13 conseils pour intégrer efficacement les employés à distance
Il ne fait aucun doute que le travail à distance est là pour durer. Les dernières recherches ont révélé que 58 % des travailleurs américains travaillent de chez eux au moins une fois par semaine et que 35 % travaillent exclusivement à domicile pendant les cinq jours.
Pour les managers et membres d’équipe habitués au travail en présentiel, cela apporte une série de nouveaux défis, notamment celui d’intégrer des employés à distance. C’est quelque chose à quoi j’ai dû m’adapter depuis que j’ai rejoint People Managing People.
Imaginons que c’est le premier jour d’un nouvel employé. Il est enthousiaste pour sa première journée et prêt à commencer. Il a une certaine expérience du travail à distance et semble assez sympathique mais il est, très logiquement, un peu nerveux.
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Comment s'assurer qu'il se sente parfaitement à l'aise alors que lui — et le reste de votre personnel — ne se croiseront jamais dans les couloirs ou ne pourront pas ponctuer leur journée de discussions autour de la machine à café ?
Comment personnaliser et rendre l’intégration significative pour les nouveaux travailleurs à distance, surtout lorsque vous recrutez des travailleurs internationaux ?
Ce guide vous donnera des conseils clés pour améliorer votre processus d’intégration virtuelle et vous aidera à définir ce à quoi ressemble la réussite dans votre organisation, même si votre manière de mesurer la réussite de l'intégration peut varier.
Réorganisez Votre Processus d’Intégration Existant
Un rapport du Boston Consulting Group a montré que les entreprises dotées d'une stratégie d'intégration efficace connaissent une croissance de chiffre d’affaires 2,5 fois supérieure à celles qui ne l’ont pas.
Si vous êtes récemment passé à un environnement de travail à distance, il est temps de revoir les descriptions de poste, votre processus de pré-intégration, vos e-mails de bienvenue et les manuels afin d’y intégrer davantage de politiques sur le télétravail, y compris l’intégration de plannings plus flexibles lorsque possible.
Un plan d’intégration à distance aura un ensemble de priorités complètement différent de votre précédent, probablement conçu pour un environnement traditionnel, en présentiel. Il vaut aussi la peine de réfléchir à la façon de personnaliser l’expérience d’intégration des travailleurs indépendants par rapport aux salariés lors de ce processus.
Rendez Votre Manuel de l’Employé Adapté au Télétravail
Si vous ne l’avez pas encore fait, simplifiez votre manuel de l’employé pour qu’il soit plus facile d’accès au format numérique. Voici quelques conseils pour simplifier ce processus :
- Regroupez les politiques les plus importantes dans un seul PDF accompagné des formulaires ou liens essentiels pour les impôts et les avantages.
- Utilisez des liens pour référencer les réglementations et ressources.
- Utilisez un logiciel de gestion de manuel de l’employé dédié pour faciliter la mise à jour des politiques (ce qui permet d’éviter que votre manuel ne devienne obsolète).
- Intégrez des liens vers des ressources multimédias (notamment des webinaires ou des modules numériques ciblés) pour partager des informations supplémentaires.
Si votre manuel existant est si volumineux qu’il risque de noyer vos nouveaux collègues sous une masse d’informations, envisagez de créer un manuel condensé pour les nouvelles recrues qui leur donnera une base solide sans les surcharger d’informations.
Analysez Votre Programme d’Intégration Existant
L’intégration des collaborateurs au sein d’équipes à distance est une excellente occasion d’examiner les processus d’intégration actuels et de les ajuster. Voici quelques questions à se poser :
- Que comprend actuellement votre plan d’intégration des employés ?
- Dans quelle mesure votre processus d’intégration actuel fonctionne-t-il ?
- Qu’est-ce que les autres employés trouvent utile ?
- Y a-t-il des aspects que les employés ont jugés inutiles ou submergeants ?
- Avez-vous une checklist d’onboarding numérique en place ?
- Qu’est-ce qui manque aux anciennes méthodes pour mettre les gens à l’aise ?
- Le passage au télétravail a-t-il changé la culture de votre entreprise ?
- Qu’est-ce qui fait que tous les employés se sentent véritablement valorisés ?
- Avez-vous intégré des éléments ludiques comme des rencontres informelles ou des activités de cohésion d’équipe ?
En répondant à ces questions, vous commencerez à repérer les points faibles de votre processus d’intégration qui pourraient nécessiter des ajustements pour fonctionner avec des équipes à distance.
Faire Face aux Défis Courants du Télétravail
Le type et l’ampleur des défis rencontrés par les travailleurs et managers à distance dépendent en partie du degré d’accoutumance de vos équipes au travail en ligne.
Les difficultés courantes auxquelles tout le monde peut être confronté avec le travail à distance comprennent :
- Un manque de productivité ou du surmenage
- Manque de camaraderie
- Communication peu claire des politiques et procédures de l'entreprise
- Gestion des documents RH, comme l’inscription au dépôt direct
- Défis liés à la visioconférence, y compris la fatigue
- Un nouvel employé peut ne pas être motivé à parler aux autres employés
- Outils ou structure de formation insuffisants
- Indisponibilité de la direction
- Manque de connexion immédiate en face à face
- Manque d’indices non verbaux dans les conversations
- Absence de flexibilité dans la planification.
Les nouveaux employés ayant déjà une expérience professionnelle, que ce soit à distance ou en présentiel, auront probablement déjà adopté certains styles et habitudes de travail.
Les managers doivent discuter de ce point et clarifier les préférences en matière de méthode de travail et d’horaires lors de la phase d’intégration.
Clarifier les attentes lors de l’intégration
Les environnements virtuels tendent à brouiller les frontières entre la maison et le travail, et il peut être difficile pour les employés de maintenir un bon équilibre vie professionnelle-vie privée, certains ayant du mal à « déconnecter » ou à suffisamment se concentrer sur le travail.
L’implémentation d’un logiciel de recrutement peut contribuer à cet aspect en automatisant et en rationalisant le processus d’embauche à distance et en s’assurant que les nouveaux recrutés à distance sont bien adaptés à cet environnement, tout en comprenant l’importance de préserver cet équilibre.
Les attentes concernant les horaires, la communication et la productivité pourraient devenir problématiques si elles ne sont pas abordées dès le départ.
C’est pourquoi les managers doivent définir les attentes et être aussi précis que possible en ce qui concerne la structure et les limites lors de l’intégration.
Cela peut être aussi simple que :
- Planifier une réunion de suivi quotidienne ou hebdomadaire récurrente
- Préciser les horaires spécifiques durant lesquels les employés doivent être en ligne
- Partager les délais standard pour les projets et les tâches
- Confirmer les canaux de communication les plus appropriés et fiables selon les situations
Voici d’autres conseils pour améliorer l’équilibre vie professionnelle-vie privée de vos employés.
Conseils pour aider les employés en télétravail à se sentir impliqués et connectés
Offrir un environnement véritablement soutenant pour les nouveaux employés, en particulier dans des conditions comme une pandémie mondiale, est plus crucial que jamais.
Voici quelques points supplémentaires à prendre en compte pour réussir l’intégration des employés à distance afin qu’ils se sentent à l’aise, engagés et inspirés.
Pour chacune de ces suggestions, veillez à donner aux employés de multiples occasions de réfléchir à leur propre expérience virtuelle. Demandez-leur régulièrement leur avis, et encouragez-les à tenir un journal personnel pour suivre leur progression.
Voici une liste de contrôle des meilleures pratiques d’intégration pour vous aider à bien accueillir vos employés en télétravail.
1. Demandez ce qui fonctionne
Si vous voulez comprendre comment bien intégrer les employés à distance, demandez simplement ! Interrogez votre équipe, une organisation partenaire ou toute personne déjà intégrée à distance.
Si vous travaillez à distance depuis un moment, vous avez sans doute défini certains modes de communication. Très tôt, clarifiez :
- Les canaux de communication privilégiés
- Les fuseaux horaires à prendre en compte
- Outils de gestion et d’accès aux documents
- La culture du travail virtuel et la structure organisationnelle
- Installation de la bonne technologie pour le nouvel employé
- Outils de gestion de projet préférés
- Attentes concernant l’organisation des horaires et la productivité
- Gestion du temps et du bien-être
- Courbes d’apprentissage relatives à la technologie, aux logiciels et aux autres outils
Veillez à ce que le nouvel employé dispose de ressources et d’informations suffisantes, sans pour autant le submerger.
À lire aussi : 10 meilleurs logiciels pour le travail à distance pour les équipes distribuées
2. Préparez-vous pour le long terme
Vous avez peut-être déjà un plan d’intégration qui s’étend sur une semaine, un mois ou trois mois (si ce n’est pas le cas, voici comment en rédiger un). Mais gardez à l’esprit qu’en apprenant à intégrer des employés à distance, il sera probablement nécessaire de les accompagner davantage sur la durée.
Vous pouvez intégrer cela à un calendrier régulier, mais veillez à les contacter et à prendre de leurs nouvelles régulièrement, en dehors de tout plan formel.
3. Définissez quelques objectifs clés pour l’intégration
Dans un environnement à distance, l’inclusivité, l’autonomisation et le bien-être sont des sujets qui prennent plus d’importance. Il vous faudra peut-être formaliser certaines choses qui étaient autrefois informelles, comme organiser des pauses-café virtuelles, afin de mettre en place de bonnes routines et d’encourager l’engagement.
Assurez-vous que les membres de l’équipe à distance comprennent leur rôle et leur contribution à la vision et à la mission de l’entreprise dans le cadre de l’orientation des nouveaux employés.
4. Maintenez des points de suivi réguliers
Si vous faites toujours des évaluations traditionnelles des performances, il est peut-être temps de les transformer en réunions plus fréquentes et moins formelles.
Demandez à votre nouvel employé comment il se sent, et assurez-vous qu’il se sent à l’aise aussi bien socialement que concernant ses missions et ses attentes.
Cela impliquera sans doute une série d’entretiens vidéo, incluant d’autres membres pertinents de l’équipe.
L’objectif ici est de s’assurer qu’ils se sentent vraiment heureux et motivés (évidemment, cela concerne tout le monde, pas seulement les nouveaux !)
5. Formalisez les activités “informelles”
Le sentiment d’appartenance et la collaboration doivent être des objectifs clés ici.
Que vous ayez ou non des processus d’intégration en interne alignés sur une plateforme logicielle d’onboarding, comprendre comment intégrer vos employés à distance implique de concevoir intentionnellement des structures sociales et d’apprentissage, c’est-à-dire « placer » les personnes dans des situations précises pour qu’elles se connectent et collaborent automatiquement.
Mettez en place des structures (pensez à elles comme à des pièces véritables) qui servent de lieux de rencontre avec un objectif précis.
Vérifiez qu’ils disposent des ressources adaptées pour pouvoir :
- Apprendre en autonomie et avec les autres
- Développer un sentiment d’autonomisation dans leur poste
- Avoir le sentiment d’appartenir au groupe
- Collaborer facilement avec les autres.
Les gens pouvaient auparavant discuter à la cafétéria ou dans d’autres contextes informels, mais cela ne se produira pas naturellement dans un environnement à distance.
Organisez donc des jeux ou activités pour garantir que les échanges aient lieu et que chacun se sente à l’aise (cela concerne tous les membres du personnel).
Les activités d’engagement doivent rester accessibles au nouveau salarié, sans être contraignantes. Elles doivent également être « personnalisées » — humaines et amusantes.
6. Créez des espaces de discussion axés sur le bien-être
Certaines entreprises ont mis en place des documents avec des champs où chacun peut faire le point sur son équilibre vie pro/vie perso, et indiquer, par exemple, ses objectifs en matière de nutrition, de sommeil ou de travail.
Autre suggestion : utiliser une application de santé ou de productivité comportant un aspect social, où les membres de l’équipe se connectent via l’application.
Vous pouvez considérer cela comme une alternative à un cours de yoga ou un séminaire bien-être du midi, mais en y plaçant plus d’importance sur une connexion authentique.
L’objectif n’est pas de pousser les gens à révéler leur intimité médicale, mais d’encourager et soutenir l’équilibre vie privée/vie professionnelle lors de la transition au télétravail.
7. Créez et facilitez des espaces virtuels pour la formation & le soutien
La principale façon de former et intégrer des collaborateurs à distance sera via les visioconférences et des vidéos explicatives. Vous devriez également inclure des thématiques telles que le bien-être, la productivité et la gestion du temps.
Par exemple, si vous utilisez un outil collaboratif comme Slack, vous pouvez créer un ou plusieurs canaux dédiés spécifiquement à la formation et à la productivité. Vous pouvez désigner une personne chargée de gérer chacun de ces canaux et de les maintenir actifs.
Même le fait d’avoir un « coach » qui surveille le canal peut aider à garder toute l’équipe sur la bonne voie. Par exemple, il pourrait utiliser un canal pour envoyer des questions de suivi comme :
- Quelle est votre activité préférée pour faire une pause de 5 minutes ?
- Quel est votre meilleur conseil pour être productif ?
- Partagez votre vidéo drôle préférée !
L’objectif ici est de favoriser un environnement de bureau virtuel où les ressources et le soutien sont constamment offerts par les managers et les membres de l’équipe. Cela aidera les nouveaux employés à établir des routines régulières et à se sentir plus à l’aise lors de leur intégration.
8. Créez un document partagé pour les questions
Un simple document Google peut être mis en place pour que chacun puisse y noter des questions, commentaires et réponses. Partagez-le avec tous ceux en qui vous avez confiance pour apporter des réponses pertinentes au nouvel employé et assurez-vous que ce dernier sait comment prévenir les autres en cas d’urgence.
Veillez à garder cela simple et détendu—les conversations sérieuses doivent se faire lors de discussions vidéo en face à face.
9. Attribuez un binôme d’intégration aux nouveaux arrivants
Un binôme d’intégration est une personne disponible qui est à la fois un contact sympathique et accessible pour le nouvel employé, ainsi qu’une ressource compétente pour offrir des conseils professionnels.
Cet article de la Harvard Business Review souligne l’efficacité d’un « onboarding buddy ». Les auteurs, qui ont mis en place un programme de binômes chez Microsoft, ont constaté que les nouveaux employés ayant un binôme étaient 23 % plus satisfaits de leur intégration que ceux sans binôme après la première semaine. De plus, une productivité plus élevée était corrélée à la fréquence des rencontres avec leur binôme.
Cette relation peut être bénéfique pour les deux, car le binôme a l’occasion d’exercer un rôle de leader et de formateur.
Assurez-vous que le binôme a du temps à accorder et qu’il précise les limites au nouvel arrivant. Idéalement, il devrait également avoir une très bonne connaissance du poste du nouveau collaborateur.
10. Créez un canal de bienvenue pour que les nouveaux salariés se sentent intégrés
Si vous utilisez un outil de gestion de projet comme Slack, un canal de bienvenue est un excellent moyen de créer un lien entre le nouvel employé et le reste de l’équipe.
Incluez une biographie pour présenter la personne et instaurez une routine d’accueil avec une avalanche de « gifs ». Vous serez surpris de voir à quel point il est facile de lancer des discussions avec juste quelques images animées !
Utilisez ce canal comme point de départ pour organiser des présentations entre personnes exerçant des rôles ou ayant des centres d’intérêt similaires. Encouragez quelques membres de l’équipe à initier des conversations individuelles avec le nouvel arrivant.
La seule vraie « règle » est de garder cet espace totalement informel et ludique !
11. Renforcez les liens entre collègues
Bien que beaucoup apprécient le confort du télétravail, l’isolement qui l’accompagne peut constituer un véritable frein à l’engagement social autant qu’à la productivité.
Les nouveaux employés se sentiront inévitablement mal à l’aise et feront des erreurs lors des premières semaines et mois, et certains peuvent s’effacer s’ils ne se sentent pas à l’aise dans un environnement de travail à distance.
Les leaders et les membres de l’équipe devraient faire un effort supplémentaire pour contacter les nouveaux collaborateurs aussi souvent que possible durant la phase d’intégration, mais il n’est pas nécessaire d’en faire un exercice formel ! Voici quelques suggestions créatives ci-dessous.
Diriger des équipes virtuelles grâce à des points de contact réguliers garantit que les nouveaux employés se sentent impliqués, même en travaillant à distance.
12. Rendez cela ludique grâce au multimédia
Lorsque vous intégrez de nouveaux salariés en télétravail, ils risquent de vite se lasser des réunions Zoom et des vidéos de formation. Il est donc important de proposer d’autres occasions de se connecter aux autres.
Pensez à organiser des pauses café, des afterworks ou d’autres appels vidéo informels, en y intégrant des activités brise-glace et des petits jeux lorsque c’est possible.
Voici quelques suggestions :
- Partagez des playlists Spotify
- Discutez d'une photo préférée ou d'une œuvre d'art
- Envoyez des cadeaux surprises par la poste et demandez à tout le monde de les ouvrir lors d'une réunion
- Organisez une soirée cinéma ou un club de lecture pour les employés
- Pensez à des jeux inspirés du Pictionary ou de Words with Friends
- Envisagez un programme de gamification qui correspond à la culture de votre entreprise et aux objectifs des employés.
13. Automatisez les tâches répétitives pour vous concentrer sur le côté ludique
L’automatisation des tâches d’intégration répétitives libère du temps pour que les équipes RH puissent se consacrer à la création d’expériences engageantes et créatives pour les nouvelles recrues.
En prenant en charge les processus fastidieux comme la collecte de documents, le suivi des tâches et les rappels par e-mail, vous pouvez donner la priorité aux activités qui créent des liens, favorisent la culture d’entreprise et rendent l’intégration agréable pour tous.
Un logiciel de gestion des workflows RH peut automatiser vos tâches administratives ennuyeuses, telles que :
- Collecte de documents : Demander et stocker automatiquement les documents des employés.
- Attribution des tâches : Assigner les tâches d'intégration aux parties prenantes concernées.
- E-mails de bienvenue : Envoyer automatiquement des messages personnalisés aux nouveaux arrivants.
- Planification des formations : Automatiser la réservation et les rappels pour les sessions de formation.
- Accusés de réception des politiques internes : Suivre la signature des règlements internes et des politiques de l’entreprise.
- Accès aux systèmes : Automatiser la création de comptes et l’attribution des droits d’accès aux logiciels.
- Suivi de progression : Suivre automatiquement l’achèvement des tâches et les étapes clés de l’intégration.
- Collecte de retours : Programmer et envoyer des enquêtes d’intégration pour recueillir des retours sur l’onboarding.
Libérez-vous de ces tâches afin que vous puissiez vous concentrer sur les interactions que le logiciel ne peut pas gérer : créer des liens significatifs, et les faire durer.
Si vous souhaitez des conseils sur comment choisir le meilleur logiciel d’intégration, nous pouvons aussi vous aider sur ce point.
L’intégration définit l’expérience collaborateur
L’onboarding est l’un des principaux défis de la gestion des employés à distance.
Mettre en place une expérience d'intégration réussie à distance est un nouveau défi pour les RH, il n'est donc pas rare que les professionnels RH soient encore à la recherche de solutions. Suivre une formation sur l’onboarding des employés pour rester à jour des dernières tendances et techniques pour intégrer les télétravailleurs sera une aide précieuse.
Une fois que vous aurez mis en place un processus d’intégration à distance, vous pourrez en reprendre certaines parties pour inspirer la façon dont vous intégrez les travailleurs indépendants également.
Prendre soin de vos meilleurs talents dès leur arrivée leur donnera le sentiment d’être importants et valorisés, posant ainsi les bases d'une forte satisfaction et d'un sentiment d’appartenance. Pour aller plus loin, cet article vous propose encore plus de conseils pour optimiser votre processus d’intégration de bout en bout.
Vous pouvez également faire appel à un employer of record ou à une organisation professionnelle d’employeurs pour prendre en charge une grande partie des tâches administratives et vous assurer de rester en conformité avec la réglementation.
