Paluu toimistolle: hyödyt, haitat ja vinkit onnistumiseen

Miltä toimistolle palaaminen näyttää nykyään?

Pandemiasta, joka teki etätyöstä välttämätöntä, on kulunut jo muutama vuosi, ja olemme nähneet varsin monien organisaatioiden peruvan tämän vaihtoehdon suhteen antamansa lupaukset.

Gallupeissa toukokuussa 2024 julkaistun hybridityötä käsittelevän raportin mukaan 27 % organisaatioista työskentelee nyt etänä, 53 % hybridimallilla ja 21 % kokonaan paikan päällä.

Kuten alla olevasta kaaviosta näet, yhä useammat organisaatiot vaativat työntekijöitä palaamaan toimistolle hybridimallissa. Lisäksi 1 500 toimitusjohtajalle tehdyn tuoreen KPMG-kyselyn mukaan 64 % heistä ennustaa kaikkien työntekijöiden palaavan toimistolle vuoteen 2026 mennessä. 

Kysymys kuuluu: miksi?

Toimistolle palaamisen mahdolliset hyödyt

Organisaatiot ovat selvästi innokkaita saamaan työntekijät palaamaan toimistolle ja mainitsevat tärkeimmiksi syiksi yhteistyön lisääntymisen ja vahvemman organisaatiokulttuurin. 

Mutta ovatko nämä väitteet perusteltuja? Mitä tutkimukset kertovat työntekijöiden toimistolle palaamisen mahdollisista hyödyistä?

Tehokkaampi monitieteinen yhteistyö

• MIT:n tutkimus: MIT:n tutkimuksessa havaittiin, että lähellä toisiaan työskentelevät tutkijat lisäsivät monitieteistä tutkimusta artikkeleissa ja patenteissa.
• Stanfordin yliopiston tutkimus: Stanfordin yliopiston tutkimuksen mukaan etätyö voi lisätä joidenkin tehtävien tuottavuutta, mutta se voi vähentää yhteistyötä ja innovointia toimistotyöhön verrattuna, jossa spontaanit keskustelut syntyvät helpommin.
• Chicagon yliopisto: Chicagon yliopiston tutkimuksessa havaittiin, että työntekijät kavensivat viestintäpiirejään ja olivat yhteydessä harvempiin ihmisiin ja liiketoimintayksiköihin sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolella.

Paremmat kokoukset suurille ryhmille

• CEPR: CEPR:n tutkimuksen mukaan etätyötä pidetään yleisesti ottaen erittäin tehokkaana pienissä tiimeissä, kun taas kasvokkaiset kokoukset sopivat paremmin suurille ihmisryhmille.
• MRFR:n analyysi: kokoustilojen varausohjelmistojen markkinan odotetaan kasvavan 1,1 miljardista dollarista vuonna 2023 2,51 miljardiin dollariin vuoteen 2032 mennessä, mikä osoittaa, että yhä useampien ihmisten odotetaan kokoontuvan kasvokkain.

Nuoremmat työntekijät arvostavat kasvokkaista aikaa

• Seramount: Seramountin tuoreen tutkimuksen mukaan 74 % Z-sukupolven vastaajista suosii jonkinlaista hybridijärjestelyä, kun vastaava osuus kaikkien muiden työntekijäryhmien keskuudessa on 52 %. Vain 11 % Z-sukupolven vastaajista halusi työskennellä kokonaan etänä, kun muiden työntekijöiden keskuudessa osuus oli 34 prosenttia.

Lisää mentorointimahdollisuuksia

• Kotoa työskentelyn (WFH) tutkimushanke: Kotoa työskentelyn (WFH) tutkimushankkeen tekemässä tutkimuksessa havaittiin, että toimistolla työskentelevät työntekijät käyttävät lähes 40 % enemmän aikaa tiimin jäsenten mentorointiin kuin kotoa työskentelevät.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vahvemmat yhteydet

• Atlassian: ​​Atlassianin tiimit tapaavat jossakin yrityksen toimistoista noin kolme kertaa vuodessa rakentaakseen yhteishenkeä ja edistääkseen tärkeitä hankkeita. Heidän tutkimuksensa osoittaa, että nämä tarkoituksellisesti järjestetyt tiimitapaamiset johtavat 27 %:n kasvuun yhteyden kokemuksessa, erityisesti vastavalmistuneiden ja uusien työntekijöiden keskuudessa, ja että tämä vaikutus kestää noin 4–5 kuukautta.

Toimistolle palaamisen haasteet

Kääntöpuolena on kysyttävä, mitä mahdollisia haasteita RTO:n toteuttamiseen liittyy.

Työntekijöiden tyytymättömyys

• Joustavuuden menetys: Monet ovat tottuneet etätyön tarjoamaan joustavuuteen. FlexJobsin tutkimuksen mukaan 95 % työntekijöistä haluaa jonkinlaista etätyötä.
• Työmatkat: Toisessa FlexJobsin tekemässä kyselyssä 79 % vastaajista piti työmatkan välttämistä tärkeimpänä syynä etätyön suosimiseen.

Joidenkin työntekijöiden heikentynyt tuottavuus

• Toimiston häiriötekijät: Kaikki työntekijät eivät työskentele paremmin toimistoympäristössä. Joitakin työntekijöitä voivat häiritä toimistossa esimerkiksi melu ja toistuvat keskeytykset. Pew’n tutkimuksen mukaan 56 % työntekijöistä kertoo, että WFH auttaa heitä saamaan työnsä valmiiksi ja noudattamaan määräaikoja.

Oikeudelliset haasteet

• Oikeusjutut: Täysin etätyöhön palkatuilla työntekijöillä voi olla oikeus nostaa kanne, jos heidän työsuhteensa päätetään siksi, että he kieltäytyvät palaamasta toimistolle. Työntekijän vaatimuksen menestymismahdollisuudet riippuvat siitä, voidaanko hänet irtisanoa ilman erityistä syytä vai ainoastaan asiallisesta ja painavasta syystä.
• Etätyön suoja: Joillakin lainkäyttöalueilla työntekijöillä voi olla oikeudellisia suojia, jotka tukevat heidän oikeuttaan jatkaa etätyötä tietyissä olosuhteissa. Esimerkiksi Saksan kaltaisissa maissa on säännöksiä, jotka suojaavat työntekijöitä pakottamiselta takaisin toimistolle, ellei työnantaja pysty osoittamaan pakottavaa liiketoiminnallista tarvetta.
• Yhdysvaltain vammaislaki (ADA): Yhdysvaltojen ADA-lain nojalla työntekijät, joiden terveydentila altistaa heidät suuremmalle riskille COVID-19:n tai muiden terveyteen liittyvien huolenaiheiden vuoksi, voivat pyytää kohtuullisia mukautuksia etätyön jatkamiseksi.

Henkilöstöön liittyvien ongelmien lisääntyminen

• Konfliktien lisääntyminen: Tutkiessaan artikkeliaan aiheesta RTO-yhteistyö verrattuna konflikteihin Gleb Tsipursky havaitsi, että 57 % vastaajista ilmoitti kokeneensa enemmän henkilöstöön liittyviä ongelmia toimistolla työskennellessään. Sen sijaan vain 12 % ilmoitti tällaisten ongelmien esiintyneen useammin etätyössä.

Erilaiset toimistolle palaamisen käytännöt

Jos siis harkitset RTO:n toteuttamista, mitä vaihtoehtoja sinulla on?

Valinnainen RTO

Valinnainen RTO antaa työntekijöille mahdollisuuden päättää, työskentelevätkö he toimistolla vai etänä, ja tarjoaa näin suurimman mahdollisen joustavuuden. Jotkut voivat valita toimistolle tulemisen joka päivä, jotkut kerran tai kahdesti viikossa ja jotkut vain harvoin.

Mahdollisia hyötyjä ovat työntekijöiden pysyvyys, rekrytointi ja tuottavuus

Hybridityömalli

Työntekijät velvoitetaan tulemaan toimistolle tiettynä määränä päiviä viikossa. Tässäkin voidaan tarjota jonkin verran joustavuutta esimerkiksi päivien määrän, viikonpäivien tai päivittäisen työskentelyajan suhteen.

Mahdollisia hyötyjä ovat eri alojen välinen parempi yhteistyö ja vahvemmat tiimisiteet.

Kokopäiväinen RTO

Kaikkien työntekijöiden edellytetään palaavan toimistolle kokoaikaisesti muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta. Rehellisesti sanottuna tutkimuksia tarkastellessani ja oikeiden ihmisten kanssa keskustellessani en ole varma, mitä mahdollisia hyötyjä tällä olisi hybridityöskentelyyn verrattuna – paitsi ehkä parempi kontrolli siitä, miten ihmiset käyttävät aikaansa toimistolla. Asian voisi ilmaista kauniimmin sanomalla, että työntekijöiden tekemisistä on jatkuvasti täysi näkyvyys (ei ympäristö, jossa tämän tekstin toimittaja haluaisi työskennellä).

6 vinkkiä onnistuneeseen toimistolle paluun strategiaan

Noudata näitä RTO:n parhaita käytäntöjä saavuttaaksesi halutun vaikutuksen:

1. Viesti selkeästi ja läpinäkyvästi

RTO-suunnitelman suhteen ei pitäisi olla juurikaan epäselvyyksiä. Tämä tarkoittaa yksityiskohtaisten tietojen, kuten aikataulujen, työvuorojen ja odotusten, tarjoamista.

Lisäksi on tärkeää kertoa avoimesti päätöksen taustalla olevista syistä. Kuten Matt Erhard, Summit Search Groupin hallinnollinen osakas, korostaa: ”Ensimmäinen asia, joka sinun pitäisi tehdä ennen RTO-käytännön laatimisen aloittamista, on täsmentää, miksi haluat tuoda työntekijät takaisin toimistolle.

Tähän on kaksi syytä. Ensinnäkin työntekijät ymmärtävät ja hyväksyvät toimistolle paluuta koskevan määräyksen todennäköisemmin, jos sitä perustellaan selkeästi – ja tämän mukaisesti, jos jaat heidän kanssaan nämä perustelut sekä päätöksesi taustalla olevan ”miksi”-syyn.

Toinen syy on se, että tämä on ratkaisevan tärkeää työntekijöiden sitoutumisen ylläpitämiseksi siirtymän aikana sekä sellaisen käytännön laatimiseksi, että nämä ilmoitetut tavoitteet eivät ainoastaan täyty, vaan ovat myös muutosten keskeinen painopiste.

Jos esimerkiksi sanot tuovasi ihmiset takaisin toimistolle, jotta he voivat tehdä paremmin yhteistyötä, RTO-suunnitelmassasi pitäisi varmistaa, että projekteissa yhdessä työskentelevät tiimin jäsenet ovat toimistolla samaan aikaan.

Jos et osoita, miten toimistolla työskentely edistää määräykselle asettamiasi tavoitteita, perustelusi vaikuttavat työntekijöistä tyhjältä ja vilpilliseltä tekosyyltä, minkä seurauksena menetät todennäköisesti joitakin tiimin jäseniä.”

Toinen vinkki on antaa työntekijöille runsaasti aikaa sopeutua uusiin vaatimuksiin, erityisesti jos heidän on tehtävä henkilökohtaisia järjestelyjä, kuten järjestettävä lastenhoito tai kuljetus. Esimerkiksi Amazon on ainakin antanut työntekijöille kokonaiset kolme kuukautta aikaa valmistautua kokoaikaiseen RTO:hon.

2. Edistä avointa vuoropuhelua ja palautetta

Luo työntekijöiden kuuntelukanavia, kuten työntekijäkyselyohjelmistoja, jotta työntekijät voivat ilmaista huolensa tai toiveensa toimistolle palaamisesta.

Esimerkiksi American Express hyödynsi voimakkaasti työntekijäkyselyitä hybridiin perustuvan Amex Flex -ohjelmansa suunnittelussa ja kehittämisessä.

3. Tue siirtymää ja sopeutumista

Kuten Gleb Turpinsky havaitsi, jotkut ihmiset ovat unohtaneet, millaista toimistossa työskentely on, eivätkä jotkut nuoret työntekijät ehkä ole koskaan työskennelleet toimistolla!

Siksi on järkevää tarjota resursseja tai koulutusta, jotka auttavat työntekijöitä sopeutumaan uudelleen toimistoympäristöön, kuten työpajoja ajanhallinnasta, kasvokkaisen viestinnän taitojen palauttamisesta, konfliktien ratkaisemisesta ja työntekijäsuhteista.

Jos olet palkannut työntekijöitä etätyöhön, harkitse erityistä perehdytysohjelmaa, jossa hyödynnetään perehdytysohjelmistoa heidän auttamisekseen toimistokulttuuriin ja -ympäristöön sopeutumisessa.

Jotkin organisaatiot tarjoavat myös luontoisetuja, kuten pysäköinti- ja joukkoliikennekulujen korvauksia, jotka auttavat työntekijöitä kattamaan työmatkoista aiheutuvia kustannuksia.

Lisäksi toimistohallintajärjestelmien avulla yritykset voivat ylläpitää turvallisia työympäristöjä ja samalla mahdollistaa henkilöstön paluun toimistolle.

4. Johda esimerkillä

Kuten aina, johtajien on näytettävä esimerkkiä RTO:n suhteen. Tämä tarkoittaa sen varmistamista, että johto on myös läsnä toimistolla ja näyttää esimerkkiä muulle organisaatiolle.

Lisäksi on tärkeää, että kaikki johtajat ja esihenkilöt ovat linjassa toimistolle palaamista koskevassa viestinnässään ja muodostavat yhtenäisen rintaman.

More Articles

• Etätyö paransi tuottavuuttamme, mutta entä tiimidynamiikka?
• Mitä jaetut työpisteet ovat? Hyödyt, haitat ja käyttöönotto
• Etätyön tuottavuuden edistäminen: neurotieteellinen lähestymistapa nerouden alueen mahdollistamiseen

5. Ota yksilölliset tarpeet ja tilanteet huomioon

Mahdolliset oikeudelliset seuraukset huomioiden on tärkeää tunnistaa, että joillakin työntekijöillä voi olla päteviä syitä haluta tai joutua jatkamaan etätyöskentelyä (esim. terveysongelmat tai omaishoitovastuut).

Muokkaa lähestymistapaasi eri tiimien tai henkilöiden roolien ja vastuualueiden mukaan. Esimerkiksi roolit, joissa yhdistyvät syvällinen keskittyminen ja yhteistyö, voivat hyötyä jatkuvasta joustavuudesta. 

Kuten Docusin teknologiajohtaja ja toinen perustaja Gevorg Nazaryan korostaa: ”Olemme havainneet, että toimistolla läsnäolo kriittisissä ja yhteistyötä edellyttävissä toiminnoissa, kuten tuotteen suunnittelusprinteissä, on välttämätöntä – eikä muulloin. Muutoin digitaalisten työkalujen avulla pidetään yhteyttä maailmanlaajuiseen tiimiin.”

6. Kehitä toimistoa

Jotta toimistotiloja voidaan hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla ja mahdollisesti säästää toimitilakustannuksissa, jotkin organisaatiot ottavat käyttöön jaetut työpisteet tai toimistohotellit kannustamiseksi. 

Näissä hyödynnetään jaettujen työpisteiden varausohjelmistoa tai toimitilojen hallintaohjelmistoa, jotta työntekijöille voidaan tarjota joustavuutta sen suhteen, missä he työskentelevät toimistolla.

Tehokkaiden ROT-käytäntöjen tavoin myös tehokas toimitilojen suunnittelu keskittyy työntekijöiden ja organisaation tarpeisiin.

Esimerkiksi arkkitehtitoimisto HUB hyödynsi työntekijöiden palautetta ja toimistotilojen käyttötietoja suunnitellakseen uusia hybridityöympäristöjä, joissa työtilat yhdistyvät tarkoituksenmukaisesti heidän suunnitteluprosessiinsa.

Toimittajan näkemys

Hybridityömallissa voi mielestäni olla hyötyjä, mutta sen tulisi olla erittäin joustava. Työskennellessäni 90-prosenttisesti etänä koen, että satunnaiset lähikohtaamiset ovat hyödyllisiä, koska ne synnyttävät keskusteluja eri tiimien kollegoiden kanssa, auttavat työskentelemään vaativien projektien parissa ja vahvistavat suhteita. Tiedän kollegoiden kanssa keskusteltuani, että he kokevat samoin.

Lisäksi toimistolla työskentely auttaa lievittämään sosiaalista eristäytymistä, pitämään taukoja ja luomaan rajoja henkilökohtaisen ja ammatillisen elämän välille. Näistä syistä jotkut kollegoistani, jotka voivat työskennellä toimistolla, tekevät niin lähes joka päivä.

Henkilökohtaisesti koen, että lyhyt työmatka – mieluiten 20–30 minuutin kävely tai pyöräily – voi olla varsin miellyttävä ja auttaa erottamaan työn ja henkilökohtaisen elämän toisistaan.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos haluat lukea lisää toimistolle palaamisesta (RTO) sekä hybridi- ja joustavasta työskentelystä, tilaa viikoittainen henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan johtajille suunnattu uutiskirjeemme, jossa jaetaan tietoa ja parhaita käytäntöjä urasi kehittämiseen ja organisaatiosi vaikuttavuuden lisäämiseen.