HRIS-, HRMS- og HCM-systemer: Hva er forskjellen?
HCM kontra HRIS: HCM (forvaltning av menneskelig kapital) og HRIS (informasjonssystem for menneskelige ressurser) er to typer HR-programvare, men de tjener litt forskjellige formål. HRIS fokuserer på lagring og administrasjon av medarbeiderdata og håndtering av grunnleggende HR-oppgaver som lønn og frynsegoder. HCM går lenger og tilbyr det grunnleggende i tillegg til talentforvaltning, medarbeiderutvikling og strategisk arbeidsstyrkeplanlegging. I denne artikkelen hjelper jeg deg med raskt å se forskjellene og finne ut hvilket system som passer best for HR-målene dine.
Hva er et HRIS?
Et informasjonssystem for menneskelige ressurser (HRIS) er en type HR-programvare som brukes til å administrere grunnleggende HR-funksjoner, for eksempel lagring av medarbeiderdata.
Ved å lagre all medarbeiderinformasjon på ett sted eliminerer HRIS behovet for flere regneark, databaser og overveldende mengder papirarbeid, og gir lett tilgjengelig og oversiktlig informasjon.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Selv om hvert programvaresystem er forskjellig, kan implementering av et HRIS-system hjelpe personalteam med å organisere følgende funksjoner:
- Grunnleggende HR og lønn
- Administrasjon av frynsegoder
- Opplæringsregistre
- HR-analyse og rapporter
- Tidsregistrering og permisjonsadministrasjon
- Introduksjon av medarbeidere
Fordeler med et HRIS
Den viktigste fordelen med HRIS-programvare er at HR-avdelingen får tilgang til medarbeideropplysninger på ett sted. Dette eliminerer behovet for å veksle mellom ulike systemer for å holde oversikt over forskjellige typer informasjon som HR-spesialistene dine trenger for å ta forretningsbeslutninger.
Effektivisering med et HRIS fører til høyere produktivitet, bedre sammenheng på tvers av hele virksomheten og en bedre medarbeideropplevelse.
Hva er et HRMS?
Et system for personaladministrasjon (HRMS) er en mer omfattende type HR-administrasjonssystem som hjelper organisasjoner med å administrere medarbeiderdata samt viktige HR-prosesser som rekruttering, lønn, frynsegoder, opplæring og prestasjonsevalueringer.
De ligner på HRIS-systemer ved at de dekker de samme grunnleggende HR-områdene. Det finnes imidlertid noen viktige forskjeller.
HRMS-systemer gir større mulighet til å automatisere HR-oppgaver gjennom hele medarbeiderens livssyklus, mens HRIS-systemer i større grad fokuserer på å redusere problemene HR-team møter knyttet til datainntasting og dataadministrasjon.
På grunn av de mer avanserte funksjonene er HRMS-systemer vanligvis den dyreste typen HR-administrasjonsprogramvare.
Fordeler med et HRMS
Bruk av et HRMS kan gi HR-team mange fordeler. Takket være de sammenkoblede modulene kan de automatisere mange administrative oppgaver, noe som reduserer tiden de ansatte må bruke på tidkrevende oppgaver.
Andre fordeler ved å bruke HRMS-programvare inkluderer:
- Bedre praksis for dataadministrasjon
- Automatiske varsler for kontroll av etterlevelse
- Forbedret selvbetjening for medarbeidere
- Bedre beslutningstaking basert på integrert dataanalyse
En kort historie om HRIS og HRMS
På 1960- og 1970-tallet begynte store virksomheter å administrere medarbeiderdataene sine med HR-programvare. På den tiden var hovedmålet å bistå med registeradministrasjon og oppfylle krav til juridisk dokumentasjon.
Tidlig HR-programvare fokuserte hovedsakelig på lønn og ble produsert for stormaskiner som fungerte som sentrale datalagre, med begrenset evne til å behandle data eller samhandle med systemet.
HRIS ble deretter mer populært på 1980-tallet da Ressursplanlegging for virksomheter (ERP)-systemer fikk større gjennomslag i næringslivet. Dette innledet en overgang fra stormaskinsystemer til klient-server-teknologi.
Virksomheter kunne nå danne seg et helhetlig bilde av selskapets behov, og ledere begynte å forstå at relasjoner med mennesker – ansatte og kunder – hadde en stor betydning for hvor vellykkede de var.
I dag brukes begrepet HRIS om hverandre med HRMS (system for personaladministrasjon).
Hva er HCM-programvare?
Styring av menneskelig kapital (HCM) benytter de samme prosessene som HRIS og inkluderer talent- og arbeidsstyrkestyring. En HCM-løsning legger vekt på en strategisk tilnærming til styring av ansatte.
HCM-programvare dekker blant annet følgende områder:
- Talentrekruttering
- ATS (system for søkeroppfølging)
- Introduksjon av nyansatte
- Talentstyring
- Bygging av bedriftskultur
- Karriereplanlegging
- Kompetansekartlegging
- Etterfølgerplanlegging
Fordeler med HCM
I tillegg til fordelene ved et HRIS gir HCM-programvare data og analyser som kan brukes til å planlegge langsiktige mål for virksomheten. Andre fordeler med HCM-programvare omfatter:
- Bedre datadrevet beslutningstaking
- Økt medarbeidertilfredshet
- Bedre beholdningsgrad
- Mer effektiv planlegging av arbeidsstyrken
- Styrket bedriftskultur
En kort historie om HCM
På 1950- og 1960-tallet oppsto begrepet «Human Capital» da næringslivsledere begynte å forstå verdien av ansatte.
Ansatte i ulike bransjer begynte å bli sett på av ledelsen som verdifulle teammedlemmer med ferdigheter og evner som kunne bidra til å drive selskapenes vekst - i stedet for bare å være kropper på et produksjonsbånd eller ansatte som enkelt kunne erstattes.
Da internettbruken begynte å øke på 1990-tallet, økte også behovet for at ledere skulle endre praksisen sin. Alt fra rekruttering, talentstyring, engasjement og det å beholde ansatte måtte vurderes på nytt og oppdateres.
HCM-systemer ble innført for å håndtere disse HR-behovene på en strømlinjeformet måte.
Hvordan ligner HRIS-, HRMS- og HCM-systemer på hverandre?
HRIS, HRMS og HCM er alle typer systemer for personaladministrasjon som støtter mange av de samme HR-funksjonene, for eksempel:
- Administrere lønn
- Lagre demografiske opplysninger om ansatte
- Registrere opplysninger om resultatstyring
- Tilby selvbetjeningsalternativer
- Vedlikeholde opplæringsregistre for ansatte.
Alle tre har vært avgjørende for den digitale transformasjonen av HR.
Hvordan er HRIS-, HRMS- og HCM-programvare forskjellige?
Hovedforskjellen mellom HRIS-, HCM- og HRMS-verktøy handler om dybden og bredden i HR-dekningen. Et HRIS håndterer kjernefunksjoner innen HR, mens HCM-systemer går mer i dybden på medarbeidersentrerte prosesser, og HRMS-programvare tilbyr enda mer omfattende funksjoner.
Et HRIS dekker alle grunnleggende HR-funksjoner, men fra et datahåndterings- og datainnsamlingsperspektiv. Alle medarbeideropplysningene dine er samlet på ett sted, men du har færre verktøy for å bruke disse dataene til å iverksette tiltak.
HCM-programvare gir deg muligheten til å følge opp medarbeidere fullt ut på individnivå innen områder som medarbeiderprestasjoner, analyse og introduksjon og opplæring, mens HRIS tilbyr mer grunnleggende medarbeiderdata.
HRMS-systemer tar ting ett skritt videre enn både HRIS- og HCM-programvare. De tilbyr et bredere sett med funksjoner og mer avansert funksjonalitet, for eksempel integrert analyse basert på arbeidsstyrkedata som støtte for strategisk planlegging.
Hvordan velger du mellom HRIS-, HRMS- og HCM-løsninger?
Beslutningen om hvilken type HR-programvareløsning du skal bruke, avhenger av virksomhetens spesifikke behov.
Still deg selv disse spørsmålene for å finne ut hva som passer best for deg:
- Hva er de viktigste HR-funksjonene og de spesifikke behovene dine?
- Hva er den nåværende statusen for HR-teknologien din?
- Er medarbeiderengasjement et reelt behov i virksomheten din?
- Hvilke områder i virksomheten din kan effektiviseres?
- Hvordan håndterer du medarbeiderdata?
- Hvordan ser introduksjonsprosessen din ut?
- Er talentstyring nødvendig i virksomheten din?
- Er det behov for etterfølgerplanlegging?
Å finne den beste HR-programvaren for deg kan være en relativt lang prosess, men tiden og undersøkelsene du legger ned, vil sikre at du tar den riktige beslutningen for HR-medarbeiderne dine. Vurder å utarbeide en RFP for HR-programvare for å effektivisere prosessen med å velge leverandør.
Hvis teamet ditt er lite, eller budsjettet for ny programvare er begrenset, kan du se nærmere på HR-programvare for små virksomheter, siden disse vanligvis tilbyr et godt utvalg av funksjoner samtidig som de er rimelige. Det kan også være lurt å ta en titt på denne listen over alternativer til Peopleguru.
Hvis du ønsker å bli sertifisert for å kunne håndtere beslutninger som dette bedre, finner du her en liste over flere HRIS-sertifiseringskurs som kan passe perfekt til interessene dine.
Hold kontakten
People Managing People finnes for å hjelpe erfarne ledere, ledere og kulturskapere med å komme i kontakt med hverandre og dele kunnskap.
Vi er opptatt av å tilby ressursene og støtten du trenger for å ivareta medarbeiderne dine på en god måte. Meld deg på People Managing People-nyhetsbrevet for å holde deg oppdatert på de nyeste og mest effektive HR-praksisene.
