Hva er medarbeiderovervåking?

Hva er overvåking av ansatte?

Overvåking av ansatte kan være enhver prosess som innebærer innsamling av informasjon om ansattes aktiviteter.

Aktivitet kan omfatte alt den ansatte foretar seg. For eksempel:

• Internett-trafikk (besøkte nettsteder, aktivitet i sosiale nettverk)
• Geolokalisering (GPS-posisjonsdata)
• Helsedata (medisinske undersøkelser, aktivitetsmålere)
• Bruk av apper (hvilke apper den ansatte bruker, og hvor lenge)

Hvilke typer overvåking av ansatte finnes?

Selv om teknologien har åpnet Pandoras eske med et enormt utvalg av alternativer og priser, har alle metodene tre grunnleggende elementer:

1 - Overvåke (de fleste med overvåking i sanntid og integrasjoner med tredjepartsprogramvare)

2 - Rapportere (inkludert push-varsler og e-postvarsler eller tilpassede rapporter)

3 - Ikke tillate avbrudd i de to foregående trinnene.

Internett-overvåking (nettsteder, e-postovervåking og sosiale medier)

Internett er for tiden hovedfokuset for overvåking av ansatte. Rapporter kan omfatte alt fra nettleserhistorikk til timelister som viser hvor mye tid som brukes på sosiale medier.

E-post blir sakte et gammeldags kommunikasjonsverktøy på grunn av hvor lite produktiv og ineffektiv e-post er sammenlignet med nyere kommunikasjonsverktøy. 

E-post brukes imidlertid fortsatt, og mange organisasjoner er avhengige av programvare for e-postovervåking for å overvåke den. Data som samles inn fra ansattes e-poster, omfatter vanligvis meldingens brødtekst, emne og mottakere.

Overvåking av operativsystemet

Det meste av programvare for overvåking av ansatte registrerer datamaskinaktivitet fra den ansattes datamaskin, inkludert hvilke programmer brukeren kjørte, og hvor lenge. Datamaskinens inaktivitetstid registreres ofte også.

Noen sporingsprogrammer kan også lage en tidsforløpsvideo ved hjelp av bilder tatt med et webkamera eller ta skjermbilder automatisk.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Datamaskinovervåking ved hjelp av tasteloggere

Tasteloggføring, eller registrering av tastetrykk, er en metode som registrerer alt en bruker skriver, og som også kan ta skjermbilder av skjermen.

Denne metoden innebærer betydelig risiko knyttet til personvern for ansatte og datainnbrudd. Årsaken er at nesten all overvåkingsprogramvare i dag er nettbasert. Med denne metoden vil alt fra kredittkortnumre til forretningshemmeligheter bli registrert og overført gjennom et nettverk.

Overvåking av telefonsamtaler og chatter

Noen overvåkingsprogrammer gjør det mulig å ta opp telefonsamtaler og overvåke direktemeldinger i arbeidstiden, slik at dataene kan hentes frem senere for analyse.

Posisjonssporing

Bedrifter kan bruke GPS-sporing til å spore biler og lokalisere bærbare datamaskiner og mobile enheter i løpet av den ansattes arbeidsdag.

Videoovervåking

Mange bedrifter integrerer opptak fra videokameraer for å overvåke ansattes tilstedeværelse og handlinger i arbeidstiden.

Fordeler med overvåking av ansatte i et miljø med høy tillit

Det finnes flere viktige fordeler med programvare for overvåking av ansatte:

• Du kan bruke de innsamlede dataene til å hjelpe ansatte som har problemer med å utføre arbeidet sitt, og avgjøre hvilken type opplæring det er behov for i hvert team.
• Det er også en utmerket mulighet til å gi tilbakemeldinger og snakke om hvordan hver enkelt ansatt kan styrke ferdighetene sine og planlegge karrieren for å få best mulig nytte av dem.
• Du kan også bruke rapportene til å sette mer realistiske mål og forventninger for teamene, og hjelpe dem med å forbedre seg ved å nå én milepæl om gangen.
• Å skape åpne diskusjoner om dataene viser at du bryr deg, og øker engasjementet og trivselen i teamet.

Vurderinger ved innføring av medarbeiderovervåking

Risikoene nedenfor, som er forbundet med medarbeiderovervåking, må reduseres gjennom en gjennomtenkt overvåkingspolicy.

Personvern

Et overvåkingssystem for ansatte åpner døren for flere personvernutfordringer. 

Det er stor risiko for at bedriftsdata eller personopplysninger blir avslørt gjennom en cybersikkerhetshendelse eller skadelig programvare, som en trojaner eller et datavirus.

Det finnes dessverre ingen løsning som kan garantere at de innsamlede dataene er 100 % sikre.

Ansattes engasjement

Hvis du ikke stoler på de ansatte, hvorfor skulle de stole på deg?

Og hvorfor skulle de bry seg om arbeidet sitt hvis de ikke stoler på selskapet de jobber for?

Derfor er det avgjørende å vurdere hvordan du tar opp temaet med de ansatte, slik at du unngår å påvirke arbeidsmoralen.

Økt stress

Noen mennesker har en tendens til å utøve sin innflytelse og kontroll over andre på en naturlig måte når de får myndighet.

Når de har verktøy for medarbeiderovervåking og andre HR-applikasjoner tilgjengelig, blir det mye enklere for dem å opptre krenkende overfor ansatte.

I tillegg øker stressnivået når folk vet at selskapet de jobber for, overvåker dem, og risikoen for at de blir utbrent blir større.

Juridiske spørsmål 

Ifølge Society for Human Resource Management (SHRM), som har som mål å skape bedre arbeidsplasser, bør du innhente juridisk rådgivning før du oppretter et overvåkingsprogram på arbeidsplassen. 

I USA må du for eksempel overholde føderale lover og delstatslover, og hvert tilfelle er forskjellig.

Du må også følge Electronic Communications Privacy Act (ECPA) for å overvåke telefonsamtaler.

I EU har man rett til personvern på arbeidsplassen. Arbeidsgivere må innhente den ansattes samtykke for å samle inn personopplysninger, og de må opplyse om hvordan og hvorfor de samler dem inn.

Du må også overholde spesifikke personvernlover. GDPR (General Data Protection Regulation) stiller strenge krav til lagring og overføring av sensitiv informasjon.

Her er noen ting du bør tenke på:

• Hvilke metoder har jeg lov til å bruke for aktivitetsovervåking?
• Når er det greit å overvåke, og på hvilket sted?
• Må jeg innhente samtykke fra de ansatte, eller holder det å varsle dem?

Slik kan du som leder gå frem med medarbeiderovervåking overfor teammedlemmer

Det er viktig å ta seg tid til å reflektere over de egentlige årsakene til at du har denne innstillingen, ved å bruke følgende spørsmål.

• Hvilke unnskyldninger bruker jeg for å rettferdiggjøre detaljstyring av denne ansatte? Tror jeg for eksempel at jeg er den eneste som kan levere inn denne oppgaven?

• Hvorfor klarer jeg ikke å se helheten? Som leder er det avgjørende å overlate detaljene til teamet og fokusere på helheten. 

• Hvordan kan jeg hjelpe denne ansatte med å komme videre? Når var sist gang vedkommende rapporterte om det? Finnes det tidligere hendelser som kan få deg til å stille spørsmål ved ferdighetene deres eller ikke stole på dem?

• Hvordan kan jeg bruke programvare for aktivitetssporing på en positiv måte? Synes du tilstedeværelse er viktigere enn prestasjoner? Hvordan ville du følt deg som ansatt hvis selskapet ditt bestemte seg for å overvåke handlingene dine? Hvilke metoder ville jeg vurdert å bruke, og hvilke ville jeg ikke brukt?

Effektive plattformer for HR-saksbehandling sørger for at ansattes bekymringer rundt overvåkingspraksis blir håndtert på en rettferdig og transparent måte.

More Articles

• 10 beste WorkBoard-konkurrenter for OKR-styring i 2026

Den perfekte bedriftskulturen for ansattovervåking

Hvis du ønsker å oppnå fremragende resultater ved bruk av ansattovervåking, bør du investere ressursene dine i å bygge en bedriftskultur med høy tillit, der de ansatte føler seg:

• Respektert som fagfolk
• Ledet av ledere, ikke sjefer
• At bedriftskulturen i bunn og grunn er rettferdig
• At det finnes gjennomtenkte retningslinjer for overvåking.

Slik bygger du et miljø med høy tillit

I mer enn 30 år har Great Place to Work studert forholdet mellom en tillitsfull kultur og en virksomhets samlede suksess. 

I 2016 publiserte de «Forretningsgrunnlaget for en kultur med høy tillit», som inkluderte et viktig funn:

Bedrifter med tillitsbaserte kulturer gjør det bedre i aksjemarkedene, har langt lavere gjennomtrekk og er mer kreative, samtidig som de ansatte er mer engasjerte og produktive. De oppnår også høyere kundetilfredshet.

Ifølge GPW har dessuten ingen bedrift uten en kultur med høy tillit noen gang kommet med på listen «Fortune 100s beste selskaper å jobbe for».

I 2020 fant en studie fra London School of Economics (LSE) at «ledere og mellomledere i stadig større grad må lære at tillit er avgjørende for produktivitet, forpliktelse, engasjement og det å beholde produktive medarbeidere».

Doist, et programvareselskap for produktivitet som redefinerer fremtidens arbeidsliv, har en interessant tilnærming til å håndtere denne utfordringen.

De begynner med å ansette de rette personene ved å se etter lett gjenkjennelige egenskaper som viser at noen sannsynligvis er til å stole på.

Du vil ikke se noen stillingsannonser med urealistiske krav, som å gjøre flere ting samtidig og være tilgjengelig for arbeid døgnet rundt. 

Utvelgelsesprosessen er så transparent som de kan gjøre den, med hyppige tilbakemeldinger fra både kandidaten og bedriften.

Etter at de har bestemt seg for å ansette kandidaten, bygger de tillit fra første dag gjennom en egen introduksjonsprosess som omfatter følgende:

• De inviterer noen fra teamet til å bli mentor for den nyansatte. De sørger også for at mentoren setter av tid i kalenderen til å være tilgjengelig den første måneden for å svare på spørsmål den nyansatte måtte ha.

• De kommuniserer ofte og er alltid ærlige når de gir tilbakemeldinger.

• De gir nyansatte reelle muligheter til å bidra til bedriften fra første dag.

• De avklarer tydelige forventninger til resultatet av arbeidet deres og eventuelle resultatindikatorer som skal brukes til å vurdere arbeidet.

• De skaper uformelle samtaleøyeblikk der nyansatte kan bli kjent med kollegene sine, slik at de kan bli bedre kjent med hverandre.

Etter noen uker fortsetter de å styrke tilliten ved å gi nye teammedlemmer selvstendighet til å utføre arbeidet sitt.

En lærdom her er at ledere må bli dyktige til å delegere oppgaver til andre for å bygge tillit; de må bytte ut trangen til detaljstyring med lederegenskaper. 

Det er ikke en enkel oppgave, men den gir resultater i form av et overraskende utfall:

De ansatte vil automatisk reagere på denne innstillingen med høyere produktivitet, samtidig som de føler seg ansvarlige og motiverte.

Avsluttende tanker

Du bør bruke ansattovervåking i et miljø med høy tillit for å øke den positive effekten på de ansattes prestasjoner, effektivitet og engasjement.

Husk at det sentrale er å bygge en bedriftskultur med høy tillit.

Ansett de rette personene, ha en gjennomtenkt introduksjonsprosess, og gi de ansatte den selvstendigheten de trenger for å utføre arbeidet.

Det er avgjørende at ledelsen arbeider med å fjerne det som hindrer arbeidsflyten, samtidig som de ansatte blir mer engasjerte og motiverte. Ansattovervåking kan være et utmerket verktøy for å hjelpe dem med å nå dette målet.

Når du har etablert en kultur med høy tillit sammen med de rette verktøyene, vil organisatorisk suksess følge.

Se vår anbefaling av den beste programvaren for ansattovervåking på markedet i dag.

Relatert lesning: Beste programvare for produktivitetssporing for hybride team