Hva er programvare for eiendelsforvaltning? En komplett guide

Moderne virksomheter er avhengige av programvare for aktiva­forvaltning for å redusere de administrative kostnadene forbundet med forvaltning av aktiva. De effektiviserer aktiva­forvaltningen ved å gi bedre oversikt over aktivaene dine, slik at du kan optimalisere utgifter til reparasjoner og vedlikehold.

Hva gjør programvare for aktiva­forvaltning?

Programvare for aktiva­forvaltning samler aktivaopplysninger fra alle avdelinger, slik at du alltid har sanntidsinformasjon som grunnlag for effektive beslutninger.

Her er noen eksempler på hva løsninger for aktiva­forvaltning kan gjøre for deg:

1. Legger til rette for effektive beslutninger

La oss si at du har kjøpt ti datamaskiner med tilsvarende funksjoner. Fem av disse datamaskinene kommer fra en annen produsent enn de fem andre.

Du registrerer disse aktivaene i løsningen for aktiva­forvaltning. Fem datamaskiner kjøpt fra produsent A sluttet å fungere i løpet av de neste 18 månedene. I samme periode sluttet bare én av datamaskinene kjøpt fra produsent B å fungere.

Ettersom du har registrert opplysninger om disse aktivaene i systemet, kan du se opplysningene i oversikten din og identifisere disse datamaskinene fra en liste over aktiva som kan inneholde hundrevis av andre aktiva. Du kan bestemme deg for kun å kjøpe fra produsent B i fremtiden og spare virksomheten din for betydelige kostnader.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Overvåker kostnadene ved å eie aktiva

Kostnadene ved å eie et aktivum har en tendens til å øke etter hvert som aktivaene avskrives. En maskin kan for eksempel kreve hyppigere reparasjoner etter at du har brukt den i flere år. I noen tilfeller er det mer fornuftig å erstatte aktivumet enn å reparere det om og om igjen.

Du trenger imidlertid nøyaktig reparasjonshistorikk og vedlikeholdsdata for å avgjøre om du bør erstatte aktivumet. For å ta velinformerte beslutninger om å erstatte eller vedlikeholde aktiva bør du vurdere å bruke verktøy som systemer for håndtering av virksomhetens skatter til å analysere de totale eierkostnadene og mulige skattefordeler.

Hvis de totale kostnadene ved å eie aktivumet (det vil si kostnadene ved å reparere, vedlikeholde og bruke det) overstiger de økonomiske fordelene det gir virksomheten, er det på tide å erstatte aktivumet.

3. Enkel tilgang til aktivaopplysninger

Du trenger aktivaopplysninger for å overvåke aktivaenes ytelse, ta beslutninger om reparasjon eller utskifting og forstå skattemessige konsekvenser av avskrivning av aktiva, blant annet.

Når du bruker et system for aktiva­forvaltning, kan du gå gjennom aktivaopplysninger raskere. Du får mulighet til å søke i aktivaopplysninger basert på ulike parametere, for eksempel aktivaets plassering, type, garanti eller reparasjonshistorikk.

Tilgang til denne informasjonen kan spare deg for mye tid som du ellers ville brukt på å lete gjennom regneark.

4. Overholder kravene fra IRS og FASB

IRS krever at selskaper oppbevarer dokumentasjon som gjør det mulig å bekrefte visse opplysninger om selskapets aktiva. 

Du trenger dokumentasjon som viser opplysninger som kjøpesum, avskrivningsfradrag, bruk av aktiva og mer. Eksempler på dokumenter som kan bidra til å dokumentere denne informasjonen, er kjøpsfakturaer, innløste sjekker og oppgjørsoppgaver for eiendom.

FASBs nye regnskapsstandarder for leieavtaler vil gjelde for alle innen utgangen av 2022. Du må være mer grundig når du registrerer leide aktiva. 

I stedet for å håndtere aktivaopplysninger og dokumenter manuelt forenkler et system for aktiva­forvaltning prosessen med å lagre dokumenter og sende dem til relevante parter ved behov.

Fordeler med programvare for aktiva­forvaltning

Her er fordelene du kan forvente ved å ta i bruk en robust løsning for aktiva­forvaltning:

1. Sparer tid og penger

Den viktigste fordelen med programvare for kapitalforvaltning er at det sparer tid og penger. Den sentraliserer alle dataene du trenger for å overvåke eiendeler og sikre samsvar uten at det kreves manuell dataregistrering, og er en viktig del av ethvert helhetlig digitalt system for kontoradministrasjon. Dette reduserer den administrative byrden, frigjør tid for teamet og sparer penger for selskapet.

Data om eiendeler gir innsikt som hjelper deg med å identifisere muligheter for å redusere kostnader. Du kan for eksempel legge merke til eiendeler med minimal utnyttelse som krever mye vedlikehold. Du kan bestemme deg for å selge disse eiendelene og sette ut oppgavene du brukte maskinen til, for å spare penger.

2. Tilgang til eiendelsregistre i sanntid

La oss si at du er produsent. Du vet at et program for forebyggende vedlikehold er avgjørende for å minimere maskinhavari og reparasjonskostnader for fysiske eiendeler. 

Det kan imidlertid være utfordrende å sikre at programmet gjennomføres konsekvent når du har mange eiendeler. Det er her et system for kapitalforvaltning kan hjelpe.

På samme måte kan et programvareselskap ha eiendeler som datamaskiner, servere og digitale eiendeler som en programvarelisens. Et system for kapitalforvaltning kan gi deg informasjonen du trenger for å overvåke disse eiendelene og spare betydelige beløp.

For eksempel bruker en gjennomsnittlig virksomhet dobbelt så mye på programvareeiendeler som nødvendig på grunn av manglende oversikt over selskapets programvarelandskap.

3. Effektiv forvaltning av eiendelenes livssyklus

En eiendel har en begrenset brukstid. Slitasje kan gjøre de nåværende eiendelene dine ineffektive eller til og med ubrukelige.

Programvareløsninger for kapitalforvaltning kan gi historiske data om livssyklusen til en type eiendel. Tilgang til disse dataene kan bidra til å anslå levetiden til nye eiendeler, slik at du kan planlegge for skatter, eierkostnader og utskifting av eiendeler.

For å spore og overvåke eiendeler som skrivebord og utstyr i konferanserom kan programvare for booking av møterom bidra til å vise hvem som brukte hva, når og hvor ofte.

4. Optimaliserte vedlikeholdsprogrammer

Forebyggende vedlikehold er avgjørende for å forlenge en eiendels brukstid og minimere reparasjonskostnader. Programvare for kapitalforvaltning kan gi vedlikeholdsdata, slik at du alltid er oppmerksom på eiendeler som kan nærme seg slutten av brukstiden.

Du kan optimalisere vedlikeholdsprogrammet ved å endre vedlikeholdsrutinene for bestemte eiendeler basert på vedlikeholdsdataene. Dette kan bidra til å forlenge eiendelens brukstid. Alternativt kan du velge å kjøre maskinen til den svikter.

5. Hjelper interne og eksterne revisorer

Revisorer må blant annet bekrefte eiendelenes eksistens, verdi og plassering. Eiendelsregistre spiller en avgjørende rolle når eksterne revisorer skal kontrollere at eiendelene slik de fremgår av regnskapet, er korrekte.

Interne revisorer kan dessuten bruke eiendelsregistre for å sikre at det ikke har forekommet misbruk av eiendeler, og at det finnes tilstrekkelige interne kontroller for å beskytte selskapets eiendeler.

Programvareløsninger for kapitalforvaltning kan også inneholde en funksjon som lar interne revisorer motta statusoppdateringer for eiendeler, slik at de kan overvåke eiendelene effektivt.

Viktige funksjoner i programvare for kapitalforvaltning

De beste programvareløsningene for kapitalforvaltning har følgende funksjoner:

• Brukervennlig grensesnitt: Et komplekst system motvirker ofte hensikten med å ta det i bruk. Du kan spare penger på den reduserte administrative arbeidsmengden, men du kan måtte bruke ekstra penger på å lære opp teamet ditt i å bruke systemet hvis det er komplekst. Du trenger et system som er intuitivt og har en skånsom læringskurve.
• Støtte på tvers av plattformer: Velg et system som fungerer på alle populære operativsystemer, spesielt hvis teamet ditt utfører mye feltarbeid. En mobilapp lar ansatte oppdatere registeroppføringer for eiendeler underveis, slik at dataene alltid er oppdaterte.
• Vedlikeholdsstyring: Verktøyet for eiendelsstyring bør ha en innebygd modul for vedlikeholdsstyring eller integreres med et eksternt vedlikeholdsverktøy, for eksempel et datastyrt vedlikeholdsstyringssystem (CMMS). Du bør kunne planlegge vedlikehold av eiendeler, opprette arbeidsordrer og følge fremdriften ved hjelp av systemet for eiendelsstyring. Med det beste programvareproduktet for styring av virksomhetens eiendeler kan du også overvåke eiendelenes ytelse for å innføre et program for prediktivt vedlikehold. 
• Sporing av eiendeler: Virksomheter sporer eiendeler ved hjelp av ulike teknologier som strekkoder, Bluetooth-sporing og RFID. Systemet for eiendelsstyring må støtte disse teknologiene og enhetene de krever, for eksempel strekkodeskannere og RFID-skannere.
• Sanntidsrapportering av eiendeler: Når du har samlet inn dataene, må du tolke dem. Et omfattende regneark kan virke skremmende. Et system for eiendelsstyring forenkler imidlertid tolkningen ved å rapportere eiendelsdata visuelt. Dataene oppdateres i sanntid, slik at du kan ta smarte beslutninger raskt.
• Inn- og utsjekking av eiendeler: Ofte kan flere avdelinger ha behov for å bruke en eiendel. Du må kunne spore eiendelen når den flyttes mellom avdelinger, og derfor trenger systemet en funksjon for inn- og utsjekking.

Styr eiendeler på en moderne måte

Hvorfor bruke all den tiden på å legge inn data manuelt i et regneark? Spar tid og sørg for langt større datanøyaktighet med et robust programvareprodukt for eiendelsstyring.

I tillegg til å spare tid og penger får du tilgang til ulike funksjoner som legger til rette for innsiktsfulle beslutninger og effektiviserer prosessene for eiendelsstyring.

Hvis du er klar til å begynne å vurdere alternativene dine, anbefaler jeg at du deretter ser gjennom vår prisguide for programvare for eiendelsstyring.

Flere ressurser:

• Glem pennen! Se disse 6 fordelene med elektroniske signaturer
• Beste programvare for virksomhetsstyring
• Beste programvare for produktivitetssporing for hybride team
• Beste programvare for fjernovervåking av ansatte