13 tips for å introdusere fjernansatte på en effektiv måte

Bearbeid den eksisterende introduksjonsprosessen

En rapport fra Boston Consulting Group fant at selskaper med effektive introduksjonsstrategier har 2,5 ganger høyere inntektsvekst enn tilsvarende selskaper. 

Hvis dere nylig har gått over til et miljø for fjernarbeid, er det på tide å gjennomgå stillingsbeskrivelser, forberedelsesprosessen før oppstart, velkomst-e-poster og håndbøker for å innarbeide flere retningslinjer for fjernarbeid, blant annet mer fleksible arbeidstider der det er mulig.  

En plan for introduksjon av fjernansatte vil ha et helt annet sett med prioriteringer enn den opprinnelige planen din, som mest sannsynlig var utformet for et tradisjonelt kontormiljø på stedet. Det er også verdt å se på hvordan du kan tilpasse opplevelsen ved introduksjon av selvstendige oppdragstakere sammenlignet med ansatte som en del av denne prosessen.

Gjør personalhåndboken din egnet for fjernarbeid

Hvis du ikke allerede har gjort det, er det på tide å effektivisere personalhåndboken din og gjøre den digitalt tilgjengelig. Her er noen tips for å effektivisere denne prosessen: 

• Samle de viktigste retningslinjene i én PDF-pakke, sammen med viktige skjemaer eller lenker for skatt og ytelser. 
• Bruk lenker til å vise til regelverk og ressurser. 
• Bruk dedikert programvare for personalhåndbøker for å forenkle oppdateringer av retningslinjene (dette bidrar til å sikre at personalhåndboken din aldri blir utdatert).
• Bygg inn lenker til multimedieressurser (inkludert webinarer og målrettede digitale moduler) for å dele ytterligere informasjon. 

Hvis den eksisterende personalhåndboken din er så lang at den kan virke overveldende for de nye kollegene dine, bør du vurdere å lage en kortfattet personalhåndbok for nyansatte som hjelper dem med å komme på plass uten å utløse informasjonsoverbelastning.

Analyser det eksisterende introduksjonsprogrammet ditt

Introduksjon av medarbeidere i eksterne team gir en god mulighet til å undersøke de nåværende introduksjonsprosessene og gjøre justeringer. Du bør vurdere:  

• Hva inngår i den nåværende planen for introduksjon av ansatte?
• Hvor godt fungerer den nåværende introduksjonsprosessen? 
• Hva har andre medarbeidere opplevd som nyttig? 
• Er det noe medarbeiderne har opplevd som overveldende eller lite nyttig?
• Har dere en digital sjekkliste for introduksjon på plass?
• Hva mangler fra de gamle måtene å hjelpe folk med å føle seg trygge på? 
• Har en overgang til fjernarbeid endret arbeidsplasskulturen deres?
• Hva får alle medarbeidere til å føle seg virkelig verdsatt? 
• Har dere tatt med morsomme aktiviteter, som bli-kjent-møter eller teambyggingsaktiviteter?

Når du begynner å svare på disse spørsmålene, vil du gradvis kunne finne svakere områder i introduksjonsprosessen som kan justeres for å fungere bedre for fjernansatte.

Håndter vanlige utfordringer ved fjernarbeid

Typen og omfanget av utfordringene som fjernarbeidere og ledere møter, avhenger til en viss grad av hvor vant teammedlemmene er til å jobbe på nettet.  

Vanlige utfordringer som alle kan møte ved fjernarbeid, omfatter:  

• Manglende produktivitet eller overarbeid
• Manglende fellesskap
• Kommunisere bedriftens retningslinjer og prosedyrer tydelig
• Håndtering av HR-dokumentasjon, som å registrere seg for direkte innskudd
• Utfordringer med videokonferanser, inkludert utmattelse 
• En nyansatt føler seg kanskje ikke motivert til å snakke med andre ansatte 
• Dårlige opplæringsverktøy og/eller manglende struktur
• Ledelsen er ikke tilgjengelig 
• Manglende umiddelbar kontakt ansikt til ansikt 
• Manglende ikke-verbale signaler i samtaler
• Manglende fleksibilitet i arbeidstiden. 

Nyansatte med erfaring fra arbeidslivet, enten det er virtuelt eller på arbeidsplassen, vil sannsynligvis ha noen etablerte arbeidsmåter og vaner.

Ledere bør ha en samtale om dette og avklare preferanser for arbeidsmåte og arbeidstid i løpet av introduksjonsfasen.  

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Avklar forventninger under introduksjonen

Virtuelle miljøer har en tendens til å viske ut grensene mellom hjem og arbeid, og ansatte kan synes det er vanskelig å opprettholde en sunn balanse mellom arbeid og fritid, enten ved at de ikke jobber nok eller ved at de synes det er vanskelig å «koble av».

Implementering av rekrutteringsprogramvare kan bidra på dette området ved å automatisere og effektivisere den eksterne ansettelsesprosessen, slik at nyansatte som skal jobbe eksternt passer godt til det eksterne arbeidsmiljøet og forstår hvor viktig det er å opprettholde denne balansen.

Forventninger knyttet til arbeidstid, kommunikasjon og produktivitet kan bli et problem senere hvis de ikke avklares med en gang. 

Derfor må ledere fastsette forventninger og være så spesifikke som mulig om struktur og grenser i introduksjonsfasen. 

Dette kan være så enkelt som: 

• Å avtale et fast daglig eller ukentlig oppfølgingsmøte  
• Å avklare hvilke arbeidstider ansatte forventes å være pålogget
• Å dele standardfrister for prosjekter og oppgaver
• Å bekrefte de mest passende og pålitelige kommunikasjonskanalene for bestemte situasjoner    

Her er noen flere tips som kan hjelpe deg med å forbedre de ansattes balanse mellom arbeid og fritid.

Tips for å hjelpe eksterne ansatte med å føle seg engasjert og tilknyttet

Det er viktigere enn noen gang å tilby et virkelig støttende miljø til nyansatte, særlig under forhold som en global pandemi.

Her er noen flere ting det er verdt å tenke på når du skal introdusere eksterne ansatte, slik at de føler seg trygge, engasjerte og inspirerte. 

Med disse forslagene bør du sørge for å gi de ansatte rikelig med muligheter til å reflektere over sin egen virtuelle arbeidserfaring underveis. Be regelmessig om tilbakemeldinger, og oppmuntre dem til å føre en personlig logg eller dagbok for å følge med på fremgangen.

Her er en sjekkliste over beste praksis for introduksjon av ansatte som kan hjelpe deg med å holde oversikten når du skal ønske eksterne ansatte velkommen. 

1. Spør hva som fungerer

Hvis du vil forstå hvordan du effektivt introduserer eksterne ansatte, er det bare å spørre! Spør teamet ditt, en partnerorganisasjon eller noen du tidligere har introdusert. 

Hvis du har jobbet i et eksternt team en stund, har du sannsynligvis noen etablerte kommunikasjonspreferanser. Avklar tidlig: 

• Foretrukne kommunikasjonskanaler 
• Hensyn knyttet til tidssoner
• Verktøy for dokumenthåndtering og tilgang
• Den virtuelle arbeidsplasskulturen og organisasjonsstrukturen 
• Å sørge for at den nye personen får riktig teknologi 
• Foretrukne verktøy for prosjektstyring 
• Forventninger knyttet til arbeidstid og produktivitet
• Håndtering av tid og trivsel  
• Læringskurver knyttet til teknologi, programvare og andre verktøy 

Sørg for at den nyansatte har nok ressurser og informasjon uten at det blir overveldende. 

Relatert lesning: De 10 beste programvareløsningene for fjernarbeid for distribuerte team

2. Planlegg langsiktig

Du har kanskje allerede en introduksjonsplan som dekker én uke, én måned eller tre måneder (hvis ikke, kan du se her hvordan du skriver en). Men husk at når du lærer hvordan du introduserer fjernansatte, vil folk sannsynligvis trenge mer oppfølging fremover.

Du kan bygge dette inn i en fast plan, men sørg for å ta kontakt og følge opp regelmessig utover det som står i den formelle planen.  

3. Etabler noen viktige mål for introduksjonen

I et eksternt arbeidsmiljø kan inkludering, myndiggjøring og trivsel være temaer som får større betydning. Du må kanskje formalisere ting som vanligvis har vært uformelle, for eksempel ved å innføre virtuelle kaffepauser, for å etablere gode rutiner og fremme engasjement. 

Sørg for at virtuelle teammedlemmer forstår sin rolle og sine bidrag til selskapets visjon og misjon som en del av introduksjonen av nyansatte.

Author's Tip

Du kan også følge med på måltall som gjennomtrekk blant nyansatte, tid frem til produktivitet og testresultater for å måle hvor vellykket introduksjonen din er og optimalisere introduksjonen for fremtidige nyansatte.

4. Følg opp regelmessig 

Hvis dere fortsatt gjennomfører tradisjonelle medarbeidervurderinger, kan det være på tide å endre dette til hyppigere og mindre formelle møter.  

Spør hvordan den nyansatte har det, og sørg for at vedkommende føler seg trygg både sosialt i rollen og på forventningene og arbeidsoppgavene. 

Dette vil sannsynligvis innebære en rekke videosamtaler, med andre relevante teammedlemmer. 

Poenget her er å sørge for at de virkelig føler seg tilfredse og motiverte (dette gjelder selvfølgelig alle, ikke bare nye teammedlemmer!) 

5. Formaliser «uformelle» aktiviteter 

Tilhørighet og samarbeid bør være viktige mål her. 

Uansett om dere har interne introduksjonsprosesser på plass og tilpasset en plattform for introduksjonsprogramvare, krever det å forstå hvordan man introduserer fjernansatte et tydelig fokus på å utforme sosiale strukturer og læringsstrukturer med hensikt, i praksis ved å «plassere» folk i bestemte sammenhenger slik at de automatisk knytter kontakt og samarbeider.

Etabler strukturer (tenk på dem som faktiske rom) som i praksis er møteplasser med et formål. 

Sørg for at de har de riktige ressursene på plass, slik at de kan: 

• Lære på egen hånd og sammen med andre 
• Oppleve myndighet i rollen sin 
• Føle at de hører til 
• Samarbeide enkelt med andre.  

Folk pleide å kunne snakke sammen i pauserommet eller i andre naturlige sammenhenger, men dette skjer ikke av seg selv i eksterne arbeidsmiljøer. 

Arranger derfor organiserte spill og lignende for å sikre at folk samhandler og føler seg komfortable (dette gjelder alle ansatte). 

Aktiviteter som skaper engasjement, bør være noe den nyansatte føler seg komfortabel med, og ikke være unødvendig krevende. De bør også innebære «tett oppfølging» -- være personlige og morsomme.  

6. Opprett samtalearenaer med fokus på trivsel 

Noen selskaper har innført dokumenter med felter for å rapportere om den generelle balansen mellom arbeid og fritid, inkludert temaer som ernæring og søvnmål, i tillegg til profesjonelle arbeidsmål. 

Et annet forslag er å bruke en helse- eller produktivitetsapp med en sosial funksjon og få teammedlemmene til å knytte kontakt gjennom appen. 

Du kan se på dette som en erstatning for en yogatime i lunsjen eller et velværeseminar, men med større vekt på å knytte kontakt på en naturlig måte.

Poenget her er ikke å presse folk til å dele personlig helseinformasjon, men å oppmuntre til og støtte balanse mellom arbeid og fritid mens folk tilpasser seg hjemmekontor.  

7. Opprett og tilrettelegg virtuelle rom for opplæring og støtte 

Den viktigste måten du kommer til å lære opp og introdusere fjernansatte på, er gjennom videosamtaler og instruksjonsvideoer. Du bør også inkludere temaer som trivsel, produktivitet og planlegging.

Hvis du for eksempel bruker et samarbeidsverktøy som Slack, kan du opprette én eller flere kanaler som er spesielt viet til temaer knyttet til opplæring og produktivitet. Det kan være lurt å utpeke noen til å drive hver av disse kanalene og holde dem aktive. 

Selv det å ha en «veileder» som følger opp kanalen, kan bidra til å holde hele teamet på rett spor. Vedkommende kan for eksempel bruke en kanal til å sende spørsmål for oppfølging, som: 

• Hva er favorittaktiviteten din i en pause på 5 minutter?  
• Hva er ditt beste produktivitetstips? 
• Del den morsomste videoen du vet om!

Poenget her er å skape et virtuelt kontormiljø der ledere og teammedlemmer jevnlig tilbyr ressurser og støtte. Dette vil hjelpe nyansatte med å etablere faste rutiner og føle seg mer komfortable etter hvert som de finner seg til rette.

8. Opprett et delt dokument for spørsmål 

Du kan opprette ett enkelt Google-dokument der folk kan skrive ned spørsmål, notater og svar. Del det med alle du stoler på når det gjelder å gi den nyansatte gode råd, og sørg for at den nyansatte forstår hvordan vedkommende skal varsle andre hvis noe haster. 

Sørg for å holde dette saklig og uformelt – alvorlige samtaler bør tas i videosamtaler ansikt til ansikt. 

9. Gi nyansatte en fadder

En fadder er en person som har kapasitet til å være både en vennlig kontaktperson den nyansatte kan henvende seg til, og en person med kunnskapen som trengs for å gi arbeidsrelatert veiledning. 

Denne Harvard Business Review-artikkelen fremhever hvor effektivt det er å ha en «fadder». Forfatterne, som innførte et fadderprogram i Microsoft, fant at nyansatte med faddere var 23% mer fornøyde med introduksjonen enn personer som var ansatt uten fadder, etter den første uken. Dessuten var høyere produktivitet forbundet med hyppigere møter med fadderen.  

Dette kan være gjensidig fordelaktig, ettersom fadderen får muligheten til å opptre som leder og lærer. 

Sørg for at fadderen har tid, og at vedkommende er tydelig overfor det nye teammedlemmet når det gjelder grenser. Ideelt sett bør fadderen også ha god kjennskap til den nyansattes rolle. 

10. Opprett en velkomstkanal slik at nyansatte føler seg som en del av teamet

Hvis du bruker et prosjektstyringsverktøy som Slack, er en velkomstkanal en flott måte å etablere en forbindelse mellom den nyansatte og resten av teamet på. 

Inkluder en biografi som introduksjon, og etabler en meldingsrutine der dere ønsker nyansatte velkommen med et «gif»-bombardement. Du vil kanskje bli overrasket over hvor enkelt det er å få folk til å begynne å chatte ved hjelp av noen få animerte bilder! 

Bruk denne kanalen som et utgangspunkt for å koordinere introduksjoner mellom personer med lignende roller eller interesser. Oppmuntre noen teammedlemmer til å starte 1:1-samtaler med den nyansatte. 

Den eneste egentlige «regelen» er at dette rommet skal være helt uformelt og morsomt!

11. Bygg relasjoner mellom kolleger

Selv om mange liker å jobbe hjemmefra, kan isolasjonen som følger med fjernarbeid, være en stor hindring for både sosial deltakelse og produktivitet. 

Nyansatte kommer garantert til å føle seg usikre og gjøre feil i løpet av de første ukene og månedene i en jobb, og noen kan trekke seg tilbake hvis de ikke føler seg komfortable i et miljø med fjernarbeid. 

Ledere og andre teammedlemmer bør gjøre en ekstra innsats for å ta kontakt med nyere ansatte så ofte som mulig i introduksjonsfasen, men dette trenger ikke å være en formell aktivitet! Nedenfor har vi samlet noen kreative forslag. 

Å lede virtuelle team gjennom regelmessige innsjekker sikrer at nyansatte føler seg tilknyttet, selv om de jobber eksternt.

12. Gjør det morsomt med multimedia 

Når du introduserer nye fjernansatte, blir de sannsynligvis lei av Zoom-møter og opplæringsvideoer, så det er viktig å tilby andre muligheter til å knytte kontakt med andre. 

Vurder å organisere kaffemøter, en sosial time eller andre uformelle videosamtaler, og inkluder bli-kjent-aktiviteter og enkle spill der det passer.

Her er noen forslag: 

• Del Spotify-spillelister 
• Diskuter et favorittbilde eller et kunstverk 
• Send overraskelsesgaver med vanlig post, og la alle åpne dem i et møte  
• Opprett en filmkveld eller bokklubb for ansatte 
• Vurder spill basert på Pictionary eller Ord med venner 
• Vurder et spillifiseringsprogram som passer med bedriftskulturen og de ansattes mål.

13. Automatiser det kjedelige, slik at du kan fokusere på det morsomme

Automatisering av repetitive introduksjonsoppgaver frigjør tid for HR-teamene, slik at de kan fokusere på å skape engasjerende og kreative opplevelser for nyansatte.

Ved å ta hånd om kjedelige prosesser som innsamling av dokumenter, oppfølging av oppgaver og e-postpåminnelser kan du prioritere aktiviteter som bygger relasjoner, fremmer bedriftskulturen og gjør introduksjonen hyggelig for alle.

Programvare for HR-arbeidsflyt kan automatisere kjedelige administrative oppgaver, som:

• Innsamling av dokumenter: Be automatisk om og lagre ansattes dokumenter.
• Oppgavetildeling: Tildel introduksjonsoppgaver til relevante interessenter.
• Velkomst-e-poster: Send automatisk personlige meldinger til nyansatte.
• Planlegging av opplæring: Automatiser bestilling og påminnelser for opplæringsøkter.
• Bekreftelser på retningslinjer: Følg opp fullføring av bekreftelser på håndbøker og retningslinjer.
• Systemtilgang: Automatiser oppsett av kontoer og programvaretillatelser.
• Fremdriftsoppfølging: Overvåk automatisk fullføring av oppgaver og milepæler i introduksjonen.
• Innsamling av tilbakemeldinger: Planlegg og send undersøkelser om introduksjonen for å samle inn tilbakemeldinger.

Få disse tingene unna, slik at du kan fokusere på den typen samhandling som programvare ikke kan håndtere: å skape meningsfulle relasjoner og få dem til å vare.

Hvis du trenger tips om hvordan du velger den beste programvaren for introduksjon, kan vi også hjelpe deg med det.

Introduksjonen definerer medarbeideropplevelsen

Introduksjon av ansatte er en av de viktigste utfordringene ved å lede fjernansatte.

Å etablere en vellykket introduksjonsopplevelse for fjernansatte er en nyere utfordring innen HR, så det er ikke uvanlig at HR-fagfolk fortsatt leter etter svar på dette. Å ta et kurs i introduksjon av ansatte, slik at du holder deg oppdatert på de nyeste trendene og teknikkene for å introdusere fjernarbeidere, vil være til hjelp.

Når du har etablert en prosess for introduksjon av fjernansatte, kan du bruke deler av den som inspirasjon til hvordan du introduserer selvstendige oppdragstakere også.

Ved å ta vare på de beste talentene dine helt fra starten vil du få dem til å føle seg viktige og verdsatte, noe som legger grunnlaget for høy tilfredshet og en følelse av tilhørighet. Hvis du ønsker å gå mer i dybden, gir denne artikkelen enda flere tips som kan hjelpe deg med å optimalisere introduksjonsprosessen fra start til slutt.

Du kan også benytte en formell arbeidsgiver eller en profesjonell arbeidsgiverorganisasjon til å ta hånd om mye av det administrative arbeidet og sikre at du forblir i samsvar med regelverket.