Retour au bureau : avantages, inconvénients et conseils pour réussir
PWC a récemment annoncé qu'à partir de janvier 2025, ils commenceraient à surveiller d'où travaillent les employés. La raison, supposée mais pas officiellement confirmée, serait d'assurer le respect de leur politique de retour au bureau (RTO) exigeant trois jours sur site par semaine.
C'est une histoire similaire dans d'autres organisations comme Dell et EY, qui utilisent des badges d'accès pour suivre le temps de présence au bureau et réprimander les employés qui ne respectent pas leurs obligations.
Au final, dans de nombreux cas, les employés traînent les pieds concernant le retour au bureau. Certains s'y rendent mais n'y restent que brièvement, une pratique appelée « coffee badging ».
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Il est clair que les employés ne sont pas ravis d'être forcés de revenir, mais de nombreuses organisations — surtout les grands groupes — l'exigent malgré tout.
Que faire alors ? Quels sont les bénéfices et défis potentiels du retour des salariés au bureau et comment la politique de RTO peut-elle être mise en place avec succès ?
À quoi ressemble le retour au bureau aujourd'hui ?
Quelques années se sont écoulées depuis que la pandémie a rendu le télétravail nécessaire et nous avons vu bon nombre d'organisations revenir sur leur parole concernant cette option.
Selon un rapport sur le travail hybride de Gallup, publié en mai 2024, 27 % des organisations sont désormais en télétravail, 53 % hybrides et 21 % totalement sur site.
Comme le montre le graphique ci-dessous, de plus en plus d’organisations exigent un retour des salariés au bureau dans un modèle hybride. Par ailleurs, une récente étude KPMG menée auprès de 1 500 PDG a révélé que 64 % d'entre eux prédisent un retour total au bureau d'ici 2026.
La question, c’est : pourquoi ?
Bénéfices potentiels du retour au bureau
Les organisations sont assurément motivées à voir leurs employés revenir sur site, invoquant comme raisons principales une meilleure collaboration et une culture d’entreprise renforcée.
Mais ces affirmations sont-elles fondées ? Que disent les recherches sur les bénéfices potentiels du retour au bureau ?
Collaboration interdisciplinaire renforcée
- Étude MIT : Une étude du MIT a révélé que le fait de travailler à proximité favorisait la recherche interdisciplinaire sur les publications et brevets.
- Étude de l’Université Stanford : Des recherches menées à Stanford ont montré que, même si le télétravail peut améliorer la productivité sur certaines tâches, il peut réduire la collaboration et l’innovation par rapport au travail en présentiel, où les échanges spontanés sont plus fréquents.
- Université de Chicago : Des recherches de l'université ont montré que les salariés réduisaient leur sphère de communication et interagissaient avec un nombre plus restreint de personnes et d’équipes, aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur de l’entreprise.
De meilleures réunions pour les grands groupes
- CEPR : D’après des recherches du CEPR, le télétravail est généralement très efficace pour les petites équipes, alors que les réunions en présentiel sont préférables pour les groupes importants.
- Analyse MRFR : Le marché des logiciels de réservation de salles de réunion devrait passer de 1,1 (USD milliard) en 2023 à 2,51 (USD milliard) d’ici 2032, preuve que de plus en plus de personnes prévoient des rencontres physiques, ensemble.
Les jeunes employés valorisent le temps en présentiel
- Seramount : Selon une étude récente de Seramount, 74 % des répondants de la génération Z préfèrent un mode de travail hybride contre 52 % chez les autres catégories d’employés. Seuls 11 % des répondants de la génération Z souhaiteraient être entièrement en télétravail, contre 34 % des autres salariés.
Plus d'opportunités de mentorat
- Projet de recherche sur le travail à domicile (WFH) : Une étude menée par le Projet de recherche sur le travail à domicile (WFH) a révélé que les employés en présentiel consacrent près de 40 % de temps en plus à encadrer les membres de l'équipe que ceux qui travaillent à distance.
Liens renforcés
- Atlassian : Les équipes d'Atlassian se retrouvent dans l'un de leurs bureaux environ trois fois par an pour renforcer la cohésion et avancer sur des projets importants. Leurs recherches montrent que ces rassemblements d'équipe intentionnels provoquent une augmentation de 27 % du sentiment de connexion, en particulier chez les nouveaux diplômés et nouvelles recrues, et que cet effet positif dure environ 4 à 5 mois.
Défis du retour au bureau
À l'inverse, quels sont les défis potentiels liés à la mise en œuvre du RTO ?
Mécontentement des employés
- Perte de flexibilité : De nombreuses personnes se sont habituées à la flexibilité du travail à distance. Selon une recherche de FlexJobs, 95 % des salariés souhaitent une forme de travail à distance.
- Trajets domicile-travail : Une autre enquête menée par FlexJobs a révélé que 79 % des répondants considèrent l'évitement des trajets quotidiens comme la principale raison de leur préférence pour le travail à distance.
Productivité réduite pour certains employés
- Distractions en bureau : Tous les employés ne sont pas plus performants dans un environnement de bureau. Certains peuvent y trouver trop de distractions (par exemple, bruits, interruptions fréquentes). Une étude de Pew a révélé que 56 % des salariés affirment que le travail à domicile les aide à accomplir leurs tâches et à respecter les délais.
Défis juridiques
- Contentieux : Les employés embauchés en tant que travailleurs entièrement à distance pourraient être en droit d'intenter une action s'ils sont licenciés pour avoir refusé de revenir au bureau. Le bien-fondé de la réclamation dépend du fait qu'un salarié peut être renvoyé « à discrétion » ou uniquement « pour motif valable ».
- Protections relatives au télétravail : Dans certaines juridictions, les salariés peuvent disposer de protections juridiques leur permettant de continuer le travail à distance sous certaines conditions. Par exemple, dans des pays comme l'Allemagne, il existe des réglementations protégeant les salariés contre l'obligation de revenir au bureau, sauf si l'employeur justifie d'une nécessité professionnelle impérieuse.
- Americans with Disabilities Act (ADA) : En vertu de l'ADA aux États-Unis, les employés souffrant de problèmes de santé les exposant à un risque plus élevé face au COVID-19 ou à d'autres risques sanitaires peuvent demander des aménagements raisonnables afin de continuer à travailler à distance.
Augmentation des problèmes liés aux personnes
- Conflits accrus : Dans ses recherches pour un article sur collaboration vs conflit lors du retour au bureau, Gleb Tsipursky a constaté que 57 % des personnes interrogées déclaraient vivre davantage de problèmes liés aux relations humaines en bureau. En comparaison, seuls 12 % indiquaient une occurrence plus importante de ces problèmes en télétravail.
Différentes politiques de retour au bureau
Ainsi, si vous envisagez de mettre en place un RTO, quelles options s'offrent à vous ?
RTO optionnel
Le RTO optionnel permet aux salariés de choisir de travailler depuis le bureau ou à distance, offrant ainsi une flexibilité maximale. Certains choisissent de venir tous les jours, d'autres une ou deux fois par semaine, ou encore très rarement.
Les avantages potentiels incluent la rétention des talents, le recrutement et la productivité.
Modèle hybride
Les salariés sont tenus de venir un nombre de jours déterminé par semaine. Il est toujours possible de garder une certaine flexibilité, par exemple sur le nombre de jours, leur choix ou encore la durée quotidienne.
Les avantages potentiels incluent une meilleure collaboration interdisciplinaire et un renforcement de la cohésion d'équipe.
RTO à temps plein
Tous les employés sont tenus de revenir au bureau à temps plein, avec quelques exceptions. Honnêtement, en regardant les recherches et en discutant avec de vraies personnes, je ne suis pas sûr des avantages potentiels par rapport à un modèle hybride, sauf peut-être une plus grande maîtrise de la façon dont les gens passent leur temps au bureau. Une manière polie de le dire serait d’avoir une visibilité totale sur ce que font les employés à tout moment (pas un environnement dans lequel cet éditeur souhaiterait travailler).
6 conseils pour une stratégie de retour au bureau réussie
Suivez ces bonnes pratiques en matière de retour au bureau (RTO) pour obtenir les résultats escomptés :
1. Communiquez clairement et avec transparence
Il ne devrait y avoir que peu d’ambiguïtés concernant le plan de retour au bureau. Cela signifie fournir des informations détaillées, y compris des échéances, des plannings et des attentes.
De plus, il est important d’être transparent sur les raisons qui motivent cette décision. Comme le souligne Matt Erhard, associé directeur chez Summit Search Group : « La première chose à faire, avant de rédiger votre politique RTO, est de clarifier précisément pourquoi vous souhaitez faire revenir les employés au bureau.
La raison est double. Premièrement, les employés seront plus enclins à comprendre et à accepter la demande de retour au bureau si elle est étayée par des motifs clairs — et, en conséquence, si vous partagez ce raisonnement et le "pourquoi" de votre décision avec eux.
La seconde raison est qu’il est essentiel de maintenir l’engagement des employés lors de cette transition et de rédiger votre politique de manière à ce que ces objectifs déclarés ne soient pas seulement atteints, mais constituent le cœur même des changements.
Par exemple, si vous affirmez faire revenir les employés au bureau pour favoriser la collaboration, alors votre plan de retour au bureau devrait s’assurer que les membres d’une équipe travaillant sur un même projet sont présents en même temps.
Si vous ne montrez pas en quoi la présence au bureau contribue à vos objectifs concernant le retour, vos raisons sembleront injustifiées et peu sincères aux yeux des employés, et il est probable que vous perdiez certains membres de votre équipe.
Un autre conseil est de laisser aux employés suffisamment de temps pour s’adapter à ces nouvelles exigences, surtout s’ils doivent prendre des dispositions personnelles telles que la garde d’enfants ou les transports. Amazon, par exemple, a accordé à ses collaborateurs trois mois complets pour se préparer à un retour au bureau à temps plein.
2. Favorisez le dialogue ouvert et les retours d’expérience
Mettez en place des canaux d’écoute des employés comme des logiciels d’enquête interne afin que chacun puisse exprimer ses préoccupations ou ses préférences concernant le retour au bureau.
Par exemple, American Express s’est beaucoup appuyé sur les enquêtes internes pour concevoir et améliorer son programme hybride Amex Flex.
3. Accompagnez la transition et l’adaptation
Comme l’a constaté Gleb Turpinsky, certains collaborateurs ont oublié ce que signifie travailler dans un bureau, et certains jeunes n’en ont même jamais fait l’expérience !
C’est pourquoi il est judicieux de proposer des ressources ou des formations pour aider les employés à se réacclimater à l’environnement de bureau, comme des ateliers sur la gestion du temps, la communication en présentiel, la résolution de conflits et les relations au travail.
Si vous avez recruté des employés à distance, envisagez un programme d’intégration spécifique en utilisant un logiciel d’onboarding afin de faciliter leur immersion dans la culture et l’environnement du bureau.
Certaines organisations offrent également des avantages en nature comme la prise en charge du parking ou des frais de transports en commun pour aider à compenser le coût des trajets domicile-travail.
En outre, les systèmes de gestion de bureau permettent aux entreprises de préserver des environnements sûrs tout en gérant le retour des salariés sur site.
4. Montrez l’exemple
Comme toujours, les dirigeants se doivent de montrer l’exemple pour le retour au bureau. Cela signifie que l’équipe de direction doit également être présente sur site, ce qui fixe le cadre pour l’ensemble de l’organisation.
Il est également important que tous les managers et dirigeants tiennent un discours cohérent concernant le retour au bureau, afin de présenter un front uni.
5. Prenez en compte les besoins et situations individuels
En tenant compte des potentielles implications juridiques, reconnaissez que certains employés peuvent avoir de bonnes raisons de préférer — ou de devoir — continuer à travailler à distance (par exemple, des problèmes de santé ou des responsabilités d’aidants).
Adaptez votre approche en fonction des rôles et des responsabilités des différentes équipes ou personnes. Par exemple, les rôles qui nécessitent à la fois une grande concentration et de la collaboration pourraient bénéficier d’une flexibilité continue.
Comme le souligne Gevorg Nazaryan, CTO et co-fondateur de Docus : « Nous avons constaté que la présence au bureau est indispensable pour les activités critiques et collaboratives telles que les ateliers de conception de produits, et rien d’autre. Sinon, les outils numériques sont privilégiés pour communiquer avec l’équipe mondiale. »
6. Améliorer les bureaux
Pour optimiser l’utilisation de l’espace de bureau et potentiellement économiser sur les coûts immobiliers, certaines organisations mettent en place le bureaulibre ou le bureaulibrisme programmé pour encourager l’utilisation flexible.
Ces pratiques font appel à un logiciel de réservation de bureaux partagés ou à un logiciel de gestion d’espace de bureau afin d’offrir aux employés plus de flexibilité quant à leur poste de travail dans les locaux.
Comme pour des politiques ROT efficaces, une planification efficace de l’espace de bureau doit être centrée sur les besoins des employés et de l’organisation.
À titre d’exemple, le cabinet d’architecture HUB a utilisé les retours de ses employés et les données d’utilisation des bureaux pour concevoir de nouveaux bureaux hybrides avec un bon équilibre entre les différents espaces de travail, adaptés à leur processus de conception.
L’avis de la rédaction
Je vois certains avantages dans un modèle hybride, mais très flexible. En tant que télétravailleur à 90%, le temps passé occasionnellement en présentiel est utile pour lancer des discussions avec des collègues d’autres équipes, travailler sur des projets complexes et créer des liens. D’après mes conversations avec mes collègues, ils partagent ce ressenti.
De plus, être au bureau aide à lutter contre l’isolement social, favorise les pauses et permet de poser des limites entre vie personnelle et professionnelle. Pour ces raisons, certains de mes collègues qui en ont la possibilité vont au bureau presque tous les jours.
Personnellement, je trouve qu’un court trajet, de préférence 20 à 30 minutes à pied ou à vélo, est plutôt agréable et aide à séparer vie professionnelle et vie personnelle.
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