45 viktige HR-måltall og beste praksis for datahåndtering

HR-målinger er faktaene om organisasjonen din. De er ikke meninger, de er ikke estimater, de er faktaene om menneskene i organisasjonen din. 

Alene forteller de ikke en historie, men når du kombinerer dem med rikere informasjon og andre forretningsdata og -målinger, kan du danne deg et nøyaktig bilde av hva som driver suksess.

45 viktige HR-målinger du bør følge med på, og hvordan du vurderer dem

Antall ansatte

Ha som mål å vise hvor mange ansatte du har (fast ansatte og innleide dersom det er relevant for virksomheten din), hvor de er basert, hvilket kontor de arbeider ved, og hvilken lederavdeling de tilhører.

5 målinger av avgangs- og beholdelsesrate

1. Avgangsrate. Hvor mange slutter, og fra hvilken lokasjon/lederavdeling/demografiske gruppe?
2. Hvorfor slutter de – frivillig/ufrivillig? 
3. Gjennomsnittlig ansettelsestid for dem som slutter 
4. Hva er avgangsraten din? (Beregningen må være konsekvent her.) Mitt forslag til beregning av avgangsrate er: 
   
   Antall personer som har sluttet de siste 12 månedene / ((antall fast ansatte for 12 måneder siden + antall fast ansatte i dag) / 2)
   
   Mange foretrekker å måle avgang kun blant dem som slutter frivillig. Begge målingene er nødvendige, og du kan velge hvilken metode som skal være hovedmetoden.
5. Hva er beholdelsesraten din? Den beregnes normalt årlig:
   
   Antall individuelle ansatte som forble ansatt i hele måleperioden / antall ansatte ved starten av måleperioden x 100

10 rekrutteringsmålinger

1. Hvor mange ansetter du, og på hvilken lokasjon/i hvilken lederavdeling?  
2. Tid til ansettelse
3. De beste rekrutteringskildene, for eksempel anbefalinger 
4. Hvor kostbart er det å ansette, for eksempel gjennomsnittlig kostnad per ansettelse
5. Ledige stillinger per rekrutterer
6. Antall søknader 
7. Antall intervjuer
8. Akseptgrad for jobbtilbud (%)  
9. Følgere på LinkedIn (andre sosiale medier?) 
10. Glassdoor-vurdering.

4 demografiske målinger. Hvem er medarbeiderne dine?

1. Kjønnsfordeling
2. Nasjonalitet
3. Ansettelsestid
4. Mangfoldsmål som alder, utdanningsnivå og etnisitet. Dette kan deles ytterligere inn etter lokasjon/lederavdeling (avhengig av hva du har i dag, og hva som er viktig for organisasjonen din).

5 organisatoriske målinger

1. Andel ledere
2. Kontrollspenn
3. Antall personer på hvert nivå i virksomheten
4. Antall ubesatte stillinger
5. Vekst over tid.

4 målinger av fravær

1. Hvor mange feriedager som er brukt og gjenstår, fordelt på enkeltpersoner og virksomheten
2. Sykefravær
3. Ordninger for hjemmekontor/arbeid fra utlandet 
4. Uttak/gjenstående av kvoten.

8 måltall for læring og utvikling

1. Timer brukt på læring
2. Ønsket endring, for eksempel atferd eller forretningsmåltall
3. Forbedring av ferdigheter
4. Kunnskapsopptak
5. Antall mentorordninger
6. Fullføringsgrad for obligatoriske opplæringsprogrammer
7. Type læring (nettbasert kontra klasseromsundervisning)
8. Brukt opplæringsbudsjett.

2 måltall for prestasjoner

1. Andel ansatte med mål
2. Vurdering av prestasjon/potensial/tapspåvirkning etter lokasjon/lederfunksjon.

4 måltall for kompensasjon

1. Totale lønnskostnader
2. Lønnskostnader som andel av inntektene
3. Lønnsforskjeller mellom kjønnene
4. Deltakelsesgrad i personalgoder.

3 måltall for engasjement

Dette avhenger av hvilke verktøy for medarbeiderengasjement (hvis noen) dere bruker for engasjement, og poengsummen avhenger av denne metoden.

1. Poengsum for medarbeiderengasjement etter lokasjon og lederavdeling
2. Intensjon om å bli værende
3. Poengsum for kundelojalitet.

Dette er kanskje ikke det perfekte settet med måltall for organisasjonen din, men det er et utgangspunkt som kan få deg til å tenke over hva som er riktig.

Selv om noen av disse har svært åpenbare beregningsmetoder, er andre mer åpne for tolkning.

Det viktigste du må være oppmerksom på, er å være konsekvent og tydelig når det gjelder hvordan et måltall beregnes, og dermed hva det betyr.

Slik fastsetter du de viktigste HR-måltallene

Hvilke viktige HR-måltall organisasjoner følger med på, varierer fra virksomhet til virksomhet.

Her er noen tips til hvordan du avgjør hvilke måltall som skal prioriteres.

Samsvar med organisasjonens mål 

Måltallene du følger med på, inngår direkte i dine HR-KPI-er, og disse bør samsvare med organisasjonens overordnede mål og formål.

Hvis dere for eksempel er i vekst og trenger å øke bemanningen, vil tid til ansettelse og kostnad per ansettelse sannsynligvis være måltall du følger nøye med på.

Finn ut hva interessentene dine er opptatt av

HR-måltall er ikke bare for HR-avdelingene. Toppledelsen, så vel som individuelle ledere og til og med enkeltbidragsytere, kan dra nytte av denne informasjonen.

Når du har begynt å samle inn pålitelige medarbeiderdata, kan du dele dem med de viktigste interessentene dine og finne ut hva de er interessert i.

Kanskje oppdager du at en bestemt avdeling har problemer med at nyansatte slutter i løpet av det første året. Det er sannsynligvis noen som vil være interessert i dette!

En nyttig metode jeg har hentet fra markedsføring, er å lage interne personaer for hver av interessentgruppene dine. Dette hjelper deg med å tenke over hvem som trenger hvilken informasjon, og hvordan den skal presenteres.

Slik samler du inn HR-måltall

HR-dataene dine vil sannsynligvis finnes flere forskjellige steder, blant annet i HR-databasen, læringsplattformen, systemet for søkersporing, programvare for medarbeiderengasjement eller til og med regneark.

Det finnes også spesialisert programvare for personalanalyse som kan hjelpe deg med å samle inn og analysere kvantitative og kvalitative data.

Som nevnt ovenfor må du for hvert av måltallene dine være tydelig på hva det er, hva datakilden er, hvordan det beregnes, og hvordan vi kan kontrollere den underliggende prosessen som støtter det.

Hvis vi for eksempel måler antall personer som har sluttet i løpet av en måned, kan dette være:

• Hva er det? Fast ansatte som forlater lokasjonen/funksjonen/selskapet/teamet i en gitt kalendermåned.
• Datakilde. HRIS-rapport – ansatte som har sluttet, fordelt per måned.
• Hvordan beregnes det. Fast ansatte som slutter fra den første til den siste dagen i måneden (fritak fra arbeidsplikt beregnes som siste ansettelsesdag). Eventuelle ansatte som har sluttet, men som ikke er tatt med, beregner vi på nytt for tidligere måneder og noterer dette i nøkkeltallspakken.
• Underliggende prosesser. Kontroller at lønnssystemet er i samsvar med ansatte som har sluttet, eventuelle sjekklister for fratreden dere måtte ha, og lister over overtallige. Gå gjennom eventuelle feil fra tidligere måneder på nytt, med tydelige spor tilbake til kilden, slik at dere kan se hva som gikk galt.

Ved å sørge for at dere har dette nivået av grundighet med hvert nøkkeltall, vil dere bygge stabile og solide underliggende data og prosesser som støtter utviklingen av en mer moden analyseevne i fremtiden, samt solide prosesser som danner grunnlaget for hele HR-teamet.

Presentasjon av HR-nøkkeltall

Den neste utfordringen er hvordan dere skal dele denne informasjonen. Visualisering av dataene er avgjørende, fordi dataene forteller en historie når dere samler inn og deler dem over tid. 

Vokser organisasjonen deres (vokser dere raskt nok), eller blir lønnsforskjellen mellom kjønnene større?

Dette er sammenlignbare mål som bare er mulige ved å samle inn og rapportere disse dataene regelmessig.

Når det gjelder hvordan dataene skal visualiseres, er her noen tips.

• Bruk grafer fremfor en tabell med tall der det er mulig. Excel er et godt verktøy til dette.
• Sett det opp slik at dere kan se utviklingen over tid (månedlig eller kvartalsvis).
• Bruk selskapets fargepalett og presentasjonslayout.
• Legg til enkle kommentarer i presentasjonen for å forklare alt som ikke er tydelig, eller for å sette endringen i en sammenheng.

Personaideen jeg nevnte tidligere, kan hjelpe dere med dette.

Prinsipper for nøyaktige HR-nøkkeltall

En gang begynte jeg i et selskap for å etablere funksjonen for talentanskaffelse. De første seks månedene samlet jeg inn så mye data jeg kunne om rekrutteringspraksisen vår: kilde/kostnad/tid/lokasjon/funksjon/stillingstype – alle de typiske rekrutteringsdataene man kan forvente.

Jeg brukte dette i ulike presentasjoner for å argumentere for endringene jeg mente var nødvendige. Så, en dag, fikk vi et problem.

I en investorsamtale stilte noen et spørsmål om antall ansatte, fordi tallene ikke så riktige ut. Gjett hva – de hadde rett, og vi tok feil!

Problemet havnet på mitt bord. Jeg husker ikke hvorfor, men det var sannsynligvis fordi jeg hadde forsøkt å bruke data til å sette i gang tiltak. Det jeg imidlertid husker, er at jeg satt i et tett møterom i det som føltes som en evighet, mens jeg sporet hvilke data som var sendt til økonomiteamet vårt, hvor de stammet fra, og hvor nøyaktige de var, for å finne ut hvordan de kunne være feil i våre offentlige uttalelser.

Det viste seg å skyldes to enkle problemer:

1) Vi sendte dem data fra HR-systemet vårt (svært gammelt og svært dårlig) på en bestemt dato, og det viste seg at folk oppdaterte systemet med nyansatte og ansatte som hadde sluttet, i tide til lønnskjøringen – men ikke i tide til denne rapporten. Dataene var derfor aldri riktige; det kunne de ikke være.

2) Vi sendte dem et samlet antall ansatte som inkluderte innleide (ettersom det var rapporten som alltid hadde blitt sendt), og ingen, så vidt jeg kunne se, stilte noen gang spørsmål ved eller spurte hva tallene betydde.

Det var også flere andre utfordringer, men dette var de to viktigste punktene. Vi endte med å fornye prosessene våre for introduksjon av nyansatte og avslutning av arbeidsforhold, gjøre om på hvordan vi beregnet antall ansatte som vi delte, og samordne disse prosessene.

Jeg vet at dette virker grunnleggende, men det er et godt eksempel på hvor lett slike ting kan gå galt. Her er derfor noen viktige prinsipper som kan hjelpe dere med å samle inn nøyaktige data:

1) Vær tydelig på hva nøkkeltallet er

2) Vær tydelig på hvordan det beregnes, og hva datakildene deres er

3) Vær tydelig på at dere forstår og kan revidere prosessene som inngår i nøkkeltallet.

Når dere har et stabilt sett med nøkkeltall, har dere mulighet til å kombinere og tolke dem for å danne et bilde av hva som skjer i organisasjonen, og hva dere eventuelt ønsker å gjøre for å endre det. 

Hvis for eksempel «tid til ansettelse» og rekruttererens gjennomsnittlige antall stillingsrekvisisjoner øker, kan flere rekrutterere da være en mulig løsning?

Bruk HR-nøkkeltall som veiledning for beslutningstaking

HR-nøkkeltallene deres er avgjørende både for å følge med på og gjennomføre endringer. Komplekse HR-dataanalyser kan imidlertid bare oppnås med gode data – ved å følge disse trinnene legger dere et perfekt grunnlag for det:

• Enes om måltallene
• Vær tydelig på beregningen, og sørg for at den kan revideres og er konsistent
• Presenter dem tydelig
• Gjenta konsekvent.

Hvis du gjør dette, vil du bygge troverdighet i bruken av HR-data og legge til rette for mer detaljerte analyser i virksomheten. 

Hvis du ønsker å lære mer om HR-analyse for å styrke arbeidet ditt på dette området, kan du se denne listen over kurs i HR-analyse som kan hjelpe deg på veien.

Bli med i People Managing People-fellesskapet

For ytterligere støtte i bruken av data til å utvikle en strategi for talenter, kan du bli med i People Managing People-fellesskapet, et støttende fellesskap av HR- og næringslivsledere som deler kunnskap og ekspertise for å hjelpe deg videre i karrieren og gjøre en større forskjell i organisasjonen din.

More Articles

• HRIS-, HRMS- og HCM-systemer: Hva er forskjellen?

Vanlige spørsmål

Hvorfor trenger vi HR-måltall?

Mennesker er vanligvis den største kostnaden og en avgjørende suksessfaktor for den fortsatte suksessen til enhver virksomhet.

Siden vi måler virksomhetens vekst ut fra antall kunder, inntekter, fortjeneste og verdi, er det helt naturlig å måle personalrelaterte faktorer samtidig. 

De gjør beslutningstaking datadrevet og hjelper deg med å finjustere HR-prosessene og skape spennende nye initiativer.

Hva er myke HR-måltall?

Mye av dataen som er beskrevet ovenfor, er harde data, det vil si kvantitative data. Myke data er kvalitative, noe som betyr at de er vanskelige å representere numerisk. Myke data omfatter informasjon som samles inn gjennom observasjoner, intervjuer, undersøkelser og sentimentanalyse. De tilfører et ekstra dybdelag til de kvantitative dataene og kan være like verdifulle.

Hvilke HR-måltall er de viktigste?

Som omtalt ovenfor vil de viktigste HR-måltallene variere fra organisasjon til organisasjon. Når det er sagt, er medarbeiderbevaring, turnover, tid til ansettelse og demografi generelt verdifulle overalt.