5 étapes simples pour gérer un employé sous-performant

• Qualité du travail insuffisante
• Incapacité à atteindre les objectifs ou à respecter les délais
• Conflits interpersonnels persistants
• Mauvaise gestion du temps
• Absentéisme ou retards excessifs
• Insoumission.

Pour remédier efficacement aux performances insuffisantes, il faut adopter des méthodes d’amélioration des performances claires afin de guider les employés vers l’amélioration et de tirer le meilleur parti de vos outils de gestion des performances. Lorsqu’un membre de l’équipe affiche de mauvaises performances dans un domaine de son travail, vous pouvez :

1. Ignorer le problème : faire l’autruche et espérer que les mauvaises performances se corrigent miraculeusement d’elles-mêmes.
2. Licencier l’employé : mettre fin à l’emploi de votre collaborateur et embaucher quelqu’un d’autre.
3. Faire le travail de l’employé à sa place : intervenir et prendre en charge les aspects de son travail dans lesquels ses performances sont insuffisantes.
4. L’affecter à un autre poste : ses performances sont insuffisantes dans son poste actuel, mais il pourrait peut-être faire mieux dans un autre.
5. Corriger le problème de performance : mettre en place un processus structuré d’amélioration des performances, qui peut inclure une formation et un perfectionnement supplémentaires.

Bien que cet article se concentre sur l’option « 5 » ci-dessus, généralement parce qu’il s’agit de la meilleure option à envisager en premier, ce n’est pas toujours la bonne solution.

Pourquoi il est important de remédier aux mauvaises performances

Gérer les problèmes avec les membres difficiles de l’équipe est essentiel lorsque l’on cherche à remédier aux performances insuffisantes et à les améliorer sur le lieu de travail. Pour choisir l’une des options présentées ci-dessus, tenez compte des éléments suivants :

• Coûts du turnover des employés : selon Benefit News, une seule démission peut coûter à une entreprise jusqu’à un tiers du salaire annuel de l’employé. Les deux tiers de ce coût peuvent provenir d’éléments tels que la baisse de productivité et la formation d’une nouvelle personne, tandis que le tiers restant correspond à des coûts « directs » comme le recrutement.
• Impact sur le moral de l’équipe : à moins que l’employé dont les performances sont insuffisantes ne travaille en vase clos, il est probable que ses collègues soient affectés négativement d’une manière ou d’une autre par ses performances. Cela apparaîtra également dans les évaluations des performances de l’équipe . Ignorer le problème ou faire le travail à sa place n’envoie pas le bon message au reste de votre équipe et ne permet pas d’instaurer une culture de la haute performance.
• Respect des employés : licencier quelqu’un peut parfois sembler être la solution la plus simple, mais si vous « dégainer trop vite », en particulier lorsqu’il s’agit d’un problème qui pourrait être corrigé avec un peu d’effort, votre équipe pourrait y voir un manque de respect envers les personnes dont vous êtes responsable, ce qui peut fragiliser le sentiment de sécurité psychologique.
• Coûts de la correction des performances : parfois, amener un employé dont les performances sont insuffisantes à améliorer ses résultats peut tout simplement être trop coûteux, trop chronophage ou impossible pour d’autres raisons. Dans ces cas, vous devrez peut-être prendre la décision difficile de laisser partir quelqu’un ou de l’affecter à un autre poste.

Les managers s’appuient sur un ensemble d’outils de gestion des dossiers RH et de logiciels spécifiquement consacrés à la gestion des performances pour suivre les progrès réalisés dans le cadre des plans d’amélioration des performances destinés aux employés en difficulté.

Désormais, la gestion des performances en temps réel, qui exploite au mieux les outils d’analyse alimentés par l’IA, pourrait réduire les erreurs dans la prise de décision des dirigeants et empêcher que les problèmes de performance ne deviennent problématiques.

Comment savoir quand un employé affiche des performances insuffisantes

Dans le cas de mes retards habituels, le problème est devenu évident pour mon responsable lorsque je suis finalement arrivé en retard à une réunion importante. Cependant, ce n’est pas toujours aussi évident. 

Je me souviens avoir travaillé avec un membre de l’équipe, un responsable, dont je pensais qu’il donnait de bons résultats. Il atteignait ses objectifs de performance, j’avais reçu des retours positifs d’autres responsables et les clients l’appréciaient. 

Cependant, lorsque j’ai parlé aux personnes qui lui rendaient compte, j’ai appris qu’il y avait des problèmes. Cela m’a incité à entamer une procédure d’amélioration des performances.

La mise en œuvre des OKR pour les ressources humaines contribue à créer des plans de performance structurés pour remédier aux performances insuffisantes des employés.

Voici quelques-uns des nombreux systèmes de contrôles et de contrepoids que vous pouvez mettre en place afin d’être alerté rapidement en cas de problèmes de performance réels ou potentiels.

1. Établissez des objectifs SMART ou des OKR : ceux-ci fournissent une base solide que vous et le membre de votre équipe pouvez utiliser pour vérifier les progrès accomplis. Par exemple, si vous convenez tous les deux d’un objectif consistant à « réaliser 10 000 $ de ventes hebdomadaires » et que votre employé ne conclut des ventes qu’à hauteur de 5 000 $ par semaine, cela peut indiquer une performance insuffisante. 
2. Points de suivi réguliers et entretiens individuels : qu’ils soient virtuels ou en présentiel, les entretiens individuels sont essentiels pour évaluer les performances d’un employé. Vous pouvez faire le point avec votre employé, l’écouter parler de ce sur quoi il travaille, vous renseigner sur ses progrès par rapport à ses objectifs et comprendre les problèmes qui peuvent affecter ses performances.
3. Systèmes de retour d’information des employés : j’ai appris que les performances de mon équipier étaient insuffisantes lors de réunions avec les collaborateurs de son équipe sans la présence de leur responsable direct. Les enquêtes auprès des employés, les évaluations des performances à 360 degrés et les conversations informelles avec les collègues de votre employé sont également des méthodes de retour d’information utiles, qui peuvent vous alerter sur d’éventuels problèmes de performance.
4. Retour d’information des parties prenantes externes : en plus des retours des employés, il est important d’obtenir l’avis de personnes extérieures à l’organisation, telles que les clients, les partenaires et les fournisseurs. Les données issues d’éléments tels que les avis clients, les scores de recommandation nets et les enquêtes de satisfaction peuvent souvent fournir des informations précieuses sur la manière d’améliorer les performances d’un individu.
5. Logiciels de gestion des performances : la plupart des contrôles que j’ai mentionnés ci-dessus peuvent être mis en œuvre à l’aide d’un bon logiciel de gestion des performances. Cela vous permet de recueillir des données sur les performances individuelles, de l’équipe et de l’organisation. De nombreux logiciels proposent également des outils d’analyse des données, de création de rapports et d’automatisation pour simplifier les choses.
6. Évaluations de la productivité : évaluez l’efficience et l’efficacité des employés dans l’accomplissement des tâches et l’atteinte des objectifs dans un délai donné. Le suivi de ces éléments et les retours à leur sujet permettent d’identifier les points forts, les domaines à améliorer et les possibilités d’améliorer les performances globales.

Méthodes avancées de mesure des performances

Améliorer l’objectivité des évaluations des employés permettra de garantir des évaluations des performances justes et précises, ainsi qu’une meilleure acceptation des retours par les employés. Deux méthodes largement utilisées qui améliorent l’objectivité des évaluations sont l’échelle d’évaluation fondée sur les comportements (BARS) et les centres d’évaluation.

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BARS

La méthode BARS associe des évaluations quantitatives à des descriptions qualitatives de comportements spécifiques, offrant ainsi un cadre plus objectif pour évaluer les performances.

Au lieu de s’appuyer sur des critères vagues ou subjectifs, la méthode BARS définit les comportements clés associés aux différents niveaux de performance. Par exemple, un poste dans le service client peut inclure des comportements tels que « résoudre efficacement les réclamations des clients », évalués sur une échelle allant d’insatisfaisant à exceptionnel.

Cette méthode garantit que les évaluations reposent sur des comportements observables et pertinents pour le poste, réduisant ainsi les biais et l’interprétation personnelle.

Centres d’évaluation

Cette approche évalue les employés de manière globale en les plaçant dans des situations simulées liées à leur poste. Ces simulations peuvent inclure :

• Jeux de rôle
• Exercices de résolution de problèmes
• Tâches de groupe conçues pour évaluer des compétences telles que le leadership, la communication et la prise de décision.

Plusieurs évaluateurs observent et notent ces activités, ce qui contribue à réduire les biais individuels des évaluateurs. L’utilisation d’exercices variés et d’une équipe d’évaluateurs permet une évaluation plus objective des compétences d’un employé, en particulier dans les fonctions complexes où les évaluations fondées sur une seule méthode peuvent montrer leurs limites.

Les BARS et les centres d’évaluation proposent tous deux des approches structurées de l’évaluation fondées sur les comportements, réduisant les biais subjectifs et offrant aux employés des retours plus clairs et plus exploitables.

Conformité juridique et RH dans la gestion des performances

Du point de vue de la conformité, votre objectif est d’aligner les étapes de la gestion des performances sur les politiques RH tout en impliquant votre équipe juridique. Cela vous aidera à créer des processus transparents et à renforcer votre légitimité dans la gestion de ces situations.

Création d’un PIP et collaboration avec les RH

Personne n’aime concevoir ou mettre en œuvre un plan d’amélioration des performances (PIP). Trop souvent, ils ne fonctionnent pas ou sont perçus par les employés comme un prélude au licenciement.

Il ne doit pas nécessairement en être ainsi si vous améliorez continuellement votre approche de la gestion des performances.

Dans le cas d’un PIP, sa création devrait être le fruit d’une collaboration entre le responsable, les représentants des RH et l’équipe juridique. Cette collaboration garantit que le PIP respecte le droit du travail et les politiques de l’entreprise tout en préservant l’équité.

Les RH peuvent contribuer à structurer le plan avec des objectifs clairs et réalisables, tandis que l’équipe juridique veille à ce qu’aucune action ne puisse être interprétée comme discriminatoire ou injuste, réduisant ainsi le risque de contestations juridiques.

Documentation des retours et de la conformité

Une documentation adéquate est un élément essentiel de la conformité. Les responsables doivent documenter méticuleusement toutes les discussions relatives aux retours, les évaluations des performances et les mesures prises pour remédier aux performances insuffisantes.

Ces documents aident non seulement les employés à comprendre leurs progrès, mais servent également de protection juridique en cas de litige.

5 étapes à suivre pour corriger les performances

L’un de vos systèmes d’alerte précoce vous a aidé à identifier un problème de performance chez l’un de vos employés, et vous avez décidé d’essayer de le résoudre. Très bien, mais que faire maintenant ?

Les mesures à prendre varieront légèrement selon la nature exacte du problème de performance, mais celles décrites ci-dessous s’appliqueront à la plupart des situations où un seul aspect des performances d’un employé pose problème (par exemple, les retards). 

Dans le cas rare où ses performances sont insuffisantes dans tous les domaines, il peut être utile d’envisager de faire évoluer l’employé vers un autre poste ou de le faire quitter complètement l’organisation.

Étape n° 1 : vérifiez les faits et effectuez des recherches

Avant de parler avec l’employé, effectuez des recherches approfondies afin de comprendre la cause profonde du problème de performance. Examinez des indicateurs objectifs tels que les réclamations des clients, les retours des collègues et les livrables individuels afin de déterminer si le problème vient du travail de l’employé ou de facteurs externes, comme des membres de l’équipe dont les performances sont insuffisantes ou des attentes irréalistes.

Une analyse des causes profondes peut aider à révéler les problèmes sous-jacents et à vous assurer que vous disposez d’une vision complète avant d’entamer toute discussion. Vous découvrirez peut-être que l’employé rencontre des difficultés dans un autre domaine de sa vie et qu’il aurait besoin du soutien de l’organisation plutôt que d’une critique.

De petites attentions, comme effectuer régulièrement des points de suivi et fournir des ressources, peuvent grandement contribuer à éviter que ces problèmes n’aient un impact sur les performances.

Étape n° 2 : réévaluez vos normes de performance

Prenez le temps de réévaluer si vos normes de performance sont raisonnables et claires. Si vos attentes sont irréalistes ou mal communiquées, il peut davantage s’agir d’un problème de management que d’un problème lié à l’employé.

Avant de parler avec votre employé dont les performances sont insuffisantes, examinez attentivement vos attentes concernant ses performances et posez-vous les questions suivantes :

• Mes normes de performance ont-elles récemment changé, par exemple en devenant plus élevées ?
• Mon employé a-t-il déjà atteint ces normes depuis leur mise en place ?
• D’autres membres de l’équipe ont-ils été capables d’atteindre les mêmes normes ?
• Ai-je ajouté de nouvelles responsabilités qui pourraient nuire à ses performances   
• Ai-je fourni aux membres de mon équipe toute la formation et les ressources dont ils ont besoin pour répondre à mes attentes ?

Étape n° 3 : menez une discussion sur la gestion des performances

Une fois vos recherches effectuées, vos attentes en matière de performance examinées et après vous être raisonnablement assuré qu’il existe bien un écart de performance légitime, il est temps d’en parler avec votre collaborateur. 

D’après mon expérience, les discussions sur la performance sont un art. Il n’existe pas de recette pour en mener une, puisque chaque problème est différent et que chacun reçoit les commentaires différemment.

Il existe toutefois quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à mener de meilleures évaluations de performance. Tout d’abord, organisez la conversation en présence des RH, avec le manager pour la diriger. Cela contribuera à la transparence et à la supervision, tout en fournissant un accompagnement afin que votre PIP soit conforme aux politiques des RH.

En plus de ces pratiques, essayez ce qui suit :

1. Soyez concis : ne tournez pas autour du pot ; expliquez directement, de la manière la plus concise et factuelle possible, quel est le problème selon vous, et précisez que l’objectif de la réunion est de recueillir son point de vue et d’élaborer un plan d’action.
2. Soyez clair : il se peut qu’il n’atteigne pas les standards de performance simplement parce qu’il ne comprend pas pourquoi ils sont importants ni comment ils affectent son équipe ou l’organisation.
3. Soyez honnête : vous pouvez lui dire que ses mauvaises performances vous déçoivent, vous embarrassent, voire vous mettent en colère. De même, si le problème est si grave qu’il risque d’être licencié, il doit également le savoir.
4. Soyez respectueux : l’honnêteté ne justifie jamais d’être impoli ou humiliant envers un collaborateur. Il est bon de communiquer des messages difficiles, à condition de le faire calmement et avec respect.
5. Faites preuve d’empathie : essayez d’imaginer comment la conversation se déroule de son point de vue. Est-ce une grande surprise pour lui ? Se sent-il dépassé ou anxieux ? Est-il confronté à des problèmes personnels ?
6. Soyez curieux : veillez à solliciter ses réflexions et ses opinions, et posez de nombreuses questions ouvertes. Cela vous aidera à avoir une vision globale, à lui faire comprendre qu’il y a un problème (s’il est sur la défensive ou dans le refus) et à l’impliquer dans la solution. Par exemple :

• Que pensez-vous de votre progression vers les étapes clés de votre projet ?
• Quel soutien l’équipe d’ingénierie vous apporte-t-elle pour développer cette nouvelle fonctionnalité ?
• Pourquoi pensez-vous que nous n’avons pas respecté le délai fixé par ce client ?

7. Soyez aidant : expliquez-lui comment vous êtes prêt à le soutenir, que ce soit par une formation et un développement supplémentaires, des changements dans son poste ou simplement un soutien émotionnel.

Évaluez le déroulement de la discussion sur la performance avant de décider de passer directement à l’étape suivante, qui consiste à élaborer le plan d’amélioration de la performance, ou de la reporter à une réunion ultérieure. 

Grâce aux bons outils d’évaluation de la performance, les managers peuvent fournir des conseils fondés sur les données afin d’aider les collaborateurs à progresser.

Dans certains cas, votre collaborateur peut être émotif et ne pas être dans le bon état d’esprit pour discuter d’un plan d’action, ou le problème peut être plus complexe et nécessiter un travail approfondi pour être clarifié.

Étape 4 : Élaborer un plan d’amélioration de la performance

Une fois que vous et le collaborateur êtes d’accord sur l’existence d’un problème de performance et que vous êtes tous deux déterminés à le résoudre, il est temps de mettre en place un plan d’amélioration de la performance. Celui-ci comprend généralement :

• Description du standard de performance : décrivez les aspects de la performance du collaborateur sur lesquels il travaille, par exemple l’atteinte des objectifs de vente, la communication avec les collègues, etc., ainsi que le standard précis qu’il cherche à atteindre, par exemple des ventes hebdomadaires de $XX.
• Plan d’action avec des objectifs SMART : détaillez les petites étapes précises que le collaborateur peut suivre pour atteindre le standard de performance que vous avez défini, par exemple suivre une formation à la vente stratégique avant la date XX, contacter YY prospects sur LinkedIn avant la date ZZ, etc.
• Période d’évaluation : définissez le délai dont dispose le collaborateur pour améliorer sa performance et la fréquence de vos points de suivi. Les plans durent généralement de 1 à 6 mois, selon le problème de performance.

Enfin, présentez toutes les ressources disponibles, telles que les programmes de formation ou le mentorat, qui peuvent accompagner son développement. Il est essentiel de définir la période d’évaluation et d’expliquer l’importance du standard de performance ainsi que les conséquences potentielles en cas d’absence d’amélioration.

Étape 5 : Suivre les progrès et reconnaître les résultats

Une fois que tout est clair et que votre plan d’amélioration de la performance est en place, il est temps de soutenir votre collaborateur dans sa mise en œuvre.

Une part essentielle de cette mise en œuvre consiste à lui fournir régulièrement des retours afin de lui indiquer s’il est sur la bonne voie (ou non).

Un élément essentiel de cette mise en œuvre consiste à suivre les bonnes pratiques de gestion des performances, notamment en fournissant régulièrement des retours sur le fait qu’ils sont sur la bonne voie (ou non). Les outils de suivi des performances peuvent être extrêmement utiles à cet égard pour favoriser des retours en temps réel sur les performances.

Organisez régulièrement des points individuels sur leurs progrès et, dans la mesure du possible, reconnaissez et récompensez les résultats positifs. Vous pouvez également utiliser ces points pour réajuster le cap, les aider à surmonter les obstacles qui entravent leurs progrès et modifier le plan si nécessaire.

Pratiques de communication pour instaurer la confiance

Cela peut sembler évident, mais il est utile de le rappeler. Une communication ouverte et efficace constitue un élément important de la gestion d’un employé dont les performances sont insuffisantes. Elle favorise la confiance et garantit la sécurité psychologique, tout en contribuant à maintenir la transparence et à aborder les retours avec empathie.

Voici quelques éléments à garder à l’esprit :

Fréquence de la communication

Des points réguliers offrent des occasions d’échange qui permettent aux managers de fournir des retours en temps utile, de répondre aux préoccupations et de donner des conseils.

Une communication régulière évite les malentendus et rassure l’employé sur le fait que ses progrès sont suivis avec équité et attention.

Formuler les retours comme un levier de progression

Présenter les retours comme une occasion de développement professionnel plutôt que comme une simple critique peut considérablement renforcer le moral d’un employé et son engagement à s’améliorer.

Lorsque les managers présentent les retours comme un outil de progression, l’attention se déplace des erreurs passées vers le potentiel futur. Cet état d’esprit axé sur la progression aide les employés à considérer le processus comme un moyen de développer leurs compétences et leur carrière, plutôt que comme une simple réaction à des performances insuffisantes.

En soulignant que l’objectif est une amélioration à long terme, les managers peuvent encourager une attitude plus positive et proactive face aux problèmes de performance.

Un dernier conseil

Si vous êtes arrivé jusqu’ici, félicitations ! En guise de petite marque de reconnaissance, permettez-moi de vous donner un dernier conseil que j’ai toujours gardé à l’esprit lorsqu’il s’agit de gérer des employés dont les performances sont insuffisantes : présumez toujours que leurs intentions sont positives. 

D’après mon expérience, la plupart des gens veulent bien faire leur travail et sont fiers d’un travail bien réalisé.

Personne n’aime avoir le sentiment ou savoir qu’il fait du mauvais travail. Ainsi, jusqu’à ce que vous sachiez le contraire, partez du principe que votre collaborateur voudra améliorer ses performances autant que vous. Cela peut ouvrir la voie à une excellente collaboration et permettre de remettre les choses sur la bonne voie.

Comme toujours, je vous souhaite bonne chance et vous invite à vous abonner à la newsletter de People Managing People pour recevoir régulièrement des articles et des ressources rédigés par des experts afin de vous accompagner dans votre parcours de leadership.