Payer des employés internationaux : guide complet
Le XXIe siècle signifie que vous pouvez accéder très facilement aux talents internationaux.
Cependant, de nouveaux territoires impliquent de nouvelles législations et coutumes du travail qu’il faut comprendre et respecter. Utilisez ce guide pour comprendre comment rémunérer des employés à l’international et connaître les difficultés associées.
Comment rémunérer des employés à l’international
Vos options pour rémunérer des employés à l’international dépendent du niveau de responsabilité que vous souhaitez assumer concernant l’ensemble de leur emploi.
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Dans l’ensemble, cinq options s’offrent à vous :
- Gérer le processus en interne
- Faire appel à des prestataires indépendants
- Externaliser auprès d’une entité locale
- Externaliser en faisant appel à un employeur officiel (EOR)
- Externaliser auprès d’un prestataire de paie internationale
1. Gérer le processus en interne
Certaines organisations, notamment les plus grandes, choisissent de gérer leur paie internationale en interne en utilisant des entités commerciales distinctes dans chaque juridiction. Cela signifie 1) créer des entités commerciales dans plusieurs juridictions et 2) recruter du personnel pour traiter la paie.
L’avantage est que vous contrôlez entièrement le processus et l’expérience liés à la paie. Et, bien que les logiciels de paie internationale puissent vous aider, la complexité de ce processus et les ressources nécessaires incitent de nombreuses organisations à choisir d’autres méthodes.
Avantages : Contrôle et personnalisation accrus.
Inconvénients : Complexité et ressources nécessaires.
2. Faire appel à des prestataires indépendants
Une autre option consiste à recruter des prestataires indépendants qui sont, en théorie, plus simples à employer.
Le seul point auquel il faut prêter attention est que, si les autorités locales classent légalement votre prestataire comme un salarié, votre entreprise est responsable des impôts impayés, des rappels de salaire et des avantages sociaux. Vous pourriez également recevoir des amendes supplémentaires.
Avantages : Simple et facile.
Inconvénients : Vous devez tout de même tenir compte des lois et réglementations locales ainsi que de celles de votre pays d’origine.
3. Externaliser auprès d’une entité locale
Une autre option consiste à externaliser les tâches liées à la paie et aux ressources humaines auprès d’un prestataire local de paie, d’un cabinet de conseil en ressources humaines ou d’une PEO. Ces prestataires vous donnent accès à une expertise locale et constituent souvent une méthode plus économique que le recours à un EOR. Le seul point auquel il faut prêter attention est que vous devez toujours disposer d’une entité juridique dans le pays pour utiliser ce modèle.
Avantages : Accès à une expertise locale, respect des obligations légales dans le pays et accompagnement personnalisé.
Inconvénients : Vous devez d’abord créer une entité locale.
4. Externaliser en faisant appel à un employeur officiel
Plutôt que d’essayer de gérer la paie internationale en interne, de nombreuses organisations externalisent le processus auprès d’un employeur officiel (EOR).
Un EOR agit comme l’employeur dans la juridiction où vous souhaitez recruter des travailleurs et prend en charge toutes les fonctions administratives, comme la paie. Il dispose d’une entité juridique dans la juridiction choisie et de spécialistes pour gérer toute l’administration à votre place et vous maintenir en conformité.
Les EOR peuvent vous aider à vous établir et à recruter en moins d’un mois.
Avantages : Simple, rapide et nécessitant moins de ressources.
Inconvénients : Contrôle réduit et dépendance à l’égard du prestataire.
5. Externaliser auprès d’un prestataire de paie internationale
Une autre option consiste à utiliser un prestataire de paie internationale qui centralise le traitement de la paie de plusieurs pays sur une seule plateforme. Cependant, gardez à l’esprit que vous devez toujours disposer d’une entité juridique locale dans chaque pays où résident vos employés.
Le prestataire peut simplifier le calcul des salaires, les déclarations fiscales et le reporting, mais il n’agit pas en tant qu’employeur légal. Vous restez responsable de la conformité, des contrats et des avantages sociaux.
Avantages : Centralisation des opérations de paie, reporting cohérent entre les pays et efficacité accrue à mesure que vous vous développez à l’international.
Inconvénients : Nécessite toujours des entités locales dans chaque pays, le coût des services de paie internationaux est élevé si vous n’embauchez que dans un ou deux pays.
Quelle option d’emploi dois-je choisir ?
Voici 5 scénarios « les mieux adaptés » qui peuvent vous aider à déterminer quelle option vous convient le mieux.
| Vous devez recruter rapidement dans un nouveau pays et ne disposez pas d’entité juridique ? | Faites appel à un EOR |
| Vous recrutez un freelance pour une mission à court terme ? | Engagez un prestataire indépendant |
| Vous disposez d’une entité locale et avez simplement besoin d’aide pour gérer la paie ? | Externalisez auprès d’un prestataire local de paie |
| Vous vous développez à long terme dans un pays avec une équipe en pleine croissance ? | Créez une entité locale et mettez en place vos processus RH/paie en interne |
| Vous recrutez dans plusieurs pays et souhaitez une supervision centralisée ? | Utilisez une plateforme mondiale de paie |
Obligations fiscales américaines lors du paiement de salariés étrangers
Si votre entreprise basée aux États-Unis recrute ou rémunère des salariés qui vivent et travaillent en dehors des États-Unis, il est important de comprendre vos obligations fiscales américaines et, tout aussi important, ce qui ne s’applique pas.
Vous trouverez ci-dessous une présentation de 4 éléments à prendre en compte pour rester en conformité lors du paiement de salariés étrangers, mais commençons par un résumé des points essentiels.
1. Le lieu de travail détermine la retenue fiscale
Si un salarié étranger travaille entièrement en dehors des États-Unis et n’est ni citoyen ni résident américain, alors :
- Les États-Unis n’exigent généralement pas de retenue de l’impôt fédéral sur le revenu.
- La FICA (Sécurité sociale et Medicare) et la FUTA (impôt fédéral sur le chômage) ne s’appliquent généralement pas non plus.
- Toutefois, votre entreprise peut avoir des obligations fiscales dans le pays du salarié, notamment :
- Les cotisations patronales aux régimes locaux d’assurance sociale
- La retenue de l’impôt local sur le revenu
- L’immatriculation auprès des autorités fiscales étrangères
Important : Si le travailleur effectue une partie de son travail aux États-Unis ou est une personne américaine (citoyen ou résident), les lois fiscales américaines s’appliquent.
2. Formulaires de l’IRS à connaître
Lors du recrutement de personnes physiques ou d’entités étrangères, l’IRS utilise des formulaires spécifiques pour établir le statut fiscal et éviter les déclarations erronées :
- Formulaire W-8BEN (pour les personnes physiques) ou W-8BEN-E (pour les entités) :
- Sert à attester que le travailleur étranger n’est pas une personne américaine.
- Contribue à éviter la retenue fiscale américaine sur les paiements effectués à l’étranger.
- Formulaire 1042-S : Sert à déclarer les revenus de source américaine versés à des personnes étrangères, si une retenue était requise.
- Formulaire 1099 : Non requis pour les prestataires étrangers effectuant leur travail en dehors des États-Unis — uniquement pour les prestataires basés aux États-Unis.
3. Aucune taxe américaine sur les salaires pour le travail effectué à l’étranger
Lorsque les salariés ou prestataires étrangers se trouvent entièrement en dehors des États-Unis et ne perçoivent aucun revenu de source américaine :
- Vous n’avez pas besoin de retenir les taxes américaines sur les salaires.
- Vous n’avez pas besoin de payer les cotisations patronales de Sécurité sociale, de Medicare ou d’assurance chômage.
Cependant, si le salarié étranger est citoyen ou résident américain, vous devez retenir et payer les impôts comme vous le feriez pour un salarié national, quel que soit son lieu de travail.
4. Risque d’établissement stable (PE)
Il faut savoir que l’embauche de salariés internationaux peut créer un « établissement stable » dans le pays du salarié, ce qui signifie que :
- Votre entreprise peut être considérée comme ayant une présence commerciale imposable dans ce pays.
- Cela peut entraîner des obligations en matière d’impôt sur les sociétés, de TVA ou de charges sociales locales.
Pour réduire ce risque, de nombreuses entreprises font appel à :
- Des employeurs officiels (EOR) pour employer le salarié localement.
- Des conseils juridiques pour comprendre les seuils applicables à l’établissement stable dans chaque pays.
Coûts liés au paiement des salariés internationaux
Pour vous aider à prendre en compte les coûts associés au paiement des salariés internationaux, nous les avons présentés dans un tableau avec des estimations de ce que chacun pourrait vous coûter en USD.
| Catégorie | Type de coût | Détails | Coût estimé |
| Logiciels | Logiciels et infrastructure | Coûts initiaux des logiciels de paie multipays et de l’infrastructure informatique nécessaire. | $50,000 - $200,000 |
| Logiciels | Coûts d’intégration | Coûts liés à l’intégration du système de paie avec les logiciels RH et de comptabilité | $10,000 - $50,000 |
| Opérationnel | Salaires du personnel chargé de la paie | Rémunération des spécialistes de la paie connaissant les réglementations internationales. | $60,000 - $120,000 par an |
| Opérationnel | Coûts de formation | Coûts des formations régulières nécessaires pour rester à jour sur les technologies et les évolutions législatives. | $5,000 - $20,000 par an |
| Conformité et réglementation | Honoraires juridiques et de conseil | Honoraires d’experts juridiques ou de consultants pour garantir la conformité et gérer les procédures administratives. | $20,000 - $100,000 par an |
| Conformité et réglementation | Frais d’audit | Coûts liés à la réalisation d’audits réguliers visant à garantir l’exactitude et la conformité. | $10,000 - $30,000 par an |
| Externalisation | Frais des prestataires de services | Honoraires des prestataires mondiaux de services de paie, variables selon le nombre de salariés, les pays et la complexité des services. | $15 - $50 par salarié et par mois |
| Change de devises et transactions | Conversion de devises | Coûts liés à la conversion des devises pour les versements internationaux de salaires. | 0.5% - 2% du montant de la transaction |
| Change de devises et transactions | Frais bancaires | Frais bancaires liés aux virements et paiements internationaux. | $10 - $50 par transaction |
| Correction des erreurs et pénalités | Correction des erreurs | Coûts liés à la correction des erreurs de paie, y compris les rappels de paiement et les intérêts. | $5,000 - $20,000 par incident |
| Correction des erreurs et pénalités | Pénalités pour non-conformité | Amendes et pénalités en cas de non-respect des lois relatives à la paie. | $10,000 - $50,000 par incident |
| Coûts divers | Gestion de projet | Coûts de gestion de projet liés à la mise en œuvre de nouveaux systèmes ou au changement de prestataire. | $10,000 - $40,000 par projet |
Défis liés au paiement des salariés internationaux
Voici sept défis à prendre en compte lorsque vous employez des salariés internationaux.
1. Respect du droit du travail local et de la législation fiscale applicable aux employeurs
Chaque pays possède ses propres règles concernant le traitement des salariés, notamment en matière de congés payés, de délais de préavis et de salaire minimum.
Vous devez également payer votre part des charges patronales, comme les cotisations d’assurance maladie ou de retraite.
Il ne s’agit pas seulement de fiscalité, mais aussi d’être un employeur légal. Si vous négligez ces obligations, vous pouvez vous exposer à des poursuites ou à des sanctions des autorités du travail. C’est ce qui vous permet de rester en règle aux yeux de la loi.
2. Paiements et frais internationaux
Gérer la paie dans plusieurs devises peut être difficile en raison des fluctuations des taux de change ainsi que des exigences et des frais bancaires.
Comme le souligne Raoul P.E. Schweicher, associé directeur chez MS Advisory : « Les circuits de paiement sont fragmentés et coûteux. Les virements SWIFT traditionnels prennent 3 à 5 jours et coûtent 3 à 4 % de frais. Les travailleurs ont besoin de paiements instantanés, mais sont confrontés à des blocages liés aux procédures KYC qui durent de 2 à 10 jours lorsque les banques demandent des documents supplémentaires.
En outre, les fluctuations des taux de change peuvent faire grimper de 12 % le coût de la paie du jour au lendemain. Les travailleurs sont frustrés lorsque leur salaire « stable » diminue en raison de mouvements des taux de change qu’ils ne peuvent pas contrôler ».
3. Retenue et déclaration des impôts
Lorsque vous rémunérez des employés à l’étranger, la conformité de la paie internationale exige de retenir le montant approprié d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales sur leur salaire.
Certains pays vous demandent également de remettre aux employés des formulaires fiscaux de fin d’année. Tout est une question de rester en bons termes avec l’administration fiscale. Si vous commettez une erreur, vous risquez des amendes ou un contrôle.
4. Classification des employés (prestataire indépendant ou salarié)
Ce n’est pas parce que vous qualifiez quelqu’un de prestataire indépendant que les lois locales sont d’accord. Si cette personne travaille comme un salarié — à temps plein, sous la responsabilité d’un responsable et avec vos outils — certains pays la requalifieront.
Une mission de courte durée aux États-Unis peut être considérée comme du travail indépendant, mais en Espagne, le même arrangement entraîne l’application de l’ensemble des protections accordées aux salariés.
Cela pourrait signifier que vous devez verser des arriérés de salaire, des impôts ou même des avantages sociaux. C’est l’une des erreurs de conformité les plus courantes. En cas de doute, vérifiez les règles locales ou faites appel à un EOR pour rester en conformité.
5. Protection des données et sécurité de la paie
Les données de paie sont extrêmement sensibles : noms, salaires, coordonnées bancaires et identifiants fiscaux. Certains pays disposent de lois strictes sur la confidentialité des données (comme le RGPD en Europe), et vous devez les respecter.
Vous devez stocker et partager les données de manière sécurisée, sans quoi vous risquez de lourdes amendes. Il ne s’agit pas seulement d’un risque juridique, mais aussi d’une question de confiance. Votre équipe s’attend à ce que vous protégiez ses informations.
6. Intégration aux systèmes internes
La paie internationale ne fonctionne pas correctement lorsqu’elle est isolée. Idéalement, elle devrait être connectée à votre système RH, à vos outils de suivi du temps et à vos outils financiers.
Dans le cas contraire, vous finirez par copier les données manuellement, ce qui entraîne des erreurs et des retards. Plus vous recrutez dans de pays, plus cela devient pénible. L’intégration contribue à fluidifier l’ensemble des opérations.
7. Décalages horaires
Les décalages horaires sont importants lors du paiement de salariés internationaux, car les dates limites de traitement de la paie, les horaires bancaires et les jours fériés varient selon les pays et peuvent retarder les virements de salaires.
Comme l’explique Kevin Marshall, CPA et professionnel des finances personnelles chez Amortization Calculator : « Les calendriers de paie coïncident rarement lorsque le siège se trouve dans un fuseau horaire situé à dix heures de celui de l’équipe satellite. Un fichier clôturé à midi à New York a déjà dépassé l’heure limite de la banque à Manille ».
Rémunérer des salariés internationaux : processus décisionnel en 6 étapes
La gestion de la paie internationale ou le choix du mode de rémunération des talents internationaux dépend de quelques variables clés : la classification des travailleurs, l’infrastructure juridique, la taille de l’équipe, l’urgence et la tolérance au risque.
Utilisez ce cadre pour faire le bon choix en fonction de votre contexte particulier :
1. Évaluez les besoins et les objectifs de votre entreprise
- Présence géographique : Tenez compte des pays dans lesquels vous avez actuellement des employés et de ceux dans lesquels vous prévoyez de vous développer. Les difficultés juridiques et administratives varient selon les pays, et certaines sont beaucoup plus complexes et prolongées que d’autres.
- Nombre d’employés : Déterminez combien d’employés vous avez à l’international et quelle sera la croissance prévue de ces effectifs. Si vous recrutez 1 à 2 travailleurs dans un pays, un arrangement avec un EOR ou un prestataire indépendant peut être la solution la plus simple. Si vous recrutez 3 à 10 travailleurs dans un même pays, cela peut justifier la création d’une entité juridique et l’externalisation auprès d’un prestataire de paie local.
- Activité principale : Évaluez si la gestion interne de la paie risque de détourner votre attention de vos activités principales.
- Calendrier : Si vous devez recruter rapidement et ne souhaitez pas créer d’entité locale, un EOR fournit une solution rapide et conforme. Si votre budget est limité et que vous recrutez pour une mission de courte durée ou basée sur un projet, un arrangement avec un prestataire indépendant peut être plus pertinent — à condition que le risque de non-conformité soit faible.
2. Évaluez vos ressources actuelles
- Expertise : Disposez-vous, ou pouvez-vous raisonnablement acquérir, l’expertise nécessaire en droit du travail international, en réglementation fiscale et en traitement de la paie ?
- Technologie : Évaluez si vous disposez de la technologie nécessaire pour gérer la paie efficacement dans différents pays, notamment pour les mises à jour liées à la conformité et l’intégration avec d’autres systèmes.
- Budget : Prenez en compte les implications financières, notamment le coût de la mise en place et de la gestion d’un processus en interne par rapport aux frais d’externalisation.
3. Évaluez les avantages et les inconvénients
- Contrôle et personnalisation : Le traitement en interne vous offre davantage de contrôle et potentiellement plus d’options de personnalisation, ce qui est précieux si vos besoins en matière de paie sont complexes.
- Évolutivité : L’externalisation auprès d’un EOR ou d’un prestataire de services de paie peut s’adapter plus facilement à la croissance de votre entreprise, notamment sur de nouveaux marchés.
- Gestion des risques : L’externalisation peut réduire le risque de non-conformité et le poids des sanctions légales.
4. Adéquation stratégique à long terme
- Coût : Bien que l’externalisation puisse sembler plus coûteuse au départ, elle peut s’avérer plus rentable à long terme en évitant les amendes et en réduisant le besoin de personnel spécialisé.
- Stratégie d’entreprise : Alignez votre choix sur votre stratégie globale. Si une expansion internationale rapide est un objectif, l’externalisation ou le recours à des prestataires indépendants peut vous offrir l’agilité nécessaire.
5. Demandez des propositions et effectuez des vérifications préalables
Demandez des propositions détaillées à plusieurs prestataires de services EOR et de paie internationale. Voici les éléments à examiner au-delà du coût et de la réputation :
- Expertise locale
- Tarification transparente
- Calculs précis des charges patronales
- Niveau d’assistance client
- Évolutivité à long terme
- Prestataires dépendant de partenaires ou disposant de leur propre entité (ces derniers sont recommandés).
- Vérifiez les références et les avis.
6. Prenez une décision
Prenez une décision en fonction de la capacité de votre entreprise à gérer la paie en interne sans compromettre la conformité ni l’efficacité opérationnelle, ainsi que de la mesure dans laquelle chaque option soutient vos objectifs commerciaux à long terme.
Bonnes pratiques pour rémunérer les salariés à l’international
Si vous décidez de gérer seul le processus en interne, voici quelques bonnes pratiques pour vous guider :
1. Tenez-vous informé des lois locales
Vérifiez régulièrement vos connaissances des lois locales du travail, des réglementations fiscales et des obligations déclaratives dans chaque pays.
Comme le recommande Katherine Loranger, directrice des produits (CPO) chez Safeguard Global : « Mettez en place des revues mensuelles — et non annuelles. Validez les classifications de manière proactive : avec l’essor des modèles privilégiant le télétravail, nous avons constaté une augmentation du risque de mauvaise classification.
Si vous embauchez des prestataires indépendants à l’international, assurez-vous que votre modèle de risque est examiné par des experts juridiques régionaux — avant le début de la paie. »
De même, Ashley Akin, expert-comptable agréé (CPA) et consultant fiscal chez Gold IRA Companies, recommande de « mettre en place un calendrier de conformité couvrant au moins les 12 à 18 prochains mois, en prévoyant suffisamment de temps pour ajuster les flux de travail lorsque de nouvelles règles entrent en vigueur. Cela permet d’éviter les erreurs de dernière minute et de rendre la gestion de la paie internationale beaucoup plus simple. »
2. Exploitez la technologie
Utilisez un logiciel de paie avancé capable de gérer plusieurs devises, langues et environnements réglementaires.
Assurez-vous que la technologie est évolutive et qu’elle peut s’intégrer à d’autres systèmes RH et comptables. Les petites organisations peuvent répondre à ces besoins avec un logiciel de paie internationale conçu pour les petites entreprises.
3. Ne comptez pas trop sur la technologie
Comme le souligne Akin, « Les logiciels de paie sont utiles, mais pas parfaits. Ils peuvent gérer les calculs et les retenues locales, mais des vérifications manuelles restent nécessaires. Je recommande de réaliser des audits trimestriels afin de détecter les problèmes tels que des identifiants fiscaux obsolètes, des adresses incorrectes ou des problèmes liés au RGPD concernant des consentements expirés ».
4. Rédigez des politiques claires
Comme le souligne Marshall, « Les politiques sont tout aussi importantes que les logiciels. Déclarez par écrit comment et quand les conversions sont effectuées, si l’entreprise ou l’employé assume les fluctuations des taux de change et comment s’appliquent les retenues au titre des avantages sociaux.
Réexaminez le document deux fois par an, de la même manière que vous examinez les contrats avec vos fournisseurs, car les lois qui le sous-tendent évoluent constamment ».
5. Audits et rapprochements réguliers
Que la paie soit internationale ou non, il est recommandé d’effectuer régulièrement des audits de paie afin de garantir l’exactitude et la conformité.
6. Une communication efficace
Maintenez des canaux de communication clairs et ouverts avec vos employés concernant les questions de paie. Cela implique de fournir des bulletins de paie détaillés expliquant clairement chaque retenue et de répondre rapidement aux questions relatives à la paie.
Comme le souligne Askin, « Je conseille aux clients de confirmer dès le départ les coordonnées bancaires, la résidence fiscale et l’adresse de chaque employé, puis de les vérifier chaque trimestre.
Cela évite les problèmes de dernière minute, comme les paiements échoués ou les retards dans les formulaires fiscaux. Si les règles fiscales changent, expliquez-les clairement et suffisamment tôt afin que les employés ne soient pas surpris par une variation de leur salaire net. »
7. Couvrez systématiquement votre exposition au risque de change
La couverture du risque de change est considérée comme une bonne pratique pour la paie internationale lorsque vous rémunérez vos employés dans des devises étrangères et souhaitez éviter les mauvaises surprises liées aux fluctuations des taux de change.
Elle facilite la budgétisation et le contrôle des coûts, tout en permettant d’effectuer des paiements réguliers, notamment si vous gérez la paie depuis une seule devise comme l’USD.
Les méthodes courantes comprennent les contrats à terme, les comptes multidevises ou les plateformes proposant des taux de change fixes. Toutefois, si vos paiements sont peu fréquents ou occasionnels, la complexité de la couverture peut ne pas en valoir la peine.
Elle est particulièrement utile lorsque les coûts de paie sont élevés ou dépendent de marchés de devises volatils.
8. Des rapports centralisés
Les rapports de paie mondiaux centralisés constituent une bonne pratique, car ils vous offrent une vue unique des coûts de paie, des obligations fiscales et des effectifs dans tous les pays, ce qui facilite la budgétisation, le suivi de la conformité et les rapports destinés aux dirigeants.
Par exemple, au lieu de rassembler des feuilles de calcul distinctes provenant de prestataires au Brésil, en Allemagne et au Japon, vous pouvez consulter toutes les données de paie dans un seul tableau de bord.
Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de prendre de meilleures décisions. Cela dit, son bon fonctionnement nécessite souvent des systèmes intégrés ou un prestataire de paie mondial.
9. Ne déléguez jamais la responsabilité
Enfin, comme le conseille Loranger : « Ne déléguez jamais la responsabilité. Que vous utilisiez un EOR ou que vous gériez la paie en interne, quelqu’un au sein de l’entreprise doit être responsable des connaissances en matière de conformité. »
10. Désignez un « sceptique des fuseaux horaires »
Comme le suggère Marshall, désignez au sein de l’équipe de paie une personne dont le seul rôle est de vérifier, avant chaque traitement, que la date choisie existe effectivement dans tous les pays concernés. Cela peut sembler anodin jusqu’à ce que vous soyez confronté à un jour férié national en milieu de semaine que vous n’aviez pas anticipé.
11. Utilisez des canaux chiffrés et l’authentification à deux facteurs
Comme le suggère à nouveau Marshall : « Nous transmettons toutes les données de paie par des canaux chiffrés et les stockons sur des serveurs qui respectent la norme la plus stricte parmi les pays où nous exerçons nos activités.
Utilisez l’authentification à deux facteurs partout, effectuez des vérifications des antécédents de chaque prestataire qui traite des données de paie et limitez en interne l’accès au groupe le plus restreint possible. Les employés se plaindront de cette étape de connexion supplémentaire. Ils cessent de se plaindre le jour où une tentative d’hameçonnage échoue grâce à elle. »
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