Pourquoi les réunions inclusives sont meilleures (et comment les animer)

Katie Zink

on May 7, 2026

Les réunions d'équipe révèlent la véritable culture de l'entreprise, à l’opposé de la culture affichée ou théorique. Bien souvent, ce sont les seuls moments où les employés se retrouvent ensemble, peuvent mettre en avant leurs compétences et recevoir de la reconnaissance.

Une culture de réunion inclusive favorise l’innovation, offre des chances équitables de réussite professionnelle et encourage chacun à être lui-même au travail. Où est donc le problème ? Eh bien, cela ne surprendra sans doute personne : la plupart des gens détestent les réunions (et pour de bonnes raisons).

Dans cet article, nous explorerons comment animer des réunions (en présentiel, hybride ou virtuel) qui vous permettront d’avancer sur vos tâches de productivité, de mettre en lumière la richesse de votre équipe et de favoriser la connexion humaine.

La vérité sur la plupart des réunions

Imaginez cette réunion avec la même personne qui monopolise toujours la parole, oriente la discussion selon ses propres intérêts et n’écoute pas les autres.

Le temps de la réunion manque ou déborde, les participants ne sont pas préparés à contribuer (ça, vraiment, ça me dérange) et l’ordre du jour est soit inexistant, soit bien trop chargé.

En tant que participants, nous repartons débordés, confus, avec l’impression que personne ne s’est donné la peine de réfléchir aux objectifs réels de la réunion ni aux besoins des participants.

Ces réunions ne sont pas productives, elles manquent souvent d'organisation et, en général, ce ne sont pas les bonnes personnes qui sont invitées ou alors les personnes clés sont absentes. Elles détournent l’attention de sujets plus importants ou sont accaparées par toujours les mêmes personnes.

Assister à ce type de réunion me donne de l’anxiété et me frustre au point de ne même plus oser prendre la parole ou poser des questions, surtout lors des grandes réunions virtuelles (je ne sais pas pour vous, mais si je ne remets jamais les pieds sur Zoom, ce sera encore trop tôt).

C’est peut-être une affirmation controversée, mais je pense que les réunions doivent être bénéfiques pour les participants. Fou, non ?

En réalité, on aime tous secrètement les réunions ! Il suffit qu'elles soient inclusives !

Qu'est-ce qui rend une réunion inclusive ?

Une réunion inclusive rassemble un groupe diversifié où chacun se sent vu, représenté, respecté et valorisé lorsqu'il collabore au sein de la réunion.

Les participants repartent alors pleins d’énergie, connectés les uns aux autres et motivés pour avancer sur leur travail.

Lorsque la conversation est équilibrée, modérée de façon à se dérouler sans accroc et, surtout, que nous faisons preuve de patience envers les autres, chacun se sent écouté, compris et voit son temps valorisé.

C’est le signe distinctif des réunions inclusives, et ce n’est jamais dû au hasard. Pour conduire une réunion inclusive, il faut anticiper, savoir gérer le temps, garantir une participation équitable et, surtout, savoir aider le groupe à traiter le contenu de la réunion afin que tout le monde reparte sur la même longueur d’onde et profite d’avoir été là.

La difficulté, c’est que même s’il est possible de mesurer l’inclusion avec des plateformes d’expérience employé comme Aleria ou Culture Amp, obtenir des échanges authentiques en direct, que ce soit en groupe ou en tête à tête avec votre équipe, ne permettra pas toujours d’obtenir des réponses sincères ou exactes.

Si vous commencez tout juste à réfléchir à la manière de rendre vos réunions inclusives, il est possible que vous deviez déjà commencer par un travail sur vous-même, avant d’interroger les autres sur leur expérience.

Voici par où commencer.

Les clés d'une réunion inclusive

Conscience

Diriger des réunions inclusives nécessite plus que de bonnes intentions, même si tout commence par là. Il faut faire attention au langage employé, à qui est présent, à qui devrait être présent mais ne l’est pas, à l’information dont les participants auront besoin pour tirer profit de la réunion.

Un exemple courant : appeler tout le monde « les gars ». Tout le monde ne s’identifie pas comme un gars.

Humanité

Si vous êtes comme moi, vous évitez habituellement le terrible bavardage qui a lieu pendant les trois premières minutes de chaque réunion. Ce n’est pas que je ne veux pas discuter avec les gens présents, c’est juste que je n’en peux plus de parler de la météo ou de la nouvelle coupe de cheveux de quelqu’un encore et encore.

J’ai déjà enchaîné plusieurs réunions où, par coïncidence, une personne différente commentait la coupe de cheveux de la même personne au début de chaque réunion où cette personne et moi étions présents toute la semaine. Après la cinquième réunion où une nouvelle personne a fait remarquer pour la cinquième fois la coupe de Jennie, j’ai commencé à croire que je vivais dans une simulation.

Il existe tant d'autres façons pour nous de nous connecter en tant qu'êtres humains, et les réunions inclusives consistent justement à trouver ces moyens-là (autres que commenter les cheveux, l'apparence ou la météo). Voici 5 façons d'engager une meilleure conversation informelle (sans parler du temps qu'il fait).

Accessibilité

Nous n'apprenons pas tous et ne traitons pas l'information de la même façon. Les leaders et managers inclusifs en tiennent compte lorsqu'ils présentent des mises à jour, font des annonces, gèrent le changement ou abordent des problèmes avec leurs équipes.

Cela demande de prendre le temps de connaître votre équipe (entretiens individuels, questionnaires ou évaluations sont de bons outils pour cela) afin de vous assurer de prendre en compte les différences de capacités, la neurodiversité et les styles d'apprentissage ; c'est essentiel pour garantir que vos réunions soient inclusives.

Vous pourriez aussi être intéressé par obtenir une formation spécifique DEI.

Visibilité

Les réunions doivent être une opportunité pour les membres d'une équipe de s'exprimer, se soutenir les uns les autres et demander de l'aide. Veillez à ce qu'il y ait des occasions équilibrées de donner cette visibilité à chaque membre quand tout le monde se retrouve dans le même espace.

Mettez votre déclaration de diversité en pratique

Les formats de réunion traditionnels mettent au centre les personnes extraverties, neurotypiques et appartenant aux groupes dominants systémiques.

Comme vous le savez, il existe une infinité de façons dont les gens peuvent différer : origines socio-économiques, niveaux d'éducation, race, orientation sexuelle, genre, religion, affiliations politiques, styles d'apprentissage, neurodiversité, variations de capacités physiques, mentales et émotionnelles, traits de personnalité, héritage culturel, ou encore être introverti ou extraverti. La liste est longue.

Si votre organisation possède une déclaration de diversité qui prétend « célébrer la diversité », mais ne va pas jusqu'à s'intéresser à comment les gens travaillent ensemble et n'évolue pas au-delà de ces formats de réunion traditionnels et oppressifs, alors vous ne lui rendez pas vraiment justice.

Dans un monde où il y a une véritable valeur exprimée dans nos différences, donner la priorité aux réunions inclusives, c'est passer des paroles aux actes.

Comment animer des réunions inclusives

Retenez ceci : les réunions inclusives sont des réunions bien animées. Un bon facilitateur peut transformer une réunion inutile en un moment productif, des participants désorientés en personnes captivées, et un projet pénible en mission accomplie.

Toute personne qui dirige un groupe organisé vers un objectif commun joue le rôle de facilitateur et peut adopter des compétences en facilitation.

C'est le manager d'équipe qui organise une réunion pour partager les mises à jour sur la sortie d'un nouveau produit auprès des clients et s'assure que tout le monde ait bien compris le plan de communication.

C'est le chef de projet qui tient tout le monde au courant des délais, des changements et des obstacles.

En dehors du travail, vous connaissez ce ou cette amie qui organise tout, relie les gens, ou qui est tout simplement un·e bon·ne auditeur·rice ? Voilà, c'est de la facilitation. On apprécie ces amis, non ?

Chaque facilitateur a un style particulier et chaque groupe a des dynamiques propres. C'est ce qui rend la facilitation aussi stimulante. Un facilitateur compétent s'adapte aux besoins du groupe. Il ou elle sait faire parler les gens et décrypter certaines personnalités, opinions et sensibilités qui existent au sein d'un groupe.

Mais c'est quoi, exactement ?

La facilitation consiste à fournir les ressources, informations et soutiens nécessaires pour permettre aux apprenants ou participants d'accomplir une tâche.

Ça ressemble à de l'enseignement, non ?

La facilitation est différente, mais pas incompatible avec l'enseignement. Les enseignants aident les élèves à acquérir de nouvelles compétences ou connaissances en leur transmettant des informations sur un domaine. Un résultat mesurable est attendu à la fin, comme une note. Les enseignants sont généralement des experts du contenu et possèdent habituellement toutes les bonnes réponses.

Les facilitateurs, eux, accompagnent les participants dans leur expérience de la réunion en pilotant le processus général. Les bons facilitateurs savent que l'important, c'est moins leur propre rôle que le groupe, et ainsi ils créent un environnement inclusif. Ils posent les bonnes questions pour aider les gens à faire leurs propres découvertes et à faire émerger la sagesse existante chez les participants.

Quels sont alors ces moments concrets où l'on sait que la facilitation opère ?

C'est le cas lorsque votre manager demande à chacun de partager comment il ou elle va, ou sur quoi il se concentre individuellement en début de séance, pour laisser la parole à tout le monde dès le début de la réunion.

Cela se produit lorsque les participants ont une discussion ouverte lors d'une session de formation et que le facilitateur établit un fil conducteur entre les idées partagées afin de cultiver la sécurité psychologique et un sentiment d'appartenance.

C’est lors d’une séance de remue-méninges où les idées sont collectées de façon organisée et où le facilitateur désigne une personne pour prendre des notes, une autre pour répondre dans la fenêtre de chat, et fait tourner les rôles afin de favoriser une participation équilibrée.

Découvrons nos cinq techniques de facilitation préférées pour rendre vos réunions plus inclusives.

1. Créez des accords de groupe

Les accords de groupe sont un ensemble de règles de base que l’on demande aux participants de suivre. Cela peut prendre la forme d’un document vivant que vous pouvez réviser au fil du temps durant vos réunions.

L'objectif est de créer un espace ouvert et inclusif pour que chaque individu se sente en sécurité, vu et entendu. Lorsque les attentes du groupe sont claires et visibles pour tous, les gens peuvent faire davantage confiance au fait qu’ils seront respectés et qu’ils pourront s’exprimer librement en réunion.

2. Les tours de table

Les tours de table (« Check Ins ») sont une manière simple et naturelle de favoriser des connexions humaines inclusives. Ils peuvent concerner le travail ou non, ont généralement lieu au début d’une réunion une fois tout le monde arrivé, et sont particulièrement adaptés pour des groupes de moins de 10 personnes.

Le facilitateur demande au groupe de faire un tour de table et de répondre à une question simple comme « Comment allez-vous aujourd’hui ? » ou « Sur quoi avez-vous besoin de soutien ? » Si les participants ne se connaissent pas, c'est une excellente occasion pour chaque personne de partager son prénom et une particularité à son sujet.

Parce que la facilitation repose sur la connexion humaine, il est essentiel d’intégrer ces opportunités pour permettre à chacun d’apprendre à se connaître (si ce n’est pas déjà fait).

3. Passez en revue l’ordre du jour et les résultats attendus, ensemble

Tellement simple, mais souvent oublié : créer un ordre du jour pertinent pour que les participants le voient avant le début de la réunion est primordial. Cela aide tout le monde à se préparer et à savoir ce qui est attendu d’eux. Mieux encore, demandez l’avis de vos participants en amont.

En sollicitant des contributions avant la réunion, vous donnez aux participants l’occasion de réfléchir aux questions qu’ils pourraient avoir afin qu’ils arrivent prêts à écouter le contenu.

Sachez que l’on ne peut pas écouter ce qui se dit et réfléchir à des questions en même temps. Si vous avez prévu un temps pour les questions à la fin de la réunion, respectez cet espace. Ne soyez pas pressé de conclure simplement parce qu’il y a quelques instants de silence. Le silence signifie que les participants réfléchissent avant de s’exprimer, ce qui est positif.

4. Le 360° en deux minutes

Il s’agit d’une technique qui offre à vos participants l’occasion de faire une pause et de réfléchir à ce qui a été partagé, puis de s’exprimer. Lorsqu’ils prennent la parole, ils peuvent poser une question, faire une remarque ou tout simplement verbaliser leur perception des discussions. On l’appelle le 360° en deux minutes, parce que c’est exactement cela.

1) Faites une pause de deux minutes complètes pour une réflexion silencieuse.

2) Faites un tour de table pour que tout le monde ait l’occasion de parler.

Cela peut sembler étrange et inconfortable au début (le silence dérange souvent dans notre société), mais c’est une manière puissante et simple de favoriser la diversité et l’inclusion lors de vos réunions.

Notamment lors d’une annonce importante, d’un changement majeur, d’une formation sur un produit ou sur tout autre sujet, montrez à vos participants que vous les respectez en leur permettant de réfléchir sur ce qui a été partagé et d’y réagir sur le moment.

5. Partagez la parole

C’est le rôle du facilitateur de garantir que chacun ait la même opportunité de s’exprimer en réunion. Prenez mentalement note de qui pose des questions, qui parle le plus, et qui reste discret.

En cas de partage collectif, assurez-vous de ne pas simplement deviner ou demander qui n’a pas encore eu la parole. C’est une façon très simple de montrer que vous êtes attentif aux besoins du groupe, ce qui est essentiel dans la facilitation.

N’oubliez pas, ce qui est le plus important à exprimer n’est pas toujours dit par ceux qui parlent le plus. Partagez la parole.

Réunions hybrides et virtuelles

Pour les formats de réunions hybrides et virtuelles, il y a davantage de paramètres à prendre en compte mais, comme nous l'avons vu, tout repose sur la sensibilisation, l’humanité, l’accessibilité et la visibilité.

Soyez intentionnel

Soyez clair et exprimez votre volonté d'inclure les participants à distance. C'est si simple et pourtant rarement exprimé. Prévoyez de rappeler aux intervenants qu'il s'agit d'une réunion hybride et qu'ils doivent adapter leurs présentations en conséquence.

Utilisez la technologie à votre avantage

Les barres de discussion peuvent être d’excellents ajouts à une réunion, lorsqu’elles sont utilisées à bon escient. Les participants à distance ont davantage d’opportunités de formuler une question ou un commentaire dans le chat, ce qui peut parfois être plus difficile en présentiel.

De plus, des outils tels que Equal Time peuvent aider à suivre le temps de parole de chacun pour garantir que tout le monde ait la possibilité de s’exprimer.

Offrez du soutien et favorisez la connexion

Il peut être isolant d’assister à une réunion hybride à distance. Désigner une personne référente dédiée pour les participants virtuels afin de répondre à leurs questions et de défendre leurs intérêts est d’une grande aide. Pensez à faire des pauses et à vérifier si quelqu’un a levé la main ou posé une question pendant la présentation.

Pour les réunions de grande taille, lorsque les participants physiques sont entre les sessions, essayez d’inclure des opportunités de réseautage virtuel ou des activités de team building pour les participants à distance. Le speed networking est une excellente façon de procéder.

Assurez-vous d'une information, d'un son et d’un visuel clairs et accessibles

Surtout pour les grandes réunions, si ce n'est pas dit dans le micro, cela ne sera pas entendu en ligne. Cela rend également difficile l’identification de l’orateur. Veillez à disposer du matériel audio approprié et demandez aux participants virtuels de donner leur avis sur la qualité du son.

Utilisez un outil de planification d'événements numérique, actualisé en temps réel, pour ajouter des détails et changements à l’agenda, introduire clairement tous les intervenants et fournir des informations sur le contenu de la session directement dans les invitations ou l'agenda. Ce sont aussi des avantages qu’offrent les logiciels de gestion de réunions.

À mon sens, il n’est plus acceptable pour un dirigeant ou un responsable de commencer une présentation en critiquant ses propres diapositives avant même de parler. Soyez exemplaire en utilisant des diapositives bien conçues, structurées et faciles à suivre, accessibles et adaptées au cerveau. Je vous garantis une audience bien plus engagée lors de vos réunions hybrides ou virtuelles (astuce : la plupart des gens ne liront pas vos diapositives tout en vous écoutant).

Être devant la caméra durant de longues périodes est une forme particulière de fatigue. Définissez des règles claires sur les moments où la caméra doit être allumée ou éteinte. Je suis un fervent défenseur de l’idée d’éteindre sa caméra Zoom lors des grandes réunions hybrides.

Amplifiez les voix à distance

On dit souvent qu’assister à de grandes réunions en présentiel favorise les promotions. Réfléchissez donc au fait que ces participants à distance auront moins de visibilité au sein de l’organisation que s’ils étaient sur place. S’il existe une opportunité de mettre en avant le travail d’un collaborateur à distance, saisissez-la !

J'ai travaillé pour une petite entreprise d’éducation basée à Portland, Oregon, qui organisait chaque mois des réunions hybrides « all hands » dirigées par la VP du service RH et Performance.

Ce rendez-vous était une perle en matière de culture d'entreprise. Avec la responsable RH, elle était très engagée dans la création de différents programmes visant à améliorer l’expérience des employés et, bien avant le covid, cette organisation valorisait déjà ses talents à distance qu’elle considérait comme une formidable opportunité de diversifier les effectifs.

L'un de mes programmes préférés qu’elle animait s’appelait « See Something Say Something ». Cela permettait à chacun de soumettre une reconnaissance à l’égard d’un collègue, n'importe où dans l’organisation. Il était d’usage d’envoyer ces témoignages par écrit afin qu’ils soient lus à voix haute devant tous les participants à l’appel.

Cette entreprise compte moins de 80 personnes, donc l’exercice prenait environ dix minutes, mais c’était un moyen simple et convivial de mettre en lumière des accomplissements et de valoriser le travail d’autrui de façon concrète chaque mois.

Tout repose sur la facilitation

N’oubliez pas, rendre une réunion inclusive consiste à garantir l’égalité et l’équilibre dans les possibilités de participation, à créer un sentiment d’appartenance et à cultiver la sécurité psychologique dans le travail d’équipe.

Que vous dirigiez une réunion d’équipe de routine, une session de remue-méninges ou même votre prochain événement de consolidation d’équipe ou rassemblement social, de bonnes compétences en facilitation donnent lieu à des interactions de meilleure qualité, des idées plus créatives et des liens renforcés.

Vous souhaitez développer vos compétences en facilitation ? Contactez-moi sur LinkedIn pour en savoir plus et envisagez de suivre l’un de ces cours de gestion de réunions pour vous aider à organiser des réunions plus efficaces, productives et inclusives.

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