Équipe de recrutement : taille, structure et externalisation

1. Le recruteur

Le recruteur gère l’intégralité du processus de recrutement, de la publication des descriptions de poste à l’examen des CV, en passant par la conduite des entretiens et la formulation des offres.

Il fait le lien entre les candidats et l’entreprise, en veillant à offrir une excellente expérience candidat et en collaborant étroitement avec les responsables du recrutement afin d’apporter des améliorations.

Certaines organisations disposent d’un recruteur dédié, tandis que dans d’autres, le recrutement est pris en charge par le responsable des ressources humaines.

La création d’un poste de recruteur solide commence par la vérification que votre équipe a suivi les formations de base au recrutement.

2. Le responsable du recrutement

Le responsable du recrutement définit les exigences du poste et travaille avec le recruteur pour concevoir le processus d’entretien. Il mène les entretiens afin d’évaluer l’adéquation technique et la compatibilité avec l’équipe, puis prend la décision finale d’embauche. Il contribue également au processus d’intégration des nouvelles recrues.

Dans le cadre du recrutement dans les start-ups, le responsable du recrutement assume les responsabilités liées au recrutement.

3. Le coordinateur du recrutement

Le coordinateur du recrutement gère la logistique, notamment la planification des entretiens et la coordination des communications entre les candidats et l’équipe chargée des entretiens. Il veille au bon déroulement du processus d’entretien, assure la maintenance continue nécessaire au bon fonctionnement de votre système de recrutement et aide les recruteurs dans leurs autres tâches administratives.

4. Le responsable marketing de la marque employeur

Les responsables marketing de la marque employeur créent et promeuvent du contenu qui met en valeur la marque et la culture uniques de l’entreprise afin d’attirer les talents. Ils gèrent les canaux marketing du recrutement, tels que le site carrière de l’entreprise, les réseaux sociaux et les offres d’emploi, en veillant à ce que la marque employeur soit alignée sur les efforts de recrutement.

5. Le chargé de recherche de candidats

Le chargé de recherche est responsable de l’identification, de la prise de contact et de la constitution d’un vivier de candidats potentiels, c’est-à-dire de la recherche de candidats.

Il recherche activement des candidats par différents canaux, tels que les logiciels de recherche de candidats, LinkedIn, les sites d’offres d’emploi, les réseaux sociaux et les événements de réseautage.

Les chargés de recherche se concentrent sur les candidats passifs qui ne cherchent peut-être pas activement un emploi, prennent un premier contact et effectuent une présélection des candidats avant de transmettre les profils qualifiés aux recruteurs.

6. Les contributeurs individuels

Dans le cadre d’un processus d’embauche collaborative, les membres de l’équipe participent parfois aux entretiens afin d’évaluer l’adéquation des candidats à la culture de l’entreprise et leurs compétences techniques, tout en donnant au candidat un aperçu de l’équipe et la possibilité de poser des questions.

En outre, les contributeurs individuels peuvent aider à trouver des candidats grâce aux recommandations et participer aux activités de marketing du recrutement.

7. Le fondateur ou le PDG

Dans les petites entreprises, le fondateur ou le PDG participe souvent à la définition des stratégies de recrutement, mène les entretiens pour les postes à responsabilité et veille à l’alignement avec la mission et les valeurs de l’entreprise. Il peut donner l’approbation finale pour les recrutements clés et influencer l’approche globale du recrutement.

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Déterminer la taille adéquate de votre équipe de recrutement

La taille de votre équipe de recrutement sera principalement déterminée par les facteurs suivants :

1. Volume des recrutements

• Tenez compte de vos objectifs annuels de recrutement. Plus vous devez recruter de personnes, plus l’équipe de recrutement doit être importante. Une référence courante est d’un recruteur pour 25 à 40 recrutements par an, mais cela peut varier en fonction de la complexité des postes.
• Estimez la charge de travail par recruteur. Les recruteurs peuvent gérer différents volumes de recrutements selon que les postes sont de niveau débutant, intermédiaire ou hautement spécialisés.

2. Complexité des postes

• Postes techniques ou spécialisés. Les postes difficiles à pourvoir ou très spécialisés nécessitent généralement plus de temps pour être pourvus, ce qui signifie que davantage de recruteurs ou de spécialistes de la recherche de candidats peuvent être nécessaires.
• Postes à fort taux de rotation. Pour les postes connaissant un taux de rotation élevé, vous pouvez avoir besoin d’une capacité de recrutement supplémentaire afin de répondre à une demande constante.

3. Stade de croissance de l’entreprise

• Jeune entreprise ou entreprise établie. Les jeunes entreprises peuvent disposer d’une petite équipe de recrutement flexible, capable de s’adapter aux besoins, tandis que les entreprises plus grandes ou en croissance rapide ont besoin d’une équipe plus structurée, avec des rôles dédiés (recruteurs, spécialistes de la recherche de candidats, coordinateurs).
• Expansion prévue. Si vous vous préparez à une croissance soutenue ou à l’entrée sur de nouveaux marchés, vous aurez besoin d’une équipe plus importante pour gérer l’augmentation des recrutements.

4. Efficacité du processus de recrutement

• Technologies et outils. Si votre entreprise utilise un système de suivi des candidatures (ATS) ou des outils fondés sur l’IA, certaines étapes du processus peuvent être automatisées, ce qui permet à une équipe plus réduite de gérer davantage de candidats.
• Externalisation et agences. Si vous externalisez certains recrutements auprès d’agences ou utilisez des services de recrutement externes, vous pourrez peut-être conserver une équipe de recrutement interne plus réduite.

5. Références du secteur

• Observez les normes du secteur. Étudiez les ratios habituels entre recruteurs et employés dans votre secteur. Par exemple, les entreprises technologiques ont souvent des ratios plus faibles (1:15-1:25), tandis que les entreprises du commerce de détail ou de l’hôtellerie peuvent avoir des ratios plus élevés (1:50 ou plus).

6. Marque employeur et expérience candidat

• Mettez l’accent sur la marque employeur. Si votre entreprise accorde une grande importance à sa marque employeur, vous aurez peut-être besoin d’une équipe plus importante pour créer du contenu, gérer les réseaux sociaux et interagir avec les candidats, en particulier dans les secteurs concurrentiels.
• Priorités liées à l’expérience candidat. Une équipe de recrutement qui privilégie une expérience candidat personnalisée peut avoir besoin de ressources supplémentaires, notamment de coordinateurs pour gérer la planification et la communication.

Configuration de l’équipe de recrutement

Bien qu’aucune organisation ne fonctionne exactement de la même manière, voici comment les équipes de recrutement seront probablement configurées dans les petites, moyennes et grandes organisations.

1. Jeunes entreprises

• Configuration : Petites équipes très flexibles, au sein desquelles les rôles sont souvent combinés.
• Structure de l’équipe : Elle se compose généralement de 1 à 2 recruteurs, voire d’une seule personne chargée des ressources humaines et du recrutement. Dans les jeunes entreprises aux tout premiers stades de leur développement, les recrutements peuvent être pris en charge par les fondateurs ou les responsables de service. Les spécialistes de la recherche de candidats et les coordinateurs du recrutement sont peu courants, les recruteurs gérant l’ensemble du processus. L’accent est souvent mis sur le recrutement rapide de talents clés, tous les membres de l’équipe apportant leur contribution lorsque cela est nécessaire.
• Caractéristiques : Agiles et adaptables, ces équipes se concentrent sur le pourvoi des postes essentiels à la croissance. Les processus de recrutement sont moins formalisés et reposent sur les réseaux personnels, les recommandations et la prise de contact directe.

2. Organisations de taille moyenne

• Configuration : Plus structurée, avec l’apparition progressive de rôles spécialisés.
• Structure de l’équipe : Elle comprend des recruteurs dédiés, certaines entreprises ajoutant des spécialistes de la recherche de candidats ou des coordinateurs du recrutement pour gérer les recrutements en volume. Les équipes de recrutement collaborent davantage avec les ressources humaines sur l’intégration et la fidélisation, et un responsable ou un directeur du recrutement peut superviser le processus.
• Caractéristiques : Un équilibre entre efficacité et spécialisation, avec la capacité de monter en puissance lorsque cela est nécessaire sans ajouter une complexité importante.

3. Organisations à croissance rapide

• Configuration : Équipes évolutives et hautement structurées, avec des rôles définis.
• Structure de l’équipe : Une combinaison de recruteurs, de chargés de recherche, de coordinateurs et de spécialistes de la marque employeur. Les responsables ou managers du recrutement peuvent être chargés de superviser des équipes ou divisions spécifiques, afin de veiller à ce que le recrutement puisse suivre le rythme des besoins d’embauche rapides. Des recruteurs indépendants ou des agences de recrutement sont parfois également sollicités pour pourvoir des postes urgents.
• Caractéristiques : Les recrutements rapides et en grand volume nécessitent des équipes bien coordonnées, prêtes à évoluer rapidement grâce à des processus rationalisés.

4. Grandes organisations

• Configuration : Hautement structurée, avec des rôles et des services distincts.
• Structure de l’équipe : Elle comprend des recruteurs spécialisés dans différents domaines d’activité (par exemple, la technologie, les ventes et les opérations), des chargés de recherche dédiés, des coordinateurs du recrutement, des équipes chargées de la marque employeur et des analystes de données. Il peut y avoir des responsables régionaux ou départementaux du recrutement, ainsi qu’une équipe dédiée aux opérations de recrutement, chargée de superviser les processus, la conformité et le reporting. La marque employeur et la stratégie d’acquisition des talents peuvent constituer des services distincts.
• Caractéristiques : Une forte complexité, avec un accent mis sur l’efficacité et la capacité à gérer les volumes, ainsi que des processus bien définis et des outils tels que les systèmes ATS et CRM pour gérer le volume de candidats et d’offres d’emploi.

Définir les indicateurs et les KPI

Ce qui est mesuré est géré. Voici quelques indicateurs du recrutement et KPI couramment utilisés par les équipes de recrutement pour identifier les problèmes et améliorer le processus.

1. Délai de recrutement/délai de pourvoi

• Définition :
  • Délai de recrutement désigne le nombre de jours entre le moment où un candidat entre dans le processus (par exemple, en soumettant une candidature) et celui où il accepte l’offre d’emploi.
  • Délai de pourvoi correspond au nombre total de jours entre la publication d’une offre d’emploi et l’embauche d’un candidat.
• Importance : Ces indicateurs mesurent l’efficacité du processus de recrutement. Un délai de recrutement ou de pourvoi plus court indique un placement plus rapide, ce qui peut éviter les baisses de productivité et réduire les coûts de recrutement.

2. Qualité du recrutement

• Définition : Un indicateur qui évalue la valeur ajoutée d’une nouvelle recrue pour l’organisation, souvent sur la base des évaluations de performance, des taux de rétention et de la rapidité avec laquelle elle atteint les étapes clés.
• Importance : Il s’agit d’un indicateur clé de l’efficacité du recrutement, qui mesure la contribution des nouvelles recrues à la réussite de l’entreprise.

3. Nombre de candidats

• Définition : Le nombre total de candidats qui postulent à un poste donné ou à l’ensemble des postes ouverts.
• Importance : Cet indicateur permet d’évaluer la portée et l’attractivité des offres d’emploi, ainsi que l’efficacité des canaux de recherche. Un nombre élevé de candidats peut indiquer une bonne image de marque employeur et une communication efficace, mais il est également important de trouver un équilibre entre quantité et qualité.

4. Nombre d’entretiens

• Définition : Le nombre d’entretiens réalisés pour chaque poste ouvert, de la présélection aux entretiens finaux.
• Importance : Le suivi de cet indicateur permet de comprendre l’efficacité du processus d’entretien. Si trop d’entretiens sont nécessaires, cela peut indiquer un processus excessivement complexe ou des difficultés à identifier le bon candidat. Il peut également révéler d’éventuels goulots d’étranglement.

5. Taux de conversion

• Définition : Le pourcentage de candidats qui passent d’une étape du processus de recrutement à la suivante, par exemple de la présélection aux entretiens ou des entretiens aux offres.
• Importance : Cet indicateur aide les recruteurs à identifier à quel moment les candidats abandonnent dans le processus de recrutement. Des taux d’abandon élevés à une étape donnée peuvent indiquer des problèmes liés à l’adéquation du candidat, à la clarté de la description du poste ou aux processus d’entretien.

6. Qualité de la source

• Définition : Cet indicateur mesure l’efficacité des différents canaux de recrutement (par exemple, les sites d’emploi, les recommandations et LinkedIn) pour attirer des candidats de qualité. Il évalue les sources des recrutements réussis et suit leurs performances ou leur ancienneté au sein de l’entreprise.
• Importance : Comprendre quelles sources produisent les meilleurs candidats aide à optimiser les efforts de recherche, en permettant aux recruteurs de se concentrer sur les canaux les plus efficaces et de réduire les coûts ainsi que le délai de recrutement.

7. Coût par recrutement

• Définition : Le coût total associé au recrutement d’un nouvel employé, comprenant la publicité, les frais d’agence de recrutement, les salaires des recruteurs, les vérifications des antécédents et toutes les autres dépenses liées au recrutement, divisé par le nombre de recrutements effectués.
• Importance : Cet indicateur aide les entreprises à gérer et à optimiser leur budget de recrutement. Réduire le coût par recrutement tout en maintenant ou en améliorant la qualité des recrutements est un objectif courant en matière de recrutement.

8. Satisfaction des candidats

• Définition : Une mesure du degré de satisfaction des candidats à l’égard du processus de recrutement, souvent recueillie au moyen d’enquêtes réalisées après l’entretien ou après la prise de décision concernant le recrutement.
• Importance : La satisfaction des candidats reflète l’expérience globale des candidats et a une incidence sur la marque employeur. Des taux de satisfaction élevés peuvent attirer davantage de talents de premier plan, même si le candidat n’obtient pas le poste, car il peut recommander votre entreprise ou postuler de nouveau à l’avenir.

Externalisation du processus de recrutement 

Parfois, les organisations choisissent d’externaliser certaines parties du processus de recrutement, principalement la recherche de candidats. En ce qui concerne l’externalisation du recrutement, plusieurs options permettent de répondre à la plupart des besoins :

RPO à la demande (externalisation du processus de recrutement)

• Définition : Le RPO à la demande fournit un soutien flexible et ponctuel en matière de recrutement, qui peut être sollicité selon les besoins. Il est idéal pour gérer des pics de recrutement spécifiques, comme un besoin temporaire de recruteurs supplémentaires pendant une période de recrutements saisonniers ou pour un projet particulier.
• Fonctionnement : Une entreprise s’associe à un prestataire de RPO afin de renforcer ses efforts de recrutement internes lorsqu’une aide supplémentaire est nécessaire. Le prestataire peut fournir des recruteurs, des spécialistes de la recherche de candidats ou même utiliser ses technologies et ses outils pour soutenir le recrutement de l’entreprise pendant une durée limitée.
• Avantages :
  • Une capacité d’adaptation et une flexibilité permettant de répondre aux besoins soudains en matière de recrutement sans engagement à long terme.
  • Un bon rapport coût-efficacité, car les services ne sont sollicités que lorsque cela est nécessaire.
  • Un recrutement plus rapide sans devoir augmenter de façon permanente l’équipe de recrutement interne.
• Idéal pour : Les entreprises confrontées à des pics de recrutement occasionnels, à des besoins liés à des projets ou disposant de ressources internes limitées en matière de recrutement.

RPO basé sur un groupe fonctionnel

• Définition : Le RPO basé sur un groupe fonctionnel consiste à externaliser le recrutement pour un service, une fonction professionnelle ou une unité opérationnelle spécifique de l’entreprise (par exemple, l’informatique, les ventes, le marketing, etc.). Il s’agit d’une approche ciblée de l’externalisation pour certains postes ou groupes de postes.
• Fonctionnement : Le prestataire de RPO prend en charge le recrutement pour une fonction ou une équipe spécifique au sein de l’organisation. Il gère tout le processus, de la recherche de candidats, des entretiens et de l’intégration à la marque employeur pour cette fonction. L’équipe des ressources humaines interne s’occupe des autres domaines, tandis que le prestataire de RPO devient une extension de l’équipe d’acquisition des talents de l’entreprise pour ce groupe spécifique.
• Avantages :
  • Une expertise spécialisée dans le recrutement pour certaines fonctions, permettant d’attirer des candidats de meilleure qualité.
  • Permet aux recruteurs internes de se concentrer sur d’autres domaines de l’entreprise.
  • Une solution évolutive et adaptable aux besoins d’un service ou d’une division spécifique.
• Idéal pour : Les organisations qui ont besoin d’un soutien spécialisé en matière de recrutement dans des domaines nécessitant une expertise pointue, ou qui connaissent une demande accrue, notamment pour des postes techniques ou commerciaux.

3. RPO complet

• Définition : Le RPO complet consiste, pour un prestataire de services RH externe, à prendre en charge l'intégralité du processus de recrutement d'une organisation. Cela comprend tout, de la recherche de talents à l'intégration, en passant par la présélection, les entretiens et la gestion des offres, ainsi que la stratégie de gestion des talents et la marque employeur.
• Fonctionnement : Le prestataire RPO s'intègre pleinement à l'organisation et utilise souvent la marque et les outils de l'entreprise pour gérer toutes les opérations de recrutement. Il devient un partenaire stratégique à long terme, prenant en charge toutes les activités d'acquisition de talents dans l'ensemble de l'entreprise. Cela implique souvent l'utilisation de technologies avancées, de l'analyse des données de recrutement et de stratégies de marque employeur.
• Avantages :
  • Un accompagnement complet du recrutement, qui permet aux équipes RH internes de se concentrer sur d'autres domaines.
  • Une expertise dans la gestion des recrutements à grande échelle et de la stratégie d'acquisition de talents.
  • L'accès à des outils et technologies avancés, ainsi qu'à des informations sur le marché.
  • La possibilité d'améliorer la qualité des recrutements, de réduire le délai de recrutement et d'optimiser globalement les processus de recrutement.
• Idéal pour : Les grandes organisations ayant d'importants besoins de recrutement, les entreprises en forte croissance ou celles qui souhaitent optimiser et externaliser entièrement leur processus de recrutement.

Les options de RPO comprennent les sociétés spécialisées dans le RPO, les organisations professionnelles d'employeurs ou, notamment pour les recrutements internationaux, un employeur officiel.

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FAQ sur l'équipe de recrutement

Quel est le rôle d'une équipe de recrutement ?

Quelle est la taille idéale d'une équipe de recrutement ?

Qu'est-ce que l'externalisation du processus de recrutement ?