Mitä jaetut työpisteet ovat? Hyödyt, haitat ja käyttöönotto

Mitä vaihtuvilla työpisteillä työskentely tarkoittaa?

Vaihtuvilla työpisteillä työskentely on joustava työtilamalli, jossa työntekijät käyttävät vapaana olevia työpisteitä saapumisjärjestyksessä sen sijaan, että heillä olisi pysyvästi määrätyt paikat. Tämä lähestymistapa tunnetaan myös nimillä työpisteiden jakaminen ja joustava työskentely, ja se tukee hybridityöpaikkaa vähentämällä käyttämätöntä toimistotilaa ja edistämällä tiimien yhteistyötä.

Nykyisin vaihtuvilla työpisteillä työskentely perustuu usein työpisteiden varausvälineisiin tai toimitilojen hallintaohjelmistoihin, joiden avulla seurataan saatavuutta, analysoidaan työtilojen käyttöastetta ja luodaan työntekijöille sujuva käyttökokemus. Tehostamalla toimistotilojen käyttöä vaihtuvilla työpisteillä työskentely auttaa yrityksiä pienentämään toimitilakustannuksia ja mukautumaan joustavampiin työaikatauluihin.

Kun yhä useammat organisaatiot ottavat käyttöön hybridityöaikatauluja, monet organisaatiot pienentävät toimistojaan ja luopuvat pysyvistä työpisteistä siirtyessään vaihtuvilla työpisteillä työskentelyyn. Vaihtuvilla työpisteillä työskentely ja muut kehittyneemmät toimitilojen hallinta-alustat voivat yksinkertaistaa tätä prosessia huomattavasti.

Onko vaihtuvilla työpisteillä työskentelyyn erilaisia malleja?

Kyllä! Vaihtuvilla työpisteillä työskentely voi saada useita muotoja sen mukaan, kuinka paljon rakennetta tai joustavuutta organisaatiosi haluaa. Joissakin malleissa istumapaikat ovat täysin vapaasti valittavissa, kun taas toisissa hyödynnetään työpisteiden varausjärjestelmiä tai määritettyjä alueita tiettyjen tiimien tai työskentelytapojen tukemiseksi.

Jotta löydät tarpeisiisi parhaiten sopivan vaihtoehdon, olen selittänyt alla tarkemmin jokaisen vaihtuvilla työpisteillä työskentelyn mallin.

Malta vielä hetki, sillä terminologia muuttuu kohta hieman hämmentäväksi...

Vaihtuvilla työpisteillä työskentely ja vapaa paikan valinta

Vaikka termejä vaihtuvilla työpisteillä työskentely ja vapaa paikan valinta käytetään joskus toistensa synonyymeina, niiden välillä on hienoinen ero.

Vaihtuvilla työpisteillä työskentely viittaa yleensä saapumisjärjestykseen perustuvaan järjestelmään, jossa työntekijät ottavat käyttöön minkä tahansa saapuessaan vapaana olevan työpisteen. Monet yritykset käyttävät kuitenkin nykyään vaihtuvien työpisteiden varausohjelmistoa, joka tekee prosessista jäsennellymmän ja antaa käyttäjille mahdollisuuden tarkastella ja varata työpisteitä reaaliajassa.

Vapaa paikan valinta poistaa niin ikään nimetyt istumapaikat, mutta siihen sisältyy yleensä reaaliaikaisia käyttöastetietoja, joita kerätään esineiden internetiin yhdistetyillä työpisteantureilla, sekä työtilojen hallinta-alustoja. Tämä teknologiaan perustuva lähestymistapa antaa työntekijöille paremman näkyvyyden ja hallinnan istumapaikkansa suhteen ja voi auttaa toimitilatiimejä seuraamaan käyttötrendejä.

Molempien mallien tavoitteena on purkaa hierarkioita, edistää spontaania yhteistyötä ja vahvistaa hybridityökulttuuria kannustamalla toimintojen väliseen viestintään ja jaettuun vastuuseen toimistotiloista.

Vaihtuvilla työpisteillä työskentely ja työpisteiden ennakkovaraaminen

Keskeinen ero vaihtuvilla työpisteillä työskentelyn ja toimiston työpisteiden ennakkovaraamisen välillä on työpisteiden jakotapa.

• Vaihtuvilla työpisteillä työskenneltäessä työpisteet otetaan käyttöön saapumisjärjestyksessä.
• Toimiston työpisteiden ennakkovaraamisessa työntekijät varaavat työpisteen etukäteen aivan kuten hotellihuoneen.

Molemmat mallit poistavat pysyvästi nimetyt työpisteet ja perustuvat reaaliaikaiseen saatavuuteen, mutta ennakkovaraaminen tarjoaa paremman ennakoitavuuden – etenkin tiimeille, joiden on koordinoitava aikataulujaan tai varmistettava tiettyjen resurssien saatavuus.

Hybridityöaikataulujen monimutkaistuessa monet organisaatiot yhdistävät molempien mallien ominaisuuksia käyttämällä työpisteiden varausohjelmistoa, joka tukee työntekijöiden autonomiaa ja säilyttää samalla rakenteen ja vastuullisuuden.

Vaihtuvilla työpisteillä työskentelyn taustalla oleva ajattelutapa

Vaihtuvilla työpisteillä työskentely ei ole vain istumapaikkastrategia – se on myös ajattelutapa.

Poistamalla pysyvän työpisteen omistajuuden vaihtuvilla työpisteillä työskentely edistää vastuullisuutta, siisteyttä ja jaettua vastuuta. Työntekijät siistivät työtilansa todennäköisemmin päivän päätteeksi, koska he tietävät jonkun muun käyttävän sitä seuraavana päivänä.

Yhteisten tilojen vastuullisen käytön kulttuuri on pandemian jälkeisessä työpaikassa ratkaisevan tärkeä hygienian ja luottamuksen ylläpitämiseksi. Vaihtuvilla työpisteillä työskentelyä tukevissa toimistoissa on usein desinfiointipisteitä, siistin työpöydän käytäntöjä ja kosketuksettomia varausvälineitä, joiden avulla työntekijät voivat tuntea olonsa turvalliseksi ja vaikutusvaltaiseksi.

Ajattele sitä kokoushuoneiden varausjärjestelmänä, mutta koko toimistollesi – jaettuja resursseja, joita hallitaan tehokkaasti ja joita kaikki käyttävät.

Termin historia

Termin juuret juontavat juurensa laivaston sanontaan. Laivalla jonkun on aina oltava työssä. Tilan tehokkaamman käytön mahdollistamiseksi makuutilat jaetaan siten, että merimiehet vuorottelevat makuupaikalla toisen aloittaessa työvuoronsa ja toisen vuoron päättyessä. Tätä kutsuttiin nimellä “kuumapetijärjestely”, koska kerrossängyt pysyivät aina kuumina viimeisimmästä käyttäjästä.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jaetun työpistejärjestelmän edut ja haitat

Jaetun työpistejärjestelmän edut

Organisaatiot ottavat jaetun työpistejärjestelmän käyttöön useista syistä:

Tilankäytön optimointi

Jaettu työpistejärjestelmä mahdollistaa toimistotilan tehokkaamman käytön, kun työntekijät jakavat työpisteitä. Tämä koskee erityisesti hybridityövoimaa, jonka työntekijät työskentelevät toimistolla tarpeen mukaan.

Kustannussäästöt

Kun henkilökohtaisten työpisteiden tarve vähenee, jaettu työpistejärjestelmä voi pienentää yritysten toimitilakustannuksia.

Mielenkiintoinen tietomalli siitä, kuinka paljon erilaisia toimistosuunnitelmia hyödyntämällä voisi säästää, löytyy CBRE:n hybridityöpaikan taustalla oleva matematiikka -raportista. Sen arvion mukaan hybridityöhön siirtyvät ja tilansa uudelleen suunnittelevat yritykset säästävät tilankäytössä 10–50 %.

Joustavuus ja autonomia

Työntekijät voivat valita työskentelytilansa tarpeidensa ja mieltymystensä perusteella, mikä edistää joustavuutta ja autonomiaa. Ennakkovarausta ei tarvita, joten he voivat suunnitella tekemisiään joustavasti.

Yhteistyön tehostuminen

Toisin kuin naapurustopohjaisessa työpistejärjestelyssä, jossa nimetyt istumapaikat poistetaan käytöstä, mutta tietyt tiimit sijoitetaan yhteen niin, että saman liiketoimintatoiminnon työntekijät jakavat edelleen saman tilan, jaettu työpistejärjestelmä kannustaa eri tiimien ja osastojen työntekijöitä vuorovaikutukseen sekä edistää yhteistyötä ja tiedon jakamista.

Luovuuden ja tuottavuuden lisääntyminen

Vaihtelevat työympäristöt voivat edistää työntekijöiden luovuutta ja tuottavuutta. Jaettu työpistejärjestelmä kuitenkin sijoittaa työntekijät edelleen tietyille alueille, kun taas esimerkiksi aktiviteettiperustainen työskentely ohjaa työntekijät etsimään kulloinkin tehtävään työhön sopivan ympäristön.

”Aktiviteettiperustaisessa suunnittelussa on kyse valinnasta ja vapaudesta”, sanoi HED:n työympäristösuunnittelun johtaja Rebecca Swanner äskettäisessä People Managing People -podcastin jaksossa. ”Ihmisille annettava vapaus – olipa kyse siitä, minä päivinä he tulevat toimistolle, kuinka usein he käyvät siellä tai mitä tiloja he käyttävät ollessaan paikalla – on todella arvokas etu, jonka voit tarjota ihmisille.”

Kun annat jollekulle mahdollisuuden tai vallan päättää, miten hän voi tehdä parhaansa, sillä on suuri merkitys. Aktiviteettiperustaisessa suunnittelussa onkin olennaista varmistaa, ettei tila ole suunniteltu vain yhdenlaista työskentelyaluetta varten.”

Kuuntele koko jakso lukemisen ohessa:

Kestävän kehityksen edistäminen

Työpisteiden jakaminen edistää toimistotilojen suunnittelun ja resurssien kohdentamisen kestävämpää lähestymistapaa, mikä pienentää organisaation hiilijalanjälkeä ja auttaa ainakin lähestymään joitakin ESG-tavoitteita, joita usein luvataan mutta ei saavuteta.

Mahdollisuus yhdistää erilaisia istumaratkaisuja

Koska työpisteet jaetaan saapumisjärjestyksessä, jaettujen työpisteiden käyttö voidaan yhdistää muihin toimistotilojen hallinnan toimintamalleihin, kuten joustaviin työtiloihin, joissa on erilaisia monikäyttöisiä yhteisiä tiloja ja joissa työntekijät voivat liikkua toimistossa vapaasti.

Jaettujen työpisteiden käytön mahdolliset haitat

Vaikka jaettujen työpisteiden käytöllä on monia hyötyjä, tällaisen toimintamallin mahdolliset haitat on aina järkevää ottaa huomioon. Tässä on joitakin seikkoja, jotka kannattaa pitää mielessä.

• Vapaiden työtilojen löytäminen voi olla vaikeaa: Ruuhka-aikoina työntekijöiden voi olla haastavaa löytää vapaita työpisteitä, mikä aiheuttaa turhautumista ja heikentää tuottavuutta.
• Tiimiyhteistyön heikkeneminen: Jatkuvasti vaihtuvat työtilat voivat heikentää tiimin yhteishenkeä ja viestintää, koska työntekijät eivät välttämättä ole aina lähellä tiimin jäseniä.
• Hygieniaan liittyvät huolet: Yhteiset työpisteet voivat lisätä bakteerien ja sairauksien leviämisen riskiä, jos asianmukaisia puhdistusmenettelyjä ei noudateta johdonmukaisesti.
• Turvallisuusriskit: Jaettujen työpisteiden käyttö voi aiheuttaa turvallisuusriskejä, jos luottamuksellisia tietoja jätetään näkyville yhteisille työpisteille tai jos luvattomat henkilöt pääsevät käsiksi arkaluonteisiin tiloihin.
• Henkilökohtaisten tavaroiden säilyttäminen: Aikoinaan saavuit töihin, lukitsit henkilökohtaiset tavarasi työpöytäsi laatikkoon ja jatkoit päivääsi. Jaettujen työpisteiden käytössä työntekijät eivät todennäköisesti voi toimia näin, joten käyttöön on järjestettävä jonkinlainen lokero- tai säilytysjärjestelmä.
• Häiriötekijöiden mahdollisuus: Avoimessa ja yhteisessä ympäristössä työskentely voi johtaa useampiin häiriötekijöihin, mikä vaikuttaa keskittymiseen ja tarkkaavaisuuteen. Varmista, että varattavissa on rauhallisia alueita näiden huolenaiheiden vähentämiseksi.

Näin otat jaetut työpisteet käyttöön organisaatiossasi

Siirtyminen jaettujen työpisteiden malliin edellyttää huolellista toimistotilojen suunnittelua ja viestintää. Noudata seuraavia vaiheita:

1. Arvioi ja analysoi nykyisten toimistotilojesi käyttöaste tunnistaaksesi alueet, joilla jaetut työpisteet voidaan ottaa käyttöön.
2. Tarjoa työntekijöille koulutusta ja tukea siitä, miten uudessa työtilajärjestelyssä toimitaan ja miten käytettävissä olevia toimistoteknologian työkaluja käytetään.
3. Kerro muutoksen syistä ja hyödyistä, joita työntekijät voivat odottaa jaettujen työpisteiden käytöltä.
4. Harkitse uuden toimistoteknologian, kuten jaettujen työpisteiden varausjärjestelmän tai toimistohallintaohjelmiston, käyttöönottoa, jotta työntekijät voivat tarkistaa saatavuuden ja varata työtiloja etukäteen. Näihin järjestelmiin voi kuulua mobiilisovellus, joka tarjoaa reaaliaikaisia istumapaikkakarttoja, jotta työntekijät löytävät tilaa ja työpisteiden käyttöaste pysyy korkeana.
5. Kerää työntekijöiltä säännöllisesti palautetta ja tee muutoksia esiin tulevien huolenaiheiden tai haasteiden ratkaisemiseksi.

Jaettujen työpisteiden käyttöönoton haasteiden ratkaiseminen

Jaettujen työpisteiden käyttöönotto voi aiheuttaa tiettyjä haasteita, mutta huolellisella suunnittelulla ja strategisilla ratkaisuilla niitä voidaan hallita tehokkaasti. Esimerkkejä ovat:

Muutosvastarinta

Työntekijät saattavat aluksi vastustaa muutosta, koska he ovat huolissaan henkilökohtaisen tilansa menettämisestä. Säännöllinen viestintä, koulutus ja huolenaiheiden avoin käsittely voivat auttaa vähentämään tätä vastarintaa. Muutoksen hyötyjen, kuten lisääntyneen joustavuuden ja yhteistyön, selittäminen voi helpottaa siirtymää.

Lisäksi yksilöllistämismahdollisuuksien, kuten henkilökohtaisten tavaroiden säilytyslokeroiden, tarjoaminen voi auttaa työntekijöitä tuntemaan olonsa mukavammaksi uuden järjestelyn kanssa.

Oikeudenmukaisuuden ja saatavuuden varmistaminen

Selkeiden ohjeiden ja käytäntöjen laatiminen varmistaa työpisteiden oikeudenmukaisen jakamisen ja estää työntekijöitä varaamasta halutuimpia työtiloja yksinomaan itselleen.

Työpisteiden varausjärjestelmän käyttöönotto voi auttaa hallitsemaan saatavuutta, sillä työntekijät voivat varata työpisteitä etukäteen ja tilojen kilpailusta aiheutuva turhautuminen vähenee.

Näissä järjestelmissä on usein reaaliaikaiset päivitykset työpisteiden saatavuudesta, mikä tekee prosessista läpinäkyvämmän ja tehokkaamman sekä vähentää huomattavasti HR:n valituksia ja palvelupyyntöjä.

Melutason seuranta ja hallinta

Avoimet toimistoympäristöt voivat lisätä melutasoa, mikä saattaa häiritä työntekijöitä ja vaikuttaa tuottavuuteen.

Erillisten hiljaisten alueiden ja äänieristettyjen työskentelytilojen käyttöönotto tai melua vaimentavien kuulokkeiden tarjoaminen voi auttaa työntekijöitä keskittymään.

Lisäksi selkeät melutasoa koskevat käyttäytymisohjeet yhteisissä tiloissa voivat säilyttää tasapainon yhteistyön ja rauhallisten työtilojen välillä.

Onnistumisen mittaaminen

Yksi keskeisistä työkaluista jaetun työpistejärjestelyn haasteiden ratkaisemisessa on data-analytiikka, jonka avulla voidaan optimoida toimiston pohjaratkaisua ja varmistaa työpisteiden tehokas käyttö. Läsnäolotietojen, tilankäytön ja käyttöasteiden kaltaiset mittarit tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka usein työpisteitä käytetään, mitkä alueet ovat suosituimpia ja kuinka hyvin tila palvelee henkilöstöä.

• Läsnäolotiedot: Näiden tietojen avulla seurataan, milloin työntekijät ovat fyysisesti toimistolla. Yritykset voivat siten tunnistaa käyttöhuiput ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä työpisteiden saatavuudesta ja kapasiteettitarpeista.
• Tilankäyttö: Mittaamalla, kuinka usein työpisteitä, kokoushuoneita ja yhteisiä tiloja käytetään, yritykset voivat optimoida pohjaratkaisunsa, mahdollisesti vähentää käyttämättömiä tiloja ja kohdentaa resursseja uudelleen alueille, joilla kysyntä on suurempaa.
• Käyttöaste: Käyttöasteiden seuranta auttaa säilyttämään tasapainon yhteisissä tiloissa ja varmistamaan, ettei mikään alue muutu liian ahtaaksi muiden jäädessä vajaakäytölle. Tämä tieto voi ohjata päätöksiä siitä, mihin sijoitetaan rauhallisia alueita tai yhteistyötiloja työntekijöiden todellisen liikkumisen ja työpisteiden käytön perusteella.

Hyvän jaetun työpistejärjestelyn etikettiohjeet

Harmonisen ja tuottavan jaetun työpisteympäristön varmistamiseksi HR-johtajana sinun tulee laatia selkeät etikettiohjeet.

Nämä ohjeet auttavat edistämään kunnioitusta ja ylläpitämään tehokasta ja viihtyisää työympäristöä kaikille. Keskeisiä etikettiperiaatteita ovat:

• Henkilökohtaisen tilan ja tavaroiden kunnioittaminen: Vaikka työpisteet ovat yhteiskäytössä, on tärkeää kunnioittaa työtovereiden henkilökohtaista tilaa. Vältä tunkeutumista muiden työpisteille tai heidän henkilökohtaisten tavaroidensa käyttämistä ilman lupaa.
• Siivoaminen käytön jälkeen: Jätä työtila aina siistiksi ja valmiiksi seuraavaa käyttäjää varten. Pyyhi pinnat, palauta yhteiset välineet omille paikoilleen ja kerää pois henkilökohtaiset tai työhön liittyvät tavarat. Siisti työpiste takaa seuraavalle henkilölle miellyttävän kokemuksen ja edistää työpaikan yleistä hygieniaa.
• Sopivan melutason ylläpitäminen: Huomioi melutaso erityisesti avokonttoreissa. Pidä keskustelujen äänenvoimakkuus kohtuullisena, käytä kuulokkeita äänentoistoon ja siirry puheluita tai ryhmäkeskusteluja varten niille osoitetuille alueille. Näin kaikille voidaan ylläpitää keskittynyttä ja rauhallista ympäristöä.
• Muiden mieltymysten ja tarpeiden huomioiminen: Jaettu työpistejärjestely edellyttää erilaisten työskentelytapojen huomioimista. Kunnioita rauhallisen työskentelyn tarpeita ja huomioi tiimin jäsenet, jotka saattavat tarvita tehtäviinsä tiettyjä välineitä tai työpistejärjestelyjä.
• Vinkkejä työpisteen personointiin: Vaikka jaettu työpistejärjestely saattaa rajoittaa työpisteen pitkäaikaista personointia, työntekijät voivat silti tuoda päivän työtilaan oman persoonallisen kosketuksensa. Kannusta työntekijöitä tuomaan mukanaan pieniä esineitä, kuten lempimuki, muistikirja tai jopa pieni kasvi, jotka lisäävät tuttuuden tunnetta.
• Hyödynnä yhteisiä tiloja parhaalla mahdollisella tavalla: Yhteiset ilmoitustaulut voivat olla tiimin jäsenille erinomainen paikka julkaista inspiroivia lainauksia, päivityksiä tai hauskoja valokuvia. Näin toimistoympäristöstä voidaan tehdä kiinnostavampi ja yksilöllisempi.

Tulevaisuuden toimistojen luominen

Etä- ja hybridityöhön siirtyminen on saanut monet organisaatiot vähentämään toimistotilojaan ja suunnittelemaan älykkäät työympäristönsä uudelleen, jotta tiloja voitaisiin hyödyntää paremmin ja yhteistyötä mahdollisesti edistää samalla, kun erilaisiin toimintoihin liittyvät tarpeet otetaan huomioon.

Jaettu työpistejärjestely tulee edelleen olemaan tärkeässä roolissa, sillä se optimoi toimistotilojen käyttöä ja edistää joustavuuden ja tiimityön kulttuuria.

Jos et vielä etsi tilanhallintaratkaisua, nyt on hyvä aika aloittaa. Näiden työkalujen avulla työntekijäsi voivat tehdä hybridityöstä toimintamallin, jollaiseksi 71% yhdysvaltalaisista työnantajista toivoi sen muodostuvan sen käyttöönoton yhteydessä.

Skenaarioiden suunnittelutoimintojen avulla organisaatiot voivat myös kokeilla erilaisia työtilojen pohjaratkaisuja ja varmistaa, että toimistojen suunnittelu on mukautettavissa ja voi kehittyä muuttuvien työskentelytapojen mukana.

Tulevaisuuden toimisto perustuu tällaiseen teknologiaan tehokkuuden ylläpitämiseksi ja dynaamisen henkilöstön tarpeisiin vastaamiseksi.

Lisätietoja saat tutustumalla podcastiimme aiheesta Dynaamiset toimistotilat nykyaikaiselle henkilöstölle.

Tilaa uutiskirjeemme

Piditkö lukemastasi? Tilaa People Managing People -uutiskirje ja saat viikoittain uusimmat artikkelimme, podcastimme, resurssimme ja inspiraatiomme kaikista henkilöstöhallinnon aiheista.