Come Assumere Dipendenti da Remoto: Guida dell’Esperto
La pandemia ha accelerato una tendenza già in crescita verso il lavoro da remoto, che può portare benefici sia ai datori di lavoro sia ai lavoratori.
Le organizzazioni possono attingere a nuovi bacini di talento e magari risparmiare sulle spese per gli spazi ufficio. I lavoratori possono godere della flessibilità e di altri vantaggi del lavoro da remoto.
Qui parlerò dei vantaggi dell’assunzione di lavoratori da remoto, condividerò le mie conoscenze e migliori pratiche per aiutarti ad assumerli, e darò alcuni consigli per assicurare che i lavoratori remoti abbiano successo nella tua organizzazione.
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Vantaggi dell’assunzione di dipendenti da remoto
Prima di entrare nelle linee guida operative per l’assunzione di dipendenti da remoto, qualche parola sul perché potresti prendere in considerazione questa scelta.
- Accesso a un bacino di talenti più ampio: Un processo di selezione da remoto consente di accedere a un mercato globale del lavoro, non limitato da confini geografici. Questo significa maggiori possibilità di trovare la persona giusta per il ruolo specifico, con una varietà di competenze ed esperienze.
- Risparmio sui costi: Puoi risparmiare sui costi associati al mantenimento di uno spazio fisico per l’ufficio, tra cui affitto, utenze e forniture. Inoltre, i dipendenti da remoto potrebbero accettare salari più bassi in cambio della flessibilità e dei risparmi sul pendolarismo.
- Forza lavoro diversificata: L’assunzione da remoto favorisce una forza lavoro più diversificata, poiché i datori di lavoro non sono limitati ad assumere candidati di una specifica regione. Questa diversità può portare punti di vista e idee differenti, favorendo innovazione e creatività.
- Miglior benessere dei dipendenti: Il lavoro da remoto può migliorare la salute mentale e il benessere generale dei dipendenti, perché consente loro di avere maggiore controllo sull’ambiente di lavoro e di mantenere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
- Continuità aziendale: Un team da remoto può essere disponibile 24 ore su 24 e rendere la tua attività più resiliente nei momenti di crisi.
Ricordo una volta in cui ho dovuto cercare uno sviluppatore iOS a Grimsby, nel Regno Unito, perché era lì che si trovava il nostro ufficio e, credetemi, nessuno si stava divertendo. Né noi, né il team, né i candidati.
Dopo mesi di ricerche infruttuose, decidemmo di assumere da remoto e chiudemmo l’assunzione in meno di un mese.
Come assumere dipendenti da remoto
Quindi entriamo nel dettaglio. Assumere lavoratori da remoto significa adattare il proprio processo di selezione per tenere conto di fattori come le differenze linguistiche e i canali di ricerca dei candidati.
Ecco su cosa concentrarsi:
Modificare gli annunci di lavoro
Uno dei primi passi è rivedere le descrizioni delle posizioni aperte per assicurarsi che siano comprensibili da pubblici diversi. Significa redigerle in una lingua accessibile, senza espressioni gergali.
Ad esempio, cerca di evitare cliché come “persona intraprendente” o rendere requisito qualcosa come “senso dell’umorismo”.
Le persone possono parlare un ottimo inglese senza però comprendere espressioni colloquiali e nessuno dovrebbe dover leggere il tuo annuncio con il dizionario in mano.
Assicurati che eventuali limitazioni come salario, fuso orario o turni siano ben visibili nell’annuncio di lavoro.
Inoltre, mi piace sempre menzionare il tipo di mentalità che cerchiamo, ad esempio una persona imprenditoriale e proattiva.
Essere da remoto comporta (di solito) meno microgestione, ma ciò significa che molto lavoro dev’essere svolto in autonomia.
I candidati potenziali dovrebbero essere pronti a questo e in grado di dimostrarlo in un colloquio, presentando esempi in cui sono stati proattivi nel rilevare problemi e trovare soluzioni, oppure dove hanno comunicato efficacemente con molteplici interlocutori per portare a termine un progetto complesso da remoto.
Per saperne di più sulla stesura delle descrizioni di lavoro, leggi il mio articolo su come scrivere un annuncio di lavoro.
Diversificare le piattaforme di pubblicazione
Mentre alcune delle classiche piattaforme di annunci stanno cercando di adattarsi alle posizioni da remoto, potresti voler considerare anche quelle specifiche per il lavoro da remoto.
La maggior parte sono a pagamento ma alcune sono gratuite. I miei suggerimenti sono:
Un buon sistema di gestione dei candidati ti aiuterà a costruire il tuo bacino di candidati e a gestirli durante tutto il processo.
È anche importante sviluppare una pagina di assunzione efficace per promuovere le opportunità aperte ai potenziali candidati che potrebbero seguire direttamente la tua azienda.
Il software per la pagina delle carriere può rendere la gestione di questo processo molto più semplice, mantenendo al tempo stesso le offerte di lavoro coerenti con il tuo employer brand.
Un po' di preparazione in più per il colloquio
I colloqui da remoto possono richiedere un po' più di preparazione da parte tua e di chiunque del tuo team dovrà condurli.
Devi assicurarti di essere preparato sia con l’attrezzatura che con la giusta mentalità:
Assicurati di avere una buona postazione per i colloqui a distanza. Non hai bisogno di una videocamera 4K e di attrezzatura da streamer/Youtuber, ma assicurati di essere ben visibile in video e che ci siano poche distrazioni mentre conduci i colloqui.
L’ideale è essere alla scrivania—evita di fare colloqui in auto o mentre sei per strada, saresti distratto e sarebbe irrispettoso verso il tempo della persona.
Cerca sempre di essere in video per poter instaurare un migliore rapporto con la persona e, dove possibile, chiedi all’altra persona di partecipare almeno una volta in video durante il processo.
Dovrai cogliere molte sfumature da una videochiamata—cosa che può essere più difficile—e ciò significa che probabilmente dovrai dedicare più tempo a ogni candidato.
Così come potresti aver bisogno di più tempo per capire, anche i candidati potrebbero averne bisogno per capire te e la tua azienda.
Concentrati nel dedicare tempo a ogni candidato per aiutarli a comprendere la tua cultura e gli obiettivi del team/azienda.
Forse provengono da una cultura diversa e devi assicurarti che capiscano aspettative e norme e che siano d’accordo con queste.
Ad esempio, se sei in un team molto collaborativo, ma magari loro hanno lavorato come liberi professionisti a cui viene semplicemente assegnato un progetto da consegnare senza molta comunicazione, assicurati di spiegare la differenza e che ciò sia chiaro per loro.
Inoltre, se stai intervistando lavoratori da remoto mentre tu sei in ufficio, preparati a rispondere a domande su come la tua azienda sta bilanciando opportunità o visibilità tra dipendenti in ufficio e da remoto.
Una nota sui colloqui tra culture diverse. Se apri il tuo bacino di candidati al mondo, devi essere pronto a tutti i tipi di stili comunicativi.
Raccomando The Culture Map di Erin Meyer come una buona introduzione alla comunicazione interculturale.
Per ulteriori consigli su come condurre colloqui migliori in generale, leggi il mio articolo la chiave per colloqui focalizzati e coinvolgenti, dove tratto l'importanza dei colloqui strutturati e standardizzati (che sono ancora più importanti nel reclutamento a distanza).
Inoltre, se ti serve aiuto per trovare software per gestire i colloqui a distanza, consulta l'articolo di People Managing People sui migliori software per colloqui video disponibili oggi sul mercato.
Più pazienza quando formuli un'offerta
Come sempre, assicurati di essere ben informato e ben preparato per fare un’offerta prima di arrivare a questa fase.
Un’offerta potrebbe richiedere un po’ più di scambi con i candidati da remoto, e forse anche un po’ più di supporto per guidarli nel tuo processo, visto che per loro potrebbe essere la prima volta che interagiscono con un’azienda del tuo paese.
Dotati di tanta pazienza.
Per saperne di più su come fare un’offerta di lavoro, consulta il mio articolo su come fare un’offerta di lavoro.
Best practice per assumere dipendenti da remoto
Assumere dipendenti da remoto richiede processi e pratiche differenti. Ecco alcune delle migliori pratiche da seguire mentre espandi la tua forza lavoro a distanza.
Studia le leggi locali sul lavoro
Quando assumi personale da remoto, è importante prima di tutto familiarizzare con le leggi sul lavoro degli stati o paesi in cui vivono i possibili nuovi collaboratori.
Questo include la comprensione delle normative relative a orario di lavoro, salario minimo, benefit e procedure di cessazione.
Crea una strategia retributiva globale
In fin dei conti la retribuzione è il motivo principale per cui la maggior parte di noi lavora, quindi vale la pena riflettere su come affrontare questo aspetto quando si assumono persone da remoto.
Come consiglia Liam Reese nel suo eccellente articolo sulla retribuzione globale: “La maggior parte delle organizzazioni sceglierà di localizzare per quanto riguarda la retribuzione base, quindi è proprio su questo aspetto che dovrete prendervi il tempo necessario per ricercare le tariffe di mercato locali e poi regolare secondo la vostra strategia per ciascun ruolo (rispettare, eguagliare o superare il mercato).
Ovviamente bisogna anche tenere conto delle normative locali, comprese le leggi sul salario minimo, le regolamentazioni sugli straordinari, le implicazioni fiscali e i requisiti obbligatori per i benefit.
Se non disponete delle risorse per svolgere questo tipo di analisi per ogni ruolo in ogni paese, potete sempre regolarvi in base al costo della vita. Questo può essere rilevante anche per quei paesi in cui non avete molte posizioni.”
Mostrate la vostra cultura da remoto sin dall'inizio
Quando assumete da remoto, i candidati non hanno il privilegio di attraversare i vostri uffici, vedere come i team collaborano o cogliere la cultura aziendale attraverso interazioni informali.
Questo significa che spetta a voi mostrare attivamente loro come si lavora con il vostro team.
Significa presentarli ai futuri colleghi, non solo ai manager responsabili delle assunzioni, permettendo loro di ascoltare il modo in cui le persone comunicano e collaborano.
Potete anche condividere elementi come le regole della vostra comunicazione su Slack, un estratto dal vostro manuale aziendale, o anche una veloce video-presentazione su Loom dei vostri rituali di team.
Potete inoltre offrire ai candidati un assaggio dei vostri valori in azione. Se dite di essere orientati principalmente all’asincronia o di puntare molto sull’autonomia, mostrate come questo si concretizza—spiegate come organizzate i daily standup o prendete decisioni senza riunioni infinite.
È anche positivo essere sinceri sulle sfide (“Stiamo ancora cercando di capire quale sia la nostra cadenza ideale per le riunioni”). Questa onestà crea fiducia e aiuta i candidati a sentirsi parte di una scelta consapevole, non semplicemente attirati da una presentazione patinata.
Prendete in considerazione un aiuto esperto
Orientarsi tra la miriade di leggi sul lavoro e processi di payroll sconosciuti in una nuova giurisdizione può essere troppo impegnativo per alcune organizzazioni.
Per questo molte organizzazioni scelgono di utilizzare un servizio di employer of record. In questo modo potete assumere rapidamente dipendenti a tempo pieno senza dover aprire una filiale estera o occuparvi direttamente della gestione delle buste paga.
In alternativa, potete assumere collaboratori o forse aprire una filiale estera e lavorare con un PEO locale o una società di consulenza HR per assicurarvi di fare tutto secondo le regole.
Considerazioni per l’assunzione di dipendenti da remoto
Espandere il bacino di talenti a cui si ha accesso sembra allettante, ma può comportare alcune complicazioni.
Gestione delle buste paga
Il payroll può essere complicato, specialmente per le piccole imprese. Elaborare le buste paga in diverse giurisdizioni aggiunge complessità e rischi se non gestito correttamente.
Calcolare la retribuzione
Stabilire una retribuzione equa per i lavoratori da remoto richiede di considerare le tariffe locali, il costo della vita e i benefit previsti.
Rischio di stabile organizzazione
Avere una presenza aziendale in un altro paese può comportare il pagamento di tasse aziendali e l’adempimento di ulteriori standard normativi.
La stabile organizzazione indica la soglia minima che, una volta superata, fa sì che un’azienda venga tassata e sottoposta alle normative di un altro paese.
Errata classificazione dei dipendenti come collaboratori
L’errata classificazione dei lavoratori può causare multe, penalità e dispute legali. Ecco perché è importante definire chiaramente i ruoli e valutare la possibilità di convertire i collaboratori in dipendenti per restare in regola (per approfondire questo argomento complesso, vi consiglio di leggere la nostra spiegazione su errata classificazione dei dipendenti e come evitarla).
Diritti su IP e invenzioni
Le assunzioni internazionali possono complicare la protezione della proprietà intellettuale (IP) a causa delle leggi differenziate e degli ambienti di lavoro da remoto.
Tassazione per i dipendenti da remoto
Stabilire dove i dipendenti da remoto devono pagare le tasse è fondamentale. Capire come muoversi in questo ambito può essere complesso e potrebbe portarvi a consultare un fornitore di servizi che vi aiuti a comprendere le criticità di conformità e le pratiche fiscali estere.
Preparare i dipendenti da remoto al successo
Gestisco team da remoto da alcuni anni ormai, quindi infine voglio condividere alcuni suggerimenti per aiutarvi a preparare i vostri dipendenti da remoto al successo.
Onboarding approfondito
Onboardare qualcuno da remoto è più difficile che accoglierlo in ufficio, poiché spesso si riduce a una sequenza di riunioni e momenti di inattività tra un incontro e l'altro in cui la persona deve semplicemente leggere per apprendere o aspettare la prossima azione.
Ci sono un paio di aspetti su cui mi concentro per rendere il processo di onboarding a distanza il più fluido possibile:
- Assicurati di essere pronto a inviare tutte le informazioni e l'attrezzatura necessaria in anticipo.
- Inizia a invitarli agli stand-up e alle chiamate anche prima del primo giorno, così potranno già riconoscere i nomi e sapere a chi rivolgersi quando inizieranno davvero.
- Se la tua azienda ha in programma una trasferta poco dopo la data di inizio, chiedi se è possibile far partecipare anche la nuova risorsa (ma ricorda di rispettare il tempo del nuovo assunto: potrebbe non riuscire a partecipare a tutte le riunioni/trasferte perché deve concludere attività nel suo precedente impiego).
Per approfondire scopri 11 consigli per onboardare i dipendenti da remoto.
Adattare il feedback
Quando gestisci un team da remoto, spesso ti affidi all'intraprendenza e allo spirito imprenditoriale delle tue persone.
Come accennato sopra, mi piace specificarlo nelle descrizioni del lavoro. Ma bisogna comunque garantire a tutti un feedback tempestivo e una guida adeguata
Potresti non aver avuto la possibilità di costruire un rapporto stretto con i membri del team, dato che lavorano da remoto
Per questo è fondamentale cercare di comprendere appieno la situazione e i ragionamenti della persona prima di fornire un feedback.
Assicurati di fare domande come “A che punto siamo? Quali ostacoli prevediamo/quali blocchi dobbiamo affrontare? Di cosa hai bisogno da me per aiutarti a portare a termine questo compito?”.
Mi piace anche discutere gli obiettivi che fisso per il trimestre con il team per confrontarli con quanto accade a ciascuno individualmente e poi anche come gruppo. Gli obiettivi principali li controllo e definisco a cadenza trimestrale, poi ogni mese verifichiamo insieme i progressi.
Controllo regolarmente anche gli obiettivi individuali nei nostri 1:1 ogni due settimane e uso questo tempo anche per vedere come sta la persona.
Non vedendo le persone dal vivo, non sai se magari hanno il bambino malato, o stanno affrontando problemi che potrebbero influire temporaneamente sul lavoro… quindi non affrettarti a trarre conclusioni.
Puoi iniziare le riunioni chiedendo rosso/giallo/verde, oppure un punteggio da 1 a 10, per capire come si sentono i membri del team. Assicurati di seguire chi manda segnali (punteggi bassi o rosso/giallo).
Il contesto è fondamentale, ma si perde più facilmente in modalità remota: dedica tempo alla reale conoscenza del team, non limitarti a check-in di superficie.
Team building
Per creare coesione, mi piace dedicare tempo a interazioni informali e non legate al lavoro. Potrebbe essere un happy hour di team o una pausa tè.
Potrebbe trattarsi di una sessione di giochi durante la pausa pranzo o della creazione di un server Discord dove le persone possono accedere a una stanza solo audio (per combattere l'affaticamento da video) e interagire come e quanto vogliono mentre lavorano su altro.
Le persone possono anche condividere più schermi contemporaneamente per rendere più semplice la collaborazione.
In questo momento, mentre scrivo, sono su un server Discord dopo il lavoro con degli amici che stanno giocando e, dopo una giornata piena di videochiamate, non mi sento affatto stanco.
Assumere da remoto può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi
Assumere da remoto è un ottimo modo per garantirti la persona migliore per il tuo ruolo, invece di accontentarti del candidato migliore in un certo raggio.
Certo, può richiedere notevole impegno per essere fatto bene, ma i vantaggi sono grandi perché puoi ottenere una vera diversità di pensiero.
Nella mia azienda, valorizziamo molto i diversi punti di vista delle persone mentre lavoriamo alla creazione di un prodotto globale.
Il lavoro da remoto non è una moda passeggera, non è più riservato solo a pochi “nomadi digitali”, è un vero cambio di paradigma nell’ambito lavorativo.
Per ulteriore supporto nel trovare i talenti che ti servono, puoi vedere questi consigli per la ricerca dei candidati, suggerimenti per assumere personale internazionale oppure suggerimenti per costruire un forte employer brand per attrarre candidati.
Domande frequenti su come assumere dipendenti da remoto
Quali sono i ruoli più comuni per chi lavora da remoto?
I ruoli più comuni da remoto sono:
- Sviluppatori software
- Specialisti in marketing
- Operatori dell’assistenza clienti
- Designer
- Creatori di contenuti
- Project manager.
I ruoli che fanno affidamento su strumenti digitali e lavoro indipendente di solito si adattano bene al lavoro da remoto.
Qual è il modo migliore per pagare i dipendenti da remoto?
Se gestisci autonomamente, puoi utilizzare piattaforme globali di payroll come Deel, Remote.com o Papaya Global per gestire conformità, tasse e conversioni di valuta.
In alternativa, assumi tramite un Employer of Record (EOR) se non disponi di una società locale nel paese del dipendente.
È più economico avere dipendenti da remoto?
Spesso sì: le aziende risparmiano su spazi ufficio, utenze, trasferimenti e, in alcuni casi, anche sugli stipendi in base al costo della vita geografico.
Tuttavia, costi come le indennità tecnologiche per il lavoro da remoto, i servizi di payroll globale e le tariffe di conformità locali devono essere anch’essi considerati.
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