4 måter å automatisere introduksjonen av nyansatte på

Svar: Automatisert introduksjon.

I denne artikkelen deler jeg hvordan du kan effektivisere introduksjonen av nyansatte ved å fjerne noen repetitive oppgaver fra HR og ledernes arbeidsbord. En automatisert introduksjonsprosess vil få de nyansatte til å føle seg velkomne, integrerte og klare til å komme raskt i gang.

Hva er automatisert introduksjon?

Automatisert introduksjon viser til prosessen med å introdusere ansatte ved hjelp av en kombinasjon av digitale arbeidsflyter og automatiseringsprogramvare.

Du kan oppnå automatisert introduksjon ved hjelp av ulike programvaresystemer, blant annet dedikert programvare for introduksjon, HR-administrasjonssystemer eller noen ganger til og med rekrutteringsprogramvare.

I hovedsak kan du bruke disse plattformene til å automatisere introduksjonen av ansatte ved å utløse forhåndsdefinerte handlinger som er knyttet til viktige hendelser i den nyansattes livssyklus.

Du kan bruke dem til å varsle nyansatte, ledere eller hele HR-avdelingen om introduksjonsoppgaver som ikke er fullført, og på en skånsom måte minne dem på oppgavene slik at de lykkes.

Andre ganger ber automatisert programvare for introduksjon av integrerte apper om å endre data. Alt i alt er dette en enkel måte å øke avkastningen på introduksjonsprosessen på.

Her er noen eksempler på introduksjonsoppgaver som programvare enkelt kan automatisere:

• Opprette nye brukerkontoer i en bedriftskatalog
• Gi tilgang til apper eller andre programvaresystemer
• Bestille utstyr som de nyansatte trenger
• Planlegge introduksjonsmøter
• Be om signaturer på introduksjonsdokumenter
• Etablere kontakten mellom nyansatte og fadderne deres
• Distribuere spørreundersøkelser om introduksjonsprosessen.

Enhver prosess som kan automatiseres gjennom et HR-system eller et prosjektstyringssystem, bør automatiseres. Dette øker effektiviteten og reduserer risikoen for at ting blir glemt og påvirker den nyansattes oppfatning av organisasjonen negativt.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Alice Ferretti

Grunnlegger av HumansROpens new window

Men før vi går i dybden med hvorfor automatisert introduksjon er viktig, la oss oppsummere hvorfor dette er et problem i utgangspunktet.

Utfordringer ved manuell introduksjon av ansatte

Hvis det er en stund siden du gjorde dette, men du forbereder deg på en kommende tsunami av nyansatte, er dette det du må unngå:

1. Lavere effektivitet

En manuell introduksjonsprosess er tidkrevende for alle involverte. Fra HR-medarbeidere til IT-supportteam og ledere tar det tid å krysse av introduksjonssjekklisten for hver nyansatt.

I tillegg er introduksjon av ansatte ikke en prioritet når du er så opptatt med prosjekter som gir høye inntekter. Og å legge mye arbeid i å tilpasse introduksjonsopplevelsen for nykommere kommer bare til å sluke enda mer av tiden din.

Tradisjonelle manuelle prosesser er også tungvinte for mindre modne selskaper med begrenset bemanning. Det tar for eksempel mye av tiden deres å dokumentere ansattdata og tildele introduksjonsoppgaver.

Automatisering er en måte å optimalisere introduksjonen på ved å redusere mengden manuelle oppgaver.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Redusert begeistring hos nyansatte

Hvis nyansatte bruker den første dagen eller uken på å få tilgang til apper, lete etter dokumenter blant alle bedriftens systemer og be lederen om å gå gjennom forventningene til rollen, har du et problem.

Du skjønner, nyansatte får momentum i den nye jobben. Og hvis du prøver å bygge en motiverende onboardingopplevelse manuelt, kan det hende du ofrer tilpasning for hastighet, noe som demper begeistringen hos de nyansatte.

Derfor er det lurt å sette et personlig preg på onboardingprosessen også.

3. Flere menneskelige feil

Manuelle onboardingoppgaver er utsatt for feil. HR-teamet kan for eksempel bli forsinket med å samle inn og lagre all nødvendig medarbeiderinformasjon for lønn og frynsegoder samt overholdelse av onboardingkrav.

Eller de kan glemme å lagre disse opplysningene på alle de nødvendige stedene, eller til og med glemme hvor de lagret dem.

Disse feilene påvirker også evnen din til å måle hvor vellykket onboardingprosessen er.

Heldigvis kan automatiseringsprogramvare håndtere denne feilutsatte dataregistreringen og andre administrative oppgaver for deg.

4. Manuelt = ikke skalerbart

Hvis bedriften din, i likhet med de fleste andre, planlegger vekst, vil du ønske å eliminere mange manuelle prosesser for å gjøre ting skalerbare.

Prosessene du brukte for å onboarde de første 10 eller 20 medarbeiderne dine, fungerte kanskje den gangen, men ting vil raskt komme ut av kontroll når du onboarder større antall.

Ta heller et skritt tilbake og se etter måter å redesigne onboardingprogrammet på, slik at du utnytter automatiserte arbeidsflyter, selvbetjeningsfunksjoner og prosesser som enkelt kan gjentas bedre, for eksempel ved å sende onboardingundersøkelser eller maler for ulike brukstilfeller for medarbeidere.

Som hovedkontakt i HR for onboarding ville ingen visst hvordan det skulle håndteres hvis jeg var borte. Automatisering av viktige deler av prosessen bidro virkelig til å løse dette. Så snart en kandidat hadde signert arbeidsavtalen, varslet en rekke automatiserte arbeidsflyter de viktigste interessentene om alle oppgavene de måtte utføre. Det betydde at ingenting falt mellom stolene på grunn av manuelle prosesser.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Kim Behnke

tidligere senior HR-administratorOpens new window

La oss nå gå inn på de spesifikke detaljene som forklarer hva du kan automatisere, og hvordan.

4 trinn for å automatisere onboarding

Hvis du lurer på hvilke trinn du må ta for å automatisere den manuelle onboardingprosessen, har vi svaret.

Nedenfor har jeg fremhevet flere viktige områder der du kan automatisere ansettelsesprosessen, enten du onboarder nye fjernarbeidere eller ansatte som jobber på kontoret.

1. Definer oppgaver før onboarding

Du gjør vanligvis noen ting før de nye medarbeiderne begynner, ikke sant? Automatisering av onboarding for medarbeidere kan hjelpe deg enormt med dette. Følg bare de neste trinnene.

Det første består i å lage en liste over oppgavene før onboarding som du vanligvis utfører, for eksempel:

• Opprette medarbeiderprofilen i ditt informasjonssystem for menneskelige ressurser (HRIS) for å registrere rollen, kontaktinformasjonen, bankopplysningene og skatteinformasjonen
• Sende den nyansatte en velkomst-e-post og et skjema for å samle inn informasjon som klesstørrelser (til firmaprofileringen!) slik at du kan klargjøre en velkomstpakke
• Legge til en ny brukerkonto på plattformen for identitetsstyring (f.eks. Active Directory, Okta osv.)
• Opprette den nyansattes konto i systemet for IT-tjenesteadministrasjon
• Informere de viktigste interessentene om opplysningene til den nyansatte
• Legge den nye medarbeideren til i de riktige kanalene på bedriftens meldingsplattform
• Be lederen deres oppgi hvilke apper de trenger for å utføre jobben (samt hvilket tilgangsnivå de skal ha)
• Varsle IT-supportteamet slik at de kan sjekke tilgjengelige lisenser og gi tilgang
• Varsle den nyansattes leder og kolleger om å sette av tid i kalenderne sine til introduksjonssamtaler.

Nå er du på dette stadiet i onboardingprosessen forberedt på de nyansattes første dag. Det betyr at du er ett skritt nærmere å ha en ny arbeidsstyrke som vil være produktiv 

2. Standardiser introduksjonstrinnene

Under introduksjonen av en ny medarbeider anbefaler vi at du:

• Planlegger et introduksjonsmøte med nyansatte på deres første dag
• Setter de nyansatte i kontakt med hverandre
• Lar dem møte de nye teammedlemmene sine individuelt
• Distribuerer dokumentasjon for nyansatte og
• Gir nyansatte en fullstendig personalhåndbok eller spesifikt en forkortet personalhåndbok for nyansatte.

Det kan høres overveldende ut til å begynne med. Men med en automatisert introduksjonsprosess trenger du ikke å gjøre alt dette manuelt. I stedet kan du bruke automatiserte arbeidsflyter til å hjelpe deg.

Du må bare vite nøyaktig hvilke trinn som inngår i introduksjonsarbeidsflyten, slik at du kan konfigurere den riktige programvareløsningen til å følge dem. Slik får du fart på prosessen og oppnår konsistens ved å utføre nøyaktig de samme trinnene hver gang du tar imot en ny medarbeider.

Du kan for eksempel fastslå at introduksjonsarbeidsflyten omfatter å legge hver ny medarbeider til Microsoft SharePoint-arbeidsområdet ditt eller en kommunikasjonskanal for nyansatte.

3. Strukturere introduksjonsarbeidsflyten

Så langt har vi diskutert introduksjonen, men introduksjonsarbeidsflyten stopper ikke der. Prosessen omfatter andre arbeidsflyter, for eksempel 

• Dokumentasjonsarbeidsflyter (inkludert brukerkontotillatelser)
• Opplæringsarbeidsflyter (inkludert oppfølgende vurderingsquizer)
• Arbeidsflyter for fremdriftssporing (inkludert regelmessige oppfølgingsmøter)
• Tilbakemeldingsarbeidsflyter (inkludert tilfredshetsundersøkelser)

Men først og fremst må du utforme en tydelig prosess som standardiserer introduksjonsopplevelsen så mye som mulig, og som gir en sjekkliste for HR-prosessen som de som gjennomfører introduksjonen, kan følge. Vi anbefaler at du utvikler en 30-60-90-dagers plan.

Hvis du ikke vet hva det er eller hvordan du gjør det, kan du se veiledningen vår om å skrive en 30-60-90-dagers plan for introduksjonen i organisasjonen din, som også inneholder en mal.

Hvis du allerede har opprettet introduksjonsplanen for de første 30, 60 og 90 dagene, er neste trinn å definere dette på hvert stadium i planen. Den bør inneholde følgende elementer: 

• Dokumentasjonsmapper og dokumenter som nyansatte trenger tilgang til
• Opplæringskurs eller interne opplæringsveiledninger de må fullføre
• Oppfølgingsmøter de må delta på
• Tilfredshetsundersøkelser de må fullføre

Når det er gjort, er du klar til å automatisere introduksjonsoppgavene du nettopp strukturerte og beskrev.

4. Invester i riktig programvare

Ta hensyn til trinnene og tidslinjen i 30-60-90-dagersplanen din, samt rollene som er involvert i hvert trinn. Dette er grunnlaget du trenger for å sette opp den automatiserte programvaren for introduksjon av medarbeidere, slik at den kan kjøre arbeidsflytene du nettopp har definert.

Faktisk trenger du også en egnet verktøystakk med automatiserte introduksjonsfunksjoner. Med andre ord trenger du noen eller alle av følgende systemer:

• Et søkersporingssystem (ATS)
• Et HRIS
• En løsning for programvare for elektroniske signaturer
• En plattform for forretningskommunikasjon
• En plattform for personalhåndbøker eller et dokumenthåndteringssystem
• En app for bygging av nettbaserte skjemaer
• En app for skylagring
• Et læringsstyringssystem (LMS)
• En løsning for programvare for automatisering av arbeidsflyter som integrerer alle appene ovenfor

Du vil kanskje oppdage at noen systemer allerede er innebygd i eller integrert med hverandre. For eksempel har noen HRIS-er innebygd programvare for elektroniske signaturer, og noen LMS-er integreres med plattformer for forretningskommunikasjon.

Det er opp til deg å vurdere om du trenger et helt nytt verktøy, eller om du kan klare deg med HR-løsningene du allerede har. Du må også velge hvilken type programvare for introduksjon det er best å anskaffe: plattformer med så mye innebygd funksjonalitet som mulig eller frittstående HR-systemer.

Du må også vurdere prisen på programvare for introduksjon for å finne det beste alternativet for budsjettet ditt.

Hva kan disse programvaresystemene automatisere?

Uansett hva du bestemmer deg for, er dette eksempler på hva en plattform for arbeidsflytautomatisering kan gjøre for deg (automatisk):

• Utløse arbeidsflyten før introduksjonen så snart du markerer en kandidat som ansatt i ATS
• Be programvaren for elektroniske signaturer om å
  • Sende arbeidsavtaler til gjennomgang og signering av alle nødvendige parter i en forhåndsdefinert rekkefølge (dette er også noe AI i kontraktsforvaltning kan hjelpe med)
  • Minne disse partene på fristene
  • Varsle dem om innsamlede signaturer i sanntid
• Videresende de signerte avtalene til appen for skylagring
• Be HRIS om å sende nettbaserte skjemaer til nyansatte for å samle inn personalopplysningene deres
• Be plattformen for forretningskommunikasjon om å
  • Legge de nyansatte til i en introduksjonskanal
  • Introdusere dem for deres respektive introduksjonsfaddere
  • Foreslå at de nyansatte ser gjennom firmavideoene, bøkene med retningslinjer og prosedyrer, dokumentasjonen om ansattgoder og organisasjonskartene i appen for skylagring
• Kommunisere med LMS for å
  • Melde nye ansatte på de relevante læringsløpene
  • Dele lenker til de aktuelle opplæringskursene eller modulene når tiden er inne
  • Varsle de aktuelle introduksjonsfadderne om de nyansattes fremgang i introduksjonsopplæringsprogrammet

I tillegg tar programvare for arbeidsflytautomatisering disse oppgavene fra deg:

• Be IT-støtteteamet klargjøre programvare for den nye ansatte
• Tildele introduksjonsfaddere til hver nyansatt
• Varsle disse fadderne om tildelingen
• Planlegge orienteringsmøter, møter for å bli kjent med teamet og regelmessige oppfølgingssamtaler med nyansatte i kalenderne til de involverte
• Sende påminnelser til disse personene i rett tid

Slik automatiserer du avslutningen av arbeidsforholdet

Akkurat som automatisering forbedrer introduksjonen, kan den også forenkle og effektivisere prosessen med å avslutte arbeidsforholdet.

Bruk av automatisering og AI ved avslutning av arbeidsforholdet i denne siste delen av arbeidstakerens livssyklus reduserer både den administrative belastningen og sikrer at ingenting viktig går gjennom sprekkene.

Her er flere måter å automatisere prosessen med å avslutte arbeidsforholdet ved hjelp av HR-programvare:

• Planlegg et avslutningsintervju. Sett opp en automatisering som automatisk sender ansatte som slutter, en invitasjon til et avslutningsintervju, komplett med en lenke for å avtale tidspunkt og en kopi av ditt spørreskjema for avslutningsintervjuet. Dette hjelper teamet ditt med å samle inn verdifulle tilbakemeldinger, samtidig som overgangen blir smidig for den ansatte.
• Varsle ansatte når ytelsesdekningen deres opphører. Ansatte som slutter, vil gjerne vite når ytelsesordningene deres opphører, og om de har mulighet til å fortsette dekningen privat, for eksempel gjennom COBRA i USA eller tilsvarende ordninger i andre land. Dette sikrer åpenhet og hjelper ansatte med å ta informerte beslutninger om dekningen sin.
• Trekk tilbake tilgang til systemer og brukerkontoer automatisk. Du kan bruke automatisering til å deaktivere kontoene til den ansatte som slutter, i alle selskapets systemer, inkludert e-post, prosjektstyringsverktøy og HR-programvare, på den siste arbeidsdagen. Dette forebygger sikkerhetsrisikoer og sikrer at retningslinjer for databeskyttelse overholdes.
• Generer standarddokumenter for ansatte som slutter. Hvis selskapet ditt har proprietær informasjon du ønsker å beskytte, kan du be ansatte som slutter, om å fylle ut en taushetserklæring. Du kan automatisere denne prosessen for å sikre at alle ansatte med tilgang til proprietær informasjon mottar dette skjemaet.
• Følg opp og hent inn selskapets eiendeler. Sett opp en automatisert arbeidsflyt som varsler IT- og driftsavdelingene om utstyr som eies av selskapet (f.eks. bærbare datamaskiner, adgangskort og mobile enheter) og som må leveres tilbake. Dette holder oversikten over eiendelene oppdatert og forebygger tap av verdifulle ressurser.
• Fjern den ansatte fra interne kataloger og teamstrukturer. Bruk en automatisering i HR-programvaren til automatisk å oppdatere organisasjonskart, e-postgrupper, Slack-kanaler og interne kataloger. Dette holder kommunikasjonsverktøyene korrekte og forebygger forvirring rundt den ansattes status.
• Send en avskjedsmelding. Automatiser en avskjeds-e-post til hele selskapet eller et spesifikt team for å anerkjenne den ansattes bidrag og kommunisere detaljene rundt avgangen. Dette bidrar til en positiv avslutningsopplevelse og hjelper de gjenværende ansatte med å forberede seg på eventuelle overganger.

For å koordinere slike trinn på ett sted kan team bruke programvare for onboarding og offboarding til å automatisere arbeidsflyter, administrere tilgangsendringer, tildele oppgaver og følge fremdriften.

Hva skjer videre?

Hvis du ønsker flere råd om onboarding, kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du vil motta alt vårt nyeste innhold, som kan hjelpe deg med å utvikle karrieren din og gjøre en større forskjell i organisasjonen din.