Come Automatizzare la Gestione delle Prestazioni in 5 Passi
Per automatizzare le attività di gestione delle prestazioni, concentrati sulla semplificazione dei passaggi ripetitivi—come il monitoraggio degli obiettivi, la raccolta del feedback e la pianificazione delle revisioni—utilizzando la tecnologia. In questo articolo scoprirai quali parti della gestione delle prestazioni sono più facili da automatizzare, perché l'automazione è importante, e troverai una checklist pratica per alleggerire con sicurezza il carico di lavoro delle risorse umane e ridurre il burnout.
Vantaggi dei Sistemi di Gestione delle Prestazioni Automatizzati
L'automazione offre diversi vantaggi ai professionisti delle risorse umane, come il miglioramento dei flussi di lavoro, la riduzione delle esigenze di gestione del tempo e la semplificazione dei processi.
Ecco 4 principali benefici nell'automatizzare le attività all'interno del tuo programma di gestione delle prestazioni.
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Maggiore efficienza e precisione
Attività come l'inserimento dei dati o la generazione di report possono richiedere molto tempo ed essere soggette a errori da parte dei dipendenti. Automatizzandole, i professionisti HR possono eliminare l'onere amministrativo di questi compiti, ridurre gli errori e avere più tempo per concentrarsi su attività più strategiche.
Coerenza e standardizzazione
Per automatizzare le attività di gestione delle prestazioni tradizionali, la tecnologia di automazione richiede che i processi seguano regole e criteri coerenti.
Incorporando questo elemento nel processo di gestione delle prestazioni, si può ridurre il rischio di bias o discriminazioni, garantendo un approccio più giusto ed equo alle valutazioni delle prestazioni dei dipendenti.
Le soluzioni di valutazione dei dipendenti supportano il feedback continuo, rendendo la gestione delle prestazioni un processo costante.
Feedback in tempo reale
L'automazione può fornire feedback quasi istantanei sia ai dipendenti che ai manager in tempo reale, consentendo loro di monitorare continuamente i progressi sugli obiettivi.
Questo aiuterà i dipendenti a identificare quando hanno perso di vista i propri obiettivi o priorità e permetterà ai manager di comunicare ciò che è necessario fare per correggerlo in modo tempestivo.
Per ottenere una gestione fluida, automatizzare le attività della gestione delle prestazioni richiede strumenti HRMS con funzionalità chiave solide. Le funzionalità chiave per automatizzare il feedback includono monitoraggio degli obiettivi in tempo reale, promemoria per il feedback e dashboard di analisi delle prestazioni.
Maggiore coinvolgimento dei dipendenti
Le attività di gestione delle prestazioni automatizzate offrono la possibilità di integrare elementi come il monitoraggio degli obiettivi e i piani di formazione e sviluppo per i dipendenti. Questo permette ai dipendenti di creare la propria strategia di sviluppo, aumentando così la motivazione e il coinvolgimento ad un nuovo livello.
“Gli obiettivi annuali non funzionano nella nostra epoca attuale,” ha dichiarato Liz Lockhart Lance, Chief of Staff presso Performica. “Gli obiettivi trimestrali sono più adeguati, ma devono essere orientati ai risultati e collegati a ciò che è più importante a livello più alto. Se le persone riescono a collegare il proprio lavoro ai risultati desiderati a livello organizzativo, possono vedere come il loro impegno contribuisca e trovare significato nel loro lavoro.”
Cosa automatizzare
Ora che hai chiaro il motivo per cui vuoi automatizzare, puoi avviare il processo di definizione degli obiettivi, stabilire quali processi e attività automatizzare e valutare quali strumenti per la gestione delle prestazioni scegliere.
Ecco quattro ambiti della gestione delle prestazioni che si prestano particolarmente all'automazione.
Valutazioni delle prestazioni
Automatizzare la pianificazione, la distribuzione e la raccolta dei materiali coinvolti nel processo di valutazione delle prestazioni può far risparmiare tempo e semplificare notevolmente l'organizzazione di questi materiali.
Può anche aiutarti a ottimizzare il ciclo di revisione per mantenere gli obiettivi di gestione dei talenti.
Risorsa: Come condurre una migliore valutazione delle prestazioni
Definizione e monitoraggio degli obiettivi
Un sistema automatizzato per la creazione e il monitoraggio di obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Accessibili, Rilevanti, Temporizzati) aiuterà manager e dipendenti a rimanere allineati con gli obiettivi aziendali. Ma SMART è solo uno dei modelli di definizione degli obiettivi.
Altri modelli includono il modello OKR (objectives and key results) o il modello degli Obiettivi a Cascata. Dovrai capire quale funziona meglio per la tua organizzazione e come automatizzare i processi correlati.
Coaching e feedback
Instillare una cultura di feedback continuo può essere facilitato da meccanismi automatizzati che forniscono input regolari ai dipendenti per aiutarli a rimanere sulla strada giusta, migliorare le prestazioni, riconoscere le tappe fondamentali e crescere professionalmente.
Ma il feedback è bidirezionale. Vorrai anche creare un meccanismo che spinga i dipendenti a fornire feedback a te quando le cose non funzionano.
“Un approccio pratico al cambiamento significa azionare due leve contemporaneamente”, ha affermato Lauren Scholtz, Learning and Development Manager presso intelliHR. “Se parlassimo di una barca, si tratterebbe di sbarazzarsi delle ancore e issare le vele; servono entrambe le cose per poter andare veloci. Costruire una cultura di feedback continuo è un ottimo esempio di ciò in azione. Queste sono le ancore che fanno sembrare che le cose vadano a rilento. Potrebbero esserci grossi problemi, come un dipendente che pensa di non avere tutto ciò che serve per il suo ruolo o che il processo di valutazione annuale è lungo e poco utile. Aprire un canale affinché le persone possano condividere tutto ciò con te può aiutarti a issare quelle vele.”
Risorsa utile: Frasi chiave per la valutazione delle prestazioni
Analisi dei Dati
Automatizzare l’analisi dei dati aiuterà a identificare le tendenze delle prestazioni e le aree da migliorare. Può aiutare a prevenire narrazioni errate, fornire un contesto più ampio rispetto all’influenza esercitata dal dipendente sugli obiettivi aziendali più grandi e supportare il processo decisionale per le future esercitazioni di definizione degli obiettivi e promozioni.
Passi per Implementare l’Automazione della Gestione delle Prestazioni
Automatizzare la gestione delle prestazioni pensando all’esperienza del dipendente richiede la comprensione di tutti i punti di contatto e delle variabili coinvolte.
Questo richiede un processo passo dopo passo per garantire che l’automazione supporti l’esperienza dei dipendenti che vuoi offrire e aiuti nei tuoi sforzi di retention e coinvolgimento.
Fase 1: Valutazione
Per capire come migliorare la gestione delle prestazioni, è innanzitutto necessario avere un quadro chiaro del processo attuale.
Tutti i passaggi coinvolti devono essere documentati per identificare i punti critici e le opportunità di migliorare l’efficienza e definire qual è l’obiettivo dell’automazione.
Inoltre, dovrai anche creare un elenco delle attività efficaci di gestione delle prestazioni, valutare quali possono essere automatizzate ed eseguire un’analisi costi-benefici per l’automazione.
Fase 2: Analisi e Selezione degli Strumenti
Comprendere gli strumenti che possono aiutarti ad automatizzare la gestione delle prestazioni e condurre un audit della tua infrastruttura attuale ti aiuterà a stabilire quali funzionalità mancano attualmente e se il tuo ecosistema tecnologico HR è in grado di supportare l’automazione dei compiti che hai identificato.
Parte di questo processo è capire cosa non hai bisogno che facciano nuovi strumenti e cosa già utilizzano attivamente i tuoi dipendenti. Sunder Nookala, co-fondatore e CEO di Huminos, ne parla quando discute delle esperienze senza attriti per le persone.
“Una cosa che possiamo concretamente fare per costruire un mondo del lavoro migliore,” ha detto Nookala, “è ripensare i processi dalla selezione al pensionamento e semplificarli in modo che il lavoro arrivi direttamente alle persone nel loro luogo preferito invece di costringerle a spostarsi tra più sistemi per portare a termine le attività.”
“Per esempio, esaminiamo i processi di definizione degli obiettivi e valutazione delle prestazioni: sistemi moderni di intelligenza come Huminos permettono di svolgere attività quotidiane come check-in sul progresso, pianificazione di conversazioni 1:1, fornire o ricevere feedback di apprezzamento o di sviluppo, ecc. tutto direttamente all’interno di Slack o Microsoft Teams senza dover passare ad altre applicazioni.”
Come punto di partenza, dai un’occhiata alla nostra selezione dei migliori software per la gestione delle prestazioni.
Fase 3: Considerazioni sui Dati
Essere conformi ai regolamenti sulla sicurezza e privacy dei dati è solo la punta dell’iceberg per quanto riguarda le questioni legate ai dati che accompagnano l’automazione.
Comprendere quali tipi di dati possono essere raccolti, quali sono i principali indicatori di performance (KPI) che si possono supportare, e come e da chi possono essere utilizzati sono tutti fattori che influenzeranno il modo in cui la raccolta e l’analisi dei dati miglioreranno il processo di gestione delle prestazioni dei dipendenti.
Vorrai anche mappare con il tuo team IT come la migrazione dei dati dai sistemi esistenti alle nuove soluzioni tecnologiche creerà una transizione senza soluzione di continuità tra i processi attuali e quelli nuovi che andrai a creare.
Fase 4: Personalizzazione
I flussi di lavoro, le gerarchie e le strutture di reporting di ogni organizzazione sono diversi. Qualsiasi strumento di valutazione e processo scelto deve essere personalizzato per adattarsi alle esigenze e agli obiettivi della tua organizzazione, integrandosi anche con il tuo HRIS per semplificare la raccolta e l'analisi dei dati.
I progetti pilota per testare la fattibilità e l'efficacia dell'automazione su scala ridotta possono aiutare ad affinare ulteriormente gli strumenti e i processi, oltre a creare un piano di gestione del cambiamento che affronti le preoccupazioni dei dipendenti su cosa possa significare l'automazione per il loro lavoro.
Fase 5: Formazione
Una formazione completa per i team HR e i manager avrà un ruolo importante nel successo dell'adozione dell'automazione.
Incorporare il feedback delle parti interessate coinvolte in un programma di formazione può aiutare ad affinare i processi e l'esperienza utente delle soluzioni tecnologiche prima della loro implementazione su larga scala.
Misurare l'impatto dell'automazione della gestione delle performance
L'impatto dei tuoi sforzi di automazione può emergere in diversi ambiti, dai feedback dei dipendenti ai sondaggi di esperienza e una varietà di metriche che aiuteranno i responsabili HR a ottenere un quadro più chiaro.
Alcune metriche rilevanti per monitorare le performance includono:
- Tempo risparmiato
- Riduzione degli errori
- Soddisfazione dei dipendenti
- Precisione e tasso di completamento di ogni fase del processo di gestione delle performance
- Risultati complessivi delle performance.
Questi indicatori sono importanti mentre calcoli il ritorno sull'investimento (ROI) dell'automazione e aggiorni nel tempo l'analisi costi-benefici.
Vuoi saperne di più su come migliorare il tuo approccio alla gestione delle performance? Leggi il nostro articolo su tipi di sistemi di gestione delle performance e le migliori pratiche per implementarli.
