Mitä on jaettu työpiste? Hyödyt, haitat ja käyttöönotto

Mitä joustava työpistejärjestelmä tarkoittaa?

Joustava työpistejärjestelmä on joustava työtilamalli, jossa työntekijät käyttävät vapaana olevia työpisteitä saapumisjärjestyksessä sen sijaan, että heillä olisi pysyvästi nimetyt paikat. Tämä lähestymistapa tunnetaan myös nimillä työpisteiden jakaminen ja joustava työskentely. Se tukee hybridityöpaikkaa vähentämällä käyttämätöntä toimistotilaa ja edistämällä tiimien välistä yhteistyötä.

Nykyaikainen joustava työpistejärjestelmä perustuu usein työpisteiden varaustyökaluihin tai toimitilojen hallintaohjelmistoihin, joiden avulla seurataan saatavuutta, analysoidaan työtilojen käyttöastetta ja luodaan työntekijöille sujuva käyttökokemus. Optimoimalla toimistotilojen käyttöä joustava työpistejärjestelmä auttaa yrityksiä pienentämään toimitilakustannuksia ja mukautumaan joustavampiin työaikatauluihin.

Kun yhä useammat organisaatiot ottavat käyttöön hybridityöaikatauluja, monet organisaatiot pienentävät toimistotilojaan ja luopuvat pysyvästi nimetyistä työpisteistä siirtyessään joustavaan työpistejärjestelmään. Joustava työpistejärjestelmä ja muut edistyneemmät toimitilojen hallinta-alustat voivat yksinkertaistaa tätä prosessia huomattavasti.

Onko joustavasta työpistejärjestelmästä erilaisia malleja?

Kyllä! Joustava työpistejärjestelmä voi saada useita muotoja sen mukaan, kuinka paljon rakennetta tai joustavuutta organisaatiosi haluaa. Joissakin malleissa istumapaikat ovat täysin vapaasti valittavissa, kun taas toisissa käytetään työpisteiden varausjärjestelmiä tai nimettyjä alueita tiettyjen tiimien tai työskentelytapojen tukemiseksi.

Jotta löydät tarpeisiisi parhaiten sopivan vaihtoehdon, olen selittänyt alla tarkemmin jokaisen joustavan työpistejärjestelmän mallin.

Malta vielä hetki, sillä terminologia muuttuu kohta hieman hämmentäväksi...

Joustava työpistejärjestelmä ja vapaa työpistevalinta

Vaikka termejä joustava työpistejärjestelmä ja vapaa työpistevalinta käytetään joskus toistensa synonyymeina, niiden välillä on hienoinen ero.

Joustava työpistejärjestelmä viittaa yleensä saapumisjärjestyksessä toimivaan järjestelmään, jossa työntekijät ottavat käyttöön minkä tahansa saapuessaan vapaana olevan työpisteen. Monet yritykset käyttävät kuitenkin nykyään joustavan työpistejärjestelmän varausohjelmistoja (maksullisia ja maksuttomia vaihtoehtoja on saatavilla), jotta prosessista tulee järjestelmällisempi ja käyttäjät voivat tarkastella ja varata työpisteitä reaaliajassa.

Vapaa työpistevalinta poistaa niin ikään nimetyt istumapaikat, mutta siihen sisältyy yleensä IoT-yhteensopivilla työpisteantureilla kerätty reaaliaikainen käyttöastetieto sekä työtilojen hallinta-alustat. Tämä teknologiaan perustuva lähestymistapa antaa työntekijöille paremman näkyvyyden ja hallinnan istumapaikan valintaan sekä auttaa toimitilatiimejä seuraamaan käyttötrendejä.

Molempien mallien tavoitteena on purkaa hierarkioita, edistää spontaania yhteistyötä ja vahvistaa hybridityökulttuuria kannustamalla eri toimintojen välistä viestintää ja jaettua vastuuta toimistotiloista.

Joustava työpistejärjestelmä ja työpistehotelli

Joustavan työpistejärjestelmän ja toimistohotellin tärkein ero liittyy siihen, miten työpisteet jaetaan.

• Joustavassa työpistejärjestelmässä työpisteet otetaan käyttöön saapumisjärjestyksessä.
• Toimistohotellissa työntekijät varaavat työpisteen etukäteen, aivan kuten hotellihuoneen.

Molemmat mallit poistavat pysyvästi nimetyt työpisteet ja perustuvat reaaliaikaiseen saatavuuteen, mutta toimistohotelli tarjoaa enemmän ennakoitavuutta – erityisesti tiimeille, joiden on koordinoitava aikatauluja tai varmistettava tiettyjen resurssien saatavuus.

Hybridityöaikataulujen muuttuessa monimutkaisemmiksi monet organisaatiot yhdistävät molempien mallien piirteitä käyttämällä työpisteiden varausohjelmistoja, jotka tukevat työntekijöiden autonomiaa ja säilyttävät samalla rakenteet ja vastuullisuuden.

Joustavan työpistejärjestelmän taustalla oleva ajattelutapa

Joustava työpistejärjestelmä ei ole vain istumapaikkoihin liittyvä strategia – se on myös ajattelutapa.

Poistamalla pysyvän omistajuuden työpisteisiin joustava työpistejärjestelmä kannustaa vastuullisuuteen, siisteyteen ja jaettuun vastuuseen. Työntekijät siistivät työtilansa todennäköisemmin päivän päätteeksi, koska he tietävät jonkun muun käyttävän sitä seuraavana päivänä.

Pandemian jälkeisessä työpaikassa tämä yhteisen vastuunkannon kulttuuri on ratkaisevan tärkeä hygienian ja luottamuksen ylläpitämiseksi. Joustavaa työpisteiden käyttöä tukevissa toimistoissa on usein desinfiointipisteitä, siistin työpöydän käytäntöjä ja kosketuksettomia varausvälineitä, joiden avulla työntekijät voivat tuntea olonsa turvalliseksi ja voimaantuneeksi.

Ajattele sitä kuin kokoushuoneen varausjärjestelmää, mutta koko toimistolle – jaetut resurssit, joita hallinnoidaan tehokkaasti ja joita kaikki käyttävät.

Termin historia

Termin alkuperä juontaa juurensa laivastossa käytettyyn sanontaan. Laivalla jonkun on aina oltava työssä. Tilan tehokkaamman käytön mahdollistamiseksi makuutilat jaetaan, ja merimiehet vaihtavat samaa makuupaikkaa yhden siirtyessä palvelukseen ja toisen työvuoron päättyessä. Tätä kutsuttiin nimellä \u0022kuumapaikkajärjestely\u0022, koska päällekkäin asennetut makuupaikat pysyivät aina kuumina edellisen käyttäjän jäljiltä.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Joustavan työpisteiden käytön edut ja haitat

Joustavan työpisteiden käytön edut

Organisaatiot päättävät ottaa käyttöön joustavan työpisteiden käytön useista syistä:

Tilankäytön optimointi

Joustava työpisteiden käyttö mahdollistaa toimistotilan tehokkaamman hyödyntämisen, koska työntekijät jakavat työpisteitä keskenään. Tämä koskee erityisesti hybridityövoimaa, jossa työntekijät työskentelevät toimistolla satunnaisesti.

Kustannussäästöt

Kun yksittäisten työpisteiden tarve vähenee, joustava työpisteiden käyttö voi pienentää yritysten toimitilakustannuksia.

Mielenkiintoinen tietomalli siitä, kuinka paljon erilaisia toimistosuunnitelmia hyödyntämällä voisi säästää, löytyy CBRE:n Hybridityöpaikan taustalla oleva matematiikka -raportista. Sen arvion mukaan hybridityöhön siirtyvät ja tilansa uudelleen suunnittelevat yritykset säästävät tilakustannuksissa 10–50 %.

Joustavuus ja autonomia

Työntekijät voivat valita työtilansa tarpeidensa ja mieltymystensä perusteella, mikä edistää joustavuutta ja autonomiaa. Ennakkovarausta ei tarvita, joten he voivat olla joustavia myös suunnittelussaan.

Tehostunut yhteistyö

Toisin kuin alueellisessa työpistejärjestelyssä, jossa nimetyt istumapaikat poistetaan käytöstä, mutta tietyt tiimit sijoitetaan yhteen niin, että saman liiketoimintatoiminnon työntekijät jakavat edelleen saman tilan, joustava työpisteiden käyttö kannustaa eri tiimien ja osastojen työntekijöitä vuorovaikutukseen sekä edistää yhteistyötä ja tiedon jakamista.

Lisääntynyt luovuus ja tuottavuus

Vaihtelevat työympäristöt voivat edistää työntekijöiden luovuutta ja tuottavuutta. Joustava työpisteiden käyttö kuitenkin sijoittaa työntekijät edelleen tietyille alueille, kun taas toimintaperusteinen työskentely ohjaa työntekijöitä löytämään kulloinkin tehtävään työhön sopivan ympäristön.

”Toimintaperusteisessa suunnittelussa on kyse valinnanmahdollisuudesta ja vapaudesta”, sanoi HED:n työympäristösuunnittelusta vastaava johtaja Rebecca Swanner hiljattain People Managing People -podcastin jaksossa. ”Ihmisille annettava vapaus – olipa kyse siitä, minä päivinä he tulevat toimistolle, kuinka usein he tulevat tai mitä toimiston tiloja he käyttävät siellä ollessaan – on todellinen etu, jota ihmiset arvostavat suuresti.”

”Kun annat jollekulle mahdollisuuden tai vallan päättää, miten hän voi tehdä parhaansa, siinä on paljon voimaa. Toimintaperusteisessa suunnittelussa onkin kyse siitä, että tila ei ole suunniteltu vain yhdenlaista työskentelyaluetta varten.”

Kuuntele koko jakso lukemisen lomassa:

Kestävyyden edistäminen

Työpisteiden jakaminen edistää kestävämpää lähestymistapaa toimistosuunnitteluun ja resurssien jakamiseen, pienentäen näin organisaation hiilijalanjälkeä ja auttaen ainakin lähestymään joitakin niistä ESG-tavoitteista, joita usein luvataan mutta ei saavuteta.

Mahdollisuus yhdistää työskentelypaikkafilosofioita

Koska vaihtuvien työpisteiden käyttö perustuu saapumisjärjestykseen, se voidaan yhdistää muihin toimistotilojen hallinnan filosofioihin, kuten ketteriin työtiloihin, jotka tarjoavat erilaisia monikäyttöisiä jaettuja tiloja ja antavat työntekijöille mahdollisuuden liikkua vapaasti toimistossa.

Vaihtuvien työpisteiden käytön mahdolliset haitat

Vaikka vaihtuvien työpisteiden käytöllä on lukuisia hyötyjä, tällaisen lähestymistavan mahdolliset haitat kannattaa aina ottaa huomioon. Tässä muutamia seikkoja, jotka on hyvä pitää mielessä.

• Vapaiden tilojen löytäminen voi olla vaikeaa: Ruuhka-aikoina työntekijöiden voi olla haastavaa löytää vapaita työpisteitä, mikä aiheuttaa turhautumista ja heikentää tuottavuutta.
• Tiimiyhteyden heikkeneminen: Jatkuvasti vaihtuvat työtilat voivat heikentää tiimiyhteyttä ja viestintää, koska työntekijät eivät välttämättä aina ole tiiminjäsentensä läheisyydessä.
• Hygieniaan liittyvät huolet: Jaetut työpisteet voivat lisätä bakteerien ja sairauksien leviämisen riskiä, jos asianmukaisia puhdistusmenettelyjä ei noudateta johdonmukaisesti.
• Turvallisuusriskit: Vaihtuvien työpisteiden käyttö voi aiheuttaa turvallisuusriskejä, jos luottamuksellisia tietoja jätetään näkyville jaetuille työpisteille tai jos luvattomat henkilöt pääsevät käsiksi arkaluonteisiin alueisiin.
• Henkilökohtaisten tavaroiden hallinta: Aikoinaan saavuit töihin, lukitsit henkilökohtaiset tavarasi työpöytäsi laatikkoon ja jatkoit päivääsi. Vaihtuvien työpisteiden käytössä työntekijät eivät todennäköisesti voi toimia näin, joten on järjestettävä jonkinlainen lokero- tai säilytysjärjestelmä.
• Häiriötekijöiden mahdollisuus: Avoimessa ja jaetussa ympäristössä työskentely voi johtaa useampiin häiriötekijöihin, jotka vaikuttavat keskittymiseen ja tarkkaavaisuuteen. Varmista, että varattavissa on hiljaisia alueita näiden huolenaiheiden vähentämiseksi.

Näin otat vaihtuvat työpisteet käyttöön organisaatiossasi

Siirtyminen vaihtuvien työpisteiden malliin edellyttää huolellista toimistotilojen suunnittelua ja viestintää. Noudata seuraavia vaiheita:

1. Arvioi ja analysoi toimistotilojesi nykyinen käyttöaste tunnistaaksesi alueet, joilla vaihtuvat työpisteet voidaan ottaa käyttöön.
2. Tarjoa työntekijöille koulutusta ja tukea siitä, miten uudessa työtilajärjestelyssä toimitaan ja miten käytettävissä olevia toimistoteknologian työkaluja käytetään.
3. Viestitä muutoksen syistä ja hyödyistä, joita työntekijät voivat odottaa vaihtuvien työpisteiden käytöltä.
4. Harkitse uuden toimistoteknologian, kuten vaihtuvien työpisteiden varausjärjestelmän tai toimistotilojen hallintaohjelmiston, käyttöönottoa, jotta työntekijät voivat tarkistaa saatavuuden ja varata työtiloja etukäteen. Näihin järjestelmiin voi sisältyä mobiilisovellus, joka tarjoaa reaaliaikaisia paikkakarttoja, jotta työntekijät löytävät tilaa ja työpisteiden käyttöaste pysyy korkeana.
5. Kerää säännöllisesti palautetta työntekijöiltä ja tee muutoksia esiin tulevien huolenaiheiden tai haasteiden ratkaisemiseksi.

Vaihtuvien työpisteiden käyttöönoton haasteiden voittaminen

Vaihtuvien työpisteiden käyttöönotto voi aiheuttaa tiettyjä haasteita, mutta huolellisella suunnittelulla ja strategisilla ratkaisuilla niitä voidaan hallita tehokkaasti. Esimerkkejä ovat:

Muutosvastarinta

Työntekijät saattavat aluksi vastustaa muutosta, koska he ovat huolissaan henkilökohtaisen tilansa menettämisestä. Säännöllinen viestintä, koulutus ja huolenaiheiden avoin käsittely voivat auttaa lievittämään tätä vastarintaa. Hyötyjen, kuten lisääntyneen joustavuuden ja yhteistyön, selittäminen voi helpottaa siirtymää.

Lisäksi personointimahdollisuuksien, kuten henkilökohtaisten tavaroiden säilytyslokeroiden, tarjoaminen voi auttaa työntekijöitä tuntemaan olonsa mukavammaksi uuden järjestelyn kanssa.

Oikeudenmukaisuuden ja saatavuuden varmistaminen

Selkeiden ohjeiden ja käytäntöjen laatiminen varmistaa työpisteiden oikeudenmukaisen jakamisen ja estää työntekijöitä varaamasta halutuimpia työtiloja yksinoikeudella.

Työpisteiden varausjärjestelmän käyttöönotto voi auttaa hallitsemaan saatavuutta, jolloin työntekijät voivat varata työpisteitä etukäteen ja tilakilpailun aiheuttama turhautuminen vähenee.

Näihin järjestelmiin sisältyy usein reaaliaikaiset päivitykset työpisteiden saatavuudesta, mikä tekee prosessista läpinäkyvämmän ja tehokkaamman sekä vähentää monia HR-valituksia ja palvelupyyntöjä.

Melutason seuranta ja hallinta

Avotoimistoympäristöt voivat johtaa melutason nousuun, mikä voi häiritä työntekijöitä ja heikentää tuottavuutta.

Erillisten hiljaisten alueiden ja äänieristettyjen työtilojen käyttöönotto tai vastamelukuulokkeiden tarjoaminen voi auttaa työntekijöitä keskittymään.

Lisäksi selkeät melutasoa koskevat toimintaohjeet yhteisissä tiloissa voivat auttaa säilyttämään tasapainon yhteistyön ja rauhallisten työtilojen välillä.

Menestyksen mittaaminen

Yksi keskeisistä työkaluista jaettujen työpisteiden käytön haasteiden ratkaisemisessa on data-analytiikka, jonka avulla voidaan optimoida toimiston pohjaratkaisu ja varmistaa työpisteiden tehokas käyttö. Läsnäolotiedot, tilankäyttö ja käyttöasteet tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka usein työpisteitä käytetään, mitkä alueet ovat suosituimpia ja kuinka hyvin tila palvelee henkilöstöä.

• Läsnäolotiedot: Näiden tietojen avulla seurataan, milloin työntekijät ovat fyysisesti toimistolla, mikä auttaa yrityksiä tunnistamaan käytön huippuajat ja tekemään työpisteiden saatavuutta ja kapasiteettitarpeita koskevia tietoon perustuvia päätöksiä.
• Tilankäyttö: Mittaamalla, kuinka usein työpisteitä, kokoushuoneita ja yhteisiä tiloja käytetään, yritykset voivat optimoida tilajärjestelynsä, vähentää mahdollisesti käyttämättömiä tiloja ja kohdentaa resursseja uudelleen alueille, joilla kysyntä on suurempaa.
• Käyttöaste: Käyttöasteiden seuranta auttaa säilyttämään tasapainon yhteisissä tiloissa ja varmistamaan, ettei mikään alue muutu liian ahtaaksi muiden jäädessä vähälle käytölle. Tämän tiedon avulla voidaan päättää, mihin sijoitetaan hiljaisia alueita tai yhteistyötiloja työntekijöiden todellisen liikkumisen ja työpisteiden käytön perusteella.

Ohjeet jaettujen työpisteiden hyvään käyttöetikettiin

Henkilöstöhallinnon johtajana sinun tehtäväsi on laatia selkeät toimintaohjeet, jotta jaettujen työpisteiden ympäristö olisi sopuisa ja tuottava.

Nämä ohjeet edistävät kunnioitusta ja auttavat ylläpitämään tehokasta ja viihtyisää työympäristöä kaikille. Keskeisiä etikettiperiaatteita ovat:

• Henkilökohtaisen tilan ja tavaroiden kunnioittaminen: Vaikka työpisteet ovat yhteiskäytössä, on tärkeää kunnioittaa työtovereiden henkilökohtaista tilaa. Vältä tunkeutumista muiden työpisteille tai heidän henkilökohtaisten tavaroidensa käyttämistä ilman lupaa.
• Siivoaminen käytön jälkeen: Jätä työtila aina siistiksi ja valmiiksi seuraavaa käyttäjää varten. Pyyhi pinnat, palauta yhteiset välineet paikoilleen ja poista kaikki henkilökohtaiset tai työhön liittyvät tavarat. Siisti työpiste varmistaa seuraavalle käyttäjälle miellyttävän kokemuksen ja edistää työpaikan yleistä hygieniaa.
• Sopivan melutason ylläpitäminen: Huomioi melu erityisesti avokonttoreissa. Pidä keskustelujen äänenvoimakkuus kohtuullisena, käytä kuulokkeita äänen kuunteluun ja siirry puheluita tai ryhmäkeskusteluja varten niille tarkoitettuihin tiloihin. Tämä auttaa säilyttämään kaikille keskittyneen ja rauhallisen ympäristön.
• Muiden mieltymysten ja tarpeiden huomioiminen: Jaettujen työpisteiden käyttö edellyttää erilaisten työskentelytapojen huomioimista. Kunnioita rauhaa koskevia toiveita ja huomioi tiimin jäsenet, jotka saattavat tarvita tehtäviinsä tiettyjä välineitä tai työpistejärjestelyjä.
• Vinkkejä työpisteen personointiin: Vaikka jaettujen työpisteiden käyttö saattaa rajoittaa työpisteen pitkäaikaista personointia, työntekijät voivat silti tuoda työtilaansa oman säväyksensä päivän ajaksi. Kannusta työntekijöitä tuomaan mukanaan pieniä esineitä, kuten lempimuki, muistikirja tai jopa pieni kasvi, jotka lisäävät tuttuuden tunnetta.
• Hyödynnä yhteisiä tiloja parhaalla mahdollisella tavalla: Yhteiset ilmoitustaulut voivat olla tiimin jäsenille erinomainen paikka jakaa inspiroivia lainauksia, päivityksiä tai hauskoja kuvia, mikä auttaa luomaan kiinnostavamman ja yksilöllisemmän toimistoympäristön.

Tulevaisuuden toimistojen luominen

Etä- ja hybridityöhön siirtyminen on saanut monet organisaatiot vähentämään toimistotilaa ja suunnittelemaan älykkäät työympäristönsä uudelleen, jotta tilaa voidaan hyödyntää paremmin ja yhteistyötä mahdollisesti edistää samalla, kun erilaiset työtehtävät otetaan huomioon.

Jaettujen työpisteiden käytöllä tulee jatkossakin olemaan tärkeä rooli, sillä se optimoi toimistotilan käyttöä ja edistää joustavuuden ja tiimityön kulttuuria.

Jos et vielä etsi tilanhallintaratkaisua, nyt on hyvä aika aloittaa. Näiden työkalujen avulla henkilöstösi voi tehdä hybridityöstä sen mallin, jollaiseksi 71 % yhdysvaltalaisista työnantajista toivoi sen muodostuvan, kun ne ottivat sen käyttöön.

Skenaarioiden suunnittelutoimintojen avulla organisaatiot voivat myös kokeilla erilaisia työtilojen pohjaratkaisuja ja varmistaa, että toimistojen suunnittelu on mukautuvaa ja voi kehittyä muuttuvien työskentelytapojen mukana.

Tulevaisuuden toimisto nojaa tällaiseen teknologiaan tehokkuuden ylläpitämiseksi ja dynaamisen henkilöstön tarpeiden täyttämiseksi.

Lisätietoja saat podcast-jaksostamme aiheesta Dynaamiset toimistotilat modernille työvoimalle.

Tilaa uutiskirjeemme

Piditkö näkemästäsi? Tilaa People Managing People -uutiskirje ja saat viikoittain uusimmat artikkelimme, podcastimme, resurssimme sekä inspiraatiota kaikkeen lahjakkuuksien johtamiseen liittyvään.