Che cos’è un software di gestione delle risorse? Guida completa
Il metodo tradizionale di gestione degli asset è inefficiente, soprattutto se possiedi molti beni. L'inserimento manuale nei fogli di calcolo e i frequenti errori umani sono problemi comuni che limitano la scalabilità e l'efficienza dei metodi tradizionali. È qui che entra in gioco il software di gestione degli asset—ma che cos'è esattamente un software di gestione degli asset?
In questo articolo ti spiegheremo cos'è un software di gestione degli asset e perché un'azienda moderna ne ha bisogno. Ti offriremo anche una panoramica delle funzionalità chiave da valutare in un sistema di gestione degli asset, così potrai scegliere lo strumento più adatto per la tua azienda.
Che cos'è un software di gestione degli asset?
Le soluzioni software per la gestione degli asset centralizzano i dati relativi agli asset per facilitare la loro tracciabilità in tutta l'organizzazione.
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Le aziende moderne si affidano ai software di gestione degli asset per ridurre i costi amministrativi associati alla gestione dei beni. Questi strumenti rendono il processo più efficiente offrendo una maggiore visibilità sui tuoi asset, permettendoti di ottimizzare le spese di riparazione e manutenzione.
Cosa fa un software di gestione degli asset?
Il software di gestione degli asset consolida i dati sui beni da tutti i reparti, così avrai sempre informazioni in tempo reale per prendere decisioni efficaci.
Ecco alcuni esempi di ciò che le soluzioni di gestione degli asset possono fare per te:
1. Facilita decisioni efficaci
Supponiamo che tu abbia acquistato dieci computer con le stesse caratteristiche. Cinque di questi computer provengono da un produttore diverso rispetto agli altri cinque.
Inserisci questi asset nella soluzione software di gestione degli asset. Cinque computer acquistati dal produttore A smettono di funzionare nei successivi 18 mesi. Nello stesso periodo, solo uno dei computer acquistati dal produttore B smette di funzionare.
Poiché hai registrato i dettagli su questi asset nel tuo sistema, puoi visualizzare queste informazioni nella dashboard e identificare questi computer da un elenco che può comprendere centinaia di altri asset. Potresti decidere di acquistare in futuro solo dal produttore B, risparmiando così molti soldi per la tua azienda.
2. Monitora il costo di possesso dei beni
Il costo di possesso di un bene tende ad aumentare con il suo deprezzamento. Ad esempio, una macchina potrebbe richiedere riparazioni più frequenti dopo diversi anni di utilizzo. In alcuni casi, ha più senso sostituire il bene piuttosto che continuare a ripararlo.
Tuttavia, sono necessari dati accurati su riparazioni e manutenzione per decidere se è il caso di sostituire il bene. Per prendere decisioni informate sulla sostituzione o la manutenzione dei beni, valuta l'utilizzo di strumenti come i sistemi di gestione fiscale aziendale per analizzare il costo totale di possesso e i possibili benefici fiscali.
Se il costo totale di possesso del bene (ovvero costi di riparazione, manutenzione e funzionamento) supera i benefici economici che offre all'azienda, è il momento di procedere alla sostituzione.
3. Accesso facile ai dati dei beni
Hai bisogno dei dati relativi agli asset per monitorarne le performance, prendere decisioni riparare vs sostituire, e comprendere le implicazioni fiscali legate all'ammortamento, tra le altre cose.
Utilizzando un sistema di gestione degli asset, sarà possibile filtrare rapidamente i dati degli asset. Avrai la possibilità di cercare i dati in base a diversi parametri, come posizione, tipologia, garanzia o storico delle riparazioni.
L'accesso a queste informazioni può farti risparmiare molto tempo rispetto alla ricerca manuale nei fogli di calcolo.
4. Conforme ai requisiti IRS e FASB
L'IRS richiede alle aziende di mantenere registrazioni che consentano la verifica di alcune informazioni sui beni aziendali.
Occorrono registri che mostrino elementi come il prezzo di acquisto, le detrazioni richieste per l'ammortamento, l'utilizzo dei beni e altro ancora. Esempi di documenti che possono aiutare a mostrare queste informazioni includono fatture di acquisto, assegni annullati e atti di chiusura immobiliare.
I nuovi standard contabili FASB sugli affitti entreranno in vigore per tutti entro la fine del 2022. Sarà necessario essere più scrupolosi nella registrazione dei beni in leasing.
Al posto della gestione manuale di dati e documenti sugli asset, un sistema di gestione degli asset semplifica il processo di archiviazione dei documenti e la loro trasmissione alle parti interessate quando necessario.
Vantaggi del software di gestione degli asset
Ecco i vantaggi che puoi aspettarti implementando una soluzione software robusta per la gestione degli asset:
1. Risparmia tempo e denaro
Il principale vantaggio dei software per la gestione delle risorse è il risparmio di tempo e denaro. Centralizzano tutti i dati necessari per monitorare le risorse e garantire la conformità senza richiedere inserimenti manuali dei dati e rappresentano una parte fondamentale di qualsiasi sistema di gestione dell'ufficio digitale a tutto tondo. Questo riduce il carico amministrativo, liberando tempo al team e facendo risparmiare denaro all'azienda.
I dati relativi alle risorse offrono informazioni utili per identificare spazi di manovra per ridurre i costi. Ad esempio, si possono notare risorse con un utilizzo minimo che richiedono molta manutenzione. In questi casi, potresti decidere di vendere queste risorse e di esternalizzare le attività per cui utilizzavi la macchina, così da risparmiare.
2. Accesso in tempo reale ai registri delle risorse
Supponiamo che tu sia un produttore. Sai che un programma di manutenzione preventiva è essenziale per ridurre al minimo i guasti delle macchine e i costi di riparazione delle risorse fisiche.
Tuttavia, garantire la coerenza del programma può essere difficile quando si hanno molte risorse. È qui che un sistema di gestione delle risorse può essere utile.
Analogamente, un'azienda software può avere risorse come computer, server e risorse digitali come una licenza software. Un sistema di gestione delle risorse può fornire le informazioni necessarie per monitorare queste risorse e far risparmiare molto denaro.
Ad esempio, un'azienda media spende il doppio in risorse software rispetto al necessario a causa della mancanza di visibilità sull'insieme dei software aziendali.
3. Gestione efficiente del ciclo di vita delle risorse
Una risorsa ha una vita utile limitata. L'usura può rendere le tue risorse attuali inefficienti o addirittura inutilizzabili.
I software per la gestione delle risorse possono fornire dati storici sul ciclo di vita di una tipologia di risorse. L’accesso a questi dati può aiutare a stimare la vita utile delle nuove risorse, consentendo di pianificare tasse, costi di proprietà e sostituzione delle risorse.
Per tracciare e monitorare risorse come scrivanie ed attrezzatura delle sale riunioni, i software di prenotazione delle sale riunioni possono aiutare a segnalare chi ha utilizzato cosa, quando e con quale frequenza.
4. Programmi di manutenzione ottimizzati
La manutenzione preventiva è fondamentale per aumentare la durata utile di una risorsa e ridurre al minimo le spese di riparazione. Il software di gestione delle risorse può fornire dati sulla manutenzione per restare sempre allerta sulle risorse che stanno per raggiungere la fine del loro ciclo di vita.
Puoi ottimizzare il programma di manutenzione modificando la routine di manutenzione per risorse specifiche sulla base dei dati raccolti. Questo potrebbe aiutare ad estendere la vita utile della risorsa. In alternativa, potresti decidere di utilizzare la macchina fino al guasto.
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5. Supporto per auditor interni ed esterni
Gli auditor devono verificare l’esistenza, il valore e la posizione delle risorse, tra le altre cose. I registri delle risorse svolgono un ruolo cruciale nell’aiutare gli auditor esterni a verificare la validità delle risorse così come compaiono nei tuoi bilanci.
Inoltre, gli auditor interni possono utilizzare i registri delle risorse per assicurarsi che non ci siano state appropriazioni indebite e che esistano adeguati controlli interni a protezione delle risorse aziendali.
I software di gestione delle risorse possono anche includere una funzione che consente agli auditor interni di ricevere aggiornamenti sullo stato delle risorse, agevolando un monitoraggio efficace.
Caratteristiche principali del software di gestione delle risorse
I migliori software per la gestione delle risorse presentano le seguenti caratteristiche:
- Interfaccia intuitiva: Un sistema complesso spesso vanifica il motivo stesso della sua implementazione. Potresti risparmiare sui costi amministrativi, ma potresti dover spendere di più per formare il tuo team sull’uso del sistema se è complesso. Vuoi un sistema che sia intuitivo e con una curva di apprendimento graduale.
- Supporto multipiattaforma: Scegli un sistema che funzioni su tutti i sistemi operativi più diffusi, soprattutto se il tuo team svolge spesso lavori fuori sede. Un’app mobile permette ai dipendenti di aggiornare le registrazioni degli asset in tempo reale, assicurando che i dati siano sempre aggiornati.
- Gestione della manutenzione: Il tuo strumento di gestione degli asset dovrebbe includere un modulo interno di gestione della manutenzione o integrarsi con un software esterno come un sistema di gestione della manutenzione computerizzata (CMMS). Dovresti poter pianificare la manutenzione degli asset, emettere ordini di lavoro e monitorarne i progressi utilizzando il sistema di gestione degli asset. Con il miglior software di gestione degli asset aziendali, puoi anche monitorare le prestazioni degli asset per implementare un programma di manutenzione predittiva.
- Tracciamento degli asset: Le aziende monitorano gli asset utilizzando varie tecnologie come codici a barre, tracciamento Bluetooth e RFID. Il tuo sistema di gestione degli asset deve supportare queste tecnologie e i dispositivi necessari, come lettori di codici a barre e scanner RFID.
- Reportistica degli asset in tempo reale: Una volta raccolti i dati, devi interpretarli. Un foglio di calcolo pieno di numeri può apparire scoraggiante. Tuttavia, un sistema di gestione degli asset semplifica l’interpretazione presentando i dati in modo visivo. I dati si aggiornano in tempo reale così puoi prendere decisioni intelligenti rapidamente.
- Check-in e check-out degli asset: Spesso più reparti possono aver bisogno di utilizzare uno stesso asset. Devi poter tracciare l’asset mentre si sposta tra i reparti e, per questo, il sistema deve offrire la funzione di check-in e check-out.
Gestisci gli asset in modo moderno
Perché perdere tutto quel tempo ad inserire manualmente i dati in un foglio di calcolo? Risparmia tempo e assicurati una precisione dei dati molto maggiore con un solido software di gestione degli asset.
Oltre a risparmiare tempo e denaro, avrai accesso a numerose funzionalità che faciliteranno decisioni informate e semplificheranno i processi di gestione degli asset.
Se sei pronto a iniziare a valutare le opzioni, ti consiglio di consultare la nostra guida ai prezzi dei software di gestione degli asset come prossimo passo.
Risorse aggiuntive:
