Come Integrare lo Storytelling nell’Onboarding (e Perché è Importante)

 

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Jerome Deroy: Parti da te stesso. Quello che intendo è: esamina la tua storia. Qual è stata la tua migliore esperienza di onboarding di sempre? E cosa ti è mancato che avresti voluto vivere e vedere? Inizia a creare quella esperienza come una storia.

Tim Reitsma: Benvenuto nel podcast People Managing People. La nostra missione è aiutarti a costruire un mondo del lavoro migliore e a creare ambienti di lavoro felici, sani e produttivi. Sono il tuo host, Tim Reitsma!

Permettimi di chiederti questo: quando è stata l’ultima volta che hai ascoltato o letto una bella storia? Cosa ti ha affascinato di quella storia?

Era il modo in cui veniva descritto lo scenario o il colpo di scena? Quando si tratta dell’esperienza dei nostri dipendenti, in particolare dell’onboarding, stiamo raccontando grandi storie? Invitiamo i dipendenti, e i nuovi dipendenti, a entrare nella storia?

In questo episodio mi siedo con Jerome Deroy, esperto di narrazione e CEO di Narativ, una società che ti aiuta a usare il potere dello storytelling per progettare e realizzare programmi che creano appartenenza, responsabilizzazione e coinvolgimento dei dipendenti.

L’onboarding non deve essere una semplice checklist, anche se le checklist sono utili, né un noioso giorno passato a leggere procedure. Deve essere molto di più. Resta sintonizzato e scopri come il potere della narrazione trasformerà la tua esperienza di onboarding.

Jerome, benvenuto al podcast People Managing People. Questo tema dello storytelling nel business mi affascina e mi appassiona. Ti ringrazio per aver trovato il tempo oggi e condividerlo con me e i nostri ascoltatori. Benvenuto nel nostro show.

Jerome Deroy: Grazie mille. È un piacere essere qui.

Tim Reitsma: Sì. Prima di iniziare la registrazione, di solito facciamo una breve chiacchierata su di te e il tuo business e a volte vorrei proprio registrare quella parte perché contiene molti spunti. Mi spiace farti ripetere.

Perché non prendi un minuto per raccontare chi sei e cosa ti sta più a cuore in questo periodo?

Jerome Deroy: Sì, certo. Beh, chi sono... Innanzitutto sono cresciuto in Francia, mia madre è americana, quindi ho sempre avuto due culture. Ma sono cresciuto in Francia e passavo tutte le estati negli Stati Uniti, quindi provengo sicuramente da un contesto imprenditoriale.

Mio padre era un manager d’azienda con molta esperienza, e sono cresciuto in quell’ambiente. Anch’io ho studiato economia e iniziato una carriera nella finanza, che mi ha portato da Parigi a Hong Kong a 25 anni. Su carta era una di quelle carriere che sembrano andare sempre meglio, almeno apparentemente. Ma dentro di me, non era quello che volevo davvero fare.

Quindi dall'esterno si vedeva una persona performante al lavoro. Col senno di poi, potrei essere stato quello che oggi chiamiamo un “quiet quitter” per un po’ di tempo nell’azienda in cui lavoravo. Infatti, dopo il primo anno, ero uno di quei dipendenti disingaggiati, tanto che alla fine lasciai il lavoro.

Sono andato a New York a cercare lavoro nel mondo del cinema. L’idea era portare tutta quell’esperienza nel business, oltre cinque anni, e metterla a disposizione di registi che faticavano a diffondere il loro lavoro. Nel 2003 ho incontrato un documentarista con cui ho avuto una bellissima conversazione e sono diventato il suo stagista.

Dopo qualche mese sono diventato il suo production manager, ho iniziato a guadagnare qualcosa, e lui mi ha parlato di un’azienda che aveva fondato come progetto parallelo alla fine degli anni ’90, inizio 2000. Era nata in risposta a una crisi sanitaria pubblica.

Nel 1994, nel pieno della crisi dell’HIV e AIDS, quando non esistevano i trattamenti di adesso e molte persone morivano, lui aveva sviluppato una metodologia affinché le persone potessero raccontare la loro storia intorno al virus ed essere viste come esseri umani, non solo come altri.

Fu un enorme successo, una delle più grandi mobilitazioni sociali della nostra epoca: conquistarono diritti migliori, cure migliori, fino ad arrivare ai trattamenti che abbiamo oggi. Da quel successo, si è chiesto se potesse fare di più con lo storytelling.

Quando sono entrato in azienda con il mio background nel business, mi ha proposto di portare la metodologia anche nelle imprese. E per me si è accesa la lampadina, perché ero stato anch’io uno di quei dipendenti disingaggiati e ho pensato che con quella metodologia avremmo potuto migliorare davvero l’engagement sul lavoro.

Ecco come sono arrivato a fare ciò che faccio. E il punto cruciale resta l’engagement. Oggi più che mai molte persone non si sentono coinvolte nel lavoro. È un problema enorme, lo vediamo sempre: grandi dimissioni, quiet quitting, eccetera.

Quindi è proprio leggendo questi segnali che cerchiamo di intervenire. E questo è sempre il mio focus.

Tim Reitsma: Penso sia davvero importante per chi ascolta, che tu sia leader, HR, manager o singolo collaboratore: il potere delle storie è grande. Se lo saltiamo nella comunicazione e arriviamo subito alla conclusione, spesso chi ascolta riempie i vuoti da solo.

Quante volte ti è stato detto cosa fare, ma non sai perché? Allora subentra la narrativa creata nella testa dei dipendenti. Parleremo nello specifico di onboarding, ma oggi direi che può riguardare ogni momento o area della vita aziendale, soprattutto il ciclo di vita del dipendente, ma ci concentriamo qui sull’onboarding e su come saper raccontare quella storia.

Prima di entrare nel tema, faccio sempre qualche domanda a bruciapelo. Una è: cosa significa essere un leader? Quando senti questa parola, a cosa pensi?

Jerome Deroy: Quando penso a un leader, penso che un grande leader è anche un grande ascoltatore. Credo che ciò manchi molto nella leadership di oggi.

Soprattutto nei periodi di cambiamento e crisi, c’è la tendenza a trovare subito soluzioni, perché il leader dovrebbe farlo, è il volto dell’organizzazione e quindi deve fornire le risposte.

Ma il rischio è che a volte spari a caso, perché non hai davvero ascoltato cosa accade davvero. Secondo me nelle aziende manca ascolto, ascolto vero delle diverse opinioni, prima di decidere.

C’è un bel libro di Simon Sinek, Leaders Eat Last, il concetto che tu metti gli altri davanti e vieni per ultimo. E questo significa ascoltare veramente ciò che le persone hanno da dire. È quasi come fare l’antropologo nella propria azienda e osservare davvero ciò che succede.

In quei momenti non parli: ascolti. Se i leader partono da lì, si ottengono risultati migliori.

Tim Reitsma: Siamo molto allineati, Jerome. Non era preparato! Ma questa mattina parlavo proprio di questo tema con qualcuno: qual è l’abilità fondamentale per un nuovo manager?

È l’arte dell’ascolto. Non presentarsi imponendo la propria agenda, ma ascoltare. Recentemente ho intervistato qualcuno che era altrettanto d’accordo: bisogna anche intervenire talvolta, ascoltare, ma essere sempre all’ascolto.

Se parli sempre senza ascoltare, ecco cosa succede: è la visualizzazione che mi viene in mente sul leader efficace... o meno efficace.

Jerome Deroy: Sì. C’è una relazione tra ascolto e parola, giusto?

Ascoltare e raccontare: è un rapporto reciproco. Più mi ascolti, più sono portato a parlare. E il modo in cui parlo influenza come tu mi ascolti. L’interazione cambia in base a cosa dice chi hai davanti: ascolti, poi intervieni, poi l’altro ascolta il tuo intervento e si crea un ciclo continuo.

Quando si rompe questa relazione? Quando ci sono ostacoli invisibili, interiori, emozioni, giudizi, interpretazioni, che ci impediscono di ascoltare veramente l’altro e noi stessi.

Questi ostacoli sono spesso impercettibili: sono nella nostra mente, nel nostro corpo. Così la mente vaga altrove e non siamo presenti. Più impariamo a riconoscerli e a metterli temporaneamente da parte, più possiamo essere davvero presenti per l’altro. Ed è lì che nasce la magia, qualcosa che magari non ti aspettavi. Un po’ come ora, tu hai notato la nostra sintonia spontanea. Se non siamo consapevoli di questi elementi, niente cambia davvero negli scambi.

Non ci sarà quella scintilla o innovazione.

Tim Reitsma: Vero. Potremmo parlare solo di questo, ma vorrei tornare all’onboarding, perché tutto si collega anche lì.

Direi che lo storytelling non è solo narrare, ma è anche ascoltare. Se fossi qui con il telefono in mano mentre tu mi parli davanti alla webcam, che messaggio passi? E se formiamo manager dicendo che devono sempre parlare più forte, mentre invece magari dovrebbero ascoltare e essere presenti? Tutto questo meriterebbe di essere approfondito. Forse questa è la domanda successiva: quando senti "costruire un mondo del lavoro migliore" (build a better world of work), che è proprio lo scopo della nostra pubblicazione, cosa ti viene in mente?

Jerome Deroy: Mi torna in mente un’esperienza reale. Quando parli di costruire un mondo del lavoro migliore, è collegato a quanto detto finora. Abbiamo lavorato con un’azienda passata da startup a forte crescita, in un ambiente ad alta pressione perché dovevano essere sempre all’altezza delle aspettative degli investitori. Erano spesso sui media e avevano appena ristrutturato.

La leader voleva portare internamente le competenze acquisite con i nostri corsi di storytelling e comunicazione efficace.

Un giorno ci disse: "Non capisco, in riunione sembra che nessuno sia presente, nessuno ascolta davvero". Le chiedemmo di partecipare e osservare l’incontro. La prima cosa che notammo: tutti avevano device accesi (tablet, telefoni, laptop), era normale ormai.

La leader entrò, fece la sua introduzione, poi prese il telefono e rispose a un messaggio, poi un altro. Alla fine le dicemmo "Il tuo problema è semplice: stai mostrando un comportamento e ti aspetti che gli altri si comportino diversamente da te". Per i dipendenti era normale essere sempre reperibili, ma non era il momento giusto. Nessuno era davvero presente, e le riunioni non portavano a nulla.

Secondo me costruire un mondo del lavoro migliore è proprio questo: ascolto, presenza e attenzione ai bisogni degli altri: collaboratori o clienti. Spesso mettiamo il cliente al vertice, ma dobbiamo diffondere questa cultura ovunque, ascoltando tutte le voci, anche i più introversi. Bisogna creare contesti in cui tutti possano parlare e sentirsi coinvolti: questo è compito dei leader.

Tim Reitsma: Mi piace il cerchio che hai chiuso, la presenza, l’ascolto. Anch’io sono stato in quelle riunioni dove ti chiedi perché sono lì e quindi lavori al PC. Poi qualcuno ti chiede qualcosa e ti risvegli improvvisamente. Non sei presente, non ascolti.

Jerome Deroy: Sì, spesso pensiamo che non sia importante in quel momento, ma invece il nostro comportamento influenza chi parla: se tutti hanno il naso nei device, chi deve esprimere un messaggio non si sente davvero invogliato o autorizzato a farlo pienamente. È una relazione: ciò che vedo in chi ascolta cambia il modo in cui io parlo.

A volte basta una semplice regola strutturale: all’inizio della riunione via dispositivi, un check-in tra tutti e poi l’agenda. Così si garantisce che ognuno parli: anche questo è compito del leader. Adoro parlare di riunioni perché sono il microcosmo dove sperimentare questi principi della comunicazione.

Nessuno ama le riunioni, ma tanto vale renderle efficaci, così magari tornano utili anche per l’onboarding!

Tim Reitsma: Sì, anche nell’onboarding: immagina un nuovo assunto, entusiasta, che entra alla prima riunione, magari col blocco note, e vede tutti persi nel telefono o nel PC. Che impressione si dà? È la giusta?

Jerome Deroy: Esatto. Devo proprio raccontarti la mia esperienza di onboarding, che mi ha segnato nella carriera. Quel lavoro in finanza: al primo giorno, a 25 anni, fresco di laurea, arrivo in questo palazzo di vetro a Hong Kong, vista spettacolare. Il responsabile HR mi accoglie, calorosa, poi dice: "Non andiamo di là, seguimi". Camminiamo in un corridoio, sempre più buio, fino ad arrivare in una saletta con due sedie e due grandi raccoglitori.

"La prima cosa che farai è leggere questi binders: regolamento aziendale e manuale di conformità". Per 48 ore non ho fatto altro che leggerli, tornavo a casa solo per mangiare e dormire. Poi una settimana a guardare videocassette (nel 1999!) su procedure—niente riguardante il mio ruolo. Solo dopo una settimana ho incontrato chi si occupava di cose affini al mio lavoro.

Il risultato di quella settimana mi ha fatto riflettere, perché sono poi andato via dopo 4 o 5 anni, ma fu quella settimana iniziale a segnare tutto. Il primo giorno, la prima ora, la prima settimana: tutto questo fa una differenza enorme. Se fosse andata diversamente, forse non avrei lasciato quel lavoro. Lo vedo spesso anche oggi.

Tim Reitsma: Lo ricordi ancora! Pensa: se tu mi avessi assunto e il mio primo giorno fosse stato "Leggi questi documenti per tre giorni, poi ci sentiamo", probabilmente avrei cercato subito altro lavoro e avrei pensato di aver sbagliato scelta. Ma se invece passi i primi giorni a conoscersi, parlar del business, darmi qualche piccola attività... si sente l’entusiasmo. È la prima impressione che conta davvero.

E come si collega tutto questo allo storytelling? Come lo inseriamo nell’onboarding? Amo la storia delle VHS! Riesco a immaginarti lì, solo, con due raccoglitori. Come entra la narrazione?

Jerome Deroy: La storia è fondamentale. Se al primo impatto ascolto storie su come si vive il mio lavoro, su cosa significa davvero far parte di quell’azienda, raccontate da chi vive quei valori e quel ruolo, posso davvero comprendere la cultura aziendale.

Durante l’onboarding le persone sono più entusiaste che mai. Ecco allora che i leader dovrebbero raccogliere e raccontare strategicamente queste storie a chi entra. Non solo per coinvolgere, ma anche per attivare il "muscolo narrativo" nei nuovi assunti.

È importante inserire nel processo di onboarding anche un momento in cui il nuovo arrivato racconta la SUA di storia, ispirandosi a quelle ascoltate. Se, per esempio, il valore chiave è l’ascolto, come a Narativ, racconto una storia significativa e chiedo: "E per te cosa significa ascoltare? Quando hai vissuto davvero il valore dell’ascolto, da una parte o dall’altra?". In questo modo il nuovo assunto si sentirà parte di qualcosa, con una voce propria, sin dal primo giorno.

È così che si crea davvero un senso d’appartenenza, e si dimostra che i valori non sono affissi su una parete, ma vivono nelle storie delle persone che li interpretano.

Inoltre, scientificamente è dimostrato che impariamo meglio tramite le storie che con i dati: le storie restano più impresse. Dunque, se sto formando una persona nuova, raccolgo storie di chi ha già ricoperto quel ruolo, così da raccontare cosa vuol dire davvero quel lavoro. Non il solito elenco puntato dell’annuncio, ma esperienze reali, vissute. Non chiediamo ai dipendenti solo di ripetere la job description: raccontino le difficoltà impreviste, i momenti di crisi, fuori programma.

Così autorizziamo anche chi si inserisce a pensare e agire fuori dagli schemi.

Usare lo storytelling fin dall’inizio è quindi fondamentale, e successivamente ascoltare ciò che i nuovi vogliono raccontare. Dopo uno o due anni, saranno le loro storie a ispirare chi entrerà dopo, alimentando così un ciclo virtuoso di appartenenza. Sapere che, magari tra qualche anno, la propria storia verrà raccontata ai nuovi, motiva davvero.

Tim Reitsma: Voglio fare un po’ l’avvocato del diavolo, perché spesso ho sentito—e vissuto anch’io nelle organizzazioni—che "non abbiamo tempo". C’è una lista di cose da fare: attivare email, password, presentazioni, poli... La giornata del nuovo assunto è zeppa: presentazione del manuale aziendale, politiche varie, incontri con diversi colleghi e dipartimenti, e via. Creare narrazioni sembra complicato. Cosa risponderesti?

Jerome Deroy: È un’obiezione validissima, ci capita spesso anche durante la fase di vendita consulenziale. Richiede certamente tempo e un investimento, ma oggi abbiamo tanti strumenti digitali per veicolare messaggi.

Per l’onboarding spesso non li consideriamo. Ma, ad esempio, guardiamo una serie TV quando ci pare: nella vita aziendale possiamo usare app, piattaforme, automazioni.

Così si può anche con l’onboarding. Cercando la modalità più adatta alla cultura aziendale: se è tutto frenetico, qual è il canale migliore? Noi ad esempio abbiamo intervistato alcune figure chiave, iniziando da valori e cultura, e prodotto un podcast interno solo per l’onboarding. Era inserito nella piattaforma e-learning aziendale: quattro episodi, ognuno con una storia legata a un valore, a cui seguivano quiz e attività. Il tutto fruibile anche in palestra o quando vuoi, entro le prime tre settimane.

Per i responsabili del progetto è stato poco impegnativo: qualche ora insieme, poi il lavoro era pronto sulla piattaforma già esistente.

Quindi non è vero che sia tutto lavoro aggiuntivo. Certo, un minimo di tempo va investito, ma basta essere specifici e non voler fare tutto: includi ciò che deve esserci (norme, compliance), ma non partire da quello!

Spesso il punto di inizio sono le storie dei fondatori o dei leader aziendali. Registri o raccogli qualche racconto e sei già a buon punto.

Tim Reitsma: Concordo! Se trascuriamo questa fase e pensiamo solo a “cosa devi/non devi fare”, “prendi il PC e lavora”, che tipo di rapporto costruiamo? È solo un lavoro da robot! Forse qualcuno non è d’accordo, ma invitiamo una persona in azienda, sta lasciando qualcos’altro (magari anche controvoglia) ed entra da noi. Vogliamo che, alla sera a cena coi familiari o amici, dica "ho fatto la scelta giusta" o "ho fatto un grosso errore"?

Chi si occupa di onboarding ha quella responsabilità enorme: far vivere una buona prima esperienza.

Jerome Deroy: Sì, è una grandissima responsabilità. E ne vale la pena: nel tempo, anche breve, si vedono i risultati. Specie oggi, con tante possibilità a disposizione, avviene spesso che neoassunti lascino il lavoro proprio nel corso dell’onboarding. Succede anche ai nostri clienti: questo significa che il processo va rivisto.

Sostituire un dipendente costa molto di più che avere un onboarding robusto, anche più lungo del solito. Può sembrare più costoso all’inizio, ma si viene ripagati dall’engagement e dalla volontà di restare delle persone. Dopo anni aggiorniamo le storie costruite all’inizio ed è bellissimo coinvolgere chi ha vissuto l’onboarding poco tempo prima: saranno loro i protagonisti per i nuovi assunti.

Tim Reitsma: Invita le persone a entrare nella storia. Ho consigliato tante aziende e spesso sento dire: “i nostri non sono motivati”. Ma sanno come il loro lavoro contribuisce agli obiettivi e alla visione aziendale? Se una persona non capisce l’impatto del proprio agire, come puoi creare entusiasmo? Mi piace tanto l’idea del podcast interno: non serve che il CEO sia sempre presente, si può pianificare, ma ascoltare le voci dei leader rimane importante.

La vera domanda è: “Grazie per aver scelto noi. Cosa ti ha portato qui? Cosa ti ha spinto a candidarti?”

Jerome Deroy: Esatto. È come avere una raccolta di "storie di fondazione". Anche se non sei il fondatore, ogni dipendente ha una storia d’origine. Da dove sei partito? Questo vale per tutti: non siamo solo elenchi di punti su un curriculum. Raccontare il proprio percorso umanizza l’esperienza.

Tim Reitsma: Hai chiuso perfettamente il cerchio. Che sia onboarding o leadership o costruzione del futuro del lavoro, il fulcro sono le buone domande e la presenza nell’ascolto.

Se faccio onboarding a distanza con te, senza distrazioni, notifiche spente, concentrati, puoi essere a centinaia di chilometri: conta esserci. Chiedi: Come sei arrivato qui? Qual è la tua storia? Questi sono i nostri valori, quali sono i tuoi? Sii attento, perché sono sicuro che a quel tavolo, se questa è la prima esperienza, la sera dirai di aver fatto la scelta giusta.

Jerome Deroy: Assolutamente. Credo sia proprio questo il cuore. Spesso separiamo troppo vita e lavoro, ma dovremmo portarci dietro ciò che funziona nelle interazioni umane di tutti i giorni—specialmente nell’onboarding—per far sentire accolti e importanti i nuovi arrivati.

Tim Reitsma: Esatto, la loro storia conta. E mi piace chiudere sempre con questa domanda: chi ci ascolta oggi, magari sta andando al lavoro o è in pausa pranzo. Se sta pensando all’onboarding o alla narrazione, qual è la prima cosa che può fare oggi per migliorare l’esperienza d’inserimento?

Non vale dire "tocca all’HR"! Da manager o leader, come posso prendermi la responsabilità? Cosa possiamo fare?

Jerome Deroy: Domanda stimolante! Dico sempre che bisogna partire da se stessi. Spesso pensiamo di chiedere aiuto al consulente o all’HR, ma il primo passo è esaminare la propria esperienza di onboarding. Qual è stata la migliore esperienza che hai avuto? E cosa ti è mancato? Racconta quella esperienza come una storia.

Quando ho narrato di me stesso che entrava nel corridoio sempre più buio, era una cattiva esperienza, ma mi ha influenzato. Quali esperienze ti hanno segnato in positivo o negativo? Parti da lì: ti dirà cosa vorresti creare.

Un altro consiglio: quando analizzi la tua storia, soffermati sui fatti concreti, non solo sulle emozioni o giudizi. Racconta cosa è successo realmente—come quando ho descritto la stanza con due sedie e nessuna finestra, i video su VHS: i dettagli fanno la differenza. Non basta dire “ho avuto una brutta esperienza”. Racconta i fatti, usa i cinque sensi.

Tim Reitsma: Ottimo consiglio. Cosa è successo? Attenersi ai fatti, ai dettagli, non solo a pensieri o emozioni.

Jerome, ti ringrazio tantissimo. Sono contento che tu mi abbia contattato e che siamo riusciti ad averti nel podcast. Penso che questa conversazione aiuterà me e i nostri ascoltatori, non solo per l’onboarding, ma per riflettere sul ruolo dello storytelling nella vita, in leadership e nei processi d’inserimento.

Per chi volesse sapere di più su di te, come può trovarti?

Jerome Deroy: Certo! Intanto il nostro sito è www.narativ.com, scritto con una sola R e senza la E finale. Lì trovate anche il blog con molti articoli sulle tematiche più calde per i leader.

Poi abbiamo pubblicato un libro: "Powered by Storytelling", ogni capitolo spiega un passaggio della nostra metodologia. C’è anche un capitolo sulla distinzione tra dire cosa è successo e raccontare solo emozioni o pensieri. E uno sull’ascolto.

Infine, abbiamo un podcast chiamato "Story Talks", Narativ Story Talks, disponibile su tutte le piattaforme. Lo conduco io con la mia collega Julienne Ryan, specialista HR, come gli argomenti che abbiamo discusso qui.

Tim Reitsma: Perfetto, inseriremo tutti i riferimenti nelle note della puntata. Grazie di nuovo di essere stato con noi.

A chi ci ascolta ricordo: potete mandarmi feedback e opinioni all’indirizzo Tim@peoplemanagingpeople.com o su LinkedIn. Se vi è piaciuto questo episodio, mettete mi piace e iscrivetevi al podcast.

E ancora grazie a Jerome e a chi è con noi oggi. Buona giornata o serata a tutti.

Jerome Deroy: Grazie mille. A presto!