Comment Cultiver une Culture d’Entreprise Hybride Solide
L'une des premières initiatives que j'ai prises dans mon rôle de généraliste RH pour mon employeur actuel a été de développer un modèle de travail hybride formel qui correspond à la culture de l'organisation, répond aux besoins des employés et reste conforme à la réglementation.
Depuis que le retour au bureau (RTO) est devenu possible, nous avons des employés dans les environnements de vente au détail qui travaillent sur site, la plupart des employés du siège social ont des emplois du temps hybrides variés, et le service informatique est composé quasi exclusivement de travailleurs à distance.
Nous avons œuvré à cultiver une culture forte et unique basée sur nos valeurs de durabilité, de créativité et de qualité, et nous voulons que tous les membres de l'équipe s'y sentent intégrés, quel que soit leur lieu de travail.
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C'est un processus continu, mais je voulais partager quelques idées sur notre approche de la culture en mode hybride ainsi que des pistes venant d'autres responsables d'équipe.
L'importance de bâtir une culture d'entreprise dans les environnements à distance
La culture se construit en intégrant les valeurs, la mission, la stratégie, la vision, les politiques et les codes de conduite dans chaque aspect de l'entreprise.
Dans un environnement de travail traditionnel sur site, ces éléments sont plus facilement observables et adoptés — par exemple : la façon dont les gens interagissent les uns avec les autres, leur tenue vestimentaire et comportement, les valeurs affichées dans les locaux, les événements et rencontres informelles, et même le fait que les portes des bureaux soient ouvertes ou fermées.
Évidemment, les équipes hybrides et à distance passent à côté de beaucoup de ces éléments, il est donc d'autant plus important de nourrir volontairement la culture que l'on souhaite et de veiller à ce que tous s'y sentent inclus.
Comme le souligne justement Hope Horner, PDG de Lemonlight : « Construire une culture hybride forte ne consiste pas à tenter de recréer l'ancien environnement de bureau. Il s'agit de transformer votre culture pour l'adapter à cette nouvelle réalité, en étant intentionnel dans la valorisation des atouts du modèle tout en atténuant ses faiblesses ».
Le travail hybride et à distance nous a obligés à adapter notre culture. Par exemple, nous avons mis l'accent sur la confiance et l'autonomie pour soutenir la nature du télétravail.
Nous avons remarqué que les employés sur site ne créaient pas autant de liens avec les télétravailleurs et que les nouveaux collaborateurs entièrement à distance avaient plus de difficultés à collaborer sur des projets nécessitant de grandes idées créatives.
Il faut parfois sortir des sentiers battus. Par exemple, l'adoption de certains outils de gestion de bureau permet aux entreprises de trouver l'équilibre entre travail en présentiel et à distance, et de créer un environnement hybride plus efficace.
Beaucoup de collaborateurs doivent travailler avec d'autres départements pour développer de nouveaux produits et concrétiser des designs créatifs, et nous avons constaté que les équipes hybrides peinaient à générer des idées (créativité).
Cette équipe organise désormais de manière plus stratégique ses jours de présence au bureau, dont je parlerai plus en détail ci-dessous.
Comment construire une culture hybride gagnante
Aucune organisation ne se ressemble, et l'objectif ici n'est pas d'imposer une façon d'être, mais de s'assurer que la culture souhaitée s'implante efficacement dans un environnement hybride.
Sur-communiquer
Faire partie d'une culture, c'est s'y sentir connecté, d'où l'importance cruciale de la communication à tous les niveaux.
Comme le souligne Horner, « Il faut sur-communiquer. Il s'agit de communications régulières de la part des cadres supérieurs, de réunions d'équipe générales, de points fréquents, et de toucher les gens par tous les canaux : e-mail, Slack, appels vidéo. Il faut s'assurer que tout le monde est dans la boucle, quel que soit le lieu de travail. »
Pensez à des outils de communication comportant des notifications intégrées et personnalisables — par exemple, pour votre système de réservation de salles de réunion — parfois, un simple signal suffit à informer ou à rappeler une consigne importante.
Reconnaître quand les collaborateurs incarnent les valeurs de l'entreprise
Un excellent moyen de diffuser vos valeurs et les comportements organisationnels qu'elles induisent est de reconnaître celles et ceux qui les incarnent.
Par exemple, votre entreprise peut utiliser des canaux sur Slack, Teams, une plateforme de reconnaissance des employés ou des newsletters pour célébrer un membre d'équipe qui a incarné positivement une des valeurs.
Nous avons également lancé une newsletter hebdomadaire comportant une rubrique "coup de projecteur". Chacun peut y reconnaître un collègue ayant mis en avant notre marque, collaboré avec d'autres équipes, ou incarné nos valeurs à travers son travail.
Comme le mentionne Horner, « Il faut apprécier les avantages uniques du modèle hybride : la flexibilité, l'autonomie, la priorité donnée aux résultats plutôt qu'à la présence physique. Nous tenons à célébrer ces aspects et à souligner en quoi ils rendent notre culture spéciale. »
Faciliter les liens personnels
« La culture d’un lieu de travail hybride demande de l’intentionnalité… Il faut créer des opportunités pour que les collaborateurs à distance se sentent inclus, que ce soit par des activités de cohésion d’équipe virtuelles ou par des points de suivi réguliers pour s’assurer qu’ils restent impliqués. » — Crystal Pinney-Ramos, Stratégiste en technologies RH @ cClearHR
Le travail reste du travail, mais l’humain est un être social et il y a une vraie valeur dans les relations informelles pour entretenir la culture d’entreprise et casser les silos entre les équipes.
Comme le note Horner, « Il faut aussi créer de l’espace pour ces échanges informels du type “machine à café”. C’est pourquoi nous avons mis en place des canaux Slack dédiés pour discuter de tout et de rien, organiser des pauses café virtuelles ou même des soirées jeux en ligne. Ce n’est pas pareil que de se croiser dans la cuisine du bureau, mais cela permet de garder ces liens personnels vivants ».
Réunir toute l’équipe une ou deux fois par an est aussi un excellent moyen de renforcer les relations, de créer un sentiment de communauté et d’offrir aux collaborateurs à distance la possibilité de vivre la culture d’entreprise en présentiel.
Cela offre également l’occasion aux dirigeants de rappeler les valeurs culturelles, souvent à travers des présentations et des temps de reconnaissance/récompense des employés.
Vous pouvez même organiser des sessions où chacun collabore pour réfléchir à des situations passées et identifier les moments où les valeurs de l’entreprise ont été respectées.
Soyez stratégique quant aux jours au bureau pour les employés hybrides
Aussi performant que puisse être le travail asynchrone en termes de productivité, nous avons constaté que des journées coordonnées au bureau aidaient à surmonter le défi de la créativité pour nos équipes génératrices d’idées.
Chaque entreprise aura une approche différente, mais nous avons constaté qu’il est préférable de laisser les équipes choisir. Votre société préférera peut-être des journées à forte affluence, où davantage de collaborateurs viennent au bureau certains jours, ou alors l’espace de bureau étant limité, les équipes doivent étaler leurs jours en présentiel.
Voici quelques exemples de la façon dont mon entreprise gère cela :
- L’équipe Acquisition de Talents planifie ses jours au bureau en fonction des entretiens physiques, généralement les mardis et jeudis.
- L’équipe Produit est au bureau le lundi pour recevoir des échantillons de fournisseurs.
Calibrez l’onboarding
Partager les valeurs, la mission, la vision et la stratégie de l’entreprise avec tous les collaborateurs est essentiel pour que chacun comprenne comment son travail contribue à l’organisation dans son ensemble.
Cela ne peut pas être expliqué une fois lors de l’onboarding et plus jamais mentionné, mais c’est une excellente base de départ.
Un excellent plan d’accueil peut convenir aux employés en présentiel, hybrides ou à distance, avec quelques ajustements mineurs de format et de modalité.
Les nouveaux arrivants dans mon entreprise rencontrent un représentant RH le premier jour pour finaliser l’intégration (la plupart des procédures étant préalablement réalisées en ligne).
Les employés sur site rencontrent leur interlocuteur en personne, tandis que les collaborateurs entièrement à distance se connectent via Zoom. Nous essayons d’avoir les employés hybrides sur place la première semaine afin qu’ils puissent rencontrer leur équipe en face à face, créer des liens et s’intégrer à notre culture.
Cela demande évidemment un peu de gestion d’espace de bureau et un clin d’œil à notre logiciel de réservation de bureaux partagés pour faciliter la coordination de ce processus !
Soyez à la pointe de la technologie
Être à la pointe de la technologie est essentiel pour instaurer une culture hybride forte, car elle comble le fossé entre les collaborateurs présents au bureau et ceux à distance. Je ne parle pas seulement d’outils de surveillance des employés.
Des outils & applications RH tels que les plateformes de visioconférence, les logiciels de gestion de projet et les logiciels de signature électronique facilitent la collaboration et garantissent l’efficacité des tâches, quel que soit le lieu de travail.
Pensez aussi à aller plus loin : la technologie peut rendre le travail hybride ludique grâce à des jeux virtuels, des rencontres informelles en ligne ou des groupes d’intérêt. Des plateformes comme Slack ou Microsoft Teams peuvent accueillir des quiz, des sessions de questions/réponses, ou encore des cafés virtuels décontractés.
En adoptant des technologies favorisant la communication, le travail d’équipe et la facilité au quotidien, les entreprises peuvent créer un environnement inclusif et productif où chacun se sent connecté.
Recueillez les retours des collaborateurs
Offrir une plateforme permettant aux employés de partager leurs idées et réflexions est un excellent moyen d’obtenir des retours sur de nombreux sujets, y compris la culture d'entreprise.
Mon entreprise envoie régulièrement des enquêtes de satisfaction rapide à différentes équipes, et parfois à l’ensemble de la société. Ces enquêtes courtes permettent à la direction de comprendre le ressenti des employés sur un sujet particulier, par exemple comment mieux adapter un modèle hybride.
Nous avons utilisé ces enquêtes rapides au début de notre retour progressif au bureau pour éclairer nos décisions concernant le calendrier et nous assurer que nous répondions aux besoins des employés lors de leur retour.
Faire ce qui est bon pour vous
Le travail hybride et à distance a eu un impact considérable sur notre entreprise, et la plupart du temps, cela a été bénéfique.
Il y a eu quelques défis en cours de route mais, grâce aux méthodes décrites ci-dessus, nous sommes parvenus à un point où nos valeurs et notre mode de fonctionnement sont exprimés de manière cohérente dans toute l’organisation.
Pour d’autres conseils sur la réussite du modèle hybride, consultez l'excellent article d’Alex et Cillian sur les meilleures pratiques pour une main-d’œuvre hybride.
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