10 étapes pour améliorer votre expérience de départ des employés
Le départ d’un employé est toujours une opération délicate.
Quel que soit le poste occupé par l’employé quittant l’entreprise, sa démission déclenchera une série d’étapes logistiques à accomplir avant son dernier jour.
Dans cet article, je vais vous guider à travers le processus de départ d’un employé, étape par étape, et vous fournir une liste de vérification que vous pourrez personnaliser pour votre propre organisation.
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Qu'est-ce que le départ d’un employé ?
Le départ d’un employé est le processus formel de séparation d’un salarié avec votre organisation. Dans la plupart des cas, ce processus débute lorsque l’employé remet une lettre de démission. Mais ce n’est pas toujours le cas. Un départ à la retraite peut aussi déclencher une procédure de départ, tout comme un licenciement ou une mise à pied involontaire.
Je vais détailler chacun de ces points ci-dessous, mais les éléments essentiels d’un processus de départ bien conçu devraient inclure les points suivants :
- Informer les principaux intervenants des ressources humaines, de l’informatique, de l’exploitation, du service juridique, de la paie et de la direction générale
- Informer le supérieur direct de l’employé quittant et ses collègues avec discrétion
- Élaborer un plan de transition et réattribuer les responsabilités
- S’assurer que le transfert de connaissances vers les autres membres de l’équipe se fait en douceur
- Mener une entrevue de départ afin de recueillir des retours honnêtes
- Récupérer tout équipement appartenant à l’entreprise
- Désactiver les accès de l’employé aux actifs et outils technologiques de l’entreprise.
Pourquoi le processus de départ d’un employé est-il important ?
L’expérience de départ d’un employé est importante à traiter pour plusieurs raisons clés. Celles-ci incluent :
- C’est une occasion de recueillir du feedback, d’obtenir des informations sur d’éventuels problèmes à traiter, de boucler toute faille informatique et de veiller à ce qu’aucune question ne reste en suspens.
- Les employés peuvent clore leur passage dans l’entreprise, transmettre leurs connaissances au personnel restant et quitter l’entreprise dans de bonnes conditions.
- En veillant à ce que les employés partants aient l’occasion d’exprimer leurs retours et de faciliter une transmission fluide de leurs responsabilités, ils quitteront l’entreprise sur une note plus professionnelle.
- Il en résulte qu’ils seront plus enclins à recommander votre entreprise comme un bon environnement de travail.
- Cela permet également de garder la porte ouverte au réembauche des employés boomerang — ces anciens salariés qui quittent l’entreprise pour aller travailler ailleurs, puis y reviennent quelques années plus tard.
Processus de départ vs intégration d’un employé
L’intégration et le départ sont deux processus essentiels du cycle de vie d’un employé, chacun poursuivant un objectif distinct. Alors que l’intégration vise à intégrer de nouveaux employés dans l’entreprise, le départ constitue le processus de séparation formelle d’un salarié avec l’organisation.
Intégration : accueil et adaptation
L’intégration est la première étape d’accueil et d’adaptation d’un nouvel employé dans l’organisation. Elle consiste à lui faire découvrir la culture d’entreprise, à l’aligner sur les objectifs de la société et à lui fournir les outils et connaissances nécessaires à une prise de poste efficace.
Imaginez un nouveau responsable marketing rejoignant une entreprise technologique. Durant l’intégration, il reçoit une formation sur les produits de l’entreprise, fait la connaissance de ses collègues et prend connaissance des projets en cours.
On le guide également à travers les politiques, valeurs et attentes de la société.
Départ : séparation formelle et transition
Imaginons maintenant un employé qui décide de partir pour une nouvelle opportunité. Lors du départ, il transmet ses projets, restitue tout l’équipement de l’entreprise et partage, lors de l’entretien de départ, les raisons qui l’ont poussé à partir et ce qui aurait pu les convaincre de rester. Ce processus aide l’entreprise à identifier des axes d’amélioration et garantit une transmission fluide des responsabilités.
Le processus de départ vise à maintenir une relation positive avec les salariés quittant la société, tout en assurant la conformité et la sécurité.
Ce processus permet aussi à l’entreprise de cerner ses axes d’amélioration et garantit une passation fluide des responsabilités.
Dites au revoir à vos employés de la bonne manière grâce à notre liste de vérification gratuite pour le départ.
Comment bien gérer le départ d’un employé
Suivez ces 10 étapes simples pour garantir que votre processus de séparation d’employé soit mené de façon cohérente à chaque départ.
1. Documenter la démission ou le licenciement
Pour officialiser une démission à des fins RH, il est important de demander une lettre de démission formelle spécifiant la décision de l’employé de quitter volontairement son poste.
La lettre devrait également indiquer :
- Le dernier jour de travail de l’employé
- S’il compte travailler jusqu’à son dernier jour ou utiliser ses congés restants.
Si un salarié est licencié de manière involontaire, vous devrez le documenter avec une lettre de licenciement officielle.
Selon la raison de la rupture, votre équipe des ressources humaines préparera la lettre en précisant :
- Si le licenciement est justifié ou non.
- S’il existe des indemnités de départ ou d’autres avantages disponibles pour l’employé licencié.
Ces lettres de licenciement sont des documents juridiques importants. Leur formulation déterminera si l’employé peut bénéficier ou non d’un soutien financier supplémentaire de la part du gouvernement, le cas échéant.
Vous pouvez faciliter les départs en utilisant un logiciel de signature électronique pour gérer vos documents d’offboarding de façon efficace et sécurisée.
2. Communiquer avec les parties prenantes clés
Une fois la démission officialisée, vous devez annoncer le départ à tous les acteurs clés de votre entreprise.
Pour faciliter le processus, je recommande de créer une liste de diffusion d’offboarding regroupant tous les contacts essentiels des domaines suivants.
- RH
- Informatique
- Opérations
- Paie
- Haute direction
- Collègues
- Le manager de l’employé
Ce qu’il ne faut surtout pas faire, c’est essayer de garder le départ secret. Il est important de permettre à chacun de dire au revoir—autant pour eux que pour l’employé quittant l’entreprise.
Cela garantit également la possibilité de transmettre les connaissances et limite les risques de rumeurs.
3. Élaborer un plan de transition
L’élaboration d’un plan de transition doit être la priorité numéro un du responsable de l’employé quittant l’entreprise.
La première étape consiste à travailler avec l’employé pour dresser la liste de toutes ses responsabilités actuelles. Cela inclut toutes les tâches hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, annuelles ou autres dont il a la charge.
Il sera ensuite nécessaire de déterminer qui pourra être formé pour reprendre ces tâches, à court ou à long terme.
Le plan de transition doit aussi préciser les attentes : ce que l’employé quittant peut attendre, et ce que vous souhaitez qu’il fasse pendant ses derniers jours.
Un plan de transition offre également l’opportunité d’évaluer d’autres membres de l’équipe qui pourraient être prêts pour une évolution interne par le biais d’une promotion ou d’un changement latéral de responsabilités.
Tentez de réattribuer les responsabilités en recherchant la meilleure adéquation possible, en fonction des compétences et de l’expérience.
Si votre équipe est de petite taille, vous pouvez aussi demander individuellement à chaque membre celles qu’il souhaiterait reprendre.
4. Initier les activités de transfert de connaissances
L’employé sur le départ doit rencontrer régulièrement ses collègues pour expliquer les tâches et leur présenter pas à pas les nouveaux processus. Il peut également aider en rédigeant des instructions pour servir de documentation future (c’est d’ailleurs quelque chose que l’IA dans l’offboarding peut faciliter), ou même en enregistrant des vidéos illustrant la réalisation de tâches clés du début à la fin.
Il est important de s’assurer que l’employé laisse assez de temps pour les questions des membres de l’équipe qui reprendront de nouvelles responsabilités.
Si le transfert des responsabilités est fragile ou temporaire, il est judicieux de former plusieurs employés à l’accomplissement des différentes tâches. Cela inclut le superviseur direct ou le chef d’équipe de l’employé si ces derniers ne savent pas déjà quoi faire.
Si le plan est d’embaucher un nouvel employé pour remplacer la personne sur le départ, il est alors conseillé d’exiger autant de documentation écrite ou vidéo que possible.
5. Mener un entretien de départ
Les entretiens de départ offrent un aperçu précieux du roulement du personnel, car ils permettent de recueillir des retours sincères sur les raisons du départ des employés.
Ces retours peuvent aider les équipes RH à identifier des tendances émergentes dans l’environnement de travail ou à générer de nouvelles idées de stratégies de rétention à mettre en œuvre.
Un entretien de départ doit toujours être réalisé par un membre de votre équipe des ressources humaines, et jamais par le supérieur direct de l’employé partant.
Les retours doivent être traités de manière confidentielle et ne devraient généralement pas être partagés avec d’autres membres de l’équipe RH avant le tout dernier jour de l’employé.
6. Organiser un pot de départ ou une autre forme de reconnaissance
Il est de coutume et professionnel de prévoir une certaine reconnaissance publique des contributions de l’employé à l’entreprise avant son dernier jour.
Si la personne a été employée seulement pour une courte durée, un simple email de remerciements adressé à toute l’entreprise peut suffire.
Offrir un cadeau à un employé sur le départ peut vous sembler étrange. Cependant, c’est une démarche simple pour améliorer son expérience de départ et cela peut l’encourager à devenir un employé boomerang à l’avenir.
7. Récupérer le matériel de l’entreprise
Dans les grandes entreprises, cette étape revient souvent au personnel informatique ou aux équipes d’exploitation. Ces actions ne peuvent pas être finalisées avant le dernier jour de l’employé, mais vous pouvez recenser à l’avance tout équipement appartenant à l’entreprise que possède l’employé sur le départ.
Cela est particulièrement important à l’heure actuelle avec les dispositifs de travail hybride, où les employés sont plus susceptibles de détenir du matériel d’entreprise tel que :
- Ordinateurs portables
- Écrans
- Chaises de bureau
- Téléphones
- Badges d’accès et cartes d’identité
- Cartes de stationnement
- Cartes de crédit d’entreprise
Pour les grandes entreprises où de nombreux employés arrivent et partent, il peut être utile d’utiliser un système de suivi des actifs pour faciliter cette phase du processus de séparation.
8. Désactiver l'accès aux technologies de l’entreprise
La désactivation de l’accès au réseau et aux autres technologies doit également être gérée par vos équipes informatiques ou d’exploitation.
Assurez-vous d’avoir clairement communiqué à la fois à votre équipe informatique et à l’employé sur le départ la date à laquelle ses accès seront coupés.
Veillez à ce que votre personnel informatique ou vos équipes d’exploitation soient informés de tout changement concernant le dernier jour de travail de l’employé.
Pour les employés licenciés ou dont le contrat est rompu de façon involontaire, il est nécessaire de désactiver leurs accès informatiques immédiatement afin d’éviter tout risque de sécurité lié à des employés mécontents.
9. Prendre des nouvelles des employés restants
Selon l’importance de l’employé qui part, les autres membres de l’équipe peuvent être confrontés à de nouveaux défis concernant leur charge de travail.
Les managers ou les chefs d’équipe doivent prendre le temps de rencontrer chaque membre de l’équipe individuellement pour voir comment ils se sentent et s’ils ont besoin de soutien supplémentaire.
Les membres d’équipe restants voudront également connaître le plan à long terme concernant le poste de l’employé parti. Sera-t-il remplacé ou attend-on de l’équipe restante qu’elle prenne en charge toutes ses tâches ?
Il est important d’être honnête lors de ces échanges et de ne pas simplement supposer que tout va bien.
10. Prendre en compte les retours des entretiens de départ
Il ne sert à rien de solliciter des retours lors des entretiens de départ si vous n’en faites rien ensuite.
Repérez les actions à mener immédiatement ainsi que les points récurrents qui peuvent être explorés comme des objectifs à plus long terme.
Par exemple, si un employé a indiqué que sa formation était insuffisante pour une tâche précise, il faut envisager d’apporter dès que possible un complément de formation aux membres restants de l’équipe.
En revanche, si un employé indique qu’il part en raison d'un problème plus vaste, comme un manque de perspectives d’évolution de carrière personnelle, cela doit être signalé pour des discussions à un niveau supérieur afin de voir comment l’encadrement pourrait mieux soutenir les objectifs de développement de carrière de l’équipe.
Meilleures pratiques pour l'offboarding
Voici quelques bonnes pratiques pour mener un offboarding efficace.
1. Réaliser des entretiens de départ approfondis
Il est important d’aborder ces entretiens de façon constructive, en encourageant une communication honnête et ouverte. Cela permet d’identifier des axes potentiels d’amélioration, de valoriser ce qui fonctionne bien et de conserver une relation positive avec l’employé sur le départ.
À retenir : Les entretiens de départ sont l’occasion d’obtenir des retours sincères et de comprendre les raisons du départ d’un employé, ce qui peut être déterminant pour améliorer l’organisation.
2. Assurer une transition fluide des responsabilités
Il est essentiel de commencer ce processus bien avant le dernier jour de l’employé afin d’éviter toute perturbation du flux de travail. Il est également important de bien communiquer le plan de transition au reste de l’équipe pour gérer les attentes et maintenir la productivité.
À retenir : Une transition des responsabilités bien gérée permet d’assurer la continuité et de réduire l’impact du départ d’un employé sur le fonctionnement de l’organisation.
Préparer l’avenir
L'offboarding d'un employé est un processus crucial qui, s’il est géré avec soin et précision, peut apporter des bénéfices significatifs tant à l’organisation qu’à l’employé partant.
Points clés à retenir
L’offboarding est bien plus qu’une simple série de tâches administratives. C’est l’opportunité de clore un chapitre professionnel de manière positive, de recueillir des informations précieuses et d’assurer la pérennité et la sécurité de l’entreprise.
Bien que l’offboarding puisse sembler être une procédure simple, son impact est considérable. Un offboarding efficace permet de laisser une impression durable et positive auprès des employés sortants, ce qui peut ouvrir la porte à de futures collaborations ou même à leur retour en tant qu’anciens employés.
En somme, un processus d’offboarding bien exécuté est aussi important que l’intégration pour façonner l’expérience collaborateur et renforcer la marque employeur.
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