Pourquoi les réunions inclusives sont meilleures (et comment les animer)

Katie Zink

on May 7, 2026

Comment organiser des réunions agréables, efficaces et où chacun peut contribuer à égalité.

TABLE OF CONTENTS La vérité sur la plupart des réunions Qu'est-ce qu'une réunion inclusive ? Les éléments clés d'une réunion inclusive Comment organiser des réunions inclusives (y compris virtuelles et hybrides).

Les réunions d'équipe révèlent la véritable culture d'entreprise, au-delà de ce qui est exprimé ou théorique. Souvent, elles représentent la seule occasion pour les employés d'être ensemble, de mettre en avant leurs atouts et d'être reconnus.

Une culture de réunion inclusive favorise une plus grande innovation, offre des chances équitables de réussite professionnelle et aide chacun à s'investir pleinement au travail.

Alors, où se situe le problème ? Eh bien, cela ne surprendra probablement personne : la plupart des gens détestent les réunions (et ils ont de bonnes raisons).

Cependant, comme nous allons le voir, avec la bonne approche, il est possible d'organiser des réunions que les gens attendent avec impatience (oui, vraiment !).

Dans cet article, nous allons explorer comment animer des réunions (en présentiel, hybride ou virtuel) qui vous permettront d'accomplir vos tâches, de faire émerger la sagesse de votre équipe et de favoriser la connexion humaine.

Je vais partager mes 5 techniques de facilitation préférées pour des réunions plus inclusives, quelques points clés à considérer pour des réunions hybrides et virtuelles plus inclusives, et comment animer des réunions auxquelles les gens auront envie d'assister.

Nous allons aborder :

La vérité sur la plupart des réunions
Qu'est-ce qu'une réunion inclusive ?
Les éléments clés d'une réunion inclusive
Comment organiser des réunions inclusives (y compris virtuelles et hybrides).

Alors, allons-y.

La vérité sur la plupart des réunions

Imaginez cette réunion avec cette même personne qui monopolise toujours la parole, fait avancer son propre ordre du jour, et n'écoute pas les autres.

La réunion déborde ou manque de temps, les participants ne sont pas préparés à contribuer (argh, celle-ci m'agace particulièrement), l'ordre du jour est inexistant ou trop chargé.

En tant que participants, nous repartons en nous sentant submergés, confus, et avec la sensation que personne n'a vraiment réfléchi aux objectifs de la réunion ni aux besoins des participants.

Elles ne sont pas productives, souvent mal organisées, et, d'ordinaire, les mauvaises personnes sont conviées ou bien les bonnes sont absentes. Elles détournent l'attention d'enjeux plus importants ou sont accaparées par les mêmes personnes qui occupent tout le temps de parole.

Participer à ce type de réunions m'angoisse et me laisse trop frustré(e) pour intervenir ou poser des questions, surtout lors des grandes réunions virtuelles (je ne sais pas vous, mais si je n'avais plus jamais à aller sur Zoom, ce serait déjà trop).

Peut-être que cette affirmation est controversée, mais je pense que les réunions devraient être bénéfiques pour les participants. Dingue, non ?

La vérité, c'est que au fond, nous aimons tous les réunions ! Il suffit qu'elles soient inclusives !

Qu'est-ce qui rend une réunion inclusive ?

Une réunion inclusive réunit un groupe diversifié de personnes qui se sentent vues, représentées, respectées et valorisées lorsqu'elles collaborent pendant la réunion.

Chacun repartira plein d'énergie, connecté aux autres et motivé pour accomplir son travail par la suite.

Lorsque les conversations sont équilibrées, modérées pour être fluides, et, surtout, que l'on fait preuve de patience les uns envers les autres, chacun se sent écouté, compris, et a le sentiment que son temps est respecté.

C'est là tout l'essence des réunions inclusives, et cela ne tient pas au hasard. Pour animer une réunion inclusive, il faut anticiper, savoir gérer son temps, garantir l'équité de la participation et, surtout, parvenir à aider le groupe à traiter le contenu de la réunion afin que tous soient sur la même longueur d'onde et gagnent à être présents.

La difficulté, c'est que même s'il existe des plateformes d'expérience employé comme Aleria ou Culture Amp pour mesurer l'inclusion, les discussions authentiques en direct—en groupe ou individuellement avec votre équipe—ne sont pas toujours gages de réponses précises ou honnêtes.

Si vous commencez seulement à réfléchir à rendre vos réunions inclusives, il pourrait être utile de faire un travail sur vous-même avant d'interroger directement les autres sur leur expérience.

Voici par où commencer.

Les éléments clés d'une réunion inclusive

Prise de conscience

Diriger des réunions inclusives nécessite plus que de bonnes intentions, cependant, c'est là que tout commence. Vous devez être conscient du langage que vous employez, des personnes présentes à la réunion, de celles qui n’y sont pas mais devraient l’être, et des informations nécessaires pour que les participant·es tirent profit de la réunion.

Un exemple courant est d’appeler les gens « les gars ». Tout le monde ne s’identifie pas comme un gars.

Humanité

Si vous êtes comme moi, vous évitez systématiquement les horribles banalités qui ont lieu durant les trois premières minutes de chaque réunion. Ce n’est pas que je veux éviter de discuter avec les personnes présentes, je ne supporte simplement pas de parler sans cesse de la météo ou de la nouvelle coupe de cheveux de quelqu’un.

J'ai déjà assisté à une série de réunions où, par coïncidence, une personne différente faisait un commentaire au sujet de la coupe de cheveux de la même personne au début de chaque réunion à laquelle cette personne et moi participions toute la semaine. Après la cinquième réunion où une nouvelle personne complimentait Jennie sur sa coupe de cheveux pour la cinquième fois, j'ai commencé à croire que j’étais dans une sorte de simulation.

Il existe de nombreux autres moyens pour nous connecter en profondeur en tant qu’êtres humains, et les réunions inclusives consistent justement à trouver ces alternatives (autre que commenter les cheveux, l’apparence ou la météo). Voici 5 façons de réussir vos banalités (sans parler de la météo).

Accessibilité

Nous n’apprenons et ne traitons pas toutes et tous l’information de la même manière. Les leaders et managers inclusifs en tiennent compte lorsqu’ils présentent des mises à jour, font des annonces, gèrent le changement ou traitent des problèmes avec leur équipe.

Cela nécessite de prendre le temps de connaître votre équipe (entretiens individuels, questionnaires ou évaluations sont de bons outils) afin de vous assurer de prendre en compte les différences de capacités, la neurodiversité et les styles d’apprentissage, essentiels pour garantir l’inclusivité de vos réunions.

Vous serez peut-être aussi intéressé·e par des formations DEI spécifiques.

Visibilité

Les réunions doivent être une opportunité pour les membres de l’équipe de s’exprimer, se soutenir mutuellement et demander de l’aide. Veillez à équilibrer les opportunités de visibilité au sein de votre équipe lorsque tout le monde est réuni.

Faites vivre votre déclaration sur la diversité

Les formats de réunion traditionnels mettent au centre les personnalités extraverties, neurotypiques, et les identités systématiquement dominantes.

Comme vous le savez, il existe une infinité de manières dont les gens peuvent différer : origines socio-économiques, niveau d’éducation, race, orientation sexuelle, genre, religion, convictions politiques, styles d’apprentissage, neurodiversité, gamme d’aptitudes physiques, mentales et émotionnelles, traits de personnalité, héritage culturel ou encore introversion vs extraversion. La liste est longue.

Si votre organisation a une Déclaration sur la Diversité affirmant que vous « célébrez la diversité », mais passe à côté du comment les gens travaillent ensemble et ne s’éloigne pas de ces formats de réunion traditionnels et oppressifs, vous ne lui rendez pas justice.

Dans un monde où la valeur de nos différences est reconnue, donner la priorité aux réunions inclusives permet de passer à l’action.

Comment animer des réunions inclusives

Gardez ceci à l’esprit : les réunions inclusives sont des réunions bien animées. Un bon animateur peut transformer une réunion inutile en réunion productive, faire passer vos participant·es de perdus à captivés, et un projet de redouté à réalisé.

Toute personne menant un groupe organisé vers un objectif commun adopte un rôle d’animateur et peut développer des compétences de facilitation.

C’est le manager qui convoque une réunion pour informer sur la date de sortie d’un nouveau produit et s’assure que tout le monde est au clair sur le plan de communication.

C’est le chef de projet qui tient tout le monde informé des calendriers, modifications et obstacles.

En dehors du travail, vous connaissez cette amie ou cet ami qui organise, fédère, ou sait simplement bien écouter ? Voilà, facilitation. On aime ce genre d’amis, non ?

Chaque animateur a son propre style et chaque groupe possède sa dynamique. C’est ce qui rend la facilitation si passionnante. Un animateur expérimenté s’adapte aux besoins du groupe. Il sait entamer la discussion. Il sait ressentir quelles personnalités, opinions ou sensibilités sont présentes dans un groupe.

Mais, concrètement, qu’est-ce que c’est ?

La facilitation consiste à fournir les ressources, informations et soutiens nécessaires pour que les apprenant·es ou participant·es accomplissent une tâche.

Ça ressemble à de l’enseignement, non ?

La facilitation est différente de l’enseignement, mais ces deux approches ne s’excluent pas mutuellement. Les enseignants aident les élèves à acquérir de nouvelles compétences ou connaissances en leur transmettant des informations sur un sujet spécifique. Il y a un résultat mesurable à la fin, comme une note. Les enseignants sont généralement des experts du contenu et ont généralement toutes les bonnes réponses.

Les facilitateurs aident les participants à vivre pleinement une réunion en guidant le déroulement global du processus. Les bons facilitateurs savent qu'il s'agit moins d’eux-mêmes que du groupe, et créent ainsi un environnement inclusif. Ils posent les bonnes questions pour permettre aux participants de faire leurs propres découvertes et de faire émerger la sagesse de l'ensemble des personnes présentes.

Mais alors, quels sont ces moments précis où l’on peut dire que la facilitation est en train d’avoir lieu ?

C’est lorsque votre responsable demande à chacun de partager comment il se sent ou quels sont ses objectifs individuels en début de réunion pour offrir à chacun la possibilité de s’exprimer.

C’est quand les participants ont une discussion ouverte pendant une session de formation et que le facilitateur fait émerger un fil conducteur entre ce qui est partagé afin de favoriser la sécurité psychologique et un sentiment d’appartenance.

C’est lors d’une session de remue-méninges où les idées sont recueillies de façon organisée et où le facilitateur désigne une personne pour prendre des notes, une autre pour répondre dans la fenêtre de discussion, et fait tourner les rôles afin de favoriser une participation équilibrée.

Jetons un œil à nos 5 techniques de facilitation préférées pour des réunions plus inclusives.

1. Créer des accords de communauté

Les accords de communauté sont un ensemble de règles de base que l’on demande aux participants de respecter. Cela peut prendre la forme d’un document évolutif que vous pouvez modifier tout au long de la durée de vos réunions.

L’objectif est de créer un espace ouvert et inclusif afin que chacun se sente en sécurité, reconnu et écouté. Lorsque les attentes du groupe sont clairement définies et visibles de tous, il est plus facile de faire confiance et de se sentir respecté et libre de s’exprimer lors des réunions.

2. Tours d’inclusion

Les tours d’inclusion sont un moyen simple et naturel de favoriser un lien humain inclusif. Ils peuvent porter sur le travail ou non, se font généralement au début de la réunion une fois tout le monde arrivé, et sont particulièrement adaptés aux petits groupes de moins de 10 personnes.

Le facilitateur demande au groupe de faire un tour de table et de répondre à une question simple telle que « Comment allez-vous aujourd’hui ? » ou « De quoi auriez-vous besoin comme soutien ? ». Si les participants ne se connaissent pas, c’est une excellente occasion de partager leur prénom et une particularité les concernant.

Puisque la facilitation vise la connexion humaine, il est essentiel de prévoir ces opportunités pour permettre à chacun de mieux se connaître, si ce n’est pas déjà le cas.

3. Réviser l’ordre du jour et les résultats attendus, ensemble

C’est tout simple, mais pourtant souvent oublié : créer un ordre du jour pertinent partagé à l’avance avec les participants est primordial. Cela aide tout le monde à se préparer et à savoir ce qu’on attend d’eux. Mieux encore, demandez leur avis avant la réunion.

Interroger les participants avant de se réunir leur donne la possibilité de réfléchir à leurs questions et ainsi d’arriver prêts à écouter le contenu.

Rappelez-vous : on ne peut pas écouter ce qui est dit et réfléchir à ses questions en même temps. Si vous avez prévu un temps de questions à la fin, honorez-le. Ne vous précipitez pas pour terminer la réunion simplement parce qu’il y a quelques instants de silence. Le silence signifie que les gens prennent le temps de penser avant de parler, ce qui est positif.

4. Le 360 en deux minutes

C’est une technique qui permet aux participants de faire une pause et de réfléchir à ce qui a été dit, avec la possibilité de s’exprimer. Lorsqu’ils prennent la parole, les participants peuvent poser une question, faire une remarque ou tout simplement verbaliser leur ressenti sur le contenu de la réunion. On l’appelle le « 360 en deux minutes » parce que c’est exactement ce que c’est.

1) Faites une pause de deux minutes complètes pour une réflexion silencieuse.

2) Faites un tour de table afin que chacun ait la possibilité de s’exprimer.

Cela peut paraître étrange et inconfortable au départ (le silence est souvent difficile dans notre société), mais cela peut s’avérer puissant et une solution simple pour favoriser la diversité et l’inclusion lors de vos réunions.

Tout particulièrement lors d’une annonce importante, d’un grand changement de processus, d’une formation produit ou de tout autre moment où une information est transmise, montrez à vos participants que vous les respectez en leur donnant la possibilité de réfléchir à ce qui est partagé et d’y réagir immédiatement.

5. Partagez la parole

C’est le rôle de l’animateur de s’assurer que chacun dispose d’une chance égale de participer à votre réunion. Gardez à l’esprit qui pose des questions, qui parle le plus et qui reste silencieux.

Si un partage en groupe est prévu, veillez à ne pas vous contenter de deviner ou de demander qui n’est pas encore intervenu. C’est un moyen très simple de montrer que vous êtes attentif aux besoins du groupe, ce qui est essentiel dans l’animation.

Sachez que les choses les plus importantes à dire ne viennent pas toujours de ceux qui parlent le plus. Partagez la parole.

Réunions hybrides et virtuelles

Pour les formats de réunions hybrides et virtuels, il y a davantage de paramètres à prendre en compte, mais, comme nous l’avons vu, tout réside dans la conscience, l’humanité, l’accessibilité et la visibilité.

Soyez intentionnel

Soyez clair et exprimez votre volonté d’inclure les participants à distance. C’est très simple, pourtant c’est rarement reconnu. Informez les présentateurs qu’il s’agit d’une réunion hybride et qu’ils doivent adapter leurs présentations en conséquence.

Utilisez la technologie à votre avantage

Les barres de discussion peuvent être de très bons ajouts aux réunions, si elles sont utilisées à bon escient. Les participants à distance ont plus d’occasions de poser une question ou de faire un commentaire via le chat, ce qui se révèle parfois plus difficile en présentiel.

De plus, des outils comme Equal Time peuvent aider à suivre le temps de parole de chacun afin de s’assurer que différentes personnes ont la possibilité de s’exprimer.

Offrez du soutien et créez du lien

Participer à une réunion hybride à distance peut être source d’isolement. Prévoyez une personne référente pour répondre aux questions des participants virtuels et défendre leurs intérêts : cela fait toute la différence. Pensez à faire des pauses pour vérifier si quelqu’un a levé la main ou posé une question pendant la présentation.

Pour les réunions de grande ampleur, lorsque les participants sur place profitent d’inter-sessions, proposez des opportunités de réseautage ou de renforcement d’équipe virtuels aux participants à distance. Le speed networking est une excellente façon d’y parvenir.

Assurez-vous que l’audio, les visuels et les informations de réunion soient clairs et accessibles

Notamment lors de réunions importantes, si ce n’est pas parlé dans un micro, cela ne sera pas entendu en ligne. Cela rend également difficile l’identification de la personne qui présente. Assurez-vous de disposer d’équipements audio adaptés et demandez des retours aux participants à distance sur la qualité du son.

Utilisez un outil numérique d’organisation d’événement, qui s’actualise en temps réel, pour ajouter les détails et tout changement d’agenda, présenter explicitement tous les intervenants et fournir des informations sur le contenu de chaque session dans les invitations et/ou l’agenda de la réunion. Ce sont aussi des avantages que vous offre un logiciel de gestion de réunions.

À mon avis, il n’est plus acceptable que les personnes en fonction de direction ou de management débutent leur présentation en critiquant leurs propres slides avant même de commencer à parler. Montrez l’exemple en utilisant des slides bien organisées, ergonomiques et accessibles et faciles à suivre. Je vous garantis que votre public sera bien plus engagé lors des réunions hybrides ou virtuelles (petite astuce : la plupart des personnes ne lisent pas vos slides et ne vous écoutent pas en même temps).

Être en visioconférence pendant de longues périodes est une forme unique de fatigue. Fixez des directives précises sur quand allumer ou éteindre la caméra. Je suis un grand partisan de l’option de couper la caméra Zoom lors des grandes réunions hybrides.

Amplifiez les voix à distance

On dit souvent que participer physiquement à de grandes réunions favorise une promotion, alors pensez au fait que ces participants n’auront pas autant de visibilité dans l’organisation qu’en présentiel. Si vous pouvez mettre en avant le travail d’un collaborateur à distance, faites-le !

J’ai travaillé dans une petite entreprise d’éducation basée à Portland, dans l’Oregon, qui organisait des réunions hybrides mensuelles de type « all hands » dirigées par la vice-présidente des Ressources humaines et de la Performance.

Cette réunion était un véritable point fort de la culture d’entreprise. Elle, avec notre responsable RH, était très active dans le lancement de différents programmes visant à améliorer l’expérience des employés et, bien avant le covid, cette organisation valorisait ses collaborateurs à distance et y voyait une belle opportunité de diversifier ses effectifs.

L’un de mes programmes favoris qu’elle dirigeait s’appelait « See Something Say Something ». C’était l’occasion de soumettre une reconnaissance par les pairs pour toute personne de l’organisation. Cela faisait partie de la culture d’équipe que ces messages, transmis par écrit, soient lus à voix haute à tous lors de l’appel.

Cette entreprise compte moins de 80 personnes, il s'agissait donc d'un processus d'environ 10 minutes, mais c'était une manière très simple et amusante de reconnaître des réalisations spécifiques et de mettre en valeur le travail des autres de façon significative, chaque mois.

Tout est question de facilitation

Rappelez-vous, des réunions inclusives consistent à garantir des opportunités de participation équitables et équilibrées, à créer un sentiment d’appartenance et à favoriser la sécurité psychologique lorsque nous travaillons ensemble en groupe.

Que vous animiez une réunion d’équipe de routine, une séance de remue-méninges ou même votre prochain événement de cohésion d’équipe ou rassemblement social, de bonnes compétences en facilitation mènent à des interactions de meilleure qualité, des idées plus créatives et des liens plus forts.

Envie d'améliorer vos compétences en facilitation ? Contactez-moi sur LinkedIn pour en savoir plus et envisagez de suivre l'un de ces cours de gestion de réunions pour vous aider à organiser des réunions plus efficaces, productives et inclusives.

Quelques ressources supplémentaires pour vous aider à construire des lieux de travail plus inclusifs :

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