Liste de Contrôle pour l’Organisation d’un Événement Virtuel : Avant, Pendant & Après
Soyons honnêtes : la planification d'un événement est notoirement stressante. Les organisateurs d'événements doivent prendre en compte d'innombrables facteurs lors de la préparation et du lancement d'un événement, et avec autant d'éléments à gérer, il est facile d'oublier un détail crucial et de mettre toute l'équipe en difficulté.
Disposer d'une checklist virtuelle pour la planification d'événements peut éliminer une partie des incertitudes du processus de planification. J'ai conçu celle-ci pour couvrir l'ensemble du processus – avant, pendant et après – et j'espère qu'elle fera également baisser votre tension artérielle de quelques crans.
Liste de Contrôle pour la Planification d’un Événement Virtuel
Que vous en soyez aux tous premiers stades de la planification et que vous réfléchissiez seulement à votre thème, ou que vous soyez déjà dans la dernière ligne droite prêt à lancer l'événement, cette checklist complète vous accompagnera à chaque étape. Allons-y.
Avant Votre Événement
Définir Vos Objectifs
Pourquoi organisez-vous cet événement ? Pour récolter des prospects pour une nouvelle offre ? Pour renforcer la notoriété de votre marque ? Pour créer une opportunité de réseautage pour votre communauté ? Notez entre 3 et 5 objectifs principaux que vous souhaitez atteindre. Choisissez des indicateurs spécifiques, mesurables et réalistes que vous pourrez suivre.
Continuez à lire—et continuez à diriger plus intelligemment
Créez un compte gratuit pour terminer cet article et rejoindre une communauté de leaders tournés vers l'avenir exploitant outils, guides pratiques et perspectives pour prospérer à l'ère de l'IA.
Have an account? Log In
Comprendre Votre Budget
Votre budget événementiel influencera le montant que vous pouvez consacrer, par exemple, aux intervenants principaux, aux avantages des participants, et même à la tarification de votre technologie événementielle virtuelle. Connaissez votre budget dès le départ et respectez-le pour garantir la rentabilité de votre événement en ligne.
Choisir le Type d’Événement Virtuel
Il existe de nombreux types d’événements virtuels, notamment :
- Réunions virtuelles
- Salons virtuels
- Webinaires
- Conférences virtuelles
- Diffusions en direct
- Discours principaux
- Événements de réseautage
- Événements hybrides (événements combinant des éléments numériques et présentiels en temps réel)
Au moment de choisir le type d’événement qui vous convient, tenez compte de votre public cible et du temps qu’il est prêt à investir. Pour en savoir plus sur les différents types d’événements virtuels, consultez mon article consacré à 7 types d’événements virtuels à organiser.
Trouver des Sponsors
Si votre budget a besoin d'un petit coup de pouce, envisagez de trouver des sponsors. Comme pour un événement en présentiel, les sponsors bénéficient d’un accès à votre audience via la création d’espaces sponsorisés, de séances, d’annonces publicitaires et de stands lors de votre événement en ligne.
Développer Votre Contenu
Maintenant que vous connaissez vos objectifs, votre format et votre budget, vous pouvez commencer à créer du contenu. Certaines questions à se poser à ce stade :
- Que souhaite apprendre votre public cible ? Quels sont ses principaux points de douleur actuels ?
- Votre contenu est-il condensé et efficace ? Pour garder l'attention de l'auditoire, éliminez ou réduisez tout ce qui n'apporte pas de valeur.
- Comment impliquez-vous votre public ? Intégrez de la ludification, des sondages et des questionnaires.
- Prévoyez-vous du temps pour les questions-réponses et/ou le réseautage ?
Avec ces réponses, vous pouvez établir un thème et approcher les intervenants ou autres présentateurs afin qu'ils commencent à préparer leurs conférences ou ateliers.
Choisir une Plateforme d’Événement Virtuel
La technologie des événements virtuels a considérablement évolué ces dernières années. Aujourd’hui, de nombreuses plateformes offrent une expérience virtuelle totalement immersive pour vos invités. Pour proposer un événement virtuel véritablement mémorable, allez au-delà de Zoom et optez pour un logiciel de gestion d’événements proposant des fonctionnalités telles que :
- Stands sponsors
- Hall d’accueil virtuel
- Scène principale virtuelle
- Ludification
- Sessions en petits groupes
- Espaces de réseautage
- Personnalisation de la marque
De nombreuses plateformes offrent une interface navigateur en plus des applications mobiles afin de permettre aux invités de choisir leur mode de connexion. Consultez notre liste des meilleures plateformes d’événements virtuels pour trouver celle qui vous convient.
Promotion de l’événement
Utilisez vos réseaux sociaux et votre liste de diffusion pour promouvoir votre événement auprès de votre réseau et au-delà. Partagez des publications, vidéos et stories sur les réseaux sociaux en utilisant des hashtags pertinents afin d’élargir la portée. Pour plus d'informations sur le marketing des événements virtuels, consultez notre article :
Inscrivez vos invités
Comment vos invités vont-ils s’inscrire et acheter leurs billets pour votre événement virtuel ? Sur une page d’atterrissage dédiée à l’événement ? Un formulaire Google ? La plupart des plateformes d’événements virtuels proposent des fonctionnalités d’inscription qui peuvent gérer les paiements, enregistrer vos invités et même leur fournir un badge ou un code QR unique leur permettant d’accéder à certaines fonctionnalités de l’événement.
Guide des invités
Avant le début de l’événement, envoyez plusieurs communications à ceux qui se sont inscrits. Partagez des instructions étape par étape sur la manière de rejoindre l’événement et de naviguer dans l’espace virtuel de la conférence. Expliquez-leur tout ce que votre événement proposera ainsi que la façon de profiter de l'expérience.
Pendant votre événement
Prévoyez les imprévus
Les imprévus de dernière minute ne sont pas qu’une possibilité lors d’un événement virtuel : ce sont des certitudes. Préparez-vous en demandant aux modérateurs d’aider les participants via le chat pour toute question. Demandez aux présentateurs de vous rejoindre au moins 30 minutes avant le début de l’événement pour tester leur matériel. Gardez un appareil de secours avec toutes les applications nécessaires déjà installées. Les organisateurs d’événements virtuels doivent toujours avoir un plan B en tête pour garantir le bon déroulement de l’événement.
Connectez-vous avec l’audience
Comment accueilleriez-vous votre public lors d’un événement en présentiel ? L’engagement de l’audience est tout aussi important dans un espace en ligne, et il est possible d’établir une connexion similaire en y consacrant du temps. Le jour de votre événement, posez des questions à vos participants et recueillez leurs réponses via le chat, une enquête ou un sondage en direct. Utilisez la gamification pour ajouter une touche ludique. Assurez-vous que vos invités sentent que leur temps et leur attention sont précieux pour vous.
Favorisez le réseautage
Le réseautage est un aspect clé de toute conférence, en présentiel comme en ligne. Si besoin, utilisez votre plateforme d’événement virtuel pour créer des espaces de réseautage. Certains outils permettent même aux participants de consulter les profils LinkedIn des autres pendant une discussion. Des fonctionnalités comme celles-ci encouragent les invités à se connecter les uns aux autres et à poursuivre les échanges après l’événement.
Recueillez des données
L’un des principaux atouts des événements virtuels est l’analytique. Il est difficile d’inciter les gens à remplir des questionnaires papier ! Mais les plateformes d’événements virtuels collectent des données telles que le taux de participation et la durée de présence des invités lors des sessions. Les résultats issus des enquêtes et des sondages peuvent également servir à élaborer de nouveaux contenus pour vos prochains événements.
Après votre événement
Faites un suivi auprès des invités
Après l’événement, envoyez un e-mail à tous vos invités dans les 48 heures. Voici quelques éléments que vous pouvez inclure dans ce message :
- Sondage post-événement
- Rediffusion du live à la demande
- Liste de vos prochains événements
- Tout produit ou offre payante que vous souhaitez mettre en avant
Analysez les données avec les parties prenantes
Passez en revue les données analytiques de l’événement. Voyez-vous des tendances ? Quel a été l’aspect le plus apprécié ? Quelles fonctionnalités de l’événement virtuel ont été sous-utilisées ? Est-ce dû à un manque de promotion ou au fait que l’audience n’a pas perçu leur valeur ? Réunissez votre équipe pour un compte-rendu post-événement et partagez vos observations.
Consignez les conclusions pour vos futurs événements
Une fois que vous avez compris les données, consignez-les dans un document central. Ainsi, vos organisateurs d’événements auront ces informations à portée de main lors de l’élaboration de la stratégie pour votre prochain événement virtuel.
Créer un événement virtuel réussi
Les événements virtuels ne sont plus le triste second choix en cas d’indisponibilité des options en présentiel. Au contraire, ils s’affirment, depuis la pandémie, comme une solution de premier plan. 77,2 % des professionnels en entreprise affirment préférer les événements virtuels parce qu’ils sont tellement faciles à suivre.
Pour vous aider à vous lancer rapidement, j’ai publié une version personnalisable de ma Checklist de planification d’événement virtuel, que vous pouvez télécharger gratuitement sur notre bibliothèque de ressources ici.
Pour plus d’informations sur la réussite d’un événement virtuel, consultez ces articles :
- 10 meilleurs logiciels de conférence virtuelle pour vos événements numériques
- 15 règles essentielles pour une bonne étiquette en réunion virtuelle
Pour recevoir les dernières analyses de nos experts du secteur, n’oubliez pas de vous abonner à notre newsletter !
