10 vinkkiä parempiin suoritusarviointikeskusteluihin

Luonteeltaan tämän keskustelun tarkoitus on moninainen, ja juuri siinä piilee yksi ongelma. Vaikka se tarjoaa mahdollisuuden tunnistaa saavutuksia, juhlistaa onnistumisia ja motivoida työntekijöitä tuomalla esiin heidän panoksensa, sen avulla voidaan myös tunnistaa kehitysalueita, joilla työntekijöitä voidaan haastaa oppimaan ja kasvamaan. 

Lisäksi suoritusarvioinnin tavoitteiden asettaminen yhdistää yksilön laajempiin yrityksen tavoitteisiin ja auttaa sekä työntekijää että organisaatiota etenemään samaan suuntaan kohti tulevaa menestystä. Kun kaiken tämän kokoaa yhteen, mitä siitä seuraa? 

Vaikean tapaamisen resepti, juuri se. Liian usein yritämme ratkaista kaikki ongelmat kerralla, kuten sanonta kuuluu. Todellisuudessa meidän pitäisi käyttää aika niiden muutamien asioiden käsittelyyn, joilla on suurin vaikutus työntekijän suoriutumiskykyyn, ja jatkaa sitten eteenpäin. Jos arvioinnin tuloksena annettu palaute on liian raskasta, työntekijä kokee sen saavuttamattomaksi.

Tiheys ja ajoitus

Suoritusarviointikeskusteluja käydään yleensä säännöllisesti. Yleisiä aikavälejä ovat vuosittaiset, puolivuosittaiset tai neljännesvuosittaiset arvioinnit.

Näiden keskustelujen ajoitus riippuu useista tekijöistä, kuten yrityksen suoritusarviointisyklistä, tilikaudesta ja projektien aikatauluista.

• Vuosittaiset arvioinnit ovat perinteisin vaihtoehto, ja ne tarjoavat kattavan yleiskuvan työntekijän suoriutumisesta vuoden aikana.
• Puolivuosittaiset tai neljännesvuosittaiset arvioinnit voivat olla suositeltavia nopeasti muuttuvilla toimialoilla, joilla tarvitaan tiheämpää palautetta, jotta suunta säilyy muuttuvien liiketoimintatavoitteiden mukaisena.
• Tarpeen mukaan järjestettävät arvioinnit voidaan pitää suurten projektien, organisaatiomuutosten tai merkittävien virstanpylväiden jälkeen. Näin varmistetaan, että suorituspalaute annetaan oikea-aikaisesti ja työntekijät saavat tarvitsemansa ohjauksen pysyäkseen oikealla tiellä.

Tehokkaan suoritusarviointikeskustelun avain on ajoitus – on varmistettava, että arvioinnit järjestetään merkityksellisin väliajoin ja että ne sopivat yhteen projektisyklien tai merkittävien organisaatiomuutosten kanssa. 

Oikea-aikaiset arvioinnit auttavat varmistamaan, että palaute on olennaista ja käytännössä hyödynnettävää ja että työntekijät kokevat panoksensa arvostetuksi koko vuoden ajan. Siksi en voi korostaa tätä tarpeeksi: sinun TÄYTYY lopettaa suorituksen arviointi kerran vuodessa ja siirtyä sen sijaan kohti jatkuvaa suorituksen johtamista, jossa esimiehet ja heidän suorat alaisensa käyvät säännöllisiä seurantakeskusteluja. 

Suoriutuminen on moniulotteista, eikä kaikkea yksinkertaisesti voi käsitellä tai kaikkea tarvittavaa valmennusta toteuttaa yhdessä neljännesvuosittaisessa tapaamisessa – vuodesta puhumattakaan.

Suoritusarviointikeskusteluun valmistautuminen

Ennen suoritusarviointikeskustelua sekä esimiesten että työntekijöiden on valmistauduttava tapaamiseen perehtymällä oikeisiin tietoihin. Näin varmistetaan tasapainoinen ja puolueeton keskustelu. 

Esimiehille

Kerää olennaiset tiedot ja esimerkit

Esimiehet keräävät suoritusmittareita, projektien tuloksia sekä konkreettisia esimerkkejä saavutuksista ja kehitysalueista voidakseen antaa objektiivista ja käytännössä hyödynnettävää palautetta.

Onneksi monia työkaluja on olemassa tämän osuuden helpottamiseksi, mukaan lukien 360 asteen palautetyökalut, jotka automatisoivat keräysprosessin.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Käy läpi työntekijän itsearviointi

Työntekijän itsearvioinnin tarkasteleminen tarjoaa näkökulman hänen käsitykseensä, auttaa sovittamaan palautteen yhteen hänen oman näkemyksensä kanssa ja ohjaa tuottavampaa keskustelua. Tässä on useita suoritusarvioinnin menetelmiä, joista valita.

Aseta keskustelulle selkeät tavoitteet

Aseta suoritusarvioinnille selkeät tavoitteet – käsitelläänpä suoriutumiseen liittyviä ongelmia, urakehitystä tai tulevaisuuden tavoitteita – jotta keskustelu pysyy keskittyneenä ja johtaa konkreettisiin toimiin.

Työntekijöille

Arvioi omaa suoriutumistasi rehellisesti

Työntekijöiden tulisi pohtia saavutuksiaan, haasteitaan ja kehittymistään ymmärtääkseen oman suoriutumisensa ja osallistuakseen arviointiin tehokkaammin. On kuitenkin tärkeää, etteivät työntekijät pidä jokaista keskustelua osana prosessia, jossa vaaditaan seuraavaa palkankorotusta.

Jos työntekijät tulevat keskusteluun puhumaan saavutuksistaan ja suoriutumisestaan ikään kuin ne olisivat täydellisyyden ilmentymä, se osoittaa itsetuntemuksen ja rehellisyyden puutetta.

Valmistele kysymyksiä ja keskustelunaiheita

Valmistaudu kysymyksillä, jotka koskevat suoritusodotuksia, tiettyihin tehtäviin liittyvää palautetta tai kehittymismahdollisuuksia, jotta voit ohjata keskustelua.

Suoritusarviointien uudistaminen

Kuvitellaan hetki kaunista ja vaikuttavaa arviointikeskustelua. Se voisi mennä hieman tämän hiljattain kohtaamani esimerkin tapaan:  

"Esihenkilöni tiesi, että pidin syvällisyyttä ja raportointia vaativien artikkelien kirjoittamisesta. Olimme puhuneet siitä aiemmin, mutta totuus oli, ettemme yleensä tehneet sellaista työtä. Samaan aikaan esihenkilöni huomasi, mitä podcastien parissa tapahtui, ja sai selville, että toimitusjohtaja todella piti podcasteista. Niinpä esihenkilöni haastoi minut kehittämään yritykselle pari podcast-ideaa, koska hän tiesi niiden sopivan sellaiseen tarinankerrontaan, jota pidin tehdä. Hän yhdisti nämä asiat puolestani ja sai toimitusjohtajalta tuen podcastin käynnistämiseen yhden kumppanimme kanssa. Se osoittautui toimintamalliksi, jota sovelsimme suurempiin asiakkaisiin, ja auttoi näitä suhteita kukoistamaan. Tämän mahdollisti välittävä esihenkilö, joka osasi yhdistää eri asiat. Hän käytti sitä innostaakseen minua ja saadakseen minut innostumaan työstäni, joten suoritusarviointikeskustelumme tuntuivat siltä, että loimme jotakin yhdessä emmekä vain käyneet läpi sitä, mitä olin tehnyt viime tilikaudella. Rakensimme uraani."

Vau, etkö haluaisi olla tuo työntekijä? Etkö haluaisi olla tuon tarinan esihenkilö? Se on mahdollista! 

10 vinkkiä, joiden avulla pelätty rituaali muuttuu merkitykselliseksi keskusteluksi

Miten siis muutat suoritusarvioinnin keskusteluksi, jota työntekijät haluavat vältellä, sellaiseksi, jota he odottavat innolla? Olemalla välittävä, vilpitön, aito ja vaikuttava. 

Pureudutaan siihen, miten voit tehdä sen – ja kyllä, välittävä keskustelu on mahdollinen samalla, kun edistät tavoitteita ja tuloksia koko vuoden ajan.  

1. Luo perusta selkeillä tavoitteilla.

Ennen kuin edes sovit tapaamisen, pysähdy hetkeksi pohtimaan tarkoitustasi. Hyvä suoritusarviointi ei ole vain menneen suoriutumisen arviointia, vaan tulevaisuuden potentiaalin ohjaamista. Lähesty keskustelua tukemisen, älä tuomitsemisen, näkökulmasta. 

Kysy itseltäsi:

• Mitä haluan työntekijän saavuttavan keskustelun jälkeen? Toivonko hänen saavan selkeyttä vahvuuksistaan, motivoituvan tulevista mahdollisuuksista tai lähtevän keskustelusta mukanaan konkreettisia kehitysaskeleita?  
• Miten voin tehdä tästä keskustelusta kasvun ponnahduslaudan?  
• Mitä olen havainnut hänen vahvuuksistaan ja mahdollisuuksistaan?  

Selkeyttämällä tavoitteesi suunnittelet keskustelua pitäen lopputuloksen mielessä. Nämä kysymykset sopivat muuten kaikkiin keskusteluihin aina ”suoriudut erinomaisesti” -keskusteluista ”tarvitset apua” -keskusteluihin.  

2. Valmistaudu. Kyseessä on keskustelu, ei tarkistuslista.

Mikään ei tuhoa aitoutta nopeammin kuin se, että esihenkilö lukee lomakkeesta sanatarkasti tai ei tunne työntekijäänsä! Suoritusarviointien tulisi tuntua vuoropuhelulta, ei yksinpuhelulta.  

Näin valmistaudut: 

• Arvioi työntekijän saavutukset ja haasteet arviointijakson aikana.  
• Kerää konkreettisia esimerkkejä – epämääräinen palaute ei auta ketään.  
• Huomioi hänen uratavoitteensa ja se, miten ne sopivat yhteen organisaation prioriteettien kanssa.  

Tee pohjatyö

Jos huomaat valmistautuvasi kiireellä edellisenä iltana, pysähdy ja kysy itseltäsi: “Mitä viestiä tämä välittää? Ihannetapauksessa esihenkilöiden tulisi aloittaa valmistautuminen vähintään muutamaa viikkoa etukäteen, jotta he voivat kerätä merkityksellisiä näkemyksiä ja esimerkkejä sekä sovittaa tavoitteet yhteen. Kunnioita työntekijäsi työhön panostamaa vaivaa osoittamalla, että olet itse nähnyt vaivaa sen ymmärtämiseksi.

Jos tämä neuvo tuntuu hyökkäykseltä, minulla on sinulle hieman yllättämättömiä uutisia. Et tee tarpeeksi ymmärtääksesi työntekijöitäsi. Sinun on palattava keräämään lisää tietoa ennen kuin yrität ohjata tätä keskustelua. 

Voit pyytää itsearviointia, keskustella kollegoidesi kanssa työntekijäsi vaikutuksesta ja ehkä osoittaa keskustelun aikana haavoittuvuutesi. Voit myöntää työntekijällesi, ettet ollut viime vuoden aikana yhtä paljon yhteydessä häneen kuin olisi pitänyt, ja keskustella paremmista tavoista pitää yhteyttä ja pysyä yhteyksissä tulevana vuonna.  

3. Johda välittäen. Ole ensin ihminen.

Kukaan ei menesty robottimaisen esihenkilön alaisuudessa. Aloita keskustelu kohtaamalla toisianne ihmisinä ja muistaen, että työntekijät voivat tuntea paljon ahdistusta näistä arvioinneista. 

Esimerkkejä:  

• "Ennen kuin perehdymme asiaan, haluan sanoa arvostavani kaikkea sitä kovaa työtä, jota olet tehnyt tänä vuonna. Miltä sinusta tuntuu juuri nyt?"  
• "Tiedän, että vuoteen on mahtunut sekä ylä- että alamäkiä – mistä yhdestä asiasta olet erityisen ylpeä?"  

Tämä pieni ele viestii, että näet heidät muuna kuin heidän työnsä tuloksina – kyse on työn takana olevasta ihmisestä. 

4. Ole aito. Anna rehellistä palautetta kunnioittavasti. 

Tässä on vaikea osuus: antaa rehellistä, rakentavaa palautetta kaunistelematta asioita tai lannistamatta vastaanottajaa. Työntekijät kaipaavat aitoa palautetta, vaikka sitä olisi vaikea kuulla. He eivät tarvitse asiayhteydetöntä kritiikkiä tai konkreettisten toimintasuositusten puutetta.  

Käytä tätä kaavaa vaikean palautteen antamiseen: 

1. Tunnista vahvuudet:
   • “Yksi asia, jota todella ihailen työskentelyssäsi, on oma-aloitteisuutesi viime vuosineljänneksen tiimikokouksen johtamisessa.”
2. Ole täsmällinen kehityskohteiden suhteen: 
   • “Huomasin [tietty esimerkki] -tilanteessa, että parantamisen varaa olisi ollut esimerkiksi…”
   • “Esimerkiksi asiakasesityksen aikana oli muutama hetki, jolloin lisätiedot olisivat voineet vahvistaa näkökantaasi.” 
3. Esitä asia mahdollisuutena: 
   • “Tämä on alue, jolla voisit mielestäni todella loistaa keskittymällä hieman enemmän…”
   • “Kun valmistaudut paremmin ennakoimaan yleisön kysymyksiä, uskon, että voisit viedä esityksesi vieläkin korkeammalle tasolle.”

Kunnioittavasti esitettynä haastavakin palaute voi tuntua voimaannuttavalta heikosti suoriutuvalle työntekijälle. Muista, ettei tavoitteena ole kritisoida vaan ohjata.  

5. Ole aito. Jaa oma näkökulmasi.

Meidät kaikki on opetettu olemaan arvioinneissa “ammatillisia”, mutta ammatillisuus ei tarkoita persoonallisuutesi riisumista. Aitous rakentaa luottamusta.  

Jos heidän edistymisensä innostaa sinua, sano se ääneen! Jos et ole varma, miten voit auttaa heitä voittamaan haasteen, myönnä se ja kutsu heidät yhteistyöhön. Voit myös jakaa esimerkkejä siitä, miten olet itse kamppaillut saman asian kanssa. 

Esimerkiksi:  

• “Olen ollut todella vaikuttunut kyvystäsi [tietty saavutus]. Myönnän, että selvitän itsekin vielä, miten voisin auttaa sinua pääsemään seuraavalle tasolle, mutta kuulisin mielelläni ajatuksiasi.”

Työntekijät arvostavat johtajia, jotka ovat aitoja. Teeskentely, että sinulla on kaikki vastaukset, ei palvele ketään. Olemme kaikki ihmisiä! 

6. Luo vaikutusta ja keskity tulevaisuuteen

Vaikka menneisyyden tarkastelu on tärkeää, älä käytä koko keskustelua taustapeiliin katsomiseen. Suoritusarvioinnin todellinen voima piilee tulevaisuuden muovaamisessa.  

Esitä esimerkiksi tällaisia kysymyksiä:  

•  “Mitä taitoja tai kokemuksia haluaisit hankkia seuraavien kuuden kuukauden aikana?” 
• “Onko olemassa projekteja tai rooleja, joita haluaisit innokkaasti kokeilla?”
• “Millaista tukea tarvitset minulta tavoitteidesi saavuttamiseen?”

Laatikaa sitten suunnitelma yhdessä. Kirjaa selkeät ja toteuttamiskelpoiset seuraavat askeleet ja pidä kiinni sitoumuksistasi. Jos työntekijä esimerkiksi mainitsee haluavansa kehittää johtamistaitojaan, voit vastata: “Se on hieno tavoite. Tutkitaan mahdollisuuksia, joiden avulla voit johtaa pientä projektia tai toimia nuoremman tiimin jäsenen mentorina seuraavan vuosineljänneksen aikana.” 

7. Ole kannustaja. Juhlista pieniä ja suuria onnistumisia.

Älä koskaan aliarvioi tunnustuksen voimaa. Vaikka vuosi olisi ollut haastava, aina on jotain juhlittavaa. 

Etä- tai hybridimuotoisessa työssä tämä voi tarkoittaa tiimin yhteisessä videopuhelussa annettua erityistä kiitosta, henkilökohtaista viestiä yrityksen chat-alustalla tai jopa virtuaalista palkintoseremoniaa. 

Voisit esimerkiksi lähettää harkitun sähköpostin, jossa korostat tiettyjä saavutuksia ja lisäät asiaankuuluvat sidosryhmät vastaanottajiksi, jotta tunnustus tuntuu henkilökohtaiselta ja vaikuttavalta. Pienet eleet, kuten digitaaliset lahjakortit tai tiimin jäsenten allekirjoittamat sähköiset kortit, voivat myös auttaa etätyöntekijöitä tuntemaan itsensä arvostetuiksi ja huomatuiksi.  

Korosta onnistumisia, vaikka ne vaikuttaisivat kuinka pieniltä. Tämä kasvattaa vauhtia ja itseluottamusta. Voit esimerkiksi sanoa: 

• “Hoidit [tietyn projektin tai tilanteen] todella hyvin – se erottui edukseen tämän vuoden kohokohtana.”

Työntekijän tunnustamisessa ei ole kyse vain sanoista "hyvää työtä." Kyse on sen osoittamisesta, että huomaat hänen panoksensa ja arvostat sitä.  

8. Edistä psykologista turvallisuutta

Arvioinnin onnistuminen riippuu siitä, luotko ympäristön, jossa työntekijät tuntevat olonsa turvalliseksi jakaessaan ajatuksiaan. Suoritusarviointien ei pitäisi koskaan tuntua yksipuoliselta tuomiolta.  

Pyydä palautetta johtamisestasi:  

•  “Mitä voisin tehdä toisin tukeakseni sinua paremmin?”

Palaute toimii molempiin suuntiin

Kannustaaksesi rehelliseen palautteeseen työntekijöiltä, jotka saattavat epäröidä esihenkilöidensä arvostelemista, yritä muotoilla kysymys uhattomuutta vähentävällä tavalla: “Jos olisit minun roolissani, lähestyisitkö jotakin asiaa eri tavalla?” tai “Mitä pientä muutosta voisin tehdä, jotta tuntisit saavasi enemmän tukea?” Tee palautteesta lisäksi luonteva osa työtä kertomalla esimerkki siitä, miten olet aiemmin toiminut rakentavan palautteen perusteella: “Miltä tänä vuonna antamani ohjaus on sinusta tuntunut?” Äläkä puolustaudu. Tässä ei ole kyse sinusta – kyse on siitä, miten voit kehittyä auttaaksesi tiimiäsi menestymään.

More Articles

• Tekoälyvalmentajasi saa loistavia arvioita mutta ei tuloksia
• Neljä näyttöä, joita Z-sukupolvi ei sammuta (eikä HR:n pitäisi pyytää heitä sammuttamaan)
• 17 suorituskyvyn hallintaohjelmiston tärkeintä hyötyä organisaatioille

9. Hyväksy epätäydellisyys: on ihan okei olla ihminen! 

Juonipaljastus: Et tule onnistumaan täydellisesti jokaisessa suoritusarvioinnissa. Joskus saatat huomata keskittyneesi liikaa heikkouksiin tarjoamatta rakentavaa tapaa edetä. 

Jos huomaat toimivasi näin, myönnä se keskustelun aikana sanomalla esimerkiksi: “Ymmärrän keskittyneeni paljon kehityskohteisiin. Siirrytään puhumaan siitä, mikä on toiminut hyvin, ja siitä, miten voimme vahvistaa vahvuuksiasi.” 

Tällainen tilanteen korjaaminen voi muuttaa harha-askeleen rakentavaksi vuoropuheluksi. Jotkin keskustelut tuntuvat kiusallisilta, eivätkä kaikki välttämättä etene suunnitelmien mukaan. Se on ihan okei. 

Muista, että välittävä, aito, vilpitön ja vaikuttava esihenkilö ei pyri virheettömyyteen – olennaista on olla läsnä sydämellä, olla rehellinen ja oppia jatkuvasti.  

10. Pidä yllä hyvää vauhtia

Hyvä suoritusarviointi ei pääty kokouksen päättyessä. Jatka säännöllisillä seurantakeskusteluilla, palaa tavoitteisiin ja pidä vuoropuhelu elävänä.  

Hyödynnä 1:1-kokouksesi viisaasti

Keskustele edistymisestä 1:1-kokouksissasi ympäri vuoden. Tämä osoittaa, että olet sitoutunut heidän menestykseensä etkä vain rastita ruutua. Jos et pidä 1:1-kokouksia ympäri vuoden, suoritusarviointi on todella haastava. Pidä tätä muistutuksena siitä, että sinun kannattaa sopia ne koko vuodeksi. Voit aina siirtää niitä, mutta varmista, että ne on merkitty kalenteriin! #showingthemyoucare

Laajempi näkökulma

Pohjimmiltaan suoritusarviointi on tilaisuus rakentaa luottamusta ja innostaa kasvuun. Jotta vaikutus olisi pitkäkestoinen, pidä mielessä nämä keskeiset asiat: keskity tulevaisuuteen, ole vilpitön ja aito sekä juhlista aina onnistumisia. 

Ota ensimmäinen askel lähestymällä seuraavaa arviointiasi uteliaalla ja yhteyttä rakentavalla asenteella. Tämänpäiväinen panoksesi voi olla merkityksellisen kasvun katalysaattori – sekä tiimillesi että sinulle. Kyllä, kyse on palautteesta, mutta kyse on myös yhteydestä. Se on tilaisuus osoittaa tiimillesi, että välität paitsi siitä, mitä he tekevät, myös siitä, keitä he ovat ja keiksi he ovat kasvamassa.  

Muutetaan suoritusarviointiin liittyvä kauhu innostukseksi! Ole sellainen johtaja, jonka itse haluaisit – välittävä, vilpitön, aito ja aina pyrkimässä vaikuttamaan.  Työntekijäsi ansaitsevat vähintään tämän. Ja arvaa mitä? Niin ansaitset sinäkin.

Mitä seuraavaksi?

Tilaa uusimmat näkemykset, asiantuntijoiden mielipiteet sekä vinkit ja tekniikat suoraan sähköpostiisi. Tilaa People Managing People -uutiskirje jo tänään!