Come automatizzare la gestione delle prestazioni in 5 passaggi
La promessa dell'automazione di semplificare il lavoro sta raggiungendo nuove vette ogni giorno.
Un ambito in cui molti professionisti delle risorse umane saranno sollevati di vedere affermarsi l'automazione è la gestione delle performance.
In un momento in cui il 98% dei professionisti HR dichiara di essere esausto, l'automazione ha un valore enorme per ridurre lo stress e il carico di lavoro complessivo.
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Sebbene richieda invariabilmente l'intervento umano, il processo di gestione delle performance implica una serie di attività ripetitive che sono pronte per essere automatizzate.
In questo articolo, esamineremo quali sono questi passaggi, perché dovresti automatizzarli e forniremo una checklist dettagliata di ciò che dovrai considerare durante il percorso.
Vantaggi dei sistemi automatizzati di gestione delle performance
L'automazione offre numerosi vantaggi per i professionisti delle risorse umane, come il miglioramento dei flussi di lavoro, la riduzione delle richieste legate alla gestione del tempo e la semplificazione dei processi.
Ecco 4 grandi benefici derivanti dall'automazione dei compiti all’interno del tuo programma di gestione delle performance.
Efficienza e precisione migliorate
Attività come l'inserimento dati o la generazione di report possono richiedere molto tempo ed essere soggette a errori. Automatizzandole, i professionisti HR possono eliminare l'onere amministrativo, ridurre gli errori e ottenere più tempo per dedicarsi a lavori più strategici.
Coerenza e standardizzazione
Per automatizzare le tradizionali attività di gestione delle performance, la tecnologia di automazione richiede che i processi seguano regole e criteri coerenti.
Integrare questo nella gestione delle performance può ridurre il rischio di pregiudizi o discriminazione, garantendo un approccio più equo e imparziale alle valutazioni dei dipendenti.
Le soluzioni per la valutazione dei dipendenti supportano il feedback continuo, rendendo la gestione delle performance un processo costante.
Feedback in tempo reale
L'automazione può offrire un feedback quasi istantaneo sia per i dipendenti che per i manager in tempo reale, consentendo loro di monitorare costantemente i progressi sui loro obiettivi.
Questo aiuterà i dipendenti a identificare quando hanno perso di vista i propri obiettivi o priorità e aiuterà i manager a comunicare in modo tempestivo cosa è necessario fare per correggere la rotta.
Per ottenere un'esecuzione senza intoppi, automatizzare i compiti legati alla gestione delle performance richiede strumenti HRMS con solide funzionalità chiave. Le funzionalità chiave per automatizzare il feedback includono il monitoraggio degli obiettivi in tempo reale, i promemoria per il feedback e le dashboard di analisi delle performance.
Maggiore coinvolgimento dei dipendenti
Le attività automatizzate di gestione delle performance offrono la possibilità di integrare funzionalità come il monitoraggio degli obiettivi e i piani di formazione e sviluppo per i dipendenti. Questo permette ai dipendenti di costruire una propria strategia di crescita, aumentando così motivazione e coinvolgimento a nuovi livelli.
“Gli obiettivi annuali non funzionano nella nostra epoca attuale”, afferma Liz Lockhart Lance, Chief of Staff di Performica. “Gli obiettivi trimestrali sono più adatti, ma devono essere focalizzati sui risultati e collegati a ciò che è più importante a livello elevato. Se le persone riescono a collegare il loro lavoro ai risultati desiderati dell’organizzazione a livello strategico, possono vedere come i propri sforzi contribuiscono e trovare un significato nel proprio lavoro.”
Cosa automatizzare
Chiarito il motivo per cui intendi automatizzare, puoi ora iniziare il processo di definizione degli obiettivi, stabilendo quali processi e attività automatizzare e riflettendo su quale strumento di gestione delle performance scegliere.
Ecco quattro aspetti della gestione delle performance pronti per essere automatizzati.
Valutazioni delle performance
Automatizzare la programmazione, la distribuzione e la raccolta dei materiali coinvolti nel processo di valutazione delle performance può far risparmiare tempo e rendere molto più semplice l’organizzazione di tali materiali.
Può anche aiutarti a ottimizzare il ciclo di revisione per mantenere gli obiettivi di talent management.
Risorsa: Come svolgere una valutazione delle performance più efficace
Definizione e monitoraggio degli obiettivi
Un sistema automatizzato per la creazione e il monitoraggio degli obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Achievable, Rilevanti, Temporali) aiuterà manager e collaboratori a mantenere l’allineamento con gli obiettivi aziendali. Ma SMART è solo uno dei modelli di definizione degli obiettivi.
Altri modelli includono il modello OKR (objectives and key results) o il Modello degli obiettivi a cascata. Dovrai capire quale funziona meglio per la tua organizzazione e come potrai automatizzare i processi intorno ad esso.
Coaching e Feedback
Instaurare una cultura di feedback continuo può essere agevolato da meccanismi automatizzati che forniscono input regolari ai dipendenti per aiutarli a restare focalizzati, migliorare le prestazioni, riconoscere i risultati raggiunti e crescere professionalmente.
Ma il feedback va in entrambe le direzioni. Vorrai anche creare un meccanismo che stimoli i dipendenti a fornire feedback a te quando le cose non stanno funzionando.
“Un approccio pratico al cambiamento significa tirare due leve contemporaneamente,” ha dichiarato Lauren Scholtz, Learning and Development Manager presso intelliHR. “Se parlassimo di una barca, si tratterebbe di eliminare le ancore e issare le vele; abbiamo bisogno di entrambe per andare veloci. Costruire una cultura di feedback continuo è un ottimo esempio di questo in azione. Queste sono le ancore che fanno sembrare le cose lente. Potrebbero esserci grandi problemi, come un dipendente che sente di non avere tutto ciò che gli serve per il suo ruolo o che il processo di valutazione annuale delle performance sia dispendioso in termini di tempo e poco utile. Aprire un canale che permetta alle persone di condividere tutto questo può aiutarti a issare quelle vele.”
Risorsa utile: Frasi chiave per la valutazione delle performance
Analisi dei Dati
Automatizzare l'analisi dei dati aiuterà a identificare trend nelle performance così come aree di miglioramento. Può aiutare a prevenire narrazioni errate, fornire un contesto più ampio riguardo all'influenza che il dipendente sta avendo sugli obiettivi aziendali più ampi e supportare il processo decisionale per futuri esercizi di definizione degli obiettivi e promozioni.
Passaggi per Implementare l’Automazione della Gestione delle Performance
Automatizzare la gestione delle performance tenendo presente la employee experience richiede di comprendere tutti i punti di contatto e le variabili coinvolte.
Questo richiede un processo passo dopo passo per garantire che l'automazione supporti l’esperienza dei dipendenti che desideri offrire e favorisca la tua attività di retention e coinvolgimento.
Fase 1: Valutazione
Per comprendere come possono migliorare gli sforzi di gestione delle performance, devi innanzitutto avere un quadro chiaro dell’attuale processo.
Tutti i passaggi coinvolti devono essere documentati per individuare punti critici, opportunità di aumentare l’efficienza e definire qual è l’obiettivo dell’automazione.
In questa fase, dovrai anche stilare una lista di compiti efficaci per la gestione delle performance, valutare quali potrebbero essere automatizzati ed eseguire un'analisi costi-benefici per l’automazione.
Fase 2: Analisi e Selezione degli Strumenti
Comprendere quali strumenti possono aiutarti ad automatizzare la gestione delle performance e svolgere un’analisi dell’infrastruttura attuale ti aiuterà a capire quali funzionalità mancano al momento e se il tuo stack tecnologico HR è in grado di supportare l’automazione dei compiti che hai identificato.
In parte si tratta di comprendere cosa non c’è bisogno che i nuovi strumenti facciano e con quali strumenti i tuoi dipendenti stanno già lavorando. Sunder Nookala, co-fondatore e CEO di Huminos, ne parla quando affronta il tema delle esperienze frictionless delle persone.
“La cosa che possiamo praticamente fare per costruire un mondo del lavoro migliore è reimmaginare i processi dal momento dell’assunzione al pensionamento e semplificarli affinché il lavoro si adatti al lavoratore nel suo luogo preferito invece di costringerlo a passare attraverso molteplici sistemi per portarlo a termine”, ha affermato Nookala.
“Per esempio, esaminiamo i processi di definizione degli obiettivi e valutazione delle performance: i moderni System of Intelligence come Huminos permettono di completare attività quotidiane come il controllo dell’avanzamento, la programmazione di conversazioni 1:1, il dare o ricevere feedback di apprezzamento o costruttivi, ecc. direttamente all’interno di Slack o Microsoft Teams senza dover cambiare applicazione.”
Come punto di partenza, consulta la nostra selezione dei Migliori Software per la Gestione delle Performance.
Fase 3: Considerazioni sui Dati
La conformità con le normative su sicurezza e privacy dei dati rappresenta solo la punta dell’iceberg quando si parla delle considerazioni sui dati legate all’automazione.
Capire quali dati possono essere raccolti, quali indicatori chiave di performance (KPI) possono supportare e come e da chi possono essere utilizzati sono tutti fattori che orienteranno il modo in cui la raccolta e l’analisi dei dati miglioreranno il processo di gestione delle performance dei dipendenti.
Dovrai inoltre mappare con il team IT come la migrazione dei dati dai sistemi esistenti alle nuove soluzioni tecnologiche possa creare una transizione fluida tra i processi attuali e quelli che implementerai.
Passaggio 4: Personalizzazione
I flussi di lavoro, le gerarchie e le strutture di reporting di ogni organizzazione sono differenti. Qualunque strumento di valutazione e processo tu scelga, questi devono essere personalizzati in base alle esigenze e agli obiettivi della tua organizzazione, oltre a integrarsi con il tuo HRIS per semplificare la raccolta e l’analisi dei dati.
Programmi pilota per testare la fattibilità e l’efficacia dell’automazione su piccola scala possono aiutarti a perfezionare ulteriormente strumenti e processi e creare un piano di gestione del cambiamento che tenga conto delle preoccupazioni dei dipendenti su cosa potrebbe significare l’automazione per il loro lavoro.
Passaggio 5: Formazione
Una formazione completa per i team HR e i manager avrà un ruolo fondamentale nell’adozione efficace dell’automazione.
Incorporare il feedback degli stakeholder coinvolti in un programma di formazione può aiutarti a perfezionare i processi e l’esperienza utente delle soluzioni tecnologiche prima della loro implementazione su larga scala.
Misurare l’impatto dell’automazione nella gestione delle performance
L’impatto dei tuoi sforzi di automazione può emergere in diversi ambiti, dal feedback dei dipendenti ai sondaggi sull’esperienza, fino a numerose metriche che aiuteranno i responsabili HR a ottenere un quadro più chiaro.
Alcune metriche importanti per monitorare la performance includono:
- Tempo risparmiato
- Riduzione degli errori
- Soddisfazione dei dipendenti
- Accuratezza e tasso di completamento di ogni fase del processo di gestione delle performance
- Risultati complessivi delle performance.
Questi dati sono fondamentali quando calcoli il ritorno sull’investimento (ROI) dell’automazione ed evolvi la tua analisi costi-benefici nel tempo.
Vuoi saperne di più su come migliorare il tuo approccio alla gestione delle performance? Leggi il nostro articolo sui tipi di sistemi di gestione delle performance e le best practice per implementarli.
