Comment Rédiger Une Description De Poste : Guide D’Expert

Une description de poste mal rédigée est plus qu’un simple inconvénient—c’est un vrai frein à la productivité.

Cela déclenche une réaction en chaîne de perte de temps, de l’examen de candidatures inadaptées à la tenue d’entretiens sans lendemain. Chaque heure consacrée à démêler ce casse-tête est du temps perdu qui pourrait être investi ailleurs dans votre entreprise.

La bonne nouvelle ? Vous avez le pouvoir d’y remédier. Rédiger une description de poste claire, attrayante et précise est l’un des moyens les plus efficaces d’attirer dès le départ les bons talents. 

Bien que cela puisse sembler fastidieux au début, une description de poste bien construite vous fera gagner un temps, une énergie et des ressources considérables par la suite.

Ayant rédigé plus d’annonces de postes que je ne voudrais m’en souvenir, je vais vous montrer comment rédiger une description de poste qui séduit les talents recherchés, minimise les tracas lors du recrutement et simplifie votre processus d’embauche.

Que vous recrutiez votre premier ou votre centième collaborateur, voici comment rédiger une description de poste qui attirera les candidats adaptés à vos besoins.

Faisons passer vos offres d’emploi d’un obstacle au recrutement à un véritable outil stratégique d’embauche.

Qu’est-ce qu’une description de poste ?

Une description de poste est un document qui détaille les informations essentielles d’un poste, y compris les missions, responsabilités, critères d’exigence, ainsi que des éléments sur l’organisation. Elle peut également inclure des informations telles que la fourchette de salaire.

Parfois appelée « JD », la description de poste vise à promouvoir votre offre auprès des candidats potentiels et à leur présenter à la fois le poste et votre organisation. 

Elle sert de référence aussi bien pour les candidats potentiels que pour les responsables du recrutement et les membres de l’équipe RH.

Elle doit contenir assez d’informations pour susciter la curiosité du candidat et lui donner l’envie de poursuivre le processus d’embauche.

C’est aussi l’opportunité de refléter la culture, la mission et les valeurs de votre entreprise, et de garantir une compréhension mutuelle entre employeurs et salariés.

Éléments d’une description de poste

Intitulé du poste

Énoncez clairement l’intitulé du poste, qui doit refléter précisément la fonction et son niveau dans l’organisation.

Exemples : Directeur Général des Opérations (COO), Directeur Marketing, Ingénieur Logiciel Senior, Chef d’Équipe Commerciale, Coordinateur des Ressources Humaines, Conseiller Service Clients.

Finalité du poste

Fournissez un bref aperçu du poste, en mettant en avant sa raison d’être et sa contribution à l’organisation.

Missions et responsabilités principales

Listez les tâches et responsabilités principales liées au poste. Utilisez des points pour plus de clarté et commencez chaque point par un verbe d’action (par exemple : « Gérer », « Développer », « Coordonner »).

Compétences et qualifications requises

Précisez les qualifications nécessaires, dont l’éducation, les certifications, l’ancienneté et les aptitudes requises.

Formation

Indiquez précisément le niveau d’études indispensable pour exercer efficacement les fonctions du poste. Précisez les domaines d’études, les niveaux de diplôme ou les spécialisations nécessaires pour garantir la réussite à ce poste.

Expérience

Indiquez le nombre minimum d’années d'expérience à temps plein exigées ainsi que les types d’expérience pertinents pour ce poste.

Si les stages, les expériences en alternance ou les assistanats universitaires sont acceptés, précisez-le clairement comme formes d’expérience valides.

Connaissances, compétences et aptitudes

Précisez clairement le niveau de connaissance attendu pour occuper la fonction, ainsi que la profondeur de compréhension requise. Utilisez les définitions suivantes comme guide :

• Connaissances pratiques : Compréhension de base des principes et de la terminologie, permettant de résoudre des problèmes simples.
• Connaissances générales : Maîtrise du domaine suffisante pour gérer les tâches courantes et les situations de travail typiques, incluant une familiarité avec les aspects clés du sujet.
• Connaissances approfondies : Compréhension avancée du sujet, permettant de résoudre des problèmes complexes, de donner des conseils techniques et d’être une ressource pour les autres.
• Connaissances complètes : Maîtrise experte, impliquant une compréhension approfondie, une capacité d'innovation et le développement de nouveaux concepts ou approches (utiliser ce niveau avec parcimonie pour les postes très spécialisés).

En outre, énumérez les compétences spécifiques et les aptitudes indispensables à la réussite du poste, ainsi que toute licence ou certification requise.

Qualifications souhaitées

Une liste élargie des qualifications souhaitées permet d’évaluer plus en profondeur le potentiel d’un candidat à réussir et à être productif dans le poste.

Bien qu’elles ne soient pas indispensables à l’exercice des responsabilités principales, ces qualifications améliorent les possibilités de réussite du candidat. 

Les qualifications souhaitées sont considérées comme des « plus », incluant une formation supplémentaire, une expérience pertinente, des connaissances spécialisées, des compétences avancées et des aptitudes spécifiques en adéquation avec les objectifs du poste et les besoins de l’organisation.

L’inclusion de ces critères permet de mieux cerner le candidat idéal tout en offrant de la flexibilité dans le processus de recrutement.

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Conditions de travail

Décrivez les conditions de travail et les exigences physiques directement liées aux missions essentielles du poste afin de garantir la conformité avec la loi américaine sur les personnes handicapées (ADA). 

Précisez le type, l’intensité (niveau d’effort), la fréquence (combien de fois) et la durée (combien de temps) des capacités physiques ou mentales requises.

Considérez les éléments suivants :

• Environnement de travail : Indiquez si le poste s’exerce en intérieur (ex. : bureau) ou en extérieur, et précisez l’environnement concerné.
• Risques d’exposition : Signalez toute exposition à des matières dangereuses, des températures extrêmes, un bruit élevé ou d’autres risques environnementaux.
• Exigences physiques : Incluez les tâches physiques essentielles telles que grimper, rester debout, se pencher, s’accroupir ou taper au clavier.
• Port de charges/effort physique : Définissez le niveau d’effort requis :
  • Sédentaire : jusqu’à 10 livres
  • Léger : jusqu’à 20 livres
  • Moyen : jusqu’à 50 livres
  • Lourd : plus de 50 livres
• Horaires de travail : Précisez si le poste nécessite de travailler la nuit, le week-end ou d’être d’astreinte régulièrement.
• Localisation et déplacements requis : Indiquez le lieu d’exercice et si des déplacements sont nécessaires, y compris leur fréquence et leur destination si applicable.
• Désignation en tant que personnel d'urgence : Indiquez si le poste est considéré comme essentiel en cas d’urgence ou d’opérations critiques.

Ces informations garantissent que les attentes sont clairement définies tout en renforçant un processus de recrutement inclusif et conforme.

Mission, vision et valeurs de l’entreprise

Indiquez clairement la mission, la vision et les valeurs fondamentales de l’organisation afin de transmettre votre raison d’être et vos objectifs à long terme.

Cela aide les candidats à comprendre les principes directeurs de l’entreprise, ses attentes culturelles, et comment leur rôle contribue à la réussite globale.

Salaire, avantages, primes

Pensez à préciser la fourchette salariale, les avantages et la structure de primes associés au poste afin d’établir des attentes transparentes pour les candidats. 

Vous pouvez indiquer une fourchette de salaire, les avantages proposés, la structure de primes et de commissions, ainsi que les avantages de l’entreprise.

Une communication claire sur ces aspects permet aux candidats de comprendre le package complet de rémunération et d’apprécier la valeur globale du poste.

Comment rédiger une fiche de poste : 4 étapes

1. Créez un intitulé de poste simple et explicite

Commencez par l’intitulé du poste. Ma règle d’or est d’utiliser un langage simple et compréhensible.

Si une convention de nommage existe déjà pour un poste donné, il n’est pas nécessaire d’innover. Sinon, les gens risqueront de ne pas comprendre s’ils correspondent au poste juste à partir du titre. 

Exemple : Si le poste est "Responsable de compte", appelez-le ainsi plutôt que "Maître des relations clientèle" ou autre formulation fantaisiste.

2. Définir les responsabilités et les résultats attendus

Ensuite, détaillez les responsabilités du poste et comment elles contribuent à vos objectifs organisationnels. Les candidats désirent vraiment obtenir ces informations !

Si vous avez du mal à définir les responsabilités, dressez une longue liste de toutes les spécificités du poste auxquelles vous pouvez penser et que la personne à ce poste devra accomplir.

Vous pouvez utiliser un cadre similaire à celui que vous créeriez pour votre stratégie de sourcing des candidats afin de vous aider à organiser vos idées.

Puis, réduisez la liste détaillée des tâches à accomplir. L'objectif est d'être informatif sans apporter une surcharge d'information. Entre 4 et 6 points pour les responsabilités, et le même nombre pour les compétences, est une bonne référence.

Après avoir décidé des responsabilités à inclure, repensez à votre mission d'entreprise. Peut-être avez-vous des OKR ou des objectifs d'équipe auxquels ces tâches contribueront.

Commencez à les formuler comme des résultats à atteindre et ajoutez-les à la liste. De cette façon, vous pouvez relier un ensemble précis de responsabilités à un résultat.

Exemple

Supposons que vous recrutiez un Tech Talent Partner. Vous pouvez inclure ces responsabilités et résultats attendus dans la description de poste :

• Sourcer, engager et présélectionner des candidats dans le domaine du produit et de l’ingénierie afin de nous aider à passer de X à XX collaborateurs au cours des 9 prochains mois.
• Collaborer avec les responsables de recrutement pour élaborer des plans de recrutement et d’intégration ainsi que des priorités, afin de soutenir la croissance et de garantir une excellente expérience aux nouvelles recrues.

Continuez à faire le lien avec la mission de l'entreprise et la raison d’être de votre organisation. Cela favorise un sentiment d’appartenance au poste et, par extension, un sentiment d’appartenance chez le candidat potentiel qui lit la description.

3. Faites le point sur les compétences et qualités nécessaires

À partir de là, réfléchissez aux compétences, à l'expérience pertinente, à la formation, aux certifications et aux qualités requises pour qu’une personne soit considérée comme un candidat qualifié.

Cela doit vraiment être ciblé pour le public concerné par votre offre d'emploi.

Compétences et qualités pour les postes débutants

Si vous êtes en recrutement pour un poste débutant, n’exigez pas 2 à 3 ans d’expérience dans X.

Ce paradoxe du "nécessite de l’expérience pour obtenir de l’expérience" est si courant qu’il est devenu un meme populaire.

Pour un poste débutant, concentrez-vous davantage sur les qualités et les ambitions du candidat. Par exemple, si vous recrutez pour un poste d’administrateur débutant, incluez des éléments comme :

• Sens du détail
• Organisation
• Capacité à prioriser

L’expérience dans ces aspects peut prendre de nombreuses formes et ne doit pas nécessairement provenir d’un précédent poste administratif.

Compétences et qualités pour les postes non-débutants

Pour les postes non-débutants, il faudra préciser certaines expériences, exigences, ou même qualifications afin d’attirer les bons candidats.

Spécifier le minimum d’années d’expérience est un sujet qui divise. Certaines entreprises y tiennent fermement, d'autres préfèrent laisser cela plus ouvert.

Un point de vigilance cependant : évitez de demander plus d’années d’expérience que la technologie n’existe, comme dans l’exemple ci-dessous :

Sur ce point, je vous laisse trancher, car je comprends les deux positions du débat. Personnellement, je pense qu’un repère approximatif peut être utile, mais ne devrait pas être considéré comme une règle absolue. J’ai tendance à éviter d’en faire un critère incontournable.

4. Mettez en avant les raisons pour lesquelles votre entreprise est un excellent lieu de travail

Plus le candidat est qualifié, plus il a d’options de carrière, c’est un fait.

Il est donc important de donner des informations sur le poste, mais il est tout aussi essentiel d’offrir aux candidats potentiels un aperçu de ce que la culture de votre entreprise a à offrir.

Pensez à ajouter un résumé et quelques points concernant les éléments suivants :

• Mission et valeurs de l’entreprise
• Type d’environnement de travail (c’est-à-dire en présentiel, à distance ou hybride)
• Avantages (par exemple politique vestimentaire décontractée ou déjeuners offerts le vendredi)
• Forfaits d’avantages sociaux (par exemple assurance santé, dentaire et couverture santé mentale)
• Initiatives de santé et de bien-être
• Opportunités de développement de carrière
• Politiques de congés et de vacances payées
• Politiques d’embauche équitables et/ou diversifiées

N’oubliez pas que votre annonce d’emploi fait la promotion de votre entreprise dans son ensemble, et pas uniquement du poste à pourvoir.

C’est ici qu’avoir une proposition de valeur pour l’employeur (EVP) claire vous sera d’une aide précieuse. Essentiellement, l’EVP est un ensemble d’avantages et d’offres uniques que l’employeur promet d’offrir à ses employés en échange de leurs compétences, de leur expertise et de leur engagement. 

Pensez-y comme à la valeur qu’une organisation procure à ses collaborateurs en échange de leur contribution.

Meilleures pratiques pour rédiger une description de poste

1. Créez un modèle standard de description de poste

C’est à ce stade que vous intégrez votre marque employeur, idéalement en collaboration avec votre responsable marketing. 

L’objectif est de créer une identité où certains éléments sont normalisés et reconnaissables — par exemple, des titres pour guider la lecture sur la page et les informations sur l’entreprise.

2. Utilisez un ton cohérent

Le ton est aussi un aspect sur lequel le marketing peut vous aider, car il fait partie de l’identité de la marque employeur. Si vous ne voyez pas ce que j’entends par « ton », voici quelques exemples du rôle joué par le ton dans les descriptions de postes.

Exemples de ton

1. Vous vs voix passive. Je suis un grand adepte de l’utilisation du « vous » dans les descriptions de poste. Cela crée une proximité avec le candidat et permet de mieux imaginer et humaniser l’expérience. Cela contraste avec la voix passive qui ressemblera à : « Le candidat idéal pour ce poste devra… »
2. Degré de formalité du langage. Certaines entreprises communiquent de façon très formelle, d’autres utilisent un langage plus décontracté — les deux sont valables et communiquent quelque chose de la culture de l’organisation. Mais si le ton de votre entreprise est informel et que vos descriptions de poste ressemblent à une invitation à un gala royal, vous pouvez involontairement donner une image erronée de votre société et semer la confusion chez les candidats.

3. Restez simple 

Utilisez un langage simple et accessible (sauf si vous abordez des termes techniques spécifiques). Personne ne sera impressionné s’il faut un dictionnaire pour comprendre votre description de poste — sauf si vous recrutez un rédacteur de dictionnaire !

4. Privilégiez la concision 

Chaque poste comporte une montagne de tâches et de responsabilités. Mais si vous les énumérez toutes, vous obtiendrez un mur de texte que peu de personnes liront. 

Les listes à puces sont vos meilleures alliées, et il est possible de regrouper certaines tâches ensemble et de les résumer en un seul point (voir l’exemple du Tech Talent Partner ci-dessus).

5. Reliez les responsabilités aux résultats

Aidez la personne à se projeter dans le poste en reliant les responsabilités aux résultats, puis les résultats aux objectifs de l’équipe ou de l’entreprise. 

Vous voulez que le bon candidat puisse déjà s’imaginer évoluer au sein de votre entreprise.

6. Expérimentez

Comme pour tout ce qui touche au marketing du recrutement, il est bénéfique de renouveler et d’expérimenter un peu. 

Vous pouvez rédiger plusieurs descriptions de poste pour chaque emploi et faire un test A/B afin de voir laquelle fonctionne le mieux en termes de nombre et, surtout, de qualité de candidatures.

Vous aurez aussi naturellement à mettre à jour les descriptions de poste au fil du temps, au gré des évolutions de l’organisation.

5 éléments à surveiller dans une description de poste

1. Exigences superficielles

Je suis fermement convaincu que si tout ce que vous écrivez c’est « excellente communication » ou « sens du détail », c’est que vous ne connaissez pas assez bien la personne dont vous avez vraiment besoin à ce poste.

Vous devez réfléchir aux types de compétences en communication requises et être plus explicite. Des exigences de poste vagues ou carrément absurdes feront rapidement fuir les meilleurs talents.

Par exemple, un chef de produit pourrait devoir avoir « des compétences avérées en communication transverse, capables de comprendre aussi bien les besoins métiers que techniques ».

Cela apporte davantage d’orientation.

2. Exigences de formation

Le sujet est délicat mais, ce que je dirais, c’est de réfléchir à ce qui est réellement indispensable.

Si une qualification ou certification spécifique est requise, il est tout à fait logique de la mentionner.

Mais un « minimum 2:1 obtenu dans une université du top 20 » est extrêmement excluant. Nous devrions essayer de nous éloigner de cette pratique, d’autant plus qu’il existe aujourd’hui de nombreuses voies alternatives vers une carrière.

3. Langage excluant

Un langage excluant dans les descriptions de poste peut décourager des candidats issus de la diversité et instaurer une atmosphère non inclusive. 

Il est important d’utiliser un langage inclusif pour attirer un vivier de talents plus large, améliorer la réputation de l’entreprise et garantir la conformité juridique.

Cela inclut par exemple l’utilisation de termes non genrés et l’évitement de formulations liées à l’âge ou à certains biais culturels.

4. Mise en forme sur les sites d’emploi

Soyez vigilant quant à la façon dont votre format risque d’apparaître sur les différents sites d’emploi. Il m’est arrivé de peaufiner en détail titres et listes à puces, pour finalement retrouver une masse compacte de texte une fois l’offre publiée.

Cherchez un bouton de prévisualisation, renseignez-vous sur les règles de mise en forme du site (généralement sur la page de l’éditeur), ou au moins assurez-vous de visualiser le résultat final juste après la mise en ligne pour vérifier la présentation. 

5. Fourchette salariale

Dans de plus en plus de juridictions, il est obligatoire de mentionner une fourchette de salaire dans une fiche de poste.

Je pense que c’est une évolution intéressante pour rétablir un équilibre et donner plus de pouvoir aux candidats lors de la négociation. 

Si vous prévoyez d’ajuster les salaires en fonction de la localisation d’un candidat en télétravail, veillez à le préciser.

Outils pour vous aider

Écrire une description de poste à partir de zéro peut facilement aboutir au syndrome de la page blanche : cette sensation où l’on fixe une page vierge et où l’esprit devient tout aussi blanc. Voici quelques outils qui peuvent vous venir en aide :

Consultez d'autres descriptions de poste pour démarrer

Aussi simple que cela puisse paraître, si vous avez réellement du mal à commencer à décrire un poste (cela arrive souvent pour des postes juniors ou opérationnels), regardez comment d’autres entreprises l’expriment. 

Regardez quelques exemples chez les concurrents et pourquoi pas chez des entreprises d’un tout autre secteur, afin d’identifier points communs et distinctions (par exemple, si vous êtes une société B2B SaaS, voyez comment des entreprises de biens de consommation décrivent ce poste).

Utilisez un décodeur de genre pour repérer un langage excluant

De nombreuses études ont mis en évidence deux différences majeures dans la façon dont les hommes et les femmes postulent à un emploi. 

Dans l’ensemble, les femmes cherchent à répondre à 100% des exigences du poste avant de déposer leur candidature (d’où l’intérêt de synthétiser et limiter les points dans votre annonce) et sont moins enclines à répondre à un langage trop agressif ou excluant.

Récemment, j'ai lu « Il/Elle rejoindra une équipe de 4 hommes ». Bravo pour le Il/Elle (mieux serait simplement Vous), mais la formulation « équipe de 4 hommes » vient tout gâcher. Est-ce une tournure de phrase ? Oui. Cela peut-il être excluant ? Aussi, oui.

Il existe plusieurs outils pour cela. Datapeople et Textio sont des outils payants proposant des fonctionnalités avancées telles que des décodeurs linguistiques et certaines formes d’IA (par exemple, ils reconnaissent les tournures de phrase), tandis que Genderdecoder est plus simple mais gratuit. 

Vous seriez surpris de ce qui peut être considéré comme du langage excluant, surtout si vous n’avez jamais eu à examiner votre écriture de près. Une étude récente a montré que le langage peut même influencer l’âge moyen de vos candidats.

Chat GPT

ChatGPT et d’autres chatbots peuvent vous aider à rédiger des descriptions de poste en fournissant un texte clair, inclusif et engageant, adapté à vos besoins. Lorsque vous utilisez ChatGPT pour rédiger des descriptions de poste, suivez ces bonnes pratiques :

1. Fournissez des détails clairs : Définissez clairement les responsabilités du poste, les compétences requises, les qualifications ainsi que toute valeur ou élément culturel spécifique à l’entreprise afin de garantir un contenu précis et pertinent.
2. Axez-vous sur l’inclusivité : Mettez l’accent sur l’utilisation d’un langage inclusif pour attirer un vivier diversifié de candidats, et évitez les termes qui pourraient, sans le vouloir, exclure certains groupes.
3. Relisez et éditez : Relisez et affinez systématiquement le contenu généré afin d’assurer sa justesse, son ton et sa cohérence avec la voix de votre entreprise, telle que décrite dans la marque employeur.
4. Veillez à la conformité légale : Vérifiez que le langage utilisé respecte les lois sur l’égalité des chances en matière d’emploi ainsi que les autres réglementations applicables.

Exemple d’invite :

« Veuillez rédiger une description de poste détaillée pour le rôle de [Intitulé du poste]. Incluez un aperçu captivant du poste, les principales responsabilités, les qualifications requises (formation, expérience, compétences), les qualifications souhaitées, les conditions de travail, les exigences physiques, et tout avantage ou bénéfice pertinent. Adaptez le ton pour qu’il soit [professionnel/décontracté/engageant] et faites en sorte que le contenu soit conforme aux standards du secteur. »

Systèmes de gestion des candidatures

Enfin, certains systèmes de gestion des candidatures (ATS) proposent aussi des modèles de description de poste que vous pouvez utiliser ainsi que des conseils pour optimiser vos annonces pour le référencement afin qu’elles apparaissent auprès des bonnes personnes.

Pensez à les consulter et, si vous avez un spécialiste SEO en interne, demandez-lui peut-être ce que vous pouvez faire de plus.

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