Hoteling vs. Hot Desking : Principales différences, avantages et inconvénients
Depuis le retour au bureau après le Covid, le mode de travail hybride est devenu la norme. Cependant, une gestion efficace de l’espace de bureau peut s’avérer difficile dans un environnement hybride.
Les systèmes de gestion de bureau peuvent aider les entreprises à mettre en place des solutions de réservation de bureau à la carte (« hoteling ») et de bureaux partagés (« hot desking ») pour des espaces de travail plus flexibles.
Le hot desking et l’hoteling sont toutes deux des options pour offrir des modes de travail flexibles, mais laquelle correspond le mieux à la situation de votre entreprise ?
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Examinons en détail les différences principales entre le hot desking et l’hoteling, ainsi que les avantages et les inconvénients de chaque solution !
Hot desking vs Hoteling : Principales différences
La différence principale entre l’hoteling et le hot desking réside dans la manière dont les employés accèdent aux bureaux dans un espace de travail.
Le hot desking permet aux employés d’accéder aux bureaux selon la règle du premier arrivé, premier servi, tandis que l’hoteling exige que les employés réservent leur bureau à l’avance.
Le hot desking et l’hoteling présentent également des similitudes. Par exemple, aucun des deux ne propose de places attribuées comme dans les espaces traditionnels et tous deux dépendent de la disponibilité des bureaux, ce qui signifie que la place n’est pas garantie.
Voici un tableau récapitulatif des différences clés :
| Hot Desking | Hoteling | |
| Définition | Les employés utilisent n’importe quel bureau disponible sur le principe du premier arrivé, premier servi. | Les employés réservent un bureau ou un espace de travail spécifique à l’avance. |
| Attribution de l’espace | Aucun poste attribué ; les bureaux ne sont pas assignés et utilisés temporairement. | Les espaces sont réservés et attribués selon le système de réservation. |
| Flexibilité | Flexibilité élevée, car les employés peuvent choisir n’importe quel bureau disponible. | Flexibilité modérée, mais les employés doivent planifier et réserver à l’avance. |
| Exigences technologiques | Technologie de bureau basique ; aucun besoin particulier sauf l’accès au réseau partagé. | Nécessite un système ou logiciel de réservation pour gérer les places. |
| Expérience employé | Les employés peuvent avoir du mal à trouver une place lors des périodes de forte affluence. | Expérience plus prévisible puisque le poste est réservé à l’avance. |
| Pertinence | Idéal pour les organisations avec des employés très mobiles ou une forte proportion de travail à distance. | Idéal pour les structures qui souhaitent garantir la disponibilité des bureaux et préfèrent une utilisation plus organisée de l’espace. |
| Complexité de gestion | Plus facile à mettre en œuvre mais nécessite parfois plus de supervision pour vérifier la disponibilité. | Gestion plus complexe à cause du système de réservation, mais permet un meilleur contrôle de l’utilisation de l’espace. |
| Efficacité des coûts | Potentiellement plus économique grâce à une utilisation maximale de l’espace disponible. | Peut aussi être économique, mais peut nécessiter un investissement dans un logiciel de réservation. |
| Interactions sociales | Favorise les interactions spontanées entre collègues, propices à la collaboration. | Rend les échanges spontanés moins fréquents du fait des espaces réservés à l’avance, parfois isolés. |
| Personnalisation | Faible : les bureaux sont partagés et non personnalisables. | Plus élevée : les employés peuvent personnaliser temporairement leur espace réservé. |
Je vais maintenant détailler chacun d’eux un peu plus.
Qu’est-ce que le hot desking ?
Le hot desking est une organisation intelligente de l’espace de travail où aucun employé ne dispose d’un bureau attribué. Les bureaux et salles de réunion disponibles sont pris selon la règle du premier arrivé, premier servi.
Le hot desking permet d’optimiser l’utilisation de l’espace de bureau et peut réduire les coûts immobiliers lorsque les salariés travaillent selon un mode hybride.
Explorons plus en profondeur les avantages et les inconvénients du hot desking.
Avantages du hot desking
Ce mode d’organisation peut être extrêmement efficace s’il est bien mis en place.
Par exemple, Telenor (une entreprise norvégienne de télécommunications) a mis en place un système de postes de travail partagés dès 2003. Le PDG de l'entreprise, Jon Fredrik Baksaas, attribue la croissance de la société à leur mise en œuvre du hot-desking, considérant cela comme un facteur clé dans le développement de l'entreprise.
Voici quelques avantages spécifiques du poste de travail partagé :
1. Rentabilité
Le hot-desking réduit votre coût par poste de travail car un même poste peut être utilisé par plusieurs employés (généralement plusieurs par jour). C’est également facile à mettre en place et offre beaucoup de flexibilité.
2. Disponible à court terme
Le hot-desking est idéal pour les salariés qui travaillent habituellement à domicile mais qui souhaitent changer d’environnement, ou lorsque des membres de l’équipe veulent collaborer en personne. Ils peuvent simplement venir au bureau et se mettre au travail.
3. Offre de l’autonomie aux employés
Les employés apprécient la liberté qu’offre le travail à distance. Le hot-desking leur donne la possibilité de travailler selon leurs propres conditions, ce qui montre que vous leur faites confiance pour mener à bien leurs missions sans supervision excessive.
4. Encourage l’innovation et la créativité
Changer de poste de travail chaque jour peut être un excellent stimulant pour la créativité. Travailler toujours au même endroit peut devenir monotone avec le temps, et le hot-desking peut être la solution idéale.
De plus, la possibilité de collaborer en personne avec des collègues peut favoriser le travail d'équipe et encourager davantage d'innovation dans vos équipes, ce qui est particulièrement important dans une culture de travail hybride.
Inconvénients du hot-desking
Bien entendu, il existe certains inconvénients liés au fait de ne pas attribuer un poste fixe à chaque employé. Voici quelques éléments à considérer :
1. Disponibilité non garantie des bureaux
Le hot-desking présente une limite inhérente. Certains jours, il se peut qu’aucun poste ne soit disponible. Vous devrez alors trouver un autre espace de travail ou attendre qu’un poste se libère. Cela peut entraîner une perte de temps et de la frustration.
2. Manque de choix
Même si vous trouvez un bureau, il est possible que les meilleurs emplacements soient déjà occupés et que vous soyez relégué dans des zones bruyantes où il est difficile de se concentrer. Si vous êtes sans cesse distrait par le passage de collègues, vous ne serez pas au maximum de votre productivité.
3. Problèmes de santé
Plusieurs personnes peuvent utiliser le même poste de travail chaque jour, ce qui accroît le risque de contamination par une maladie. Vous devrez investir davantage dans l'information des employés sur les risques sanitaires et les mesures de sécurité, fournir des désinfectants, et embaucher plus de personnel pour nettoyer les bureaux après usage si vous mettez en place le hot-desking.
Qu'est-ce que le hoteling ?
L’hoteling est un autre mode de gestion de l'espace dans les bureaux hybrides permettant aux employés de sélectionner leur poste de travail à l’avance puis de s’enregistrer à leur arrivée.
Cela implique généralement un système de réservation ou un logiciel de gestion de l’espace de bureau où les employés peuvent réserver un poste précis, à l’image de la réservation d’une chambre d’hôtel.
Comme le hot-desking, le desk hoteling permet une utilisation efficace des espaces et peut entraîner une diminution des coûts immobiliers.
Avantages du hoteling
L’aspect planification en amont apporte certains avantages spécifiques à l’hoteling par rapport au hot-desking. En voici quelques-uns :
1. Utilisation efficace de l’espace de travail
Puisque l’hoteling prévoit l’attribution des bureaux à l’avance, cela permet d’optimiser l’utilisation de l’espace. Le taux d’occupation du bureau sera plus élevé car l’hoteling élimine l’incertitude liée à la possible indisponibilité des postes.
2. Plus de contrôle et de confort pour les employés
La possibilité de réserver un bureau selon ses préférences offre plus de contrôle aux employés. Par exemple, si votre espace de travail comporte des clusters de postes dédiés à un usage particulier, l’hoteling permet aux employés de réserver des bureaux à proximité de collègues d’un certain service pour faciliter la collaboration.
L’hoteling permet aussi de gérer l’espace de travail sans avoir besoin de manager dédié. La plupart des entreprises utilisent des logiciels de réservation de poste pour mettre la gestion des espaces en pilote automatique. Il est rarement nécessaire de superviser manuellement l’attribution des espaces quand un système d’hoteling de bureau est en place.
3. Soutient les travailleurs à distance
Les travailleurs à distance peuvent ne pas apprécier l'idée de ne pas avoir de bureau où poser leur ordinateur portable lorsqu'ils viennent au bureau. Le système de réservation de bureaux leur donne l'assurance d'obtenir un espace de travail, les incitant ainsi à venir plus souvent au bureau.
4. Améliore la satisfaction des employés
Un modèle de travail hybride offre un équilibre entre le travail dans son propre espace et la création de liens au bureau, ce qui améliore la satisfaction des employés.
Créer des liens au sein de l'entreprise n’est pas très pratique avec le bureau partagé car cela peut être un peu désorganisé. On ne sait jamais qui occupera le bureau voisin. Le système de réservation permet aux employés de choisir des postes de travail proches de ceux avec qui ils souhaitent tisser des liens plus forts.
Inconvénients du système de réservation de bureaux
Aussi avantageux que soit ce système, il comporte tout de même des inconvénients à prendre en compte. Ces désavantages doivent être pesés :
1. Mise en place plus complexe
La réservation de bureaux nécessite un peu plus de planification de l’espace de bureau. Il vous faudra créer un plan virtuel de votre espace de travail et le charger dans votre logiciel de réservation. C’est le strict minimum pour pouvoir implémenter ce système. Ce n’est pas énorme, mais cela demande tout de même plus d’efforts que le bureau partagé.
2. Problèmes de sécurité
Si vous traitez des informations confidentielles, le partage de bureaux peut être risqué. D’autres employés peuvent voir votre écran, voire accéder à des documents que vous auriez laissés sans surveillance.
Vous pouvez protéger les informations confidentielles en exigeant des employés, en particulier ceux qui traitent des données sensibles, qu'ils rangent leur poste de travail avant de partir et ne laissent aucun document sans surveillance.
Cependant, la mise en place de cette solution nécessite des ressources et peut se révéler impraticable dans certains cas.
3. Peu adapté aux situations d'urgence
Lorsque les bureaux sont réservés pour de longues périodes, il se peut que vous ne puissiez pas trouver de poste de travail pour une réunion d'urgence. Par exemple, si vous devez organiser un espace pour un associé de passage en ville à l’improviste, le manque de place disponible peut devenir complexe à gérer.
Réservation de bureaux et bureau partagé : quel est le verdict ?
En fin de compte, le choix entre la réservation de bureaux et le bureau partagé dépendra du contexte de votre entreprise. De nombreuses organisations choisiront d’ailleurs souvent une combinaison des deux.
Par exemple, vous pourriez opter pour un système de bureaux partagés pour les espaces ouverts, mais mettre en place une réservation pour les salles de réunion, les bureaux privés ou les espaces de coworking.
Il existe de nombreux types d'espaces de travail hybrides et de multiples approches pour la gestion de l’espace de bureau.
Demandez-vous si vos collaborateurs bénéficieraient de la possibilité de sélectionner leur poste de travail à l'avance grâce à un système de réservation de bureaux partagés.
Réfléchissez à la meilleure structure pour encourager la présence au bureau si cela est important pour vous, ou tout simplement à la façon d’offrir la meilleure expérience hybride. Rappelez-vous, une bonne pratique pour le travail hybride est de recueillir l’avis des employés : servez-vous en !
Enfin, selon le secteur d'activité, créer un environnement de travail agile avec plusieurs types d’espaces adaptés à différents besoins peut offrir encore plus d’avantages.
