Comment Embaucher Un Assistant En 4 Étapes Simples
Encore une semaine folle et chargée pour vous.
Entre vérifier avec les membres de l’équipe, examiner les budgets et superviser le développement produit, il vous reste à peine le temps de déjeuner, à plus forte raison de réserver votre prochain déplacement pour rencontrer des clients ou des investisseurs.
Vous avez finalement décidé qu’il vous fallait de l’aide.
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Qu’il s’agisse de vous aider à respecter votre emploi du temps, d’avoir quelqu’un à qui déléguer les tâches les plus petites, ou simplement d’avoir un « bras droit » de confiance à qui vous pouvez vous confier et sur qui vous pouvez compter, un assistant peut être un atout inestimable pour vous et votre entreprise.
Vous savez que vous avez besoin d’aide, mais vous ne savez pas exactement quel type d’aide. Vous vous posez des questions comme :
- Dois-je engager un assistant personnel, un assistant de direction ou d’entreprise, un assistant administratif, ou un chef de cabinet ?
- Quelles sont les différences entre ces rôles ?
- Comment trouver la bonne personne ?
- Comment m’assurer qu’elle soit rémunérée correctement ?
Cet article va vous montrer comment engager un assistant. Il détaille quatre étapes simples à suivre pour déterminer le type d’assistant qu’il vous faut, ce qu’il ou elle fera, et comment déterminer sa rémunération.
Pourquoi engager un assistant ?
En tant que dirigeant·e, embaucher un assistant peut vous permettre :
- Gestion du temps : Déléguer des tâches administratives telles que la planification, la gestion des e-mails et la coordination des réunions vous garantit d’être là où vous devez être.
- Productivité accrue : Un assistant peut gérer les tâches répétitives, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée comme la levée de fonds, le développement produit et le réseautage.
- Meilleure organisation : Il ou elle peut vous aider à structurer votre flux de travail, gérer les échéances et maintenir les projets sur la bonne voie.
- Communication améliorée : Un assistant peut servir de filtre, trier les messages et veiller à ce que les communications importantes soient traitées en priorité.
- Capacité à faire évoluer l’activité : À mesure que votre start-up se développe, avoir quelqu’un pour gérer les opérations quotidiennes soutient vos efforts de croissance.
- Meilleur équilibre vie pro/perso : En prenant en charge certaines responsabilités routinières, il ou elle peut vous aider à maintenir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
4 étapes simples pour engager un assistant
Étape 1 : Identifiez les domaines où vous avez besoin d’aide
La première étape pour embaucher un assistant est d’analyser précisément les domaines dans lesquels vous avez réellement besoin d’aide. Il ne suffit pas de gesticuler en criant au secours.
La responsabilité, la rémunération, et le degré d’impact d’un chef de cabinet, par exemple, peuvent être très différents de ceux d’un assistant administratif.
Vous devrez adopter une démarche méthodique, analytique et introspective afin de déterminer le type d’assistant qui sera le plus bénéfique pour vous et votre organisation.
Quels sont vos points de douleur personnels ?
Vous êtes humain et, comme tout le monde, vous avez vos limites. Peut-être vous êtes-vous surpris à réserver un voyage d’affaires sur votre téléphone pendant la fête d’anniversaire de votre enfant (coupable !), ou vous avez l’impression de n’avoir personne sur qui compter au travail lorsque vous voulez partir en congé.
Préserver un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle est souvent la raison principale qui pousse à recruter un assistant personnel ou un assistant de direction.
Astuce : Faites la liste de vos points de douleur personnels, que cela soit le besoin d’avoir un bras droit de confiance capable d’agir en votre nom en votre absence, ou une personne fiable qui puisse commander des fournitures et aller chercher un café.
Quels sont les points de douleur de votre organisation ?
En tant que décideur dans votre structure, votre temps est précieux. À mesure que l’organisation grandit, vous voudrez consacrer plus de temps à faire grandir votre équipe, développer les produits et rencontrer les clients.
De plus en plus, on attendra de vous que vous définissiez la vision de l’entreprise et que vous fixiez la stratégie organisationnelle, plutôt qu’inventer un nouveau mode de traitement des notes de frais.
Et, à mesure que vos collaborateurs sont plus occupés et que leur temps devient plus précieux, ils attendront de vous que vous soyez à l’heure aux réunions et bien préparé.
Astuce : Faites une liste de ce que vous pensez être les points de douleur de votre organisation, puis discutez-en avec vos collègues et demandez-leur leur avis. Leur vision pourra différer, et parvenir à une compréhension commune du rôle d’un assistant est essentiel pour définir le type de profil à recruter.
Qu’est-ce que j’accepte (ou pas) de déléguer ?
Dans la plupart des petites et moyennes entreprises, chacun porte plusieurs casquettes, et si vous êtes le fondateur ou le propriétaire, vous en portez probablement le plus grand nombre.
Cela rend la délégation difficile, mais également nécessaire à mesure que l’organisation grandit. Cette étape requiert une profonde introspection concernant le niveau de contrôle quotidien que vous êtes prêt et capable de déléguer.
Déterminer quelles tâches et petits projets vous êtes prêt (ou non) à déléguer influencera le type d’assistant que vous souhaitez recruter.
Pour ce faire, suivez vos activités au cours d’une semaine et analysez-les.
- Faites une liste de tout ce que vous avez accompli chaque jour ainsi qu’une estimation du pourcentage de temps consacré à chaque activité.
- Surlignez les activités ayant directement contribué à l’avancement ou à la croissance de l’organisation. Notez celles sur lesquelles vous auriez aimé passer plus de temps.
- Surlignez les activités que vous auriez pu déléguer à une personne compétente et digne de confiance.
- Faites le point à la fin de la semaine, attribuez-vous un taux horaire (par exemple, $50/heure) et demandez-vous si vous paieriez quelqu’un d’autre ce taux pour réaliser l’ensemble des tâches listées. Si la réponse est non, il est probablement temps d’embaucher un assistant personnel.
Étape 2 : Décidez du type d’assistant dont vous avez besoin
D’après vos besoins, vous pouvez maintenant déterminer quel type d’assistant recruter, ainsi que sa localisation (à distance ou en présentiel) et la fréquence d’intervention souhaitée (temps plein ou temps partiel).
Assistant personnel : un soutien pour vous
Nous avons tous déjà entendu parler d’assistants personnels (AP), mais en quoi consiste réellement leur rôle ? Un assistant personnel prend généralement en charge diverses missions :
- Soutien administratif par exemple suivi des dépenses et préparation de notes de frais, élaboration d’ordres du jour, prise de notes et dictée, impression et classement
- Gestion d’agenda par exemple organisation de réunions et d’appels, réservation de salles extérieures, gestion générale du calendrier
- Coordination des déplacements par exemple planification des itinéraires, réservation de vols et hôtels, organisation d’événements clients
- Liaison pour la communication par exemple filtrage des appels téléphoniques, réponse aux e-mails
- Aide personnelle par exemple récupération du pressing, achat de cafés, promenade de vos chiens
Un assistant personnel (également appelé, dans certains cas, assistant personnel de direction) est entièrement dédié à votre soutien.
Dans le milieu professionnel cependant, et notamment au sein des petites structures, le titre « assistant personnel » est peu fréquent. D’ailleurs, une récente recherche d’offres d’emploi sur LinkedIn n’a relevé aucun poste disponible à ce titre au Canada.
Assistant de direction : un soutien professionnel pour vous (et éventuellement d’autres)
Un assistant de direction (AD) représente le type d’assistant personnel le plus courant et agit comme votre « bras droit » de confiance. Il n’est pas rare qu’un AD soutienne d’autres cadres de votre organisation, en plus de vous-même.
Un assistant de direction assure des missions administratives et bureautiques similaires à celles d’un AP, mais se concentre davantage sur la vie professionnelle que personnelle. Les responsabilités supplémentaires d’un AD peuvent inclure :
- Gestion financière par exemple gestion des budgets du PDG et d’autres dirigeants
- Création de processus par exemple nouveaux processus administratifs et de gestion.
Dans son livre, « L’arme secrète du PDG », Jan Jones, qui a terminé sa carrière en tant qu’assistante de direction de l’icône mondiale du développement personnel Tony Robbins, explique comment elle, « préparait le café, tapait des lettres, répondait au téléphone, organisait les déplacements, recrutait et dirigeait des équipes, mettait en place et gérait l’administration, dirigeait des petites entreprises, développait et pilotait des projets grands et petits, agissant comme une extension de mes supérieurs, toujours vigilante concernant leurs affaires, tout en jouant aussi le rôle de confidente, conseillère, soutien et amie. »
Assistant administratif : un soutien pour toute l’équipe
Un assistant administratif assure le soutien bureautique et administratif de toute l’organisation. Il sera donc moins focalisé sur l’aide apportée au dirigeant ou aux responsables, et davantage sur les tâches touchant l’ensemble des collaborateurs.
Selon la taille de votre structure, il peut vous être rattaché directement ou reportera à un membre de l’équipe de direction, tel que le Directeur des ressources humaines ou le Directeur général.
Ils peuvent également être appelés assistant virtuel, assistant de bureau ou—selon le niveau d'ancienneté et de responsabilité—gestionnaire de bureau.
Un assistant administratif a généralement des responsabilités larges à l'échelle de l'entreprise, telles que :
- Gestion du bureau : Commander les fournitures de bureau, gérer les fournisseurs et le personnel de nettoyage, utiliser un logiciel de gestion des notes de frais de pointe pour garantir une gestion financière sans accroc.
- Coordination d'événements : Planifier les événements d'entreprise, organiser les réunions clients
- Relations clients : Accueil à la réception, réception des appels clients.
Selon la taille de votre organisation, vous pouvez vous retrouver avec un poste hybride combinant assistant de direction et assistant administratif.
En savoir plus : Comment fonctionne un logiciel de gestion des dépenses
Chef de cabinet : Partenaire stratégique de haut niveau
Le poste de chef de cabinet (COS) est moins courant que celui d'assistant de direction et reste souvent mal compris dans le contexte professionnel.
Cela s'explique en partie par le fait qu'il combine de manière unique certaines des responsabilités plus stratégiques d'un cadre supérieur avec les missions plus habituelles d'un assistant de direction, et en partie parce qu'il est plus souvent associé au monde politique.
Le chef de cabinet rend presque toujours compte au PDG. En plus des responsabilités d'un assistant de direction décrites ci-dessus, le chef de cabinet sera souvent amené à :
- Servir de représentant et de suppléant du PDG lors des réunions
- Gérer un portefeuille de projets au nom du PDG
- Conseiller le PDG sur les décisions stratégiques
- Gérer les rythmes internes de l'organisation comme les conseils d'administration et les retraites de direction
- Superviser la planification stratégique et la budgétisation pour les cadres dirigeants de l'entreprise.
Dans son livre, « Chief of Staff », Tyler Parris définit le chef de cabinet comme « un poste fourre-tout, occupé par une personne dotée de compétences organisationnelles et relationnelles exceptionnelles, qui gère toutes sortes de tâches non assurées par un membre existant de l'équipe de direction ou du personnel administratif d'un dirigeant. »
Étape 3 : Rédigez une fiche de poste, déterminez la rémunération et recrutez !
Vous savez quel type d'assistant recruter et quelles seront ses missions : il est donc temps de rédiger une description de poste, de déterminer la rémunération proposée et de lancer le recrutement !
Rédiger la fiche de poste d'un assistant
Comment rédiger une fiche de poste pour l'assistant que vous souhaitez engager ? Vous pouvez commencer à élaborer la description du poste en utilisant la liste des tâches identifiées à l'étape (1), en les combinant aux exemples de responsabilités et de missions d'assistant personnel de l'étape (2), selon le type d'assistant recherché.
Dans votre offre d'emploi, n'oubliez pas d'inclure également :
- Les autres avantages et privilèges à travailler dans votre organisation
- À quel point ils seront en interaction avec vous et avec d'autres dirigeants
- Le large impact que le poste peut avoir sur la réussite de l'entreprise
- Les comportements et qualités personnelles attendus
- Les qualifications et expériences requises/souhaitées.
Les candidats talentueux accordent une grande importance au fait de travailler avec la direction et veulent être certains que leur rôle a du sens.
Pour aller plus loin, consultez l'excellent article de Mariya Hristova : « Comment rédiger une fiche de poste ».
Temps partiel ou temps plein, à distance ou sur site
En plus du titre et de la description du poste, et avant de vous décider sur des éléments comme le salaire et la rémunération, vous devrez déterminer si vous avez besoin d’un employé à temps plein (~40 heures par semaine) ou de quelqu’un pour travailler plutôt à temps partiel.
Il y a des avantages et des inconvénients pour chaque option, et vous devriez prendre en compte les points suivants :
- Coûts : L’emploi à temps partiel vous coûtera moins cher, à la fois en salaire et possiblement en prestations médicales et de santé.
- Disponibilité des talents : Il y a généralement plus de personnes à la recherche d’un emploi à temps plein, donc proposer un poste à temps partiel peut réduire le nombre de candidats potentiels.
- Augmenter / réduire l’effectif : Si vous surestimez ou sous-estimez la charge de travail pour un assistant, il peut être difficile de faire passer un employé à temps plein à temps partiel, ou l’inverse.
- Courbe d’apprentissage : Un assistant qui travaille à temps plein avec vous peut s’adapter et devenir efficace plus rapidement que quelqu’un à temps partiel.
Vous devrez aussi décider de l’importance que vous accordez à la présence physique de votre assistant au bureau, auprès de vous et de votre équipe.
Il existe de nombreux modèles pour le travail à distance et virtuel, chacun avec leurs propres avantages et inconvénients. Le choix du lieu de travail de votre assistant, ainsi que la question de savoir s’il sera assistant personnel en ligne, dépendra en grande partie de ses missions et de vos propres préférences.
Déterminer combien un assistant doit être rémunéré
Combien un assistant administratif doit-il être rémunéré ? Devriez-vous le payer à l’heure ou lui accorder un salaire annuel ? La réponse à ces questions dépend encore une fois du poste, de ses responsabilités et du fait qu’il soit à temps plein ou à temps partiel.
En règle générale, un assistant à temps plein recevrait un ensemble de rémunération globale, comprenant un salaire annuel, des prestations médicales et des avantages financiers supplémentaires.
Le tableau suivant résume les salaires typiques au Canada selon diverses sources publiques pour les postes d’assistant de direction et d’assistant administratif, qui sont les postes d’assistant les plus courants.
| Poste | Glassdoor | Gouvernement du Canada | Robert Half | Payscale |
|---|---|---|---|---|
| Assistant de direction | Min : $45,000Max : $80,000Moy : $60,000 | Min : $36,400Max : $83,200Médiane : $57,595 | 25e percentile : $49,75050e percentile : $56,75090e percentile : $75,000 | Min : $40,000Max : $71,000Moy : $54,186 |
| Assistant administratif | Min : $33,000Max : $44,000Moy : $55,000 | Min : $31,200Max : $49,600Médiane : $45,385 | 25e percentile : $36,00050e percentile : $41,50090e percentile : $57,000 | Min : $28,932Max : $50,835Moy : $36,878 |
Étape 4 : Recruter, sélectionner et embaucher !
Vous avez créé la description du poste de votre nouvel assistant, rédigé une offre d’emploi, déterminé le salaire que vous êtes prêt à offrir, et choisi où il travaillera et à quelle fréquence.
De plus, utiliser des solutions de vérification d’antécédents RH permet d’améliorer l’efficacité et la fiabilité du recrutement pour un poste aussi sensible et précieux.
Avec ces éléments clés en main, vous êtes prêt à partir à la recherche du candidat idéal !
Consultez notre guide pratique sur comment embaucher des employés pour des conseils, astuces et orientations afin de trouver et sélectionner la meilleure personne pour le poste.
Qu’en pensez-vous ?
Comment l’embauche d’un assistant personnel pourrait-elle vous aider à être plus efficace et moins stressé ? Quels avantages pensez-vous qu’un assistant efficace pourrait apporter à votre organisation ? Quel type d’assistant serait idéal pour votre organisation et pourquoi ?
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