Maîtriser la matrice 9 box d’évaluation des talents : Guide pour les professionnels RH

À la base, la 9-box est une matrice de 3x3 cases permettant d’évaluer les employés selon les deux axes essentiels déjà cités :

• Performance : Le niveau de performance actuel de l’employé dans son poste.
• Potentiel : La capacité d’un employé à évoluer, à assumer plus de responsabilités ou à développer des qualités de leader.

Ce cadre place les employés dans l’une des neuf catégories en fonction de leur positionnement sur les axes de la performance et du potentiel. Selon l’outil de gestion de la performance que vous utilisez, il est possible d’y intégrer une fonctionnalité similaire dans le logiciel ou, à défaut, d’exploiter les données correspondantes dans le processus.

Objectif

La matrice 9-box remplit plusieurs fonctions importantes en gestion des talents :

• Identifier les meilleurs performants et les hauts potentiels : Elle permet de repérer les employés susceptibles de devenir les leaders de votre organisation.
• Orienter les plans de développement : Pour les collaborateurs prometteurs nécessitant un accompagnement, la matrice aide à hiérarchiser les mesures de développement ciblées.
• Soutenir la planification de la relève : En identifiant les talents à fort potentiel, les équipes RH peuvent anticiper les transitions de leadership et renforcer leur vivier de talents.

« La grille d’évaluation 9-box est un outil de gestion des talents utilisé pour noter et calibrer les employés lors des décisions concernant la rémunération, la planification de la relève, etc. », a déclaré Heather Doshay, Responsable des talents chez SignalFire. « Elle permet d’identifier les talents d’exception, les collaborateurs stables ou ceux nécessitant du développement. Sa force réside dans sa simplicité. Elle offre une représentation visuelle permettant d’évaluer les personnes et de prendre des décisions rapidement, mais elle présente aussi certaines limites. »

Pourquoi c’est utile

La matrice 9-box est, du moins en théorie, un outil d’aide à la décision fondé sur les données. En positionnant les employés selon leur performance et leur potentiel, les responsables RH peuvent prendre des décisions éclairées sur les promotions, le développement de carrière et la planification de la relève. Cette approche structurée réduit les biais, accroît la transparence et garantit que la gestion des talents s’inscrit dans la stratégie de l’entreprise.

Pour apporter un éclairage supplémentaire sur les avantages pratiques de cet outil, nous avons également interrogé Heather Doshay, experte exécutive en gestion des talents. Selon elle, « La matrice 9-box crée un cadre clair et objectif pour discuter du développement des talents, ce qui aide les dirigeants à prendre de meilleures décisions et renforce, in fine, la performance de l’organisation. »

Éléments d’une grille d’évaluation 9-box

La grille 9-box est appréciée pour sa simplicité d’utilisation. Jetons un œil aux principaux éléments qui sous-tendent sa logique. 

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Axe de performance

L’axe de performance évalue la performance actuelle de l’employé sur des critères tels que :

• Atteinte des KPIs (indicateurs clés de performance)
• Régularité dans l’obtention de résultats
• Qualité du travail et souci du détail
• Retours des collègues, managers et clients

Par exemple, un collaborateur hautement performant sur cet axe peut être quelqu’un qui dépasse systématiquement ses objectifs de vente, fournit un excellent service client et est reconnu pour sa fiabilité.

Axe de potentiel

L’axe de potentiel mesure la capacité d’un employé à grandir et à assumer de futures responsabilités. Il s’intéresse à des éléments tels que :

• Capacité de leadership : L’employé montre-t-il un potentiel pour manager des équipes ou piloter des projets d’envergure ?
• Adaptabilité : Peut-il relever de nouveaux défis ou s’ajuster à l’évolution des besoins de l’entreprise ?
• Agilité d’apprentissage : Est-il capable d’acquérir rapidement de nouvelles compétences et d’être performant dans des situations inédites ?

Par exemple, un employé qui fait preuve d’initiative en mentorant ses collègues ou qui a exprimé un intérêt pour la formation en leadership peut obtenir un score élevé sur l’axe du potentiel.

Selon Doshay, réduire la contribution d’une personne à l’entreprise aux deux axes utilisés dans la méthode des 9 cases est une simplification excessive et nécessite quelques ajustements de votre part. 

« Réduire des décisions aussi importantes que les promotions ou les primes à ces deux seules variables, performance et potentiel, n'est pas optimal », écrit Doshay dans un article pour le blog de SignalFire. « Ajuster les axes selon l’usage prévu est essentiel pour garantir que l’outil vous soit utile et non nuisible. » 

Les 9 catégories

La grille des 9 cases se divise en neuf cases distinctes basées sur la combinaison de la performance et du potentiel. Voici un rapide aperçu :

1. Performants et fort potentiel : Ce sont des employés qui obtiennent constamment de bons résultats et présentent un fort potentiel de développement, souvent considérés comme des futurs leaders.
2. Performants et potentiel modéré : Ces employés réussissent bien dans leurs rôles actuels mais ont un potentiel de leadership moins élevé. Ce sont d’excellents contributeurs qui peuvent toutefois demander des plans de développement spécifiques pour progresser.
3. Performance modérée et fort potentiel : Ces employés ont une marge de progression dans leur poste actuel mais démontrent un fort potentiel d’évolution et de leadership.
4. Performance modérée et potentiel modéré : Ces employés sont fiables dans leur fonction actuelle mais pourraient nécessiter un accompagnement important pour aller plus loin.
5. Faible performance et fort potentiel : Ces employés sont sous-performants mais ont la capacité de s’améliorer et, avec le bon accompagnement, de s’épanouir.
6. Faible performance et potentiel modéré : Ces employés ont besoin d’améliorer immédiatement leurs résultats et disposent d’un potentiel limité.
7. Faible performance et faible potentiel : Ces employés rencontrent des difficultés tant au niveau de la performance que du potentiel et pourraient faire l’objet d’une réévaluation ou d’un départ.
8. Performance modérée et faible potentiel : Les employés de cette catégorie peuvent conserver leur poste actuel mais ne sont probablement pas adaptés à un développement de carrière sur le long terme.
9. Performants et faible potentiel : Ces employés excellent dans leur position actuelle mais ne sont pas susceptibles de convenir à des rôles de leadership ou à de postes plus avancés.

Voyons un instant comment cela se présente dans la pratique. 

Visualisation

Supposons que nous souhaitions observer les différents profils au sein d’une équipe et la manière dont l’organisation perçoit leur potentiel à l’avenir. Cela peut s’inscrire dans une évaluation de la performance d’équipe plus large. Cela ressemblerait à ceci. 

La grille des 9 cases est généralement présentée sous la forme d’une matrice 3x3. Pour plus de clarté, les professionnels RH peuvent créer la grille à l’aide d’outils comme des modèles Excel ou des logiciels RH.

En positionnant les employés de cette façon, vous pouvez identifier les axes d’amélioration, les manques en matière de talents et les futurs candidats à des postes de direction.

Défis et solutions

Comme tout outil, la grille des 9 cases présente des défis. L’un des problèmes fréquents est le biais dans les évaluations. Il est essentiel que les évaluations reposent sur des données objectives – telles que les indicateurs de performance et les retours – plutôt que sur des impressions subjectives.

Un autre défi est la surutilisation de la grille, qui peut entraîner une « lassitude des cases » ou une dépendance excessive envers cet outil pour résoudre tous les problèmes RH. Pour l’éviter, les équipes RH doivent utiliser la grille des 9 cases en complément d’autres stratégies de gestion des talents.

Que faire de l’analyse

La communication représente un obstacle majeur à l’efficacité de cette méthode, mais pas forcément de la façon que l’on imagine. La grille des 9 cases est un outil d’évaluation des talents qui n’est pas conçue pour être communiquée telle quelle à la personne évaluée. Il ne s’agit pas à proprement parler d’un outil de gestion de la performance, mais plutôt d’un outil d’identification des talents et de planification de la succession. 

Des réactions comme celle que vous voyez ci-dessus de la part d’un utilisateur de Reddit ne sont pas rares lorsque les employés sont confrontés à l’analyse 9 box. Les commentateurs sur le fil notent qu'où que les employés soient situés sur la grille, il est préférable que seuls leur manager et l’équipe de direction aient accès à cette information. 

Une approche moderne

La 9 box n’est pas une nouveauté et, en tant que telle, de nombreux employés ainsi que des personnes qui analysent les tendances du monde du travail sont prompts à évoquer ses défauts. Pour cette raison, elle n’est souvent pas très appréciée.

Doshay promeut un processus 9 box modernisé où les dirigeants peuvent cartographier la performance selon trois formats différents de la grille 9 box. Ils sont : 

• Centrée sur la performance où l'axe X = Performance ; l'axe Y = Comportement (alignement avec les valeurs)
• Centrée sur les promotions où l'axe X = Prêt individuel ; l'axe Y = Besoin de l'entreprise
• Centrée sur la succession où l'axe X = Valeur/Critique du poste ; l'axe Y = Risque de rétention

La grille 9 box axée sur la performance ressemble fortement au modèle traditionnel, tandis que les deux autres permettent de planifier les prochaines étapes pour le management. Plus particulièrement, elles mettent l’accent sur la fixation d’objectifs et le développement. Doshay a constaté qu’elles étaient utilisées efficacement pour informer les discussions sur la rémunération et les promotions. 

« Elles apportent plus de valeur si une entreprise cherche à mettre en place une stratégie de rémunération au mérite tout en gardant à l’esprit les comportements culturels », dit-elle. « J’ai vu notre version modernisée de la 9 box utilisée avec un remplacement du "potentiel" par "alignement culturel" et cela a permis d’aligner les montants des récompenses selon la case calibrée. »

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le processus d’évaluation des talents à l’aide de la 9-box comporte quatre grandes étapes qui vous aident à évaluer, positionner et analyser efficacement la performance et le potentiel de vos employés. Chaque étape est essentielle pour vous assurer de prendre des décisions fondées sur les données et de hiérarchiser les bonnes stratégies de développement pour vos équipes.

Étape 1 : Évaluer la performance

La première étape du processus d’évaluation avec la grille 9 box consiste à évaluer la performance actuelle de l’employé. Les évaluations de performance réalisées par des managers formés permettent d'identifier dans quelle mesure un employé exécute son rôle et atteint ses objectifs professionnels. Voici comment procéder :

• Définir des indicateurs clairs : Commencez par établir des indicateurs de performance spécifiques, alignés sur les responsabilités du poste et les objectifs de l’organisation. Ces indicateurs peuvent inclure des KPI (indicateurs clés de performance), des taux d’achèvement de projets ou des scores de satisfaction client. 
• Recueillir des retours : Les évaluations de la performance ne se limitent pas aux chiffres. L’intégration de retours des managers, collègues et même subordonnés permet d’avoir une vision globale de l’apport de l’employé. Les outils de feedback à 360 degrés aident à limiter les biais et offrent une évaluation plus équilibrée.
• Considérer la constance : Recherchez une performance régulière dans la durée. Des réussites ou des échecs ponctuels peuvent induire en erreur. Par exemple, un employé qui atteint systématiquement ses objectifs de vente pendant plusieurs trimestres doit être mieux évalué que quelqu’un qui réalise une excellente performance sur une seule période avant de décliner.
• Utiliser des données objectives : Veillez à utiliser des données objectives et mesurables telles que les objectifs de vente mensuels, les retours clients ou les rapports de productivité. Évitez les jugements subjectifs qui pourraient fausser l’évaluation. Pensez à intégrer des outils comme les entretiens d’évaluation, les tests psychométriques, les évaluations de leadership, les tests comportementaux et les analyses de productivité pour appuyer votre évaluation.

« Une 9 box peut vous donner une indication de la profondeur et de la largeur de vos talents, mais elle est inutile sans contexte », explique Tim Toterhi, CHRO et coach chez Ploterline Leadership. « Le processus de revue des talents doit commencer par une “State of The Union” au niveau de l’organisation ou du département, qui examine les besoins futurs. Vous pouvez avoir d’excellents performeurs pour aujourd’hui, mais si le secteur ou le marché évolue, même vos meilleures performances ne suffiront peut-être pas à répondre aux besoins de demain.

« Les revues de talent et plans de succession sont inutiles sans des actions concrètes qui font avancer le plan. Si vos plans restent les mêmes d’année en année, c’est que vous avez échoué. »

Étape 2 : Évaluer le potentiel

La prochaine étape consiste à évaluer le potentiel d’un employé—sa capacité à évoluer, à assumer davantage de responsabilités ou à occuper à l’avenir des postes de leadership. L’évaluation du potentiel est plus subjective que celle de la performance, mais il existe des méthodes et indicateurs clés pour vous aider. 

Évaluez le potentiel en examinant des indicateurs tels que les capacités de leadership, l’agilité d’apprentissage et l’adaptabilité. Des outils tels que les enquêtes sur les aspirations professionnelles, les évaluations des formations en leadership et les évaluations des talents des employés peuvent vous aider à évaluer plus précisément le potentiel de croissance d’un employé.

En fin de compte, vous cherchez à comprendre comment la personne se positionne dans les domaines suivants :

• Adaptabilité : Observez comment les employés gèrent le changement ou relèvent de nouveaux défis. S’épanouissent-ils dans des situations d’incertitude ? Un employé qui s’adapte rapidement aux nouvelles technologies ou aux nouveaux processus possède probablement un fort potentiel.
• Qualités de leadership : Évaluez les qualités de leadership d’un employé en observant comment il motive et soutient les autres. Cela inclut sa capacité à inspirer ses collègues, à déléguer des tâches et à favoriser la collaboration.
• Agilité d’apprentissage : Évaluez la volonté et la capacité d’un employé à acquérir de nouvelles compétences. Les employés qui font preuve de curiosité, d’initiative pour apprendre de nouvelles technologies ou d’un désir d’amélioration personnelle ont souvent un fort potentiel.
• Préparation pour l’avenir : Passez en revue les aspirations professionnelles et l’adéquation avec les rôles futurs. Utilisez des évaluations de talents et des entretiens comportementaux pour révéler des opportunités de développement et la préparation à prendre des responsabilités plus importantes.

Impliquer les managers 

Les points de vue des managers sur la capacité d’un employé à assumer plus de responsabilités ou à gérer des projets complexes constituent l’une des informations les plus précieuses dont vous disposez. Leur avis sur le potentiel de croissance et de développement d’un employé guidera les décisions concernant sa disposition dans la matrice.

Exemple : Un spécialiste informatique qui résout des problèmes de manière proactive, encadre des collègues juniors et manifeste un intérêt pour une formation en leadership peut être considéré comme ayant un fort potentiel. Sa capacité à enseigner aux autres et à innover en fait un excellent candidat pour de futurs rôles de direction.

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Étape 3 : Positionner les employés sur la grille

Une fois la performance et le potentiel évalués, l’étape suivante consiste à positionner les employés de manière précise sur la grille des 9 cases. Cela exige de :

• Utiliser un système de notation cohérent : Assurez-vous que la performance et le potentiel sont évalués selon une même échelle pour tous les employés. Par exemple, vous pouvez noter la performance et le potentiel sur une échelle de 1 à 5, 1 étant faible et 5 élevé.
• Être objectif et cohérent : Lorsque vous placez les employés sur la grille, restez le plus objectif possible. Veillez à appliquer les barèmes en conformité avec les standards d’évaluation de l’entreprise.
• Documenter la justification : Fournissez des exemples ou des preuves spécifiques qui expliquent le positionnement d’un employé dans une case particulière. Par exemple, si un employé est placé dans la case « Performance moyenne/Potentiel élevé », décrivez les projets ou comportements démontrant son potentiel de développement malgré des difficultés de performance actuelles.
• Utiliser des logiciels RH ou des modèles : Des outils comme les plateformes logicielles RH ou même des modèles Excel peuvent simplifier ce processus en vous permettant de suivre et de visualiser la répartition des employés sur la grille. Ils facilitent aussi l’analyse des tendances et fournissent un aperçu des forces et faiblesses organisationnelles.

Étape 4 : Analyser et interpréter les résultats

Une fois les employés placés sur la grille, il est temps d’analyser et d’interpréter les résultats. C’est à cette étape que vous commencez à révéler les tendances et à déterminer les actions stratégiques à adopter.

• Identifier les écarts de talents : Repérez les tendances comme un manque de collaborateurs dans le cadran « Potentiel élevé/Performance élevée ». Si la majorité de vos employés se trouve dans la catégorie « Performance faible/Potentiel faible », cela indique un besoin d’amélioration du recrutement, de la formation, ou des processus de gestion de la performance.
• Traiter les besoins de développement : L’analyse doit permettre d’identifier les employés nécessitant une attention immédiate. Par exemple, ceux de la catégorie « Performance faible/Potentiel élevé » pourraient bénéficier de plans d’amélioration des performances ciblés, tandis que ceux de la catégorie « Performance moyenne/Potentiel faible » pourraient tirer profit d’un accompagnement de carrière ou d’une réévaluation.
• Prioriser les ressources : Utilisez la grille pour allouer stratégiquement les ressources. Les employés à fort potentiel et à forte performance doivent être soutenus en priorité pour leur développement, tandis que les moins performants peuvent nécessiter une formation plus intensive ou, dans certains cas, une réévaluation de leur adéquation au sein de l’organisation.

« J’ai une fois collaboré avec un HRBP pour animer une session avec une équipe commerciale d’environ 15 personnes. Avant l’exercice, les managers évaluaient tout le monde comme ayant un haut niveau à la fois de performance et de potentiel. Une fois l’outil présenté et affiché au tableau, et que, collectivement, l’équipe a discuté puis positionné chaque membre, ils ont pris conscience de la différence entre performance et potentiel, et de la diversité des employés selon les critères », a expliqué Catherine Rymsha, autrice de The Leadership Decision et maître de conférences en leadership managérial à l’Université du Massachusetts Lowell.

« L'outil, associé au travail de cartographie en équipe de direction et à la discussion, confère à l'exercice une valeur ajoutée globale. Sensibiliser les dirigeants à l'importance de cette démarche et segmenter correctement les talents est essentiel. »

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