10 conseils pour de meilleures conversations d’évaluation des performances

Par nature, l’objectif de cette conversation est multiple, et c’est là que réside le problème. Bien qu’il s’agisse d’une occasion de reconnaître les réussites, de célébrer les succès et de motiver les collaborateurs en mettant en avant leurs contributions, elle sert également à identifier les axes d’amélioration, dans lesquels les collaborateurs peuvent être encouragés à apprendre et à progresser. 

De plus, la définition des objectifs de l’évaluation des performances permet d’aligner chaque personne sur les objectifs plus larges de l’entreprise, afin d’aider le collaborateur et l’organisation à avancer dans la même direction pour assurer leur réussite future. Alors, si l’on rassemble tout cela, qu’obtient-on ? 

Une recette pour une réunion difficile, voilà ce qu’on obtient. Trop souvent, nous essayons de résoudre tous les problèmes à la fois, comme on dit. En réalité, nous devons utiliser ce temps pour cibler les quelques éléments qui auront le plus grand impact sur la capacité du collaborateur à être performant, puis passer à la suite. Si le résultat de l’évaluation consiste en des retours trop lourds, ceux-ci semblent irréalisables pour le collaborateur.

Fréquence et calendrier

Les conversations d’évaluation des performances ont généralement lieu à intervalles réguliers, selon une fréquence annuelle, semestrielle ou trimestrielle.

Le calendrier de ces conversations dépend de plusieurs facteurs, comme le cycle de gestion des performances de l’entreprise, l’exercice fiscal et le calendrier des projets.

• Les évaluations annuelles sont les plus traditionnelles et offrent une vue d’ensemble complète des performances d’un collaborateur sur l’année.
• Les évaluations semestrielles ou trimestrielles peuvent être privilégiées dans les secteurs où le rythme est soutenu et où des retours plus fréquents sont nécessaires pour rester en phase avec l’évolution des objectifs commerciaux.
• Les évaluations ponctuelles peuvent avoir lieu après des projets importants, des changements organisationnels ou des étapes clés, afin que les retours sur les performances soient fournis en temps voulu et que les collaborateurs bénéficient des conseils dont ils ont besoin pour rester sur la bonne voie.

La clé d’une conversation d’évaluation des performances efficace réside dans le calendrier : il faut s’assurer que les évaluations ont lieu à des intervalles pertinents, en adéquation avec les cycles des projets ou les changements organisationnels majeurs. 

Des évaluations réalisées au bon moment permettent de garantir que les retours sont pertinents et exploitables, et que les collaborateurs sentent que leurs contributions sont reconnues tout au long de l’année. C’est pourquoi je ne le répéterai jamais assez : vous DEVEZ cesser d’évaluer les performances une fois par an et évoluer plutôt vers une gestion continue des performances, dans laquelle les managers et leurs collaborateurs directs échangent régulièrement. 

Les performances sont multidimensionnelles, et vous ne pouvez tout simplement pas tout couvrir ni assurer tout l’accompagnement nécessaire lors d’une seule réunion par trimestre, encore moins en une seule réunion annuelle.

Préparer la conversation d’évaluation des performances

Avant la conversation d’évaluation des performances, les managers comme les collaborateurs doivent se préparer en réunissant les informations nécessaires pour aborder cette réunion. Cela permet de garantir une conversation équilibrée et impartiale. 

Pour les managers

Rassembler des données et des exemples pertinents

Les managers recueillent des indicateurs de performance, les résultats des projets ainsi que des exemples précis de réussites et d’axes d’amélioration afin de fournir des retours objectifs et exploitables.

Heureusement, de nombreux outils existent pour faciliter cette partie, notamment les outils de feedback à 360 degrés, qui automatisent le processus de collecte.

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Examiner l’auto-évaluation du collaborateur

Examiner l’autoévaluation de l’employé permet de mieux comprendre son point de vue, d’aider à aligner les commentaires sur sa perception de lui-même et de favoriser une discussion plus productive. Il existe ici plusieurs méthodes d’évaluation des performances parmi lesquelles choisir.

Définir des objectifs clairs pour la conversation

Fixez des objectifs clairs pour l’entretien d’évaluation — qu’il s’agisse de traiter des problèmes de performance, du développement de carrière ou d’objectifs futurs — afin de garantir une conversation ciblée et concrète.

Pour les employés

Réfléchir honnêtement à sa performance personnelle

Les employés doivent réfléchir à leurs réussites, à leurs difficultés et à leur évolution afin de comprendre leur propre performance et de participer plus efficacement à l’entretien. Toutefois, il est important qu’ils évitent de considérer chaque conversation comme un élément leur permettant d’exiger leur prochaine augmentation.

Si les employés arrivent en parlant de leurs réussites et de leur performance comme si celles-ci étaient emblématiques de la perfection, cela témoigne d’un manque de conscience de soi et d’intégrité.

Préparer les questions et les sujets à aborder

Venez préparé avec des questions sur les attentes en matière de performance, des commentaires sur des tâches spécifiques ou des possibilités de développement afin d’orienter la conversation.

Réinventer les entretiens d’évaluation

Prenons un moment pour imaginer un entretien d’évaluation à la fois exceptionnel et percutant ; il ressemble un peu à celui dont j’ai récemment entendu parler  :

"Mon responsable savait que j’aimais rédiger des articles qui nécessitaient de la profondeur et du travail de recherche. Nous en avions parlé par le passé, mais la vérité, c’est que ce n’était pas le type de travail que nous faisions habituellement. En même temps, mon responsable observait ce qui se passait dans le domaine des podcasts et avait découvert que le PDG les appréciait beaucoup. Il m’a donc mis au défi de développer quelques idées de podcasts pour l’entreprise, sachant que ce format se prêtait au type de narration que j’aimais créer. Il a fait le lien pour moi et obtenu le soutien du PDG pour lancer un podcast avec l’un de nos partenaires. Cela s’est révélé être un cadre que nous avons appliqué à des clients plus importants et qui a contribué à faire prospérer ces relations. Tout cela a été rendu possible par un responsable impliqué, capable de relier les éléments entre eux. Il s’en est servi pour m’inspirer et m’enthousiasmer pour mon travail, si bien que nos conversations lors des entretiens d’évaluation donnaient l’impression que nous étions en train de créer quelque chose, et pas seulement de passer en revue ce que j’avais fait au cours du dernier exercice fiscal. Nous donnions forme à ma carrière."

Waouh, n’aimeriez-vous pas être cet employé ? N’aimeriez-vous pas être ce responsable dans cette histoire ? C’est possible ! 

10 conseils pour passer d’un rituel redouté à une conversation constructive

Alors, comment transformer l’entretien d’évaluation, d’une conversation que les employés cherchent à éviter, en un échange qu’ils attendent avec impatience ? En faisant preuve d’attention, de sincérité, d’authenticité et d’impact. 

Voyons comment y parvenir — et oui, il est tout à fait possible d’avoir une conversation bienveillante tout en faisant progresser les objectifs et les résultats tout au long de l’année.  

1. Poser les bases avec des intentions claires.

Avant même de planifier la réunion, prenez un moment pour réfléchir à votre objectif. Un excellent entretien d’évaluation ne consiste pas seulement à évaluer les performances passées ; il s’agit aussi d’accompagner le potentiel futur. Abordez la conversation dans un esprit de soutien, et non de jugement. 

Demandez-vous :

• Que veux-je que l’employé retienne de cet échange ? Est-ce que j’espère qu’il gagnera en clarté sur ses points forts, qu’il sera motivé par les possibilités futures ou qu’il repartira avec des mesures concrètes pour progresser ?  
• Comment puis-je faire de cette conversation un tremplin pour sa progression ?  
• Qu’ai-je observé concernant ses points forts et ses possibilités d’amélioration ?  

En clarifiant vos intentions, vous planifiez en gardant le résultat final à l’esprit. Ces questions, soit dit en passant, sont utiles pour toute conversation, qu’il s’agisse de dire « vous faites un excellent travail » ou « vous avez besoin d’aide ».  

2. Soyez préparé. Il s’agit d’une conversation, pas d’une liste de contrôle.

Rien ne tue plus rapidement l’authenticité qu’un responsable qui lit mot pour mot un formulaire ou qui ne connaît pas son employé ! Les entretiens d’évaluation doivent ressembler à un dialogue, et non à un monologue.  

Voici comment vous préparer : 

• Examinez les réalisations et les difficultés de l’employé au cours de la période évaluée.  
• Rassemblez des exemples précis — les commentaires vagues n’aident personne.  
• Tenez compte de ses objectifs de carrière et de leur adéquation avec les priorités de l’organisation.

Un modèle d’évaluation des performances peut aider à organiser ces informations avant la conversation.

Faites le travail préparatoire

Si vous vous retrouvez à préparer cette évaluation dans la précipitation la veille, arrêtez-vous et demandez-vous : “Quel message cela envoie-t-il ?” Dans l’idéal, les responsables devraient commencer leur préparation au moins quelques semaines à l’avance afin de recueillir des informations et des exemples pertinents, et d’aligner les objectifs. Respectez les efforts que votre employé consacre à son travail en montrant que vous avez vous-même fait l’effort de le comprendre.

Si ce conseil vous semble être une attaque, j’ai une nouvelle peu surprenante pour vous. Vous ne faites pas suffisamment d’efforts pour comprendre vos employés. Vous devrez retourner recueillir davantage de données avant d’essayer de faciliter cette conversation. 

Vous pouvez demander une autoévaluation, discuter de l’impact de votre employé avec vos collègues et peut-être faire preuve de vulnérabilité pendant la conversation. Vous pouvez admettre à votre employé que vous n’avez pas autant échangé avec lui au cours de l’année écoulée et discuter de meilleurs moyens de rester en contact et de maintenir le lien au cours de l’année à venir.  

3. Dirigez avec bienveillance. Soyez d’abord humain.

Personne ne s’épanouit sous la direction d’un responsable robotique. Commencez la conversation en créant un lien humain, en partageant et en gardant à l’esprit que les employés peuvent ressentir beaucoup d’anxiété face à ces évaluations. 

Exemples :  

• "Avant de commencer, je tiens à vous dire que j’apprécie tout le travail acharné que vous avez fourni cette année. Comment vous sentez-vous actuellement par rapport à tout cela ?"  
• "Je sais que l’année a connu des hauts et des bas — de quoi êtes-vous particulièrement fier ?"  

Ce petit geste montre que vous les considérez comme bien plus que les résultats qu’ils produisent : vous voyez la personne derrière le travail. 

4. Soyez sincère. Donnez un retour honnête avec respect. 

Voici la partie difficile : choisir des formulations pour l’évaluation des performances qui transmettent un retour constructif et honnête, sans édulcorer les choses ni briser le moral. Les employés recherchent un retour sincère, même lorsqu’il est difficile à entendre. Ce dont ils n’ont pas besoin, c’est d’une critique sans contexte ou de commentaires dépourvus d’informations exploitables.

Utilisez cette formule pour formuler un retour difficile : 

1. Reconnaissez les points forts :
   • “Une chose que j’admire vraiment dans votre travail, c’est votre initiative lorsque vous avez dirigé la réunion d’équipe le trimestre dernier.”
2. Soyez précis sur les points à améliorer : 
   • “J’ai remarqué que, dans [exemple précis], il était possible de progresser en…”
   • “Par exemple, lors de la présentation au client, il y a eu quelques moments où des données supplémentaires auraient pu renforcer votre argument.” 
3. Présentez-le comme une occasion de progresser : 
   • “C’est un domaine dans lequel je pense que vous pourriez vraiment exceller en vous concentrant sur…”
   • “Avec un peu plus de préparation pour anticiper les questions du public, je pense que vous pourriez porter vos présentations à un niveau encore supérieur.”

Lorsqu’il est formulé avec respect, même un retour difficile peut être valorisant pour un employé dont les performances sont insuffisantes. N’oubliez pas que l’objectif n’est pas de critiquer, mais d’accompagner.  

5. Soyez authentique. Partagez votre propre point de vue.

Nous avons tous été formés à rester “professionnels” lors des évaluations, mais le professionnalisme ne signifie pas effacer sa personnalité. L’authenticité inspire confiance.  

Si les progrès de votre employé vous enthousiasment, dites-le ! Si vous ne savez pas comment l’aider à surmonter une difficulté, admettez-le et invitez-le à collaborer. Vous pouvez également partager des exemples de difficultés que vous avez rencontrées dans le même domaine. 

Par exemple :  

• « J’ai été très impressionné(e) par votre capacité à [réalisation précise]. Je dois admettre que je cherche encore comment vous aider à passer au niveau supérieur, mais j’aimerais connaître votre avis. »

Les employés apprécient les dirigeants authentiques. Prétendre avoir toutes les réponses ne sert personne. Nous sommes tous humains ! 

6. Créer de l’impact et se concentrer sur l’avenir

Bien qu’il soit important d’examiner le passé, ne consacrez pas toute la conversation à regarder dans le rétroviseur. La véritable magie d’un entretien d’évaluation réside dans la manière de façonner l’avenir.  

Posez des questions comme :  

•  « Quelles compétences ou expériences aimeriez-vous développer au cours des six prochains mois ? » 
• « Y a-t-il des projets ou des fonctions que vous aimeriez découvrir ? »
• « De quel soutien avez-vous besoin de ma part pour atteindre vos objectifs ? »

Ensuite, élaborez un plan ensemble. Définissez clairement les prochaines étapes concrètes et assurez le suivi de vos engagements. Par exemple, si un employé mentionne qu’il souhaite améliorer ses compétences en leadership, vous pouvez répondre : « C’est un excellent objectif. Explorons les possibilités qui vous permettraient de diriger un petit projet ou d’accompagner un membre junior de l’équipe au cours du prochain trimestre. » 

7. Soyez leur plus grand soutien. Célébrez les réussites, petites et grandes.

Ne sous-estimez jamais le pouvoir de la reconnaissance. Même si l’année a été difficile, il y a toujours quelque chose à célébrer. 

Dans un environnement de travail à distance ou hybride, cela peut prendre la forme d’une mention spéciale lors d’un appel vidéo réunissant toute l’équipe, d’un message personnalisé sur une plateforme de discussion de l’entreprise, ou même d’une cérémonie de remise de prix virtuelle. 

Par exemple, vous pouvez envoyer un courriel attentionné mettant en avant des contributions précises et mettre en copie les parties prenantes concernées, afin que la reconnaissance paraisse personnelle et ait un réel impact. De petites attentions, comme des cartes-cadeaux numériques ou des cartes électroniques signées par les membres de l’équipe, peuvent également contribuer grandement à ce que les employés à distance se sentent appréciés et reconnus.  

Mettez en avant les réussites, aussi modestes qu’elles puissent paraître. Cela crée une dynamique positive et renforce la confiance. Par exemple : 

• « Vous avez très bien géré [projet ou situation précis] : cela s’est vraiment distingué comme l’un des moments forts de cette année. »

La reconnaissance des employés ne consiste pas seulement à dire « bon travail ». Il s’agit de montrer que vous voyez leurs contributions et que vous leur accordez de la valeur.  

8. Favoriser la sécurité psychologique

Créer un environnement dans lequel les employés se sentent libres de s’exprimer déterminera le succès de votre entretien. Les entretiens d’évaluation ne doivent jamais donner l’impression d’être un jugement à sens unique.  

Demandez un retour sur votre leadership :  

•  « Quelle est la chose que je pourrais faire différemment pour mieux vous soutenir ? »

Les retours doivent aller dans les deux sens

Pour encourager les retours honnêtes de la part des employés qui pourraient hésiter à critiquer leurs responsables, essayez de formuler la question d’une manière qui ne soit pas menaçante : « Si vous étiez à ma place, y a-t-il quelque chose que vous aborderiez différemment ? » ou « Quel petit changement pourrais-je apporter pour vous aider à vous sentir davantage soutenu(e) ? » Par ailleurs, normalisez les retours en partageant un exemple de la manière dont vous avez tenu compte de retours constructifs par le passé : « Que pensez-vous des conseils que je vous ai fournis cette année ? » Et ne vous mettez pas sur la défensive. Il ne s’agit pas de vous, mais de la manière dont vous pouvez progresser pour aider votre équipe à s’épanouir.

9. Accepter l’imperfection : il est normal d’être humain ! 

Attention : vous ne réussirez pas parfaitement tous vos entretiens d’évaluation. Il vous arrivera parfois de vous être trop concentré(e) sur les points faibles sans proposer de voie constructive pour avancer. 

Si vous vous en rendez compte, reconnaissez-le au cours de la conversation en disant quelque chose comme : « Je me rends compte que je me suis beaucoup concentré(e) sur les points à améliorer. Changeons de perspective et parlons de ce qui fonctionne bien et de la manière dont nous pouvons nous appuyer sur vos points forts. » 

Ce type de rétablissement peut transformer un faux pas en dialogue productif. Certaines conversations vous sembleront gênantes, tandis que d’autres pourraient ne pas se dérouler comme prévu. Ce n’est pas grave. 

Souvenez-vous : être un manager attentionné, sincère, authentique et ayant de l’impact ne signifie pas être irréprochable — il s’agit de s’investir pleinement, avec cœur, d’être honnête et d’apprendre continuellement.  

10. Maintenir l’élan

Une excellente évaluation des performances ne prend pas fin lorsque la réunion se termine. Assurez un suivi grâce à des points réguliers, réexaminez les objectifs et maintenez le dialogue ouvert.

Tirez le meilleur parti de vos réunions individuelles

Discutez des progrès réalisés lors de vos réunions individuelles tout au long de l’année. Cela montre que vous êtes investi dans leur réussite et que vous ne vous contentez pas de cocher une case. Si vous n’organisez pas de réunions individuelles tout au long de l’année, l’évaluation des performances devient particulièrement difficile. Considérez ceci comme un rappel pour les planifier sur toute l’année. Vous pourrez toujours les déplacer, mais assurez-vous qu’elles sont bien inscrites au calendrier ! #showingthemyoucare

Une vision d’ensemble

Au fond, une évaluation des performances est l’occasion d’instaurer la confiance et de favoriser la croissance. Pour laisser une impression durable, retenez ces points essentiels : concentrez-vous sur l’avenir, soyez sincère et authentique, et célébrez toujours les réussites. 

Faites le premier pas en abordant votre prochaine évaluation avec un état d’esprit fondé sur la curiosité et la connexion. Vos efforts d’aujourd’hui pourraient être le catalyseur d’une croissance significative — pour votre équipe comme pour vous-même. Oui, il s’agit de donner du feedback, mais aussi de créer du lien. C’est l’occasion de montrer à votre équipe que vous vous souciez non seulement de ce qu’elle fait, mais aussi de qui elle est et de la personne qu’elle devient.  

Transformons l’appréhension des évaluations des performances en envie de les réaliser ! Soyez le leader que vous aimeriez avoir — quelqu’un d’attentionné, de sincère, d’authentique et qui cherche toujours à avoir un impact.  Vos employés méritent au moins cela. Et devinez quoi ? Vous aussi.

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