En komplett guide til å utarbeide et rekrutteringsbudsjett

Hvor skal du begynne med rekrutteringsbudsjettet?

Det første steget er å rådføre seg med og samarbeide med økonomiavdelingen, og jeg kan ikke understreke nok hvor viktig samarbeidet med dette teamet er!

De kan ha et bestemt format de foretrekker å bruke, de kan allerede ha enkelte data eller, enda viktigere, en øvre grense som allerede gjelder for deg.

Mens du samarbeider med dem, kan du bruke denne korte sjekklisten med spørsmål for å få oversikt over hvordan budsjettet ditt kan se ut.

• Hvor mange nyansettelser skal du gjøre i det nye året/halvåret/kvartalet?
  • Når trenger du disse rollene? (Det vil si: Vil du ha mange roller samtidig, eller være de fordelt over tid?) 
• Finnes det noen spesielt krevende roller – særlig lederroller?
• Skal det ansettes sesongarbeidere, midlertidig ansatte eller kontraktører?
• Hva med ansettelser i stort volum – innen drift, kundeopplevelse eller nyutdannede?

Hvis du også har historiske data, er det lurt å holde oversikt over:

• Hva er turnover-raten blant de ansatte?
• Hva var den gjennomsnittlige kostnaden per ansettelse året før?
• Hvilke KPI-er for rekruttering vil hjelpe deg med å definere suksess?

For å få hjelp med alt dette kan du lese artikkelen min om hvordan du lager en bærekraftig ansettelsesplan.

Når du har dette på plass, kan du dele budsjettet inn i ulike komponenter, og vi kan begynne å finne ut hvordan budsjettet ditt kan se ut.

Budsjettets komponenter

Mange steder vil du bli bedt om å kategorisere etter faste eller variable kostnader, og det står du fritt til å gjøre. Jeg vil angi hvilke kostnader som sannsynligvis er faste, og hvilke som sannsynligvis er variable. 

Personlig bruker jeg litt andre kategoriseringer for å sikre at jeg ikke overser noe som kan bygge seg opp til rekrutteringskostnader

Faste kostnader

Dette er de faste driftskostnadene, hvorav de fleste består av lønn til rekrutteringsteamet.

Avhengig av om rekrutteringsteamet ditt er fast ansatt eller består av kontraktører, kan det hende du må beregne den «reelle kostnaden for en ansatt». Dette inkluderer blant annet skatt, pensjon og goder (feriepenger, bonuser osv.) i tillegg til grunnlønnen.

Som en generell tommelfingerregel regner man i Storbritannia med at kostnaden er minst 1,5 ganger grunnlønnen. Den nøyaktige multiplikatoren kan variere avhengig av jurisdiksjon, og derfor er det viktig å samarbeide med økonomiteamet ditt (den som håndterer lønn, vil ha disse dataene).

Hvis du ønsker å gå mer i dybden, kan du også anslå hvor mye tid en ansettelsesansvarlig eller en person i et ansettelsesteam trenger å bruke, og hvor mye dette vil koste basert på lønnen og den «reelle kostnaden» deres.

Dette er spesielt viktig i en svært liten bedrift, ettersom du kanskje ikke har et dedikert rekrutteringsteam, og de ansettelsesansvarlige kan måtte gjøre mye av rekrutteringen selv. (Hvis det er tilfellet, finnes det rekrutteringsløsninger for små bedrifter der ute som både er brukervennlige og rimelige.)

Hvis en ansettelsesansvarlig for eksempel har 10 ingeniørstillinger som skal fylles på 3 måneder, er det mye tid som må settes av til å fylle disse rollene. Derfor kan halvparten av vedkommendes OpEx-kostnad regnes med i rekrutteringskostnadene. 

Hvis mange slike kostnader legges sammen, kan det være på tide å vurdere om det er mer kostnadseffektivt å ansette et internt rekrutteringsteam.

Rekrutteringsverktøy/-plattformer

I dagens verden kommer dette sannsynligvis til å utgjøre en svært stor del av budsjettet ditt, og det er sannsynligvis her mange av de økte rekrutteringskostnadene kan oppstå (sammen med annonsering), men de er avgjørende for rekrutteringsprosessen.

ATS—system for kandidatsporing 

Dette er sannsynligvis en årlig kostnad, selv om jeg vet at noen systemer for kandidatsporing gir deg muligheten til å betale månedlig, slik at du kan variere medlemskapet, selv om det sannsynligvis blir dyrere. 

Avklar med økonomiavdelingen hvordan de ønsker at den årlige kostnaden skal føres i det månedlige driftsbudsjettet.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

LinkedIn Recruiter

Et vanlig verktøy du kan bruke hvis du har et rekrutteringsteam. Ellers kan du prøve Recruiter Lite eller Premium og kjøpe flere InMails, selv om dette kan hope seg opp, så min anbefaling er å ha et eget område i Excel-regnearket der du holder oversikt over hvem som har hvilken type lisens.

Det hendte for eksempel en gang at noen som ikke lenger jobbet i selskapet, hadde kjøpt en LinkedIn Recruiter-lisens separat, og da jeg begynte i stillingen og så på mitt første budsjett, innså jeg at denne personen allerede hadde kostet mer enn £6000 på kort tid!

Andre rekrutteringsplattformer

Det finnes mange typer rekrutteringsplattformer der ute! Noen fokuserer på å kuratere kandidater (f.eks. Cord, Talent.io, Haystack), mens andre fokuserer på å gi deg mer oppsøkende aktivitet (Amazing hiring, Seekout osv.). 

Priser og struktur for rekrutteringsprogramvare varierer. Noen tilbyr månedlig fleksibilitet, mens andre kun har årsavtaler. Ta kontakt med dem alle hvis du ikke kjenner dem, og se hva som fungerer best for deg.

En kort merknad om plattformer der du også kan annonsere—det er her annonseringsdelen og plattformdelen av budsjettet kan gli over i hverandre, men bruk skjønn. Jeg fører vanligvis alle annonseringskostnader «per stilling» under annonsering. Remoteok lar meg for eksempel bla gjennom kandidater, men jeg legger vanligvis også ut stillinger der, så kostnaden føres i annonseringsbudsjettet mitt.

Relatert lesning: De 10 beste rekrutteringsprogrammene

Programvare for introduksjon av nyansatte

Selv om dette teknisk sett ligger utenfor den tradisjonelle rekrutteringsfasen, er det smart å inkludere kostnadene for programvare for introduksjon av nyansatte i rekrutteringsbudsjettet ditt.

Investering i programvare for introduksjon av nyansatte sikrer en smidig overgang for nyansatte og bidrar til å standardisere prosesser som digitalt papirarbeid, opplæring i etterlevelse av regler og tidlig fastsettelse av mål.

I tillegg integreres moderne plattformer for introduksjon av nyansatte ofte med systemer for kandidatsporing (ATS), noe som skaper en mer sømløs arbeidsflyt fra aksept av tilbudet til den første arbeidsdagen.

Som en del av budsjettvurderingene bør du sørge for å gå gjennom kostnadene for programvare for introduksjon av nyansatte for å finne en løsning som passer selskapets størrelse og behov.

Annonsering

Akkurat som med plattformer finnes det mange steder der du kan annonsere stillingene dine, så det er viktig å holde oversikt over hvor mange kandidater hver jobbportal gir.

System for kandidatsporing

Ikke glem at noen av systemene for kandidatsporing har avtaler med bestemte jobbportaler og kan gi deg gratis eller rabatterte stillingsannonser. 

Hvis du ser deg om etter et ATS, kan dette være noe du bør være oppmerksom på—har de jobbportaler på ulike steder som du enkelt kan legge ut annonser på gjennom ATS-et? Det gjør også sporing mye enklere.

Eksperttips. Selv om ATS-et ikke har innebygd funksjonalitet for stillingsannonser, må du sørge for å forstå hva som er den beste måten ATS-et ditt kan spore søkere fra hver jobbportal på. 

Greenhouse kan for eksempel generere en lenke for en bestemt jobbportal, slik at du kan spore hvem som kommer fra hvor, noe som gjør evalueringen mye enklere.

Annonsering på LinkedIn

Jeg skiller dette fra resten fordi prisstrukturen fungerer litt annerledes. Her kan du ha forhåndsbetalte annonseplasser eller stillingsplasser basert på «budgivning». 

Hvis du har sistnevnte, er det utrolig viktig å holde oversikt over forbruket, fordi du kanskje tenker «Ah, £10 om dagen er ikke så ille», men det er £300 per måned, og hvis du har 10 stillinger, har en solid del av budsjettet forsvunnet.

Ta i betraktning at stillingen din også kan måtte konkurrere med de store selskapene, som har råd til å bruke £100 per stilling per dag, og da settes virkelig ting i perspektiv.

Annonseringsplattformer

Det finnes så mange nå for tiden! Noen er generalistiske (LinkedIn, Indeed, Otta, Totaljobs), mens andre har en nisje – det kan være per bransje, per arbeidsvilkår som fjernarbeid, eller spesialisert mot en målgruppe som SheCanCode.

Det kan være vanskelig å velge, men det jeg vanligvis gjør, er å prøve å forstå hvilke roller jeg har, og deretter se om det forteller meg hvilken type fordeling jeg bør se etter. 

Hvis jeg for eksempel har mange teknologirelaterte roller, hvor ville teknologifolkene være? Hvis jeg har roller der jeg er åpen for fjernarbeidere, la oss gå dit! For design går jeg umiddelbart til Behance eller Dribble.

Det finnes mange alternativer, og derfor er det så viktig å holde oversikt, ettersom hvert innlegg kan koste mellom $300—700 for 30 dager, og det kan fort bli mye, særlig hvis du legger ut den samme rollen flere steder og har mange roller.

Eksempelet jeg ga i starten, der £100k ble brukt på å knapt ansette 6 personer (2 endte opp med å komme fra anbefalinger), skyldtes denne «spray og be»-holdningen.

Arbeidsgiverprofilering

Det er kanskje ikke enkelt å sette en pengeverdi på dette, fordi nesten all aktivitet du gjør på nettet kan regnes som arbeidsgiverprofilering (f.eks. er et innlegg på dine egne sosiale medier gratis). 

Men hvis du gjør en målrettet innsats for arbeidsgiverprofilering, kan det hende du vil vurdere å markedsføre deg selv som arbeidsgiver på plattformer som Linkedin eller Glassdoor uten nødvendigvis å legge ut en stilling. Dette kan føres som en separat budsjettpost.

Rekrutteringsarrangementer / jobbmesser

Det kan være kostbart å sponse eller delta på arrangementer, så sørg for å se nærmere på noen arrangementer som kan være mest relevante for deg i ditt område, og møt arrangørene for å forstå mer.

De kan være et flott sted å møte kandidater, og jeg har hatt stor suksess, men du må ta dine egne omstendigheter med i betraktningen. Har du den nødvendige tiden og kapasiteten til å delta på et arrangement som kanskje ikke fører til én eneste ansettelse, men som kan øke synligheten din?

Rekrutteringsbyråer

Med fremveksten av interne rekrutterere finnes det en nærmest iboende drivkraft for å «redusere bruken av byråer til null» som en del av KPI-en til talentlederen. Jeg vet det, for jeg har selv hatt den KPI-en. 

Det finnes imidlertid tilfeller der et eksternt samarbeid kan være nødvendig. Det kan hende at du ennå ikke har et dedikert rekrutteringsteam, at teamet ditt har nådd kapasitetsgrensen, eller at du går inn i et marked du ikke kjenner. I så fall kan samarbeid med lokale spesialister, som rekrutteringsbyråer i NYC eller rekrutteringsfirmaer i Boston, gi deg tilgang til lokale kandidatnettverk og ekspertise innen ansettelser.

For å gi deg et eksempel: Selv om jeg startet med lederrekruttering i sin tid, endte jeg etter overgangen til intern rekruttering opp med å fylle flere stillinger på mellomnivå, siden det var der volumet lå.

Derfor anbefalte jeg faktisk å bruke et selskap for lederrekruttering da administrerende direktør kom til meg og ba meg åpne en stilling på C-nivå, fordi de hadde kontaktene jeg en gang hadde.

Avhengig av hvor du befinner deg, kan det gjennomsnittlige byråhonoraret være mellom 15-25% av grunnlønnen per år, men det er en avveining mot tidsbruken. Ikke glem å ta med verdien av tiden din i beregningen, ettersom du kan ende opp med å bruke mye mer enn om du bare hadde benyttet en rekrutterer fra et byrå.

Andre/diverse

Som alltid finnes det en kategori for «Diverse» eller «Andre» for å fange opp alt annet som kan være relevant.

Én ting er å ta med eventuelle anbefalingsbonuser eller insentivutbetalinger i beregningen. Hvis du har historiske data om anbefalinger, er det flott. Hvis ikke, liker jeg å være raus og beregne at omtrent 20% av ansettelsene kommer fra anbefalinger (og jeg oppmuntrer sterkt til anbefalinger!).

En annen ting er tjenester som tjenester for bakgrunnssjekk – slike kostnader kan fort bli store, og i enkelte jurisdiksjoner eller for bestemte roller er referansesjekker eller bakgrunnssjekker obligatoriske.

Slik følger du med

Igjen vil jeg anbefale at du samarbeider med økonomiteamet ditt for å finne ut hvordan de følger opp alle de andre kostnadene. Hvis en post for eksempel har en årlig kostnad, vil de da føre den i måneden den betales, eller deles kostnaden på 12 og føres gjennom hele året? 

Hvis et slikt team ikke er tilgjengelig, foretrekker jeg personlig å føre posten i måneden den betales, slik at jeg også kan holde oversikt over fornyelsen av abonnementet.

Deretter finner du den faktiske totale kostnaden per ansettelse ved å ta den samlede kostnaden for året for alt du har anslått at du vil bruke, og dele den på antall ansettelser.

• Kostnad per ansettelse = total kostnad for alle kostnader / antall ansettelser

Her er et skjermbilde av hvordan jeg personlig organiserer budsjettet mitt (lenke til regnearket her):

For en mer teknologisk tilnærming er en av fordelene med rekrutteringsprogramvare, som søkersporingssystemer, at du enkelt kan følge med på kostnadene i tilpassbare rekrutteringsdashbord.

Slik evaluerer du

Som alltid når det gjelder tall og data, er det viktigste hva du gjør med dem. 

Jeg liker å dele opp overvåkingen og evalueringen i tre løse kategorier: prioritet én, prioritet to og prioritet tre.

Dette hjelper meg med å forstå hvor ofte jeg bør gjennomgå dem, og hvilke typer måltall jeg bør sette.

Kostnader med førsteprioritet

Dette gjelder ting som annonsering og bruk av plattformer. Grunnen til at jeg mener de har førsteprioritet, er at a) kostnadene kan øke raskt, og b) du ganske raskt kan få oversikt over hvor mye du får ut av hver plattform eller jobbportal. Det betyr at det er lurt å sjekke resultatene for hver av dem regelmessig.

For kandidatplattformer sjekker jeg alltid med teamet mitt hvilken kvalitet, mengde og grad av engasjement kandidatene har (eller følger selv med på det), og på den måten sørger jeg også for at teamet bruker plattformene vi har kjøpt tilgang til.

Når det gjelder annonsering, sørger jeg for å sjekke konverteringsratene fra hver jobbportal, slik at jeg får et inntrykk av den potensielle kvaliteten på kandidatene.

La oss for eksempel si at jeg bruker tre jobbportaler. Den ene gir meg mange kandidater, men konverteringsraten er ikke særlig god, den andre har få kandidater, men vi har ansatt halvparten av dem, og den tredje har få kandidater og ingen ansettelser. Da vet jeg hvilken jeg umiddelbart bør avslutte, og hvilken som bør stå for tur etterpå.

Førsteprioritet gjelder også byråer – de kan være dyre, og du vil forsikre deg om at de gjør det de skal for pengene du betaler dem, om jeg får være så direkte.

Kostnader med andreprioritet

Dette gjelder ting som arbeidsgiverprofilering og arrangementer. Disse finner kanskje ikke sted så ofte, og du må kanskje gjennomføre noen av dem for å få en følelse av hva som fungerer og hva som ikke gjør det. Derfor trenger du sannsynligvis ikke å følge opp disse like ofte som dem med førsteprioritet.

For arrangementer bør du følge med på antall ansettelser og det generelle engasjementet. Hvis du deltar på et arrangement der du ikke ansetter noen, men snakket med mange mennesker, er det likevel bedre enn arrangementer der ingen kom bort til deg.

Kostnader med tredjeprioritet

Dette er ting som må overvåkes over en noe lengre periode for at du skal forstå om du faktisk får det du trenger ut av pengebruken. 

Her kategoriserer jeg vanligvis lønn til rekrutteringsteamet og kostnader til søkersporingssystemer/HR-systemer. Du trenger ikke å overvåke kostnadene like ofte, og når det gjelder rekrutteringsteamet spesifikt, vil dette uansett ikke være den beste måten å vurdere resultatene på – det er bedre å bruke måltall.

Hvordan ligger du an?

Det er notorisk vanskelig å si hva den gjennomsnittlige kostnaden per ansettelse bør være. Tall på nettet varierer fra $3,000-8,000. Jeg bruker vanligvis rundt $6,000 som et omtrentlig gjennomsnitt, men det avhenger av så mange faktorer. 

Da jeg først begynte å jobbe internt, sa direktøren for talentanskaffelse, som jeg jobbet under, til meg: «Så lenge vi er billigere enn å bruke et byrå, bør det gå bra.» 

Selv om jeg mener at denne typen holdning forsterker en slags motsetningsfylt relasjon mellom de to, noe jeg ikke er særlig begeistret for, forstår jeg også logikken.

Hvis du opplever at kostnaden per ansettelse nærmer seg 20 % av grunnlønnen per stilling, kan det hende du må revurdere strategien og stramme inn pengebruken. 

Legg merke til at jeg sier «kan hende». Det kan være at du har det budsjettet og er komfortabel med pengebruken fordi du har brukt mye på arbeidsgiverprofilering, og at dette sannsynligvis vil gi resultater senere og redusere den gjennomsnittlige kostnaden per ansettelse på lang sikt.

Den generelle regelen er å alltid spørre seg: «Er dette den beste måten å bruke disse pengene på?»

Hvis du for eksempel bruker 20 % av lønnen kun på annonsering i jobbportaler, samtidig som du bruker masse tid på å gå gjennom CV-er, er det da på tide å hente inn et byrå eller revurdere hvor mange steder vi annonserer?

Ikke glem at du også kan bruke mye penger nå fordi du har flere stillinger som må fylles, og de haster. Det blir dyrt, men jo flere du ansetter, desto lavere blir kostnaden etter hvert.

Det avhenger virkelig av rekrutteringsbehovene dine. Rekruttering følger, i likhet med mange andre ting, Venn-diagrammet for billigere-raskere-bedre (Bra, raskt, billig: Du kan bare velge to! - Pyragraph)

Slik fremmer du saken din overfor økonomi/ledelsen

Dette kan være en vanskelig samtale å ta, men hvis du har forberedt noen estimater, har du i det minste et utgangspunkt. 

Som i enhver forhandling bør du møte opp med alt du trenger – det «ideelle» verktøyet og annonseringsbudsjettet – og være forberedt på å slå deg til ro med et «godt nok»-beløp. 

Avtal også at eventuelt gjenværende budsjett overføres til neste måned. På den måten bygger du opp en buffer både for deg selv og for selskapet.

Du hører kanskje: «Kom til oss når du trenger ting, i stedet for å planlegge et budsjett». 

Dette gir meg déjà vu.

Hvis du får høre dette, anbefaler jeg at du spør hvorfor det ikke er mulig å budsjettere akkurat nå, og om det ville være nyttig å lage et kvartals- eller halvårsbudsjett.

Dette gir både rekrutterings- og ledelses-/økonomiteamene en tydelig oversikt over kostnadene og innsatsen som kreves. 

Ellers vil det balle på seg hvis du må «be om» samtykke hver gang du publiserer en stilling, og den andre parten vil etter hvert be deg om å gjøre det samlet (eller med andre ord, budsjettere), og du har bare kastet bort mye tid i mellomtiden.

Hvis budsjettet du får, er for lavt, og du føler at du ikke vil ha nok å jobbe med i det hele tatt (jeg mener en rimelig grense vil være rundt $2000 per ansettelse), må du begynne å snakke med folk om prioriteringer.

Enten må du gjøre langt flere ting manuelt, og dermed saktere, slik at du ikke kan jobbe med like mange stillinger, eller så vil du ikke kunne annonsere for like mange stillinger samtidig, noe som også vil bremse deg.

La økonomi/ledelsen få vite om de sannsynlige konsekvensene, og samarbeid om å finne ut hvilken innvirkning dette vil ha på virksomheten. Enten innser dere at det som ble prioritert, faktisk ikke hastet så mye, eller så blir det funnet budsjettmidler et sted.

Avsluttende tanker

Det er ikke enkelt å budsjettere, enten det gjelder hjemmet eller jobben, men med litt forutseenhet kan det gjøres litt mindre vanskelig.

For å bruke en metafor er det som med strømmetjenester. Alt strømmes i dag, og det kan være så praktisk, men jeg abonnerer på Disney, Netflix, Amazon Prime, WarhammerTV, HBOMax og YouTube Premium … du skjønner poenget. Det kan ta helt av!

Du har mye å holde øye med, men budsjettet kommer sannsynligvis til å være en av dine største begrensninger, med mindre du har fått en blankosjekk (og i så fall må du gjerne fortelle meg hvilket selskap som gjør det!).

For å gjøre det enklere å håndtere alt bør du fastsette hvor ofte du skal gjennomgå prioritet én, to og tre, og gjøre det til en del av rutinen. Etter hvert vil det finne en fast form, og du bør være klar til å sette i gang mens du bygger opp datagrunnlaget underveis.

Som alltid: lykke til!

Her er flere ressurser som kan hjelpe deg med rekrutteringsstrategien din:

• Arbeidsgiverprofilering: Hvor du bør begynne, og hvordan du holder den autentisk
• Din arbeidsgiververdi: En grundig gjennomgang
• Nøkkelen til fokuserte og engasjerende intervjuer (+ mal)
• Fordommer i ansettelser: De ulike typene og hvordan du håndterer dem
• Rekrutteringsmarkedsføring: Hva det er, og 10 effektive taktikker
• Beste skybaserte rekrutteringsprogramvare for ansettelsesteam

Abonner på nyhetsbrevet fra People Managing People for å få jevnlige innsikter i hvordan du tiltrekker, rekrutterer og beholder de rette medarbeiderne i organisasjonen din.