Key Takeaways
HRIS forklart: Lær hva et HRIS er, og hvordan det sentraliserer medarbeiderdata, lønn og HR-prosesser for å effektivisere driften.
Påvirkning på virksomheten: Finn ut hvordan implementering av et HRIS øker effektiviteten og reduserer risikoen for manglende etterlevelse, men også medfører kostnader og hensyn til personvern.
Resultater fra virkeligheten: Eksempler viser at HRIS kan redusere administrasjonsarbeidet betydelig, fremskynde rekrutteringen og forbedre medarbeidertilfredsheten.
Kjernefunksjoner: Forstå viktige HRIS-funksjoner som medarbeideradministrasjon, lønn, personalgoder, sporing av etterlevelse og selvbetjeningsverktøy.
Valg av verktøy: Sammenlign HRIS med lignende systemer for å finne ut hva et HRIS er, hvordan det skiller seg fra andre systemer, og hvilket som passer best for HR-behovene dine.
HRIS er ryggraden i moderne HR-drift – og å velge feil løsning (eller ingen i det hele tatt) koster teamene tid, nøyaktighet og trygghet rundt etterlevelse. Jeg har sett HR-folk drukne i regneark, gå glipp av frister for revisjoner og miste de beste kandidatene på grunn av tungvinte ansettelsesprosesser. Denne veiledningen rydder opp i det.
Du får en tydelig gjennomgang av kjernefunksjoner, eksempler fra virkeligheten og spørsmålene som faktisk betyr noe når du vurderer et system. Enten du bygger HR-teknologistakken din fra grunnen av eller vurderer det du allerede har, er dette utgangspunktet ditt.
Hva er et HRIS?
Et HRIS, eller et informasjonssystem for menneskelige ressurser, er programvare som lagrer, organiserer og administrerer sentrale medarbeiderdata, lønn, personalgoder og HR-prosesser på ett sted. Du bruker det til å følge opp alt fra rekruttering og introduksjon til fravær og etterlevelse.
HRIS er viktig fordi det beskytter dataene dine, hjelper deg med å oppdage feil før de blir problemer og gjør personaladministrasjonen mindre manuell.
Hvordan fungerer et HRIS?
Et HRIS fungerer ved å sentralisere medarbeiderinformasjon og koble sammen vanlige HR-prosesser i ett system. I stedet for å spre informasjon på tvers av regneark, e-poster og separate filer kan HR-team bruke systemet til håndtering av medarbeiderdata, dokumentasjon og rutinemessige administrative oppgaver gjennom hele medarbeiderens livssyklus.
De fleste systemer automatiserer også arbeidsflyter som ellers ville krevd gjentatt manuell registrering av data. Medarbeiderinformasjon kan for eksempel flyte inn i lønnskjøringen, mens selvbetjeningsfunksjoner for medarbeidere gjør det mulig for ansatte å oppdatere personopplysninger eller få tilgang til dokumenter uten å være avhengige av HR for hver enkelt forespørsel.
HR-teamet kan deretter bruke rapportering og analyse til å gjennomgå arbeidsstyrkeinformasjon og støtte beslutninger i det daglige.
HRIS mot HRMS mot HCM: Hva er forskjellen?
HRIS, HRMS og HCM er nært beslektede begreper, og leverandører bruker dem noen ganger om hverandre.
Et HRIS (informasjonssystem for menneskelige ressurser) fokuserer vanligvis på sentrale medarbeiderregistre og administrative HR-prosesser som lønn, personalgoder, tidsregistrering og håndtering av medarbeiderdata.
Et HRMS (system for personaladministrasjon) omfatter vanligvis disse funksjonene, samtidig som det legger til bredere funksjoner for arbeidsstyring, som rekruttering, resultatstyring og planlegging.
HCM (styring av menneskelig kapital) er vanligvis det bredeste av de tre. HCM-plattformer kombinerer ofte grunnleggende HR-administrasjon med mer strategiske funksjoner som talentstyring, planlegging av arbeidsstyrken, medarbeiderutvikling og analyse.
I praksis er grensene ikke alltid tydelige, så det er bedre å sammenligne de faktiske funksjonene og egenskapene til hver plattform enn å velge basert på betegnelsen alene.
Have an account? Log In
Eksempler på HRIS
Her er noen visuelle eksempler på HRIS-dashbord og verktøy du vil se i faktiske HR-arbeidsområder:
De beste HRIS-løsningene du bør vurdere
Her er min kortliste over de beste HRIS-løsningene:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvem bruker HRIS?
Du vil se HRIS brukt av disse typene team og organisasjoner:
- HR-avdelinger: Sentraliser og administrer medarbeiderdata, lønn, samsvar og personalprosesser på tvers av arbeidsstyrken.
- Rekrutterings- og talentteam: Følg opp kandidater, koordiner arbeidsflyter for ansettelser og kommuniser ansettelsesstatus til resten av virksomheten.
- Lønns- og fordelsadministratorer: Vedlikehold lønnsopplysninger, administrer innmeldinger i fordelsordninger og sørg for korrekte trekk og skatterapportering.
- Virksomheter med timelønnede eller skiftbaserte arbeidsstyrker: Overvåk oppmøte, støtt skiftplanlegging og håndter forespørsler om fri i bransjer som detaljhandel eller hotell- og restaurantbransjen.
- Mellomstore til store organisasjoner: Støtt et økende antall ansatte, sørg for samsvar på tvers av lokasjoner og automatiser komplekse HR-operasjoner.
Viktige HRIS-fordeler og potensielle konsekvenser for virksomheten
Ved å ta i bruk et HRIS kan teamet ditt øke effektiviteten, redusere risikoen for manglende samsvar og oppnå bedre resultater for virksomheten ved å sentralisere personalprosesser og data. HRIS medfører imidlertid en direkte kostnad og krever grundig implementering for å unngå personvernproblemer eller mangler i prosessene.
Bruk denne tabellen til å vurdere de viktigste fordelene og risikoene for HR-ledere ved implementering av et HRIS:
| Fordeler | Risikoer |
|---|---|
| FordelerSentraliserer medarbeiderdata for enklere tilgang | RisikoerFeil ved datamigrering kan føre til tap eller ødeleggelse av data |
| FordelerAutomatiserer sentrale HR-prosesser og rutineoppgaver | RisikoerImplementeringen kan forstyrre eksisterende arbeidsflyter |
| FordelerForbedrer datanøyaktigheten og reduserer manuelle feil | RisikoerDårlig leverandørstøtte kan forsinke problemløsningen |
| FordelerForenkler oppfølging og rapportering av samsvar | RisikoerUtilstrekkelig opplæring av ansatte skaper hindringer for innføring |
| FordelerForbedrer rapportering, innsikt og beslutningstaking | RisikoerTrusler mot personvern og datasikkerhet hvis dette ikke håndteres godt |
| FordelerStøtter effektiv HR-administrasjon på tvers av flere lokasjoner | RisikoerIntegrasjonsutfordringer med eldre systemer |
| FordelerEffektiviserer prosessene for introduksjon og avslutning av arbeidsforhold | RisikoerLøpende kostnader (lisenser, vedlikehold, oppgraderinger) |
Casestudier av HRIS
Se hvordan HR-team har forvandlet det daglige arbeidet sitt ved å gå over til HRIS. Disse casestudiene viser hva som endret seg – fra manuelle utfordringer til organiserte, datadrevne prosesser – slik at du kan se for deg effekten i din egen arbeidshverdag.
Casestudie: Valuizes implementering av BambooHR
Valuize erstattet et fragmentert, manuelt HR-oppsett – der tre personer administrerte data for bare ni ansatte – med BambooHR. Dermed ble rekruttering, introduksjon, resultatoppfølging og oppfølging av medarbeidertilfredshet samlet på én plattform. Etter implementeringen kunne Christy Ransom, SVP for drift, drifte hele HR-funksjonen som eneste medarbeider.
Her er resultatene av Valuizes implementering av HRIS:
- 80 % reduksjon i administrativ arbeidsmengde: Da BambooHR håndterte rutinemessige HR-oppgaver, var det færre personer som måtte sette av tid til å ivareta teamets HR-behov.
- 70 % økning i medarbeidertilfredshet: Ved å gå bort fra manuelle prosesser kunne Valuize rette oppmerksomheten mot samarbeid og engasjement ved hjelp av funksjoner som 360-graders tilbakemeldinger fra kolleger, kvartalsvise oppfølgingssamtaler om resultater og ferdighetsvurderinger.
- 50 % kortere tid til ansettelse: Ved å samle rekruttering, introduksjon og tilfredshetsmålinger på én plattform ble rekrutteringsprosessen mer enhetlig, og risikoen for feil eller forsinkelser med kandidater ble betydelig redusert.
Casestudie: Community Health Systems implementering av UKG Pro
Community Health System implementerte UKG Pro Workforce Management for å løse manglende sentralisert oversikt over planleggingsdriften og behovet for spesialiserte funksjoner på tvers av enhetene. De tok i bruk UKGs planleggingsløsninger Basic, Advanced og EZCall.
Implementeringen ga målbare økonomiske gevinster, samtidig som den forbedret medarbeidernes trivsel og tilfredshet.
Her er resultatene av Community Health Systems implementering av HRIS:
- 350 % avkastning på investeringen med en tilbakebetalingstid på under seks måneder: Organisasjonen hadde fått tilbake hele investeringen i teknologien mindre enn seks måneder etter utrullingen.
- Over $1.2M i årlige gevinster: Implementeringen av UKGs planleggingsløsninger førte til en betydelig reduksjon i fravær, FTE-lekkasje og avhengigheten av eksterne bemanningsressurser.
- Fire timer spart per leder per uke: Lederne brukte betydelig mindre tid på planlegging sammenlignet med tidligere metoder, noe som tilsvarte mer enn $1.5M i årlige besparelser fra modulen Avansert planlegging alene.
- $2.7M i netto gevinster innen det tredje året: Den samlede økonomiske effekten av implementeringen økte betydelig i løpet av prosjektets tre første år.
Kjernefunksjoner og muligheter i HRIS
Her er kjernefunksjonene du som HR-leder bør forvente i et HRIS:
- Medarbeiderdatabase: Lagre, organisere og oppdatere alle medarbeideropplysninger på en sikker måte på ett sted.
- Lønnshåndtering: Beregn lønn, administrer utbetalinger og sørg for at skatter og trekk overholdes i hver lønnskjøring.
- Administrasjon av personalgoder: Administrer påmelding, følg med på kvalifisering og støtt årlig påmelding for helseforsikring, tannforsikring og andre personalgoder.
- Registrering av arbeidstid og oppmøte: Følg med på oppmøte, administrer forespørsler om fri og støtt planlegging for både timelønnede og fastlønnede medarbeidere.
- Rekruttering og introduksjon: Følg opp søkere, administrer intervjusteg og automatiser dokumentasjon for en bedre opplevelse for nyansatte.
- Resultatstyring: Sett mål, gjennomfør medarbeidersamtaler, samle inn 360-graders tilbakemeldinger og følg opp planer for forbedring av prestasjoner.
- Etterlevelse og rapportering: Generer nødvendige rapporter, støtt revisjonsspor og varsle teamet om endringer i regulatoriske krav.
- Selvbetjeningsportaler: La medarbeidere få tilgang til lønnsslipper, be om fri og oppdatere personopplysninger uten å skape flaskehalser for HR.
Bruksområder for HRIS: Typiske prosesser og arbeidsflyter
HRIS håndterer alt fra registrering av arbeidstid og lønnshåndtering til introduksjon av nyansatte og oppfølging av prestasjoner. Du kan erstatte tidkrevende regneark med automatiserte arbeidsflyter for ansettelser, lønn, planlegging, medarbeidersamtaler og etterlevelse. Det betyr færre feil, mindre dobbeltarbeid og en smidigere og mer sammenhengende medarbeideropplevelse.
Bruk denne tabellen for å se hvordan HRIS støtter de viktigste HR-prosessene for ledere:
| Prosess | Beskrivelse | Slik hjelper programvaren |
|---|---|---|
| ProsessLønn og personalgoder | BeskrivelseAdministrer lønn, håndter trekk og følg opp personalgoder. | Slik hjelper programvarenHRIS automatiserer lønnsberegninger og skatteoppdateringer, og administrerer påmeldinger til personalgoder og kvalifiseringsregler på ett sted. |
| ProsessTalentanskaffelse og introduksjon | BeskrivelseRekrutter kandidater, følg opp søkere og gi nyansatte en smidig introduksjon. | Slik hjelper programvarenHRIS følger opp stillingsannonser, kandidater og intervjusteg, og automatiserer introduksjonsdokumentasjon for enhetlige opplevelser for nyansatte. |
| ProsessResultatstyring | BeskrivelseSett mål, gjennomfør medarbeidersamtaler og følg opp medarbeidernes prestasjoner. | Slik hjelper programvarenHRIS planlegger evalueringssykluser, samler inn 360-graders tilbakemeldinger og sentraliserer resultatopplysninger for rask tilgang og analyse. |
| ProsessRegistrering av arbeidstid og oppmøte | BeskrivelseFølg med på medarbeidernes arbeidstid, oppmøte og forespørsler om fri. | Slik hjelper programvarenHRIS registrerer inn- og utstemplinger, flagger fravær og administrerer permisjonssaldoer og godkjenninger for enklere oppfølging og etterlevelse. |
| ProsessEtterlevelse og rapportering | BeskrivelseSørg for overholdelse av arbeidslover, gjennomfør revisjoner og utarbeid rapporter. | Slik hjelper programvarenHRIS tilbyr revisjonsspor, oppdaterer regulatoriske krav og automatiserer rapportering for å støtte etterlevelse og redusere risiko. |
More Articles
Typer HRIS og lignende verktøy
HRIS inngår i et bredere økosystem av HR-teknologi, og flere relaterte verktøy grupperes ofte sammen eller forveksles med hverandre. Slik kan du skille dem fra hverandre:
| Type | Forskjell |
|---|---|
| TypeHRMS (personallederingssystem) | ForskjellDekker alt HRIS gjør, i tillegg til mer omfattende operasjonelle funksjoner som arbeidsstyrkeplanlegging og avansert analyse |
| TypeHCM (forvaltning av menneskelig kapital) | ForskjellFokuserer på langsiktig talentstrategi – etterfølgerplanlegging, utvikling av arbeidsstyrken og håndtering av medarbeidernes livssyklus |
| TypeATS (søkersporingssystem) | ForskjellVerktøy kun for rekruttering, for håndtering av stillingsannonser, kandidater og ansettelsesprosesser |
| TypeLønnsprogramvare | ForskjellHåndterer utelukkende lønnsberegninger, skatteinnrapportering og trekk, uten bredere håndtering av HR-data |
| TypeProgramvare for arbeidsstyring (WFM) | ForskjellSpesialiserer seg på skiftplanlegging, bemanningsplanlegging og sporing av arbeidskostnader, vanligvis for arbeidsstyrker med time- eller skiftarbeid |
| TypeLMS (læringsstyringssystem) | ForskjellDedikert til å levere, spore og administrere opplærings- og utviklingsprogrammer for medarbeidere |
Slik velger du et HRIS
Valget av riktig HRIS starter med å identifisere hvilke HR-prosesser som skaper mest friksjon for teamet ditt.
En mindre organisasjon kan først og fremst ha behov for pålitelig lønnsbehandling, tidsregistrering og medarbeideropplysninger, mens en virksomhet i vekst kan trenge et mer omfattende HRIS som også støtter talentforvaltning, rapportering og arbeidsstyrkeplanlegging.
Når du sammenligner HR-programvare, bør du vurdere:
- Kjernekrav: Identifiser hvilke funksjoner som er avgjørende, for eksempel lønn, administrasjon av personalgoder, rekruttering, medarbeidersamtaler eller selvbetjening for medarbeidere.
- Integrasjoner: Sjekk om systemet kan kobles til lønnssystemet, regnskapssystemet, rekrutteringsverktøyene og andre verktøy du allerede bruker.
- Brukervennlighet: Vurder opplevelsen for både HR-team og medarbeidere, særlig hvis plattformen inkluderer selvbetjeningsverktøy eller en mobilapp.
- Skalerbarhet: Sørg for at systemet kan støtte flere medarbeidere, lokasjoner og mer komplekse HR-prosesser etter hvert som organisasjonen vokser.
- Datasikkerhet og samsvar: Gå gjennom hvordan leverandøren beskytter sensitive medarbeideropplysninger og støtter overholdelse av regelverket.
- Rapporteringsmuligheter: Se etter rapportering og analyse som gir HR-ledere nyttig innsikt i arbeidsstyrken, i stedet for bare å lagre data.
- Implementering og støtte: Finn ut hvordan medarbeiderdata skal migreres, hvor lang tid oppsettet kan ta, og hvilken opplæring og leverandørstøtte som er tilgjengelig.
Det beste HRIS-systemet er ikke nødvendigvis plattformen med den lengste listen over funksjoner. Det er systemet som løser de aktuelle HR-utfordringene dine, samtidig som det gir teamet ditt nok fleksibilitet til å støtte fremtidig vekst.
Begynn å sammenligne HRIS-verktøy på dine egne premisser
Enten du vurderer ditt første HRIS eller erstatter et utdatert system, gir et gratis medlemskap i People Managing People deg tilgang til verktøy, maler og innsikt fra fagfeller som hjelper deg med å ta en trygg og velinformert beslutning.