Kuinka vaalia vahvaa hybridityöpaikkakulttuuria
Yksi ensimmäisistä aloitteistani nykyisen työnantajani HR-yleisasiantuntijana oli kehittää organisaatiokulttuuriin sopiva, työntekijöiden tarpeet huomioiva ja vaatimustenmukaisuuden säilyttävä muodollinen hybridityömalli.
Olemme pyrkineet rakentamaan vahvaa ja ainutlaatuista kulttuuria, joka perustuu arvoihimme: kestävyyteen, luovuuteen ja laatuun. Haluamme, että kaikki tiimin jäsenet tuntevat olevansa osa sitä riippumatta siitä, missä he työskentelevät.
Kyseessä on jatkuva prosessi, mutta halusin jakaa joitakin ajatuksia siitä, miten olemme lähestyneet hybridityöpaikan kulttuuria, sekä muiden henkilöstöjohtajien näkemyksiä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Yrityskulttuurin rakentamisen merkitys etäympäristöissä
Kulttuuri muodostuu juurruttamalla arvot, missio, strategia, visio, käytännöt ja toimintaohjeet liiketoiminnan jokaiseen osa-alueeseen.
Perinteisessä paikan päällä tapahtuvassa työympäristössä nämä asiat on helpompi havaita ja omaksua – esimerkiksi se, miten ihmiset ovat vuorovaikutuksessa keskenään, miten he pukeutuvat ja käyttäytyvät, miten yrityksen arvot näkyvät toimistolla, millaisia tapahtumia ja yhteisiä tilaisuuksia järjestetään sekä ovatko toimiston ovet avoinna vai suljettuina.
Hybridi- ja etätiimit jäävät luonnollisesti paitsi suuresta osasta tätä, joten meidän on oltava vielä tietoisempia vaalimaan haluamaamme kulttuuria ja varmistamaan, että he tuntevat olevansa osa sitä.
Kuten Lemonlightin toimitusjohtaja Hope Horner osuvasti huomauttaa: ”Vahvan hybridikulttuurin rakentamisessa ei ole kyse vanhan toimistoympäristön jäljittelemisestä. Kyse on kulttuurin muokkaamisesta tähän uuteen todellisuuteen sopivaksi, mallin vahvuuksien tietoisesta hyödyntämisestä ja samalla sen heikkouksien lieventämisestä.”
Hybridi- ja etätyö edellyttivät meiltä kulttuurimme mukauttamista. Esimerkiksi vahvistimme luottamuksen ja itsenäisyyden merkitystä etätyön luonteen tukemiseksi.
Huomasimme, etteivät paikan päällä työskentelevät työntekijät olleet yhteydessä täysin etänä työskenteleviin yhtä hyvin, ja uusilla etätyöntekijöillä oli enemmän vaikeuksia tehdä yhteistyötä projekteissa, jotka edellyttivät suuria luovia ideoita.
Sinun on ehkä ajateltava laatikon ulkopuolelta. Esimerkiksi tiettyjen toimistonhallintatyökalujen käyttöönotto auttaa yrityksiä tasapainottamaan toimistolla ja etänä työskentelyä sekä luomaan tehokkaamman hybridityöpaikan.
Monien ihmisten on tehtävä yhteistyötä osastojen välillä kehittääkseen uusia tuotteita ja konkretisoidakseen luovia suunnitelmia, ja huomasimme hybriditiimien kamppailevan ideoiden luomisen eli luovuuden kanssa.
Tiimi suhtautuu nyt strategisemmin toimistopäiviensä koordinointiin, mistä kerron lisää jäljempänä.
Näin rakennat menestyvän hybridikulttuurin
Mikään organisaatio ei ole samanlainen, eikä tämän osion tarkoituksena ole määrätä, millainen kulttuurisi tulisi olla, vaan varmistaa, että haluamasi kulttuuri otetaan onnistuneesti käyttöön hybridiympäristössä.
Viestikää mieluummin liikaa kuin liian vähän
Kulttuuriin kuuluminen tarkoittaa yhteyden tunnetta siihen, minkä vuoksi viestintä kaikilla tasoilla on ratkaisevan tärkeää.
Kuten Horner korostaa: ”Teidän on viestittävä mieluummin liikaa kuin liian vähän. Puhumme ylemmän johdon säännöllisestä viestinnästä, koko henkilöstön kokouksista, usein toistuvista tapaamisista ja ihmisten tavoittamisesta kaikilla mahdollisilla tavoilla: sähköpostilla, Slackilla ja videopuheluilla. Tärkeintä on varmistaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla riippumatta siitä, mistä he työskentelevät.”
Harkitse viestintätyökaluja, joissa on sisäänrakennetut ja mukautettavat ilmoitukset – esimerkiksi kokoushuoneiden varausjärjestelmääsi varten. Joskus pieni ilmoitus riittää saamaan jonkun ajan tasalle tai lähettämään todella tärkeän muistutuksen.
Tunnista, kun ihmiset toimivat yrityksen arvojen mukaisesti
Loistava tapa juurruttaa arvosi ja niiden ohjaamat organisaatiokäyttäytymisen tavat on antaa tunnustusta ihmisille niiden mukaisesti toimimisesta.
Yrityksesi voi esimerkiksi käyttää Slackin tai Teamsin kanavia, työntekijöiden huomiointialustaa tai uutiskirjeitä juhlistaakseen tilanteita, joissa tiimin jäsen osoittaa jonkin arvoista myönteisellä tavalla.
Me aloitimme myös viikoittaisen sähköpostiuutiskirjeen, jossa on kiitosmainintoja sisältävä osio. Kuka tahansa voi antaa tunnustusta toiselle tiimin jäsenelle siitä, että tämä edustaa brändiämme myönteisellä tavalla, tekee yhteistyötä tiimien välillä tai osoittaa arvojamme työssään.
Kuten Horner huomauttaa: ”Teidän on omaksuttava hybridimallin ainutlaatuiset edut: joustavuus, itsenäisyys ja tuloksiin keskittyminen kasvokkain vietetyn ajan sijaan. Me juhlistamme tietoisesti näitä asioita ja korostamme, miten ne tekevät kulttuuristamme erityisen.”
Edistä henkilökohtaisia yhteyksiä
“Hybridi työpaikkakulttuuri edellyttää tietoista panostusta... On luotava etätyöntekijöille mahdollisuuksia tuntea olevansa mukana, olipa kyse sitten virtuaalisista tiiminrakennusaktiviteeteista tai säännöllisistä tapaamisista, joilla varmistetaan heidän osallistumisensa.” — Crystal Pinney-Ramos, HR-teknologiastrategi @ cClearHR
Työ on työtä, mutta ihmiset ovat sosiaalisia olentoja, ja vähemmän muodollisilla suhteilla on merkitystä kulttuurin ylläpitämisessä ja siilojen purkamisessa koko organisaatiossa.
Kuten Horner toteaa: ”On luotava tilaa myös rennolle, kahviautomaattityyppiselle vuorovaikutukselle. Siksi olemme perustaneet Slackiin omia kanavia pelkkää jutustelua, virtuaalisia kahvitaukoja ja jopa verkossa järjestettäviä peli-iltoja varten. Se ei ole sama asia kuin toiseen törmääminen toimiston keittiössä, mutta se auttaa pitämään henkilökohtaiset yhteydet elossa.”
Kaikkien kokoaminen yhteen kerran tai kahdesti vuodessa on myös erinomainen tapa auttaa rakentamaan suhteita, luomaan yhteisöllisyyttä ja antamaan etätyöntekijöille mahdollisuus kokea yrityskulttuuri henkilökohtaisesti.
Se antaa myös yrityksen johtajille mahdollisuuden vahvistaa kulttuurisia arvoja yleensä esitysten sekä työntekijöiden tunnustamisen ja palkitsemisen kautta.
Voitte jopa järjestää tilaisuuksia, joissa ihmiset pohtivat yhdessä aiempia tilanteita ja tunnistavat tapauksia, joissa kulttuurisia arvoja on noudatettu.
Suunnittele hybridityöntekijöiden toimistopäivät strategisesti
Vaikka samanaikainen työskentely voi olla tuottavuuden kannalta erinomainen ratkaisu, havaitsimme, että koordinoidut toimistopäivät auttoivat ratkaisemaan luovuutta koskevan haasteen ideointiin keskittyvissä tiimeissämme.
Tämä näyttää erilaiselta jokaisessa yrityksessä, mutta olemme havainneet, että tiimien kannattaa antaa päättää asiasta. Yrityksenne saattaa suosia ruuhkapäiviä, jolloin useampi työntekijä tulee toimistolle tiettyinä päivinä, tai toimistotilaa voi olla niukasti, jolloin tiimien on porrastettava läsnäolopäivänsä.
Tässä muutama esimerkki siitä, miten yritykseni hoitaa asian:
- Rekrytointitiimi aikatauluttaa toimistopäivänsä läsnäoloa edellyttävien haastattelujen perusteella, yleensä tiistaille ja torstaille.
- Tuotetiimi on toimistolla maanantaisin vastaanottaakseen näytteitä toimittajilta.
Kalibroi perehdytys
Yrityksen arvojen, toiminta-ajatuksen, vision ja strategian jakaminen kaikille työntekijöille on olennaista, jotta jokainen tietää, miten hänen työnsä vaikuttaa koko organisaatioon.
Kyse ei tietenkään ole asiasta, joka voidaan kertoa perehdytyksen yhteydessä kerran ja sitten unohtaa, mutta se on hyvä paikka aloittaa.
Hyvä perehdytyssuunnitelma sopii läsnätyötä tekeville, hybridityöntekijöille ja etätyöntekijöille, kunhan sen muotoon ja toteutukseen tehdään muutama pieni muutos.
Yritykseni uudet työntekijät tapaavat ensimmäisenä päivänään HR-edustajan perehdytyksen viimeistelemiseksi (suurin osa siitä on suoritettu sähköisesti etukäteen).
Toimistolla työskentelevät työntekijät tapaavat kasvotusten, kun taas täysin etänä työskentelevät tapaavat Zoomissa. Pyrimme siihen, että hybridityöntekijät ovat ensimmäisen viikon ajan toimistolla, jotta he voivat tavata tiiminsä henkilökohtaisesti, luoda suhteita ja päästä osaksi kulttuuriamme.
Tämä edellyttää tietenkin hieman toimistotilojen hallintaa sekä hatunnostoa jaettujen työpisteiden varausohjelmistollemme, joka helpottaa tämän prosessin koordinointia!
Hyödynnä teknologiaa ennakkoluulottomasti
Teknologian ennakkoluuloton hyödyntäminen on olennaista vahvan hybridityöpaikkakulttuurin rakentamisessa, sillä se kaventaa toimistolla ja etänä työskentelevien työntekijöiden välistä kuilua. En tarkoita pelkästään työntekijöiden valvontatyökaluja.
HR-työkalut ja -sovellukset, kuten videoneuvottelualustat, projektinhallintaohjelmistot ja sähköisen allekirjoituksen ohjelmistot, sujuvoittavat yhteistyötä ja varmistavat tehtävien tehokkaan suorittamisen sijainnista riippumatta.
Ajattele kuitenkin myös tavallista pidemmälle: teknologia voi tehdä hybridityöpaikoista hauskoja mahdollistamalla virtuaaliset pelit, tiimien yhteiset ajanvietot ja harrastusryhmät. Slackin tai Microsoft Teamsin kaltaisilla alustoilla voidaan järjestää tietovisoja, kysely- ja vastaustilaisuuksia tai rentoja kahvikeskusteluja.
Ottamalla käyttöön viestintää, tiimityötä ja helppoutta edistäviä teknologioita yritykset voivat luoda osallistavan ja tuottavan ympäristön, jossa kaikki työntekijät tuntevat olevansa yhteydessä toisiinsa.
Kerää palautetta työntekijöiltä
Alustan tarjoaminen työntekijöille ajatustensa ja ideoidensa jakamiseen on hyvä tapa saada palautetta monista asioista, myös työyhteisön kulttuurista.
Yritykseni lähettää säännöllisesti pulssikyselyitä eri tiimeille ja toisinaan koko yritykselle. Näiden lyhyiden kyselyiden avulla johto saa käsityksen työntekijöiden mielipiteistä tietystä aiheesta, esimerkiksi siitä, miten hybridimalli voidaan parhaiten sovittaa.
Käytimme pulssikyselyitä toimistolle paluun alkuvaiheessa päätöstemme ajoittamiseen ja varmistaaksemme, että vastasimme työntekijöiden tarpeisiin heidän palatessaan toimistolle.
Tee sinulle oikea ratkaisu
Hybridi- ja etätyöskentely ovat vaikuttaneet meihin yrityksenä valtavasti, enimmäkseen myönteisellä tavalla.
Matkan varrella on ollut joitakin haasteita, mutta edellä mainittujen menetelmien avulla olemme päässeet tilanteeseen, jossa arvomme ja työskentelytapamme näkyvät johdonmukaisesti kaikkialla yrityksessä.
Jos haluat lisää neuvoja toimivan hybridimallin rakentamiseen, tutustu Alexin ja Cillianin erinomaiseen artikkeliin aiheesta hybridihenkilöstön parhaat käytännöt.
Tilaa henkilöstöjohtamisen uutiskirjeemme
Piditkö tästä? Tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR- ja liiketoimintajohtajille ja saat tietoa ja asiantuntemusta, joiden avulla voit kehittyä urallasi ja saada aikaan suurempia vaikutuksia organisaatiossasi.
