10 étapes pour améliorer l’expérience de départ de vos employés
Le processus de départ d’un employé est toujours une étape délicate.
Quel que soit le poste occupé par la personne concernée, sa démission déclenchera une série d'actions logistiques à effectuer avant son dernier jour.
Dans cet article, je vais vous guider pas à pas à travers le processus d’offboarding et vous fournir une liste de contrôle que vous pouvez personnaliser pour votre propre organisation.
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Qu’est-ce que l’offboarding ?
L’offboarding est le processus formel de séparation d’un employé de votre organisation. Dans la plupart des cas, le processus d’offboarding commence lorsqu’un employé soumet une lettre de démission. Mais ce n’est pas toujours le cas. Un départ à la retraite peut également déclencher un processus d’offboarding, tout comme les licenciements volontaires ou les mises à pied.
Je détaillerai chacune de ces étapes ci-dessous, mais les composantes clés d’un processus de départ bien conçu doivent inclure les points suivants :
- Informer les principales parties prenantes des départements Ressources Humaines, informatique, opérations, juridique, paie et la direction générale
- Informer, avec discrétion, le superviseur direct et les collègues de l’employé quittant l’entreprise
- Élaborer un plan de transition et réattribuer les responsabilités
- S’assurer que le transfert des connaissances vers les autres membres de l’équipe se passe en douceur
- Mener un entretien de départ pour recueillir un retour d’expérience honnête
- Récupérer tout équipement appartenant à l’entreprise
- Désactiver l’accès de l’employé aux ressources et technologies de la société.
Pourquoi l’offboarding est-il important ?
L’expérience du départ est cruciale pour plusieurs raisons fondamentales. Parmi elles :
- C’est une occasion de recueillir des retours, d’identifier des problèmes potentiels à résoudre, de boucler les failles informatiques et de s’assurer qu’aucun détail ne reste en suspens.
- Les employés peuvent obtenir une véritable clôture de leur parcours dans l’entreprise, transmettre leurs connaissances aux équipes restantes et partir en bons termes.
- En s’assurant que les salariés quittant l’entreprise ont la possibilité de transmettre leurs commentaires et de faciliter une transition fluide de leurs responsabilités, ils gardent une dernière impression positive et professionnelle de la société.
- La conséquence est qu’ils seront plus enclins à recommander votre entreprise comme un bon lieu de travail.
- Cela permet aussi de garder la porte ouverte pour le retour d’anciens salariés (employés boomerang)—ceux qui partent pour travailler ailleurs avant de réintégrer l’entreprise quelques années plus tard.
Offboarding vs onboarding
L’onboarding et l’offboarding sont deux étapes clés du cycle de vie d’un employé, chacune remplissant un objectif distinct. Si l’onboarding concerne l’intégration des nouveaux arrivants, l’offboarding prend en charge la séparation formelle d’un collaborateur de l’organisation.
Onboarding : introduction et intégration
L’onboarding est la première phase d’intégration d’un nouvel arrivant au sein de l’organisation. Il consiste à aider les nouvelles recrues à comprendre la culture de l’entreprise, à se familiariser avec ses objectifs et à leur fournir les outils et connaissances nécessaires pour être efficaces dans leur rôle.
Imaginez un nouveau responsable marketing rejoignant une entreprise technologique. Pendant l’onboarding, il reçoit une formation sur les produits de la société, rencontre les membres de son équipe et est informé sur les projets en cours.
Il est également guidé à travers les politiques, les valeurs et les attentes de l’entreprise.
Offboarding : départ formel et transition
Imaginons maintenant un collaborateur qui décide de partir pour une nouvelle opportunité. Lors de l’offboarding, il transmet ses dossiers et ses projets, rend tous les équipements de l’entreprise et partage ses raisons de départ ainsi que les éléments qui auraient pu l’inciter à rester, lors de l’entretien de sortie. Ce processus aide l’entreprise à identifier les axes d’amélioration et assure une transition fluide des responsabilités.
L’offboarding vise à préserver une relation positive avec les collaborateurs partants et garantit conformité et sécurité.
Ce processus aide également l’entreprise à cibler des points d’amélioration et assure une bonne passation des responsabilités.
Dites au revoir à vos employés avec notre checklist d’offboarding gratuite.
Comment bien organiser le départ d’un collaborateur
Suivez ces 10 étapes simples pour garantir que votre processus de séparation des employés est appliqué de manière cohérente à chaque départ.
1. Documentez la démission ou la résiliation
Pour officialiser une démission à des fins RH, il est important de demander une lettre de démission formelle dans laquelle l’employé indique sa décision de quitter volontairement son poste.
La lettre doit également préciser :
- Le dernier jour d’emploi de l’employé
- S’il prévoit de travailler jusqu’à son dernier jour ou d’utiliser son solde de congés payés.
Si un employé est licencié de manière involontaire, vous devrez documenter cela avec une lettre officielle de licenciement.
Selon la nature de la résiliation, votre équipe des ressources humaines préparera la lettre en mentionnant :
- Si la résiliation a lieu avec ou sans motif.
- S’il existe des indemnités de départ ou autres avantages disponibles pour l’employé licencié.
Les lettres de démission et de licenciement deviennent toutes deux d’importants documents légaux, car la formulation utilisée peut qualifier ou disqualifier l’employé licencié pour un soutien financier supplémentaire de la part du gouvernement, si applicable.
Vous pouvez envisager de simplifier les départs en utilisant un logiciel de signature électronique pour gérer les documents d’offboarding de façon efficace et sécurisée.
2. Communiquez avec les parties prenantes principales
Une fois qu’un employé a officiellement démissionné, il faut annoncer la nouvelle aux principaux acteurs de l’entreprise.
Pour simplifier ce processus, je recommande de créer une liste d’e-mails d’offboarding qui inclut tous les contacts de base des domaines suivants.
- RH
- Informatique
- Opérations
- Paie
- Cadres supérieurs
- Collègues
- Le manager de l’employé
Ce que vous ne souhaitez pas faire, c’est tenter de garder le départ de l’employé secret. Il est important de permettre aux individus de dire au revoir—pour eux-mêmes comme pour l’employé quittant l’entreprise.
Cela assurera également une transmission des connaissances et limitera le potentiel de rumeurs.
3. Développez un plan de transition
Développer un plan de transition devrait être la priorité numéro un du manager de l’employé partant.
La première étape consiste à travailler avec l’employé pour dresser la liste de toutes ses responsabilités actuelles. Cela inclut toutes les tâches hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, annuelles, ou autres dont il a la charge.
Vous devrez ensuite déterminer qui peut être formé à prendre en charge ces tâches, à court ou à long terme.
Une partie du plan de transition doit inclure la définition des attentes concernant ce que l’employé sortant peut attendre et ce que vous souhaitez qu’il fasse lors de ses derniers jours.
Le plan de transition offre aussi une opportunité d’évaluer d’autres membres de l’équipe qui pourraient être prêts pour une mobilité interne grâce à un changement de poste, tel qu’une promotion ou une évolution latérale des responsabilités.
Tentez de réattribuer les responsabilités en gardant à l’esprit la meilleure adéquation possible, en fonction des compétences et de l’expérience.
Si vous avez une petite équipe, vous pouvez même envisager de demander individuellement à chaque membre les responsabilités qui l’intéressent et qu’il aimerait reprendre.
4. Démarrez les activités de transfert de connaissances
L’employé sur le départ doit rencontrer fréquemment ses collègues pour leur expliquer les tâches et les accompagner, étape par étape, dans les nouveaux processus. Il peut aussi aider en rédigeant des instructions qui serviront de documentation future (c’est un domaine où l’IA dans l’offboarding peut être utile) ou même en enregistrant des vidéos montrant comment réaliser les tâches clés de bout en bout.
Il est important de s’assurer que l’employé sortant laisse suffisamment de temps pour les questions des membres de l’équipe qui reprennent de nouvelles responsabilités.
Si le transfert de responsabilités est fragile ou temporaire, il est judicieux de former plusieurs employés à la réalisation des tâches. Cela inclut le superviseur direct ou le chef d’équipe de l’employé, s’ils ne savent pas déjà quoi faire.
Si le plan est d’embaucher un nouvel employé pour remplacer la personne sortante, il est conseillé d’obtenir autant de documentation écrite ou vidéo que possible.
5. Réalisez un entretien de départ
Les entretiens de départ offrent un précieux aperçu du taux de rotation du personnel puisqu’ils permettent de recueillir des retours honnêtes sur les raisons du départ des employés.
Ces retours peuvent aider les équipes RH à détecter des tendances émergentes dans l’environnement de travail, ou encore à générer de nouvelles idées pour des stratégies de rétention à mettre en œuvre.
Un entretien de départ doit toujours être réalisé par un membre de l’équipe des ressources humaines, et jamais par le supérieur direct de l’employé partant.
Les retours doivent être traités de manière confidentielle et, en général, ne doivent pas être partagés avec les autres membres de votre équipe RH avant que le dernier jour de l’employé n’ait eu lieu.
6. Organisez un pot de départ ou toute autre forme de reconnaissance
Il est d’usage et professionnel d’offrir une certaine reconnaissance publique des contributions de l’employé à l’entreprise avant son dernier jour.
Si la personne n’a travaillé que pendant une courte période, un simple courriel de remerciement envoyé à toute l’entreprise peut suffire.
Vous pourriez trouver étrange d’offrir un cadeau à un employé sur le départ. Pourtant, c’est un geste simple qui peut améliorer son expérience de départ, et cela pourrait même l’inciter à revenir dans l’entreprise en tant que collaborateur boomerang à l’avenir.
7. Récupérez le matériel de l’entreprise
Dans les grandes entreprises, cette étape relèvera souvent du service informatique ou des opérations. Les actions ne pourront être finalisées qu'au dernier jour, mais vous pouvez déjà noter à l’avance tout équipement appartenant à l’entreprise que l’employé sortant possède.
Ceci est particulièrement important à l’ère des modèles de travail hybrides, car les employés sont plus susceptibles de posséder des biens de l’entreprise tels que :
- Ordinateurs portables
- Écrans
- Chaises de bureau
- Téléphones
- Badges d’accès et cartes d’identification
- Pass de parking
- Cartes de crédit de l’entreprise
Pour les grandes entreprises connaissant de nombreux mouvements de personnel, il peut être judicieux d’utiliser un système de suivi des équipements pour faciliter cette partie du processus de départ.
8. Désactivez l’accès aux systèmes informatiques de l’entreprise
La désactivation des accès réseaux et autres technologies doit également être effectuée par votre service informatique ou vos opérations.
Veillez à bien communiquer à la fois à votre équipe informatique et à l’employé sur le départ la date et l’heure de coupure de ses accès.
Assurez-vous que vos équipes informatique ou opérations soient informées de toute modification de la date du dernier jour de travail de l’employé.
Pour les employés qui sont licenciés ou dont le contrat est rompu de manière involontaire, il est conseillé de désactiver immédiatement leurs accès informatiques afin d’éviter tout risque de fuite ou d’incident lié à la sécurité.
9. Faites un point avec les membres de l’équipe restants
Selon l’importance de l’employé qui vient de partir, les autres employés peuvent avoir de nouveaux défis à relever et une charge de travail accrue.
Les managers ou chefs d’équipe doivent prendre le temps de rencontrer chaque membre individuellement pour savoir comment ils vont et s’ils ont besoin d’un accompagnement supplémentaire.
Les membres restants voudront également connaître les plans à long terme pour le poste de l’employé sortant. Va-t-il être remplacé ou l’équipe devra-t-elle absorber la totalité de son travail ?
Il vaut mieux discuter clairement de ces sujets, plutôt que de supposer que tout va bien.
10. Traitez les retours issus des entretiens de départ
Il ne sert à rien de demander des retours lors d’un entretien de départ si aucune action n’est prévue par la suite.
Identifiez des actions à mettre en œuvre immédiatement, ainsi que des thèmes à explorer comme objectifs à plus long terme.
Par exemple, si un employé déclare avoir eu une formation insuffisante pour une tâche particulière, examinez la possibilité d’offrir une formation complémentaire sans attendre aux membres restants de l’équipe.
En revanche, si un employé explique son départ en raison d’un problème plus vaste, comme un manque de développement professionnel personnel, cela doit être signalé pour des discussions à un niveau supérieur, afin d’examiner comment l’équipe de gestion peut améliorer les objectifs de développement de carrière de ses membres.
Meilleures pratiques pour l’offboarding
Voici quelques meilleures pratiques pour mener un offboarding efficace.
1. Mener des entretiens de départ approfondis
Il est important d’aborder ces entretiens de manière constructive, en encourageant une communication honnête et ouverte. Cela peut aider à identifier des axes d’amélioration potentiels, à valoriser ce qui fonctionne bien et à maintenir une relation positive avec l’employé sur le départ.
À retenir : Les entretiens de départ sont des occasions d’obtenir des retours sincères et de comprendre les raisons du départ d’un employé, ce qui peut être déterminant pour améliorer l’organisation.
2. Assurer une transition fluide des responsabilités
Il est essentiel de commencer ce processus bien avant le dernier jour de l’employé afin d’éviter toute perturbation du flux de travail. Une communication claire sur le plan de transition auprès du reste de l’équipe est également importante pour gérer les attentes et préserver la productivité.
À retenir : Une transition bien gérée des tâches permet d’assurer la continuité et de réduire l’impact du départ d’un employé sur le fonctionnement de l’organisation.
Préparer l’avenir
L’offboarding des employés est un processus crucial qui, lorsqu’il est mené avec soin et précision, peut apporter des bénéfices significatifs à la fois à l’organisation et à l’employé partant.
Points clés à retenir
L’offboarding ne se limite pas à une série de tâches administratives. C’est une occasion de clôturer un chapitre professionnel sur une note positive, de recueillir des idées précieuses et d’assurer la réussite et la sécurité continues de l’entreprise.
Bien que l’offboarding puisse sembler être une procédure simple, son impact est considérable. Un offboarding efficace contribue à laisser une impression durable et positive sur les employés partants, ce qui peut ouvrir la voie à de futures collaborations, voire à leur retour en tant qu’anciens collaborateurs réintégrés (« employés boomerang »).
En somme, un processus d’offboarding bien mené est aussi important que l’onboarding pour façonner l’expérience employé et renforcer la marque employeur.
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