Che cos’è il software per la gestione degli asset? Una guida completa
Il modo tradizionale di gestire i beni è inefficiente, soprattutto se si possiedono molti beni. L'inserimento manuale nei fogli di calcolo e i frequenti errori umani sono problemi comuni che limitano la scalabilità e l'efficienza dei metodi tradizionali. È qui che entra in gioco il software di gestione dei beni: ma cos'è esattamente un software di gestione dei beni?
In questo articolo ti spiegheremo cos'è un software di gestione dei beni e perché un'azienda moderna ne ha bisogno. Ti forniremo inoltre una panoramica delle principali funzionalità da ricercare in un sistema di gestione dei beni, così potrai scegliere lo strumento migliore per la tua azienda.
Cos'è un software di gestione dei beni?
Le soluzioni software per la gestione dei beni centralizzano i dati relativi ai beni, semplificandone il monitoraggio all'interno delle organizzazioni.
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Le aziende moderne si affidano ai software di gestione dei beni per ridurre i costi amministrativi associati alla gestione dei beni. Questi software semplificano la gestione dei beni offrendo una maggiore visibilità sui beni, consentendo di ottimizzare le spese di riparazione e manutenzione.
Cosa fa un software di gestione dei beni?
Il software di gestione dei beni consolida i dati relativi ai beni provenienti da tutti i reparti, così da avere sempre informazioni in tempo reale per prendere decisioni efficaci.
Ecco alcuni esempi di ciò che le soluzioni per la gestione dei beni possono fare per te:
1. Facilita un processo decisionale efficace
Supponiamo che tu abbia acquistato dieci computer con caratteristiche equivalenti. Cinque di questi computer provengono da un produttore diverso rispetto agli altri cinque.
Inserisci questi beni nella soluzione software per la gestione dei beni. Nei 18 mesi successivi, cinque computer acquistati dal produttore A hanno smesso di funzionare. Nello stesso periodo, solo uno dei computer acquistati dal produttore B ha smesso di funzionare.
Poiché hai monitorato i dettagli relativi a questi beni nel sistema, puoi visualizzarli nel pannello di controllo e individuare questi computer in un elenco di beni che potrebbe includere centinaia di altri beni. Potresti decidere di acquistare in futuro esclusivamente dal produttore B, risparmiando una notevole somma di denaro per la tua azienda.
2. Monitora il costo di proprietà dei beni
Il costo di proprietà di un bene tende ad aumentare con il suo ammortamento. Ad esempio, una macchina potrebbe richiedere riparazioni più frequenti dopo essere stata utilizzata per diversi anni. In alcuni casi, sostituire il bene è più conveniente che ripararlo ripetutamente.
Tuttavia, per decidere se sostituire il bene, avrai bisogno di uno storico accurato delle riparazioni e dei dati di manutenzione. Per prendere decisioni informate sulla sostituzione o sulla manutenzione dei beni, valuta l'utilizzo di strumenti come i sistemi di gestione delle imposte aziendali per analizzare il costo totale di proprietà e i potenziali vantaggi fiscali.
Se il costo totale di proprietà del bene, ovvero i costi di riparazione, manutenzione e funzionamento, supera i vantaggi economici che offre all'azienda, è il momento di sostituirlo.
3. Accesso semplice ai dati dei beni
Avrai bisogno dei dati relativi ai beni per monitorarne le prestazioni, decidere se ripararli o sostituirli e comprendere, tra le altre cose, le implicazioni fiscali derivanti dall'ammortamento dei beni.
Quando utilizzi un sistema di gestione dei beni, puoi analizzare più rapidamente i dati relativi ai beni. Avrai la possibilità di cercare i dati in base a diversi parametri, come posizione, tipologia, garanzia o storico delle riparazioni.
Accedere a queste informazioni può farti risparmiare molto tempo, che altrimenti spenderesti consultando i fogli di calcolo.
4. Rispetta i requisiti dell'IRS e del FASB
L'IRS richiede alle aziende di conservare documenti che consentano di verificare determinate informazioni sui beni dell'azienda.
È necessario conservare documenti che riportino informazioni come il prezzo di acquisto, le detrazioni richieste per l'ammortamento, l'utilizzo dei beni e altro ancora. Tra gli esempi di documenti che possono contribuire a dimostrare queste informazioni vi sono le fatture di acquisto, gli assegni annullati e i prospetti di chiusura delle transazioni immobiliari.
I nuovi principi contabili del FASB per i contratti di locazione saranno applicabili a tutti entro la fine del 2022. Dovrai prestare maggiore attenzione alla registrazione dei beni in leasing.
Invece di gestire manualmente i dati e i documenti relativi ai beni, un sistema di gestione dei beni semplifica il processo di archiviazione dei documenti e di invio alle parti interessate quando necessario.
Vantaggi del software di gestione dei beni
Ecco i vantaggi che puoi aspettarti implementando una solida soluzione software per la gestione dei beni:
1. Fa risparmiare tempo e denaro
Il principale vantaggio del software per la gestione delle risorse è il risparmio di tempo e denaro. Centralizza tutti i dati necessari per monitorare le risorse e garantire la conformità senza richiedere l’inserimento manuale dei dati e rappresenta una componente fondamentale di qualsiasi sistema digitale completo per la gestione dell’ufficio. Ciò riduce il carico amministrativo, liberando tempo per il team e facendo risparmiare denaro all’azienda.
I dati sulle risorse forniscono informazioni utili a individuare opportunità per ridurre i costi. Ad esempio, potresti notare che alcune risorse con un utilizzo minimo richiedono molta manutenzione. Potresti decidere di vendere tali risorse e affidare a terzi le attività per cui utilizzavi la macchina, così da risparmiare denaro.
2. Accesso in tempo reale ai registri delle risorse
Supponiamo che tu sia un produttore. Sai che un programma di manutenzione preventiva è essenziale per ridurre al minimo i guasti delle macchine e i costi di riparazione delle risorse fisiche.
Tuttavia, garantire la coerenza del programma può essere difficile quando si dispone di molte risorse. È qui che un sistema per la gestione delle risorse può essere d’aiuto.
Analogamente, un’azienda di software può avere risorse come computer, server e risorse digitali, ad esempio una licenza software. Un sistema per la gestione delle risorse può fornire le informazioni necessarie per monitorare queste risorse e far risparmiare molto denaro.
Ad esempio, un’azienda media spende il doppio del necessario per le risorse software a causa della scarsa visibilità sull’ambiente software aziendale.
3. Gestione efficiente del ciclo di vita delle risorse
Una risorsa ha una vita utile limitata. L’usura può rendere inefficienti o persino inutilizzabili le risorse attuali.
Le soluzioni software per la gestione delle risorse possono fornire dati storici sul ciclo di vita di un tipo di risorsa. L’accesso a questi dati può aiutare a stimare la durata delle nuove risorse, consentendo di pianificare le imposte, i costi di proprietà e la sostituzione delle risorse.
Per tenere traccia e monitorare risorse come scrivanie e attrezzature delle sale conferenze, il software per la prenotazione delle sale riunioni può aiutare a indicare chi ha utilizzato cosa, quando e con quale frequenza.
4. Programmi di manutenzione ottimizzati
La manutenzione preventiva è fondamentale per aumentare la vita utile di una risorsa e ridurre al minimo le spese di riparazione. Il software per la gestione delle risorse può fornire dati sulla manutenzione, così da poter tenere sempre sotto controllo le risorse che potrebbero avvicinarsi al termine della loro vita utile.
Puoi ottimizzare il programma di manutenzione modificando la routine di manutenzione per risorse specifiche sulla base dei dati relativi alla manutenzione. Ciò potrebbe contribuire a prolungare la vita utile della risorsa. In alternativa, potresti scegliere di far funzionare la macchina fino al guasto.
5. Aiuta i revisori interni ed esterni
I revisori devono verificare, tra le altre cose, l’esistenza, il valore e l’ubicazione delle risorse. I registri delle risorse svolgono un ruolo fondamentale nell’aiutare i revisori esterni a verificare la validità delle risorse così come riportate nei bilanci aziendali.
Inoltre, i revisori interni possono utilizzare i registri delle risorse per assicurarsi che non vi sia stata appropriazione indebita delle risorse e che esistano controlli interni adeguati per proteggere le risorse dell’azienda.
Le soluzioni software per la gestione delle risorse possono anche includere una funzione che consente ai revisori interni di ricevere aggiornamenti sullo stato delle risorse, permettendo loro di monitorarle in modo efficace.
Caratteristiche principali del software per la gestione delle risorse
Le migliori soluzioni software per la gestione delle risorse presentano le seguenti caratteristiche:
- Interfaccia intuitiva: Un sistema complesso spesso vanifica lo scopo della sua implementazione. Potresti risparmiare denaro grazie alla riduzione del carico di lavoro amministrativo, ma potresti dover spendere di più per formare il tuo team all'utilizzo del sistema se questo è complesso. Ti serve un sistema intuitivo e con una curva di apprendimento graduale.
- Compatibilità multipiattaforma: Scegli un sistema che funzioni su tutti i sistemi operativi più diffusi, soprattutto se il tuo team svolge molte attività sul campo. Un'app mobile consente ai dipendenti di aggiornare i registri degli asset in qualsiasi momento, garantendo che i dati siano sempre aggiornati.
- Gestione della manutenzione: Il tuo strumento di gestione degli asset dovrebbe disporre di un modulo integrato per la gestione della manutenzione o integrarsi con uno strumento di manutenzione esterno, come un sistema computerizzato di gestione della manutenzione (CMMS). Dovresti poter pianificare la manutenzione degli asset, emettere ordini di lavoro e monitorare i progressi utilizzando il tuo sistema di gestione degli asset. Con il miglior prodotto software per la gestione degli asset aziendali, puoi anche monitorare le prestazioni degli asset per implementare un programma di manutenzione predittiva.
- Monitoraggio degli asset: Le aziende monitorano gli asset utilizzando diverse tecnologie, come codici a barre, monitoraggio Bluetooth e RFID. Il tuo sistema di gestione degli asset deve supportare queste tecnologie e i dispositivi necessari, come lettori di codici a barre e lettori RFID.
- Reportistica degli asset in tempo reale: Una volta raccolti i dati, devi interpretarli. Un foglio di calcolo pieno di dati può sembrare intimidatorio. Tuttavia, un sistema di gestione degli asset semplifica l'interpretazione mostrando visivamente i dati degli asset. I dati si aggiornano in tempo reale, così puoi prendere decisioni intelligenti rapidamente.
- Registrazione e restituzione degli asset: Spesso, più reparti possono aver bisogno di utilizzare un asset. Devi poter monitorare l'asset mentre passa da un reparto all'altro e, a questo scopo, il tuo sistema deve disporre della funzione di registrazione e restituzione.
Gestisci gli asset in modo moderno
Perché dedicare tutto quel tempo a inserire manualmente i dati in un foglio di calcolo? Risparmia tempo e garantisci una precisione dei dati molto maggiore con un solido prodotto di software per la gestione degli asset.
Oltre a risparmiare tempo e denaro, avrai accesso a diverse funzionalità che faciliteranno un processo decisionale informato e renderanno più efficienti i tuoi processi di gestione degli asset.
Se sei pronto a iniziare a valutare le tue opzioni, ti consiglio di consultare innanzitutto la nostra guida ai prezzi dei software per la gestione degli asset.
Ulteriori risorse:
