntekijän laajemman perehdytysprosessin ensimmäinen osa.

Tarkoituksena on valmistella henkilöä ensimmäiseen työpäivään ja antaa hänelle esimakua organisaation kulttuurista ja hänen roolistaan.

Toimenpiteisiin kuuluvat tarvittavien asiakirjojen täyttäminen, toimintaohjeisiin tutustuminen, sähköpostitilien määrittäminen sekä portaalien ja koulutusmateriaalien käyttöön pääseminen.

Asianmukainen ennakkoperehdytysvaihe auttaa maksimoimaan perehdytyksen sijoitetun pääoman tuoton, koska se vapauttaa aikaa keskittyä enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin, kuten uusiin tiimin jäseniin tutustumiseen.

Ennakkoperehdytys	Perehdytys
Ennen ensimmäistä työpäivää	Yli 90 päivää työn aloittamisen jälkeen
Tukee orientaatiota	Jatkaa orientaatiota
Kevyt lähestymistapa	Täysi integraatio

Mitä ennakkoperehdytysprosessiin tulee sisällyttää?

Ennen yksityiskohtiin siirtymistä tässä on joitakin perehdytyksen parhaita käytäntöjä ja tavoitteita, jotka ennakkoperehdytysprosessisi tulisi saavuttaa:

• Anna uudelle työntekijälle tietoa esimerkiksi siitä, miltä hänen ensimmäinen viikkonsa näyttää, sekä käytännön tietoja, kuten pysäköinnistä ja toimistolla käytettävästä pukeutumisesta.
• Esittele tarkemmin organisaation kulttuuria ja tiimiä sekä lievitä jännitystä.
• Varmista, että hänellä on kaikki tarvitsemansa välineet ja resurssit ennen ensimmäistä työpäivää.
• Osoita, että hän teki oikean valinnan hyväksyessään työtarjouksesi ja päättäessään liittyä organisaatioosi.

Kaiken lisäksi tämä ei todennäköisesti ollut ainoa työtarjous, jonka hän sai. On tavallista, että hän pohtii, olisiko hänen pitänyt hyväksyä se toinen tarjous tai vastata rekrytoijalle, joka otti häneen yhteyttä LinkedInissä. 

Tämän mielessä pitäen tässä on luettelo seitsemästä asiasta, jotka ennakkoperehdytyksen prosessin tarkistuslistaan tulee sisällyttää.

1. Esittele uudelle työntekijälle työsopimus

Työsopimus on työnantajan ja uuden työntekijän välinen muodollinen sopimus, jossa määritellään työsuhteen ehdot. Se toimii oikeudellisesti sitovana asiakirjana, jossa kuvataan molempien osapuolten vastuut, oikeudet ja roolit.

Työsopimuksen esittäminen uudelle työntekijälle on tärkeä vaihe selkeiden odotusten asettamisessa sekä työnantajan ja työntekijän etujen suojaamisessa.

Työsopimuksen tarkistuslista:

• Sisällytettävät tiedot:
  • Tehtävän kuvaus ja nimike
  • Aloituspäivä ja työsuhteen kesto
  • Palkkaus ja edut
  • Työajat ja lomakäytännöt
  • Salassapitosopimus
  • Työsuhteen päättämisehdot

Edut

Työsopimus tarjoaa oikeudellista selkeyttä ja suojaa, asettaa selkeät odotukset tehtävälle sekä määrittelee henkilön palkkauksen ja edut selkeästi.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Muistettavaa

Ennen sopimuksen esittelemistä tarkista se varmistaaksesi, että kaikki ehdot ovat oikeudenmukaisia ja lainmukaisia. Esittelyn aikana selitä jokainen kohta selkeästi ja anna uudelle työntekijälle riittävästi aikaa lukea ja ymmärtää sopimus. Kannusta häntä esittämään kysymyksiä tai pyytämään tarvittaessa oikeudellista neuvontaa.

2. Toivota uusi työntekijä tervetulleeksi puhelulla ja sähköpostilla

Uuden työntekijän toivottaminen tervetulleeksi puhelulla ja sähköpostilla on ensimmäinen askel siinä, että hän tuntee itsensä arvostetuksi ja osaksi tiimiä.

Tämä henkilökohtainen lähestymistapa auttaa lievittämään mahdollista jännitystä ja luo myönteisen sävyn hänen tulevalle taipaleelleen yrityksessä. Se on yksinkertainen mutta tehokas tapa alkaa rakentaa vahvaa työnantajan ja työntekijän välistä suhdetta.

Tervetulosähköpostia varten kannattaa laatia huolellisesti muotoiltu viesti, joka auttaa käsittelemään tärkeimmät kysymykset.

Voit käsitellä esimerkiksi seuraavia asioita:

• Aloituspäivä ja -aika
• Saapumisohjeet
• Pukukoodi
• Mitä ottaa mukaan
• Ensimmäisen päivän ohjelma
• Työntekijän käsikirja
• Pääsy koulutusmateriaaleihin
• Yhteystiedot mahdollisia ennen aloitusta herääviä kysymyksiä varten.

Lorie Corcueran, Vancouverissa toimivan SPARK Creations -yrityksen toinen perustaja, mukaan: “Vaikka henkilöstöhallinnon työntekijä hoitaisi tämän, kuulla sinusta [esihenkilöstä] on huomattavasti merkityksellisempää ja tärkeää psykologisen turvallisuuden sekä yhteenkuuluvuuden tunteen luomiseksi.”

Edut

Hyvä tervetulopuhelu ja -sähköposti luovat lämpimän ja kutsuvan ensivaikutelman sekä osoittavat yrityksen kannustavan kulttuurin. Näiden varhaisten viestien hyvä toteutus auttaa lievittämään uuden työpaikan aiheuttamaa jännitystä.

Asiantuntijan vinkki: “Lähetä yritykselle tervetulosähköposti tai -video, jossa esittelet uuden työntekijän, ja kerro hänestä muutama hauska fakta. Tämä on hyvä tapa auttaa organisaation työntekijöitä tutustumaan uuteen tiimikaveriinsa.” - Lorie Corcuera

3. Lähetä uudelle työntekijälle tervetuliaispaketti

Kaikki ilahtuvat saadessaan odottamattoman lahjan postitse tai kotiovelle toimitettuna.

Corcueran mukaan uuden työntekijän tervetuliaispaketti voi sisältää esimerkiksi seuraavia asioita:

• Käsinkirjoitettu kortti, sinun ja heidän uusien tiimikavereidensa allekirjoittamana
• Yrityksen ”oheistuotteet”, kuten t-paidat, kahvimukit, kynät ja lehtiöt
• Työntekijän käsikirja fyysisessä muodossa tai (mieluiten) digitaalisesti USB-tikulla
• Kulkukortit ja avaimenperät yrityksen tiloihin pääsyä varten
• Etuesite, jossa kuvataan sairaus- ja terveysvakuutusedut 
• Uuden työntekijän paperit, kuten palkka- ja vakuutuslomakkeet 

Hyödyt

Uuden työntekijän tervetuliaispaketti luo myönteisen ja lämminhenkisen alun työntekijän matkalle sekä vahvistaa yhteenkuuluvuuden ja arvostuksen tunnetta heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Se tarjoaa myös olennaista tietoa ja resursseja, mikä auttaa sujuvassa ja tietoon perustuvassa siirtymisessä uuteen tehtävään.

Muistettavaa

Varmista, että uusi tiiminjäsenesi saa tervetuliaispaketin hyvissä ajoin ennen ensimmäistä työpäiväänsä ja mieluiten vain päivän tai kaksi tervetulopuhelunne jälkeen.

4. Lähetä uudelle työntekijälle perehdytysviesti

Uuden työntekijän perehdytysviesti sisältää huomattavasti enemmän tietoa siitä, mitä lisätietoja uusi työntekijäsi voi odottaa saavansa ennen ensimmäistä työpäiväänsä sekä siitä, millainen hänen ensimmäisestä työpäivästään ja ensimmäisestä työviikostaan tulee. 

Käytännössä se tiivistää uuden työntekijän tarkistuslistamme loput vaiheet.

Mitä uuden työntekijän perehdytysviestin tulisi sisältää?

Seuraavassa on joitakin tietotyyppejä, joita voit sisällyttää tähän viestiin. 

• Aloitusaika ja sijainti: milloin ja missä heidän tulee olla ensimmäisenä päivänään. Jos auton pysäköintiin liittyy erityisohjeita, muista sisällyttää ne.
• Tärkeät yhteyshenkilöt: kerro, kenen kanssa he tapaavat ensimmäisenä työpäivänään (yleensä henkilöstöhallinnon, esihenkilöiden ja lähimpien tiimikavereiden) sekä muut henkilöt, joiden puoleen he todennäköisesti kääntyvät ensimmäisen viikon aikana.
• Pukeutumissäännöt: tämä on usein huomiotta jäävä ensimmäisen päivän osa-alue. Kun kerrot, millainen pukeutumiskoodi on, jos sellainen on käytössä, voit auttaa välttämään tarpeettoman kiusalliset tilanteet.
• Ensimmäisen viikon ohjelma: anna uudelle työntekijälle aikaa valmistautua henkisesti, mutta pidä kuvaus yleisellä tasolla. Esimerkiksi: Päivä 1 – tutustuminen tiimiin, kierros rakennuksessa. Päivä 2 – yleiskatsaus liiketoimintaan.
• Tiimin jäsenet: toimita heille organisaatiokaavio, joka sisältää tiimisi. He voivat käyttää sitä yhdessä LinkedInin kanssa tutustuakseen uusiin kollegoihinsa.
• Tärkeimmät käytännöt ja prosessit: nosta esiin 2–3 keskeistä käytäntöä tai prosessia, jotka vaikuttavat heihin ensimmäisenä päivänä. Jos olet lähettänyt heille työntekijän käsikirjan, ohjaa heidät asiaankuuluviin osioihin.

Hyödyt

Määrittelemällä selkeästi, millainen ensimmäinen päivä ja sitä seuraavat viikot ovat uudelle työntekijälle, perehdytysviesti auttaa lievittämään alun jännitystä asettamalla selkeät odotukset ja tarjoamalla etenemissuunnitelman ensimmäisille työpäiville uudessa tehtävässä.

Käytännön neuvo

Viesti voi olla melko pitkä sen mukaan, mitä tietoja sisällytät siihen, joten voit aloittaa sen varoituksella, jossa kehotat uutta tiiminjäsentäsi käyttämään riittävästi aikaa kaiken lukemiseen.

Lisäohjeita ja kätevän mallin löydät artikkelistani: Tervetulokirje uusille työntekijöille ennen heidän ensimmäistä työpäiväänsä [malli]

5. Järjestä uuden työntekijän papereiden täyttäminen

Sapling HR:n mukaan uudelle työntekijälle annetaan keskimäärin kolme asiakirjaa allekirjoitettavaksi, ladattavaksi tai hyväksyttäväksi. 

Uuden työntekijän paperit ovat välttämätön, mutta usein tylsä osa perehdytysprosessia, joten kannusta uutta tiiminjäsentäsi täyttämään mahdollisimman moni vaadituista lomakkeista ennen ensimmäistä työpäiväänsä. 

Näin teille molemmille jää enemmän aikaa keskittyä hänen uuden työnsä tärkeämpiin ja kiinnostavampiin osa-alueisiin. 

Millaiset paperit uuden työntekijän on täytettävä?

Yleissääntönä perehdytyksen vaatimustenmukaisuuden kannalta kaikki henkilöllisyyden todentamiseen tai verotukseen liittyvät liittovaltion tai osavaltion paperit, kuten I-9-lomakkeet (esimerkiksi Kanadassa TD1 ja Yhdysvalloissa W-4), tulee täyttää työntekijän ensimmäisen työpäivän loppuun mennessä.

Organisaatiostasi riippuen uuden työntekijän on täytettävä lomakkeet, jotka liittyvät seuraaviin asioihin:

• Palkanmaksu / suoraveloitus
• Yhtiön omaisuuden käyttöä koskevien ehtojen hyväksyminen
• Terveydenhuollon kattavuus (esimerkiksi Kanadassa MSP)
• Laajennettu sairausvakuutus
• Ryhmän RRSP / 401(k)-järjestelmään ilmoittautuminen
• Yleiset työntekijätiedot (esimerkiksi syntymäaika ja hätäyhteyshenkilöt)

Kirjoittajan vinkki

Yleisesti ottaen nämä lomakkeet kannattaa täyttää mahdollisimman pian. Siksi on hyvä käytäntö toimittaa ne sujuvasti heti, kun tarjouskirje on hyväksytty ja allekirjoitettu.

Näin työntekijän ensimmäiset päivät eivät täyty kokonaan liiallisista hallinnollisista tehtävistä, ja voit auttaa häntä keskittymään työn aloittamiseen tehokkaasti.

6. Valmistele uuden työntekijän työvälineet ja resurssit

On tärkeää valmistella etukäteen mahdollisuuksien mukaan kaikki, mitä uusi tiiminjäsen tarvitsee menestyäkseen uudessa tehtävässään.

Monet näistä asioista on todennäköisesti oltava valmiina ennen hänen ensimmäistä työpäiväänsä, kun taas joidenkin kanssa voidaan odottaa perehdytys- ja työn aloitussuunnitelmistasi riippuen.

Mitä resursseja minun pitäisi valmistella uutta työntekijää varten? 

Seuraava on esimerkkiluettelo työvälineistä ja resursseista, jotka saatat joutua valmistelemaan sen mukaan, missä uusi tiiminjäsen työskentelee (etätyössä kotoa käsin tai toimistolla), mitä hän tulee tekemään ja mitä olet ehkä jo toimittanut uuden työntekijän tervetuliaispaketissa.

• Työpiste – toimisto, työtila tai jaettu työskentelytila; työpöytä ja tuoli (harkitse istuma-seisomapöytää); arkistokaappi; toimistotarvikkeet ja paperitarvikkeet.
• Tietokonelaitteet – kannettava tietokone, pöytätietokone ja/tai taulutietokone; näyttö tai näytöt; telakointiasema; hiiri ja näppäimistö.
• Viestintävälineet – matkapuhelin; lankapuhelin; videoneuvottelulaitteet.
• Verkkoyhteydet – jaetut verkkolevyt; yrityksen intranet; sähköpostiosoite; pääsy sähköpostilistoille; etäkäyttö verkkoympäristöön.
• Ohjelmistolisenssit – toimiston tuottavuusohjelmistot; projektinhallinta; T&K-sovellukset.  
• Toimiston / toimitilojen käyttöoikeus – avainkortti tai kulkutunniste; rakennuksen hälytyskoodit; henkilökortti.
• Matkustamiseen liittyvät resurssit – käyntikortit; tuote-esittelypaketit; yrityksen brändillä varustetut vaatteet.
• Kutsut profiilien määrittämistä varten – (sähköposti, Slack-tili, työntekijäportaali, HRIS.)

Toimintaohjeita

Voit käydä tämän koko tarkistuslistan uuden tiiminjäsenesi kanssa läpi hänen ensimmäisenä päivänään, mutta se voi nopeasti tuntua ylivoimaiselta.

On parempi käydä asiat läpi tarpeen mukaan ja ottaa mukaan esihenkilöt sekä tietyistä työvälineistä tai alustoista vastaavat henkilöt sitä mukaa, kun työntekijä osallistuu toimintaan aktiivisemmin.

7. Valmistele perehdytysohjelman asialista

Perehdytysohjelmasi, joka on osa paljon pidempää työn aloitusprosessia, kestää todennäköisesti noin viikon, mutta se voi kestää jopa kuukauden.

Uuden työntekijän perehdytyksen asialista toimii omana tarkistuslistanaan ja auttaa varmistamaan, ettei mitään jää väliin työntekijän perehdytyksen ensimmäisinä päivinä ja viikkoina.

Mitä tyypillisiä perehdytysohjelman tehtäviä on?

Ajattele perehdytysohjelmaa kuin rakentaisit tornia: ensin luodaan vahva perusta, jonka päälle voidaan jatkuvasti lisätä uutta opittavaa. 

Uuden tiiminjäsenen ensimmäisiin päiviin voisi esimerkiksi kuulua joitakin seuraavista tehtävistä:

Hyödyt

Perehdytysohjelmasi tarjoaa erinomaisen tilaisuuden käydä jäsennelty keskustelu rooleista, yrityskulttuurista ja odotuksista. Tämä kattava johdanto vahvistaa varhaista sitoutumista ja luo perustan pitkäaikaiselle työtyytyväisyydelle ja tuottavuudelle.

Ammattilaisen vinkki

Keskity luomaan mukaansatempaava ja informatiivinen kokemus. Sisällytä mukaan hauskoja ja lämminhenkisiä elementtejä, jotta uudet työntekijät tuntevat olonsa aidosti tervetulleiksi ja arvostetuiksi, ja varmista, että ohjelmaa voidaan mukauttaa ja päivittää säännöllisesti palautteen perusteella.

Pohjan luominen työntekijäkokemukselle

Hyvin suunniteltu ennakkoperehdytysprosessi luo perustan myönteiselle työntekijäkokemukselle seuraavilla tavoilla:

• Selkeän viestinnän tarjoaminen: Yksityiskohtaisten tietojen tarjoaminen yrityksen kulttuurista, arvoista ja odotuksista auttaa uusia työntekijöitä tuntemaan olonsa tietoisiksi ja arvostetuiksi.
• Varhaisen sitoutumisen edistäminen: Vuorovaikutukseen tulevien kollegoiden kanssa ja osallistumiseen yrityksen tapahtumiin kannustaminen ennen aloituspäivää vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta.
• Tukimateriaalien tarjoaminen: Pääsyn tarjoaminen esimerkiksi usein kysyttyihin kysymyksiin, organisaatiokaavioihin ja tehtäväkohtaisiin tietoihin voi lievittää ensimmäiseen päivään liittyvää jännitystä.

Hyödynnä ennakkoperehdytystä tuottavuuden ja henkilöstön pysyvyyden parantamiseen

Arvioiden mukaan 20 % henkilöstön vaihtuvuudesta tapahtuu ensimmäisten 45 päivän aikana. Tehokas ennakkoperehdytys auttaa ihmisiä sopeutumaan ja tuntemaan tehneensä oikean päätöksen, mikä parantaa henkilöstön pysyvyyttä ja tuottavuutta.

Vältä kuitenkin ihmisten liiallista kuormittamista. Ennakkoperehdytysohjelmasi ei saisi tarkoittaa palkatonta työtä.

Sen sijaan sen tarkoituksena on auttaa valmistautumaan perehdytysviikkoon ja innostaa henkilöä tulevasta tehtävästä.

Tärkeintä on antaa hänelle kaikki se tieto, joka hänen pitäisi tietää mutta jota hän ei uskalla tai muista kysyä perehdytysprosessin aikana, sekä auttaa häntä pääsemään alkuun ja lievittää hänen jännitystään. 

Tärkeimmät huomiot

• Ennakkoperehdytys on osa perehdytysprosessia, joka tapahtuu sen jälkeen, kun henkilö on hyväksynyt työtarjouksen, mutta ennen hänen ensimmäistä työpäiväänsä.
• Ennakkoperehdytyksen tavoitteena on auttaa uutta työntekijää valmistautumaan ensimmäiseen työpäiväänsä ja innostumaan tehtävästä sekä organisaatiostasi.
• Tehokas ennakkoperehdytys auttaa uusia työntekijöitä saavuttamaan tuottavuuden nopeammin ja parantaa henkilöstön pysyvyyttä.