Virtuaalitapahtuman suunnittelun tarkistuslista: ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen
Ollaanpa rehellisiä: tapahtumien suunnittelu on tunnetusti stressaavaa. Tapahtumasuunnittelijoiden on otettava huomioon lukemattomia tekijöitä tapahtumaa valmistellessaan ja käynnistäessään, ja kun ilmassa on niin monta palloa, on helppo unohtaa jokin tärkeä yksityiskohta ja saada koko tiimi sekaisin.
Virtuaalisen tapahtuman suunnittelun tarkistuslista voi auttaa vähentämään suunnitteluprosessiin liittyvää arvailua. Olen laatinut tämän kattamaan koko prosessin – ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen – ja toivottavasti laskemaan myös verenpainettasi muutaman pykälän verran.
Virtuaalisen tapahtuman suunnittelun tarkistuslista
Olitpa vasta virtuaalisen tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa ja vasta hahmottelemassa sen teemaa tai viimeistelemässä valmisteluja juuri ennen tapahtuman alkamista, tämä kattava tarkistuslista auttaa sinua. Aloitetaan.
Ennen tapahtumaa
Määritä tavoitteesi
Miksi järjestät tämän tapahtuman? Kerätäksesi liidejä uutta tarjontaa varten? Lisätäksesi tietoisuutta brändistäsi? Luodaksesi verkostoitumismahdollisuuden yhteisöllesi? Kirjoita ylös 3–5 päätavoitetta, jotka haluat saavuttaa tapahtumalla. Valitse täsmälliset, mitattavat ja realistiset mittarit, joita voit seurata.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ymmärrä budjettisi
Tapahtumabudjettisi vaikuttaa siihen, kuinka paljon voit käyttää esimerkiksi pääpuhujiin, osallistujien etuihin ja jopa virtuaalisen tapahtumateknologian hinnoitteluun. Selvitä budjettisi etukäteen ja pysy siinä varmistaaksesi virtuaalisen tapahtuman kannattavuuden.
Päätä virtuaalisen tapahtuman tyyppi
Virtuaalisia tapahtumia on monenlaisia, kuten:
- Virtuaaliset kokoukset
- Virtuaaliset messut
- Webinaarit
- Virtuaaliset konferenssit
- Suorat verkkolähetykset
- Pääpuheenvuorot
- Verkostoitumistapahtumat
- Hybriditapahtumat (tapahtumat, jotka sisältävät reaaliaikaisia digitaalisia ja kasvokkain tapahtuvia elementtejä)
Kun valitset sinulle sopivaa tapahtumatyyppiä, pohdi, kuka kohdeyleisösi on ja kuinka paljon aikaa he todennäköisesti ovat valmiita käyttämään. Jos haluat lisätietoja erilaisista virtuaalitapahtumista, tutustu artikkeliini 7 virtuaalitapahtumatyyppiä järjestettäväksi.
Ota yhteyttä sponsoreihin
Jos budjettisi kaipaisi hieman lisätukea, harkitse sponsoreiden hankkimista. Samoin kuin paikan päällä järjestettävässä tapahtumassa, sponsorit voivat tavoittaa yleisösi luomalla sponsoroituja tiloja, sessioita, mainoksia ja osastoja verkkotapahtumaasi.
Kehitä sisältösi
Kun ymmärrät tavoitteesi, tapahtuman muodon ja budjetin, voit alkaa luoda sisältöä. Tässä vaiheessa voit kysyä itseltäsi esimerkiksi seuraavat kysymykset:
- Mitä kohdeyleisösi haluaa oppia? Mitkä ovat heidän tämänhetkiset haasteensa?
- Onko sisältösi selkeästi jäsennelty? Säilyttääksesi yleisösi huomion muokkaa tai poista kaikki, mikä ei tuota lisäarvoa.
- Miten osallistat yleisösi? Lisää pelillistämistä, kyselyitä ja tutkimuksia.
- Jätätkö aikaa usein kysytyille kysymyksille ja/tai verkostoitumismahdollisuuksille?
Nämä vastaukset mielessäsi voit määrittää teeman ja lähestyä pääpuhujia sekä muita esiintyjiä, jotta he voivat alkaa valmistella puheenvuorojaan tai työpajojaan.
Valitse virtuaalisen tapahtuman alusta
Virtuaalinen tapahtumateknologia on kehittynyt huomattavasti viime vuosina. Nykyään monet alustat voivat luoda vieraille täysin mukaansatempaavan virtuaalikokemuksen. Jotta virtuaalitapahtumasi olisi todella mieleenpainuva, harkitse Zoomia pidemmälle menemistä ja työskentelemistä tapahtumanhallintaohjelmiston kanssa, joka tarjoaa esimerkiksi seuraavia ominaisuuksia:
- Sponsoriosastot
- Virtuaalinen aula
- Virtuaalinen päälava
- Pelillistäminen
- Rinnakkaissessiot
- Verkostoitumistilat
- Mukautettu brändäys
Monet alustat tarjoavat mobiilisovellusten lisäksi selainkäyttöliittymän, jotta vieraat voivat valita itselleen sopivan tavan muodostaa yhteyden. Tutustu luetteloomme parhaista virtuaalitapahtuma-alustoista löytääksesi sinulle sopivan vaihtoehdon.
Tapahtuman markkinointi
Hyödynnä sosiaalisen median kanaviasi ja sähköpostimarkkinointilistasi tapahtuman markkinointiin omassa verkostossasi ja sen ulkopuolella. Jaa sosiaalisessa mediassa julkaisuja, videoita ja tarinoita käyttämällä aiheeseen sopivia avainsanatunnisteita tavoittavuuden lisäämiseksi. Lisätietoja virtuaalitapahtumien markkinoinnista saat artikkelistamme:
Ilmoita vieraasi
Miten vieraasi ilmoittautuvat virtuaalitapahtumaasi ja ostavat siihen liput? Tapahtuman laskeutumissivulla? Google-lomakkeella? Useimmat virtuaalitapahtuma-alustat tarjoavat ilmoittautumistoiminnon, jolla voidaan vastaanottaa maksuja, ilmoittaa vieraat ja jopa tarjota heille yksilöllinen merkki tai QR-koodi, jonka avulla he voivat käyttää tiettyjä tapahtuman ominaisuuksia.
Ohjaa vieraitasi
Lähetä ennen tapahtuman alkua useita viestejä ilmoittautuneille. Jaa vaiheittaiset ohjeet tapahtumaan liittymisestä ja virtuaalisen konferenssitilan käytöstä. Kerro heille kaikesta, mitä tapahtumasi tarjoaa, sekä siitä, miten he voivat hyödyntää saatavilla olevia mahdollisuuksia.
Tapahtuman aikana
Varaudu ongelmatilanteisiin
Viime hetken ongelmat eivät ole virtuaalitapahtumassa vain mahdollisuus – ne ovat varmuus. Varaudu niihin pyytämällä moderaattoreita auttamaan tapahtuman osallistujien kysymysten kanssa chatissa. Pyydä esiintyjiä liittymään tapahtumaan vähintään 30 minuuttia etukäteen testaamaan tekniikkansa. Pidä varalaite käyttövalmiina ja lataa siihen kaikki tarvittavat sovellukset. Virtuaalitapahtumien suunnittelijoilla pitäisi aina olla mielessään suunnitelma B, jotta kaikki sujuu ongelmitta.
Ole yhteydessä yleisöön
Miten tervehtisit yleisöäsi kasvokkain järjestettävässä tapahtumassa? Yleisön osallistaminen on yhtä tärkeää verkkofoorumilla, ja voit luoda virtuaalisesti samanlaisen yhteyden, jos käytät siihen aikaa. Esitä tapahtumapäivänä osallistujille kysymyksiä ja kerää heidän vastauksensa chatissa tai kyselyn tai reaaliaikaisen äänestyksen avulla. Lisää hauskuutta pelillistämisellä. Varmista, että vieraasi tietävät sinun arvostavan heidän aikaansa ja huomiotaan.
Kannusta verkostoitumiseen
Verkostoituminen on keskeinen osa kaikkia konferensseja, järjestetäänpä ne paikan päällä tai verkossa. Luo tarvittaessa verkostoitumistiloja virtuaalitapahtuma-alustasi avulla. Joidenkin työkalujen avulla osallistujat voivat jopa tarkastella toistensa LinkedIn-profiileja keskustelun aikana. Tällaiset ominaisuudet kannustavat vieraita verkostoitumaan keskenään ja helpottavat yhteydenottoa tapahtuman jälkeen.
Kerää tietoja
Yksi virtuaalitapahtumien vahvuuksista on analytiikka. Ihmisiä on vaikea saada täyttämään paperisia kyselyitä! Virtuaalitapahtuma-alustat kuitenkin keräävät tietoja, kuten osallistumisasteita ja sitä, kuinka kauan vieraat viipyivät istunnoissa. Kyselyiden ja äänestysten tuloksia voidaan käyttää myös uuden sisällön kehittämiseen seuraavaa tapahtumaa varten.
Tapahtuman jälkeen
Palaa asiaan vieraiden kanssa
Lähetä kaikille vieraillesi sähköpostiviesti 48 tunnin kuluessa tapahtumasta. Sähköpostiin voit sisällyttää esimerkiksi seuraavat asiat:
- Tapahtuman jälkeinen kysely
- Suoran tapahtuman pyynnöstä katsottava uusinta
- Luettelo tulevista tapahtumistasi
- Kaikki tuotteet tai maksulliset tarjoukset, joita haluat tuoda esiin
Tarkastele tietoja sidosryhmien kanssa
Käy läpi tapahtuman analytiikka perusteellisesti. Huomaatko siinä jotakin kaavaa? Mikä oli suosituin osa? Mitä virtuaalitapahtuman ominaisuuksia hyödynnettiin liian vähän? Johtuiko tämä tapahtuman heikosta markkinoinnista vai eivätkö yleisön jäsenet löytäneet näistä osa-alueista arvoa? Kokoa tiimisi tapahtuman jälkiarviointiin ja jakakaa ajatuksianne.
Kirjaa havainnot tulevia tapahtumia varten
Kun ymmärrät tiedot, kirjoita ne muistiin keskitettyyn asiakirjaan. Näin tapahtumasuunnittelijoillasi on tiedot kätevästi saatavilla, kun he laativat seuraavan virtuaalitapahtumasi strategiaa.
Järjestä onnistunut virtuaalitapahtuma
Virtuaalitapahtumat eivät enää ole surullinen kakkosvaihtoehto silloin, kun paikan päällä järjestettävät vaihtoehdot eivät ole mahdollisia. Päinvastoin, pandemian jälkeen niistä on tullut yhä suositumpi vaihtoehto. 77.2% yritysalan ammattilaisista kertoo suosivansa virtuaalitapahtumia, koska niihin on niin helppo osallistua.
Jotta pääset heti alkuun, olen julkaissut muokattavan version virtuaalitapahtuman tarkistuslistastani, jonka voit ladata ilmaiseksi resurssikirjastostamme täältä.
Jos haluat lisätietoja onnistuneen virtuaalitapahtuman järjestämisestä, tutustu näihin artikkeleihin:
- 10 parasta virtuaalikonferenssiohjelmistoa digitaalisille tapahtumille
- 15 virtuaalikokousten etikettiohjetta
Pysyäksesi ajan tasalla toimialamme asiantuntijoiden uusimmista näkemyksistä, muista tilata uutiskirjeemme!
