Maîtrisez l’analyse des talents 9-box : guide pour les professionnels RH
À première vue, l’évaluation des talents sur grille 9-box peut sembler être un gadget. Mais en réalité, il s’agit d’un outil adopté avec succès par les équipes RH de nombreux secteurs depuis des années.
Dans cet article, je vais vous guider à travers le processus d’évaluation des talents sur grille 9-box, expliquer sa valeur et offrir des conseils pratiques aux professionnels des RH souhaitant tirer le meilleur parti de cet outil. Que vous cherchiez à identifier les futurs leaders ou à améliorer vos stratégies de développement des talents, la grille 9-box peut vous aider à rationaliser et optimiser votre démarche.
Qu’est-ce qu’une évaluation des talents sur grille 9-box ?
L’évaluation des talents sur grille 9-box est un cadre stratégique qui permet aux professionnels RH et aux dirigeants d’entreprise d’évaluer et de développer leurs équipes. Il s’agit d’un outil visuel utilisant deux axes — la performance et le potentiel — pour évaluer les collaborateurs, simplifiant ainsi l’identification des hauts potentiels, la planification de la relève et l’alignement de la gestion des talents avec les objectifs de l’organisation.
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Fondamentalement, la grille 9-box est une matrice 3x3 permettant d’évaluer les collaborateurs selon les deux axes clés que j’ai mentionnés :
- Performance : Le niveau de performance actuel d’un collaborateur dans son rôle.
- Potentiel : La capacité d’un collaborateur à évoluer, à assumer plus de responsabilités ou à développer des qualités de leader.
Ce cadre place les collaborateurs dans l’une des neuf catégories, selon leur positionnement en termes de performance et de potentiel. Selon l’outil de gestion de la performance que vous utilisez, vous pouvez disposer de fonctionnalités intégrées permettant d’appliquer cette méthode, ou au minimum, d’y intégrer les données nécessaires.
Objectif
La grille 9-box remplit plusieurs fonctions clés dans la gestion des talents :
- Identifier les hauts potentiels et les collaborateurs performants : Elle permet de repérer les employés qui pourraient devenir les futurs leaders de votre organisation.
- Orienter les plans de développement : Pour les collaborateurs prometteurs nécessitant un accompagnement, la grille permet de prioriser des actions de développement ciblées.
- Soutenir la planification de la succession : En identifiant les hauts potentiels, les équipes RH peuvent anticiper les transitions managériales et bâtir un vivier de talents solide.
« La grille 9-box est un outil stratégique pour évaluer et calibrer les collaborateurs lors de décisions concernant la rémunération, la succession, etc. », affirme Heather Doshay, responsable des talents chez SignalFire. « Elle identifie les hauts potentiels, les collaborateurs fiables et ceux nécessitant un accompagnement. Sa force réside dans sa simplicité : elle aide à visualiser et à décider rapidement, mais comporte aussi ses limites. »
Pourquoi c’est un outil précieux
La grille 9-box est, du moins en théorie, un outil de prise de décision basé sur les données. En positionnant les collaborateurs selon leur performance et leur potentiel, les responsables RH peuvent prendre des décisions éclairées concernant les promotions, le développement des carrières et la planification de la succession. Cette approche structurée réduit les biais, améliore la transparence et garantit l’alignement de la gestion des talents avec les objectifs de l’entreprise.
Pour illustrer les bénéfices concrets de cet outil, nous avons recueilli l’avis de Heather Doshay, experte de la gestion des talents. Selon Doshay, « La grille 9-box offre un format clair et objectif pour discuter du développement des talents, ce qui aide les dirigeants à prendre de meilleures décisions et, in fine, à renforcer la performance de l'organisation. »
Éléments d’une évaluation des talents sur grille 9-box
La grille 9-box est appréciée pour sa simplicité. Jetons un coup d’œil aux principaux composants qui fondent cette approche.
Axe de la performance
L’axe de la performance évalue la performance actuelle d’un collaborateur à travers des critères tels que :
- Atteinte des indicateurs clés de performance (KPI)
- Régularité dans l’atteinte des résultats
- Qualité du travail et souci du détail
- Retours des collègues, managers et clients
Par exemple, un collaborateur performant selon cet axe serait une personne qui dépasse régulièrement ses objectifs de vente, offre un excellent service client, et est reconnue pour sa fiabilité.
Axe du potentiel
L’axe du potentiel mesure la capacité d’un collaborateur à évoluer et à assumer de futures responsabilités. Cela comprend :
- Capacité de leadership : Le collaborateur montre-t-il un potentiel pour manager des équipes ou piloter des projets plus importants ?
- Adaptabilité : Sait-il relever de nouveaux défis ou s’ajuster aux évolutions de l’entreprise ?
- Agilité d’apprentissage : Est-il capable d’acquérir rapidement de nouvelles compétences et de s’épanouir dans des situations inédites ?
Par exemple, un employé qui prend l’initiative de mentorat auprès des autres ou qui a manifesté de l’intérêt pour une formation en leadership pourrait obtenir un score élevé sur l’axe du potentiel.
Selon Doshay, réduire la contribution d’une personne à l’entreprise aux deux axes utilisés dans la méthode des 9 cases est une simplification excessive et nécessite quelques ajustements de votre part.
« Ces deux variables simples que sont la performance et le potentiel ne sont pas les seuls éléments optimaux pour prendre des décisions aussi cruciales, de la promotion à l’attribution des primes, » écrit Doshay dans un article pour le blog de SignalFire. « Ajuster les lignes d’axe pour les aligner au mieux sur le cas d’utilisation en question est essentiel pour s’assurer que l’outil fonctionne pour vous, et non contre vous. »
Les 9 catégories
La grille des 9 cases se décompose en neuf cases distinctes selon la combinaison de la performance et du potentiel. Voici un aperçu rapide :
- Performeurs élevés/Potentiel élevé : Ce sont des employés qui offrent continuellement d’excellentes performances et disposent d’un fort potentiel de développement, souvent considérés comme de futurs leaders.
- Performeurs élevés/Potentiel modéré : Ces employés sont performants dans leur poste actuel, mais ont un potentiel moindre pour des rôles de leadership. Ils apportent une excellente contribution, mais peuvent nécessiter des plans de développement spécifiques pour évoluer.
- Performeurs modérés/Potentiel élevé : Ces employés peuvent encore s’améliorer dans leur rôle actuel, mais présentent un potentiel de progression et de leadership.
- Performeurs modérés/Potentiel modéré : Ces employés sont fiables dans leur rôle actuel, mais nécessiteront sans doute un accompagnement important pour progresser.
- Performeurs faibles/Potentiel élevé : Ces employés ne sont pas assez performants actuellement, mais ont la capacité de s’améliorer et de s’épanouir avec un accompagnement approprié.
- Performeurs faibles/Potentiel modéré : Ces employés requièrent une amélioration immédiate de leurs performances et présentent un potentiel limité.
- Performeurs faibles/Potentiel faible : Ces employés rencontrent des difficultés tant au niveau de leur performance que de leur potentiel, ce qui les rend susceptibles d’être réévalués ou de quitter l’organisation.
- Performeurs modérés/Potentiel faible : Les employés de cette catégorie peuvent maintenir leur poste actuel mais ne sont probablement pas adaptés à une évolution de carrière à long terme.
- Performeurs élevés/Potentiel faible : Ces employés excellent dans leur poste actuel mais ne sont probablement pas adaptés à des rôles futurs de direction ou à des promotions plus avancées.
Voyons à quoi cela peut ressembler dans la pratique.
Visualisation
Supposons que l’on souhaite examiner les différents types de profils au sein d’une équipe et la façon dont l’organisation perçoit leur potentiel pour l’avenir. Cela peut faire partie d’une évaluation des performances d’équipe plus large. Voici à quoi cela pourrait ressembler.
La grille des 9 cases se présente généralement sous la forme d’une matrice 3x3. Pour plus de clarté, les professionnels RH peuvent créer cette grille à l’aide d’outils comme des modèles Excel ou des logiciels RH.
En positionnant les employés de cette façon, vous pouvez identifier les axes d’amélioration, les lacunes de talents et les futurs leaders potentiels.
Défis et solutions
Comme tout outil, la grille des 9 cases comporte ses défis. Un problème courant est celui des biais dans les évaluations. Il est essentiel de s’assurer que les évaluations reposent sur des données objectives—comme des indicateurs de performance et des retours constructifs—plutôt que sur des impressions subjectives.
Un autre défi est la surutilisation de la grille, qui peut mener à une « fatigue de la boîte » ou à une dépendance pour résoudre tous les problèmes RH. Pour éviter cela, les équipes RH devraient utiliser la grille des 9 cases en complément d’autres stratégies de gestion des talents.
Que faire avec l’analyse
La communication représente un obstacle majeur à son efficacité, mais pas forcément comme on pourrait l’attendre. Le modèle des 9 cases est un outil d’évaluation des talents qui n’a pas vocation à être partagé tel quel avec la personne évaluée. Ce n’est pas strictement un outil de gestion de la performance, mais plutôt un outil d’évaluation des talents et de planification de la relève.
Des réactions comme celle que vous voyez ci-dessus d’un utilisateur de Reddit ne sont pas rares lorsque des employés découvrent l’analyse 9 box. Des commentateurs sur ce fil notent qu’où que soient placés les employés sur la grille, il vaut mieux que seuls leur manager et l’équipe dirigeante aient accès à cette information.
Une approche moderne
La matrice 9 box n’a rien de nouveau et, de ce fait, de nombreux employés et spécialistes de l’analyse des tendances du marché du travail sont prompts à en souligner les défauts. C’est pourquoi elle n’est souvent pas appréciée.
Doshay préconise un processus modernisé d’évaluation 9 box où les dirigeant·es peuvent positionner la performance sur trois formats différents de 9 box. Les voici :
- Axé performance où l’axe X = Performance ; l’axe Y = Comportement (alignement avec les valeurs)
- Axé promotion où l’axe X = Prêt individuel ; l’axe Y = Besoin de l’entreprise
- Axé succession où l’axe X = Valeur/criticité du poste ; l’axe Y = Risque de rétention
La 9 box axée sur la performance ressemble beaucoup au modèle traditionnel, tandis que les deux autres permettent d’anticiper les prochaines étapes managériales. Elles se concentrent particulièrement sur la fixation d’objectifs et le développement. Doshay a constaté qu’elles permettaient aussi d’orienter efficacement les discussions sur la rémunération et les promotions.
« Elles apportent plus de valeur si une entreprise cherche à aligner une stratégie de rémunération basée sur la performance tout en veillant à garder les comportements culturels au centre des préoccupations », explique-t-elle. « J’ai vu notre version modernisée où l’on remplace le “potentiel” par l’“alignement culturel” et où les montants des récompenses sont ajustés en fonction du calibrage de chaque case. »
Comment ça fonctionne ?
Le processus d’évaluation des talents selon la matrice 9 box comprend quatre étapes principales qui vous aideront à évaluer, positionner et analyser la performance et le potentiel de vos employés. Chaque étape est essentielle pour garantir des décisions fondées sur des données et pour prioriser les bonnes stratégies de développement de votre personnel.
Étape 1 : Évaluer la performance
La première étape du processus 9 box consiste à évaluer la performance actuelle de l’employé·e. Les évaluations menées par des managers formés permettent d’identifier dans quelle mesure il ou elle exécute son rôle et atteint ses objectifs professionnels. Voici comment procéder :
- Définir des indicateurs clairs : Commencez par établir des indicateurs de performance spécifiques correspondant aux responsabilités du poste et aux objectifs de l’organisation. Ils peuvent inclure des KPI (indicateurs clés de performance), des taux d’achèvement de projet ou des scores de satisfaction client.
- Recueillir des retours : Les évaluations de performance ne se résument pas aux chiffres. L’intégration de retours venant des managers, des collègues et même des subordonnés offre une vision globale de la contribution de l’employé·e. Les outils de feedback à 360 degrés aident à limiter les biais pour obtenir une évaluation plus équilibrée.
- Prendre en compte la régularité : Cherchez la constance dans la performance au fil du temps. Un unique succès ou échec peut être trompeur. Par exemple, un·e employé·e qui atteint régulièrement ses objectifs de vente sur plusieurs trimestres devrait être mieux noté·e qu’une personne ayant réalisé une seule très bonne performance mais peinant à la reproduire sur la durée.
- S’appuyer sur des données objectives : Utilisez des données mesurables et factuelles comme les objectifs de vente mensuels, les retours clients ou les rapports de productivité. Évitez les jugements subjectifs qui fausseraient l’évaluation. N’hésitez pas à vous appuyer sur des outils comme les entretiens annuels, tests psychométriques, évaluations de leadership, tests comportementaux et analyses de productivité pour une analyse plus solide.
« La matrice 9 box peut donner une indication de la profondeur et de l’étendue de vos talents, mais elle est sans valeur hors contexte, » indique Tim Toterhi, DRH et coach chez Ploterline Leadership. « Le processus de revue des talents devrait toujours commencer par une analyse de l’état actuel de l’organisation ou du département, en tenant compte des besoins futurs. Vous pouvez avoir d’excellents talents pour aujourd’hui, mais si votre secteur ou votre marché évolue, même vos meilleurs éléments risquent de ne pas répondre aux exigences de demain. »
« Les revues de talents et les plans de succession sont inutiles sans les actions permettant d’avancer. Si vos plans restent identiques d’année en année, c’est un échec. »
Étape 2 : Évaluer le potentiel
L’étape suivante consiste à évaluer le potentiel d’un·e employé·e : sa capacité à évoluer, à assumer davantage de responsabilités ou à occuper à l’avenir des postes de management. Évaluer le potentiel est souvent plus subjectif que la performance, mais certains indicateurs et méthodes peuvent guider le processus.
Évaluez le potentiel en observant des indicateurs tels que les capacités de leadership, l’agilité d’apprentissage et l’adaptabilité. Des outils comme les enquêtes sur les aspirations professionnelles, les évaluations de formations en leadership et les évaluations des talents des employés peuvent vous aider à mesurer plus précisément le potentiel de croissance d’un salarié.
Au final, vous cherchez à comprendre comment la personne se positionne dans les domaines suivants :
- Adaptabilité : Observez la façon dont les employés gèrent le changement ou relèvent de nouveaux défis. S’épanouissent-ils dans des situations d’incertitude ? Un salarié qui s’adapte rapidement aux nouvelles technologies ou aux nouveaux processus a probablement un fort potentiel.
- Qualités de leadership : Évaluez les qualités de leadership d’un employé en observant comment il motive et soutient les autres. Cela inclut sa capacité à inspirer ses collègues, à déléguer des tâches et à encourager la collaboration.
- Agilité d’apprentissage : Mesurez la volonté et la capacité d’un employé à acquérir de nouvelles compétences. Les salariés qui font preuve de curiosité, qui sont proactifs dans l’apprentissage de nouvelles technologies ou qui montrent une envie d’évoluer, présentent souvent un fort potentiel.
- Préparation pour l’avenir : Analysez les aspirations professionnelles et leur adéquation avec les rôles futurs. Utilisez des évaluations de talents et des entretiens comportementaux pour identifier les opportunités de progression et vérifier la capacité d’un salarié à assumer des responsabilités plus importantes.
Impliquer les managers
Les observations des managers concernant la capacité d’un salarié à assumer plus de responsabilités ou à gérer des projets complexes figurent parmi les informations les plus précieuses à votre disposition. Leur avis sur le potentiel de développement d’un employé guidera les décisions concernant son positionnement sur la grille.
Exemple : Un spécialiste IT qui résout proactivement des problèmes, encadre des collègues plus juniors et manifeste un intérêt pour la formation au leadership pourrait être considéré comme ayant un fort potentiel. Sa capacité à former les autres et à innover en fait un excellent candidat pour des postes de management à l’avenir.
Étape 3 : Placer les employés sur la grille
Une fois la performance et le potentiel évalués, l’étape suivante consiste à positionner précisément les salariés sur la grille 9-box. Pour cela, vous devez :
- Utiliser un système de notation cohérent : Veillez à ce que la performance et le potentiel soient évalués selon la même échelle pour tous les employés. Par exemple, vous pouvez utiliser une échelle de 1 à 5, où 1 correspond à un faible niveau et 5 à un niveau élevé.
- Faire preuve d’objectivité et de cohérence : Lors de l’attribution d’une case sur la grille, restez aussi objectif que possible. Gardez vos évaluations alignées sur les standards d’évaluation de l’entreprise.
- Documenter le raisonnement : Fournissez des exemples ou éléments concrets qui expliquent le placement d’un salarié dans une case spécifique. Par exemple, si un collaborateur est placé dans la case « Performance Modérée/Potentiel Élevé », mentionnez les projets ou comportements illustrant son potentiel de croissance, même s’il rencontre actuellement des difficultés de performance.
- Utiliser des logiciels RH ou des modèles : Des outils comme des plateformes logicielles RH ou même des modèles Excel peuvent faciliter ce processus en vous permettant de suivre et de visualiser le positionnement des employés sur la grille. Ces outils aident également à analyser les tendances et à fournir des insights sur les points forts et les axes d’amélioration de l’organisation.
Étape 4 : Analyser et interpréter les résultats
Une fois que les employés sont positionnés sur la grille, il est temps d’analyser et d’interpréter les résultats. C’est à ce moment-là que vous pouvez identifier des tendances et déterminer les actions stratégiques à mener.
- Identifier les écarts de talents : Repérez les motifs, par exemple un manque de salariés dans le quadrant « Potentiel Élevé/Haute Performance ». Si la majorité de vos collaborateurs se trouve dans la catégorie « Faible Performance/Faible Potentiel », cela révèle un besoin d’améliorer le recrutement, la formation ou les processus de gestion de la performance.
- Répondre aux besoins de développement : L’analyse permet d’identifier les collaborateurs nécessitant une attention immédiate. Par exemple, ceux figurant dans la catégorie « Faible Performance/Potentiel Élevé » peuvent exiger des plans d’amélioration de la performance personnalisés, tandis que ceux dans la catégorie « Performance Modérée/Faible Potentiel » pourraient bénéficier d’un coaching de carrière ou d’une réévaluation.
- Prioriser les ressources : Utilisez la grille pour allouer stratégiquement les ressources. Les salariés à la fois très performants et à haut potentiel doivent être accélérés dans leur développement, tandis que les collaborateurs les moins performants peuvent nécessiter une formation plus intensive, voire un réexamen de leur adéquation à l’organisation.
« J’ai déjà travaillé avec un HRBP pour animer une session auprès d’une équipe commerciale d’environ 15 personnes. Avant l’exercice, les managers de l’équipe avaient tendance à noter tout le monde haut tant sur la performance que sur le potentiel. Une fois l’outil présenté et la grille affichée sur un tableau blanc, et alors que l’équipe échangeait et plaçait chaque collaborateur, il leur est apparu plus clairement la différence entre les deux critères ainsi que la manière dont chaque employé se distingue en fonction de ceux-ci », raconte Catherine Rymsha, autrice de The Leadership Decision et intervenante en leadership managérial à l’Université du Massachusetts Lowell.
« L'outil, combiné au fait de cartographier en tant qu'équipe dirigeante et d'en discuter, donne à l'exercice une valeur globale accrue. Sensibiliser les dirigeants à l'importance de ce sujet et segmenter correctement les talents est essentiel. »
Quelle est la prochaine étape ?
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