Mitä ajanseuranta on ja miten siitä voi olla hyötyä sinulle?
Työajan seuranta on prosessi, jossa kirjataan, kuinka monta tuntia työntekijät työskentelevät tietyn ajanjakson aikana tai tietyn projektin parissa.
Jos työajan seuranta tuo mieleesi työntekijät leimaamassa toistensa kortteja tehtaalla, se ei ole ainoa asia, johon tässä keskitymme. Perehdymme tarkemmin siihen, mitä työajan seuranta tarkoittaa ja miksi se on yritysten omistajille ja henkilöstöpäälliköille kriittisen tärkeää.
Miksi työajan seuranta on tärkeää?
Joulu on lähellä, ja yritän lopettaa työt useimpina päivinä aikaisin. Viestitin ystävälleni työpäivän päätyttyä ja kysyin, haluaisiko hän syödä jotain työajan päätyttyä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
”Tuo ruokaa tullessasi!” hän sanoi. Ja niin lähdin matkaan.
Nauttiessamme herkullista thaimaalaista ruokaa aloimme jutella. Kysyin häneltä, oliko hänen esihenkilönsä tyytymätön siihen, että hän piti suunnittelemattoman tauon keskellä päivää. ”Ei, projektin loppuun saattamiseen tarvitaan enää vain tunnin verran töitä.”
Hetken ajattelin, että kyseessä on harmiton tauko… mutta onko se?
Henkilökohtaiset tauot tarjoavat useita hyötyjä. Mutta aivoni on ohjelmoitu ajattelemaan kirjanpitäjän tavoin. Minulle kävi heti selväksi, missä ystäväni henkilökohtainen tauko lopulta näkyy – yrityksen tuloksessa.
Miten? Hyvä, että kysyit.
Oletetaan esimerkiksi, että yrityksesi käyttää standardikustannuslaskentaa tarkkaan hinnoitteluun. Ilman työajan seurantaohjelmistoa yrityksellä ei ole tietoja, joiden avulla se voisi ottaa tuottamattomat tunnit – tai kirjanpidon termein normaalin joutoajan – huomioon standardikustannuksessa. Tämän seurauksena standardikustannus ei vastaa yrityksen todellisia kustannuksia.
Tämän ja useiden muiden haasteiden ratkaisemiseen tarvitset työajan seurantaa.
Miten työajan seurantaohjelmisto auttaa?
Kaikilla yrityksillä on yhteiset tavoitteet: sujuvien HR-työnkulkujärjestelmien saavuttaminen, työvoimakustannusten pitäminen alhaisina ja tuottavuusvuotojen minimointi. Mutta ilman tietoja et voi laulaa tätä laulua. Tuottavuus- ja tehokkuustavoitteidesi saavuttamiseksi tarvitset luotettavaa työaikadataa.
Puhutaan siis siitä, miten työajan seurantaohjelmisto tuottaa arvoa yrityksille ja auttaa niitä saavuttamaan tavoitteensa.
Automatisoi työaikakirjaukset ja laskutus
Valtavan paperimäärän katoaminen on työajan seurantasovelluksen ensisijainen ja ilmeisin hyöty. Kuka tarvitsee paperijälkeä tai Excel-taulukoita, kun työntekijät voivat kirjata itse laskutettavat työtunnit?
Perinteiset taulukot eivät enää riitä. Tarvitset vankan työajan seurantaratkaisun, joka on automatisoitu, mahdollistaa työntekijöiden työaikatietojen tarkastelun reaaliajassa ja tarjoaa integraatioita laskutus- ja projektinhallintatyökaluihisi.
Mitä useammin työntekijät täyttävät työaikakirjauksensa, sitä tarkempia ne ovat.
”Aikansa vähintään kerran päivässä kirjaavat ihmiset ovat 66-prosenttisen tarkkoja, kun taas viikoittain aikansa kirjaavat ovat vain 47-prosenttisen tarkkoja, ja alle kerran viikossa työaikakirjauksensa täyttävät ovat vain 35-prosenttisen tarkkoja”, todetaan AffinityLiven tekemässä tutkimuksessa.
Nämä luvut korostavat reaaliaikaisen seurannan merkitystä sekä sitä, miten se voi vähentää virheiden mahdollisuutta ja säästää yrityksellesi valtavasti rahaa.
Jos olet palkannut freelancereita tai alihankkijoita ja sopinut tuntiperusteisesta palkkiosta, he voivat kirjata laskutettavan työaikansa niin, että se siirtyy suoraan projektinhallintajärjestelmääsi.
Jos taas laskutat asiakkaitasi tuntiperusteisesti, työajan seuranta voi poistaa manuaalisten työaikakirjausten tarpeen. Kun olet saanut projektin päätökseen, työajan seurannan laskutus- ja palkanlaskentaintegraatio luo laskun automaattisesti.
Kannattavuuden paraneminen
Työajan seurannan avulla saat yksityiskohtaisempaa tietoa projektin kustannuksista, kuten uudelleentyöstöön, viestintään ja tuotantoon liittyvistä kustannuksista.
Kun olet kerännyt riittävästi ajanseurantatietoja, pystyt paremmin laatimaan tarkan kustannusrakenteen tuleville projekteillesi ja hinnoittelemaan ne kilpailukykyisemmin.
Kun sinulla on työaikakirjausten tiedot, voit tarkastella, kuinka paljon aikaa työntekijäsi ovat aiemmin käyttäneet keskimäärin tehtävään X. Lisää mukaan keskimääräiset normaalit joutotunnit ja laske sen jälkeen projektin työvoimakustannukset. Jos et huomioi joutotunteja, hinnoittelet projektin lopulta liian halvaksi.
Ajanseurantatiedot voivat avata silmät ja motivoida tiimejä parantamaan ajanhallintaansa. Mieti tätä: miltä sinusta tuntuisi saada tietää, että käytät 30 minuuttia työpäivästäsi Twitter-syötteesi selaamiseen?
Sopiva hinnoittelu ja parempi ajanhallinta voivat yhdessä parantaa kannattavuutta. Voit jopa päättää hyödyntää työntekijöiden valvontatyökaluja, jotta seuranta ja raportointi automatisoituvat.
Tehosta projektinhallintaa integraatioiden avulla
Kun työntekijät eivät syötä työaikakirjauksiin tarkkoja tietoja, he aiheuttavat yritykselle suuria kustannuksia. Tästä syystä teet itsellesi palveluksen, kun integroit ajanseurantasovelluksesi Trellon tai Asanan kaltaiseen projektinhallintaohjelmistoon.
Integroinnin jälkeen ajanseurantatyökalu täyttää projektinhallintaohjelmistoon automaattisesti tarkat ajanseurantatiedot.
Työntekijöillesi antamistasi tehtävistä riippuen heidän on ehkä kirjattava työaikaa myös työskennellessään toimiston ulkopuolella. Kaikille laitteille, myös Androidille ja iOS:lle, tarkoitettu mobiilisovellus mahdollistaa työntekijöillesi ajanseurannan jatkamisen riippumatta siitä, missä he ovat.
Suoritusten hallinta
Suoritusten hallinnassa on nykyään kyse kehittymisestä vastuun sijaan. Tavoitteesi ei ole pitää työntekijälle luentoa tehottomuudesta, vaan käydä merkityksellisiä keskusteluja, jotka auttavat häntä parantamaan tulevaa suoriutumistaan.
Tiimin jäsenten kehittämiseen tarvitaan tietenkin edelleen tietoa. Sinun on tarkasteltava, kuinka paljon aikaa he käyttivät tiettyyn tehtävään, ja verrattava sitä standardoituun ajantarpeeseen.
Näiden tietojen avulla voit käyttää suoritusten hallintatyökaluja tai esimerkiksi poikkeama-analyysin kaltaisia menetelmiä. Kun olet saanut tietoa työntekijöiden suoriutumisesta, voit tarjota kannustimia, jotka rohkaisevat heitä työskentelemään tuottavammin.
Näin käytät aikatietoja
Olet kerännyt työntekijöidesi työaikatiedot.
Mitä seuraavaksi?
Nyt kun tiedät, miten aikatiedot voivat auttaa, puhutaan siitä, miten voit käyttää niitä. Ennen kuin voit tehdä aikatietoihin perustuvia päätöksiä, sinun on ymmärrettävä erilaiset aikatietotyypit.
Työntekijöiden aikatiedot voidaan jakaa tuottaviin ja tuottamattomiin.
Tuottavat tunnit
Tuottavat tunnit ovat niitä tunteja, joiden aikana asiat etenevät. Ne ovat tunteja, joista asiakas haluaa maksaa. Ajattele esimerkiksi koneen käyttämiseen, tuotteen pakkaamiseen tai asiakastuen tarjoamiseen käytettyä työaikaa – riippuen siitä, millaista liiketoimintasi on.
Tuottamattomat tunnit
Tuottamattomiin tunteihin kuuluvat kaikki maksetut tunnit, joita ei käytetä tuottavaan työhön. Nämä tunnit huomioidaan hinnoittelussasi, mutta ihannetapauksessa asiakkaasi eivät haluaisi maksaa niistä. Tuottamattomia tunteja ovat esimerkiksi sähköpostien tarkistamiseen, esimiehen hyväksyntöjen hankkimiseen tai henkilökohtaisiin taukoihin käytetyt tunnit.
Sinun tulisi pyrkiä minimoimaan tuottamattomat tunnit osana kustannustenhallintaa, mutta niitä ei voi poistaa kokonaan, eikä se muutenkaan ole tavoitteesi.
Haluat minimoida ne, et poistaa niitä, koska ne usein auttavat parantamaan työntekijän yleistä tuottavuutta. Ihannetapauksessa tuottamattomat tunnit pysyvät kohtuullisina. Vielä tärkeämpää on, että tuottamattomat tunnit huomioidaan, kun hinnoittelet tuotettasi tai palveluasi.
Tässä on yksinkertainen esimerkki siitä, miten voit käyttää aikatietoja liiketoiminnassasi.
Oletetaan, että olet konsultti. Olet hinnoitellut palvelusi tietyntyyppiselle projektille – projektille A – hintaan $1000. Tyypillisesti tarvitset yhden työntekijän asiakasta kohden A-tyypin projektiin, jonka valmistuminen vaatii kymmenen tuottavaa tuntia.
Työntekijäsi palkka on $1500 viikossa 30-tuntisesta työviikosta. Tämä tarkoittaa myös, että projektiin A liittyvä työntekijäkustannuksesi on $500. Jos oletetaan, ettei sinulle aiheudu yleiskustannuksia, ansaitset $500 jokaisesta valmistuneesta projektista A (eli $1000:n hinta - $500:n työntekijäkustannus).
Kun kuitenkin alat seurata aikaa, huomaat, että työntekijäsi käyttää todellisuudessa 12 tuntia kaikkiin A-tyypin projekteihin. Työntekijä käyttää kaksi tuntia ajastaan viestimiseen asiakkaan kanssa projektista – hän antaa päivityksiä, vastaa kysymyksiin ja pyytää tietoja.
Nuo kaksi ylimääräistä tuntia maksavat sinulle 100 dollaria lisää aina, kun saat A-tyypin projektin päätökseen. Ilman ajan seurannan tietoja et tietäisi, kuinka paljon aikaa työntekijäsi käyttää tiettyyn projektiin, etkä siksi osaisi hinnoitella sitä asianmukaisesti.
Ajan seuranta voi auttaa sinua tunnistamaan nopeasti hinnoittelusi puutteet sekä suurissa että pienissä yrityksissä. Kun sinulla on tiedot, kyse on vain lukujen laskemisesta. Tulet yllättymään siitä, kuinka oivalluttavaa aikatieto voi olla, erityisesti kun alat käyttää sitä ensimmäistä kertaa.
Asiassa on kuitenkin yksi ongelma – työntekijöille kertominen aikatietojen seurannasta voidaan usein nähdä kielteisessä valossa.
Totuta työntekijät vähitellen ajan seurantaan
Tiedät ajan seurantatyökalujen hyödyt, mutta työntekijäsi eivät tiedä. He eivät todennäköisesti innostu ajan seurantatyökalun käytöstä. Kukaan ei pidä valvonnasta, joten vastarinta ei ole täysin yllättävää.
Työntekijöidesi pelot perustuvat virheelliseen käsitykseen siitä, että aikatietoja käytetään mikromanageeraukseen. Esihenkilön vastuulla on kuitenkin selittää käytön todellinen tarkoitus.
On tärkeää ymmärtää, ettei heitä voi kiirehtiä mukaan. Auta heitä ymmärtämään, että ajan seuranta tuottaa arvoa sekä heille että yritykselle keskustelemalla asiasta ennen ajan seurantajärjestelmän käyttöönottoa. Muutoksesta viestiminen on avain kitkan minimoimiseen ja muutoksen onnistuneeseen toteuttamiseen.
Nyt kun tiedät, mitä ajan seuranta on, mitä hyötyjä siitä on ja mitä mahdollisia haasteita sen käyttöön liittyy, sinun kannattaa käyttää aikaa perehtyäksesi siihen, miten voit helpottaa muutosta työntekijöillesi ja toteuttaa sen ilman toiminnallisia häiriöitä.
Kannattaa myös tutustua työajan ja läsnäolon seurantaohjelmistojen hyötyihin ajan seurantaan liittyvien toimiesi täydentämisessä. Nämä HR-sovellukset ja -työkalut voivat tarjota laajemman näkökulman ja auttaa hienosäätämään strategioitasi tuottavuuden ja tehokkuuden parantamiseksi.
