10 vinkkiä parempiin suoritusarviointikeskusteluihin

Tämän keskustelun tarkoitus on luonteeltaan monipuolinen, ja juuri siinä piilee yksi ongelma. Keskustelu tarjoaa mahdollisuuden tunnustaa saavutukset, juhlistaa onnistumisia ja motivoida työntekijöitä tuomalla esiin heidän panoksensa. Samalla sen avulla tunnistetaan kehityskohteita, joissa työntekijöitä voidaan haastaa oppimaan ja kasvamaan. 

Lisäksi suoritusarvioinnin tavoitteiden asettaminen yhdistää yksilön laajempiin yrityksen tavoitteisiin ja auttaa sekä työntekijää että organisaatiota etenemään samaan suuntaan kohti tulevaa menestystä. Kun kaikki tämä yhdistetään, mitä saadaan aikaan? 

Vaikean kokouksen resepti, juuri niin. Liian usein yritämme, kuten sanonta kuuluu, keittää koko valtameren. Todellisuudessa meidän on käytettävä aika niiden muutamien asioiden käsittelyyn, joilla on suurin vaikutus työntekijän suoriutumiskykyyn, ja siirryttävä sitten eteenpäin. Jos arvioinnin tuloksena annettu palaute on liian raskasta, se tuntuu työntekijästä saavuttamattomalta.

Toistuvuus ja ajoitus

Suoritusarviointikeskusteluja käydään yleensä säännöllisesti. Yleisiä välejä ovat vuosittaiset, puolivuosittaiset tai neljännesvuosittaiset arvioinnit.

Keskustelujen ajoitukseen vaikuttavat monet tekijät, kuten yrityksen suorituksen johtamisen sykli, tilikausi ja projektien aikataulut.

• Vuosittaiset arvioinnit ovat perinteisin vaihtoehto, ja ne tarjoavat kattavan yleiskuvan työntekijän suoriutumisesta vuoden aikana.
• Puolivuosittaiset tai neljännesvuosittaiset arvioinnit voivat olla suositeltavia nopeasti muuttuvilla toimialoilla, joilla useammin annettava palaute on tarpeen muuttuvien liiketoimintatavoitteiden mukaisen suunnan säilyttämiseksi.
• Tilannekohtaisia arviointeja voidaan tehdä suurten projektien, organisaatiomuutosten tai merkittävien virstanpylväiden jälkeen. Näin varmistetaan, että suorituspalaute annetaan oikea-aikaisesti ja työntekijät saavat tarvitsemansa ohjauksen pysyäkseen oikealla tiellä.

Tehokkaan suoritusarviointikeskustelun kannalta olennaista on ajoitus – arvioinnit on järjestettävä mielekkäin väliajoin, jotka sopivat yhteen projektisyklien tai merkittävien organisaatiomuutosten kanssa. 

Oikea-aikaiset arvioinnit auttavat varmistamaan, että palaute on merkityksellistä ja toimintaan ohjaavaa ja että työntekijät kokevat panoksensa arvostetuksi koko vuoden ajan. Siksi tätä ei voi painottaa liikaa: sinun TÄYTYY lopettaa suorituksen arviointi kerran vuodessa ja siirtyä sen sijaan kohti jatkuvaa suorituksen johtamista, jossa johtajat ja heidän suorat alaisensa käyvät säännöllisiä seurantakeskusteluja. 

Suoriutuminen on moniulotteista, eikä kaikkea tai kaikkea tarvittavaa valmennusta yksinkertaisesti voi käsitellä yhdessä neljännesvuosittaisessa kokouksessa – saati sitten kerran vuodessa.

Suoritusarviointikeskusteluun valmistautuminen

Ennen suoritusarviointikeskustelua sekä johtajien että työntekijöiden on valmistauduttava hankkimalla oikeat tiedot, joiden kanssa he menevät kokoukseen. Näin keskustelusta tulee tasapainoinen ja puolueeton. 

Johtajille

Kerää asiaankuuluvat tiedot ja esimerkit

Johtajat keräävät suoritusmittareita, projektien tuloksia sekä konkreettisia esimerkkejä saavutuksista ja kehityskohteista voidakseen antaa objektiivista ja toimintaan ohjaavaa palautetta.

Onneksi saatavilla on monia työkaluja, jotka helpottavat tätä vaihetta, kuten 360 asteen palautetyökalut, jotka automatisoivat keräysprosessin.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Käy läpi työntekijän itsearviointi

Työntekijän itsearvioinnin tarkasteleminen tarjoaa näkemyksen hänen näkökulmastaan, auttaa sovittamaan palautteen yhteen hänen itseymmärryksensä kanssa ja ohjaa rakentavampaan keskusteluun. Tässä on useita suoritusarvioinnin menetelmiä, joista voit valita.

Aseta keskustelulle selkeät tavoitteet

Aseta selkeät tavoitteet suoritusarviointia varten – käsitelläänpä suoriutumiseen liittyviä ongelmia, urakehitystä tai tulevaisuuden tavoitteita – varmistaaksesi, että keskustelu pysyy keskittyneenä ja johtaa konkreettisiin toimiin.

Työntekijöille

Pohdi omaa suoriutumistasi rehellisesti

Työntekijöiden tulisi pohtia saavutuksiaan, haasteitaan ja kehittymistään ymmärtääkseen oman suoriutumisensa ja osallistuakseen arviointiin tehokkaammin. On kuitenkin tärkeää, etteivät työntekijät näe jokaista keskustelua osana seuraavan palkankorotuksen vaatimista.

Jos työntekijät puhuvat saavutuksistaan ja suoriutumisestaan ikään kuin ne olisivat täydellisyyden ilmentymä, se osoittaa itsetuntemuksen ja rehellisyyden puutetta.

Valmistele kysymykset ja keskustelunaiheet

Tule paikalle valmistautuneena kysymyksillä, jotka koskevat suoriutumisodotuksia, tiettyihin tehtäviin liittyvää palautetta tai kehittymismahdollisuuksia, jotta voit ohjata keskustelua.

Suoritusarviointien uudistaminen

Kuvitellaan hetki kaunista ja vaikuttavaa arviointia – se muistuttaa hieman äskettäin kohtaamaani tilannetta:  

"Esihenkilöni tiesi, että pidin syvällisyyttä ja taustatyötä vaativien artikkelien kirjoittamisesta. Olimme puhuneet siitä aiemmin, mutta totuus on, ettei se ollut tavallisesti tekemäämme työtä. Samalla esihenkilöni näki, mitä podcastien parissa tapahtui, ja sai selville, että toimitusjohtaja todella piti podcasteista. Niinpä esihenkilöni haastoi minut kehittämään yritykselle pari podcast-ideaa, sillä hän tiesi niiden sopivan sellaiseen tarinankerrontaan, jota halusin tehdä. Hän yhdisti nämä asiat puolestani ja sai toimitusjohtajalta tuen podcastin käynnistämiseen yhden kumppanimme kanssa. Se osoittautui toimintamalliksi, jota sovelsimme suurempiin asiakkaisiin, ja se auttoi näitä suhteita kukoistamaan. Tämä oli mahdollista välittävän esihenkilön ansiosta, joka osasi yhdistää asiat. Hän käytti tätä innostaakseen minua ja saadakseen minut innostumaan työstäni, minkä ansiosta suoritusarviointikeskustelumme tuntuivat siltä, että loimme jotain uutta sen sijaan, että olisimme vain käyneet läpi sitä, mitä olin tehnyt edellisenä tilikautena. Rakensimme urani suuntaa."

Vau, etkö haluaisi olla tuo työntekijä? Etkö haluaisi olla tuossa tarinassa esiintyvä esihenkilö? Se on mahdollista! 

10 vinkkiä: pelätystä rutiinista merkitykselliseksi keskusteluksi

Miten siis muutat suoritusarvioinnin keskusteluksi, jota työntekijät haluavat vältellä, keskusteluksi, jota he odottavat? Olemalla välittävä, vilpitön, aito ja vaikuttava. 

Syvennytään siihen, miten voit tehdä sen – ja kyllä, välittävä keskustelu on mahdollinen samalla, kun tavoitteita ja tuloksia edistetään ympäri vuoden.  

1. Luo perusta selkeillä aikomuksilla.

Ennen kuin edes sovit tapaamista, pysähdy hetkeksi pohtimaan tarkoitustasi. Hyvä suoritusarviointi ei koske vain aiemman suoriutumisen arviointia, vaan myös tulevaisuuden potentiaalin ohjaamista. Lähesty keskustelua tukemisen, älä tuomitsemisen, näkökulmasta. 

Kysy itseltäsi:

• Mitä haluan työntekijän saavuttavan keskustelun jälkeen? Toivonko, että hän saa selkeyttä vahvuuksistaan, motivoituu tulevaisuuden mahdollisuuksista tai lähtee keskustelusta mukanaan konkreettisia kehittymiseen liittyviä toimia?  
• Miten voin tehdä tästä keskustelusta kasvun lähtölaukaisimen?  
• Mitä olen havainnut hänen vahvuuksistaan ja mahdollisuuksistaan?  

Selkeyttämällä aikomuksesi suunnittelet keskustelua tavoite mielessäsi. Nämä kysymykset ovat muuten hyviä kaikissa keskusteluissa, aina ”suoriudut hienosti” -keskusteluista ”tarvitset apua” -keskusteluihin.  

2. Valmistaudu. Kyse on keskustelusta, ei tarkistuslistasta.

Mikään ei tuhoa aitoutta nopeammin kuin se, että esihenkilö lukee lomakkeesta sanatarkasti tai ei tunne työntekijäänsä! Suoritusarviointien tulisi tuntua vuoropuhelulta, ei yksinpuhelulta.  

Näin valmistaudut: 

• Tarkastele työntekijän saavutuksia ja haasteita arviointijakson aikana.  
• Kerää konkreettisia esimerkkejä – epämääräinen palaute ei auta ketään.  
• Ota huomioon hänen uratavoitteensa ja se, miten ne sopivat yhteen organisaation painopisteiden kanssa.  

Suoritusarvioinnin mallipohja voi auttaa jäsentämään nämä tiedot ennen keskustelua.

Tee pohjatyö

Jos huomaat valmistautuvasi kiireessä keskustelua edeltävänä iltana, pysähdy ja kysy itseltäsi: “Mitä viestiä tämä välittää?” Ihannetapauksessa esihenkilöiden tulisi aloittaa valmistautuminen vähintään muutamaa viikkoa etukäteen kerätäkseen merkityksellisiä havaintoja ja esimerkkejä sekä sovittaakseen tavoitteet yhteen. Kunnioita työntekijäsi työhön panostamaa vaivaa osoittamalla, että olet itse nähnyt vaivaa ymmärtääksesi sitä.

Jos tämä neuvo tuntuu hyökkäykseltä, minulla on sinulle joitakin tuskin yllättäviä uutisia. Et tee tarpeeksi ymmärtääksesi työntekijöitäsi. Sinun on palattava keräämään lisää tietoa ennen kuin yrität käydä tätä keskustelua. 

Voit pyytää itsearvioinnin, keskustella kollegojesi kanssa työntekijäsi vaikutuksesta ja ehkä olla keskustelun aikana haavoittuvainen. Voit myöntää työntekijällesi, ettet ollut viime vuoden aikana häneen yhtä paljon yhteydessä kuin olisit voinut, ja keskustella paremmista tavoista pitää yhteyttä ja pysyä yhteydessä tulevana vuonna.  

3. Johda välittäen. Ole ensin ihminen.

Kukaan ei kukoista robottimaisen esihenkilön alaisuudessa. Aloita keskustelu kohtaamalla toisianne ihmisinä ja jakamalla ajatuksia, sillä työntekijät voivat tuntea paljon ahdistusta näistä arvioinneista. 

Esimerkkejä:  

• "Ennen kuin sukellamme asiaan, haluan sanoa arvostavani kaikkea kovaa työtä, jota olet tehnyt tänä vuonna. Miltä asiat sinusta tuntuvat juuri nyt?"  
• "Tiedän, että vuoteen on mahtunut sekä ylä- että alamäkiä – mistä yhdestä asiasta olet erityisen ylpeä?"  

Tämä pieni ele osoittaa, että näet hänessä muutakin kuin hänen työnsä tulokset – kyse on työn takana olevasta ihmisestä. 

4. Ole aito. Anna rehellistä palautetta kunnioittavasti. 

Tässä on vaikea osuus: valita suoritusarvioinnin ilmauksia, jotka välittävät rehellistä, rakentavaa palautetta kaunistelematta asioita tai lannistamatta. Työntekijät kaipaavat aitoa palautetta, vaikka sitä olisi vaikea kuulla. He eivät tarvitse asiayhteydestä irrotettua kritiikkiä tai toimintaan ohjaavien näkemysten puutetta.  

Käytä tätä kaavaa haastavan palautteen antamiseen: 

1. Tunnusta vahvuudet:
   • “Yksi asia, jota todella ihailen työssäsi, on oma-aloitteisuutesi viime vuosineljänneksen tiimikokouksen johtamisessa.”
2. Ole täsmällinen kehitettävistä alueista: 
   • “Huomasin [tietty esimerkki] -tilanteessa, että tässä oli parantamisen varaa esimerkiksi…”
   • “Esimerkiksi asiakasesityksen aikana oli pari hetkeä, jolloin lisätiedot olisivat voineet vahvistaa perusteluasi.” 
3. Esitä asia mahdollisuutena: 
   • “Tämä on alue, jolla voisit mielestäni todella loistaa keskittymällä hieman enemmän…”
   • “Kun valmistaudut paremmin ennakoimaan yleisön kysymyksiä, uskon, että voisit viedä esityksesi vieläkin korkeammalle tasolle.”

Kun haastava palaute annetaan kunnioittavasti, se voi tuntua voimaannuttavalta jopa alisuoriutuvalle työntekijälle. Muista, ettei tavoitteena ole arvostella vaan ohjata.  

5. Ole aito. Jaa oma näkökulmasi.

Meidät kaikki on opetettu olemaan arvioinneissa “ammattimaisia”, mutta ammattimaisuus ei tarkoita oman persoonallisuuden häivyttämistä. Aitous rakentaa luottamusta.  

Jos heidän edistymisensä innostaa sinua, sano se ääneen! Jos et ole varma, miten voisit auttaa heitä selviytymään haasteesta, myönnä se ja kutsu heidät yhteistyöhön. Voit myös jakaa esimerkkejä siitä, miten olet itse kamppaillut saman asian kanssa. 

Esimerkiksi:  

• ”Olen ollut todella vaikuttunut kyvystäsi saavuttaa [tietty saavutus]. Myönnän, että yritän edelleen selvittää, miten voisin auttaa sinua etenemään seuraavalle tasolle, mutta kuulisin mielelläni ajatuksiasi.”

Työntekijät arvostavat johtajia, jotka ovat aitoja. Teeskentely, että sinulla on kaikki vastaukset, ei palvele ketään. Olemme kaikki ihmisiä! 

6. Luo vaikutusta ja keskity tulevaisuuteen

Vaikka menneisyyden tarkastelu on tärkeää, älä käytä koko keskustelua taaksepäin katsomiseen. Kehityskeskustelun todellinen voima piilee tulevan muovaamisessa.  

Esitä esimerkiksi seuraavanlaisia kysymyksiä:  

•  ”Mitä taitoja tai kokemuksia haluaisit kartuttaa seuraavien kuuden kuukauden aikana?” 
• ”Onko olemassa projekteja tai tehtäviä, joita haluaisit innokkaasti kokeilla?”
• ”Millaista tukea tarvitset minulta tavoitteidesi saavuttamiseksi?”

Laadikaa sitten suunnitelma yhdessä. Kirjaa selkeät ja konkreettiset seuraavat askeleet ja pidä kiinni sitoumuksistasi. Jos työntekijä esimerkiksi kertoo haluavansa kehittää johtamistaitojaan, voit vastata: ”Se on hieno tavoite. Selvitetään mahdollisuuksia, joissa voit johtaa pientä projektia tai toimia nuoremman tiimin jäsenen mentorina seuraavan vuosineljänneksen aikana.” 

7. Kannusta ja juhlista onnistumisia, niin suuria kuin pieniäkin.

Älä koskaan aliarvioi tunnustuksen voimaa. Vaikka vuosi olisi ollut haastava, aina löytyy jotain juhlittavaa. 

Etä- tai hybridityössä tämä voi tarkoittaa tiimin yhteisessä videopuhelussa annettua erityistä tunnustusta, henkilökohtaista viestiä yrityksen keskustelualustalla tai jopa virtuaalista palkintoseremoniaa. 

Voisit esimerkiksi lähettää ajatuksella laaditun sähköpostin, jossa korostat tiettyjä saavutuksia ja lisäät mukaan asiaankuuluvat sidosryhmät, jotta tunnustus tuntuu henkilökohtaiselta ja vaikuttavalta. Pienet eleet, kuten digitaaliset lahjakortit tai tiimin jäsenten allekirjoittamat sähköiset kortit, voivat myös auttaa merkittävästi saamaan etätyöntekijät tuntemaan itsensä arvostetuiksi ja huomatuiksi.  

Nosta esiin onnistumiset, vaikka ne vaikuttaisivat kuinka pieniltä. Tämä kasvattaa motivaatiota ja itseluottamusta. Esimerkiksi: 

• ”Hoidit [tietyn projektin tai tilanteen] todella hyvin – se erottui edukseen tämän vuoden kohokohtana.”

Työntekijän tunnustamisessa ei ole kyse vain siitä, että sanotaan ”hyvin tehty”. Kyse on sen osoittamisesta, että näet hänen panoksensa ja arvostat sitä.  

8. Edistä psykologista turvallisuutta

Arvioinnin onnistumisen ratkaisee se, luotko ympäristön, jossa työntekijät tuntevat olonsa turvalliseksi jakaessaan ajatuksiaan. Kehityskeskustelujen ei pitäisi koskaan tuntua yksipuoliselta tuomiolta.  

Pyydä palautetta johtamisestasi:  

•  ”Mitä voisin tehdä toisin tukeakseni sinua paremmin?”

Palaute toimii molempiin suuntiin

Kannustaaksesi rehelliseen palautteeseen työntekijöiltä, jotka saattavat epäröidä esihenkilönsä arvostelemista, muotoile kysymys tavalla, joka ei tunnu uhkaavalta: ”Jos olisit minun asemassani, lähestyisitkö jotakin asiaa eri tavalla?” tai ”Minkä pienen muutoksen voisin tehdä, jotta tuntisit saavasi enemmän tukea?” Tee palautteesta lisäksi luonteva osa toimintaa kertomalla esimerkki siitä, miten olet aiemmin toiminut rakentavan palautteen perusteella: ”Miltä sinusta tuntuu tänä vuonna antamani ohjaus?” Äläkä puolustaudu. Tässä ei ole kyse sinusta – kyse on siitä, miten voit kehittyä auttaaksesi tiimiäsi menestymään.

More Articles

• 15 suoritusarvioinnin parasta käytäntöä + mallipohja
• Valmennus ja valvonta tulevat samassa työkalussa
• Mikä on suorituksenhallintajärjestelmä? + esimerkkejä

9. Hyväksy epätäydellisyys: on ihan okei olla ihminen! 

Juonipaljastus: Et tule onnistumaan täydellisesti jokaisessa kehityskeskustelussa. Joskus huomaat keskittyneesi liikaa heikkouksiin tarjoamatta rakentavaa tietä eteenpäin. 

Jos huomaat toimivasi näin, myönnä se keskustelun aikana sanomalla esimerkiksi: ”Ymmärrän keskittyneeni paljon kehityskohteisiin. Vaihdetaan näkökulmaa ja puhutaan siitä, mikä on toiminut hyvin ja miten voimme rakentaa vahvuuksiesi varaan.” 

Tällainen tilanteen korjaaminen voi muuttaa erehdyksen tuottavaksi vuoropuheluksi. Jotkin keskustelut tuntuvat kiusallisilta, eivätkä toiset ehkä suju suunnitelmien mukaan. Se on ihan okei. 

Muista, että välittävä, vilpitön, aito ja vaikuttava esihenkilö ei pyri virheettömyyteen – tärkeintä on olla läsnä sydämellä, olla rehellinen ja oppia jatkuvasti.  

10. Pidä vauhti yllä

Loistava suoritusarviointi ei pääty kokouksen päättyessä. Jatka säännöllisillä keskusteluilla, palaa tavoitteisiin ja pidä vuoropuhelu elävänä.

Hyödynnä kahdenkeskiset tapaamisesi viisaasti

Keskustele edistymisestä vuoden mittaan pidettävissä 1:1-tapaamisissa. Tämä osoittaa, että olet sitoutunut heidän menestykseensä etkä vain rastita kohtaa suoritetuksi. Jos ette pidä 1:1-tapaamisia vuoden mittaan, suoritusarvioinnista tulee todella hankala. Pidä tätä muistutuksena varata ne koko vuodeksi. Voit aina siirtää niitä, mutta varmista, että ne on merkitty kalenteriin! #osoitatettä välität

Laajempi kokonaiskuva

Pohjimmiltaan suoritusarviointi on tilaisuus rakentaa luottamusta ja innostaa kehittymään. Jotta arvioinnilla olisi pysyvä vaikutus, pidä mielessä nämä keskeiset asiat: keskity tulevaisuuteen, ole vilpitön ja aito ja juhlista aina onnistumisia. 

Ota ensimmäinen askel lähestymällä seuraavaa arviointiasi uteliaalla ja yhteyttä rakentavalla asenteella. Tämänpäiväinen panoksesi voi olla merkityksellisen kehittymisen katalysaattori – sekä tiimillesi että sinulle itsellesi. Kyllä, kyse on palautteesta, mutta myös yhteydestä. Se on tilaisuus osoittaa tiimillesi, että välität paitsi siitä, mitä he tekevät, myös siitä, keitä he ovat ja keiksi he ovat kasvamassa.  

Muutetaan suoritusarviointiin liittyvä pelko innostukseksi! Ole sellainen johtaja, jonka itse haluaisit saada – välittävä, vilpitön, aito ja aina pyrkimässä vaikuttamaan.  Työntekijäsi ansaitsevat vähintään sen. Ja arvaa mitä? Niin ansaitset sinäkin.

Mitä seuraavaksi?

Tilaa uusimmat näkemykset, asiantuntijoiden mielipiteet sekä vinkit ja tekniikat suoraan sähköpostiisi. Tilaa People Managing People -uutiskirje jo tänään!