Toimistolle palaamisen taustalla oleva voima on yhteistyön kaipuu
Onko toimistosi yhteistyöideoiden sulatusuuni vai konfliktien ja vihan lähde? Vastauksesi tähän kysymykseen saattaa määrittää yritysten toimistoyhteistyötä ja etätyötä koskevan lähestymistavan tulevaisuuden.
Pyrkimystä palata toimistoympäristöihin ohjaa ensisijaisesti halu elvyttää yhteistyön ja yhteisöllisyyden henki tiimien keskuudessa. Vahvasti juurtuneena uskomukseen, että virtuaaliset yhteistyötyökalut voivat viedä vain tiettyyn pisteeseen ja että kasvokkain tapahtuvalla vuorovaikutuksella on erityistä arvoa, toimistolle palaamista koskevat määräykset ovat yleistyneet eri toimialoilla.
Miksi yritykset palaavat toimistolle?
VTS:n tekemä raportti, jossa analysoitiin yli 400 yritysjohtajan vastauksia, korostaa tätä kehitystä vahvasti. Tärkein syy toimistolle palaamisen määräämiselle, jonka mainitsi 36 % vastaajista, oli kasvokkain tapahtuvan yhteistyön tavoittelu ja yhteisöllisyyden edistäminen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Samoin Epturan työpaikkaindeksi, jossa analysoitiin yli 2,6 miljoonaa työpistettä yli 8 000 yrityksessä ja joka sisälsi 6 714 työntekijän vastaukset, osoitti, että kun ylemmiltä ja keskijohdon esihenkilöiltä kysyttiin, mitä he arvostavat eniten toimistolle tulemisessa, molemmat ryhmät asettivat kollegojen kanssa työskentelyn suurimmaksi hyödyksi.
Omien kokemusteni perusteella konsulttina, joka auttaa yrityksiä suunnittelemaan toimistolle palaamisen strategioita, olen havainnut tämän uskomuksen käytännössä.
Asiakkaani ovat johdonmukaisesti tuoneet esiin saman teeman: fyysisessä vuorovaikutuksessa on kiistatonta ”taikaa”, jota ei yksinkertaisesti voida jäljitellä virtuaalisilla alustoilla.
Olipa kyse sitten ideoiden spontaanista vaihtamisesta kahvitauolla tai dynaamisista ideointisessioista neuvotteluhuoneissa, näitä kasvokkain tapahtuvia kokemuksia pidetään ratkaisevan tärkeinä luovuuden vaalimisessa ja vahvojen, yhtenäisten tiimien rakentamisessa.
Tällä yhteisellä uskomuksella on vahva perusta, ja jaan sen yleensä itsekin ja tuen sitä. Tutkimukset ovat jo pitkään osoittaneet fyysisen läsnäolon hyödyt luottamuksen ja ymmärryksen rakentamisessa sekä yhteisen päämäärän tunteen luomisessa tiimin jäsenten keskuudessa.
Kyse on sanattoman viestinnän vivahteista, jaetun tilan energiasta ja yhteistyön sattumanvaraisista hetkistä, jotka johtavat usein läpimurtoihin ja innovaatioihin.
Todellisuustarkistus RTO:n arvosta: konflikteja yhteistyön keskellä
Valitettavasti paluu toimistolle, jota pidettiin keinona parantaa yhteistyötä, on tuonut mukanaan omat haasteensa. Vaikka yhteistyön odotettu lisääntyminen on toteutunut, sen mukana on tullut odottamaton seuralainen: konfliktit.
Tämä todellisuus viittaa siihen, että toimistotyön dynamiikkaan kuuluu muutakin kuin tiimityön mahdollistaminen. Siihen liittyy myös haaste käsitellä ihmisten välisiä ongelmia, jotka ovat harvinaisempia etätyössä.
Olen nähnyt tämän ilmiön eri organisaatioissa. Asiakkaani, jotka ovat halunneet palauttaa toimiston yhteistyön keskukseksi, ovat joutuneet käsittelemään tiimin jäsenten välisten konfliktien lisääntymistä. Ongelmat vaihtelevat yksinkertaisista väärinkäsityksistä syvälle juurtuneisiin erimielisyyksiin, mikä korostaa ihmisten välisen vuorovaikutuksen monimutkaisuutta yhteisessä fyysisessä tilassa.
Selvittääkseni tämän ongelman laajuutta oman välittömän ammatillisen piirini ulkopuolella toteutin kyselyn LinkedInissä ja kohdistin sen monipuoliselle ammattilaisten joukolle. Tulokset olivat paljastavia.
302 vastaajasta 57 % ilmoitti kokeneensa enemmän ihmisiin liittyviä ongelmia työskennellessään toimistolla. Sitä vastoin vain 12 % ilmoitti tällaisten ongelmien esiintyneen useammin etätyössä.
On syytä mainita, että 31 % äänestäjistä ei havainnut merkittävää eroa ihmisiin liittyvien ongelmien esiintymistiheydessä näiden kahden työskentely-ympäristön välillä.
RTO:ta koskevat tiedot korostavat tärkeää havaintoa: paluu toimistolle ei ole pelkästään logistinen muutos, vaan myös kulttuurinen ja sosiaalinen siirtymä.
Konfliktien ja ihmisiin liittyvien ongelmien lisääntyminen toimistoympäristössä, kuten omat kokemukseni ja kyselyn tulokset osoittavat, korostaa tarvetta ymmärtää työpaikan dynamiikkaa syvemmin ja hallita sitä ennakoivasti.
Se viittaa siihen, että vaikka fyysinen yhdessä työskentely voi todella edistää yhteistyötä, myönteisten työntekijäsuhteiden ylläpitäminen edellyttää myös uutta keskittymistä viestintätaitoihin, konfliktien ratkaisemiseen ja tunneälyyn.
Etikettikoulutusta uusia normeja varten
Vastataksemme näihin asiakkaidemme kohtaamiin haasteisiin otimme käyttöön koulutusohjelmia, joissa keskitytään toimistolla tapahtuvan yhteistyön normeihin ja henkilöstön hyviin käytöstapoihin.
Tämän aloitteen tavoitteena oli varustaa työntekijät taidoilla ja ymmärryksellä, joita tarvitaan fyysisen työympäristön vuorovaikutustilanteiden hienovaraisten piirteiden hallintaan.
ResumeBuilder.comin 1 548 yritysjohtajaa kattaneen kyselyn mukaan nämä ongelmat ovat yleisiä eri puolilla Yhdysvaltojen yritysmaailmaa, ja niihin reagoidaan parhaillaan.
Tutkimuksessa havaittiin, että 45 % yrityksistä on jo käynnistänyt etikettikursseja ja lisäksi 18 % aikoo ottaa tällaisen koulutuksen käyttöön seuraavan vuoden aikana. Koulutukseen on suhtauduttu erittäin myönteisesti: kaksi kolmasosaa sitä tällä hetkellä tarjoavista organisaatioista ilmoitti sen onnistuneen hyvin.
Kuka tätä tarvitsee?
Saatat ajatella, että tällaista koulutusta tarvitsevat vain työvoiman nuoremmat ryhmät, jotka viettivät korkeakoulusta valmistuttuaan vain vähän aikaa toimistolla. Asiakkaideni kokemukset eivät kuitenkaan vahvistaneet tätä, ja sama tulos nousi esiin ResumeBuilder.comin kyselyssä: vain 10 % yrityksistä, jotka suunnittelivat tai parhaillaan tarjosivat tällaisia kursseja, kohdisti ne yksinomaan Z-sukupolveen ja uusiin korkeakoulusta valmistuneisiin.
Sen sijaan 60 % näistä yrityksistä on tunnistanut tällaisen koulutuksen merkityksen koko henkilöstölleen iästä tai kokemustasosta riippumatta.
Etikettikoulutuksen käyttöönotto vastauksena toimistolle palaamiseen kertoo yritysmaailmassa laajemmasta ymmärryksestä siitä, että onnistuneeseen kasvokkaiseen yhteistyöhön tarvittavat taidot ovat muuttuneet. Tai ainakin siitä, että kaikkien taidot ruostuivat tällaisissa asioissa pakollisen etätyöjakson aikana.
Työn luonteen muuttuessa jatkuvasti näistä koulutusohjelmista tulee organisaatioille yhä tärkeämpiä välineitä, joiden avulla ne voivat varmistaa tiimiensä kykenevän toimimaan tuottavasti ja sopuisasti ympäristöstä riippumatta.
Esimerkiksi nykyaikaiset toimistohallintajärjestelmät voivat tehostaa yhteistyötä keskittämällä resurssit ja viestintävälineet kaikkien työntekijöiden saataville.
Monimuotoisuuteen ja osallisuuteen liittyviin haasteisiin vastaaminen
Useille asiakasorganisaatioilleni erityisen huolenaiheen muodostivat vähemmistöihin kuuluvien työntekijöiden valituksiin liittyvät huomattavat haasteet. Valitukset koskivat usein mikroaggressioita, syrjintää ja yleistä ulkopuolisuuden tunnetta työympäristössä.
Tällaiset ongelmat eivät valitettavasti ole yksittäistapauksia, vaan ne heijastavat laajempaa suuntausta, joka on havaittu laajalti toimistolle palaamisen yhteydessä.
Ennakoimme jo aiemman tutkimuksen perusteella joitakin DEI-haasteita. Esimerkiksi Future Forumin ennen laajamittaista toimistoille paluuta tekemä tutkimus paljasti jyrkän eron mustien ja valkoisten tietotyöntekijöiden toiveissa. Vain 3 % mustista tietotyöntekijöistä ilmaisi haluavansa palata kokoaikaiseen lähityöhön, kun valkoisista kollegoista tätä toivoi 21 %.
Vastauksena näihin haasteisiin työskentelin asiakkaiden kanssa heidän koulutusohjelmiensa uudistamiseksi. Tavoitteenamme oli puuttua mikroaggressioihin ja syrjintään työpaikalla sekä vähentää niitä hybridityön kontekstissa.
Koulutuksessa keskityttiin mikroaggressioiden tiedostamiseen ja tunnistamiseen, tiedostamattomien ennakkoluulojen vaikutusten ymmärtämiseen sekä osallistavaa viestintää tukevien strategioiden kehittämiseen etä- ja toimistovuorovaikutusta tasapainottaen.
Neurotieteen näkemyksiä toimistolle paluun arvosta
Vaikka koulutusohjelmat ovat parantaneet tuloksia huomattavasti, ne eivät ole täysin poistaneet ihmisiin liittyvien ongelmien todellisuutta. Tämän seurauksena on yleistymässä suuntaus arvioida uudelleen toimistolla vietetyn ajan määrää.
Tämä ajattelutavan muutos on linjassa Slalomin HabLabin ja Pennsylvanian yliopiston Wharton Neuroscience Initiativen tekemän tutkimuksen kanssa.
Kokeessa HabLabin työntekijät katsoivat useita videoita käyttäen aivotoimintaa seuraavia kuulokemikrofoneja. Keskeinen havainto oli, että toisiaan läheisinä kollegoina pitävillä työntekijöillä oli samankaltaisia aivotoiminnan malleja ja samanlaisia tuntemuksia työympäristöstään.
Huomionarvoista oli, että tutkimuksen mukaan nämä aivotoiminnan mallit pysyivät samoina riippumatta siitä, olivatko työntekijät vuorovaikutuksessa kasvokkain vai virtuaalisesti.
Slalomin HabLabin johtajan Natalie Richardsonin mukaan ”Tutkimuksemme osoitti, että voit luoda virtuaalisia ystävyyssuhteita, jotka ovat aivoissa aivan yhtä vahvoja kuin kasvokkaiset ystävyyssuhteet.”
Tällä lausunnolla on huomattavaa merkitystä organisaatioille, jotka navigoivat hybridi- ja etätyöympäristöjen monimutkaisuudessa. Se haastaa perinteisen käsityksen, jonka mukaan vahvat ja merkitykselliset työpaikan ihmissuhteet edellyttävät fyysistä läsnäoloa.
Aivot tarvitsevat tauon
Tutkijat valaisivat myös näennäisen vähäisten muutosten vaikutusta virtuaalisessa työympäristössä.
HabLabin työntekijät saivat työpäivänsä aikana käytettäväkseen aivotoimintaa seuraavat kuulokkeet. Tutkimuksessa keskityttiin kahteen tilanteeseen: päiviin, jolloin pidettiin peräkkäisiä vähintään 30 minuuttia kestäviä kokouksia, sekä päiviin, jolloin työntekijöillä oli mahdollisuus pitää kokousten välillä vähintään 10 minuutin tauko.
Ei ole yllättävää, että tutkijat havaitsivat merkittävästi voimakkaampia aivoaktiivisuussignaaleja, jotka liittyivät vähäisempään stressiin ja parempaan luovaan ajatteluun niinä päivinä, jolloin työntekijät pitivät säännöllisiä taukoja. Tämä korostaa virtuaalisen työpäivän suunnittelun tärkeyttä siten, että siihen sisältyy taukoja, mikä parantaa sekä työntekijöiden hyvinvointia että tuottavuutta.
Teknologia avuksi
Toisessa tutkimuksessa, joka toteutettiin Jabran ja London School of Economicsin käyttäytymistieteellisen laboratorion yhteistyönä, perehdyttiin teknologian vaikutukseen kokousten laatuun.
Tutkimus osoitti, että etäosallistujien käyttämät ammattitason kuulokkeet ja verkkokamerat paransivat merkittävästi kokousten koettua laatua. Erityisesti etätiimit kokivät luottamuksen muiden samanlaisia ammattitason laitteita käyttävien etäosallistujien kanssa kasvaneen 22%.
Samalla hybridikokousten lähiosallistujat arvioivat etäosallistujat 32% ilmaisuvoimaisemmiksi ja heidän tuottamansa panoksen laadultaan 25% paremmaksi, kun käytössä oli ammattitason laitteet.
Tutkimuksessa korostui myös se, että kokoustilassa olevat osallistujat arvioivat ammattitason ääni- ja videoteknologiaa käyttävien etäosallistujien osallistumisasteen lähes kaksi kertaa korkeammaksi (84%) kuin tavanomaisia kannettavan tietokoneen laitteita käyttävien etäosallistujien.
Kun sekä kokoustilassa olevat että etäosallistujat käyttivät teknologiaa, etäosallistujat ilmoittivat kokoustilassa olevien osallistujien tuottaman panoksen laadun parantuneen 56% ja luottamuksen kasvaneen 11%.
Nämä havainnot johtavat selkeään päätelmään: onnistuneen etäyhteistyön avain on teknologian strategisessa hyödyntämisessä ja tehokkaiden virtuaalisten työkäytäntöjen omaksumisessa.
Investoimalla oikeaan videoneuvotteluohjelmistoon ja kiinnittämällä huomiota virtuaalisen vuorovaikutuksen rakenteeseen ja etenemisvauhtiin organisaatiot voivat parantaa merkittävästi etäyhteistyön tehokkuutta ja mielekkyyttä.
Fyysisen kohtaamisen merkitys
Tämä ei tarkoita, etteikö toimistoilla olisi käyttötarkoitusta lähityölle. Vaikka useimmat asiakkaistani ottivat käyttöön hybridimallin ensisijaisena toimintatapana, kaksi heistä valitsi täysin etätyöhön perustuvan mallin. Nämäkin asiakkaat tarjoavat kuitenkin toimistotiloja tiimeille, jotka haluavat kokoontua toisinaan vahvistamaan tiimihenkeä ja käymään strategisia keskusteluja. Tällöin voit käyttää toimistotilojen hallinta-alustaa tilan varaamiseen tarpeen mukaan sen sijaan, että järjestäisit pysyvät työpisteet joka päivälle.
Tutkimukset tukevat näitä hyötyjä. Esimerkiksi Atlassian – ensisijaisesti virtuaalisesti toimiva yritys – ylläpitää muutamaa toimistoa eri puolilla maailmaa ja kannustaa tiimejä tapaamaan niissä useita kertoja vuodessa keskittyen tiimin rakentamiseen ja yhteishengen vahvistamiseen.
Heidän tutkimuksensa osoittaa, että tällaiset kokoontumiset vahvistavat tiimin yhteenkuuluvuutta 27%, ja vaikutus kestää 4-5 kuukautta. Keskimäärin uudet työntekijät kokevat tiimin yhteenkuuluvuuden kasvavan eniten lähitapaamisen jälkeen. Nämä tiedot vastaavat muilta asiakkailtani saatuja samankaltaisia tuloksia.
Kasvokkain tapahtuvan yhteistyön arvo: Monet yritykset edistävät toimistotyöhön palaamista vahvistaakseen tiimien välistä yhteistyötä ja yhteisöllisyyttä. Tutkimukset ja kokemukset korostavat kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen ainutlaatuisia hyötyjä, kuten spontaania ajatustenvaihtoa ja dynaamisia ideointisessioita, joita on haastavaa jäljitellä virtuaalisesti.
Toimistolle palaamisen haasteet: Vaikka yhteistyön lisääntyminen on keskeinen hyöty, toimistoympäristöihin palaaminen on johtanut myös useampiin ihmisten välisiin konflikteihin. Näiden konfliktien käsitteleminen edellyttää työntekijöiden viestintätaitojen, konfliktien ratkaisutaitojen ja tunneälyn kehittämistä.
Käyttäytymissääntöjen ja osallisuutta edistävän koulutuksen merkitys: Toimistolla tapahtuvan yhteistyön normien ja käyttäytymissääntöjen koulutuksen toteuttamisesta on tullut olennaista. Koulutus auttaa työntekijöitä toimimaan fyysisen työympäristön vuorovaikutustilanteissa, käsittelemään esimerkiksi hienovaraisia syrjinnän muotoja ja varmistamaan osallistavan viestinnän. Tämä on ratkaisevan tärkeää sopuisan ja tuottavan toimistoympäristön ylläpitämiseksi erityisesti monimuotoisilla työpaikoilla.
Toimistolla vietetyn ajan uudelleenarviointi: Kasvokkain tapahtuvan työn hyödyistä huolimatta työntekijöiden toimistolla viettämän ajan määrää arvioidaan yhä useammin uudelleen. Tutkimukset osoittavat, että vahvat virtuaaliset suhteet voivat olla yhtä toimivia kuin kasvokkain solmitut suhteet, mikä viittaa siihen, että etätyö voi edistää merkityksellisiä yhteyksiä ja yhteistyötä aivan yhtä hyvin.
Liity keskusteluun
Ota selvää, miten muut henkilöstöalan johtajat ratkaisevat etä- ja hybridityöhön liittyviä haasteita liittymällä People Managing People -yhteisöön. Siellä tapaat yhteistyöhenkisiä ja innovatiivisia ammattilaisia, jotka kohtaavat päivittäin samoja ongelmia kuin sinä ja työskentelevät yhdessä löytääkseen niihin ratkaisuja.
