Parla HR con Me: App di Incontri, Cani da Terapia e Altro Ancora
Benvenuti a Parliamo di HR, una rubrica di consigli per chi gestisce persone su People Managing People con Alana Fallis, VP, Head of People presso Quantum Metric.
Ogni due settimane, Parliamo di HR affronta le vostre domande più urgenti sulle risorse umane e fornisce consigli per aiutarvi a gestire le situazioni più spinose.
Questa settimana, affrontiamo una serie di sfide HR che ci sono state sottoposte tramite il nostro modulo anonimo per le domande.
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Dunque, senza ulteriori indugi...
DOMANDA 1
Stiamo attraversando un grande cambiamento organizzativo e una ristrutturazione in questo momento. Per alcune delle modifiche, è difficile capire come ci stiamo muovendo e a che punto siamo lungo questo percorso. Hai un modello di maturità per la gestione del cambiamento che ti piace? Come posso aiutare a fare chiarezza su dove ci troviamo nel percorso?
Oh, interessante! Il cambiamento organizzativo è uno degli aspetti più stimolanti del nostro lavoro come professionisti HR – un'opportunità per mettere in campo competenze strategiche da operatori, e personalmente adoro risolvere enigmi.
Qui di seguito trovi i 3 principali modelli di maturità per la gestione del cambiamento, con i migliori contesti in cui utilizzarli.
1. Il modello di maturità Prosci per la gestione del cambiamento – delinea 5 livelli di maturità organizzativa nella gestione del cambiamento, ideale quando hai bisogno di valutare la capacità di cambiamento della tua organizzazione (e quando devi costruire un caso per richiedere investimenti).
2. Lo Standard ACMP per la Gestione del Cambiamento – un framework che definisce pratiche, processi, compiti e attività per il cambiamento sostenibile e che può essere adattato in un modello di maturità. È ottimale per chi vuole allinearsi a un approccio di processo strutturato (PMP) o per professionisti certificati.
3. Il modello di transizione di Bridges (una visione più psicologica, ma adattabile come modello di maturità). In origine un modello di transizione, questo framework può essere utilizzato per valutare quanto bene la tua organizzazione supporta le persone nel percorso emotivo del cambiamento, in particolare su cultura, mentalità, e prontezza emotiva.
Sebbene i framework sopra siano indicati per contesti differenti, il mio consiglio è di prendere da ognuno ciò che funziona per adattarlo alla tua realtà aziendale, e concentrarsi nel dare priorità a una strategia di ascolto dei dipendenti.
- Identifica le principali persone coinvolte da questo cambiamento, il loro livello, la struttura manageriale e l’esperienza quotidiana.
- Quali sono le esigenze più rilevanti per ogni profilo in ciascuna fase del processo? Quali informazioni sono cruciali che sappiano, e quando?
- Prepara dei sondaggi (anonimi o meno) oppure focus group con queste persone. Fai domande mirate per comprendere dove si trovano nel percorso di cambiamento e qual è la loro percezione generale di come stanno andando le cose.
In bocca al lupo!
DOMANDA 2
Uno dei nostri dipendenti ha trovato un collega su un'app di incontri e lo ha raccontato a tutti di aver visto il profilo del collega. È diventato un argomento di conversazione imbarazzante per l’interessato in più occasioni, ma non me ne ha mai parlato direttamente e non vuole che il discorso diventi una questione HR. Cosa devo fare?
Fammi capire bene: un dipendente ha trovato un collega su un'app di incontri e lo va raccontando a tutti? A margine, questa sarebbe stata il mio incubo peggiore quando, da giovane donna a New York nei miei vent’anni, iniziavo la mia carriera cercando di essere presa sul serio, ma volevo anche conoscere persone nuove.
Parla direttamente con il dipendente che ha "scoperto" il profilo, gentilmente (e professionalmente) chiedigli di smettere. Non serve diffondere fatti privati di altri colleghi, che probabilmente non gradiscono essere oggetto di pettegolezzi sul luogo di lavoro.
Non deve diventare una “questione HR” e puoi seguire un approccio informale nel tuo discorso: "Ciao, ti ho sentito parlare del profilo di un altro collega su un'app di incontri, ti chiederei di tenere per te queste cose d'ora in poi. Sono sicura che molti sono sulle app, anche tu forse, e alcuni magari non vogliono che la cosa sia pubblica o se ne parli in ufficio. Puoi fare così?"
I dipendenti a volte si incontrano anche fuori dall’ufficio, quindi la vera questione è come aiutarli a costruire una cultura di discrezione, rispetto e professionalità?
DOMANDA 3
Come gestire un manager che sulla carta è perfetto, adorato dai suoi superiori ma che pian piano sta prosciugando l’energia del team senza infrangere nessuna regola?
Senza dettagli più specifici su come sta prosciugando la squadra, ti suggerirei di essere preciso su cosa gli stai chiedendo di cambiare. Esiste un “gap” – tra ciò che ti aspetti di vedere e ciò che realmente vedi.
Una volta che hai fatto questo, trova un modo per sederti con questa persona faccia a faccia e fornirle questo feedback, includendo tutto ciò che ti è stato riferito come feedback che hai sentito da altri (protegendo comunque la riservatezza) che supporti il tuo punto di vista.
Una semplice regola che uso è "So che la tua intenzione è x, ma l'impatto involontario di ciò che stai facendo è y, e so che è qualcosa di cui vorresti essere al corrente."
Ma prima di tutto: definisci il comportamento e sii specifico su cosa dovrebbero fare diversamente.
DOMANDA 4
Lo stile cognitivo di una persona (ad es. neurodivergenza o elevata capacità di riconoscimento degli schemi) la porta a ottenere risultati migliori ma anche a destabilizzare la coesione del gruppo: chi deve essere tutelato, il team o chi si discosta dalla norma?
Hai presentato le opzioni come il team contro la persona fuori dal gruppo, ma presumo tu intenda davvero "il team senza questa persona fuori dal gruppo, contro la persona fuori dal gruppo." A questo rispondo: va tutelata la dinamica di squadra nel suo complesso. L’efficacia del team va tutelata. Ecco alcune cose che ti suggerisco di fare in questo caso:
- Organizza una sessione sulle dinamiche di gruppo che possa aiutarti a scoprire gli stili di lavoro e di comunicazione ottimali. Personalmente adoro Predictive Index, che ha aiutato il mio team a trovare il modo migliore di collaborare come gruppo.
- Definisci chiaramente i ruoli. Questo membro del team può anche ottenere ottimi risultati, ma parte della tensione nasce perché sta entrando nell’area di competenza di qualcun altro? Una chiara definizione dei ruoli può essere utile per risolvere la questione.
- Spero che i punti precedenti aiutino a costruire maggior fiducia, che ti servirà per questo ultimo aspetto. Sviluppa un meccanismo che permetta alle persone di segnalare quando qualcosa non va. Possiamo creare uno spazio in cui parlarne, così che i membri del team possano intervenire e collaborare se perdiamo la rotta?
Riconduci il focus dei tuoi collaboratori diretti sull’obiettivo: lavorare come una squadra.
DOMANDA 5
Un responsabile di livello intermedio ha iniziato di recente a utilizzare strumenti di intelligenza artificiale per scrivere le comunicazioni al team, le valutazioni delle prestazioni e persino alcune parti dei colloqui individuali. Il contenuto non è negativo, ma il team percepisce qualcosa di strano e ho ricevuto feedback indiretto sulla perdita di autenticità e fiducia. Non ha infranto nessuna regola. Devo intervenire? E come affronto la questione se il problema è emotivo e non procedurale?
La buona notizia è che questa è una questione facilmente gestibile. Sembra che questo feedback sia emerso come conseguenza diretta dell’uso eccessivo dell’IA da parte di questo manager, e puoi evidenziare questa correlazione.
Parti dall’ipotesi che il tuo responsabile non sia al corrente delle sensazioni del proprio team e che non sia questo il tipo di leader che vuole essere riconosciuto.
Riferisci questo feedback e incoraggialo a rileggere tutto ciò che l’intelligenza artificiale genera prima di inviarlo ai dipendenti, in modo che sia certo che rispecchi il suo modo di comunicare.
All’inizio puoi anche suggerire (eh eh) di usare l’intelligenza artificiale solo per i punti principali, ma stimola poi a sviluppare personalmente il contenuto e i dettagli. L’obiettivo non è nascondere l’uso dell’IA nel lavoro di squadra, ma soprattutto per aspetti delicati come il feedback o le valutazioni delle prestazioni i dipendenti vogliono sentire il lato umano. In fondo, non è ciò che tutti desideriamo?
DOMANDA 6
Un dipendente ha iniziato a portare il suo cane da terapia in ufficio alcuni giorni a settimana. Non ha richiesto alcuna autorizzazione formale... È semplicemente successo e nessuno ha detto niente. Ora un secondo dipendente ha chiesto se può portare il proprio cane “per sostegno emotivo anche lui.” La direzione vuole essere empatica ma anche coerente. Come gestire la situazione senza alienare nessuno o rischiare un’invasione di animali domestici?
Amico mio! Cosa è successo qui? Sospetto che sia stata evitata una conversazione difficile e ora ci troviamo in una situazione complicata. Prima cosa: leggi il contratto di affitto dell’ufficio e verifica il regolamento dell’edificio riguardo ai cani.
Secondo passo, chiedi al primo dipendente un’autorizzazione formale per portare il cane in ufficio.
Potrebbe essere idoneo o meno in base al fatto che il cane sia considerato un animale da assistenza o semplicemente di supporto emotivo, e probabilmente vorrai il supporto del consulente legale se la questione non è chiara.
Infine, ciò di cui avrai bisogno è una policy aziendale sulla presenza dei cani in ufficio, in modo da avere un approccio equo per tutti i membri del team.
Nell’eventualità che questo (o il secondo) dipendente abbia realmente una necessità medica certificata di essere accompagnato da un animale da assistenza, probabilmente dovrai autorizzare la presenza del cane (a meno che non rappresenti una grave difficoltà per l’azienda), ma potrai comunque organizzare con il dipendente una rotazione tra smart working e presenza in ufficio.
Per esperienza... gli uffici dog-friendly quasi mai funzionano. Inevitabilmente, prima o poi arriverà un nuovo collega con l’allergia. Attenzione!
E ora?
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