Maîtriser la revue des talents en grille à 9 cases : guide pour les professionnels des RH

En apparence, l’évaluation des talents avec la grille à 9 cases peut sembler être un gadget. Mais en réalité, elle s’est révélée être un outil utile pour les équipes RH de nombreux secteurs au fil des années.

Dans cet article, je vous guiderai à travers le processus d’évaluation des talents avec la grille à 9 cases, j’expliquerai sa valeur et je proposerai des conseils pratiques aux professionnels des RH qui souhaitent tirer le meilleur parti de cet outil. Que vous cherchiez à identifier les futurs dirigeants ou à améliorer vos stratégies de développement des talents, l’évaluation des talents avec la grille à 9 cases peut contribuer à rationaliser et à optimiser votre approche.

Qu’est-ce qu’une évaluation des talents avec la grille à 9 cases ?

L’évaluation des talents avec la grille à 9 cases est un cadre stratégique qui aide les professionnels des RH et les dirigeants d’entreprise à évaluer et à développer leur personnel. Il s’agit d’un outil visuel qui utilise deux axes — la performance et le potentiel — pour évaluer les employés, ce qui facilite l’identification des meilleurs talents, la mise en place d’une planification de la relève et l’alignement de la gestion des effectifs sur les objectifs de l’organisation.

À la base, l’évaluation des talents avec la grille à 9 cases est une grille 3x3 utilisée pour évaluer les employés selon les deux axes clés mentionnés précédemment :

• Performance : Le niveau de performance actuel d’un employé dans son rôle.
• Potentiel : La capacité d’un employé à progresser, à assumer davantage de responsabilités ou à développer ses qualités de leadership.

Ce cadre place les employés dans l’une des neuf catégories, selon leur position par rapport à la performance et au potentiel. Selon l’outil de gestion de la performance que vous utilisez, il est possible que vous puissiez utiliser certaines fonctionnalités du logiciel pour reproduire cette grille ou, au minimum, intégrer ses données au processus.

Objectif

La grille à 9 cases remplit plusieurs fonctions importantes dans la gestion des talents :

• Identifier les employés très performants et à fort potentiel : Elle aide à mettre en évidence les employés qui pourraient devenir les futurs dirigeants de votre organisation.
• Orienter les plans de développement : Pour les employés qui montrent des aptitudes prometteuses mais qui ont besoin de soutien pour progresser, la grille aide à donner la priorité à des initiatives de développement ciblées.
• Soutenir la planification de la relève : En identifiant les employés à fort potentiel, les équipes RH peuvent planifier les transitions de direction et constituer un solide vivier de talents.

« L’évaluation des talents avec la grille à 9 cases est un outil de stratégie des talents utilisé pour évaluer et calibrer les employés afin de prendre des décisions concernant la rémunération, les plans de succession, etc. », a déclaré Heather Doshay, responsable des talents chez SignalFire. « Elle identifie les meilleurs talents, les employés constants et ceux qui ont besoin de développement. Sa force réside dans sa simplicité. Elle fournit un support visuel pour évaluer les personnes et prendre rapidement des décisions, mais présente également de nombreuses limites. »

Pourquoi est-elle précieuse ?

La grille à 9 cases est, du moins en théorie, un outil de prise de décision fondé sur les données. En positionnant les employés selon leur performance et leur potentiel, les responsables RH peuvent prendre des décisions éclairées en matière de promotions, de développement de carrière et de planification de la relève. Cette approche structurée réduit les biais, renforce la transparence et garantit que la gestion des talents est alignée sur les objectifs de l’entreprise.

Pour approfondir les avantages pratiques de cet outil, nous nous sommes entretenus avec Heather Doshay, experte exécutive en gestion des talents. Selon Doshay, « la grille à 9 cases crée un cadre clair et objectif pour discuter du développement des talents, ce qui aide les dirigeants à prendre de meilleures décisions et, au final, renforce la performance organisationnelle. »

Éléments d’une évaluation des talents avec la grille à 9 cases

L’évaluation avec la grille à 9 cases est appréciée pour sa simplicité. Examinons les principaux éléments qui sous-tendent son fonctionnement. 

Axe de la performance

L’axe de la performance évalue la performance professionnelle actuelle d’un employé, notamment à partir des éléments suivants :

• Atteinte des KPI (indicateurs clés de performance)
• Régularité dans l’obtention des résultats
• Qualité du travail et souci du détail
• Retours des collègues, des responsables et des clients

Par exemple, un employé très performant sur cet axe peut être une personne qui dépasse régulièrement ses objectifs de vente, fournit un excellent service client et est reconnue pour sa fiabilité.

Axe du potentiel

L’axe du potentiel mesure la capacité d’un employé à progresser et à assumer de futures responsabilités. Il comprend notamment les éléments suivants :

• Aptitude au leadership : L’employé montre-t-il le potentiel nécessaire pour diriger des équipes ou gérer des projets de plus grande envergure ?
• Adaptabilité : Peut-il relever de nouveaux défis ou s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise ?
• Agilité d’apprentissage : Assimile-t-il rapidement de nouvelles compétences et s’épanouit-il dans des situations inhabituelles ?

Par exemple, un employé qui prend l’initiative d’accompagner ses collègues ou qui a manifesté de l’intérêt pour une formation au leadership peut obtenir un score élevé sur l’axe du potentiel.

Selon Doshay, réduire la contribution d’une personne à l’entreprise aux deux axes de la grille à 9 cases simplifie excessivement les choses et nécessite certains ajustements de votre part. 

« Ces deux variables simples que sont la performance et le potentiel ne constituent pas des indicateurs optimaux si elles sont les deux seuls critères utilisés pour prendre des décisions aussi importantes, qu’il s’agisse de promotions ou de primes », a écrit Doshay dans une publication sur le blog de SignalFire. « Il est essentiel d’ajuster les lignes des axes afin qu’elles correspondent au mieux au cas d’utilisation concerné, pour garantir que l’outil travaille en votre faveur et non contre vous. » 

Les 9 catégories

La grille à 9 cases est divisée en neuf cases distinctes, selon la combinaison de la performance et du potentiel. Voici un bref aperçu :

1. Très performants/à fort potentiel : Ces employés obtiennent régulièrement de bons résultats et disposent d’un important potentiel de progression. Ils sont souvent considérés comme les futurs dirigeants.
2. Très performants/à potentiel modéré : Ces employés réussissent bien dans leurs fonctions actuelles, mais peuvent avoir un potentiel de leadership plus limité. Ce sont d’excellents contributeurs, mais ils peuvent avoir besoin de plans de développement spécifiques pour progresser.
3. Modérément performants/à fort potentiel : Ces employés ont une marge de progression dans leurs fonctions actuelles, mais montrent des aptitudes prometteuses pour progresser et exercer des responsabilités de leadership.
4. Modérément performants/à potentiel modéré : Ces employés sont fiables dans leurs fonctions actuelles, mais peuvent avoir besoin d’un accompagnement important pour poursuivre leur développement.
5. Peu performants/à fort potentiel : Ces employés n’atteignent pas les performances attendues, mais ont la capacité de progresser et éventuellement d’exceller grâce à un développement et à un accompagnement appropriés.
6. Peu performants/à potentiel modéré : Ces employés ont besoin d’une amélioration immédiate de leurs performances et peuvent avoir un potentiel limité.
7. Peu performants/à faible potentiel : Ces employés peuvent rencontrer des difficultés à la fois en matière de performance et de potentiel, ce qui peut en faire des candidats à une réévaluation ou à un départ.
8. Modérément performants/à faible potentiel : Les employés de cette catégorie peuvent conserver leurs fonctions actuelles, mais peuvent ne pas être adaptés à une évolution de carrière à long terme.
9. Très performants/à faible potentiel : Ces employés excellent dans leurs fonctions actuelles, mais sont peu susceptibles de convenir à de futures responsabilités de leadership ou à des fonctions plus avancées.

Examinons donc un instant à quoi cela ressemble concrètement. 

Visualisation

Imaginons que nous souhaitions observer les différents profils au sein d’une équipe et la manière dont l’organisation perçoit leur potentiel d’évolution. Cela peut s’inscrire dans le cadre plus large d’une évaluation de la performance de l’équipe. Voici à quoi cela peut ressembler. 

La grille à 9 cases est généralement présentée sous la forme d’une matrice 3x3. Pour plus de clarté, les professionnels des ressources humaines peuvent créer cette grille à l’aide d’outils tels que des modèles Excel ou des logiciels de ressources humaines.

En positionnant les employés de cette manière, vous pouvez identifier les axes d’amélioration, les lacunes en matière de talents et les futurs candidats à des fonctions de leadership.

Défis et solutions

Comme tout outil, la grille à 9 cases comporte des difficultés. Un problème courant est le biais dans les évaluations. Il est essentiel de veiller à ce que les évaluations reposent sur des données objectives — telles que les indicateurs de performance et les retours d’expérience — plutôt que sur des impressions subjectives.

Un autre défi réside dans l’utilisation excessive de la grille, qui peut entraîner une « fatigue des cases » ou une dépendance à la grille pour résoudre tous les problèmes liés aux ressources humaines. Pour éviter cela, les équipes RH devraient utiliser la grille à 9 cases dans le cadre d’un processus plus large d’évaluation des talents, plutôt que de s’y fier isolément.

Que faire de l’analyse

La communication constitue un obstacle majeur à son efficacité, mais pas de la manière dont vous pourriez le penser. La grille des 9 cases est un outil d’évaluation des talents qui n’est pas destiné à être partagé avec la personne évaluée de cette manière. Il ne s’agit pas strictement d’un outil de gestion des performances, mais plutôt d’un outil d’évaluation des talents et de planification de la relève. 

Les réactions comme celle que vous voyez ci-dessus de la part d’un utilisateur de Reddit ne sont pas rares lorsque les employés sont confrontés à l’analyse par grille des 9 cases. Les commentateurs de la discussion soulignent que, quelle que soit la position des employés sur la grille, il est préférable que seuls leur responsable et les équipes dirigeantes aient accès à ces informations. 

Une approche moderne

La grille des 9 cases n’a rien de nouveau et, à ce titre, de nombreux employés ainsi que les personnes qui analysent les tendances de la main-d’œuvre s’empressent de parler de ses défauts. Pour cette raison, elle est souvent peu appréciée.

Doshay promeut un processus modernisé d’évaluation avec la grille des 9 cases dans lequel les dirigeants peuvent positionner les performances selon trois formats différents de grille des 9 cases. Les voici :

• Axée sur les performances, où l’axe X = Performance ; l’axe Y = Comportement (alignement sur les valeurs)
• Axée sur les promotions, où l’axe X = Préparation individuelle ; l’axe Y = Besoin de l’entreprise
• Axée sur la relève, où l’axe X = Valeur/Caractère critique du poste ; l’axe Y = Risque de rétention

La grille des 9 cases axée sur les performances est assez similaire au modèle traditionnel, tandis que les deux autres permettent de définir les prochaines étapes pour la direction. Elles se concentrent notamment sur la définition des objectifs et le développement. Doshay les a vues être utilisées efficacement pour éclairer les discussions sur la rémunération et les promotions. 

« Elles apportent davantage de valeur lorsqu’une entreprise cherche à déterminer comment aligner une stratégie de rémunération fondée sur les performances, tout en souhaitant garder les comportements culturels au premier plan », explique-t-elle. « J’ai vu notre grille moderne des 9 cases être utilisée en remplaçant le potentiel par l’"alignement culturel", ce qui a permis d’aligner les montants des récompenses selon chaque case étalonnée. »

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le processus d’évaluation des talents avec la grille des 9 cases comprend quatre étapes principales qui vous aident à évaluer, positionner et analyser efficacement les performances et le potentiel de vos employés. Chaque étape est essentielle pour garantir que vous prenez des décisions fondées sur les données et que vous donnez la priorité aux bonnes stratégies de développement pour votre personnel.

Étape 1 : Évaluer les performances

La première étape du processus d’évaluation des talents avec la grille des 9 cases consiste à évaluer les performances actuelles de l’employé. Les évaluations des performances réalisées par des responsables formés permettent de déterminer dans quelle mesure un employé remplit son rôle et atteint ses objectifs professionnels. Voici comment procéder :

• Définir des indicateurs clairs : Commencez par établir des indicateurs de performance précis qui correspondent aux responsabilités du poste et aux objectifs de l’organisation. Ces indicateurs peuvent inclure des KPI (indicateurs clés de performance), les taux d’achèvement des projets ou les scores de satisfaction client. 
• Recueillir les commentaires : Les évaluations des performances ne se résument pas aux chiffres. Intégrer les commentaires des responsables, des pairs et même des subordonnés permet d’obtenir une vision globale de la contribution d’un employé. Les outils de retours à 360 degrés contribuent à réduire les biais et fournissent une évaluation plus équilibrée.
• Prendre en compte la régularité : Recherchez une performance constante dans le temps. Les réussites ou les échecs ponctuels peuvent être trompeurs. Par exemple, un employé qui atteint régulièrement ses objectifs de vente pendant plusieurs trimestres devrait être mieux évalué qu’une personne qui n’a affiché de solides performances que durant une seule période, mais qui éprouve des difficultés à les maintenir.
• Utiliser des données objectives : Veillez à utiliser des données objectives et mesurables, telles que les objectifs de vente mensuels, les commentaires des clients ou les rapports de productivité des employés. Évitez les jugements subjectifs susceptibles de fausser l’évaluation. Envisagez d’intégrer des outils tels que les évaluations des performances, les tests psychométriques, les évaluations du leadership, les évaluations comportementales et les analyses de productivité pour étayer votre évaluation.

« Une grille des 9 cases peut vous donner une indication de la profondeur et de l’étendue de vos talents, mais elle n’a aucun sens sans contexte », a déclaré Tim Toterhi, directeur des ressources humaines et coach chez Ploterline Leadership. « Le processus d’évaluation des talents devrait commencer par un état des lieux au niveau de l’organisation ou du service, qui examine les besoins futurs. Vous pouvez avoir d’excellents collaborateurs aujourd’hui, mais si le secteur ou le marché évolue, même vos meilleures performances pourraient ne pas suffire à répondre aux besoins de demain. »

« Les évaluations des talents et les plans de succession sont inutiles sans actions permettant de faire progresser le plan. Si vos plans restent identiques année après année, vous avez échoué. »

Étape 2 : Évaluer le potentiel

L’étape suivante consiste à évaluer le potentiel d’un employé, c’est-à-dire sa capacité à évoluer, à assumer davantage de responsabilités ou à accéder à des fonctions de direction à l’avenir. L’évaluation du potentiel peut être plus subjective que celle des performances, mais il existe des méthodes et des indicateurs clés pour vous aider. 

Évaluez le potentiel en examinant des indicateurs tels que les aptitudes au leadership, l’agilité d’apprentissage et l’adaptabilité. Des outils tels que les enquêtes sur les aspirations professionnelles, les évaluations des formations au leadership et les évaluations des compétences des employés peuvent vous aider à évaluer plus précisément le potentiel d’évolution d’un employé.

En définitive, vous cherchez à comprendre comment la personne se situe dans les domaines suivants :

• Adaptabilité : Observez la manière dont les employés gèrent le changement ou relèvent de nouveaux défis. S’épanouissent-ils dans les situations incertaines ? Un employé qui s’adapte rapidement aux nouvelles technologies ou aux nouveaux processus possède probablement un fort potentiel.
• Qualités de leadership : Évaluez les qualités de leadership d’un employé en observant la manière dont il motive et soutient les autres. Cela comprend sa capacité à inspirer ses collègues, à déléguer des tâches et à favoriser la collaboration.
• Agilité d’apprentissage : Évaluez la volonté et la capacité d’un employé à acquérir de nouvelles compétences. Les employés qui font preuve de curiosité, de proactivité dans l’apprentissage de nouvelles technologies ou d’un désir d’amélioration personnelle ont souvent un fort potentiel.
• Préparation à l’avenir : Examinez les aspirations professionnelles et leur adéquation avec les futurs postes. Utilisez des évaluations des talents et des entretiens comportementaux pour mettre au jour les possibilités d’évolution et l’aptitude à assumer davantage de responsabilités.

Impliquer les responsables 

Les informations fournies par les managers sur la capacité d’un employé à assumer davantage de responsabilités ou à gérer des projets complexes comptent parmi les données les plus précieuses dont vous disposez. Leurs observations sur le potentiel d’évolution et de développement d’un employé orienteront les décisions concernant son positionnement dans la grille.

Exemple : Un spécialiste informatique qui résout les problèmes de manière proactive, accompagne les collègues juniors et manifeste un intérêt pour une formation au leadership pourrait être considéré comme ayant un fort potentiel. Sa capacité à transmettre ses connaissances et à innover en fait un excellent candidat à de futurs postes de direction.

Étape 3 : Positionner les employés dans la grille

Une fois les performances et le potentiel évalués, l’étape suivante consiste à positionner précisément les employés dans la grille à 9 cases. Pour cela, vous devez :

• Utiliser un système de notation cohérent : Veillez à ce que les performances et le potentiel soient évalués selon une échelle cohérente pour tous les employés. Vous pouvez par exemple noter les performances et le potentiel sur une échelle de 1 à 5, où 1 correspond à un niveau faible et 5 à un niveau élevé.
• Rester objectif et cohérent : Lorsque vous positionnez les employés dans la grille, soyez aussi objectif que possible. Veillez à ce que vos évaluations restent cohérentes avec les critères d’évaluation de l’entreprise.
• Documenter le raisonnement : Fournissez des exemples précis ou des éléments probants justifiant le positionnement d’un employé dans une case donnée. Si un employé est placé dans la case « Performances modérées/Potentiel élevé », indiquez les projets ou comportements précis qui témoignent de son potentiel d’évolution, malgré les difficultés actuelles en matière de performance.
• Utiliser un logiciel ou des modèles RH : Des outils tels que les plateformes logicielles RH ou même des modèles Excel peuvent simplifier ce processus en vous permettant de suivre et de visualiser le positionnement des employés dans la grille. Ces outils peuvent également aider à analyser les tendances et à fournir des informations sur les forces et les faiblesses de l’organisation.

Étape 4 : Analyser et interpréter les résultats

Une fois les employés positionnés dans la grille, il est temps d’analyser et d’interpréter les résultats. C’est à ce moment que vous commencez à faire émerger les tendances et à déterminer les actions stratégiques à mettre en œuvre.

• Identifiez les lacunes en matière de talents : Recherchez des tendances telles qu’un manque d’employés dans le quadrant « Haut potentiel/Haut niveau de performance ». Si la plupart de vos employés sont regroupés dans la catégorie « Faible niveau de performance/Faible potentiel », cela indique un besoin d’améliorer le recrutement, la formation ou les processus de gestion de la performance.
• Répondez aux besoins de développement : L’analyse doit mettre en évidence les employés qui nécessitent une attention immédiate. Par exemple, ceux qui se trouvent dans la catégorie « Faible niveau de performance/Haut potentiel » peuvent avoir besoin de plans d’amélioration de la performance ciblés, tandis que ceux de la catégorie « Niveau de performance modéré/Faible potentiel » peuvent tirer profit d’un accompagnement professionnel ou d’une réévaluation.
• Priorisez les ressources : Utilisez la grille pour allouer les ressources de manière stratégique. Les employés affichant un niveau de performance et un potentiel élevés devraient bénéficier d’un parcours de développement accéléré, tandis que les employés affichant un faible niveau de performance peuvent nécessiter une formation plus intensive ou, dans certains cas, une réévaluation de leur adéquation avec l’organisation.

"J’ai un jour collaboré avec un partenaire RH pour animer une session avec une équipe commerciale d’environ 15 personnes. Avant l’exercice, les managers de l’équipe évaluaient tout le monde à un niveau élevé à la fois en matière de performance et de potentiel. Une fois l’outil présenté et affiché sur un tableau blanc, et après que l’équipe a discuté de chaque membre et l’a positionné, il est devenu plus clair pour eux de comprendre en quoi les deux notions diffèrent et comment les employés se distinguent selon les critères", a déclaré Catherine Rymsha, autrice de La décision de leadership et chargée de cours en leadership managérial à l’Université du Massachusetts Lowell.

"L’outil, associé au positionnement réalisé par l’équipe dirigeante et aux discussions, donne davantage de valeur à l’exercice dans son ensemble. Il est essentiel de sensibiliser les dirigeants aux raisons pour lesquelles cela est important et de segmenter correctement les talents."

Quelle est la prochaine étape ?

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