Liste de Contrôle pour une Meilleure Intégration des Nouveaux Employés
Après tous les efforts déployés lors du processus de recrutement, vous avez enfin trouvé la perle rare. Il est maintenant temps de l’intégrer.
La liste de vérification pour l’intégration que j’ai détaillée ici vous accompagnera du premier jour de travail de votre nouvelle recrue jusqu’à l’entretien des 90 jours.
Que vous embauchiez votre tout premier salarié ou le centième, elle garantira à votre nouvelle recrue un départ dans les meilleures conditions possibles.
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Qu’est-ce qu’un processus d’intégration d’employés ?
Un processus d’intégration des employés est une démarche systématique visant à intégrer les nouvelles recrues dans une organisation. Cela consiste à créer une expérience structurée permettant aux nouveaux employés de s’adapter en douceur à leur poste et à la culture d’entreprise.
Le parcours d’intégration comprend généralement plusieurs éléments clés, notamment :
- Accueil
- Formation
- Définition des objectifs
- Retours continus.
Pourquoi une liste de vérification d’intégration est-elle importante ?
Après tous les efforts et ressources consacrés à l’embauche de nouveaux collaborateurs, une checklist d’intégration permet de garantir un processus d’accueil fluide, organisé et complet.
C’est un point crucial : une enquête menée par BambooHR note que « 70 % des nouvelles recrues décident si un poste leur convient dès le premier mois, et 29 % en ont l’intuition la première semaine. En moyenne, les entreprises disposent de 44 jours pour influencer la fidélisation à long terme d’un nouveau salarié. »
L’utilisation de plateformes de vérification RH dans votre liste de contrôle d’intégration protège également votre entreprise de potentiels problèmes de conformité.
Avantages de créer une checklist d’intégration :
- Simplifie le processus d’intégration : une checklist permet de s’assurer que toutes les étapes sont bien respectées, des tâches administratives aux présentations, rendant le processus plus efficace et fluide.
- Améliore l’expérience collaborateur : une checklist bien structurée aide les nouveaux salariés à se sentir bien accueillis et bien informés, renforçant ainsi leur expérience initiale et leur engagement auprès de l’entreprise.
- Assure conformité et homogénéité : la checklist permet de garantir que toutes les obligations légales et procédures internes sont appliquées de façon systématique pour chaque nouvelle recrue, réduisant ainsi les risques d’oubli.
Conseil pratique : votre checklist doit couvrir toutes les étapes de l’intégration—des activités du premier jour aux tâches d’intégration continues—et être mise à jour régulièrement en fonction des retours des nouveaux employés et des évolutions des politiques ou réglementations.
Enfin, pensez à utiliser des logiciels d’intégration dédiés spécialement conçus pour soutenir la mise en place d’un parcours d’accueil efficace.
Vous pouvez également utiliser notre modèle de checklist d’intégration pour démarrer facilement.
Checklist d’intégration d’un nouveau salarié
Tout le travail réalisé lors du recrutement porte ses fruits quand vous accueillez une nouvelle recrue, mais ce n’est pas encore la ligne d’arrivée. Votre checklist doit vous aider à les préparer au succès et à éviter certains pièges courants.
Une difficulté fréquente dans le processus d’intégration est la surcharge d’informations. Les nouveaux salariés reçoivent souvent dès le départ un grand nombre d’informations concernant l’entreprise, leur poste, les politiques et les procédures, ce qui peut être écrasant et difficile à assimiler.
Il en résulte parfois de la confusion et une adaptation plus lente au nouveau rôle, impactant leur productivité et satisfaction au travail initiales. Ce que vous souhaitez, c’est plutôt créer un parcours progressif sur les 90 premiers jours, augmentant progressivement en intensité.
Où cela commence-t-il ?
Checklist pour le Jour 1 de l’intégration
Votre checklist commence par les actions à mener le premier jour. C’est une journée cruciale dans l’expérience collaborateur, le premier aperçu concret de la vie au sein de votre organisation.
Beaucoup de jours d’un employé passeront inaperçus, mais le premier jour n’en fait pas partie. Voici donc les étapes essentielles pour garantir que cette première impression soit la bonne.
Accueil chaleureux
Le premier jour consiste à faire une excellente première impression. Commencez par accueillir chaleureusement le nouveau salarié et présentez-le à l’équipe. Un geste tout simple comme un déjeuner d’équipe ou une pause-café peut aider à briser la glace et à lui permettre de se sentir immédiatement intégré au groupe.
Je me souviens de mon premier emploi de bureau. J'étais extrêmement nerveux et je venais d'un milieu de travail très différent lors de mes expériences précédentes. J’ai été accueilli avec un « petit-déjeuner de bienvenue » où j’ai rencontré un mentor désigné et quelques membres de l’équipe. Cette atmosphère informelle a permis d’atténuer mon stress du premier jour et a favorisé une communication ouverte dès le début.
Orientation
Après les présentations, il est généralement d’usage d’organiser une visite du bureau ou de l’espace de travail si vous êtes en présentiel. Montrez-leur les lieux essentiels comme les toilettes, les salles de pause et les issues de secours. Cela les aide à se sentir plus à l’aise pour s’orienter dans leur nouvel environnement.
Si vous travaillez à distance, donnez-leur quelques conseils pour organiser leur espace de travail ainsi que toute information que vous avez concernant les bonnes pratiques en matière d’équipement. Rencontrez-les pour discuter de leurs éventuels besoins ou d’un soutien nécessaire. L’objectif est de les aider à créer un espace où ils pourront se concentrer et rester connectés à leur travail.
Les membres de votre équipe de direction ou du comité exécutif devraient contribuer à l’orientation des employés et participer à des activités telles que :
- Réaliser une présentation sur l’entreprise
- Faire visiter le bâtiment ou le site
- Présenter un thème de formation spécifique
- Sortir le nouveau membre de l’équipe pour un café ou un déjeuner
La présence de responsables dans la salle montre leur implication auprès du personnel, les rend plus accessibles et aide le nouveau membre de l’équipe à se sentir intégré et inclus.
Enfin, planifiez une réunion d’introduction avec leur responsable direct. Cette réunion doit aborder les tâches immédiates et permettre au nouvel employé de comprendre clairement à quoi s’attendre pour sa première journée. Fixer des attentes claires dès le début permet d’éviter les malentendus et pose les bases d’une relation de travail productive.
Installation du poste de travail
Rien n’est plus frustrant pour un nouvel arrivant que de se retrouver sur un lieu de travail où ses outils ne sont pas prêts. Assurez-vous que le poste de travail du nouvel employé soit entièrement installé avant son arrivée. Cela inclut la configuration de l’ordinateur, l’installation des logiciels nécessaires, l’ouverture de l’accès à la messagerie électronique et la mise en place de son téléphone.
En plus des aspects technologiques, vérifiez qu’il dispose de toutes les fournitures et équipements nécessaires. Un poste de travail préparé témoigne de la considération de l’entreprise pour la nouvelle recrue et montre son engagement à la faire réussir dès le premier jour.
En télétravail, cette installation doit être faite en amont, pour qu’une fois le matériel déballé, il soit prêt à l’emploi, et qu’il ne leur reste plus qu’à suivre quelques étapes clairement indiquées pour se connecter à leurs nouveaux comptes.
Revue des responsabilités professionnelles
Une fois que votre nouvelle recrue est à l’aise avec son poste de travail, prenez le temps de passer en revue ses responsabilités.
Cela ne devrait rien apprendre de nouveau au nouvel employé, mais il est utile de relire la fiche de poste, clarifier toute ambiguïté et détailler les tâches prioritaires à réaliser. Définir les attentes et objectifs initiaux garantit que la recrue comprenne ce qu’on attend d’elle et comment son rôle s’inscrit dans l’équipe.
Astuce : Encouragez les questions durant cette séance. Il est essentiel que la nouvelle recrue se sente à l’aise de demander des éclaircissements et comprenne bien son rôle dans l’entreprise.
Politiques et procédures de l’entreprise
Le premier jour est aussi le bon moment pour présenter au nouvel employé les politiques et procédures de l’entreprise. Commencez par examiner le manuel de l’employé et mettez en avant les règles essentielles, telles que la présence, le code vestimentaire ou la procédure de demande de congés.
Expliquez comment enregistrer leur temps de travail et les démarches à effectuer en cas d’absence ou de retard. Cela permet d’éviter les malentendus et de s’assurer que la nouvelle recrue sache exactement ce qu’on attend d’elle en matière de conformité à l’intégration.
Si votre entreprise possède de nombreuses règles internes, songez à créer un manuel d’accueil simplifié pour les nouveaux employés afin d’éviter la surcharge d’informations pendant l’onboarding.
(Pour les entreprises ayant de nombreuses politiques, un logiciel de gestion de manuel d’employé peut également s’avérer extrêmement utile dans votre arsenal RH !)
Liste de vérification de l’onboarding – Semaine 1
La première journée est terminée, il est maintenant temps d’aborder le reste de la première semaine. Espérons que vous avez fait bonne impression et laissé à l’employé l’envie de s’impliquer au travail.
Effectuer une formation spécifique au poste
La première semaine est cruciale pour doter la nouvelle recrue des connaissances et compétences nécessaires à la bonne réalisation de sa mission. Proposez une formation complète sur les outils et logiciels essentiels pour son poste. Cela peut inclure des systèmes de gestion de la relation client (CRM), des applications de gestion de projet ou tout autre outil utilisé au quotidien.
Attribuer un mentor ou un parrain peut grandement améliorer ce processus de formation. Cette personne agit comme une ressource de référence pour la nouvelle recrue, l'aidant à naviguer aussi bien dans les tâches spécifiques au poste que dans la culture générale de l'entreprise.
Démarrez les sessions de formation spécifiques au poste, en augmentant progressivement leur complexité. Cette méthode aide la nouvelle recrue à gagner en confiance tout en apprenant et en appliquant de nouvelles compétences.
Mettre en place des canaux de communication
Assurez-vous que la nouvelle recrue soit ajoutée à toutes les plateformes de communication d’équipe pertinentes, telles que Slack, Microsoft Teams ou les groupes de messagerie de l’entreprise. Présentez-lui les règles d’étiquette de communication de l’entreprise, notamment les bonnes pratiques pour la messagerie, les délais de réponse aux e-mails et les protocoles de réunion.
Cette étape est essentielle pour permettre à la nouvelle recrue de rester informée et connectée à son équipe dès le début.
Astuce : Créez un guide de référence rapide pour les outils et l’étiquette de communication, que la nouvelle recrue pourra consulter à mesure qu’elle s’intègre.
Donner un aperçu de la culture d’entreprise
Organisez des rencontres informelles avec des membres de l’équipe, aussi bien au sein de leur service qu’au travers de l’entreprise. Cela les aide à tisser des liens et à comprendre le contexte global de la société.
Expliquez la mission, la vision et les valeurs de l’entreprise, et discutez de la façon dont ces principes guident les opérations quotidiennes et la prise de décision. Encourager la nouvelle recrue à participer à des événements sociaux d’entreprise ou à des activités de team building est également un excellent moyen de l’aider à se sentir intégrée à la communauté.
Des recherches du Brandon Hall Group montrent que les entreprises dotées d’un processus d’intégration solide qui aide les gens à s’imprégner de la culture d’entreprise augmentent le taux de rétention des nouvelles recrues de 82 %.
« Il est facile de se focaliser sur les missions, procédures et processus. Intégrer l’employé à la culture d’entreprise dès le début le connectera à son rôle, ses équipes et l’organisation dans son ensemble. C’est le langage commun qui relie tous les employés et aide la nouvelle recrue à se sentir plus à l’aise dès le départ. » – Tamara Wilson de FLIR System
Liste de contrôle des 30 premiers jours
L’une des plus grandes erreurs que font les entreprises est de réduire l'expérience d’intégration trop tôt. Une étude menée en 2022 par Aptitude Research a montré que près de la moitié des entreprises étudiées mettaient fin à l’intégration après seulement deux semaines, soit bien en-deçà des 90 jours idéaux.
Voici quelques moyens de maintenir l’élan durant le premier mois.
Points de suivi réguliers
Planifiez des réunions en tête-à-tête hebdomadaires ou bimensuelles entre la nouvelle recrue et son manager pour discuter de son adaptation, fournir un retour sur sa performance et répondre à ses éventuelles préoccupations.
Ces points de suivi sont également l’occasion d’ajuster les attentes et les objectifs à mesure que la nouvelle recrue prend ses marques dans son poste.
Définition d’objectifs et indicateurs de performance
Travaillez avec la nouvelle recrue à l’élaboration d’objectifs à court et long terme. Une bonne méthode consiste à rédiger des objectifs selon le cadre SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis. Expliquez comment sa performance sera évaluée et présentez-lui le processus d’évaluation de l’entreprise.
Fixer des objectifs clairs et comprendre les indicateurs de performance aide les nouveaux collaborateurs à rester concentrés et motivés.
Astuce : Utilisez les 30 premiers jours pour fixer des objectifs réalistes et atteignables qui boosteront la confiance de la nouvelle recrue et lui permettront de réaliser des premières réussites.
Apprentissage et développement continus
Proposez des ressources de formation supplémentaires ou des cours pour permettre à la nouvelle recrue de continuer à développer ses compétences.
Encouragez-les à explorer des opportunités de développement professionnel au sein de l'entreprise, comme participer à des ateliers, rejoindre des groupes d'intérêt ou accepter de petits projets en dehors de leur fonction principale.
Liste de vérification à 60 jours
Le cap des 60 jours est un moment crucial du processus d'intégration, où les nouvelles recrues doivent passer de la phase d'apprentissage à une plus grande autonomie et productivité dans leurs fonctions.
L’objectif durant cette période de votre plan 30-60-90 jours est d’approfondir leur compréhension de leurs responsabilités, de favoriser les relations au sein de l’équipe et de commencer à apporter des contributions significatives à l’entreprise.
Affiner la compréhension et les responsabilités
Revenez sur les tâches et les objectifs fixés lors des 30 premiers jours. Évaluez les progrès réalisés et fournissez des conseils supplémentaires si nécessaire.
À mesure que la nouvelle recrue gagne en confiance, il est important d’affiner et de clarifier toute incertitude persistante sur son rôle. Cela garantit qu’elle est pleinement consciente de ses responsabilités et de la façon dont son travail contribue aux objectifs plus larges de l’équipe.
Commencez à lui confier des projets ou des responsabilités plus complexes qui nécessitent une compréhension plus approfondie du poste. Cela permet à la recrue de poursuivre son intégration complète et renforce sa capacité à avoir un impact sur l’entreprise.
Renforcer l’intégration dans l’équipe
Faites participer la nouvelle recrue à des projets plus collaboratifs. Cela lui permet non seulement de tisser des liens plus étroits avec ses collègues, mais aussi de comprendre comment son travail s’inscrit dans l’ensemble.
Apprentissage continu et développement
Offrez la possibilité à la nouvelle recrue de participer à des formations avancées ou des ateliers pertinents pour son poste. Cela peut inclure des approfondissements sur des outils spécialisés, des formations en leadership, ou des connaissances spécifiques à l’industrie.
À mesure que la recrue découvre davantage l’entreprise, utilisez la fraîcheur de son point de vue pour remettre en question les hypothèses de votre équipe actuelle.
Invitez la nouvelle recrue à partager ses connaissances ou ses récentes découvertes lors d’une présentation, d’un document partagé, ou d’une réunion d’équipe. Cela permet de renforcer ses acquis et de montrer l’évolution de son expertise.
Performance et retour d’expérience
Planifiez un point d’étape de performance à 60 jours avec la nouvelle recrue. Discutez de ses progrès, mettez en avant ses réussites et identifiez les axes d’amélioration. Cet entretien doit être constructif et viser à aider la recrue à atteindre tout son potentiel.
C’est également le bon moment pour recueillir des premiers retours de la part des collègues ayant travaillé étroitement avec elle. Ces retours peuvent fournir des indications précieuses sur la façon dont elle s’intègre à l’équipe et sur l’efficacité de son travail.
Favoriser l’engagement et l’initiative
C’est le moment pour la nouvelle recrue de commencer à prendre davantage d’initiatives dans son poste. Un signe qu’elle s’approprie ce rôle est lorsqu’elle commence à proposer des améliorations de processus, à se porter volontaire pour de nouveaux projets ou à offrir des solutions aux défis de l’équipe.
Liste de vérification à 90 jours
Il est temps pour votre nouvelle recrue de sortir de l’intégration. C’est un moment heureux, mais avant de la laisser naviguer seule dans son poste, c’est le bon moment pour faire le point sur ce qui s’est passé lors de l’intégration.
Entretien d’évaluation
Menez une évaluation formelle pour discuter de ses réussites au cours des 90 premiers jours, des axes de développement et de ses progrès globaux. Cet entretien est l’occasion de renforcer les comportements positifs et de corriger d’éventuels points faibles avant qu’ils ne s’installent.
Astuce : Utilisez un modèle d'évaluation structuré qui couvre les indicateurs clés de performance, l’atteinte des objectifs et le retour des pairs ou mentors.
Session de retour d'information
Recueillir le retour du nouvel employé sur le processus d'intégration est tout aussi important que d'examiner sa performance. Demandez-lui de partager son expérience, les défis rencontrés et ses suggestions pour améliorer le processus d’accueil. Ce retour pourra fournir des informations précieuses pour affiner votre programme d'intégration pour les futurs arrivants.
Intégration à long terme
Enfin, énoncez les prochaines étapes pour assurer le succès continu du nouvel employé dans son rôle. Cela peut inclure la définition de nouveaux objectifs ou l’inciter à prendre des responsabilités supplémentaires.
Encouragez-les à participer à des projets ou des initiatives transverses, ce qui peut leur permettre de mieux comprendre l’entreprise dans son ensemble et d’élargir leur réseau au-delà de leur équipe immédiate.
« Ce que nous faisons chez Jostle et qui aide vraiment, c’est une discussion de 15 minutes avec le nouveau membre de l’équipe et quelqu’un de chaque secteur ou service pour expliquer ce que fait leur équipe et comment ils travaillent avec les autres. Cela signifie que la personne (a) rencontre environ 12 personnes qu’elle n’aurait pas forcément croisées ; (b) elle apprend à propos de l’entreprise et comprend que nous en sommes tous responsables ; et (c) elle commence à saisir quelle est sa place et la portée de sa contribution. » Bev Attfield chez Jostle
Élaborez un plan de formation et de développement
Une partie clé de l'intégration consiste à donner au nouveau membre de l'équipe les outils, la formation et les ressources nécessaires pour réussir.
Selon Tamara Wilson, de FLIR Systems, il existe six étapes clés à suivre pour construire un plan de formation et de développement efficace et pour mettre en place le programme auprès des membres de votre équipe :
- Évaluer les besoins du public / de l’équipe / de l’apprenant
- Identifier les objectifs / résultats attendus
- Concevoir un plan de formation
- Construire le programme
- Optimiser l’engagement
- Évaluer la réussite de la formation
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Inclure un programme de formation et de développement dans le parcours d’intégration permet aux nouveaux employés d’acquérir les compétences et connaissances nécessaires à leur poste, accélérant ainsi leur productivité et leur montée en compétence.
Pour leur responsable, cela permet de savoir comment aider la personne dans son parcours professionnel et d’identifier les types d’évaluations des compétences à réaliser au fil du temps pour l’aider à atteindre ses objectifs.
Enfin, cela témoigne également de l’engagement de l’entreprise envers leur développement professionnel, augmentant la satisfaction au travail et l’engagement sur le long terme.
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À retenir : Vous pouvez télécharger ci-dessous ma checklist pour nouveaux employés, afin de vous guider à travers chacune de ces étapes.
FAQ
Quelle est la différence entre l'orientation des employés et l'intégration des employés ?
Qui doit être impliqué dans l'intégration des employés ?
Peut-on commencer l'intégration avant le premier jour de l'employé ?
Comment construire un processus d'intégration à partir de zéro ?
Comment mettre en place la paie pour un nouvel employé ?
Créer une meilleure expérience d'intégration pour les nouveaux employés
Quelles autres étapes essentielles devraient être incluses dans une liste de contrôle d'intégration pour les nouveaux collaborateurs ?
À quel point votre programme d'orientation des nouveaux employés est-il développé ? Les réponses à ces questions peuvent varier. Demandez conseil à d'autres personnes travaillant dans votre secteur ou domaine et intégrez les retours de vos employés pour façonner votre parcours d'intégration.
Les employeurs débutants peuvent profiter des conférences sur le recrutement qui proposent des stratégies efficaces pour réussir leur premier recrutement.
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