13 conseils pour intégrer efficacement les salariés à distance

Repensez votre processus d’intégration existant

Un rapport du Boston Consulting Group a révélé que les entreprises dotées de stratégies d’intégration efficaces enregistrent une croissance de leur chiffre d’affaires 2,5 fois supérieure à celle de leurs homologues. 

Si vous êtes récemment passé à un environnement de travail à distance, il est temps de revoir les descriptions de poste, votre processus de préintégration, vos e-mails de bienvenue et vos manuels afin d’y intégrer davantage de politiques liées au travail à distance, notamment des horaires plus flexibles lorsque cela est possible.  

Un plan d’intégration à distance aura un ensemble de priorités totalement différent du plan initial, qui avait très probablement été conçu pour un environnement de bureau traditionnel, sur site. Il vaut également la peine d’examiner comment adapter l’expérience d’intégration des travailleurs indépendants par rapport à celle des employés dans le cadre de ce processus.

Adaptez votre manuel de l’employé au travail à distance

Si ce n’est pas déjà fait, il est temps de transformer votre manuel de l’employé en un document adapté au numérique. Voici quelques conseils pour simplifier ce processus :

• Regroupez les politiques les plus importantes dans un seul dossier PDF, accompagné des formulaires ou des liens importants concernant les impôts et les avantages sociaux. 
• Utilisez des liens pour renvoyer vers les réglementations et les ressources. 
• Utilisez un logiciel dédié aux manuels de l’employé pour simplifier les mises à jour des politiques (cela contribue à garantir que votre manuel de l’employé ne devienne jamais obsolète).
• Intégrez des liens vers des ressources multimédias (notamment des webinaires et des modules numériques ciblés) afin de partager des informations supplémentaires. 

Si votre manuel de l’employé existant est si long qu’il risque de submerger vos nouveaux collègues, envisagez de créer un manuel de l’employé condensé pour les nouvelles recrues qui les aidera à prendre leurs marques sans provoquer de surcharge d’informations.

Analysez votre programme d’intégration existant

L’intégration des travailleurs au sein d’équipes à distance offre une excellente occasion d’examiner les processus d’intégration actuels et de procéder à des ajustements. Vous devrez prendre en compte  :

• Que comprend votre plan actuel d’intégration des employés ?
• Dans quelle mesure votre processus d’intégration actuel fonctionne-t-il ? 
• Qu’est-ce que les autres employés ont trouvé utile ? 
• Certains éléments ont-ils été jugés accablants ou inutiles par les employés ?
• Disposez-vous d’une liste de contrôle numérique pour l’intégration ?
• Que manque-t-il aux anciennes méthodes permettant aux personnes de prendre leurs marques ? 
• Le passage au travail à distance a-t-il modifié votre culture d’entreprise ?
• Qu’est-ce qui fait que tous les employés se sentent profondément valorisés ? 
• Avez-vous intégré des activités divertissantes, comme des rencontres de présentation ou des activités de renforcement d’équipe ?

En commençant à répondre à ces questions, vous commencerez à repérer les points faibles de votre processus d’intégration qui pourraient nécessiter des ajustements pour convenir au personnel à distance.

Répondez aux défis courants du travail à distance

Le type et l’ampleur des défis auxquels sont confrontés les travailleurs et les managers à distance dépendent, dans une certaine mesure, de l’habitude qu’ont les membres de l’équipe de travailler en ligne.  

Les difficultés courantes auxquelles tout le monde peut être confronté dans le cadre du travail à distance comprennent :  

• Un manque de productivité ou une surcharge de travail
• Un manque de camaraderie
• Communiquer clairement les politiques et procédures de l’entreprise
• Gérer les documents administratifs des ressources humaines, comme l’inscription au dépôt direct
• Les difficultés liées aux visioconférences, notamment la fatigue 
• Un nouvel employé peut ne pas se sentir motivé à parler aux autres employés 
• Des outils et/ou une structure de formation inadéquats
• L’indisponibilité de la direction 
• Un manque de contact immédiat en face à face 
• Un manque d’indices non verbaux dans les conversations
• Un manque de flexibilité dans les horaires. 

Les nouveaux employés ayant de l’expérience professionnelle, qu’elle soit virtuelle ou en présentiel, auront probablement déjà certains styles et habitudes de travail.

Les managers devraient en discuter avec eux afin de clarifier leurs préférences en matière de style de travail et d’horaires pendant la phase d’intégration.  

Dirigez plus intelligemment à l'ère de l'IA

Rejoignez la communauté People Managing People pour accéder à du contenu exclusif, des modèles pratiques, des événements réservés aux membres et des conseils hebdomadaires en leadership—c'est gratuit de s'inscrire.

Get Free Access

Have an account? Log In

Clarifier les attentes pendant l’intégration

Les environnements virtuels s’accompagnent souvent d’une absence de limites entre la vie personnelle et le travail, et les employés peuvent avoir du mal à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, soit parce qu’ils ne travaillent pas suffisamment, soit parce qu’ils ont du mal à « décrocher ».

La mise en œuvre d’un logiciel de recrutement peut contribuer à cet aspect en automatisant et en simplifiant le processus de recrutement à distance, en veillant à ce que les nouvelles recrues à distance soient bien adaptées à l’environnement de travail à distance et comprennent l’importance de maintenir cet équilibre.

Les attentes concernant les horaires, la communication et la productivité pourraient devenir problématiques par la suite si elles ne sont pas clarifiées immédiatement. 

C’est pourquoi les managers doivent définir les attentes et être aussi précis que possible au sujet de la structure et des limites pendant la phase d’intégration. 

Cela peut être aussi simple que de :

• Planifier une réunion de suivi quotidienne ou hebdomadaire récurrente  
• Clarifier les heures précises pendant lesquelles les employés doivent être en ligne
• Communiquer les échéances standard pour les projets et les tâches
• Confirmer les canaux de communication les plus appropriés et les plus fiables pour chaque situation    

Voici quelques conseils supplémentaires pour améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de vos employés.

Conseils pour aider les employés à distance à se sentir impliqués et connectés

Offrir un environnement véritablement favorable aux nouveaux employés, en particulier dans des conditions telles qu’une pandémie mondiale, est plus essentiel que jamais.

Voici quelques autres éléments à prendre en compte pour intégrer les employés à distance afin qu’ils se sentent à l’aise, impliqués et inspirés. 

Grâce à ces suggestions, veillez à donner aux employés suffisamment d’occasions de réfléchir à leur propre expérience virtuelle au fur et à mesure. Demandez régulièrement leur avis et encouragez-les à tenir un journal personnel pour suivre leurs progrès.

Voici une liste de contrôle des meilleures pratiques d’intégration pour vous aider à rester sur la bonne voie lorsqu’il s’agit d’accueillir des employés à distance. 

1. Demander ce qui fonctionne

Si vous voulez comprendre comment intégrer efficacement des employés à distance, demandez-leur tout simplement ! Interrogez votre équipe, une organisation partenaire ou toute personne que vous avez déjà intégrée. 

Si vous travaillez depuis un certain temps au sein d’une équipe à distance, vous avez probablement déjà établi certaines préférences en matière de communication. Dès le début, clarifiez les points suivants :

• Les canaux de communication privilégiés 
• Les considérations liées aux fuseaux horaires
• Les outils de gestion et d’accès aux documents
• La culture du lieu de travail virtuel et la structure organisationnelle 
• La mise en place de la technologie appropriée pour le nouvel employé 
• Les outils de gestion de projet privilégiés 
• Les attentes concernant les horaires et la productivité
• La gestion du temps et du bien-être  
• Les courbes d’apprentissage liées à la technologie, aux logiciels et aux autres outils 

Assurez-vous que le nouvel employé dispose de suffisamment de ressources et d’informations sans le submerger. 

À lire également : Les 10 meilleurs logiciels de travail à distance pour les équipes distribuées

2. Planifier sur le long terme

Vous disposez peut-être déjà d’un plan d’intégration couvrant une semaine, un mois ou trois mois (si ce n’est pas le cas, voici comment en rédiger un). Mais gardez à l’esprit que lorsque vous apprenez à intégrer des employés à distance, les personnes auront probablement besoin d’un accompagnement plus soutenu à l’avenir.

Vous pouvez intégrer cela à un calendrier régulier, mais veillez à prendre régulièrement des nouvelles et à faire des points au-delà de tout plan officiel.  

3. Définir quelques objectifs clés d’intégration

Dans un environnement à distance, l’inclusion, l’autonomisation et le bien-être sont des sujets qui peuvent prendre davantage d’importance. Vous devrez peut-être formaliser des éléments qui étaient habituellement informels, comme l’organisation de discussions virtuelles autour d’un café, afin d’établir de bonnes habitudes et de favoriser l’engagement. 

Dans le cadre de la présentation aux nouveaux employés, assurez-vous que les membres de l’équipe à distance comprennent leur rôle et leur contribution à la vision et à la mission de l’entreprise.

Author's Tip

Vous pouvez également suivre des indicateurs tels que le taux de rotation des nouvelles recrues, le délai avant la productivité et les scores aux tests afin de mesurer la réussite de votre expérience d’intégration et d’optimiser l’intégration des futures recrues.

4. Maintenir des points de suivi réguliers 

Si vous procédez encore aux évaluations traditionnelles des performances des employés, il est peut-être temps de les remplacer par des réunions plus fréquentes et moins formelles.  

Demandez à votre nouvel employé comment il se sent et assurez-vous qu’il est à l’aise tant sur le plan social dans son rôle qu’en ce qui concerne les attentes et les activités. 

Il faudra probablement organiser une série de visioconférences auxquelles participeront d’autres membres concernés de l’équipe. 

L’objectif est de s’assurer qu’il se sente réellement heureux et motivé (bien entendu, cela vaut pour tout le monde, et pas uniquement pour les nouveaux membres de l’équipe !) 

5. Formaliser les activités « informelles » 

Le sentiment d’appartenance et la collaboration doivent être des objectifs clés. 

Que vous ayez ou non mis en place des processus d’intégration internes alignés sur une plateforme logicielle d’intégration, comprendre comment intégrer des employés à distance nécessite de se concentrer véritablement sur la conception intentionnelle de structures sociales et d’apprentissage, en « plaçant » essentiellement les personnes dans des contextes spécifiques afin qu’elles se connectent et collaborent automatiquement.

Établissez des structures (considérez-les comme de véritables salles) qui constituent essentiellement des lieux de rassemblement dotés d’un objectif. 

Veillez à mettre en place les ressources adéquates afin qu’ils puissent : 

• Apprendre de manière autonome et avec les autres 
• Développer un sentiment d’autonomie dans leur rôle 
• Avoir le sentiment d’être à leur place 
• Collaborer facilement avec les autres.  

Auparavant, les gens pouvaient discuter dans la salle de pause ou dans d’autres contextes spontanés, mais cela ne se produira pas naturellement dans un environnement à distance. 

Organisez donc des jeux et autres activités de ce type afin de vous assurer que les personnes interagissent et se sentent à l’aise (cela vaut pour l’ensemble du personnel). 

Les activités d’engagement doivent être simples et adaptées, afin que votre nouvel employé se sente à l’aise et qu’elles ne soient pas trop contraignantes. Elles doivent également être « personnalisées » -- conviviales et amusantes.  

6. Créer des espaces de discussion axés sur le bien-être 

Certaines entreprises ont mis en place des documents comprenant des champs permettant de rendre compte de l’équilibre global entre vie professionnelle et vie privée, notamment des sujets tels que les objectifs en matière de nutrition et de sommeil, ainsi que les objectifs professionnels. 

Une autre suggestion consiste à utiliser une application de santé ou de productivité dotée d’une dimension sociale et à inciter les membres de l’équipe à se connecter par son intermédiaire. 

Vous pouvez considérer cela comme un substitut à un cours de yoga à l’heure du déjeuner ou à un séminaire sur le bien-être, mais en mettant davantage l’accent sur les échanges spontanés.

L’objectif n’est pas d’inciter les personnes à divulguer des informations personnelles sur leur santé, mais d’encourager et de soutenir l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée pendant qu’elles s’adaptent au travail à domicile.  

7. Créer et animer des espaces virtuels pour la formation & l’assistance 

La principale façon de former et d’intégrer les employés à distance consiste à utiliser des conversations vidéo et des vidéos de formation. Vous devriez également aborder des sujets comme le bien-être, la productivité et la planification.

Par exemple, si vous utilisez un outil collaboratif comme Slack, vous pouvez créer un ou plusieurs canaux spécialement consacrés aux sujets liés à la formation et à la productivité. Vous pouvez désigner une personne pour gérer chacun de ces canaux et les maintenir actifs. 

Le simple fait d’avoir un « mentor » qui vérifie régulièrement le canal peut également aider toute l’équipe à rester sur la bonne voie. Il pourrait par exemple utiliser un canal pour envoyer des questions de suivi comme : 

• Quelle est votre activité préférée pendant une pause de 5 minutes ?  
• Quelle est votre meilleure astuce de productivité ? 
• Partagez votre vidéo humoristique préférée !

L’objectif est ici de favoriser un environnement de bureau virtuel dans lequel les ressources et le soutien sont proposés régulièrement par les responsables comme par les membres de l’équipe. Cela aidera les nouveaux employés à établir des routines régulières et à se sentir plus à l’aise au fur et à mesure de leur intégration.

8. Créer un document partagé pour les questions 

Un document Google unique peut être configuré afin que chacun puisse y noter ses questions, ses notes et ses réponses. Partagez-le avec toute personne en qui vous avez confiance pour poser des questions pertinentes à la nouvelle recrue, et assurez-vous que le nouvel employé comprend comment avertir les autres s’il a un sujet urgent à signaler. 

Veillez à garder un ton factuel et léger — les conversations sérieuses doivent être réservées aux conversations vidéo en personne. 

9. Attribuer un mentor d’intégration aux nouvelles recrues

Un mentor d’intégration est une personne qui dispose du temps nécessaire pour être à la fois un contact amical de référence pour le nouvel employé et une personne possédant les connaissances nécessaires pour lui offrir des conseils liés à son poste. 

Cet article de la Harvard Business Review souligne l’efficacité d’un « mentor d’intégration ». Les auteurs, qui ont mis en place un programme de mentorat chez Microsoft, ont constaté qu’après la première semaine, les nouvelles recrues accompagnées par un mentor étaient 23 % plus satisfaites de leur intégration que les personnes embauchées sans mentor. De plus, une productivité accrue était corrélée à des réunions plus fréquentes avec leur mentor.  

Cette démarche peut être mutuellement bénéfique, car le mentor a l’occasion d’agir comme un responsable et un formateur. 

Assurez-vous que le mentor dispose de suffisamment de temps et qu’il définit clairement les limites avec le nouveau membre de l’équipe. Dans l’idéal, il devrait également avoir une connaissance précise du rôle de la nouvelle recrue. 

10. Créer un canal d’accueil pour que les nouveaux employés se sentent intégrés à l’équipe

Si vous utilisez un outil de gestion de projet comme Slack, un canal d’accueil est un excellent moyen d’établir un lien entre le nouvel employé et le reste de l’équipe. 

Ajoutez une biographie pour le présenter et instaurez une routine de messages consistant à accueillir les nouveaux employés avec une avalanche de « GIF ». Vous pourriez être surpris de voir à quel point il est facile de faire discuter les gens avec quelques images animées ! 

Utilisez ce canal comme point de départ pour organiser des présentations entre les personnes ayant des rôles ou des centres d’intérêt similaires. Encouragez quelques membres de l’équipe à entamer des discussions individuelles avec la nouvelle recrue. 

La seule véritable « règle » est de conserver un espace totalement informel et amusant !

11. Créer des liens entre collègues

Bien que beaucoup apprécient de travailler dans le confort de leur domicile, l’isolement qui accompagne le travail à distance peut constituer un obstacle majeur à l’engagement social comme à la productivité. 

Les nouveaux employés sont forcément susceptibles de se sentir mal à l’aise et de commettre des erreurs au cours des premières semaines et des premiers mois de leur emploi, et certains peuvent se replier sur eux-mêmes s’ils ne se sentent pas à l’aise dans un environnement de travail à distance. 

Les responsables et les autres membres de l’équipe devraient faire un effort supplémentaire pour prendre contact avec les nouveaux employés aussi souvent que possible pendant la phase d’intégration, mais cela ne doit pas nécessairement être un exercice formel ! Nous avons répertorié ci-dessous quelques suggestions créatives. 

Diriger des équipes virtuelles par des points réguliers garantit que les nouveaux employés se sentent connectés malgré le travail à distance.

12. Rendez l’intégration ludique grâce au multimédia 

Lors de l’intégration de nouveaux employés à distance, ils risquent de se lasser des réunions Zoom et des vidéos de formation. Il est donc important de proposer d’autres occasions d’échanger avec les autres. 

Envisagez d’organiser des cafés-rencontres, une séance conviviale ou d’autres appels vidéo informels, en intégrant lorsque cela est possible des activités brise-glace et des jeux simples.

Voici quelques suggestions :

• Partager des playlists Spotify 
• Discuter d’une photo ou d’une œuvre d’art préférée 
• Envoyer des cadeaux surprises par courrier postal et demander à tout le monde de les ouvrir pendant une réunion  
• Organiser une soirée cinéma ou un club de lecture pour les employés 
• Envisager des jeux inspirés de Pictionary ou de Words with Friends 
• Envisager un programme de ludification adapté à la culture de votre entreprise et aux objectifs de vos employés.

13. Automatisez les tâches banales pour vous concentrer sur le côté ludique

L’automatisation des tâches répétitives liées à l’intégration libère du temps pour que les équipes RH puissent se concentrer sur la création d’expériences stimulantes et créatives pour les nouvelles recrues.

En prenant en charge les processus fastidieux comme la collecte de documents, le suivi des tâches et les rappels par e-mail, vous pouvez donner la priorité aux activités qui favorisent les liens, renforcent la culture d’entreprise et rendent l’intégration agréable pour tout le monde.

Un logiciel de gestion des flux de travail RH peut automatiser vos tâches administratives rébarbatives, notamment :

• Collecte de documents : demander et stocker automatiquement les documents administratifs des employés.
• Attribution des tâches : attribuer les tâches d’intégration aux parties prenantes concernées.
• E-mails de bienvenue : envoyer automatiquement des messages personnalisés aux nouvelles recrues.
• Planification des formations : automatiser la réservation et les rappels des sessions de formation.
• Accusés de lecture des politiques : suivre la validation du manuel de l’employé et des politiques.
• Accès aux systèmes : automatiser la configuration des comptes et des autorisations logicielles.
• Suivi de la progression : surveiller automatiquement l’achèvement des tâches et les étapes clés de l’intégration.
• Collecte des commentaires : planifier et envoyer des enquêtes d’intégration pour recueillir des commentaires sur l’intégration.

Débarrassez-vous de ces tâches afin de pouvoir vous concentrer sur les types d’interactions que les logiciels ne peuvent pas gérer : créer des liens significatifs et faire en sorte qu’ils durent.

Si vous avez besoin de conseils sur la manière de choisir le meilleur logiciel d’intégration, nous pouvons également vous aider.

L’intégration définit l’expérience employé

L’intégration est l’un des principaux défis liés à la gestion des employés à distance.

La mise en place d’une expérience d’intégration réussie à distance constitue un défi relativement nouveau dans le domaine des RH. Il n’est donc pas rare que les professionnels des RH cherchent encore des réponses à ce sujet. Suivre une formation sur l’intégration des employés afin de rester au fait des dernières tendances et techniques d’intégration des travailleurs à distance vous sera utile.

Une fois que vous aurez établi un processus d’intégration à distance, vous pourrez également vous en inspirer pour intégrer des travailleurs indépendants.

Prendre soin de vos meilleurs talents dès le départ leur donnera le sentiment d’être importants et valorisés, créant ainsi les conditions propices à une grande satisfaction et à un sentiment d’appartenance. Si vous souhaitez approfondir le sujet, cet article propose encore plus de conseils pour vous aider à optimiser votre processus d’intégration du début à la fin.

Vous pouvez également faire appel à un employeur officiel ou à une organisation professionnelle d’employeurs pour prendre en charge une grande partie des tâches administratives et vous assurer de rester en conformité.