Come Assumere Dipendenti da Remoto: La Guida di un Esperto
La pandemia ha accelerato una tendenza al lavoro da remoto già in forte crescita, che può portare vantaggi sia ai datori di lavoro che ai lavoratori.
Le organizzazioni possono accedere a nuovi bacini di talenti e magari risparmiare sulle spese per gli spazi d’ufficio. I lavoratori possono godere della flessibilità e di altri benefici del lavoro da remoto.
Qui tratterò i vantaggi dell’assunzione di lavoratori da remoto, condividerò la mia esperienza e le migliori pratiche per aiutarti ad assumerli, e darò alcuni consigli per assicurarti che abbiano successo nella tua organizzazione.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Vantaggi dell’Assunzione di Dipendenti da Remoto
Prima di entrare nelle linee guida operative per assumere dipendenti da remoto, alcune parole sul perché potresti voler intraprendere tutto questo processo.
- Accesso a un bacino di talenti più ampio: Un processo di assunzione remoto ti permette di attingere a un bacino globale di talenti, non limitato dai confini geografici. Questo aumenta la possibilità di trovare la persona perfetta per ruoli specifici, con una varietà di competenze ed esperienze.
- Risparmio sui costi: Puoi risparmiare sui costi associati al mantenimento di un ufficio fisico, inclusi affitto, utenze e forniture. Inoltre, i lavoratori da remoto potrebbero accettare salari più bassi in cambio della flessibilità e del risparmio sui trasporti.
- Forza lavoro diversificata: L’assunzione da remoto facilita una forza lavoro più diversificata, poiché i datori di lavoro non sono limitati ad assumere candidati da una determinata regione. Questa diversità può portare idee e prospettive differenti, favorendo innovazione e creatività.
- Maggior benessere dei dipendenti: Il lavoro da remoto può migliorare la salute mentale e il benessere generale dei dipendenti, perché hanno più controllo sull’ambiente e possono mantenere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
- Continuità aziendale: Un team remoto può essere disponibile in ogni momento e rendere la tua azienda più resiliente in caso di crisi.
Ricordo una volta in cui ho dovuto cercare uno sviluppatore iOS a Grimsby, nel Regno Unito, perché lì si trovava il nostro ufficio e, posso dirlo, nessuno si stava divertendo. Né noi, né il team, né i candidati.
Dopo mesi di ricerche infruttuose, abbiamo deciso di assumere da remoto e abbiamo chiuso la posizione in meno di un mese.
L’assunzione da remoto offre anche l’opportunità di rifocalizzarsi sui propri valori aziendali e su ciò che unisce le persone, indipendentemente dalla sede. Quando vedo organizzazioni in preda al panico perché temono di perdere la “cultura aziendale” con la chiusura di un ufficio, rispondo: "Mi dispiace, non avevate una cultura aziendale, avevate una cultura da ufficio".rnrnCome Assumere Dipendenti da Remoto
Passiamo alla pratica. Assumere lavoratori da remoto significa adattare il tuo processo di assunzione per tenere in considerazione, per esempio, le differenze linguistiche e dove cercare i candidati.
Ecco su cosa concentrarsi:
Modificare le job description
Uno dei primi passi è rivedere le tue job description per assicurarti che siano comprensibili anche da persone con background diversi. Questo significa scriverle in un linguaggio accessibile, senza espressioni gergali.
Ad esempio, cerca di evitare cliché come “spirito d’iniziativa” o rendere “avere senso dell’umorismo” un requisito indispensabile.
Alcune persone possono parlare un ottimo inglese senza comprendere per forza espressioni idiomatiche e nessuno dovrebbe leggere una job description con un dizionario in mano.
Assicurati che eventuali limiti, come salario, fuso orario o turni, siano evidenziati chiaramente nell’annuncio.
Inoltre, mi piace sempre menzionare il tipo di mentalità che cerchiamo, ad esempio una persona imprenditoriale e proattiva.
Il lavoro da remoto di solito comporta meno microgestione, ma questo significa anche che si dovrà lavorare spesso in autonomia.
I candidati devono essere pronti a lavorare così e dovrebbero saperlo dimostrare durante il colloquio, portando esempi in cui sono stati proattivi nell’individuare e risolvere problemi, o situazioni in cui hanno saputo comunicare efficacemente con più stakeholder per portare a termine progetti complessi da remoto.
Per ulteriori idee su come scrivere una job description, dai un’occhiata al mio articolo su come scrivere una job description.
Diversificare la pubblicazione degli annunci
Sebbene alcune delle principali job board stiano cercando di adattarsi all’aumento delle posizioni remote, puoi valutare anche portali dedicati esclusivamente al lavoro da remoto.
La maggior parte è a pagamento ma ce ne sono anche di gratuiti. I miei suggerimenti sono:
Un buon sistema di tracciamento dei candidati ti aiuterà a costruire la tua banca dati di candidati e a gestirli durante tutto il processo.
È anche importante sviluppare una solida pagina "Lavora con noi" per promuovere le posizioni aperte ai potenziali candidati che potrebbero seguire direttamente la tua azienda.
Software per pagine carriera può rendere la gestione di questo processo molto più semplice, mantenendo le offerte di lavoro coerenti con il tuo employer brand.
Un po’ di preparazione in più per il colloquio
I colloqui da remoto possono richiedere un po' più di preparazione da parte tua e di chiunque nel tuo team li condurrà.
Devi assicurarti di essere preparato sia a livello di attrezzatura che di mentalità:
Assicurati di avere una buona postazione per i colloqui da remoto. Non serve una videocamera 4K o attrezzatura da streamer/Youtuber, ma assicurati di essere ben visibile in camera e che ci siano poche distrazioni mentre stai conducendo i colloqui.
Idealmente, siedi a una scrivania—evita di fare colloqui in auto o mentre stai andando da qualche parte, saresti distratto e sarebbe irrispettoso verso il tempo dell'altra persona.
Cerca sempre di essere in video così da poterti connettere di più con la persona e, dove possibile, chiedi almeno una volta al candidato di attivare la webcam durante il processo.
Dovrai cogliere molti elementi da una videochiamata—il che può essere più difficile—e questo significa che probabilmente dovrai dedicare più tempo a ogni candidato.
E, così come potresti aver bisogno di più tempo per farti un’idea chiara, anche i candidati potrebbero averne bisogno per conoscere te e la tua azienda.
Concentrati sul trascorrere tempo con ciascun candidato per aiutarlo a capire la tua cultura aziendale e gli obiettivi del team/azienda.
Forse vengono da una cultura diversa, quindi è necessario assicurarsi che abbiano compreso aspettative e norme e che siano a loro agio con esse.
Per esempio, se siete un team molto collaborativo, ma la persona è abituata a lavorare come consulente a cui viene assegnato un progetto da consegnare senza molta comunicazione, assicurati di spiegare la differenza e che siano a proprio agio con questa modalità.
Inoltre, se stai intervistando persone da remoto mentre lavori dall’ufficio, preparati a rispondere a domande su come la tua azienda stia bilanciando opportunità e visibilità tra dipendenti in presenza e da remoto.
Una nota sui colloqui tra culture diverse. Se apri la pipeline di candidati al mondo, è meglio che tu sia preparato a tutti i tipi di stili di comunicazione.
Consiglio The Culture Map di Erin Meyer come un buon punto di partenza per le comunicazioni interculturali.
Per ulteriori consigli su come affrontare meglio i colloqui in generale, leggi il mio articolo la chiave per colloqui efficaci e coinvolgenti, dove approfondisco i colloqui strutturati e standardizzati (ancora più importanti nella selezione da remoto).
Inoltre, se hai bisogno di aiuto a trovare software che facilitino i colloqui da remoto, dai un’occhiata all’articolo di People Managing People sui migliori software per colloqui video presenti oggi sul mercato.
Un po’ più di pazienza quando fai un’offerta
Come sempre, assicurati di essere ben informato e adeguatamente preparato a fare un’offerta prima di arrivare a questa fase.
Un'offerta potrebbe richiedere un po' più di scambi con i candidati da remoto e magari un po' più di accompagnamento per guidarli lungo il processo, soprattutto se questa è la prima volta che un candidato si confronta con un’azienda del tuo paese.
Munisciti di pazienza.
Per saperne di più su come fare un’offerta, consulta il mio articolo su come fare un’offerta di lavoro.
Le migliori pratiche per assumere dipendenti da remoto
Assumere dipendenti da remoto richiede processi e modalità diversi. Ecco alcune delle migliori pratiche da seguire mentre espandi la tua forza lavoro da remoto.
Studia le leggi locali sul lavoro
Quando assumi lavoratori da remoto, è importante innanzitutto conoscere la legislazione sul lavoro degli stati o paesi in cui vivono i potenziali collaboratori.
Questo include comprendere regolamenti su orari di lavoro, salario minimo, benefit e procedure di cessazione del rapporto.
Crea una strategia globale di retribuzione
Alla fine, la maggior parte di noi lavora principalmente per la retribuzione, quindi vale la pena riflettere su come affrontare questo aspetto quando si assume da remoto.
Come consiglia Liam Reese nel suo eccellente articolo sulla retribuzione globale, “La maggior parte delle organizzazioni sceglierà di localizzare la retribuzione base, quindi è qui che è necessario prendere del tempo per ricercare le tariffe di mercato locali e poi aggiustare a seconda della propria strategia per ruolo (sotto, in linea o al di sopra del mercato).
Naturalmente, è anche necessario tener conto delle normative locali, incluse le leggi sul salario minimo, i regolamenti sugli straordinari, le implicazioni fiscali e gli obblighi relativi ai benefit.
Se non hai le risorse per condurre questo tipo di analisi per ogni ruolo in ogni paese, puoi sempre regolare in base al costo della vita. Questo può essere rilevante anche per quei paesi dove non hai molte posizioni.”
Metti in mostra fin da subito la tua cultura aziendale da remoto
Quando assumi persone da remoto, i candidati non hanno il lusso di passeggiare nei tuoi uffici, vedere come collaborano i team o cogliere la tua cultura attraverso interazioni informali.
Significa che sta a te mostrare attivamente loro com'è lavorare con il tuo team.
Questo vuol dire presentarli ai futuri colleghi, non solo ai responsabili delle assunzioni, e permettere loro di sentire come le persone comunicano e collaborano.
Puoi anche condividere cose come la tua etichetta su Slack, un estratto dal tuo manuale aziendale o anche un breve video Loom che mostra i rituali del tuo team.
Puoi anche mostrare ai candidati un assaggio dei tuoi valori in azione. Se affermi di essere orientato all'asincrono o di dare molta autonomia, mostra come ciò si traduce nella pratica—menziona come gestisci i daily standup o prendi decisioni senza riunioni infinite.
È anche utile essere onesti riguardo alle sfide (“Stiamo ancora definendo la migliore cadenza per le riunioni”). Questa sincerità genera fiducia e aiuta i candidati a sentire di poter fare una scelta consapevole, non solo acquistare una presentazione patinata.
Valuta il supporto di un esperto
Orientarsi tra la miriade di leggi sul lavoro e processi di payroll sconosciuti in una nuova giurisdizione può essere troppo per alcune organizzazioni.
Ecco perché molte organizzazioni scelgono di utilizzare un servizio di “employer of record”. Questo significa che puoi assumere rapidamente dipendenti a tempo pieno senza dover aprire una società estera o occuparti della gestione buste paga.
In alternativa, puoi assumere collaboratori oppure creare una società estera e lavorare con un PEO locale o una società di consulenza HR per assicurarti di fare tutto correttamente.
Considerazioni per assumere dipendenti da remoto
Ampliare il bacino di talenti a cui hai accesso sembra fantastico, ma può comportare alcune complicazioni.
Gestione delle buste paga
La gestione delle buste paga può essere complessa, soprattutto per le piccole imprese. Gestire la payroll in diverse giurisdizioni aggiunge complessità e rischi se non viene gestito correttamente.
Calcolo della retribuzione
Decidere una retribuzione equa per i lavoratori da remoto implica considerare le retribuzioni locali, il costo della vita e i benefit attesi.
Rischio di stabile organizzazione
Avere una presenza aziendale in un altro paese può comportare l'obbligo di pagare tasse societarie e rispettare ulteriori standard di conformità.
La stabile organizzazione si riferisce alla soglia minima che, una volta superata, comporta l'obbligo per l'azienda di essere tassata e soggetta alle normative di un altro paese.
Errata classificazione di dipendenti come collaboratori
L’errata classificazione dei lavoratori può portare a multe, sanzioni e dispute legali. È per questo che è importante definire chiaramente i ruoli lavorativi e considerare la trasformazione dei collaboratori in dipendenti per rimanere conformi (per guidarti in questa complessa sotto-tematica, consiglio di leggere la nostra spiegazione di errata classificazione dei dipendenti e come evitarla).
Diritti di proprietà intellettuale e invenzione
Le assunzioni internazionali possono complicare la protezione della proprietà intellettuale (IP) a causa delle diverse leggi sulla PI e degli ambienti di lavoro da remoto.
Tassazione dei dipendenti da remoto
Determinare dove i dipendenti da remoto devono pagare le tasse è fondamentale. Comprendere come gestire questa situazione può essere difficile e potrebbe essere necessario consultare un fornitore di servizi che possa aiutarti ad affrontare gli ostacoli normativi e le pratiche fiscali estere.
Preparare i dipendenti da remoto per il successo
Gestisco team da remoto da alcuni anni e quindi, per finire, ho pensato di condividere alcune esperienze che ti aiuteranno a mettere i tuoi dipendenti da remoto nelle condizioni migliori per avere successo.
Onboarding approfondito
L'onboarding di una persona da remoto è più difficile che accoglierla in ufficio, poiché spesso si riduce a una riunione dopo l'altra e ai tempi morti tra una riunione e l'altra, durante i quali deve solo leggere meccanicamente o aspettare la prossima azione.
Alcune cose su cui mi concentro per rendere il processo di onboarding da remoto il più fluido possibile:
- Assicurati di essere pronto a inviare tutte le informazioni e le attrezzature in anticipo.
- Invitali a partecipare agli stand-up e alle call anche prima del primo giorno: in questo modo potranno già riconoscere i nomi e sapere a chi eventualmente rivolgersi una volta iniziato.
- Se hai un viaggio aziendale in programma vicino alla data di inizio, chiedi se il nuovo assunto può partecipare (ma assicurati di rispettare il tempo del nuovo collega; potrebbe non riuscire a partecipare a tutte le riunioni/viaggi poiché forse deve concludere ancora il precedente lavoro).
Per ulteriori consigli, dai un'occhiata agli 11 suggerimenti per onboardare dipendenti da remoto.
Adattare il feedback
Quando gestisci un team da remoto, spesso devi fare affidamento sull'intraprendenza e sullo spirito imprenditoriale dei membri del team.
Come accennato sopra, mi piace aggiungere questa informazione nelle mie descrizioni del lavoro. Bisogna però assicurarsi di fornire sempre a tutti feedback puntuali e una guida adeguata.
Potrebbe essere che tu non abbia avuto l'opportunità di instaurare un rapporto così stretto con i membri del tuo team, dato che sono da remoto
Per questo è fondamentale cercare di comprendere a fondo la situazione e la mentalità della persona prima di fornire un feedback.
Assicurati di fare domande come "A che punto siamo con questo? Che ostacoli prevediamo/abbiamo? Di cosa hai bisogno da parte mia per aiutarti a raggiungere questo risultato?”.
Mi piace anche discutere gli obiettivi che stabilisco per il trimestre successivo con il mio team, per verificare cosa sta succedendo con ciascuno individualmente e poi con tutti come gruppo. Gli obiettivi principali li controllo e li stabilisco ogni trimestre, poi ogni mese monitoriamo i progressi.
Verifico inoltre regolarmente gli obiettivi individuali nei nostri 1:1 ogni due settimane e utilizzo anche questo momento per vedere come sta la persona.
Non vedi le persone dal vivo, quindi non sai se il loro figlio è malato, o se hanno problemi che potrebbero incidere temporaneamente sul lavoro, quindi non saltare a conclusioni affrettate.
Puoi iniziare le riunioni con rosso/giallo/verde, o un voto #/10, per capire come si sentono i membri del team. Assicurati di seguire chi dà segnali (numeri bassi o giallo/rosso)
Il contesto è fondamentale, ma si perde più facilmente in una situazione remota, quindi dedicati a conoscere meglio il tuo team e non limitarti a check-in superficiali.
Team building
Per creare rapporto, mi piace dedicare del tempo a interazioni informali e non lavorative. Può essere un happy hour di team o una pausa tè.
Potrebbe essere una sessione di gioco durante la pausa pranzo o la creazione di un server Discord dove le persone possono entrare in una stanza solo audio (per combattere la fatica da video) e interagire quanto e come vogliono mentre lavorano.
Le persone possono anche condividere più schermi contemporaneamente per facilitare la collaborazione.
In questo momento, mentre scrivo, sono in un server Discord dopo lavoro con i miei amici, che stanno giocando, e non mi sento per niente stanco dopo una giornata piena di call video.
Assumere da remoto può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi
Assumere da remoto è un ottimo modo per trovare la persona migliore per il tuo ruolo, invece della migliore persona disponibile in una certa area geografica.
Sì, può richiedere molti sforzi per farlo al meglio, ma i benefici sono enormi grazie anche alla varietà di pensiero.
Nella mia azienda apprezziamo molto sentire le diverse prospettive delle persone, perché puntiamo a creare un prodotto globale.
Il lavoro da remoto non è una moda passeggera, non è solo per i pochi "nomadi digitali", ma rappresenta un cambiamento di paradigma nel mondo del lavoro.
Per ulteriore aiuto nel trovare i talenti di cui hai bisogno, dai un'occhiata a questi suggerimenti per trovare candidati, consigli specifici su come assumere dipendenti internazionali o suggerimenti su come costruire un employer brand forte per attrarre candidati.
FAQ su come assumere dipendenti da remoto
Quali sono i ruoli più comuni per i lavoratori da remoto?
I ruoli più frequenti in remoto includono:
- Sviluppatori software
- Marketer
- Operatori di assistenza clienti
- Designer
- Content creator
- Project manager.
I ruoli che fanno affidamento su strumenti digitali e lavoro indipendente generalmente si adattano bene a contesti di lavoro da remoto.
Qual è il modo migliore per pagare i dipendenti da remoto?
Se ti occupi della gestione in autonomia, puoi utilizzare piattaforme di payroll globali come Deel, Remote.com o Papaya Global per gestire la conformità, le tasse e le conversioni valutarie.
In alternativa, assumi tramite un Employer of Record (EOR) se non hai una filiale locale nel paese del dipendente.
È più economico avere dipendenti da remoto?
Spesso sì: le aziende risparmiano su spazi ufficio, utenze, trasferimenti e, in alcuni casi, sugli stipendi a seconda del costo della vita nella zona geografica.
Tuttavia, anche i costi come indennità tecnologiche per il lavoro remoto, servizi di payroll globale e le spese di conformità locali dovrebbero essere presi in considerazione.
Iscriviti alla newsletter di People Managing People
Per ricevere ulteriori indicazioni su come assumere dipendenti da remoto e altri temi di gestione del personale, iscriviti alla nostra newsletter settimanale dedicata a HR e leader aziendali. Riceverai tutti i nostri ultimi articoli per aiutarti a crescere professionalmente e fare la differenza all’interno della tua organizzazione.
