8 måter å måle hvor vellykket introduksjonsprogrammet ditt er

Hvor godt du beholder ansatte, består av to ulike nøkkelindikatorer:

• Frivillig utskifting av nyansatte oppstår når en nylig ansatt velger å forlate organisasjonen på eget initiativ, vanligvis i løpet av de første månedene av ansettelsen. Dette kan skyldes forhold som uoppfylte forventninger til jobben, manglende kulturell tilpasning, bedre muligheter andre steder eller misnøye med introduksjonsopplevelsen.
• Ufrivillig utskifting viser derimot til at arbeidsgiveren avslutter arbeidsforholdet, og ikke den ansatte. Dette skjer ofte på grunn av faktorer som svake prestasjoner, atferdsproblemer, omorganisering eller nedbemanning, snarere enn at den ansatte selv har valgt å forlate organisasjonen.

Alle virksomheter vil oppleve den uheldige situasjonen at de ansetter noen som ser svært bra ut på papiret, men som av én eller annen grunn raskt viser seg å ikke fungere i jobben.

Hvis tallene for frivillig utskifting derimot er høye, kan problemet være langt mer omfattende og kanskje løses ved å forbedre introduksjonsprosessen.

Ved å følge med på hvor godt du beholder nyansatte og på utskiftingsfrekvensen, særlig i løpet av det første ansettelsesåret, kan du vurdere om introduksjonsprosessen sannsynligvis er en del av problemet eller ikke.

Hvis det virker sannsynlig, bør du undersøke saken nærmere for å avdekke hva de vanligste utfordringene er, ved å bruke en anonym spørreundersøkelse.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Tid til produktivitet for nyansatte

Hvor lang tid tar det før de nyansatte kommer ordentlig inn i jobben? Blir de raskt engasjerte og klare til å løse problemer, eller arbeider de for sakte, bruker lang tid på å lære og gjør for mange feil til at du er komfortabel med det? 

For å måle hvor lang tid det tar før en ansatt blir produktiv, må du først definere hva «produktiv» betyr for hver enkelt rolle. Dette kan omfatte spesifikke milepæler, som å fullføre sjekklisten for nyansatte, eller måles ved at den ansatte når bestemte mål eller håndterer oppgaver selvstendig.

Du kan måle hvor lang tid det tar før de ansatte blir produktive, ved å bruke følgende metode:

• Beregn hvor mange dager det tar før nyansatte blir produktive (du må definere hva produktivitet betyr for hver enkelt rolle)
• Del dette tallet på det totale antallet nyansatte i den aktuelle perioden 

Selv om noen roller er mer kompliserte enn andre, bør et omfattende introduksjonsprogram gi de ansatte en rask vei til å lykkes. For de fleste ansatte bør det ta uker, ikke måneder, før de nærmer seg KPI-ene og presterer tilfredsstillende i rollene sine, særlig hvis de har de nødvendige ferdighetene.

Hvis de ikke når disse måltallene, kan det være et mer alvorlig problem med introduksjonsprogrammet ditt. Kanskje de ansatte ikke lærer hvor viktig det er å nå disse KPI-ene, eller kanskje det finnes mangler i opplæringen som gjør at de ansatte blir stående fast.

Ettersom introduksjon av ledere er litt annerledes, bør du skille dem ut fra analysen av tiden det tar å bli produktiv og bruke andre milepæler for å avgjøre når nye ledere regnes som «produktive».

3. Utprøving

Hvis du noen gang har tatt en eksamen på slutten av et årslangt kurs og hatt problemer med å huske informasjon du lærte i den første studieuken, bør du huske på at nyansatte har en svært lignende opplevelse. 

Fra og med den første dagen blir de bombardert med informasjon, og det er vanskelig å huske alt til enhver tid. Derfor kan det være nyttig å innføre testing i introduksjonsprosessen, for eksempel ferdighetsvurderinger og quizer.

Testing kan hjelpe deg med å finne ut om de nyansatte har full forståelse av rollene sine og hvordan de henger sammen med virksomhetens mål. Du kan også teste dem i relevant historie om selskapet (viktig for roller med kundekontakt), eller de spesifikke målene du forventer at de skal nå. 

Det er positivt med vellykkede quizer, men mislykkede quizer kan også gi viktig informasjon. Hvis mange ansatte svarer feil på det samme spørsmålet, tyder det sannsynligvis på at informasjonen enten ikke ble formidlet, eller ble formidlet på en måte som ikke traff dem. Disse målingene kan hjelpe deg med å gjøre små justeringer i opplæringsmateriellet for å gjøre læringsprosessen mer effektiv.

4. Undersøkelse av introduksjonsprosessen

En effektiv måte å måle hvor vellykket introduksjonsprosessen er, er å spørre den nyansatte selv. Spør dem direkte om de mener at introduksjonsprosessen er effektiv, og hva de mener kan forbedres.

Det kan ofte være fordelaktig å integrere rekrutteringsprogramvare i denne prosessen, ettersom den kan spore og administrere disse undersøkelsene og bruke automatiserte arbeidsflyter for å sikre at de gjennomføres på optimale tidspunkter i introduksjonsfasen.

Et annet alternativ for å automatisere og effektivisere undersøkelsen av introduksjonsprosessen er et enkelt verktøy for medarbeiderundersøkelser. Slike verktøy tilbyr ofte maler som effektiviserer prosessen betydelig.

Noen grunnleggende spørsmål du kan vurdere å inkludere i undersøkelsen etter introduksjonsprosessen, er:

• Hva var deres førsteinntrykk av selskapet?
• Hvordan har dette endret seg siden de begynte?
• Gjenspeiler introduksjonsprosessen for ansatte selskapets kultur på en korrekt måte?
• Fikk de alt de trengte for å få en best mulig start?

Vi anbefaler å sende ut flere korte undersøkelser fordelt på de ulike fasene i introduksjonsprosessen, mens opplevelsen fortsatt er fersk i minnet. Og ikke begrens deg til bare disse spørsmålene. Det finnes mange andre nyttige spørsmål til undersøkelser av introduksjonsprosessen som du også bør vurdere å stille!

Ettersom introduksjonsopplevelsen vil være forskjellig for ansatte som jobber på kontoret og fjernansatte, kan det være lurt å sende ut en separat undersøkelse med spørsmål om introduksjonsprosessen for fjernansatte spesielt.

Husk at undersøkelser ikke alltid trenger å være navngitte. Folk kan nøle med å svare hvis de er bekymret for å bli straffet for å være ærlige. Anonyme undersøkelser kan bidra til å få reelle svar som, selv om de kan være vanskelige å ta imot, kan være en viktig drivkraft for å gjennomføre meningsfulle endringer. 

5. Fullføringsgrad for opplæringen

Du kan ha et omfattende opplæringsprogram, men hvis de ansatte ikke er engasjert i prosessen, er det sannsynligvis ikke til særlig hjelp.

Selv om du mener at du tilbyr et omfattende opplæringsprogram for nyansatte, kan fullføringsgraden for opplæringen indikere at opplæringen kanskje ikke er så effektiv som du tror.

Se nærmere på hvor mye opplæring som gjennomføres i løpet av en bestemt periode, og hvor godt de ansatte lykkes med opplæringen. Husk deretter at de nettopp har begynt i en ny jobb og har mye å lære på én gang. Gir du dem nok tid til å gå grundig gjennom informasjonen og virkelig la alt synke inn? 

Hvis det er problemer med ufullført opplæring, bør du undersøke om det i det hele tatt er satt av nok tid til opplæring i introduksjonsprogrammet. Har deltakerne noen timer uforstyrret tid til å fullføre nettbaserte moduler og gå gjennom håndbøker, eller forventes det at de skal bruke hele kvelden på å studere etter en allerede slitsom dag?

For å hjelpe deg med å følge med på fullføringsgraden for opplæringen og effektivisere hele opplæringsprosessen kan du vurdere å bruke opplæringsprogramvare hvis du ikke allerede har det.

6. Engasjementsgrad

Medarbeiderengasjement kan være en utfordring for arbeidsgivere med en arbeidsstyrke på alle stadier, men det er spesielt viktig når man arbeider med nyansatte. 

Antallet ansatte som aktivt engasjerer seg i selskapets kultur, sammenlignet med antallet ansatte som har koblet seg av og følger med på klokken, utgjør en stor forskjell for virksomhetens suksess.

Et omfattende mål for å vurdere dette er medarbeidernes netto anbefalerscore (eNPS). Når du gjennomfører undersøkelser, bør du be de ansatte vurdere hvor sannsynlig det er at de vil anbefale en venn eller kollega å jobbe i selskapet ditt. 

eNPS-beregningen er prosentandelen av de ansatte som gir deg en høy vurdering, minus prosentandelen som gir deg en lav vurdering på skalaen. Den ansattes NPS kan bidra til å måle kvaliteten på opplevelsen du har arbeidet for å skape for nyansatte, samt den generelle medarbeidertilfredsheten.

7. Oppfølgingssamtaler

Vi tenker på avslutningsintervjuer som et verktøy for å få innsikt før noen forlater virksomheten, mens oppfølgingssamtaler ser på hvorfor de ansatte kommer på jobb hver dag. 

Ta en prat med nyansatte etter at de har fått tid til å komme på plass, og spør om introduksjonsprosessen og hvordan de har det generelt. Hva fungerte bra? Hva gikk for fort eller sakte? Ble noen introduksjonsaktiviteter utelatt? Føler de at de trenger mer opplæring på noen viktige områder?

Oppfølgingssamtaler kan gjøre underverker for å beholde ansatte, særlig når de gjennomføres regelmessig. De viser de ansatte at du satser på dem og bryr deg om deres videre utvikling. Enda viktigere er det at de viser at du ønsker å løse problemer raskt før noe vokser ut av kontroll. 

Ikke nøl med å stille spørsmål og gå mer i dybden på de ansattes svar. Når de stoler på at dette virkelig er et åpent forum for kommunikasjon, vil de være villige til å gi deg svarene du trenger å høre.

Les mer om oppfølgingssamtaler og hvilke spørsmål du kan stille. 

8. Kostnader ved introduksjon

Ved å holde oversikt over kostnadene for introduksjonsprogrammet kan du også følge med på hvor vellykket det er. Ved å analysere introduksjonskostnadene (inkludert direkte og indirekte utgifter) kan du vurdere om introduksjonsprosessen gir en god avkastning på investeringen (ROI) fra introduksjonen.

Her er de ulike kostnadene ved introduksjon du bør ta hensyn til:

• Materiell til introduksjon og opplæring, for eksempel lisenskostnader for introduksjonsprogramvare og introduksjonspakker.
• Opplæringskostnader, inkludert formelle opplæringsøkter, sertifiseringer eller eksterne kurs.
• Timer ledere og andre teammedlemmer bruker på opplæring. Husk at tid ikke er gratis, særlig i arbeidsmiljøer der timer faktureres til kunder.
• Kostnader ved tapt produktivitet. I likhet med punktet ovenfor vil det oppstå et midlertidig produktivitetstap når nyansatte lærer seg rutinene og trenger hjelp fra andre for å oppnå full ytelse.

Etter å ha analysert disse kostnadene vil du ha en bedre forståelse av om introduksjonsstrategien din må optimaliseres, for eksempel ved å utsette kostbare tiltak (som eksterne kurs) til et senere tidspunkt, når nyansatte ikke lenger er like overveldet av nye oppgaver. Denne tilnærmingen kan bidra til å begrense de innledende kostnadene frem til du har avgjort om den nyansatte kommer til å bli værende på lang sikt eller ikke.

Det viktigste? Vær involvert

Det finnes mange ulike måter å måle hvor vellykket introduksjonen er på, men det viktigste er at du følger med på hvor vellykket introduksjonsprogrammet ditt er, i det minste på et visst nivå.

Det som fungerer, kan overføres til introduksjonsprosessen for selvstendige oppdragstakere og fjernansatte.

Selv om det finnes beste praksis for introduksjon som vil forbli den samme, bør introduksjonsprosessen vår aldri være en situasjon der man «setter den i gang og glemmer den». En slik tilnærming er det samme som å la virksomheten stagnere og anta at salget vil være like høyt om fem år, uten noen form for vekst eller utvikling.

Følg nøye med på hvor effektive introduksjonstiltakene dine er, og se hvilken innvirkning de har på hvor vellykkede de nyansatte blir, samt på organisasjonen generelt. 

Du finner mer informasjon i ressursene våre om hvordan du automatiserer introduksjonen og hvordan du tilpasser introduksjonen for ansatte.