Comment maximiser le retour sur investissement de l’intégration des employés
Une étude de Leena AI a révélé que le coût moyen d’intégration varie de 600 à 1 800 $ par employé pour les PME et plus de 3 000 $ pour les grandes organisations.
Ces coûts s’accumulent, sans même compter le manque à gagner lié au départ prématuré d’une nouvelle recrue ou au temps supplémentaire nécessaire avant d’atteindre la productivité.
L’onboarding est l’étape cruciale du parcours collaborateur, posant une première impression positive et aidant à préparer la réussite durable du nouvel arrivant.
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Utilisez cet article pour vous aider à maximiser le retour sur investissement de vos actions d’intégration.
Comment l’onboarding impacte-t-il vos résultats financiers ?
L’objectif d’un processus d’intégration efficace est d’aider les nouveaux employés à s’intégrer et à devenir productifs aussi efficacement que possible. De plus, il permet de réduire le turnover et de renforcer la culture d’entreprise.
Par exemple, une enquête de Talmundo a révélé que plus de 50 % des répondants estimaient que l’onboarding réduisait la courbe d’apprentissage.
Une autre étude menée par la SHRM a constaté que les organisations considèrent l’onboarding efficace comme un moyen d’améliorer le taux de rétention (52 %), le temps d’accès à la productivité (60 %) et la satisfaction globale des clients (53 %).
Comme il coûte environ 21 % du salaire annuel de remplacer un employé par un nouveau, augmenter la rétention peut à elle seule engendrer un ROI significatif pour l’intégration.
Comment augmenter le ROI de l’onboarding
Maintenant que nous avons vu combien peut coûter l’intégration, comment maximiser votre retour sur investissement ?
Inclure des activités de pré-intégration
Lancer le processus d’onboarding avant même le premier jour, par exemple via des emails de bienvenue, des guides, des tutoriels ou des documents RH, peut rendre la démarche plus efficace.
La pré-intégration engage les nouvelles recrues dès le départ, renforce leur confiance et accélère le processus d’intégration. En effet, une étude du Aberdeen Group a montré que 83 % des entreprises d’excellence commencent l’onboarding avant le premier jour.
Nous ne patientons pas jusqu’au premier jour pour démarrer. Lorsque quelqu’un arrive (ou se connecte à distance), son matériel est prêt, ses comptes sont configurés et il connaît déjà son planning pour la première semaine.
Faire une excellente première impression
Selon des études, 20 % du turn-over survient dans les 45 premiers jours, donc une bonne première impression est cruciale.
La pré-intégration pose les bases, suivie de la période d’orientation pendant le premier mois environ. C’est le moment de partager la mission, la vision et les valeurs de l’organisation, ainsi que les opportunités, à l’aide d’exemples concrets ou d’histoires reflétant ces principes pour créer une connexion émotionnelle.
Voici quelques activités d’orientation recommandées :
- Rencontres avec l’équipe dirigeante
- Binôme ou programme de mentorat
- Découverte pratique des produits et/ou services de l’entreprise
- Fixer des objectifs, avec des victoires rapides pour entretenir la dynamique
- Organisation de la formation et du développement.
De petits gestes comme un kit de bienvenue ou un espace de travail personnalisé peuvent aussi avoir un impact positif durable.
Garantir un processus cohérent
Un onboarding incohérent entraîne des résultats variables et complique la mesure de l’efficacité.
Comme pour beaucoup de sujets, le meilleur moyen de garantir la cohérence est de formaliser un plan d’intégration adaptable à chaque individu.
Certains éléments, tels que les présentations de bienvenue par la direction, peuvent être standardisés dans tous les programmes, ce qui laisse de la place pour personnaliser l’expérience d’intégration.
L’orientation est l’étape où l’on trouve le plus de points communs entre les postes, et il est conseillé d’élaborer au moins un plan d’intégration sur 90 jours, mais, comme je vais l’expliquer, cela ne devrait pas s’arrêter là.
Passez plus de temps sur l’intégration
Bien que 90 jours soit une bonne référence, comme le souligne cet article de la HBR, il faut parfois près d’un an à un nouvel employé pour atteindre une pleine maîtrise, en particulier pour les postes plus élevés.
Ainsi, après les trois premiers mois, assurez-vous que le nouvel employé continue de bénéficier d’un accompagnement régulier sous forme de retours fréquents tels que des entretiens individuels avec les managers.
Inclure l’intégration sociale
Des recherches ont montré que des interactions sociales positives au travail affectent directement les processus physiologiques du corps et que ces interactions renforcent la capacité de résilience physiologique.
En d’autres termes, encourager les relations professionnelles accélère la productivité et l’engagement. Une bonne manière d’y parvenir consiste à mettre en place un système de parrainage ou de binôme.
Les analystes de données de Microsoft, écrivant pour la Harvard Business Review, ont constaté que plus un parrain rencontrait un nouvel arrivant, plus ce dernier avait le sentiment de devenir productif rapidement :
- 56 % des nouveaux employés ayant rencontré leur parrain au moins une fois dans les 90 premiers jours ont indiqué que ce dernier les avait aidés à devenir rapidement productifs dans leur rôle.
- 73 % pour ceux qui se sont rencontrés deux à trois fois
- 86 % pour ceux qui se sont rencontrés quatre à huit fois
- 97 % pour ceux qui se sont rencontrés plus de huit fois.
Une autre idée ludique, tirée de l’article de Mike Gibbon sur les meilleures pratiques d’intégration des employés, est le concept « Rookie Cookies » :
« Dans une entreprise où j’ai travaillé, il existait une pratique appelée “Rookie Cookies”. Les nouveaux employés étaient invités à préparer (ou acheter) des biscuits, et les gens passaient, se présentaient, prenaient un biscuit et discutaient. C’était une excellente (et délicieuse !) façon de rencontrer de nouveaux collègues pour la première fois ! »
De plus, répartir les tâches d’intégration entre différents membres de l’équipe ou même de différents services contribue à créer des liens et à soulager les managers d’une partie de la charge de travail.
Si vous intégrez des employés internationaux, il peut être judicieux d’investir pour les faire venir au bureau au moins la première semaine.
Utiliser l’automatisation
L’automatisation améliore le retour sur investissement de l’intégration en réduisant le travail manuel, en limitant les erreurs et en rationalisant les tâches répétitives, ce qui permet de gagner du temps et de l’argent.
« Nous comptons sur la technologie pour rendre l’intégration moins pénible », explique Tetiana Burda, CAO chez Syndicode. « Par exemple, nous utilisons des outils d’intégration pour automatiser les tâches répétitives telles que l’envoi des emails de bienvenue, l’organisation des modules de formation ou la signature numérique des contrats avant le premier jour. Les gens sous-estiment souvent la quantité de frictions qu’on peut éliminer avec une automatisation simple. Cela libère les RH pour qu’ils se concentrent sur l’essentiel : la relation humaine. »
Comment mesurer le ROI de l’intégration
Mesurer le retour sur investissement de l’intégration nécessite d'utiliser des outils tels que des logiciels d’intégration, des SIRH, etc., pour suivre les indicateurs suivants :
- Taux de rétention des employés : Comparez les taux de rétention des employés ayant bénéficié d’un parcours d’intégration structuré à ceux qui n’en ont pas eu. Un taux de rétention plus élevé parmi les employés onboardés indique le succès du programme.
- Délai pour atteindre la productivité : Mesurez le temps nécessaire aux nouvelles recrues pour atteindre leur pleine productivité ou compétence dans leurs fonctions. Des délais de montée en compétence plus courts peuvent signaler un processus d’intégration réussi.
- Scores d’engagement des employés : Utilisez des enquêtes d’intégration pour comprendre comment les nouvelles recrues perçoivent l’expérience d’onboarding et évaluer leur niveau d’engagement pendant et après l’intégration. Un engagement plus élevé est généralement corrélé à un meilleur retour sur investissement.
- Indicateurs de performance : Suivez les performances des nouveaux employés au cours de leur première année. Une amélioration des performances au fil du temps peut indiquer l’efficacité du programme d’intégration à les préparer à leurs rôles.
- Coût de l’intégration vs. résultats : Comparez le coût de l’onboarding (matériel, formation, coûts des logiciels d’intégration, et temps du personnel) à la valeur générée, comme une meilleure rétention, une productivité plus rapide ou une réduction des coûts de recrutement.
- Mobilité interne et taux de promotion : Suivez la rapidité avec laquelle les nouvelles recrues progressent au sein de l’organisation. Les employés bien intégrés sont généralement mieux préparés à croître et à évoluer.
- Retours des managers : Recueillez l’avis des managers sur la préparation et la performance des nouvelles recrues après leur intégration. Des retours positifs indiquent que le programme équipe efficacement les employés.
En combinant ces indicateurs, les organisations peuvent obtenir une vue d’ensemble de la manière dont leurs programmes d’intégration génèrent un retour sur investissement et identifier les axes d’amélioration.
L’essentiel sur le ROI de l’intégration
Investir dans un processus d’intégration bien conçu est une réussite facile pour toutes les raisons mentionnées ci-dessus. Il suffit simplement d’un petit investissement pour structurer ce processus et éventuellement d’adopter quelques nouveaux outils comme un logiciel d’intégration, un SIRH ou un système de gestion de l’apprentissage.
Les principaux avantages des logiciels d’intégration sont d’aider les nouveaux arrivants à devenir productifs plus rapidement et d’augmenter la probabilité qu’ils restent. Cela facilite également le travail des équipes internes et favorise une culture d’entreprise plus cohésive.
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