Hva er skjema 1096? Når og hvordan bruker du det riktig?

Hva brukes skjema 1096 til?

Skjema 1096, offisielt kjent som Årlig sammendrag og oversendelse av amerikanske informasjonsoppgaver, er et viktig dokument som brukes av virksomheter i USA. Det er en samlerapport som effektivt oppsummerer informasjonsoppgavene en virksomhet sender inn til Internal Revenue Service (IRS).

Disse informasjonsoppgavene kan omfatte en rekke skjemaer, inkludert 1099-MISC, 1099-NEC og flere, som alle rapporterer ulike typer inntekter utover lønn, arbeidsvederlag og tips. 

Skjema 1096 sendes inn sammen med kopier av alle informasjonsoppgaver (for eksempel 1099-skjemaer eller andre) og hjelper IRS med å overvåke og kontrollere oppgitte inntekter.

Andre IRS-skjemaer som bruker skjema 1096 som omslagsark, omfatter: skjema 1097, skjema 1098, skjema 3921, skjema 3922, skjema 5498, skjema 8935 og skjema W-2G. 

Hvem må sende inn skjema 1096?

IRS-skjema 1096 brukes hovedsakelig av virksomheter som betaler annen godtgjørelse enn lønn til personer som ikke er ansatte, eller foretar bestemte typer betalinger til virksomheter eller enkeltpersoner gjennom ulike skjemaer. Det er utformet for å rapportere og oppsummere disse transaksjonene til IRS. 

De vanligste virksomhetene som bruker skjema 1096, er bedrifter, selskaper, ideelle organisasjoner og andre organisasjoner som har benyttet tjenestene til uavhengige oppdragstakere eller frilansere, eller som har foretatt betalinger knyttet til royalty, husleie eller andre typer økonomiske gevinster til mottakere.

Det er imidlertid viktig å presisere at skjema 1096 ikke kreves for virksomheter som sender inn rapportene sine elektronisk, ettersom skjemaet fungerer som et sammendrag for papirskjemaer som sendes inn. 

I tillegg trenger selskaper som bruker lønnssystemer som automatisk sender denne typen informasjon til IRS, kanskje ikke å sende inn skjemaet. Kravet gjelder derfor først og fremst virksomheter og organisasjoner som sender inn ikke-elektroniske opplysninger om godtgjørelse til personer som ikke er ansatte, til IRS.

Frist for innsending av skjema 1096

Fristen for å sende inn skjema 1096 er 28. februar hvert år. 

Fra og med 2023 må imidlertid arbeidsgivere som skal sende inn mer enn 10 informasjonsoppgaver (det vil si skjema 1099 eller andre) sende dem inn elektronisk. For organisasjoner som er pålagt å sende inn elektronisk, er det ikke nødvendig å sende inn skjema 1096.

Hvis en av fristene faller på en helg eller offentlig helligdag, flyttes fristen til neste virkedag. IRS-nettstedet er en nyttig ressurs for oppdateringer knyttet til fristene for innsending av skjema 1096.

Slik fyller du ut og sender inn skjema 1096

For å fylle ut skjema 1096 må du samle alle relevante 1099-skjemaer fra skatteåret. Oppgi selskapets navn, adresse, kontaktinformasjon og arbeidsgiveridentifikasjonsnummer i de aktuelle feltene. Oppgi deretter det totale antallet skjemaer du sender inn, summen av de rapporterte betalingene og hvilken type skjema du sender inn.

Send skjema 1096 med vanlig post til IRS. Det skal legges ved de relevante 1099-skjemaene. Merk at du ikke kan sende inn dette skjemaet elektronisk. Se IRS-nettstedet for riktig postadresse, som varierer avhengig av hvilken delstat du befinner deg i.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Skjema 1096: trinnvis veiledning 

Hvis du ønsker litt mer hjelp, kan du følge denne prosessen i 10 trinn for å fylle ut og sende inn skjema 1096 på riktig måte:

1. Samle inn den nødvendige informasjonen for å fylle ut skjema 1096:
   1. Organisasjonens navn, adresse og kontaktinformasjon (telefonnummer, faksnummer, e-post osv.)
   2. Skattebetalers identifikasjonsnummer (TIN)
   3. Arbeidsgivers identifikasjonsnummer (EIN) eller personnummer (SSN)
   4. Det totale antallet skjemaer du sender inn sammen med 1096-skjemaet
   5. Kopier av alle de medfølgende IRS-skjemaene 1099 som du må sende inn. Du må også beregne følgende fra disse skjemaene:
      1. Det samlede beløpet for tilbakeholdt føderal inntektsskatt (felt 4)
      2. Det samlede beløpet for rapporterte betalinger (felt 5)
2. Fyll ut opplysningene i skjemaet i henhold til instruksjonene. Når du er ferdig, må du kontrollere alle opplysningene du har fylt inn på nytt for å unngå utilsiktede feil. (Husk at eventuelle feil kan føre til mulige gebyrer fra IRS.) 
3. Fyll inn EIN i felt 1. Hvis du ikke har et EIN, kan du i stedet fylle inn SSN i felt 2. 
4. Fyll inn det totale antallet skjemaer du planlegger å sende til IRS, i felt 3. 
5. Fyll inn det samlede beløpet for tilbakeholdt føderal inntektsskatt fra alle skjemaene du sender inn, i felt 4. 
6. Fyll inn det samlede beløpet for rapporterte betalinger fra alle skjemaene du sender inn, i felt 5.
7. Sett en X i felt 6 for å angi hvilken type skjema du sender inn. (Merk: Du kan bare velge én type skjema her. Hvis du må sende inn flere versjoner av skjema 1099, må du sende et separat 1096-skjema for hver versjon.)
8. Skriv ut 1096-skjemaet og alle tilknyttede 1099-skjemaer, samt et følgebrev som oppsummerer alle dokumentene du sender inn. 
9. Ta kopier av alle dokumentene til virksomhetens arkiv.
10. Send hele pakken til IRS per post. 

Mulige konsekvenser av manglende etterlevelse

Manglende oppfyllelse av innsendingskravene for skjema 1096 kan føre til flere negative konsekvenser for virksomheter. Manglende etterlevelse kan forekomme på ulike måter, for eksempel ved at man unnlater å sende inn skjemaet, sender det inn med feil, sender det inn for sent eller sender inn ufullstendige skjemaer.

Her er noen mulige konsekvenser av manglende etterlevelse:

• Bøter og gebyrer: Virksomheter kan bli ilagt økonomiske bøter for å unnlate å sende inn skjemaer eller for å sende inn feilaktige eller forsinkede skjemaer.
• Økt kontroll fra myndighetene: Manglende etterlevelse kan trekke ekstra oppmerksomhet fra offentlige etater og føre til løpende overvåking.
• Risiko for økonomisk revisjon: Feil eller forsinkelser ved innsending kan utløse en økonomisk revisjon, noe som medfører ytterligere belastning og administrativt arbeid.
• Skade på omdømme og kredittverdighet: Manglende etterlevelse kan skade virksomhetens omdømme og redusere kredittverdigheten, noe som påvirker forholdet til partnere og långivere.
• Rettslige tiltak: Vedvarende manglende etterlevelse kan føre til søksmål eller andre rettslige utfordringer, noe som skaper kostbare og tidkrevende problemer.
• Større administrativ arbeidsbelastning: Å håndtere etterlevelsesproblemer i ettertid øker ofte den administrative belastningen og trekker ressurser bort fra virksomhetens kjerneaktiviteter.

Ved å forstå disse risikoene kan virksomheter ta proaktive grep for å sikre etterlevelse og unngå disse konsekvensene.

Gebyrer for forsinkede eller feilaktige innsendelser

IRS øker vanligvis gebyrbeløpene for hvert nye kalenderår, så det er viktig å alltid se oppdatert informasjon om gebyrer på IRS’ nettsted. Per 2024 er imidlertid gebyrene for å unnlate å sende inn en korrekt informasjonsoppgave i tide, eller for å unnlate å gi korrekte oppgaver til betalingsmottakere, som følger:

• $60 per oppgave hvis den sendes inn opptil 30 dager for sent
• $120 per oppgave hvis den sendes inn mer enn 30 dager for sent, men før 1. august
• $310 per oppgave hvis den sendes inn etter 1. august eller ikke sendes inn i det hele tatt
• $630 per oppgave ved bevisst tilsidesettelse av innsendingskravene

I tillegg til disse gebyrene krever IRS også renter på gebyrene. Datoen for når rentene begynner å løpe, varierer etter gebyrtype og beløp. Det finnes ingen øvre grense for gebyret ved bevisst tilsidesettelse. 

Slik unngår du vanlige feil

Her er de vanligste feilene folk gjør når de fyller ut IRS-skjema 1096, samt tips om hvordan du kan unngå dem:

• Bruk av feil skjema for året: Skatteskjemaer, inkludert Form 1096, oppdateres regelmessig av IRS. Bruk av et utdatert skjema kan føre til problemer med overholdelse av regelverket. Bestill alltid den nyeste versjonen direkte fra IRS-nettstedet for å sikre at regelverket overholdes​.
• Unøyaktige identifikasjonsopplysninger: Det er avgjørende å sørge for at alle identifikasjonsopplysninger for både den som sender inn skjemaet og mottakerne samsvarer med offisielle registre, for å unngå misforståelser eller forsinkelser i behandlingen. Dette inkluderer navn og arbeidsgiveridentifikasjonsnumre (EIN)​.
• Feil i beregninger og summer: Kontroller alle beregninger nøye for å sikre at de er korrekte, særlig summene som rapporteres på Form 1096, og som skal samsvare med de samlede beløpene fra de individuelle 1099-skjemaene. Unøyaktige summer kan føre til avvik og problemer med behandlingen​​.
• Utelatelse av tilbakeholdt føderal inntektsskatt: Hvis det er aktuelt, må du rapportere det totale beløpet for føderal inntektsskatt som er tilbakeholdt fra alle vedlagte skjemaer, korrekt. Dette er et vanlig område for feilberegninger, så det er lurt å kontrollere tallene dine mot kildene​​.
• Unnlate å sende inn et separat skjema 1096 for hver type informasjonsoppgave: Hvis du sender inn flere typer informasjonsoppgaver (f.eks. Form 1099-MISC og Form 1099-NEC), trenger du et separat Form 1096 for hver type​​.
• Misforståelse av formålet med Form 1096: Husk at Form 1096 er et omslagsark for innsending av informasjonsoppgaver på papir til IRS, og ikke et skjema for rapportering av finansielle transaksjoner. 
• Feil ved elektronisk innsending med Form 1096: Ved elektronisk innsending av oppgaver er Form 1096 ikke nødvendig. Dette skjemaet er kun for innsending på papir. Hvis du sender inn elektronisk, bør du heller fokusere på de individuelle informasjonsoppgavene​.
• Ikke ta vare på kopier til arkivet: Oppbevar alltid en kopi av Form 1096 og alle informasjonsoppgaver som er sendt inn til IRS. Det kan være svært verdifullt å ha disse dokumentene dersom det oppstår avvik senere​​.
• Oversittelse av forfallsdatoen: Siden forfallsdatoen alltid er den siste dagen i februar, bør du legge inn en gjentakende påminnelse i arbeidskalenderen tidlig i februar, slik at du er sikker på at du har nok tid til å samle inn all nødvendig informasjon og behandle den i god tid før denne datoen.

Fjernarbeidere og skatterapportering

Virksomheter med fjernarbeidere er forpliktet til å rapportere bestemte typer utbetalinger til IRS ved hjelp av Form 1096. Dette inkluderer godtgjørelse til ikke-ansatte som er utbetalt til selvstendige oppdragstakere og frilansere, noe som ofte er tilfelle ved fjernarbeid. 

Form 1096 fungerer som en oppsummering av mindre skjemaer, for eksempel 1099-MISC-skjemaet, som utstedes individuelt til hver ikke-ansatt. Det kreves for alle virksomheter som har foretatt bestemte typer utbetalinger som totalt overstiger et visst beløp i løpet av skatteåret.

Skatterapportering for fjernarbeidere kan imidlertid være komplisert, avhengig av arbeidstakernes bostedsstatus. Hvis en fjernarbeider bor i en annen delstat eller til og med i et annet land, kan virksomheten måtte ta hensyn til ytterligere lokale skatter og rapporteringskrav. 

Andre skattemessige hensyn for fjernarbeidere

Som fjernarbeider kan skattereglene gjelde annerledes for deg enn for ansatte i et tradisjonelt kontormiljø.

Ved fjernarbeid kan du yte tjenester i én delstat mens arbeidsgiveren din holder til i en annen. Dette kan innebære at du er skattepliktig i begge delstatene. For å sikre at du trekker riktig skatt for fjernarbeiderne dine, er det viktig å rådføre seg med en skatterådgiver for å avklare skatteplikten din i ulike delstater.

I tillegg bør du ta hensyn til de mulige konsekvensene av å jobbe hjemmefra når det gjelder skattefradrag. Visse utgifter som påløper som følge av arbeidsforholdet ditt, kan trekkes fra i skattemeldingen, men kravene og vilkårene for å få fradrag varierer. 

Stol på spesialister for trygghet

Nå som du har fått en bedre forståelse av Form 1096, hvordan du klargjør det, og konsekvensene av å klargjøre det feil, lurer du kanskje på hvordan du kan gjøre denne prosessen enklere for virksomheten din fremover. 

Hvis du ikke har nok ressurser til å håndtere disse løpende kravene til overholdelse av regelverket internt, anbefaler jeg å inngå samarbeid med en ekstern tjenesteleverandør som kan håndtere skatteforberedelsesprosessene dine. Her er flere typer tjenester som kan hjelpe med disse oppgavene:

Rådfør deg med en skatteekspert 

En autorisert regnskapsfører (CPA) eller en skatteadvokat kan gi ekspertråd om skattelovgivning og hjelpe virksomheter med å fylle ut Form 1096 og andre skatteskjemaer korrekt. De kan også tilby strategier for skatteoptimalisering og bistå ved en eventuell kontroll.

Samarbeid med en tjeneste for formell arbeidsgiver

For virksomheter som har internasjonale arbeidstakere eller selvstendige oppdragstakere, kan en EOR-tjeneste håndtere lønn, skatter og overholdelse av lokale bestemmelser i de ansattes land. Dette omfatter håndtering av skjema 1096 i USA eller tilsvarende skjemaer i andre land i henhold til internasjonale skatteregler.

Bruk en lønnstjenesteleverandør

Lønnstjenesteleverandører med komplett tjenestetilbud spesialiserer seg på behandling av lønn, skattetrekk og innrapportering for virksomheter. De er et populært alternativ blant småbedriftseiere fordi lønnstjenester håndterer alle aspekter ved lønnsbehandlingen, inkludert skatteinnrapportering som skjema 1096 og andre skjemaer, skattefradrag, løpende etterlevelse og mer.

More Articles

• Lønnssystem kontra lønnstjenester: 5 viktige forskjeller

Bruk avansert programvare for skatt

For organisasjoner som foretrekker en mer praktisk tilnærming, men som ønsker profesjonell veiledning, kan skatteprogramvare for virksomheter være et verdifullt verktøy. Disse løsningene omfatter ofte funksjoner som veileder brukerne gjennom prosessen med å utarbeide og levere skattemeldinger, inkludert skjema 1096, og gir oppdateringer om endringer i skattelovgivningen.

Samarbeid med en økonomisk rådgiver

Selv om noen økonomiske rådgivere først og fremst fokuserer på bredere økonomiske strategier, tilbyr de også skatteplanlegging. De kan samarbeide med skatterådgiveren eller lønnstjenesteleverandøren din for å sikre at skattestrategiene dine er i tråd med de overordnede økonomiske målene dine.

Ofte stilte spørsmål

Her er noen svar på vanlige spørsmål du måtte ha om skjema 1096 og andre relaterte temaer:

Hvor kan jeg få skjema 1096?

IRS publiserer utkastversjoner av skjema 1096 på nettstedet sitt hvert år. Disse utkastversjonene skal imidlertid ikke brukes til innsending. I stedet må du bestille en skannbar kopi av skjema 1096 direkte fra IRS. Gå til IRS’ side for nettbestilling for mer informasjon.

Du kan også bestille skjema 1096 per telefon på 1-800-tax-form (1-800-829-3676), selv om nettbestilling sannsynligvis går raskere.

Kan jeg sende inn skjema 1096 elektronisk?

Nei, skjema 1096 kan ikke sendes inn elektronisk, ettersom det er ment som et følgeskjema som følger papirinnsendelser av skjema 1099 eller andre IRS-skjemaer.

Tidligere måtte organisasjoner som sendte inn færre enn 250 informasjonsoppgaver (skjema 1099 og andre) sende inn papirversjoner. Fra og med 2023 er det imidlertid obligatorisk for organisasjoner med mer enn 10 informasjonsoppgaver å sende dem inn elektronisk.

Du kan sende inn 1099-skjemaene dine elektronisk. Når du sender inn skjema 1099 eller andre informasjonsoppgaver elektronisk, er det ikke nødvendig å sende inn skjema 1096.

Husk alltid å se i de offisielle instruksjonene for skjema 1096 på IRS-nettstedet hvert skatteår, ettersom regler og bestemmelser kan endres.

Kan jeg sende inn en papirversjon av skjema 1096?

Hvis du er eier av en liten bedrift og sender inn færre enn 10 informasjonsoppgaver (inkludert skjema 1099), kan du sende inn en papirversjon av skjema 1096 sammen med papirkopier av 1099-skjemaene dine. For større mengder krever IRS imidlertid elektronisk innsending fra og med skatteåret 2023.

Når du sender inn en papirversjon, må du sørge for at den er leselig, og ta en kopi til arkivet før du sender den per post. Sørg også for at du sender skjemaet til riktig IRS-kontor for mottak basert på hvor du befinner deg.

Hvordan sender jeg inn skjema 1096 som oppdragstaker?

Som oppdragstaker sender du vanligvis ikke inn skjema 1096 selv. I stedet skal virksomheter som betaler deg for tjenestene dine og utbetaler totalt 600 dollar eller mer i løpet av et år, sende inn skjema 1099-NEC for å rapportere hva de har betalt deg. Disse virksomhetene bruker skjema 1096 som et sammendrags- og oversendelsesskjema når de sender papirkopier av skjema 1099-NEC til IRS.

Hvis du som oppdragstaker har leid inn underleverandører og betalt dem 600 dollar eller mer i løpet av et kalenderår, må du utstede 1099-NEC-skjemaer og sende inn skjema 1096 dersom du sender inn på papir.

Hva er den beste måten å betale oppdragstakere på?

Den beste måten å betale oppdragstakere på avhenger av behovene og preferansene til både virksomheten og oppdragstakeren. Vanlige metoder omfatter:

• direkte bankoverføringer, som er sikre og raske;
• betalingstjenester som PayPal, Venmo eller Zelle, som er praktiske for mindre transaksjoner;
• lønnssystemer for oppdragstakere, som tilbyr en strukturert tilnærming til håndtering av betalinger til oppdragstakere; og
• sjekker, som er tradisjonelle, men langsommere.

Hver metode har fordeler og ulemper knyttet til gebyrer, transaksjonshastighet og brukervennlighet. Det er viktig å bli enige om en betalingsmetode som passer for begge parter, slik at det økonomiske samarbeidet blir smidig.

Er det bedre å ansette en medarbeider eller en oppdragstaker?

Valget mellom å ansette en medarbeider eller en oppdragstaker avhenger av virksomhetens behov.

Det er fordelaktig å ansette en medarbeider for langsiktige, sentrale oppgaver i virksomheten som krever tett oppfølging og tilgang til virksomhetens ressurser. Det innebærer flere økonomiske og administrative ansvarsområder, blant annet skatter og goder.

Oppdragstakere er ideelle for spesialiserte, kortsiktige prosjekter som ikke krever direkte oppfølging. De gir fleksibilitet og potensielt lavere totalkostnader, ettersom de selv håndterer skatt og goder. Beslutningen bør samsvare med prosjektets omfang, budsjett og behov for kontroll.

Hvis du ønsker hjelp til å vurdere alternativene, går denne artikkelen gjennom fordelene og ulempene ved oppdragstakere sammenlignet med medarbeidere i langt større detalj.

Hva er feilklassifisering av medarbeidere?

Feilklassifisering av medarbeidere skjer når en virksomhet feilaktig klassifiserer arbeidstakere som selvstendige oppdragstakere i stedet for medarbeidere. Denne feilklassifiseringen kan føre til at virksomheten unngår å betale arbeidsgiveravgift, minstelønn og overtidsbetaling samt goder som helseforsikring og yrkesskadeerstatning.

Feilklassifisering av medarbeidere er problematisk fordi det påvirker arbeidstakernes rettigheter negativt. Det kan også føre til sanksjoner for virksomheter fra skattemyndigheter og arbeidsmyndigheter fordi de ikke følger arbeidslover og -forskrifter.

For å hjelpe deg med å unngå denne kostbare feilen anbefaler jeg at du leser vår detaljerte gjennomgang av feilklassifisering av medarbeidere, hvordan du kan rette opp i det, og hvordan du kan unngå det fra starten av.

Få mer HR-innsikt

For å holde deg oppdatert på alt det siste innen personalledelse, abonner på nyhetsbrevet vårt for ledere og personalledere. Du får innsikt og tilbud skreddersydd for ledere og HR-fagfolk, rett i innboksen din.