10 étapes pour améliorer l’expérience de départ de vos employés
Le départ d’un employé est toujours une délicate chorégraphie.
Quelle que soit la position de l’employé quittant l’entreprise, sa démission déclenchera une série d’étapes logistiques qui devront être accomplies avant son dernier jour.
Dans cet article, je vous guiderai étape par étape à travers le processus de départ d’un employé et vous fournirai une liste de contrôle que vous pourrez personnaliser pour votre propre organisation.
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Qu’est-ce que le départ d’un employé ?
Le départ d’un employé est le processus officiel de séparation d’un employé de votre organisation. Dans la plupart des cas, le processus commence lorsqu’un employé a remis une lettre de démission. Mais ce n’est pas toujours le cas. La retraite peut également déclencher un processus de départ, tout comme les licenciements ou les suppressions de postes.
Je détaillerai chacune de ces étapes plus bas, mais les principaux éléments d’un processus de départ bien conçu devraient inclure les points suivants :
- Informer les principales parties prenantes des ressources humaines, de l’informatique, des opérations, du service juridique, de la paie et de la direction
- Informer avec discrétion le supérieur direct et les collègues de l’employé partant
- Élaborer un plan de transition et réattribuer les responsabilités
- Veiller à ce que le transfert des connaissances aux autres membres de l’équipe se déroule sans difficulté
- Mener un entretien de départ afin de recueillir des commentaires honnêtes
- Récupérer tout équipement appartenant à l’entreprise
- Désactiver l’accès de l’employé aux actifs et aux technologies de l’entreprise.
Pourquoi le départ d’un employé est-il important ?
Il est important de s’intéresser à l’expérience de départ d’un employé pour plusieurs raisons essentielles. Celles-ci comprennent notamment :
- C’est l’occasion de recueillir des commentaires, d’identifier d’éventuels problèmes à résoudre, de corriger les failles informatiques et de s’assurer qu’il ne reste aucun détail en suspens.
- Les employés peuvent tourner la page de leur expérience au sein de l’entreprise, transmettre leurs connaissances aux employés restants et quitter l’entreprise en bons termes.
- En veillant à ce que les employés partants aient la possibilité de donner leur avis et en facilitant une transition harmonieuse de leurs responsabilités vers d’autres personnes, ils quitteront l’entreprise avec une dernière impression plus professionnelle.
- Il en résulte qu’ils seront davantage susceptibles de recommander votre entreprise comme un bon endroit où travailler.
- Cela contribue également à garder la porte ouverte à la réembauche des employés boomerang—des employés qui quittent l’entreprise pour travailler ailleurs, avant d’y revenir quelques années plus tard.
Départ d’un employé et intégration
L’intégration et le départ sont deux processus essentiels du cycle de vie d’un employé, chacun ayant un objectif distinct. Alors que l’intégration consiste à intégrer les nouveaux employés à l’entreprise, le départ est le processus qui consiste à séparer officiellement un employé de l’organisation.
Intégration : accueil et intégration
L’intégration est la phase initiale d’intégration d’un nouvel employé au sein de l’organisation. Elle vise à aider les nouvelles recrues à comprendre la culture de l’entreprise, à s’aligner sur ses objectifs et à acquérir les outils et les connaissances nécessaires pour exercer efficacement leurs fonctions.
Imaginez un nouveau responsable marketing qui rejoint une entreprise technologique. Lors de son intégration, il reçoit une formation sur les produits de l’entreprise, rencontre les membres de son équipe et est informé des projets en cours.
On lui présente également les politiques, les valeurs et les attentes de l’entreprise.
Départ : départ officiel et transition
Imaginons maintenant un employé qui décide de partir pour saisir une nouvelle opportunité. Lors de son départ, il transmet ses projets, restitue tout l’équipement de l’entreprise et explique les raisons de son départ ainsi que ce qui aurait pu l’empêcher de partir lors d’un entretien de départ. Ce processus aide l’entreprise à comprendre les domaines à améliorer et garantit une transmission harmonieuse des responsabilités.
Le départ vise à maintenir une relation positive avec les employés partants et à garantir la conformité et la sécurité.
Ce processus aide également l’entreprise à comprendre les domaines à améliorer et garantit une transmission harmonieuse des responsabilités.
Dites adieu à vos employés de la bonne manière grâce à notre liste de contrôle gratuite pour la procédure de départ des employés.
Comment accompagner correctement le départ d’un employé
Suivez ces 10 étapes simples pour vous assurer que votre processus de départ des employés est mené de manière cohérente pour chaque départ.
1. Documenter la démission ou le licenciement
Pour officialiser une démission auprès des ressources humaines, il est important de demander une lettre de démission formelle indiquant que l’employé a décidé de démissionner volontairement de son poste.
La lettre doit également préciser :
- Le dernier jour d’emploi de l’employé
- S’il prévoit de travailler jusqu’à son dernier jour ou d’utiliser ses jours de congé restants.
Si un employé est licencié contre son gré, vous devrez le documenter au moyen d’une lettre officielle de licenciement.
Selon la nature de son licenciement, votre équipe des ressources humaines préparera la lettre en précisant :
- Si le licenciement est motivé ou non.
- Si des indemnités de départ ou d’autres avantages sont accessibles à l’employé licencié.
Les deux lettres de licenciement deviennent d’importants documents juridiques, car leur formulation déterminera si l’employé licencié pourra ou non bénéficier d’un soutien financier supplémentaire de la part du gouvernement, le cas échéant.
Vous pourriez simplifier les départs des employés en utilisant un logiciel de signature électronique afin de gérer les documents de départ de manière efficace et sécurisée.
2. Communiquer avec les principales parties prenantes
Une fois qu’un employé a officiellement démissionné, vous devez communiquer la nouvelle aux principales parties prenantes de votre entreprise.
Pour simplifier ce processus, je recommande de créer une liste de diffusion dédiée aux départs, qui inclut tous les contacts principaux des services suivants.
- Ressources humaines
- Informatique
- Opérations
- Paie
- Direction
- Collègues
- Responsable de l’employé
Ce qu’il faut absolument éviter, c’est de tenter de garder le départ de l’employé secret. Il est important de donner aux gens l’occasion de dire au revoir, tant pour eux-mêmes que pour l’employé qui part.
Cela permettra également de faciliter le transfert des connaissances et de limiter les risques de rumeurs.
3. Élaborer un plan de transition
L’élaboration d’un plan de transition devrait être la priorité absolue du responsable de l’employé qui part.
La première étape consiste à travailler avec l’employé pour dresser la liste de toutes ses responsabilités actuelles. Celle-ci doit inclure toutes les tâches hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, annuelles ou autres dont il est responsable.
Vous devrez ensuite déterminer qui peut être formé à plusieurs fonctions pour prendre en charge ces tâches, à court ou à long terme.
Le plan de transition doit notamment définir ce à quoi votre employé partant peut s’attendre et ce que vous aimeriez qu’il fasse au cours de ses derniers jours.
Un plan de transition est également une bonne occasion d’évaluer les autres membres de votre équipe qui pourraient être prêts à évoluer en interne grâce à un changement de poste, comme une promotion ou un changement horizontal de responsabilités.
Essayez de réattribuer les responsabilités en recherchant la meilleure adéquation possible, en fonction des compétences et de l’expérience.
Si vous avez une petite équipe, vous pouvez même demander individuellement à chaque membre quelles responsabilités l’intéressent et qu’il aimerait reprendre.
4. Commencer les activités de transfert des connaissances
Votre employé sur le départ devrait rencontrer fréquemment ses collègues afin d’expliquer les tâches et de les guider pas à pas dans les nouveaux processus. Il peut également contribuer en rédigeant des instructions qui serviront de documents de référence à l’avenir (c’est quelque chose que l’IA dans la gestion du départ des employés peut aider à réaliser) ou même en enregistrant des vidéos montrant comment effectuer les tâches clés du début à la fin.
Il est important de veiller à ce que l’employé sur le départ prévoie suffisamment de temps pour répondre aux questions des membres de l’équipe qui assument de nouvelles responsabilités.
Si le transfert des responsabilités est incertain ou temporaire, il est judicieux de former plusieurs employés à la réalisation des tâches concernées. Cela inclut le supérieur direct ou le chef d’équipe de l’employé s’il ne sait pas déjà quoi faire.
Si vous prévoyez d’embaucher un nouvel employé pour remplacer celui qui part, vous devriez insister pour obtenir autant de documentation écrite ou vidéo que possible.
5. Réaliser un entretien de départ
Les entretiens de départ offrent un aperçu précieux du roulement du personnel, car ils permettent de recueillir des commentaires honnêtes sur les raisons du départ des employés.
Ces commentaires peuvent aider les équipes des ressources humaines à repérer les tendances émergentes dans l’environnement de travail ou à générer de nouvelles idées de stratégies de fidélisation qui pourraient être mises en œuvre.
Un entretien de départ devrait toujours être réalisé par un membre de votre équipe des ressources humaines, et jamais par le supérieur direct de l’employé sur le départ.
Les commentaires doivent être traités de manière confidentielle et ne devraient généralement pas être communiqués aux autres membres de votre équipe des ressources humaines avant le dernier jour de l’employé.
6. Organiser un pot de départ ou une autre forme de reconnaissance
Il est habituel et professionnel d’offrir une forme de reconnaissance publique pour souligner les contributions de l’employé à l’entreprise avant son dernier jour.
Si la personne n’a été employée que pendant une courte période, un simple courriel de reconnaissance envoyé à toute l’entreprise peut suffire.
Vous pouvez trouver étrange d’offrir un cadeau à un employé sur le départ. Cependant, c’est un moyen simple d’améliorer son expérience de départ, et cela pourrait même l’amener à devenir un employé boomerang à l’avenir.
7. Récupérer le matériel de l’entreprise
Dans les grandes entreprises, cette étape incombe souvent au personnel informatique ou aux équipes opérationnelles. Les actions ne peuvent pas être réalisées avant le dernier jour, mais vous pouvez noter à l’avance le matériel de l’entreprise que l’employé sur le départ détient.
Cela est particulièrement important dans le contexte actuel des modalités de travail hybride, car les employés sont plus susceptibles de posséder des biens appartenant à l’entreprise, tels que :
- Ordinateurs portables
- Écrans
- Chaises de bureau
- Téléphones
- Cartes d’accès et badges d’identification
- Cartes de stationnement
- Cartes de crédit de l’entreprise
Pour les grandes entreprises comptant de nombreux employés qui arrivent et partent, vous pouvez envisager d’utiliser un système de suivi des actifs afin de faciliter cette partie du processus de départ.
8. Désactiver l’accès aux technologies de l’entreprise
La désactivation de l’accès au réseau et aux autres technologies devrait également être effectuée par votre personnel informatique ou vos équipes opérationnelles.
Veillez à avoir clairement indiqué à la fois à votre personnel informatique et à l’employé sur le départ à quel moment son accès sera coupé.
Veillez à informer votre personnel informatique ou vos équipes opérationnelles de toute modification du dernier jour de travail d’un employé.
Pour les employés licenciés ou congédiés involontairement, vous devrez désactiver immédiatement leur accès informatique afin d’éviter toute faille de sécurité causée par des employés mécontents.
9. Prendre des nouvelles des employés restants
Selon l’importance de l’employé qui vient de partir, vos autres employés peuvent être confrontés à de nouvelles difficultés liées à leur charge de travail.
Les responsables ou les chefs d’équipe devraient prendre le temps de s’entretenir individuellement avec chaque membre de l’équipe afin de savoir comment il va et s’il a besoin d’un soutien supplémentaire.
Les membres restants de l’équipe voudront également connaître le plan à long terme concernant le poste de l’ancien employé. Sera-t-il pourvu à nouveau, ou l’équipe restante devra-t-elle absorber toute la charge de travail de cette personne ?
Il est préférable d’être honnête lors de ces conversations et de ne pas simplement supposer que tout va bien.
10. Répondre aux commentaires issus de l’entretien de départ
Il ne sert à rien de demander des commentaires lors de l’entretien de départ si vous n’allez rien en faire.
Recherchez les mesures qui peuvent être prises immédiatement, ainsi que les thèmes qui pourraient être étudiés comme objectifs à plus long terme.
Par exemple, si un employé affirme que sa formation était insuffisante pour une certaine tâche, examinez immédiatement la possibilité de proposer cette formation supplémentaire aux membres restants de l’équipe.
En revanche, si un employé affirme qu’il part en raison d’un problème plus général, comme l’absence de perspectives d’évolution professionnelle, cela doit être signalé dans le cadre de discussions de niveau supérieur portant sur la manière dont les responsables peuvent améliorer davantage les objectifs de développement professionnel de leur équipe.
Bonnes pratiques pour gérer le départ des employés
Voici quelques bonnes pratiques pour mener efficacement le processus de départ des employés.
1. Mener des entretiens de départ approfondis
Il est important d’aborder ces entretiens de manière constructive, en encourageant une communication honnête et ouverte. Cela peut aider à identifier les domaines susceptibles d’être améliorés, à valoriser ce qui fonctionne bien et à maintenir une relation positive avec l’employé qui quitte l’entreprise.
À retenir : Les entretiens de départ sont l’occasion d’obtenir des commentaires honnêtes et de comprendre les raisons du départ d’un employé, ce qui peut contribuer de manière déterminante à l’amélioration de l’organisation.
2. Assurer une transition fluide des responsabilités
Il est essentiel de commencer ce processus bien avant le dernier jour de l’employé afin d’éviter toute perturbation du flux de travail. Une communication claire du plan de transition au reste de l’équipe est également importante pour gérer les attentes et maintenir la productivité.
À retenir : Une transition bien gérée des responsabilités contribue à assurer la continuité et à réduire l’impact du départ d’un employé sur les activités de l’organisation.
Préparer l’avenir
Le processus de départ d’un employé est une étape essentielle qui, lorsqu’elle est gérée avec soin et précision, peut être très bénéfique à la fois pour l’organisation et pour l’employé qui la quitte.
Points essentiels à retenir
Le départ d’un employé ne se résume pas à une série de tâches administratives. C’est l’occasion de clore un chapitre professionnel sur une note positive, de recueillir des informations précieuses et d’assurer la réussite et la sécurité continues de l’entreprise.
Bien que le départ d’un employé puisse sembler être une procédure simple, son impact est considérable. Un processus de départ efficace contribue à laisser une impression positive et durable aux employés qui quittent l’entreprise, ce qui peut ouvrir la voie à de futures collaborations ou même à leur retour en tant qu’anciens employés réintégrant l’entreprise.
En substance, un processus de départ bien exécuté est aussi important que l’intégration pour façonner l’expérience des employés et renforcer la marque employeur. Les équipes peuvent rendre ces deux transitions plus cohérentes grâce à un logiciel de gestion des transitions des employés qui aide à coordonner les flux de travail, les tâches et les transferts.
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