Hva er programvare for oppgavehåndtering, og hvordan kan den hjelpe deg?
Oppgavehåndteringsprogramvare lar deg organisere, prioritere og følge opp individuelle oppgaver, slik at du kan nå målene dine eller fullføre et prosjekt. Tenk på det som den digitale gjøremålslisten din. Det er perfekt for å ta fatt på store prosjekter, ett håndterbart steg om gangen. Slik holder dette verktøyet arbeidet ditt effektivt og stressfritt.
Oppgavehåndtering kontra prosjektstyring
Din beste venn vil arrangere en forlovelsesfest, og du har fått ansvaret for å organisere festen på grunn av dine evner innen festplanlegging.
Å planlegge festen er i hovedsak et prosjekt du må fullføre. Men du må fullføre et sett med mindre oppgaver (bestille lokale, catering og så videre) for å fullføre hele prosjektet (festen).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Forskjellen er liten.
Når du styrer et prosjekt, har du en dato og et mål – helhetsbildet – i tankene. Prosjektstyring har et bredere omfang, der lederen må se på faktorer som kostnadskontroll, arbeidsflyter og tilgjengelige ressurser.
Oppgavehåndtering handler om å håndtere ett aspekt av et prosjekt om gangen. Når du håndterer oppgaver, må du for eksempel se på oppgavens frist og prioritet, tildeling og fremdrift. Det er mye å holde styr på, men et oppgavehåndteringsverktøy kan gjøre jobben enklere.
Fordeler med oppgavehåndteringsprogramvare
Oppgavehåndteringsprogramvare lar deg overvåke alle aspekter ved oppgavehåndtering fra ett enkelt kontrollpanel, men det er ikke alt.
Når du utarbeider en forretningssak for ny programvare, er det ting du bør fremheve for ledelsen. Her er noen viktige punkter å trekke frem om oppgavehåndteringsprogramvare:
- Reduserer risikoen for tap av informasjon: Det kan være et svimlende antall dokumenter, passord og annen informasjon du utveksler med de som er tildelt oppgavene, mens de fullfører dem. Et oppgavehåndteringsverktøy reduserer risikoen for tap av informasjon fordi du kan samle all informasjonen på ett sted.
- Enkel delegering og bedre samarbeid: Du trenger ikke å sende e-post til teammedlemmer eller be dem komme til kontoret for å delegere individuelle oppgaver. Når du tildeler et medlem en oppgave ved hjelp av et oppgavehåndteringsverktøy, mottar vedkommende et varsel om oppgavetildelingen. Deretter kan du bruke kommentarfeltet til å samarbeide om teamoppgaver eksternt.
- Effektiv prioritering: Muligheten til å prioritere oppgaver for medarbeiderne dine er en av de mest bemerkelsesverdige fordelene med et oppgavehåndteringsverktøy. Teammedlemmene dine kan synes det er utfordrende å bytte mellom oppgaver. Prioritering gjør det mulig for teammedlemmene å disponere tiden bedre og gir dem en tydeligere forståelse av rekkefølgen oppgavene bør fullføres i.
- Bedre fokus: Et oppgavehåndteringsverktøy fjerner følelsen av at du må fullføre en stor oppgave innenfor en bestemt tidsramme. Grunnen er at det gjør det mulig å dele oppgaver inn i mindre og mer overkommelige oppgaver, noe som gjør det enklere å holde fokus.
Relatert lesning: De 10 beste programvarene for integrert risikostyring
Funksjoner i oppgavehåndteringsprogramvare
Oppgavehåndteringsverktøy har en funksjonsportefølje som er en delmengde av funksjonene i prosjektstyringsprogramvare som Trello og Asana. Her er de vanligste funksjonene i oppgavehåndteringsprogramvare:
1. Planlegging og tidsplanlegging
Planlegging og tidsplanlegging er de mest grunnleggende funksjonene i et oppgavehåndteringsverktøy. Planlegging innebærer å dele opp hele arbeidsflyten i enkle oppgaver. Når du har oppgavene klare til å bli tildelt, kan du angi frister eller sette dem som gjentakende oppgaver.
Du oppretter for eksempel en oppgaveliste med tre oppgaver: introduksjon av en ny medarbeider, klargjøring av arbeidsplassen deres og en gjennomgang etter den første uken for å se om den nye medarbeideren har funnet seg godt til rette. Du har tildelt disse oppgavene til ulike teammedlemmer. Når du har tildelt oppgavene, følger du fremdriften mens medlemmene fortsetter å arbeide med dem.
2. Samarbeid
Samarbeid kan være vanskelig uten et system, spesielt i et miljø med fjernarbeid. Teammedlemmer kan ikke stole på regneark for komplekse oppgaver, i hvert fall ikke uten å rive seg i håret, fordi de kan ha flere deloppgaver, oppgaveavhengigheter eller milepæler.
Et robust, nettbasert system for oppgavehåndtering effektiviserer samarbeidsprosessene i teamet. Teammedlemmer kan utveksle informasjon og motta oppdateringer om pågående oppgaver, og ledere kan svare på spørsmål om individuelle oppgaver og følge fremdriften ved hjelp av et system for oppgavehåndtering.
3. Automatisering
Automatisering forenkler håndteringen av komplekse oppgaver. Tenk for eksempel på oppgaver som krever samarbeid mellom flere prosjektteam, godkjenning fra ledere på ulike stadier og varsling av teammedlemmer flere ganger etter hvert som oppgaven skrider frem.
Manuell håndtering av komplekse oppgaver er ineffektivt, og derfor tilbyr mange systemer for oppgavehåndtering automatiserte løsninger. Automatisering kan frigjøre en verdifull del av tiden din som du ellers ville brukt på rutinepregede oppgaver.
Du trenger imidlertid ikke begrense deg til automatiserte løsninger som er innebygd i systemet for oppgavehåndtering. Du kan også automatisere prosesser selv ved hjelp av integrasjoner.
Hvis du for eksempel vil minne en ansvarlig person på en oppgave som forfaller innen 24 timer, kan du bruke en Zapier-integrasjon til å minne medarbeideren på dette gjennom kommentarfeltet i verktøyet for oppgavehåndtering eller med en Slack-melding.
4. Visninger
Programvare for oppgavehåndtering tilbyr flere samarbeidsvisninger basert på preferansene dine. De fleste har i det minste en kalendervisning og kanban-tavler. Noen verktøy tilbyr imidlertid flere alternativer, som Gantt-diagrammer, tidslinjer, lister og rutenettvisning.
Kanban-maler er spesielt populære. De gir en enkel og effektiv oppbygning for hvert trinn i prosessen. Du kan delegere oppgaver på hvert trinn i prosjektet og kommunisere med de ansvarlige i sanntid.
5. Tidsregistrering
Tidsregistrering er en viktig funksjon du bør se etter i et system for oppgavehåndtering. Når du har data om hvor mye tid som ble brukt på hver prosjektoppgave, kan du identifisere flaskehalser og ressurssluk.
Du trenger også funksjonalitet for tidsregistrering hvis bedriften din ofte ansetter medarbeidere på timebasis eller tar imot prosjekter som faktureres etter timepris.
Du kan la ansatte eller oppdragstakere registrere tidsdataene sine direkte i programvaren for oppgavehåndtering. Ledelsen kan deretter se dataene i timelistene med jevne mellomrom for å forbedre ressursstyringen, kontrollere lønnsutbetalinger eller håndtere fakturering.
Relatert: 20 programmer for håndtering av oppdragstakere til planlegging og betaling av oppdragstakere
Slik håndterer du oppgaver
De fleste verktøy for oppgavehåndtering følger en vanlig prosess. Hvis du lurer på hvordan prosessen ser ut, har vi illustrert den i grove trekk nedenfor.
1. Opprett og tildel oppgaver
Det er vanligvis raskt og enkelt å opprette og tildele oppgaver. Du oppretter en oppgave, legger til relevante detaljer for den ansvarlige, angir en forfallsdato og tildeler kortet.
Når du for eksempel tar imot en ny medarbeider, må du tildele oppgaver knyttet til dokumentasjon, informere vedkommende om hvem han eller hun skal kontakte for hjelp eller ressurser, og koordinere med personalet for å klargjøre skrivebordet. Du kan tildele alle oppgavene fra verktøyet for oppgavehåndtering.
Noen verktøy kan tillate import av regneark hvis du allerede har oppgaver lagt inn i en Excel-fil. Når du har lagt til oppgavene, kan du opprette maler slik at du ikke trenger å opprette oppgaver fra grunnen av i fremtiden.
More Articles
2. Samarbeid
Verktøy for oppgavehåndtering kan tilby et interaktivt grensesnitt som gjør arbeidsflytstyring og samarbeid enkelt. Når du har tildelt en oppgave, kan den ansvarlige stille spørsmål om leveranser eller informere lederen om mulige forsinkelser ved hjelp av kommentarfeltet.
3. Følg fremdriften
Teamet ditt kan oppdatere fremdriften for oppgavene sine ved hjelp av en løsning for oppgavehåndtering.
Se for deg dette.
Du har gitt teammedlemmet ditt oppgaven med å forberede introduksjonen for nyansatte som er planlagt til neste uke. Du har lagt til en gjøremålsliste med tre punkter – ordne projektoren, få en medarbeider til å sette frem stolene og bestille kaffe og smultringer.
Du har gitt lignende oppgaver med sjekklister til fire andre teammedlemmer. Medlemmene krysser av i boksene når de fullfører oppgavene, og tagger deg i kommentarer når de trenger hjelp.
Så langt, alt bra? Tenk nå på å gjøre det samme uten et verktøy for oppgavehåndtering.
Skjønner du hva jeg mener?
Gå for noe enkelt og lett
Det er lett å la seg friste av fancy funksjoner (som du sannsynligvis aldri kommer til å bruke) og investere i et avansert verktøy for oppgavehåndtering. Når det gjelder programvare for oppgavehåndtering, er imidlertid jo enklere, desto bedre.
Målet ditt er å gjøre prosessen med å tildele, samarbeide om og fullføre oppgaver enklere for deg og teamet ditt. En brattere læringskurve vil gjøre overgangen krevende for teamet ditt, og kreve at du bruker mer tid på å lære opp nyansatte i systemet for oppgavehåndtering.
Se også:
